JOB DESCRIPTION: DEPARTMENT: APPLICATION CLOSING DATE APPLY ONLINE JOB SUMMARY Senior Program Lead, Sustainable Development and Management of the Extractive Sector (#20250) Norman B. Keevil Institute of Mining Engineering, University of British Columbia 2015/03/20 http://www.hr.ubc.ca/careers- postings/staff.php Job # 20250 The Senior Program Lead will provide program management, leadership and oversight to the Institute's program in Sustainable Development and Management of the Extractive Sector. The Canadian International Resources and Development Institute (CIRDI) (formerly Canadian International Institute for Extractive Industries and Development [CIIEID]), or "the Institute", is funded through a five- year start- up contribution from Foreign Affairs, Trade and Development Canada (DFATD, formerly CIDA) and operates across three coalition member sites: The University of British Columbia (UBC), Simon Fraser University (SFU), and École Polytechnique de Montréal (EPM). The Institute currently operates under four program areas: 1) Sustainable Development & Governance of the Extractive Sector; 2) Transformation of Artisanal Mining 3) Multi- stakeholder Integration of Extractive Industries in Communities and Resources Planning and 4) Economic Diversification, Local Procurement and Supply Chain. The Institute is governed by an Executive Board and a Management Committee. The Institute also has an external 12- member Advisory Council. The Senior Program Lead will be responsible for overseeing the Sustainable Development and Management of the Extractive Sector program area. Governance, policy, and the development of frameworks are necessary for proper management of the sector as well as the implementation of these frameworks. The Institute wants to develop a niche in capacity building and in on- going support and reinforcement required to embed these frameworks within the governance systems of host governments. This program area includes best practices in aspects of natural resource extraction. The Institute will also provide targeted technical assistance to governments for assessing, developing and establishing extractive sector related public policies and regulations; and reviewing the economic, environmental, and social benefits and impacts of extractive sector public policies and regulations. The Senior Program Lead will advance the Institute's goals in this key program area, oversee and develop a portfolio of international development projects, lead and manage a team of technical experts, ensure accountability of program results, develop new business opportunities, oversee project finances, and monitor and report on results. The ideal candidate will be energetic, resourceful, and have a strong commitment to exceptional program delivery. / 1
DESCRIPTION DE POSTE : DEPARTMENT: DATE LIMITE: DEMANDE EN LIGNE: RÉSUMÉ DES FONCTIONS Chef principal du programme, développement durable et gouvernance du secteur de l'extraction (20250) Norman B. Keevil Institute of Mining Engineering, University of British Columbia 2015/03/20 http://www.hr.ubc.ca/careers- postings/staff.php Emploi # 20250 Le chef principal du programme assumera la gestion du programme de l'institut dans le volet de programmation Développement durable et gouvernance du secteur de l'extraction. L'Institut canadien international des ressources et du développement (ICIRD) ou «l'institut» est financé par une contribution de démarrage de cinq ans octroyée par Affaires étrangères, Commerce et Développement Canada (MAECD) et exerce ses activités dans trois établissements universitaires membres de la coalition : l'université de la Colombie- Britannique (UBC), l'université Simon Fraser (SFU) et l'école Polytechnique de Montréal (EPM). Les activités de l'institut portent actuellement sur quatre domaines de programmation : 1) Développement durable et gouvernance du secteur de l'extraction; 2) Transformation de l'exploitation minière artisanale et à petite échelle; 3) Intégration multipartite des projets d'extraction dans les communautés; et 4) Diversification économique, approvisionnement local et chaînes d'approvisionnement. L'Institut est régi par un conseil exécutif et un comité de gestion. L'Institut dispose également d'un conseil consultatif externe de douze membres. Le chef principal du programme sera chargé de superviser le bon déroulement du volet de programmation concernant le développement durable et la gouvernance du secteur de l'extraction. Une gouvernance, des politiques et l'élaboration de cadres d'action et autres sont nécessaires à la bonne gestion du secteur, de même que la mise en place de ces cadres. L'Institut souhaite créer un créneau dans le domaine du renforcement des capacités et du soutien continu requis pour intégrer ces cadres dans les systèmes de gouvernance des gouvernements hôtes. Ce volet de programmation comprend les pratiques exemplaires dans le domaine de l'extraction des ressources naturelles. L'Institut offrira également une aide technique ciblée aux gouvernements pour déterminer les besoins en matière de politiques publiques et de règlements associés au secteur de l'extraction, ainsi que pour les développer et les établir; et il aidera également à examiner les avantages et les impacts économiques, environnementaux et sociaux de ces politiques et règlements associés au secteur de l'extraction. Le chef principal du programme fera avancer les objectifs de l'institut dans ce volet clé de programmation, surveillera et développera un dossier de projets de développement international, dirigera et gérera une équipe d'experts techniques, veillera à la responsabilisation face aux résultats du programme, développera des opportunités commerciales, supervisera la gestion financière des projets, et suivra les résultats dont il rendra compte. Le candidat idéal sera une personne dynamique et ingénieuse en plus d'être déterminé à assurer la prestation exceptionnelle du programme. Poste de durée déterminée jusqu'en décembre 2017, renouvelable. ORGANIZATIONAL STATUS The Senior Program Lead reports to the Executive Director, and works collaboratively as part of a team with three other Program Leads and with the three coalition universities. The Senior Program Lead will identify and manage Canadian and international technical expertise in the area of sustainable development of the extractive sector. / 2
The Senior Program Lead will have contact with a large international network of partners from academia, government, NGOs, multilateral and international development organizations and the private sector. The Senior Program Lead will work closely with the Institute's Director, Development and Management, the Institute's administrative team, and senior administrative staff across UBC, SFU and EPM. STATUT AU SEIN DE L'ORGANISATION Le chef principal du programme relèvera du directeur général et travaillera dans un esprit de collaboration comme membre de l'équipe avec les autres chefs de programmes et avec les trois universités de la coalition. Il recensera et gérera les experts techniques canadiens et internationaux dans le domaine du développement durable du secteur de l'extraction. Le chef principal du programme aura des contacts avec un vaste réseau international de partenaires provenant du milieu universitaire, de gouvernements, d'ong, d'organisations multilatérales et internationales de développement et du secteur privé. Il travaillera également en étroite collaboration avec le directeur, développement et gestion de l'institut, l'équipe administrative de l'institut, et le personnel administratif cadre à UBC, à SFU et à l'épm. WORK PERFORMED The Senior Program Lead will bring extensive experience in program development and project management, ideally at the international level, working with governments, the private sector and civil society. The ideal candidate will have expertise in international development planning and project delivery. Knowledge with respect to extractive sector governance is essential. As a senior management member, the Senior Program Lead will: Provide policy and intellectual leadership for the development of the program area Provide strategic advice to the Executive Director on CIIEID's strategic plan, program development and project delivery. Solve problems and remove obstacles required to meet the goals and objectives of the program area Host, lead and represent the Institute at external forums to enhance the Institute's internal and external profile. Establish and maintain external relationships and collaborations that can enhance the organization's capacity to carry out its mandate Seek, develop and maintain high- level stakeholder relations including national and provincial governments, communities and companies engaged in extractive sector activities, civil society groups, academic researchers, strategic partners and consultants Working with the Institute project managers, the Senior Program Lead will: Oversee, identify, mobilize and retain the use of Canadian technical expertise and experience, from within the Institute and its network of strategic partners. Work with project leaders to identify, hire, brief and supervise consultants and project partners Optimize the multidisciplinary expertise across the Institute and its strategic partners, and retain national expertise as required to meet the needs of developing country governments Oversee and hold accountability for the effective and efficient management of projects, including ensuring projects are delivered within budget and according to established CIIEID policies and procedures Monitor and respond to risk management related to the Institute's international programmatic work, including response to risks as they occur. Identify and solve problems, and remove obstacles as required to ensure successful project delivery / 3
Oversee the development, negotiations and monitoring of complex agreements, memorandums, and contracts with consultants, strategic partners, and developing country government partners, including relevant financial and in- kind support in consultation with the Director, Institute Development and Management Oversee the design, proposal development, assessment and delivery of projects to ensure projects conform to the Institute mandate, and objectives Oversee the workplan and budget, and monitor results for Sustainable Development program area. Write and produce quarterly and semi- annual reports Oversee the development of presentations for developing country partners, the Executive Board, Advisory Council and strategic partners Oversee the monitoring and reporting of projects. Ensure achievement of objectives demonstrated as outcomes and results, and conformity with the Institute's logic model. Assess the economic, environmental, and socio- economic benefits and impacts of projects Mentor and advise project managers in the development of their projects and in project implementation and execution. Oversee the project life cycle from concept note, delivery of work, to final project evaluation. Ensure quality control over deliverables Develop criteria and indicators relevant to the mandate of the Institute in order to guide the project approval process and provide an objective post- completion evaluation of results and outcomes. Oversee collection of baseline data for the program area Provide leadership and management of additional staff involved in project Lead and manage a team to develop and write multi- million dollar proposals to donors, and to Canadian and international funding agencies Develop new business opportunities that will contribute to the Institute's long- term sustainability Liaise with other program leads and the Director, Institute Development and Management to ensure gender and environmental considerations are included in all projects as per DFATD policies Other related duties as may be assigned. EXPERTISE, EXPÉRIENCE ET RESPONSABILITÉS Le chef principal du programme contribuera sa vaste expérience dans le développement de programmes et la gestion de projets, idéalement au niveau international, en collaboration avec des gouvernements, le secteur privé et la société civile. Le candidat idéal possédera une expertise en planification du développement international et en réalisation de projets. Des connaissances sur la gouvernance du secteur de l'extraction sont essentielles. À titre de membre de l'équipe cadre de gestion, le chef principal devra : Élaborer des politiques et fournir un leadership intellectuel pour le développement du volet de programmation Offrir des conseils au directeur général de l'icird sur le plan stratégique, le développement du programme et la prestation des projets. Résoudre les problèmes et supprimer les obstacles, tel que requis pour réaliser les objectifs du volet de programmation Accueillir, animer et représenter l'institut dans les forums externes pour accroître la visibilité interne et externe de l'institut Forger et entretenir des relations et des collaborations externes pour améliorer la capacité de l'organisation à s'acquitter de son mandate Rechercher, développer et entretenir des relations avec des parties prenantes de haut niveau, y compris les gouvernements nationaux et provinciaux, les communautés et les entreprises / 4
menant des activités dans le secteur de l'extraction, les représentants de la société civile, les chercheurs universitaires, les partenaires stratégiques et les consultants. En travaillant avec le personnel de gestion de projets de l'institut, le chef principal du programme devra: Superviser, identifier, recruter et utiliser l'expertise et l'expérience techniques canadiennes, qu'il trouvera au sein de l'institut et dans son réseau de partenaires stratégiques. Travailler avec les responsables des projets pour trouver, engager, orienter et superviser des consultants et partenaires de projets Optimiser l'expertise multidisciplinaire dans tout l'institut et parmi ses partenaires stratégiques, et tirer parti de l'expertise nationale tel que nécessaire pour répondre aux besoins des gouvernements des pays en développement Superviser la gestion efficace et efficiente des projets et en assumer la responsabilité, y compris s'assurer que les projets soient réalisés dans les limites de leurs budgets et conformément aux politiques et procédures de l'icird Surveiller la gestion des risques associés au travail international de programmation de l'institut et prendre les mesures requises lorsque des risques se presentment Identifier et résoudre les problèmes, supprimer les obstacles comme requis pour assurer la prestation réussie des projets Superviser le développement, les négociations et assurer le suivi des ententes, des protocoles d'entente et des contrats complexes avec les consultants, les partenaires stratégiques et les partenaires gouvernementaux des pays en développement, y compris offrir un soutien pertinent financier ou en nature, en consultation avec le directeur, développement et gestion de l'institut Superviser la conception, le développement de propositions, l'évaluation et la réalisation des projets pour s'assurer qu'ils soient conformes au mandat et aux objectifs de l'institut Superviser le plan de travail et le budget, et surveiller les résultats du volet de programmation sur le développement durable Rédiger et produire des rapports trimestriels et semestriels Superviser la préparation de présentations à l'intention des partenaires des pays en développement, du conseil exécutif, du conseil consultatif et des partenaires stratégiques Superviser le suivi et les rapports des projets. Veiller à l'atteinte des objectifs démontrée par les résultats, et à la conformité au modèle logique de l'institut Évaluer les avantages et les impacts économiques, environnementaux et socio- économiques des projets Encadrer et conseiller les responsables des projets dans l'élaboration de leurs projets ainsi que pour leur mise en œuvre et execution Superviser le cycle de vie des projets, de leur conception à la réalisation du travail et à leur évaluation finale. Assurer le contrôle de la qualité des résultats attendus Établir des critères et des indicateurs pertinents au mandat de l'institut afin de guider le processus d'approbation des projets et fournir une évaluation objective des résultats après l'achèvement des projets. Superviser la collecte de données de base pour le volet de programmation Assurer le leadership et la gestion du personnel supplémentaire participant aux projets Diriger et gérer une équipe pour élaborer et rédiger ou réviser des propositions de plusieurs millions de dollars à présenter aux bailleurs de fonds et aux organismes de financement canadiens et internationaux Développer de nouveaux débouchés qui contribueront à la durabilité à long terme de l'institut Assurer la liaison avec les autres chefs de programme et le directeur, développement et gestion de l'institut, pour veiller à ce que les considérations d'égalité entre les sexes et de protection de l'environnement soient intégrées à tous les projets, conformément aux politiques du MAECD / 5
Assumer d'autres fonctions qui pourraient lui être assignées. SUPERVISION RECEIVED The Senior Program Lead works under the direction of the Executive Director. Works in close collaboration with three other program leads and the Director, Institute Development and Management. The Senior Program Lead is required to work autonomously and exercise considerable judgement and initiative in duties and responsibilities. Results will be reviewed for achievement of long- term objectives. SUPERVISION RECUE Le chef principal du programme travaille sous l'égide du directeur général. Il travaille en étroite collaboration avec les autres chefs de programme et le directeur, développement et gestion de l'institut. Il doit travailler de manière autonome et faire preuve de jugement et d'un sens d'initiative dans l'exécution de ses fonctions et de ses responsabilités. Les résultats seront évalués dans la perspective de l'atteinte des objectifs à long terme. SUPERVISION GIVEN Responsible for leadership and direction to six project leads and 12 technical experts in Canada and abroad. Indirectly interacts at a senior level with the Institute staff at all three coalition member sites. Makes recommendations to Executive Director. SUPERVISION DONNÉE Responsable du leadership et de la gestion du personnel de gestion de projets et des experts techniques au Canada et à l'étranger. Interagit indirectement avec le personnel de haut niveau de l'institut aux sites des trois membres de la coalition. Fait des recommandations au directeur général. CONSEQUENCE OF ERROR/JUDGEMENT This position is critical to the Institute's success, and to building its record of program development and delivery, and credibility as a world- class international development institute tackling some of the most challenging issues in the extractive sector. The position is instrumental to the Institute achieving sustainability, building its presence in developing countries, and ensuring the Institute achieves its mandate. The position is responsible for dealing with complex issues and information where the consequence of error is high. Errors in judgement could result in serious impact to the operational activities of the Institute, UBC, the coalition universities, and the Canadian government. The Institute has a high profile, and operates in a politically sensitive environment. The position is a critical point of contact and is expected to make decisions and recommendations affecting the Institute's overall program. Incorrect interpretation or communication of university policy and procedures, or lack of tact, diplomacy or sensitivity in dealings with stakeholders could result in damaged relationships and credibility, leading to irreparable damage for the coalition of universities, including their relationship with funders and the federal government. The Institute brings significant reputational benefits to UBC and its coalition members. Mismanagement of this program's portfolio would have significant reputational consequences for faculty and schools associated with the Institute, for the Presidents of the coalition universities, and for DFATD and the federal government more broadly. Mismanagement of funds or inaccurate tracking of budgets could result in significant financial loss to the Institute, to UBC, SFU and EPM. / 6
CONSÉQUENCE DES ERREURS/D'UN MAUVAIS JUGEMENT Ce poste est essentiel à la réussite de l'institut et à l'établissement de ses antécédents de développement et de réalisation de programmes ainsi qu'à sa crédibilité en tant qu'institut de développement international de classe mondiale qui relève des défis complexes dans le secteur de l'extraction. Ce poste joue un rôle important pour assurer la durabilité de l'institut, établir sa présence dans les pays en développement et garantir que l'institut réalise son mandat. Ce poste demande de traiter avec des questions et de l'information complexes qui peuvent facilement donner lieu à des erreurs. Les erreurs de jugement pourraient nuire fortement aux activités opérationnelles de l'institut, à l'université de la Colombie- Britannique, aux autres universités de la coalition et au gouvernement canadien. L'Institut a une grande visibilité et évolue dans un climat politique délicat. Le poste représente un point de contact crucial et son titulaire doit prendre des décisions et soumettre des recommandations qui ont un impact sur le programme global de l'institut. La mauvaise interprétation ou communication des politiques et procédures de l'université, ou le manque de tact, de diplomatie ou de délicatesse dans les rapports avec les parties prenantes pourraient endommager les relations et la crédibilité et causer des dommages irréparables à la coalition d'universités, y compris dans ses rapports avec les bailleurs de fonds et le gouvernement fédéral. L'Institut haussera grandement la réputation de l'université de la Colombie- Britannique et des membres de la coalition. La mauvaise gestion de ce portefeuille pourrait avoir des conséquences graves sur la réputation des facultés et des écoles associées à l'institut, pour les présidents des universités membres de la coalition ainsi que pour le MAECD et le gouvernement fédéral de manière plus générale. La mauvaise gestion des fonds ou le suivi inexact des budgets pourraient entraîner des pertes financières considérables pour l'institut, UBC, SFU et l'épm. QUALIFICATIONS Undergraduate degree in a relevant discipline. Graduate degree in a relevant discipline preferred. Minimum of ten years of related experience in a senior management position involving strategic business planning or the equivalent combination of education and experience. Engagement with project management and delivery, or the equivalent combination of education and experience. Experience in the extractive sectors (mining and/or oil & gas) and experience working with developing countries is necessary. Extensive experience in project management and implementation, ideally internationally. Ability to make decisions and recommendations involving highly complex issues. Excellent analytical, relational and negotiation skills to liaise and cooperate with senior government officials in developing countries, as well as nationally and internationally. Strong leadership skills with emphasis on decision- making, problem solving, and the ability to foster a motivating and respectful environment. Outstanding communication skills, written and oral (in English). Demonstrated success in effectively communicating with a multi- disciplinary team. Ability to exercise tact, discretion and good judgment. Strong knowledge of international extractive activities, knowledge of development policy, and familiarity with relevant policy community. Strong regulation and policy background in extractive sectors. Ability to develop and implement business development plans (proposal development, client relations). Strong attention to detail, ability to work in a fast- paced environment, exercise judgment and diplomacy, discretion and confidentiality. / 7
Excellent organizational skills, ability to work under pressure and on multiple initiatives concurrently. Additional language skills (French and/or Spanish) an asset. QUALIFICATIONS Un diplôme d'études supérieures dans une discipline pertinente avec un minimum de sept ans d'expérience en gestion et réalisation de projets ou une combinaison équivalente d'études et d'expérience. Une expérience dans les secteurs de l'extraction (exploitation minière et/ou pétrolière ou gazière) et une expérience de travail dans des pays en développement sont requises. Vaste expérience en gestion et mise en œuvre de projets, idéalement dans un contexte international Capacité de prendre des décisions et de faire des recommandations sur des questions hautement complexes Excellentes compétences analytiques, relationnelles et de négociation pour maintenir la liaison et coopérer avec de hauts fonctionnaires dans les pays en développement, ainsi qu'à l'échelle nationale et international Excellentes compétences en leadership, particulièrement en prise de décision et en résolution de problèmes, et capacité de créer un milieu de travail motivant et respectueux Superbes compétences de communication, écrite et orale (en anglais) Capacité éprouvée de communiquer de manière efficace avec une équipe multidisciplinaire Faire preuve de tact, de discrétion et de bon jugement Connaissances approfondies des activités d'extraction internationales, connaissance des politiques de développement et connaissance des communautés impliquées dans les décisions de politiques publiques Antécédents solides en réglementation et politiques relatives aux secteurs de l'extraction Capacité d'élaborer et de mettre en œuvre des plans de développement des activités commerciales (développement des propositions, relations avec les clients) Grande attention portée aux détails, capacité de travailler dans un environnement au rythme rapide et faire preuve de jugement et de diplomatie, de discrétion et de respect de la confidentialité Excellentes compétences organisationnelles, aptitude à travailler sous pression et à gérer de front plusieurs initiatives Connaissance d'une autre langue (français et/ou espagnol) est un atout UBC hires on the basis of merit and is strongly committed to equity and diversity within its community. We especially welcome applications from visible minority group members, women, Aboriginal persons, persons with disabilities, persons of minority sexual orientations and gender identities, and others with the skills and knowledge to productively engage with diverse communities. All qualified candidates are encouraged to apply; however Canadians and permanent residents will be given priority. / 8