N 3 : DEVIS ET FACTURES
OBLIGATION D ETABLIR UNE FACTURE pour chaque vente : - A un professionnel, c est obligatoire -A un particulier, obligatoire sur demande du client - Obligatoire sur les acomptes -Conférer article 289 extrait du Code Général des impôts et du livre des Procédures Fiscales
OBLIGATIONS : -Obligation d établir les factures en double exemplaire - Obligation de conserver pendant 10 ans la facture
ATTENTION : Tout document ou message qui modifie la facture initiale, émise en application de cet article ou de l article 289 bis, et qui fait référence à la facture initiale de façon spécifique et non équivoque est assimilé à une facture. Conclusion: si modification, faire un avoir annulant la 1ère facture et faire une dernière facture rectifiée.
Toutes les opérations de plus de 75 doivent obligatoirement être individualisées et détaillées dans l agenda de caisse, avec mention du produit vendu et de son prix. FACTURE A UN PARTICULIER: Dans le commerce de détail, le mode de justification des ventes dépend à la fois du montant de la vente ( plus ou moins 75 ) et du mode de paiement.
MENTIONS OBLIGATOIRES Doivent figurer sur tous les documents des entreprises ( lettres, factures, publicités ): - La dénomination de la société et l adresse de son siège social - La mention «Société à responsabilité limitée» ou les initiales SARL le cas échéant - Le montant de son capital social si société - Le numéro SIREN de la société suivi de la mention RCS et du nom de la ville au RCS de laquelle elle est immatriculée.
POUR TOUS LES AUTRES CAS: - Le nom complet et l adresse de l assujetti et de son client - Le numéro d indentification à la TVA ( FR --SIREN) - Sa date de délivrance
- Un numéro unique de facture basé sur une séquence chronologique et continue - Le montant de la taxe à payer et, par taux d imposition, le total hors taxe et la taxe correspondante mentionnés distinctement -Tous rabais, remise, ristourne ou escompte - La date à laquelle est effectuée ou achevée la livraison des biens ou la prestation de service Conférer art 242 nonies A du CGA
Autres mentions obligatoires imposées par le Code du Commerce L.441-3: - Date de règlements, échéance - Condition d escompte - Taux des pénalités de retard - Réduction de prix
Il existe d autres mentions obligatoires, exemples: -Ventes à l export - Livraison intracommunautaire - Franchise de TVA - TVA sur la marge... - Attention aux taxes parafiscales
MENTIONS CONSEILLEES - Clause de réserve de propriété - Conditions générales de vente
CONTRÔLE DES IMPOTS Pour rechercher les manquements aux règles de facturation auxquelles sont soumis les assujettis à la taxe sur la valeur ajoutée en application au Code Général des Impôts, les agents des impôts ayant au moins le grade de contrôleur peuvent se faire présenter les factures, la comptabilité matière ainsi que les livres, les registres et les documents professionnels pouvant se rapporter à des opérations ayant donné ou devant donner lieu à la facturation et procéder à la constatation matérielle des éléments physiques de l exploitation.
A cette fin, ils peuvent avoir accès de 8 heures à 20 heures et durant les heures d activité professionnelle de l assujetti aux locaux à usage professionnel. Ils peuvent recueillir sur place ou sur convocation des renseignements et justifications. Conférer art L80 F Extraits du livre des Procédures Fiscales
AMENDES Toute omission ou inexactitude constatée dans les factures ou document en tenant lieu mentionnés aux articles 289 et 290 quinquies donne lieu à l application d une amende de 15 par omission ou inexactitude. Toutefois, l amende due au titre de chaque facture ou document ne peut excéder le quart du montant qui y est ou aurait dû être mentionné. Conférer art 1740 Ter A du CGI
DU DEVIS A LA FACTURE EN 3 CLICS - Devis, Commande, Facture - Fiches clients et prospects - Modèles Word - Publipostage - Articles et familles d articles
CREATION D ARTICLES ET DE FAMILLE D ARTICLES - Gestion de listes et de familles d articles - Nombre de famille d articles illimité - Description de la famille libre - Définition du code d article libre - Gestion des prix unitaires, quantités et forfaits
FICHES CLIENTS ET PROSPECTS - Gestion de fiches clients et prospects - Nom, coordonnées, adresse complète, téléphone, fax et mail - Saisie des coordonnées bancaires
DEVIS, COMMANDE, FACTURE - Création de devis, commandes et factures - TVA globale ou détaillée article par article - Ventilation des produits et des prestations - Inscription date de facture, date de livraison - Inscription remise - Remise globales et sur articles - Passage du devis à la commande à la facture d un simple clic
- Saisie simplifiée des montants et des articles - Inscription des conditions de règlements - Codes articles prédéfinis - Mise en attente de la saisie pour validation du devis ultérieur
La facture une fois validée, est automatiquement enregistrée en comptabilité
MODELES WORD ( version Optimum) - Création des modèles personnalisés pour les devis, commandes, factures - Nombre illimité de modèles - Création et modification sur word - Assistant de création - Inscription de champs libre - Personnalisation libre
L ENCAISSEMENT DES CLIENTS
PUBLIPOSTAGE - Création de modèle personnalisés pour publipostage - Assistant de création au publipostage - Outils de sélection et publipostage à partir de listes de clients et prospects
RELANCE CLIENT