La newsletter de la Fédération Française des Métiers de l'assistanat et du Secrétariat N 18 - Octobre 2009 Editorial de la Présidente Faut-il rappeler combien nous sommes de secrétaires et d assistant(e)s en France? Plus d un million! Un million de femmes et d hommes qui oeuvrent quotidiennement pour le bien des entreprises ou de l Etat, agissent pour faire avancer les dossiers, résoudre les difficultés, soutenir les managers et dirigeants dans leurs actions, leur faire gagner du temps et de l efficacité! Un million de maillons incontournables dans les organisations, qui, à l ère du numérique, réactualisent sans cesse leurs compétences, se forment, s autoforment et se démènent dans des environnements technologiques et des organisations de plus en plus complexes, où l adaptabilité extrême, la gestion de l urgence et de l imprévu sont notre lot quotidien! Un million de femmes et d hommes, points fixes et points de stabilité dans les organisations, qui ne baissent jamais les bras et répondent toujours présent(e)s, disponibles et impliqué(e)s, jouant avec beaucoup de talent leur rôle d interface relationnelle et de médiation dans des contextes de plus en plus tendus Quelle belle énergie! Quel beau métier! La FFMAS a la lourde et difficile responsabilité d organiser la représentation de ces professionnel(le)s présent(e)s dans tout type d organisation, de la PME à la multinationale, les services publics, les collectivités, dont les activités totalement transversales de soutien et de support sont si difficiles à circonscrire! Le projet est ambitieux mais nous avançons vite et bien : Les synergies avec les deux grands Ministères sont acquises et les relations pérennes ; la FFMAS est reconnue comme l interlocuteur officiel représentant la profession en France Des relations durables s établissent entre les associations régionales affiliées à la Fédération et les AFPA régionales et/ou les Académies, allant même jusqu à la signature d un 1 er accord de partenariat avec l Académie de Toulouse à l échelle de Midi-Pyrénées impulsé par l association SECRETOP Depuis le 4 octobre 2008, date où se sont tenues nos toutes 1 ères rencontres nationales à PARIS, de nombreuses opportunités de rencontres inter-associations ont été proposées pour mutualiser et partager nos pratiques régionales et faire grandir le réseau et la liste de nos avancées ne cesse de s allonger, ainsi que celle des entreprises qui appellent la FFMAS à se pencher sur la GRH des assistant(e)s, celle des organismes d interface Éducation emploi formation qui demandent l expertise de la FFMAS pour participer aux études prospectives, et enfin celle des associations et des assistant(e)s individuelles qui rejoignent les rangs de la Fédération! La liste de toutes nos avancées positives est trop longue alors nous vous invitons à lire attentivement cette Newsletter pour prendre toute la mesure du sérieux et de la pérennité de notre engagement. Les 3 èmes rencontres nationales de la FFMAS se tiendront les 20, 21 et 22 novembre au CenterParc des Bois Franc à Verneuil sur Avre en Normandie. Une nouvelle opportunité de grandir, où nous évoquerons ensemble de sujets riches et variés. Un temps fort pour créer des liens conviviaux, nous développer, nous former, enrichir nos compétences pour nous préparer à demain! Une occasion pour celles et ceux qui hésitent encore venir pousser la porte de la FFMAS, de mettre enfin leur professionnalisme au service des secrétaires et assistant(e)s, et contribuer à la dynamique de création d un réseau professionnel solide, organisé et fédéré pour les métiers de l assistanat et du secrétariat en France et en Europe. Bonne lecture et à très bientôt Claudine SAINT-ROCH Présidente de la FFMAS Conception et réalisation - Yolande LAFFONT
sommaire Evènements métier 3 èmes rencontres nationales de la FFMAS... 3 Planning des rencontres 2009... 4 Volet international Euroast : une certification européenne pour les assistant(e)s manager... 5 Relation Education-Emploi-Formation Etude prospective du CARIF OREF Auvergne sur les métiers de l'assistanat et du secrétariat... 6 FFMAS-Éducation Nationale : un premier accord de partenariat en Midi Pyrénées... 8 Études préalables à la rénovation des Bac Pro de la filière tertiaire... 9 Synergie enseignement/vie professionnelle Soirée "facettes métier" au lycée Ravel à Paris... 10 Zoom sur les Associations Régionales La rentrée du C.L.A.S.S.... 11 Fadièse Orléans, rencontre sur Paris le 19 septembre... 11 Qui suis-je?... 12 Secretop : objectif compétence pour se préparer à demain!... 13 Le billet de Josette GEIDE = zéro papier!... 14 Le développement durable Vers le zéro papier, quelques bonnes idées à suivre... 15 Outils & Méthodes Comment envoyer de gros fichiers informatiques... 16 La minute d'orthographe de Bernard Fripiat On vous embête avec l'orthographe? Ripostez!... 17 La langue de chez nous... Origine et signification de nos expressions françaises... 18 Le saviez-vous? L'aventure du post-it... 19 Compétences et partage Toutes les commissions de la FFMAS... 20 Gardons le contact La FFMAS et ses associations affiliées... 21 Fédération Française des Métiers de l Assistanat et du Secrétariat Site internet : http://www.ffmas.com Contact : bureau@ffmas.com Newsletter n 18 - Octobre 2009 2
Évènements métier 3 èmes rencontres nationales FFMAS Un rendez-vous à ne pas manquer! Les 20, 21 et 22 novembre, les représentant(e)s des associations affiliées, les expert(e)s métier, les forces-vives de la FFMAS et bien sûr les membres individuels ou association désirant s inscrire dans la dynamique nationale de valorisation du métier, se retrouveront pour les 3 èmes rencontres nationales de la FFMAS, sur un site du groupe Pierre & Vacances, le CenterParc des Bois Francs, à Verneuil sur Avre, en Normandie. Une nouvelle opportunité de grandir ensemble, avec un programme riche et diversifié. Des séances pleinières Où nous évoquerons : L Europe de la compétence et la Formation Tout au Long de la Vie, Les enjeux de la certification professionnelle, Le projet Euroast, nouvelle certification pour les «assistant(e)s de manager», permettant la mobilité et la lisibilité des qualifications Des ateliers conférences Pour se rencontrer, tisser des liens et mettre en commun, faciliter le développement et le rayonnement de nos associations respectives en s enrichissant des expériences des autres, recenser les projets innovants et les mutualiser : Point sur les objectifs de la FFMAS et les grands chantiers en cours, Comment un projet de GEIDE peutêtre vecteur de positionnement du métier dans une organisation, Comment organiser un évènement, Comment devenir membre de jury ou témoin professionnel pour s adresser à des étudiant(e)s ou à un réseau d assistant(e)s. Des rencontres Pour relayer les grands sujets d actualité stratégiques : Installer une culture de la compétence pour les métiers de l assistanat et du secrétariat, Mettre sur orbite des grands chantiers (la dématérialisation au service du développement durable, la gestion de la diversité dans les relations : génération Y, interculturalité ), Informer nos membres sur les nouvelles voies d accès à la qualification (nouvelles certifications et diplômes, formation tout au long de la vie, lisibilité des diplômes et qualifications dans l Europe de la compétence, mobilité internationale )! LA conférence De notre brillante et «boostante» experte métier, Josette DUBOST, sur le thème de «La synergie, un pari à réussir» Et, parce que la FFMAS a vocation à mettre en place un maillage associatif professionnel dans chaque département de France, ces rencontres catalysent les initiatives régionales et permettent chaque fois de mobiliser des relais volontaires pour décliner régionalement les objectifs opérationnels de la Fédération. L affiliation ou la création de chaque réseau régional affilié à la Fédération implique un important travail d information, voire de formation pour aider les équipes dirigeantes à se former au management d une association! Mobiliser, fédérer, animer, rassurer ceux et celles qui hésitent encore et les aider à s inscrire dans une dynamique de représentation officielle des Métiers de l Assistanat et du Secrétariat, tels sont quelques-uns des objectifs de ces rencontres nationales placées sous le signe du partage, de la mutualisation le regard porté vers un objectif commun! Un temps fort pour créer des liens conviviaux, nous développer, nous former, enrichir nos compétences pour nous préparer à demain! En résumé, une occasion pour celles et ceux qui hésitent encore à venir pousser la porte de la FFMAS, de mettre enfin leur professionnalisme au service des secrétaires et assistant(e)s, et contribuer à la dynamique de création d un réseau professionnel solide, organisé et fédéré pour les métiers de l assistanat et du secrétariat en France et en Europe. Pour toute inscription à ces rencontres ou demande d'information, contactez : Monique MEYRIEUX monique.meyrieux-drevet@wanadoo.fr Le Groupe Pierre&Vacances : Une offre Séminaires et Incentiv multi -marques proposant des solutions clefs en main pour l organisation de vos conventions et réunions professionnelles. Pierre & Vacances, Maeva, Hôtels Latitudes, Center Parcs, Villages, Résidences, Hôtels, découvrez la France comme vous ne l avez jamais vu : 31 destinations sous le signe du professionnalisme. Notre métier et notre promesse : vous donner le choix de la réussite en vous proposant le lieu et la structure adaptés à vos évènements. www.seminaires.pierreetvacances.com www.centerparcs.fr/seminaires Fédération Française des Métiers de l Assistanat et du Secrétariat Site internet : http://www.ffmas.com Contact : bureau@ffmas.com Newsletter n 18 - Octobre 2009 3
évènements métier Planning des rencontres 2009 Evénements des associations régionales affiliées FFMAS Date Manifestations Lieu Organisateur 4 Novembre Offre de formation en Licence Professionnelle relevant du domaine «Droit Economie Gestion». Démarche à mettre en oeuvre pour obtenir ces diplômes Metz Club des Secrétaires et par le biais de la VAE Assistantes Lorraine 6 & 12 Novembre Témoignages métier dans un lycée de l'académie de Toulouse Toulouse Secretop 13 Novembre Conférence : "La graphologie - un outil d'aide à la connaissance de soi pour la juste adéquation de notre savoir être dans un environnement complexe et changeant" Paris Cercle Assist'Pro 17 Novembre Conférence "L'entrepreneuriat au féminin" Cholet @ssitant Connexion 17 Novembre Conférence "Mieux communiquer - les codes secrets de la communication efficace" Toulouse Secretop 19 Novembre Réunion mensuelle "Les Prud'hommes" Bordeaux Référence Aquitaine 19 Novembre Top Emploi 33 : Rencontre avec les élèves du Lycée Brémontier Bordeaux Référence Aquitaine 20 Novembre Assemblée Générale Kourou Objectif Pro 23 Novembre Assemblée Générale CA de l'orne Normandie Assistantes & Secrétaires 24 Novembre Témoignage métier dans un lycée de l'académie de Toulouse Toulouse Secretop 26 Novembre Conférence " Un thème de géopolique" Grenoble C A.Dir Dauphiné Savoie 27 Novembre Assemblée Générale Alençon Normandie Assistantes 30 Novembre Soirée thématique "La gestion de projet et les systèmes d'information" Paris Cercle Assist'Pro 1 er Décembre Le relooking Orléans Fadière 2 Décembre Evènement autour de la création de l'association et conférence "Des métiers à haute valeur ajoutée, un vrai projet professionnel" Bayonne FFMAS Aquitaine Sud 4 Décembre Soirée étudiant(e)s "Etude de cas pratique" Paris Cercle Assist'Pro 7 Décembre Top Emploi 33 : Participation de 4 adhérentes à une journée VAE Bordeaux Référence Aquitaine 10 Décembre Soirée festive et ludique de fin d'année Toulouse Secretop 11 Décembre Soirée festive dans une yourte dans le Vercors Grenoble C A.Dir Dauphiné Savoie 11 Décembre Conférence "Osez vous mettre en scène pour mieux piloter votre avenir" Paris Cercle Assist'Pro 17 Décembre Réunion mensuelle "Préparation du forum" Bordeaux Référence Aquitaine Décembre Assemblée Générale Metz Club des Secrétaires et Assistantes Lorraine Les rencontres nationales de la FFMAS Date Manifestations Lieu Organisateur 20-21 et 22 Novembre Les 3 èmes rencontres nationales de la FFMAS Verneuil S/Avre (Normandie) FFMAS Manifestations métier du réseau FFMAS Le Club CLASS de Lyon et la FFMAS, partenaires du Salon Séminaires Business qui se déroule les 21 & 22 janvier 2010 à Lyon, coanimeront un atelier sur le thème de "L organisation d un évènement en entreprise". Fédération Française des Métiers de l Assistanat et du Secrétariat Site internet : http://www.ffmas.com Contact : bureau@ffmas.com Newsletter n 18 - Octobre 2009 4
Volet International Euroast, une certification européenne pour les assistant(e)s manager Dans la lignée de son engagement avec l Éducation Nationale, la FFMAS s inscrit aujourd hui dans «l Europe de la compétence» en confirmant son implication pour la promotion d Euroast : certification européenne pour les assistant(e)s de manager, permettant la mobilité des salariés et des apprenants. Retour sur le séminaire de clôture Euroast du 5 novembre à Paris regroupant les partenaires du projet. Rappelons que la FFMAS, dès sa création en 2005, a été extrêmement active et impliquée auprès de l Éducation Nationale lors de la rénovation des diplômes : BTS Assistant de Gestion PME PMI et BTS Assistant de Manager. Trois de nos membres Christelle HENRY (Nice), Monique JANY (Toulouse), et Catherine FAVRE MOIVRON (Grenoble), ont participé activement aux travaux de la 16 ème CPC (Commission Paritaire Consultative), avec le souci constant de prendre avis auprès des membres du réseau et d alimenter les travaux du groupe avec des descriptifs de situations professionnelles qui ont permis aux experts de cerner très précisément les nouvelles compétences attendues, dans des environnements technologiques en pleine mutation, de plus en plus internationaux, sollicitant de la part de l assistant(e) une dimension comportementale et managériale forte. C est constamment enrichis de cette multiplicité de témoignages de professionnels, de DRH, de managers issus de notre réseau, que les membres du groupe de travail de cette CPC ont dressé le profil professionnel de l assistant de manager. Euroast entre dans la phase de développement du réseau : la FFMAS répond «présente»! Lors du séminaire de clôture du projet Euroast qui s est tenu à PARIS le 5 novembre 2009, en présence de l ensemble des partenaires européens, Monique JANY, Vice-Présidente de la FFMAS, a réaffirmé l engagement de la Fédération dans ce projet. «Les objectifs d Euroast reposent sur un profil professionnel et un référentiel d activités professionnelles dont les fondements ont été posés en France lors des travaux de construction du BTS Assistant de Manager auxquels nous avons participé activement : le renforcement des relations partenariales entre la FFMAS et l Éducation Nationale, au moment où le projet Euroast entre dans sa phase de construction du réseau, s inscrit dans une continuité Nous portons dans nos objectifs fondateurs la culture du réseau, du partage, de la mutualisation de savoirs et compétences, et avons déjà démontré dans plusieurs régions de France, au travers des associations affiliées, notre capacité à créer des liens entre différents acteurs pour participer au développement des interfaces entre le monde professionnel et le système éducatif, avec un souci constant de pérennité et de qualité dans les relations, comme en témoigne un premier accord de partenariat entre la FFMAS Midi-Pyrénées (Secretop) et l Académie de Toulouse» précise Monique JANY. Les objectifs du projet EURO-AST peuvent être décrits en trois points : Création d une certification commune sur la logique ECVET favorisant la transparence, la transférabilité et la reconnaissance des compétences et des qualifications d abord entre les pays membres du projet et ensuite pour tous les pays qui souhaiteront rejoindre ultérieurement la démarche initiée par Euroast. Permettre les moyens de la mobilité des jeunes en formation par la création de modules communs de formation, de réseaux d opérateurs de formation et d entreprises ; Mettre en place les moyens de l effectivité et de la pérennité du système conçu. Les impacts escomptés du projet sont les suivants : Une meilleure visibilité du métier d Assistant(e) Manager(s) pour les employeurs comme pour les salariés et les apprenants potentiels, dans l ensemble des pays concernés par le projet, Une mobilité accrue des salariés et des apprenants dans l espace européen, La mise en place d un réseau opérationnel d organismes de formation et d entreprises promouvant les mêmes apprentissages. «Après ce premier bilan d étapes positif, il s agit maintenant de passer à une autre étape : développer, dynamiser et porter un réseau capable de rendre ce projet utile pour les apprenants, et le projet est ouvert à de nouveaux partenaires», a annoncé Brigitte DORIATH lors du séminaire du 5 novembre, réunissant les acteurs européens. «Avec la mise en place d Euroast, une nouvelle étape est franchie vers une juste valorisation de notre métier et l Éducation Nationale a doté les assistant(e)s et leurs managers d un outil référentiel de repérage de leurs activités et compétences pour se reconnaître dans une nouvelle identité professionnelle, quel que soit le pays d origine! Le travail partenarial FFMAS Éducation Nationale ne fait que commencer et nous confirmons notre volonté stratégique d embarquer dans ce projet à fort enjeu» telle fut la réponse faite par Monique JANY à Brigitte DORIATH, en présence des partenaires européens! Ce point est à l ordre du jour de nos 3 èmes rencontres nationales à Verneuil sur Avre les 20, 21 et 22 novembre. Point de départ pour initier, au sein de la FFMAS un groupe de travail chargé d ouvrir des espaces d information et de collaboration permettant aux assistant(e)s «internationales», mais aussi à leurs DRH et dirigeants, de découvrir cette certification Euroast. L enjeu est de taille, car il s agit d une balise précieuse pour le positionnement de l assistant(e) de manager en France et en Europe. Une avancée énorme pour le droit à la mobilité des apprenants, qu ils soient en formation initiale ou continue, et une opportunité d installer une culture de la compétence au sein de la FFMAS, dans une logique de Formation Tout au Long de la Vie. Un beau chantier en perspective, afin que nos membres affiliés deviennent les promoteurs et promotrices d Euroast et participent ainsi à la nécessaire construction du réseau qui permettra à ce projet de prendre toute sa dimension et son utilité! Renseignements sur le site du projet www.euroast.eu et sur le site de la FFMAS www.ffmas.com Un article de Monique JANY Vice-Présidente de la FFMAS En charge du développement des interfaces Education Formation - Emploi Fédération Française des Métiers de l Assistanat et du Secrétariat Site internet : http://www.ffmas.com Contact : bureau@ffmas.com Newsletter n 18 - Octobre 2009 5
relation éducation - emploi - formation Étude prospective du CARIF OREF Auvergne sur les métiers de l'assistanat et du secrétariat Le bureau du CARIF-OREF Auvergne a sollicité la participation de la FFMAS, pour le champ qui la concerne, à la démarche prospective qu il lance, à titre expérimental, sur trois groupes de métiers : les métiers de l environnement, les métiers de l informatique et les métiers du secrétariat-bureautique. Menée selon la démarche ARGOS (Analyse Régionale et Grandes Orientations du Schéma des Formation voir encadré), cette prospective s appuie sur une nomenclature, les Groupes Formation Emploi (GFE), qui classe les métiers et les formations par grands corps de savoirs. Cette démarche a pour objectif de fournir aux décideurs de la formation (Rectorat, Conseil Régional, Pôle Emploi, OPCA, ) des éléments sur les évolutions des métiers de l Assistanat et du Secrétariat en Auvergne et de proposer des pistes de réflexion pour l évolution de l offre de formation. Elle rassemble, outre la FFMAS, des spécialistes, acteurs de la formation, du marché du travail et de l emploi, qui se réuniront en groupe témoin le 26 novembre 2009, et produiront un diagnostic prospectif partagé. Cette réunion du groupe témoin est préparée en amont par plusieurs réunions d un groupe d experts durant les mois d octobre et novembre 2009, auxquelles Claudine Saint-Roch et moimême participons à tour de rôle pour représenter la profession. «Nous nous sommes engagées à être présentes jusqu au bout de cette étude prospective, pour œuvrer et participer activement à la valorisation et positionnement de notre profession et contribuer ainsi, chaque fois que l occasion nous est offerte, à inscrire notre métier dans une logique de gestion des compétences et un processus Formation tout au long de la vie». Néanmoins, et en parallèle, nos démarches auprès des professionnels de la région se poursuivent pour mobiliser des personnes susceptibles de créer l association FFMAS AUVERGNE LIMOUSIN, qui pourront relayer sur place la voix de notre métier et impulser une dynamique professionnelle dans cette belle région! Un article de Monique JANY Vice-Présidente de la FFMAS En charge du développement des interfaces Education Formation - Emploi "Les premiers travaux visant à définir le champ de l étude mettent en avant toute la pertinence et l utilité de la contribution des professionnels de la FFMAS à cette démarche " déclare Monique JANY. Je constate que les acteurs en présence se heurtent aux mêmes difficultés d identification que celles rencontrées lors des travaux d analyse du métier conduits par les deux grands Ministères et plus que jamais, notre apport est ESSENTIEL pour nourrir cette réflexion. Métier transversal par excellence, le métier de secrétaire s inscrit dans ce qu il est convenu d appeler une «nébuleuse d activités professionnelles», et son approche globale s avère un exercice difficile, car sous ce vocable se retrouve une profession aux frontières mal définies, recouvrant des intitulés divers et variables en fonction des professions dans lesquelles elle s exerce, de la nature, de l importance du secteur d activité et des entreprises.. La même dénomination peut recouvrir des activités voire des métiers différents allant de la simple dactylo à l assistante de direction. L apport de la FFMAS est donc utile pour aider les acteurs en présence à clarifier ces notions et à repositionner le métier de secrétaire vers celui d assistant(e). Une nouvelle occasion de réaffirmer que les mutations technologiques n ont pas fait disparaître notre métier, mais ont bien contribué à transformer qualitativement les contenus d emplois, ont enrichi et complexifié notre travail, accru notre niveau de responsabilités, et induit une mutation vers le travail collaboratif en mode projet. Même si leur rôle est très différent selon la taille de l organisation et le type d entreprise, selon que leur mission est généraliste, spécialisée ou au cœur d une équipe projet, les assistant(e) sont désormais plus impliquées auprès des équipes de management. Ils et elles doivent donc aujourd hui s inscrire dans une logique de gestion des compétences et de formation tout au long de la vie pour se mettre en capacité de répondre à des attentes comportementales fortes, afin d être de véritables soutiens aux équipes et jouer le rôle d organisation, d expert, d interface et de médiation qui leur est dévolu, dans des environnements technologiques de plus en plus complexes, des contextes professionnels souvent internationaux et multiculturels. Fédération Française des Métiers de l Assistanat et du Secrétariat Site internet : http://www.ffmas.com Contact : bureau@ffmas.com Newsletter n 18 - Octobre 2009 6
relation éducation - emploi - formation Présentation de la démarche ARGOS "Eclairer près en avançant" La démarche ARGOS est destinée à produire des connaissances utiles pour éclairer l action : elle repose sur un diagnostic établi à partir d une confrontation des points de vue d acteurs différents, elle cherche dans le présent les transformations déjà à l oeuvre ainsi que les «signaux faibles» annonciateurs des changements, elle alimente la réflexion pour faire évoluer les cartes scolaires, les cartes d apprentissage, les appels à proposition en matière de formation professionnelle continue, elle s adresse à l ensemble des gestionnaires ou financeurs du système éducatif régional entendu au sens le plus large (formation initiale, alternée, continue, aide à l insertion sociale et professionnelle). «Une méthode, des outils» Chaque groupe de métiers est étudié en groupe témoin, c est-à-dire lors d une journée de travail qui réunit des partenaires sociaux, des représentants des entreprises et de leurs salariés, des professionnels de l éducation et de la formation, des professionnels de l orientation et des organismes d interface entre l entreprise et la formation (Pôle emploi, Mission Locale, OPCA ) ainsi que des partenaires institutionnels. La démarche ARGOS est une démarche d analyse de la relation emploi formation fondée sur le rapprochement de données statistiques et qualitatives. Elle s appuie sur : Une nomenclature Les métiers et les formations sont classés en 22 Groupes Formation Emploi (GFE) caractérisés par un corps de savoir-faire technologiques spécifiques. Une planche statistique Les statistiques sur l emploi, la formation initiale et continue et le marché du travail sont organisées sous la forme d une planche de données, déclinée par GFE. Une revue documentaire Une revue documentaire recensant les publications en lien avec les problématiques du GFE est constituée grâce à la mise en commun des ressources bibliographiques des acteurs. Un groupe d experts Un groupe restreint d experts du GFE, identifiés par le CARIF-OREF et ses partenaires, prépare en amont la réunion du groupe témoin, y prend une part active, puis rédige le diagnostic final. Un groupe témoin Le groupe témoin, groupe élargi réunissant les experts, les professionnels et les partenaires institutionnels, se tient le temps d une journée. Il est le lieu des échanges et des confrontations de points de vue sur les évolutions récentes, les pratiques actuelles et les changements prévisibles dans les domaines économiques, technologiques et organisationnels. Un diagnostic Les échanges enregistrés dans le cadre du groupe témoin sont retranscrits sous la forme d un diagnostic régional partagé. Contacts CARIF-OREF Auvergne Portail : http://www.formationauvergne.com Jamel ZENDAOUI - métiers du secrétariat - bureautique www.lyon.hilton.com Profitez de leur offre promotionnelle : En 2009, 1 participant sur 5 ne paiera pas! Jusqu à 20 participants gratuits Dès maintenant vous pouvez organiser des réunions beaucoup plus conséquentes grâce à la nouvelle offre de réunion «1 pour 5» de la Hilton Family! Et cela sans compromettre le lieu de votre prochaine réunion ou le nombre de participants! En d autres termes, pour 5 participants à une réunion, les frais de participation pour une personne sont exonérés. Et quand cinq participants séjournent à l hôtel, une chambre est gratuite*. Une économie appréciable pour toutes vos manifestations accueillant jusqu à 100 personnes! Faites des économies au Hilton Lyon en réservant et en confirmant un événement entre le 25 août et le 4 décembre 2009, pour des dates de réunion jusqu à fin mars 2010. Participants Gratuités 100 => 20 75 => 15 50 => 10 25 => 5 10 => 2 5 => 1 Votre contact : Laurent Fayard E-mail : laurent.fayard@hilton.com Tél. : 04.78.17.50.73 Fédération Française des Métiers de l Assistanat et du Secrétariat Site internet : http://www.ffmas.com Contact : bureau@ffmas.com Newsletter n 18 - Octobre 2009 7
relation éducation - emploi - formation FFMAS-Education Nationale, un premier accord de partenariat en Midi-Pyrénées SECRETOP signe un accord de partenariat avec l Académie de Toulouse C est le 15 septembre 2009, à l occasion de notre Assemblée Générale annuelle, en présence de Monsieur Simon Bressolles, Délégué Académique aux Formations Initiale et Continue de l Académie de Toulouse, et de Madame Elyane Peyrat, coordinatrice de la Cellule École Entreprise, que les adhérent(e)s de Secretop ont approuvé la signature d un accord de partenariat avec l Académie, scellant ainsi de manière institutionnelle en Midi-Pyrénées les engagements historiques de l association auprès du système éducatif. Un bel aboutissement pour l anniversaire de nos 15 ans! Tout en restant centré(e)s sur les objectifs fondateurs de partage et d entraide entre professionnels, nous avons toujours œuvré pour créer des liens avec les professeurs, être présent(e)s auprès des étudiant(e)s, et positionner l association Secretop comme un interlocuteur actif auprès de l Académie de Toulouse pour ce qui relève de l aide à l orientation et à l information sur les métiers, les témoignages dans les écoles, l accueil de stagiaires, la participation à la certification (contrôle en cours de formation, jurys et VAE) et l aide à l emploi. Cet accord est une première avancée qui positionne la FFMAS comme une organisation professionnelle dont le rôle est reconnu par les institutions publiques et les acteurs de la relation éducation formation emploi. J invite les Présidentes des associations affiliées à la FFMAS à motiver leurs adhérent(e)s pour que s installent des passerelles entre leurs entreprises et le système éducatif, afin que le choix des apprenants de devenir secrétaire, assistant(e), assistant(e) de manager devienne enfin un VRAI PROJET PROFESSIONNEL. Souhaitons que cette avancée contribuera à légitimer auprès de nos employeurs les actions que nous menons pour développer la synergie avec le système éducatif et sera la première pierre pour aller vers un accord cadre FFMAS - Éducation Nationale. Merci à Madame Brigitte Doriath pour son écoute lors des travaux de réforme de la certification professionnelle du BTS Assistant de Manager, pour sa venue à Toulouse en 2008 témoigner de l intérêt du Ministère de l Éducation nationale pour le travail partenarial mené avec la FFMAS, et aujourd hui pour l invitation de la FFMAS à participer au séminaire de clôture EUROAST. ZOOM sur les 5 fiches actions de l accord Action 1 : Information des Conseillers d Orientation Psychologues de la Région Midi-Pyrénées Action 2 : Participation aux processus de certification et jurys d examen Action 3 : Information sur la découverte des métiers Action 4 : Rencontres avec les équipes pédagogiques les étudiants les élèves de baccalauréats professionnels Action 5 : professionnalisation des tuteurs de stages Fiches détaillées disponibles à la fin de l accord sur le site du Rectorat de Toulouse : http://www.ac-toulouse.fr/web/ 2587-conventions-de-partenariat.php. En savoir plus... Partenariats Éducation Nationale avec le monde professionnel Le monde économique est un partenaire de première importance pour l Éducation nationale dans de nombreux domaines : information sur les métiers, élaboration des diplômes professionnels, organisation de stages longs en entreprise pour les enseignants, formation continue des adultes. Entreprises et organisations représentatives apportent leur expérience du monde professionnel et leur éclairage sur les connaissances et compétences qui seront nécessaires aux apprenants pour entrer dans la vie active. 2007 : coup d'envoi à Toulouse des 1 ères soirées "Facettes Métier" Un concept innovant de soirée, préparée en amont avec un spécialiste du bilan de compétences, qui donne la parole à des adhérent(e)s pour présenter les facettes des métiers du secrétariat et de l assistanat afin d en démontrer la richesse, la diversité et les perspectives de carrière aux étudiant(e)s 15 mai 2009 : l'annonce officielle de la signature Lors de la soirée métier sur le thème «Objectif Compétences pour se préparer à demain», annonce officielle par les autorités académiques de la signature imminente d un accord de partenariat Secretop Académie de Toulouse. Ces liens privilégiés avec le monde économique, qui se traduisent par de nombreuses actions en direction des jeunes, des salariés et des enseignants, permettent de promouvoir les formations professionnelles initiales et continues, et de renforcer les partenariats entre les établissements de formation et les entreprises. Organisation Le partenariat entre l école et l entreprise s exerce dans un cadre qui délimite les droits et devoirs de chacun. Il est formalisé dans des conventions et des accords cosignés par le ministère et ses partenaires, déclinés au niveau des Fédération Française des Métiers de l Assistanat et du Secrétariat Site internet : http://www.ffmas.com Contact : bureau@ffmas.com Newsletter n 18 - Octobre 2009 8
relation éducation - emploi - formation académies, et qui servent de base à de nombreuses actions concrètes. L élaboration des diplômes s effectue au sein d instances officielles, les commissions professionnelles consultatives (CPC), dont la composition partenariale et les missions sont fixées réglementairement. Grandes étapes Le partenariat entre l école et l entreprise est très ancien : il a commencé dès que le système éducatif est devenu un acteur de la formation professionnelle. Depuis un siècle, il s est progressivement intensifié, de l élaboration conjointe du premier diplôme professionnel, le CAP, à la mise en place des deux systèmes complémentaires de formation professionnelle initiale, sous statut scolaire et en apprentissage puis à la contribution directe des entreprises à la formation des jeunes et à l orientation 1983 : création du baccalauréat professionnel La création du baccalauréat professionnel répond à la demande économique et sociale d augmenter le niveau de qualification des élèves. À l occasion de la mise en œuvre de ce nouveau diplôme, l entreprise devient acteur à part entière de la formation professionnelle en s impliquant directement dans la formation et l évaluation des élèves. 2009 : instauration du baccalauréat professionnel en 3 ans La préparation du baccalauréat professionnel en 3 ans commence directement après la classe de 3 ème. En alignant la durée de la préparation du baccalauréat professionnel sur celle des autres baccalauréats, l Éducation nationale fixe un nouveau défi à l enseignement professionnel : élever le niveau des qualifications professionnelles et faciliter l accès à l enseignement supérieur. Notre engagement se poursuit en 2009... Consultations pour les études préalables à la réforme des baccalauréats professionnels du tertiaire administratif Invitation à participer au séminaire de clôture du projet EUROAST La FFMAS poursuit son engagement auprès du système éducatif. A lire dans le prochain numéro. Et en région... Soirée facettes métier à Paris, Grenoble, Lyon, Cholet Formation de membres de jurys à Lyon Conférence sur «des métiers à haute valeur ajoutée» à Bayonne... La FFMAS tisse sa toile et multiplie les initiatives de synergie avec le système éducatif! Reportages dans le prochain numéro! Un article de Monique JANY Vice-Présidente de la FFMAS En charge du développement des interfaces Education Formation - Emploi Etudes préalables à la rénovation des Bac Pro de la filière tertiaire Dans la continuité des relations partenariales engagées avec l Éducation Nationale, la FFMAS est sollicitée pour participer aux études préalables à la rénovation des baccalauréats professionnels du tertiaire administratif. Elle conduit actuellement des interview auprès de ses membres et de son réseau d acteurs socio-économiques pour faire remonter à l Insection Générale des informations sur les réalités professionnelles et les opportunités d insertion professionnelle de niveau 4 pour la filière tertiaire. Monique JANY a participé à une première audition au Ministère de l Éducation Nationale pour y représenter la FFMAS. Contact : monique.jany@free.fr Fédération Française des Métiers de l Assistanat et du Secrétariat Site internet : http://www.ffmas.com Contact : bureau@ffmas.com Newsletter n 18 - Octobre 2009 9
synergie enseignement / vie professionnelle Soirée "facettes métier" au lycée Ravel à Paris Le 9 octobre, Cercle Assist Pro a organisé une «soirée spéciale étudiant(e)s» avec pour thème : «Devenir Assistant, un vrai projet professionnel». Cette soirée s inscrit dans les objectifs de Cercle Assist Pro et de la FFMAS : synergie avec l'enseignement et l'éducation Nationale - veille métier - partage d expériences et de compétences - aide à l insertion professionnelle par une meilleure connaissance des attendus du métier - mise en visibilité du rôle de l Assistant Manager y compris dans des contextes internationaux et multiculturels - valorisation de la profession dans toute sa richesse et sa diversité. Nombreux(ses) ont assisté à cette grande première : étudiant(e)s en 1 ère et 2 ème année de BTS, étudiant(e)s fraîchement diplômées désormais sur le marché du travail, professeurs, proviseurs, La conférence animée par Monique JANY, Vice-présidente de la FFMAS et Présidente de Secretop à Toulouse présentait le poste d assistant(e) dans toute sa diversité. Elle a ainsi développé les compétences requises dans notre profession et a insisté sur le fait que nous faisons notre poste et que nous sommes en partie responsables de son évolution. Être assistant exige une grande autonomie, de l anticipation, une part active dans la prise de décision. Grâce à toutes ses qualités, notre métier sera mieux repéré et perçu dans l entreprise mais aussi dans la société. Cette formation constituera un véritable attrait et l orientation vers les métiers de l assistanat et du secrétariat sera choisie et non plus subie. Ce fut ensuite le témoignage de deux étudiantes qui ont participé, à nos côtés, au salon Assist Expo dans le cadre du partenariat avec le lycée Ravel. Elles ont exprimé leur ressenti de cette «action terrain» et ce que cela leur avait apporté. Puis deux adhérentes ont parlé de notre métier, leur formation initiale et du poste qu elles occupent. Deux parcours très différents qui ont permis aux étudiant(e)s de constater que notre profession n est pas formatée, qu il existe une grande diversité de profils de poste et qu elle demande une grande ouverture d esprit, une grande adaptabilité et oblige de se former tout au long de sa carrière. Monique JANY a ensuite expliqué aux étudiant(e)s «Comment transformer leur stage en emploi» en leur démontrant qu il était nécessaire d anticiper et de préparer leur insertion professionnelle, nombreux conseils et astuces à l appui : adopter une attitude réseau, s inscrire dans une dynamique de projet professionnel, promouvoir les compétences acquises pendant le stage pour le transformer en emploi. Cette soirée s est terminée autour d un cocktail, moment convivial et privilégié où étudiants et professionnels ont pu échanger sur notre métier. Nous tenons à remercier chaleureusement toutes les personnes qui s étaient déplacées en grand nombre. Grâce à tous et à toutes, cette soirée fut une réelle réussite. Merci! Un article de Françoise MABILAT Vice-présidente de Cercle Assist'Pro Fédération Française des Métiers de l Assistanat et du Secrétariat Site internet : http://www.ffmas.com Contact : bureau@ffmas.com Newsletter n 18 - Octobre 2009 10
zoom sur les associations régionales La rentrée du C.L.A.S.S. Le C.L.AS.S a clôturé la saison 2008-2009 en beauté en fêtant ses 5 ans d existence en juin dernier. Après des congés bien mérités, l association lyonnaise a fait sa rentrée avec de nouvelles recrues au Conseil d Administration, un nouveau logo, un site Internet totalement relooké http://class6942.free.fr Pour cette 6 ème rentrée, le C.L.AS.S poursuit ses activités avec au programme pour ce trimestre : Le redémarrage de son cycle de conférences mensuel La mise en place, cette année, d ateliers anglophones totalement «gratuits» La reprise des interventions-témoignages en milieu scolaire dont la première s est déroulée courant septembre au Lycée Saint-Just à Lyon La préparation d une formation de Jury au BTS Assistant de Manager : destinée aux adhérents et avec la collaboration du Lycée Juliette Récamier et le rectorat de Lyon (*) Le 15 septembre 2009, les adhérents du C.L.AS.S ont assisté à la première conférence de la saison. Le thème : «Nous sommes toutes des Manager : Agir comme un prestataire de services. Un état d esprit au service de tous» présenté par Laurence CER- DAN-ZACHARIE, de ASSIST UP. Les formations personnalisées qu elle propose sont destinées aux assistant(e)s qui souhaitent progresser dans leur métier, augmenter leur valeur ajoutée, étendre leurs domaines d action et booster leur motivation. Cette soirée qui a eu lieu à l hôtel Concorde de la cité internationale à Lyon 6 ème, a débuté par une introduction de Dominique GARRET, manager et représentant de l association PMI (Project Management Institute). Cette rencontre a été l occasion de développer une synergie entre le C.L.AS.S et le PMI afin de favoriser la valorisation de la fonction des assistants et secrétaires auprès des managers. Laurence CERDAN-ZACHARIE a ensuite mené une réflexion sur le positionnement de l assistant(e) dans son service ou entreprise par rapport aux évolutions de ses fonctions qui vont vers une plus grande autonomie et des responsabilités plus importantes. Cet échange a permis de transmettre aux participants des outils clés pour leur permettre d être plus performant(e)s dans leur travail. (*) L équipe de C.L.AS.S. envisage de réaliser un montage vidéo de la matinée de formation du 17 octobre prochain sur la préparation à devenir Jury du BTS «Assistant de manager» afin de le mettre à disposition des associations de la FFMAS. Un article de Fabienne CHAPUIS Présidente de l'association CLASS LYON (69) Fadièse Orléans, rencontre sur Paris le 19 septembre Nous étions une dizaine de courageuses au rendez-vous à la gare d Orléans de bonne heure, accompagnées de nos maris et enfants (pour certaines), pour en rejoindre d autres qui avaient choisi de voyager jusqu à la capitale en voiture, et d autres plus «parisiennes», déjà sur place. Le rendez-vous était donné devant le musée du Louvre pour une visite guidée d une partie du Musée et commentée par Mme DECHELOTTE d environ 1 h 30. Les chefs d œuvre de la peinture française : Le survol de notre école de peinture a débuté en 1360 avec le portrait de Jean II Le Bon et nous a entraîné jusqu à la fin du XVIIIème siècle. Autant dire que nous avons évoqué les temps forts de la peinture médiévale, renaissance, classique puis Louis XV et Louis XVI à travers ses artistes majeurs. Comme le beau temps était de la partie, nous avons déjeuné dans les Jardins des Tuileries en compagnie des pigeons et des oiseaux qui venaient picorer les miettes. L après-midi fut consacré à une visite du Cimetière du Père Lachaise d environ 2 heures commentée par Mme PEYRAT. Les pensionnaires les plus intrépides du cimetière du Père Lachaise : Détours libertins au Père Lachaise!! Du gisant le plus caressé au tombeau le plus embrassé Mais aussi les plus grands noms du cinéma et de la chanson (Edith Piaf, Yves Montand, Jim Morisson ), humour, légendes et émotions, du chemin du roi au mur des fédérés. Inoubliable! Françoise, adhérente de l'association parisienne Cercle Assist Pro, est venue se joindre au groupe pour cette visite très appréciée, comme d habitude. A l année prochaine! Un article de Marie DUPLAY Présidente de Fadière à Orléans (45) Fédération Française des Métiers de l Assistanat et du Secrétariat Site internet : http://www.ffmas.com Contact : bureau@ffmas.com Newsletter n 18 - Octobre 2009 11
zoom sur les associations régionales Qui suis-je? Je suis née en 1995 de la volonté d un groupe d assistantes et secrétaires prêtes à relever le défi audacieux de faire connaitre et reconnaître leur métier. Mes convictions sont à la fois fortes et légitimes : «Rassembler pour faire émerger une approche prospective et novatrice du métier» «Elargir le réseau, créer des liens avec d autres métiers et d autres organisations» «Partager expertise et expérience» «Promouvoir l efficacité, démultiplier les compétences professionnelles individuelles et d équipes, développer les qualités personnelles». Je suis très organisée, mon Bureau et mon Conseil d Administration sont mes deux organes centraux qui me donnent les moyens d exister par l intermédiaire notamment de commissions : Evènements et rendez-vous thématiques Formation métier, conversation langues étrangères Commission Aide à l Emploi Organisation tant professionnelle que festive du forum annuel Internet et son webmaster Mais je deviens réelle et reconnue à partir du moment où les projecteurs se posent sur moi, me mettent dans la lumière avec la réalisation d évènements tels que : L organisation du 1 er congrès national La mise en œuvre d un forum annuel Les réunions mensuelles thématiques Les réunions des commissions dédiées Aujourd hui, ma famille compte près de 70 adhérentes et environ 400 sympathisantes. Cette réussite est le résultat d un travail dynamique de la part de mes pères : Bureau et Conseil d Administration, mais également d une implication réelle de chaque adhérente. QUI SUIS-JE? Quelques indices complémentaires : ma région est belle et diversifiée. Entre vigne et océan je trouve mon équilibre. QUI SUIS-JE? La petite dernière de la FFMAS, parce que l on ne peut grandir qu avec l appui d un réseau structuré, donnant la visibilité et le poids nécessaires à un épanouissement total. JE SUIS... JE SUIS... JE SUIS...... JE SUIS RÉFÉRENCE AQUITAINE L'association bordelaise de secrétaires et assistantes nouvellement affiliée à la FFMAS 32 rue Auguste Poirson 33000 Bordeaux Tél : 06.76.63.71.34 E-mail : reference.aquitaine@hotmail.fr Site internet : www.reference-aquitaine.asso.fr Un article de Laurence BOUSSETON Présidente de Référence Aquitaine à Bordeaux (33) Fédération Française des Métiers de l Assistanat et du Secrétariat Site internet : http://www.ffmas.com Contact : bureau@ffmas.com Newsletter n 18 - Octobre 2009 12
zoom sur les associations régionales Secretop : Objectif compétence pour se préparer à demain! Secretop Toulouse a clôturé en beauté la saison 2008-2009 en fêtant ses 15 ans d existence au Conseil Régional de Midi- Pyrénées, lieu hautement symbolique pour le rayonnement régional de notre association et sa professionnalisation Après le repos estival, s est tenue notre Assemblée Générale marquée par deux temps forts : le renouvellement du bureau l approbation de la signature d un accord de partenariat avec l Académie, scellant ainsi de manière institutionnelle en Midi-Pyrénées, les engagements historiques de l association auprès du système éducatif Secretop a donc fait la rentrée dans sa 16 ème année avec une nouvelle maturité, plusieurs nouvelles recrues au Conseil d Administration pleines d enthousiasme et d énergie, et de grandes résolutions pour l année à venir Professionnaliser notre fonctionnement administratif et le moderniser grâce à un projet de mise en place d un nouveau site internet «plus collaboratif» Inscrire notre association dans une logique de «compétences» et de support à «la formation tout au long de la vie» afin que les adhérent(e)s trouvent des réponses à leurs besoins de développement personnel et professionnel et une aide réelle pour se positionner dans les organisations Développer une culture internationale et interculturelle et faciliter la mobilité internationale de nos membres et l accès à la certification EUROAST Renforcer la communication externe, les relations avec la presse, les partenariats avec les autres métiers de l entreprise et acteurs socio-économiques, pour donner plus de rayonnement à notre réseau Poursuivre notre engagement auprès du système éducatif en développant des projets autour des 5 fiches actions de notre accord de partenariat avec l Académie de Toulouse - http://www.ac-toulouse.fr/web/2587- conventions-de-partenariat.php Mieux communiquer avec les adhérent(e)s et poursuivre les efforts de convivialité amorcés lors du précédent mandat : confirmer le rôle de commission loisirs et mettre en place une commission accueil Participer à la dynamique nationale de la FFMAS en mutualisant nos avancées et nos projets innovants aux autres associations du réseau Mobiliser des compétences pour participer aux projets de la FFMAS Au programme des mois à venir Des conférences mensuelles ou ateliers animés par nos membres :. Organiser un évènement les clefs d un évènement réussi». Mieux communiquer : les codes secrets d une communication efficace. La dynamique des réseaux avec un zoom sur les réseaux intra-entreprises. Bourse des compétences : «les activités à fort potentiel de développement de l assistant(e). Affirmation de soi pour la conduite des entretiens professionnels. Savoir se comporter dans un environnement international et interculturel. Oser se mettre en scène pour piloter son avenir Une animation professionnelle et/ou ludique pour la fête des secrétaires dont le sujet reste à déterminer Reconduction des commissions et ateliers. Commission emploi et atelier «Top Energie 31». Commission «Bureautique et Tic» incluant l atelier bureautique et une animation autour de «Solutions TIC» en 10 mn au début de chaque réunion mensuelle. Commission «Internationale» incluant l atelier anglophone, et un projet de développer une culture de l international au sein de Secretop. Commission Synergie avec l Enseignement et Formation tout au long de la vie, afin d organiser les témoignages métier et la participation à la certification (dont les jurys de VAE) Sans oublier la Commission Loisirs qui va continuer à déployer ses talents pour proposer des soirées ludiques aider nos membres à mieux se connaître et à développer ces liens conviviaux qui permettent de se sentir bien au sein de notre association! La nouvelle équipe de Secretop Avec tout son enthousiasme, ses idées et ses initiatives pour conduire Secretop vers ses 20 ans! Monique Jany Présidente Marie Chiffaudel et Christelle Porquez Vice-Présidentes Martine Lariviere Karine Latorre Claire Beauclou Monique Degraeve Secrétaire et Adjointes Nicole Bellurier et Sylvie Guillain Trésorière et Adjointe Nathalie Piechota chargée du projet Web auprès du bureau Un article de Monique JANY Vice-Présidente de la FFMAS Fédération Française des Métiers de l Assistanat et du Secrétariat Site internet : http://www.ffmas.com Contact : bureau@ffmas.com Newsletter n 18 - Octobre 2009 13
le billet de josette GEIDE = zéro papier! Dans l article de Yolande Laffont (cf. NL n 17 page 18) la maîtrise de l information était abordée. Il y a beaucoup à dire et de nombreux billets pourraient être rédigés tant le sujet est fécond. Viser le pragmatisme a toujours été l un de mes objectifs aussi, pour aborder la GEIDE, ai-je préféré donner la parole à Maryse Marin, l une de mes stagiaires, secrétaire/assistante de Monsieur Pascal Aubret Directeur d Exploitation (380 personnes) à l usine MELOX (du Groupe AREVA) sur le site de Bagnols sur Ceze dans le Gard. Comme vous Maryse était confrontée à une montagne de documents à lire, trier, reprographier, classer, archiver! Comme vous Maryse oeuvrait quotidiennement pour que son manager et l équipe s y retrouvent rapidement. Comme vous Maryse cherchait des solutions pour gérer, plus efficacement, cette avalanche de papiers! Et la GEIDE est arrivée. Lisez son témoignage : il est édifiant! «Depuis la création de l usine en 1992, de très nombreux documents ont été émis. Il a fallu trouver une solution pour que tous les documents soient archivés et consultés par l ensemble du personnel. En 2007, j ai été formée à la création, l importation et la diffusion des courriers depuis la GEIDE. Avec ma collègue, nous avons été désignées comme «Secrétariat Pilote» de ce projet. Cela a permis de faire évoluer l outil en fonction des besoins exprimés. C est un outil informatique absolument fabuleux et les avantages de l utilisation de la GEIDE sont nombreux : réduction de la consommation de papier (ISO 14001) d où un gain de place car les archives sont réduites au minimum, suppression de l archivage physique des courriers, diffusion dématérialisée par l utilisation de liens hypertextes, sécurité des données, accès instantané (gain de temps) à un volume important d informations sur plusieurs années (ce qui est impossible actuellement avec le papier), gain de productivité pour l entreprise et efficacité maximale pour les collaborateurs, accès rapide à tous les utilisateurs avec un partage de l information Dans mon bureau, je n ai absolument plus de classeurs. C est un PUR BONHEUR. Tous les courriers, documents qualité et autres sont classés et archivés dans la GEIDE. Il y figure le fichier natif et le format PDF de chaque document ce qui permet d avoir la version à disposition pour toute évolution éventuelle. Nous pouvons rechercher un document directement sur une référence connue ou sur une expression exacte. Tous nos courriers sont créés, enregistrés et diffusés à partir de liens hypertextes ; de ce fait la réduction du nombre de photocopies nécessaires est très importante. Les documents sont archivés dans notre propre plan de classement. Il en est de même pour les autres Directions qui possèdent, elles aussi, leur plan de classement dédié. Bien évidemment, nous avons la possibilité de contrôler «qui a accès à quoi» grâce à une protection électronique des informations. J utilise la GEIDE depuis maintenant 2 ans. Avec tous les avantages aussi bien sur le plan organisationnel que sur le plan du profit, il me serait maintenant difficile de m en passer!» Josette DUBOST Experte métier FFMAS Dans notre intranet, nous avons développé et mis à disposition la GEIDE (Gestion Electronique de l Information et des Documents Existants), référentiel documentaire de MELOX. Il recense tous les documents descriptifs des installations, les documents de réalisation, d organisation, les comptes rendus d activité de l Usine C est le Bureau Documentation Courrier qui a en charge la gestion de la GEIDE. J'oubliais... Les gagnants seront ceux qui restructurent la manière dont l'information circule dans leur entreprise (Bill Gates) Tout est dit! Fédération Française des Métiers de l Assistanat et du Secrétariat Site internet : http://www.ffmas.com Contact : bureau@ffmas.com Newsletter n 18 - Octobre 2009 14
Le développement durable Vers le ZERO papier, quelques bonnes idées à suivre Dans le cadre d une démarche de Développement Durable vos entreprises s engagent à limiter les gâchis de papier ou à privilégier la consommation de papier recyclé. Les assistantes sont concernées à plusieurs titres : Elles sont elles-mêmes de grandes utilisatrices de papier de part la nature de leur travail Elles sont souvent responsables des commandes de consommables, donc du papier Elles se doivent de montrer l exemple au sein de leurs équipes et sensibiliser les collaborateurs aux économies de papier Malgré l essor de l informatique et l utilisation du courrier électronique, la consommation de papier ne cesse d augmenter dans les activités administratives des entreprises. Au bureau, on utilise chaque année, des millions de tonnes de papier! Bois, eau et énergie sont nécessaires à sa production. La solution consiste donc à opter pour du papier recyclé, c est-à-dire contenant au moins 50 % de fibres recyclées, et si possible non blanchi. Pour lutter contre la déforestation et le gaspillage d énergie, trois mots d ordre : Réduisez votre consommation globale de papier : avez-vous vraiment besoin d imprimer sur papier ce que vous pouvez lire à l écran? Telle est la première question que vous devez vous poser avant de lancer une impression. Utilisez systématiquement du papier recyclé Mettez en place un système de récupération du papier et du carton. L'éco-impression Papier recyclé ou pas, commençons par réduire nos impressions! Commençons par réduire nos impressions! Voici quelques conseils à mettre en pratique pour réduire sa consommation de papier et d encre et gagner en efficacité! Evitez d imprimer systématiquement vos documents et mails. De manière générale, évitez d imprimer des documents lisibles sur ordinateur. Vous pouvez améliorer la lisibilité d un document sur votre ordinateur avec l option suivante : sous Word, choisissez le menu Affichage/Lecture, y compris pour le commenter ou le corriger : utilisez les fonctionnalités de Suivi des modifications de Word dans le menu Outils / Suivi des modifications Utilisez le vidéo-projecteur lors de vos réunions et envoyer vos présentations par mail plutôt que d imprimer un exemplaire par participant Si un même document doit être lu par plusieurs personnes, imprimez un seul exemplaire et joignez une liste de diffusion, ou si vous avez un scanner, scannez et envoyez le document par mail! Vérifiez la mise en page avant d imprimer pour éviter les problèmes de format, en particulier à partir de pages Internet pour éviter d imprimer les publicités ou les images inutiles Utilisez la touche «éco» du photocopieur ou de l'imprimante Faites des photocopies recto-verso à chaque fois que c est possible et/ou imprimer plusieurs pages sur une même feuille, notamment pour les présentations PowerPoint (il est possible de paramétrer par défaut les imprimantes pour que l impression rectoverso soit automatique) Imprimer si possible uniquement la page dont vous avez besoin, et non le document dans son intégralité Pour l impression de documents qui ne requièrent pas une qualité optimale, choisissez un mode d impression rapide et brouillon et si possible en noir et blanc Réutilisez le côté vierge des papiers usagés (imprimés, brouillons, pièces de courrier interne, erreurs de photocopie, dossiers devenus désuets, feuilles de transmission par télécopieur, etc.) Prévoir de ranger les ramettes de papier neuf dans une armoire plutôt qu en piles près des imprimantes et photocopieurs, afin de ne pas donner l idée d une matière disponible en quantité illimitée et prête à être gâchée Mettre en place à côté de chaque imprimante et de chaque photocopieur, un système de bac avec une signalétique claire afin d inciter les collaborateurs à y déposer et à y récupérer, pour leurs besoin en brouillon, le papier imprimé uniquement que sur une face. Privilégiez les écolabels du papier (Ecolabel européen, Blue Angel, APUR, Swan, FSC, PEFC) Les désastres de l impression : des chiffres à l appui L impression en couleur nécessite 4 fois plus d encre que l impression monochrome 1 La fabrication d un papier extrêmement blanc nécessite beaucoup d énergie et de produits chimiques Il faut vingt fois moins d arbres, cent fois moins d eau et trois fois moins d énergie pour fabriquer la même quantité de papier recyclé que de papiers blanc. Une tonne de vieux papier permet de fabriquer 900 kg de produits recyclés neufs. En revanche, pour chaque tonne de papier blanc, il faut abattre 3 m2 de forêt. Un employé jette en moyenne 75 kg de papiers usagés par an. En France, un salarié imprime en moyenne 35 pages par jour. Près de 24% des pages imprimées ne sont jamais utilisées et finissent à la poubelle. Le recyclage des 75 Kg de papiers usagés jetés annuellement par un employé de bureau permet d économiser 100 kg de bois, 450 Litres d eau, 510 kwh d énergie et évite le rejet de 2,5 kg de CO2. Les employés européens avouent qu une page sur 5 correspond à une impression inutile 2 Pour encourager vos équipes à diminuer la consommation du papier : faites un suivi annuel de la consommation pour quantifier vos efforts et récompenser les meilleurs! Notre prochain article concernera la «mail attitude» ou comment éviter d imprimer ses mails. Si vous avez déjà de bonnes pratiques dans ce domaine, merci de nous faire part de vos idées! Un article dedorothée BAZIN Commission "Veille métier" FFMAS Fédération Française des Métiers de l Assistanat et du Secrétariat Site internet : http://www.ffmas.com Contact : bureau@ffmas.com Newsletter n 18 - Octobre 2009 15
outils & méthodes Comment envoyer de gros fichiers informatiques Vous pouvez m adresser le fichier par mail?. Combien de fois vous êtes-vous heurté à cette difficulté : vous ne pouvez pas l'envoyer car votre fichier informatique pesant plusieurs dizaines de méga-octets ne passe pas par votre messagerie? "Impossible n'est pas français"!! Et oui, il existe bien une solution simplissime et gratuite pour envoyer des documents jusqu à 100Mo. Elle tient en 3 syllabes : You Send It! La procédure est enfantine : Connectez-vous sur www.yousendit.com Créez un profil d utilisateur en cliquant sur l onglet Sign up puis sur Lite account dans le menu de gauche et suivez la procédure jusqu à la confirmation de votre inscription. Ceci fait, connectez-vous en cliquant sur la mention Login de la page d accueil du service (coin supérieur droit). Vous êtes fin prêt à réaliser votre premier envoi à partir du simple formulaire proposé (également en page d accueil). Le service gratuit de yousendit permet d adresser des fichiers pesant jusqu à 100Mo! Vous uploadez le fichier chez eux. Et le destinataire dont vous avez saisi l e-mail sera prévenu par courrier électronique qu un téléchargement venant de votre part l attend sur le site. Petite précision : un seul fichier peut être envoyé à la fois avec un Lite account. Si vous souhaitez adresser plusieurs documents en même temps (un ensemble de photographies par exemple), créez simplement une archive compressée (.rar,.zip )! Il existe aussi une petite limitation concernant les téléchargements à partir des comptes gratuits : seul un volume de 1Go mensuel est autorisé et/ou un nombre de 100 downloads. Ceci étant, il y a quand même de quoi faire, du moins pour un particulier! Enfin, il est bon de savoir que les fichiers envoyés à des tiers via yousendit seront conservé 7 jours sur les serveurs de la société de services, ce qui laisse un délai de récupération honorable. Pour un service use 4 free, tout cela est assez honnête! Yousendit est donc un outil fort pratique à la portée de tous qui permet de s affranchir de manipulations fastidieuses pour les gros envois occasionnels. L essayer, c est l adopter! Un article de Karine Latorre Adhérente de Secretop à Toulouse Les hôtels Comfort, Quality et Clarion partenaires de vos événements de 10 à 600 personnes Pour vos Conventions, Séminaires, Réunions de Direction, Soirées événementielles, Formations Choice Hotels, c'est : Plus de 5 800 hôtels dans le monde Près de 500 hôtels en Europe Près de 130 hôtels en France, Suisse, Espagne et Portugal, du 2 au 4 étoiles : - 300 salles de séminaires - 15 000 m² de salons modulables -5 offres Spa et espaces «Bien-être» www.choicehotels.fr RENSEIGNEMENTS & RESERVATIONS Pour plus d information, notre Pôle Affaires se tient à votre disposition > Par téléphone : + 33 (0)1 69 80 19 30 > Par fax : + 33 (0)1 69 80 71 76 > Par mail : contactpoleaffaires@choicehotels.fr Fédération Française des Métiers de l Assistanat et du Secrétariat Site internet : http://www.ffmas.com Contact : bureau@ffmas.com Newsletter n 18 - Octobre 2009 16
La minute d'orthographe de Bernard Fripiat On vous embête avec l'orthographe? Ripostez! Mais ça vient du grec, voyons! Actuellement, lorsque nous voulons être pris au sérieux (dans le meilleur des cas), attirer l attention de notre interlocuteur sur notre modernité (on se débrouille comme on peut) voire se la jouer (ça, c est moins avouable), nous utilisons la langue anglaise. On fait du brainstorming, suit des stages de management (la direction d entreprise étant réservée aux habitants du Moyen Âge) Il en est même, paraît-il, qui font du coaching en orthographe!!! Depuis la nuit des temps, l être humain aime se valoriser en utilisant une langue étrangère. Il fut un temps (pas si lointain) où cette langue était le grec ancien. Les Hellènes utilisant une écriture différente de la nôtre, nous avons dû nous adapter. Nous n avons pas eu besoin de nous fatiguer beaucoup car les Romain s en étaient déjà chargés. C est ainsi qu ils inventèrent le «y» qui porte bien son nom et le «h» qu on ne prononce pas. Cette originalité explique bien des difficultés orthographiques et permet à ceux qui les connaissent de répondre à qui les interroge «mais ça vient du grec, voyons!» avant de lever les yeux au ciel dans un signe de désespérance qui semble dire «mais où a-t-elle été à l école?» ou «mais qu estce qu ils apprennent, aujourd hui, au lycée?» suivant l âge que l on se reconnaît. Voici quelques racines qui vous permettront «d amuser» le bureau Asymétrie, atypique, asocial, anormal La lettre «a» représentait pour les Grecs une négation. C est la raison pour laquelle, quelque chose qui n est pas normal est anormal. Dès lors, lorsqu un mot commençant par «a» nie le mot qui suit, il n y aura jamais de doublements de consonnes. Voilà pourquoi «atypique» ne prend qu un «t» et asymétrique un «s» contrairement à ce que la prononciation laisserait supposer. Réplique censée laisser l adversaire bouche bée : «asymétrique» ne prend pas deux «s» parce qu il s agit tout simplement d un alpha privatif. N oubliez pas le gros soupire d exaspération après la réplique! Pédiatre, psychiatre, gériatre Nous sommes tellement habitués à voir «âtre» que la tendance est forte de couvrir nos médecins d un chapeau. Je me souviens avoir animé un stage dans un hôpital qui en avait posé un sur un panneau où figurait le mot gériatrie (les secrétaires médicales à qui je donnais cours d orthographe ont fait une note). Ce mot vient du grec «iatros» qui signifie médecin. Les Grecs disaient «iatros» et non «iastros». Or seule la présence d un «s» justifierait la pose d un chapeau (veste à vêtement, hostel à hôtel). Réplique censée laisser l adversaire bouche bée : pédiatre vient du grec, si tu continues à mettre un accent circonflexe, je vais devenir acariâtre et avec un chapeau! Terminez cette réplique par un regard de colère. Dysenterie, disproportion, dysfonctionnement, distribuer Nous avons là deux racines qui peuvent se confondre. La racine latine «dis» qui signifie «séparé de» que nous retrouverons dans disproportion (des proportions différentes) ou distribuer (attribuer à des personnes différentes) et la racine grecque «dys» qui signifie mauvais état que nous rencontrons dans dysenterie («entron» = le ventre qui est en mauvais état) et dysfonctionnement (on ne peut pas dire que cela fonctionne bien). Parce que l orthographe ne doit plus être une gêne dans la vie de tous les jours, Bernard Fripiat a mis au point une méthode qui utilise des moyens mnémotechniques pour ne plus faire de fautes, en évitant autant que possible les explications grammaticales. Les recettes de l auteur marient la simplicité à l efficacité sans oublier la pincée d humour sans laquelle tout apprentissage serait rébarbatif. Auteur de nombreuses pièces de théâtre et du livre «99 questions à mon coach d orthographe» aux éditions Demos. Réplique censée laisser l adversaire bouche bée : comment peut-on mettre un «i» à «dysfonctionnement». Tu pourrais me dire de quoi la machine à café est séparée? C est n importe quoi! En vous éloignant, prenez une mine de désespoir! Rhum, rhinocéros, Rhin Lorsqu un mot grec commençait par «r», il prenait un accent (quelques siècles plus tard Erasme nous dira comment prononcer cet accent mais sans nous dire comment il le savait). Afin de montrer notre érudition, nous avons mis un «h» après un mot d origine grecque commençant par «r». «Rhinos» signifiait le nez, aussi a-t-on appelé rhinocéros l animal qui présentait une corne (caeros) là où on se serait attendu à voir un nez. «Rhein» en grec signifiait «couler», c est la raison pour laquelle nous mettons un «h» au fleuve «Rhin». En effet, en le découvrant, les Grecs venus faire du commerce (ils s étaient installés à Marseille) et habitués à une région plus sèche se sont dit : «mais qu est-ce que ça coule?». Notons au passage qu en grec, les mots «nez» et «couler» ont la même racine, parce que le nez coule Réplique censée laisser l adversaire bouche bée, à prononcer au moment où on lui dit au revoir : tu savais pourquoi il y a un «h» à «Rhin»? Une rubrique de Bernard Fripiat Auteur et comédien Fédération Française des Métiers de l Assistanat et du Secrétariat Site internet : http://www.ffmas.com Contact : bureau@ffmas.com Newsletter n 18 - Octobre 2009 17
La langue de chez nous... Origine et signification de nos expressions françaises Si le mois de septembre est très agréable à bien des égards il est toutefois annonciateur de dépenses plus ou moins lourdes. Alors allez-vous régler vos factures en «monnaie de singe» ou en «espèces sonnantes et trébuchantes»? Je gage que ni l une ni l autre ne remporteront votre adhésion! (Source Expressio et mon-expression) EXPRESSION «Payer en monnaie de singe» Signification : Payer en grimaces ou en fausse monnaie, au lieu de payer réellement. Faire des plaisanteries au lieu de payer. Origine : Au Moyen Age du temps du roi Louis IX (plus connu sous le nom de Saint- Louis), le pont qui reliait l île de la Cité à la rue Saint-Jacques, dit Petit Pont était payant. Certains corps de métiers référencés dans «le Livre des métiers» (1568) d Etienne Boileau, en étaient cependant dispensés. Ces personnes, jongleurs, bateleurs, montreurs d animaux ou forains devaient cependant s acquitter d un numéro de spectacle devant le «douanier». Faire exécuter un numéro à leur singe ou effectuer, eux-mêmes, pirouettes, plaisanteries, grimaces (singeries) tenaient alors lieu de paiement. Pierre-Marie Quitard définit l expression «payer en monnaie de singe» ou «payer en gambades» dans son «Dictionnaire étymologique, historique et anecdotique des proverbes» édité en 1842. Les mots qui terminent ce passage curieux donnent aussi l origine de cette autre expression proverbiale «payer de chansons» ou «en chansons». De cette tradition est restée l expression encore utilisée de nos jours «payer en monnaie de singe» pour signifier que l on paye avec de la fausse monnaie ou en paroles moqueuses! Par ailleurs, au Moyen Age, le singe était considéré comme un animal néfaste, malin, intelligent et habile. Il avait toutes les qualités d un faux-monnayeur! Par extension, payer en monnaie de singe revient à dire que la monnaie utilisée n a aucune valeur. EXPRESSION «Monnaie sonnante et trébuchante» Signification : De la monnaie (sous forme de pièces métalliques, pas de billets). Par extension, de l argent liquide. Origine : Vérification sur le trébuchet (balance) du poids du louis d or avec un dénéral (poids monétaire) : boîte de changeur signée Jacques Blanc, Genève, 1759. Quiconque aura déjà manipulé des pièces, à la manière de Blaze devant Don Salluste de Bazan dans le film «La folie des grandeurs», aura compris que cette monnaie tinte de façon reconnaissable lorsque les pièces s entrechoquent, à la condition qu elles ne soient pas fausses. Une pièce de monnaie est donc sonnante lorsqu elle ne contient aucun vil métal et dont le titre approche les 10/10 en or ou en argent. De cette manière, elle émet un son particulier pour une oreille avertie. Mais pourquoi utilise-t-on aussi le qualificatif «trébuchante»? Vous avez sans doute déjà entendu ou lu le terme «trébuchet» mais il ne s agit pas de la catapulte d autrefois, sens le plus souvent connu. Le trébuchet qui nous intéresse ici vient du XIVème siècle. C était une petite balance à plateaux servant pour la pesée de petits poids comme de l or, de l argent, des perles, des pierreries ou des bijoux. Une pièce «trébuchante» se disait d une pièce dont on avait pu constater qu elle avait le poids requis après qu elle avait été «trébuchée» c est-à-dire pesée sur un trébuchet. C est à partir du XVIème siècle que l expression «espèces sonnantes et trébuchantes» a été une manière plaisante de désigner de bonnes vraies pièces de monnaie avant, par extension, de désigner l argent liquide, tous supports confondus, par opposition aux chèques, cartes bancaires, virements et autres moyens de paiement. Josette DUBOST Experte métier FFMAS Fédération Française des Métiers de l Assistanat et du Secrétariat Site internet : http://www.ffmas.com Contact : bureau@ffmas.com Newsletter n 18 - Octobre 2009 18
Le saviez-vous? L'aventure du post-it Source L internaute Science et Wikipedia Au tout début des années 1970, Spencer Silver Ferguson travaillait dans les laboratoires de recherche de la société Minnesota Mining and Manufacturing Company plus connue sous le nom de 3M. Par hasard (voire par erreur!), il mit au point un type de colle aux propriétés particulières : elle n adhérait que très peu et ne laissait aucun résidu. Personne ne sut quoi faire de cette colle, mais Silver décida de la garder dans un coin et d en parler autour de lui, au cas où quelqu un lui trouverait une application. Quelques années plus tard, en 1974, un collègue de Silver, Arthur Fry, était embêté avec son livre de chants à l église. En effet, le marque-page qu il utilisait n arrêtait pas de tomber. Il pensa donc à la «colle inutile» mise au point par son collègue, en appliqua sur un morceau de papier et s en servit comme marque-page, qu il pouvait enlever et déplacer à souhait sans abîmer son livre de cantiques. Rapidement, Fry se rendit compte que l invention pouvait avoir des applications bien plus diverses que celle de simple marque-page : c était bel et bien un nouveau moyen de communication! Mais le post-it n est commercialisé qu en 1980, car il faut convaincre les responsables de l entreprise et engager de longs travaux d élaboration pour la commercialisation. Son lancement en 1980 est un échec. 3M décide donc de distribuer gratuitement des échantillons à Wall Street, puis à la City de Londres. La marque est déposée en 1981, et, dès lors, le succès commercial ne se dément plus. Le brevet tombe dans le domaine public en 2000. Les Post-it sont fabriqués à Cynthiana (Kentucky - USA) et à Beauchamp (Val d Oise France) pour le marché européen. C est aujourd hui l un des équipements de bureau les plus utilisés au monde. Il en existe 320 variétés. Josette DUBOST Experte métier FFMAS Quand le post-it devient post-art Fédération Française des Métiers de l Assistanat et du Secrétariat Site internet : http://www.ffmas.com Contact : bureau@ffmas.com Newsletter n 18 - Octobre 2009 19
Compétences et partage Toutes les commissions de la FFMAS * Composition du Conseil d Administration Présidente : Claudine SAINT-ROCH - Présidente de C'A.Dir Dauphiné Savoie à Grenoble Vice-présidente : Monique JANY - Présidente de Secretop à Toulouse Vice-présidente : Christelle HENRY - Présidente de Sinapse Côte d'azur à Nice Secrétaire : Sylviane RIBARDIERE - Présidente d'objectif Pro à Kourou Trésorière : Catherine GEROME - Présidente du Club des Assistantes & Secrétaires à Metz * Autres membres du Conseil d'administration Lucette Le Bourdais : Présidente de Normandie Assistantes & Secrétaires à Alençon Edith Imbert : Membre de Secretop à Toulouse Marie-Yvonne Okome-Essone : Présidente du Club Privilège du Gabon à Libreville Conseil Administration FFMAS Contact : Claudine Saint-Roch claudine_saint-roch@orange.fr Commission "Carrière/Emploi" Contact : Edith Imbert imbertedith@aol.com Commission "Télétravail" Contact : Martine Gebhardt gebhardt@mg-secretariat.fr Commissions "Veille métier" Contact : Dorothée Bazin dbsc@orange.fr Commission "Relations avec l'enseignement" Contact : Monique Jany monique.jany@free.fr Commission "Organisation d'évènements" Contact : Monique Meyrieux monique.meyrieux-drevet@wanadoo.fr Commission "webmasters d'associations" Contacts : Alexandra Muzeau, Didier Chapuis, Yolande Laffont et Véronique Ambros muzeau.alexandra@orange.fr, dpm.chapuis@free.fr, yolande-laffont @neuf.fr, veronique.ambros@sfr.fr Commission "Site Internet" Contact : Alexandra Muzeau muzeau.alexandra@orange.fr Commission "Communication extérieure" Contact : Claudine Saint-Roch claudine_saint-roch@orange.fr Commission "Partenariats/ sponsoring" Contact : Claudine Saint-Roch claudine_saint-roch@orange.fr Commission "Relations associations" Contacts : Yolande Laffont, Virginie Galbe-Texier et Lucette Bourdais yolande-laffont@neuf.fr, vgalbetexier@ hotmail.com,sica.architecture61@ wanadoo.fr Commission "Newsletter" Contact : Yolande Laffont yolande-laffont@neuf.fr Fédération Française des Métiers de l Assistanat et du Secrétariat Site internet : http://www.ffmas.com Contact : bureau@ffmas.com Newsletter n 18 - Octobre 2009 20