CONVENTION DE MUTUALISATION ENTRE LA VILLE D'ANGOULÊME ET LE CENTRE COMMUNAL D ACTION SOCIALE Entre la Ville d'angoulême représentée par son Maire, agissant au nom et pour le compte de ladite ville en vertu d une délibération en date du 7 décembre 2010, n Ci-après dénommée la «Ville» D une part Et le Centre Communal d Action Sociale représenté par sa Vice-Présidente,, dûment habilitée par délibération du conseil d administration en date du xxx Ci-après dénommé le «CCAS» D autre part Préambule Dans le respect de son statut d établissement public communal autonome et des règles fixées par le Code de l Action sociale et des familles régissant son fonctionnement et son organisation, le Centre Communal d Action Sociale de la Ville de Angoulême (CCAS) assume la mise en œuvre des politiques sociales de la commune d'angoulême dans leur acceptation la plus large. A travers le dispositif contractuel objet de la présente convention, le CCAS souhaite poursuivre la mutualisation de son pôle fonctionnel (et par là même optimiser sa gestion) tant avec la Ville d'angoulême qu'avec la Communauté d'agglomération du Grand Angoulême. Le travail engagé a pour but, outre l'économie de moyens, de développer des pratiques communes, d'avoir une meilleure homogénéité de fonctionnement des organisations, d'avoir des relations claires et transparentes entre la Ville et le CCAS. page1/8
TITRE I GENERALITES Les parties conviennent que les dispositions contractuelles détaillées dans la présente constituent un cadre général et détaillé qui n exonèrent pas ces dernières de mettre en place, consécutivement à la notification de la présente, les procédures internes de travail subséquentes sans lesquelles la convention ne pourrait s appliquer. Dans ce cadre, les services de la Ville, organisés par Pôles, sous l autorité du Maire et du Directeur Général des Services, apportent leurs soutien dans les conditions suivantes. Les pôles suivants sont concernées : - Solidarités - Ressources - Développement Urbain et Cadre de Vie Il s'agit de la direction générale adjointe du Pôle. TITRE II Pôle Solidarités La direction générale adjointe du Pôle Solidarités assure toutes les prestations relatives à la Direction Générale du CCAS, notamment : Proposition d'orientations stratégiques du CCAS Pilotage de la préparation des Conseils d'administration Proposition de plan d'actions Pilotage des services du CCAS pour la mise en œuvre du plan d'actions TITRE III Pôle Ressources Il s agit des directions suivantes : 1. Direction des Ressources Humaines 2. Direction des Finances 3. Direction de la Commande Publique 4. Direction des systèmes d'information et télécommunication 5. Direction des moyens généraux La Direction des Ressources Humaines La Direction des Ressources Humaines de la Ville d'angoulême a pour mission, pour le compte du CCAS, de gérer l ensemble des domaines suivants : La gestion administrative du personnel à statut fonction publique territoriale (paie, gestion des carrières, absentéisme, admission à la retraite et mode de gestion de cessation d activité, suivi des effectifs) L'organisation des Commissions Administratives Paritaires La procédure de notation - évaluation L'élaboration et suivi budgétaire des crédits affectés au personnel du Centre Communal d Action Sociale Allocations pour perte d emploi Les déclarations de fin d année page2/8
Le bilan social réglementaire et interne La gestion administrative des accidents du travail, de la maladie, de la maternité et des autres absences La gestion des contrats d assurance et des remboursements par la (les) compagnie(s) d assurances. l'élaboration et le suivi du plan de formation La tenue à jour et le suivi de l'organigramme du C.C.A.S. Le recrutement temporaire ou définitif des agents. La gestion des mobilités la gestion des demandes d emplois temporaires et permanents, contrats aidés, service civique l'organisation des Comités Techniques Paritaires et des Comités d Hygiène et de Sécurité la Prévention des risques professionnels la gestion des relations avec la Médecine du travail Le reclassement professionnel (mission Rebondir). La Direction des Finances La Direction Financière de la Ville d'angoulême a pour mission : Assurer les préparations et éditions budgétaires et apporter une assistance technique dans la définition de stratégies financières. Rédiger les notes relatives aux points financiers assurer l'expertise nécessaires aux dossiers comptables spécifiques proposer les prospectives et rétrospectives financières maintenir et développer la comptabilité analytique œuvrer pour une programmation pluri-annuelle des investissements Établir les situations financières à la demande Superviser et contrôler l exécution budgétaire. Assurer la gestion active de la dette et de la trésorerie. Être l interlocuteur unique de la Recette Municipale (hors activité des régisseurs) Enregistrer l ensemble des factures. Procéder aux mandatements et à l émission des titres de recettes après contrôle et liquidation par le Centre Communal d Action Sociale.. La Direction de la commande publique La Direction de la Commande Publique assure les missions de : - Conseil aux services pour la passation et l exécution des marchés publics - Définition des procédures internes et conseil/assistance à leur mise en œuvre - Contrôle et visa des délibérations, décisions et rapports d analyse relatifs aux marchés publics - Assistance au déroulement des Commission d Appel d Offres - Rédaction des pièces administratives des marchés d un montant supérieur à un seuil fixé par les procédures internes - Lancement et suivi des procédures formalisées jusqu à la notification - le suivi financier des marchés - le conseil pour le développement de groupements de commandes page3/8
La Direction des Systèmes d'information et de Télécommunication (DSIT) La Direction des Systèmes d'information et Télécommunication assure les missions de : Gestion du parc informatique et téléphonie du CCAS (achats, tenue du stock, affectations, mouvements, sorties du parc) établissement des propositions d'investissement en relation avec le Directeur Adjoint du CCAS. Élaboration des cahiers de charges techniques pour les achats de matériels Gestion du réseau informatique et téléphonie Gestion des serveurs de données Politique et gestion de la sécurité (données, accès, protections,...) Gestion du système de messagerie Conseil pour l'évolution des logiciels Métiers du CCAS et la rédaction des cahiers des charges des achats de logiciel Conseil pour toute activité dans le domaine Informatique, téléphonie, et matériel de reprographie La Direction des Moyens Généraux La direction des Moyens Généraux assure la gestion et l'entretien de la flotte automobile du CCAS (service Parc Auto),le nettoyage des locaux (service Locaux) et les achats groupés avec la Ville (centrale d'achats). Prestation Parc auto : Pilotage : tenue à jour du tableau de suivi du parc automobile du CCAS suivi des opérations administratives (assurances, cartes grises,...) Suivi et mise en œuvre des contrôles et entretien périodique Gestion des cartes de carburants élaboration des cahiers des charges techniques des achats de véhicules ou de pièces détachées pilotage des prestations externes effectuées pour le compte du CCAS Prestation en régie : réalisation de l'entretien courant des véhicules, des réparations simples, des petits travaux de carrosserie suivant la disponibilité des agents Prestation Locaux : Pilotage : Proposition de répartition du nettoyage des locaux entre prestation en régie et prestations externes élaboration des cahiers des charges des prestataires externes Suivi qualitatif et quantitatif des prestations réalisées Planification des prestations en régie Management des équipes Prestation en régie : Prestation de nettoyage des locaux Prestation centrale d'achats : Approvisionnement du CCAS en fournitures sur la base des marchés en groupement de commandes avec la Ville élaboration des cahiers des charges techniques de ces marchés page4/8
La Direction Bâtiments Construction TITRE IV Pôle Développement Urbain et Cadre de vie Le CCAS confie à la Ville de Angoulême, la maintenance, l exécution des petits travaux d entretien de son patrimoine et de ses équipements ainsi que la gestion des contrats d entretien. Les missions exercées par la Direction Bâtiments Construction de la Ville comprennent notamment : Pilotage : Les propositions de travaux d'entretien et de maintenance préventive, la gestion des petits travaux d entretien de bâtiment, L'élaboration des cahiers des charges techniques de fournitures ou de prestations relatives à la maintenance et aux travaux d'entretien la gestion des contrats de maintenance (préparation des dossiers techniques, consultations des entreprises, gestion technique et administration des diverses prestations en lien avec la Direction de la Commande Publique et la Direction du Centre Communal d Action Sociale, Le conseil technique pour l'élaboration de la méthodologie et la planification des travaux d'investissements et de gros entretien. Prestation en régie toutes réparations sur des équipements divers pour lesquels il détient une compétence technique et les moyens (humains et matériels nécessaires), la remise en état des appartements avant remise en location par ses moyens propres ou par des entreprises extérieures, les prestations de déménagement de bureaux ou de services à petite échelle en dehors des périodes de forte charge de travail. page5/8
TITRE V PRINCIPE GENERAL DE FONCTIONNEMENT L'interlocuteur de chacun des services et directions de la Ville est l'adjoint au directeur du CCAS ou toute personnes déléguée. Tous les besoins font l'objet d'une commande annuelle pour les activités de nature forfaitaire ou basées sur des ratios (cf. ci-dessous) Pour les activités en régie ou les demandes spécifiques, l'adjoint au directeur du CCAS définit une enveloppe annuelle ou établit une demande spécifique. Les achats effectués sont imputés sur le budget et les marchés du CCAS par des commandes validées par le directeur du CCAS ou son adjoint. Les fournitures, issues des stocks de fournitures de la Ville sont facturées par la Ville sur la base du coût d'achat. La ville établit annuellement un bilan de l'activité réalisée pour le compte du CCAS. VALORISATION Suivant la nature des prestations décrites ci-dessus, quatre modalités de valorisation sont mises en œuvre : Valorisation sur la base des coûts horaires délibérés par la ville (coût des personnels et coûts des véhicules et engins) Pour toutes les fournitures prises sur les stocks de la Ville, valorisation au coût direct sur la base des éléments saisis dans le système de gestion de la ville Valorisation sur la base d'une clé de répartition de la masse salariale de la direction ou partie de la direction concernée par la prestation Valorisation sur la base d'un coût forfaitaire évalué à la signature de la convention Prestation Pôle Solidarité Valorisation sur la base d'un pourcentage de 49 % du coût forfaitaire d'un directeur général adjoint de la Ville Prestation Direction des Ressources Humaines Répartition de la Masse Salariale de l'ensemble du personnel de la DRH (hors assistante sociale)de l'année n-1 Clé de répartition : pro-rata du nombre de bulletins de salaires émis au cours de l'année n-1 Prestation Direction des Finances Répartition de la masse salariale de l'ensemble de la direction des finances de l'année n-1 Clé de répartition : pro-rata du nombre de (mandats + titre de recette) émis l'année n-1 Prestation Direction de la Commande Publique Forfait calculé sur la base de 50 % E.T.P. de catégorie Attaché pour 2011 et de 25 % pour 2012 page6/8
Prestation Direction des Systèmes d'information et Télécommunication Répartition de la Masse Salariale de l'ensemble du personnel de la DSIT de l'année n-1 au prorata du nombre de postes informatique gérés. Prestation Direction des Moyens Généraux Parc Auto : Pilotage : prestation intégrée au pilotage Ville Activités en régie : Valorisation sur la base des coûts horaires délibérés par la Ville valorisation au coût direct des fournitures issues des stocks Locaux : Pilotage général : Valorisation sur la base d'un coût forfaitaire de 30% ETP d'un agent de maîtrise Activités en régie : Valorisation sur la base des coûts horaires délibérés par la ville valorisation au coût direct des fournitures issues des stocks Prestation Direction Bâtiments Construction Pilotage général : Valorisation sur la base d'un coût forfaitaire de 70% ETP d'un technicien Activités en régie : Valorisation sur la base des coûts horaires délibérés par la ville valorisation au coût direct des fournitures issues des stocks Valorisation pour l'année 2010 : L'année de travail en commun 2010 est valorisée sur la base des économies de personnels réalisés par le CCAS en supprimant des postes, soit un montant total de 323 520. page7/8
MODALITES DE REVISION DES COUTS Les masses salariales sont actualisées chaque année sur la base salariale de l'année n-1 issue des comptes de la Ville Les coûts horaires sont actualisés en fonction des délibérations prises par la Ville. Les forfaits sont actualisés sur la base des coûts moyens constatés en n-1 MODALITES DE PAIEMENT Paiement sur la base d'un titre de recette émis trimestriellement par la ville en fonction des valorisations définies ci-dessus DUREE DE LA CONVENTION La présente convention est signée pour les années 2010 à 2012 RESILIATION DE LA CONVENTION Les parties pourront dénoncer de façon expresse la présente convention en respectant un préavis de 4 mois avant chaque début d année civile par lettre recommandée avec demande d avis de réception. EVALUATION Un rapport annuel de l'activité pour le compte du CCAS est établi par la Ville. Fait à Angoulême, le Le Maire La Vice - Présidente du C.C.A.S. Philippe LAVAUD Janine GUINANDIE page8/8