PRET ENTRE BIBLIOTHEQUES Création d un nouveau «lecteur-bibliothèque» dans VIRTUA CONSORTIUM Avant de saisir une nouvelle bibliothèque, il est important de vérifier si elle existe déjà sur la liste des lecteurs-bibliothèques enregistrés dans Virtua disponible sur les pages professionnelles du PEB à l'adresse : http://www.biblio-geneve.ch/intranet/peb/lecteurs_ge.php (vérifier par exemple si la bibliothèque a changé de nom, a été intégrée dans une autre, etc.) ou dans Virtua Consortium o par nom exact de la bibliothèque o par numéro de lecteur o par code RP Recherche par nom de bibliothèque (F8) : Ne pas hésiter à contacter la coordination locale du PEB (peb-ge@unige.ch) en cas de doute sur la présence d'une bibliothèque avant de la créer dans Virtua Consortium. 1 Janvier 2010
Recherche par numéro de lecteur (F2). par numéro principal (20700XXXXX) ou par numéro secondaire (code RP 1 ) Pour les nouvelles bibliothèques : entrer les données de la bibliothèque sans le code RP, o selon la grille de saisie Virtua (lect-biblio.wfm) o en lettres minuscules : seules les initiales doivent être en majuscules o en se référant à un document officiel pour la saisie du nom exact (site web de la bibliothèque, répertoire des bibliothèques suisses ISPlus (http://www.helveticarchives.ch/index_fr.html), l'agence internationale ISIL (http://biblstandard.dk/isil/), etc.), annoncer le nom ainsi que le numéro du code-barres de la bibliothèque saisie à la coordination locale du PEB à l'aide du formulaire en ligne disponible à l'adresse : http://www.biblio-geneve.ch/intranet/formulaires/lecteur_biblio.php la coordination locale du PEB attribuera alors le sigle RP et mettra à jour la liste des lecteurs-bibliothèques sur les pages professionnelles Grille de saisie d un lecteur-bibliothèque en format US MARC Pour accéder à la grille de saisie d'un lecteur bibliothèque, cliquer sur l'onglet Fichier, sélectionner "Notices" puis "Créer une notice 1 Le code doit être saisi en majuscules 2 Janvier 2010
Cliquer sur le dossier "Catalog" dans la fenêtre qui s'ouvre Pour accéder au dossier "Catalog" lors de la première connexion, suivre le chemin suivant : C:\Program Files\Vtls\Virtua\Catalog. Sélectionner et cliquer sur le fichier "lect-biblio.wfm" pour l'ouvrir 3 Janvier 2010
Grille de saisie d un lecteur-bibliothèque avec les étiquettes 4 Janvier 2010
Commentaires de la grille de lecteur-bibliothèque Champ Ind Etiquettes $5 008 Champ fixe Rempli par le système 015 N de lecteur $a Sélectionner un no de lecteur dans la liste de codes à barres affectées à votre bibliothèque. Il n y a pas de carte lecteur $5 auto attribuée 015 Mot de passe $b Le Code RP est saisi comme mot de passe. Il permet à la bibliothèque d'accéder à son dossier d'activités $b : saisi par la coordination locale 016 Code RP $a : saisi par la coordination locale $5 auto 030 Type de lecteur $a Taper les caractères en minuscules : Codes ($a) ge-bc ge-be ge-bx Définition GE Bibliothèque suisse GE Bibliothèque étrangère GE Bibliothèque suisse hors RP $a Taper le Nom de la bibliothèque. Sous-champ du nom Le nom et le sous-champ du nom sont séparés par un point (.) Ex. : Haute école d'ingénieurs et de gestion du canton de Vaud (HEIG- VD). Bibliothèque 110 2 Nom Remarque 1 : il ne faut pas introduire le sous-champ du nom à l'aide d'un $a : dans ce cas, lors d'envois de lettres liées au prêt (rappel, réservation, etc.), il n'apparaîtra pas dans l'intitulé de l'adresse de la bibliothèque Ex. : Saisie dans Virtua : $a Archives économiques suisses $a WWZ- Bibliothek Affichage sur les lettres : Archives économiques suisses 270 1 Adresse principale Remarque 2 : Si le sous-champ du nom est introduit à l'aide d'une virgule, il sera affiché avant le champ dans l'intitulé de l'adresse Ex. Saisie dans Virtua : $a Organisation Mondiale du Commerce, Centre William Rappard Affichage sur les lettres : Centre William Rappard Organisation Mondiale du Commerce $a Rue et no $a Case postale $e Code pays + Code postal (D-3700) $b Localité $k No de téléphone (Suisse : 021 316 78 00 ; France : 0033 1 40 316 78 00) $l Second no de téléphone 271 1 E-mail l $a Taper l'adresse e-mail de la bibliothèque 500 0 1 Notes $a Utiliser ce champ pour des notes $5 manuel Attention Dans la grille de saisie du lecteur : les champs : 015-030 - 110-270 sont obligatoires. Remarques : Le champ 015 $b est obligatoire pour que la bibliothèque puisse consulter son dossier depuis l OPAC Champ 500 : 500 0 0 $a Notes : affichage public et alerte de la présence d'une note 500 0 1 $a Notes : affichage public, pas d'alerte 5 Janvier 2010
La bibliothèque a la possibilité de recevoir sa correspondance par courrier postal ou par e-mail. Dans la grille de lecteur, cliquer dans la zone champs fixes 008 Dans la fenêtre «Addr Pref», il est possible de modifier le choix d'adressage du courrier (par défaut, c'est l'adresse électronique qui est prioritaire) en sélectionnant dans le menu déroulant : 0 adr.postale 270 Validation et sauvegarde de la grille de lecteur-bibliothèque Avant de sauvegarder la notice dans la base de données, il faut impérativement utiliser le bouton Valider la notice. Un message d'erreur apparaît lorsqu'un champ n'a pas été correctement rempli. Ne pas tenir compte des messages concernant les zones 024, 100 et l'indicateur en zone 110 affichés ci-dessous Pour sauvegarder une notice de lecteur-bibliothèque dans la base de données, cliquer sur l'icône ou taper sur la touche de fonction F11. Après avoir effectué l'enregistrement de la bibliothèque, la fenêtre «Dossier du lecteur» s'ouvrira directement. Pour modifier les données de la bibliothèque, revenir dans le format MARC en cliquant sur le bouton Editer. 6 Janvier 2010