CAHIER DES CHARGES DE LA RÉALISATION DU SITE INTERNET DE L OFFICE DE TOURISME** DE CRÉPY-EN-VALOIS ET DE LA VALLÉE DE L AUTOMNE Nom de la structure : Office de Tourisme** de Crépy-en-Valois et de la Vallée de l Automne Adresse : 7 rue de Soissons 60800 CRÉPY-EN-VALOIS Tél : 03 44 59 03 97 Fax : 03 44 59 23 15 Courriel : otcrepyvalois@wanadoo.fr Personnes à contacter : Jean ROUANET Président Christelle DURUSSEL Adjointe du Patrimoine christelle.durussel@wanadoo.fr ** : catégorie de classement en Préfecture de l Oise - août 2007 15 décembre 2007
SOMMAIRE 1. Présentation de la structure 2. Présentation du projet 2.1. Rôles 2.2. Objectifs du site 2.3. La cible 2.4. Contenus 2.5. Arborescence 2.6. Accessibilité de l outil de gestion de contenu 3. Prestations attendues 3.1. Charte graphique 3.2. Création et récupération de contenus 3.3. Développement 3.4. Maquette du site 3.5. Dépôt du nom de domaine 3.6. Hébergement 3.7. Référencement 3.8. Mises à jour 3.9. Maintenance corrective 3.10. Statistiques de connections 4. Livrables attendus 5. Propriétés et droits 2
1. Présentation de la structure Créé en 1933, le Syndicat d Initiatives de Crépy-en-Valois est devenu en 1992 l Office de Tourisme** de Crépy-en-Valois et de la Vallée de l Automne. Son territoire de compétence officiel s étend sur 30 communes. En plein développement, il est amené aujourd hui à promouvoir le tourisme des 62 communes du Pays de Valois dont Crépy est la capitale. Statut juridique de l Office de Tourisme (OT) : association loi 1901 ayant pour objet l accueil et l information touristique et pratique des clients, le développement touristique et économique et la promotion de sa zone de compétence, l animation du réseau des professionnels du tourisme local (hébergeurs, restaurateurs, commerces ). Activités de l OT, en dehors de l accueil : - édition de brochures (plan de ville, dépliants d appel ) - vente (petite boutique) - visites guidées de Crépy et de la Vallée de l Automne, pour groupes - organisation d une animation tous les 2 ans (les années paires) : «Découverte des 35 clochers en Vallée de l Automne» avec un thème différent à chaque édition (les vitraux, la pierre, le bois ) Cette dernière aura lieu en septembre 2008 c est pourquoi il est souhaitable que le site soit en ligne pour avril/mai 2008. - animation des Journées du Patrimoine 2. Présentation du projet Le site Internet sera la vitrine de l OT et il servira à promouvoir son territoire touristique, ses activités (animations comme les «35 clochers»), à vendre ses produits (visites guidées), à générer de nouveaux contacts. 2.1. Rôles Répartition des rôles de l OT et du prestataire : Rôles de l OT : - Valider les phases de choix (graphisme, ergonomie, contenus) - Valider le respect du cahier des charges - Veiller au respect des délais - Fournir les contenus de base (textes, plaquettes, logos, photos, films vidéos ) Rôles du prestataire : - Concevoir et réaliser le site Internet dans le respect du cahier des charges - Respecter les délais - Proposer un planning de réalisation en accord avec l OT - Trouver un hébergeur de site - Procéder au référencement : au moins au référencement naturel (Optimisation des pages, gestion des balises Titre et description, l url rewriting, gestion des balise Hn) - Respecter la charte graphique - Intégrer un outil de statistiques de fréquentation (cf. 3.10. page 9) 3
2.2. Objectifs du site La création du site Internet valois-tourisme.com a pour but : - d informer les visiteurs locaux (fidélisation avec une rubrique «actualités» sur la page accueil) - d inciter les futurs visiteurs à demander de la documentation puis à venir en Pays de Valois (téléchargement de brochure) - la remontée des brochures du SRIT via la syndication de commande de brochure et la gestion des demandes dans le module accueil - de renseigner d une manière simple, claire et rapide l ensemble de nos futurs internautes qui sont en attente de ce site - d être un véritable support de communication vers les internautes mais aussi vers les professionnels du tourisme local (par le biais d un espace pro) - d envoyer une lettre d information (création d une base prospect) avec utilisation de la base prospect du SRIT (syndication) - d afficher les offres de la destination (hébergements, restauration, animations) via la base de données SRIT A terme, le site doit permettre à la structure un gain de notoriété, une augmentation de la fréquentation sur le territoire et une économie, entre autre, pour la promotion des «35 clochers» (possibilité de télécharger et d imprimer le dossier individuel). 2.3. La cible (pourra être ciblé avec du référencement payant google adwords) - particuliers hors zone et locaux qui recherchent des informations, des sorties loisir et culturelles, des informations sur le patrimoine local, la liste des hébergements et des restaurants, la localisation et les heures d ouverture des sites touristiques - groupes (adultes/seniors/scolaires) qui recherchent des idées de sorties, des programmes de visites à la journée - professionnels du tourisme (hébergeurs, restaurateurs, commerces ) qui veulent des informations plus spécialisées, l actualité de l OT du point de vue administratif (label Tourisme et Handicap, marque Qualité Tourisme, fréquentation de l OT ) 2.4. Contenus L OT fournit les images et photos format.jpg ou à scanner, les textes format Word ou PDF, des éléments à scanner. Nombre total de pages estimé pour le site : 25 Nombre de photos et images : une centaine 2.5. Arborescence (voir annexe 1 : arborescence schématique) Voici l arborescence du site valois-tourisme.com, telle que nous le souhaiterions (nous attendons aussi des conseils du prestataire) Pré home page : «Bienvenue en Pays de Valois» Mise en scène à partir de photographies ACCUEIL 4
Rubrique 1 : L Office de Tourisme : accueil - page de présentation dynamique de l OT avec coordonnées, heures d ouverture, services, fonctions, photo Rubrique 2 : Crépy-en-Valois : ville médiévale - Histoire de la ville Rubrique 3 : Les lieux à découvrir - Crépy-en-Valois (avec noms des sites cliquables et téléchargement de la page concernée) : Musée, église Saint-Denis, abbaye Saint-Arnoul, collégiale Saint- Thomas, quartier de Bouillant, parcs Sainte-Agathe et de Géresmes - La Vallée de l Automne avec noms des sites cliquables et téléchargement de la page concernée : abbatiale de Morienval, abbaye de Lieu-Restauré Rubrique 4 : Actualités - Sorties, conférences, animations organisées par l OT Rubrique 5 : Le Pays de Valois au cœur de l histoire de France - Carte cliquable des 62 communes et envoi sur page PDF à télécharger Rubrique 6 : Calendrier : fêtes et manifestations - Agenda (SRIT : site syndiqué à la base de données TOURINSOFT, WEB SERVICE FLUX XML)* Rubrique 7 : Hébergement et restauration - Hébergement : hôtels, gîtes, chambres d hôtes, campings (SRIT : site syndiqué à la base de données TOURINSOFT, WEB SERVICE FLUX XML)* - Restaurants (SRIT : site syndiqué à la base de données TOURINSOFT, WEB SERVICE FLUX XML)* Création d un logo pour les établissements adhérents à l OT. Rubrique 8 : 35 clochers en Vallée de l Automne - Thème de l édition - Programme des animations - Circuits en car avec bulletin de réservation à télécharger - Espace Presse avec possibilité de télécharger le dossier de presse et des photos (qui pourront être éditées dans la presse donc en haute définition : 300 dpi, environ 30 photos) Rubrique 9 : Groupes : des idées de circuits - Circuits (noms des circuits cliquables et téléchargement de la page concernée) - Visites à la carte - Tarifs - Bulletin de réservation à télécharger Rubrique 10 : Espace pro - Rubrique destinée aux professionnels du tourisme local, elle sera alimentée par les nouveaux textes de loi, des informations sur les labels, la marque Qualité Tourisme et le bulletin de l OT «De nous à vous» y sera à télécharger Rubrique 11 : En vente à l Office de Tourisme - Liste des articles en vente à l OT avec prix Rubrique 12 : Contact - formulaire en ligne de demande de renseignements/documentation 5
Rubrique 13 : Accès - plan de ville à télécharger (fourni sur CD par les Editions Municipales de France) - carte des environs avec localisation de Crépy-en-Valois et principales directions (Beauvais, Senlis, Meaux, Paris, Soissons ), les principales voies d accès, lien avec Mappy/ViaMichelin Rubrique 14 : Circuits de randonnées - Les randonnées pédestres / la voie verte Rubrique 15 : Téléchargement de brochures - les brochures éditées par l OT + listes diverses (salles à louer ) Rubrique 16 : accès multilingue Rubrique 17 : plan du site Internet Le site devra proposer une traduction intégrale en anglais et en néerlandais. Rubrique 18 : Nos partenaires - liens avec les organismes de tourisme du département à l Etat, avec les associations «amies» et/ou les hébergements/restaurants, lien avec les pages des sites de la Mairie de Crépy et de la CCPV pour la liste des associations Rubrique 19 : Infos légales & crédits - informations légales et crédits photographiques Prévoir la possibilité de faire évoluer l arborescence. 2.6. Accessibilité de l outil de gestion de contenu Le prestataire devra permettre la gestion des droits d accès et contributeurs des traducteurs et administrateurs de l outil de gestion de contenu. 3. Prestations attendues 3.1. Charte graphique Faire une recherche graphique et iconographique avec une mise en page classique, sobre, faire ressortir le côté culturel, patrimoine bâti mais aussi le côté patrimoine naturel (possibilité de randonnées ) - couleurs : bordeaux, marron ou couleur chaude et/ou vert pour le caractère «ville à la campagne» - présence des logos de la ville / de la CCPV / du Conseil Général de l Oise - présence du logo des OT (le «i» bleu, jaune et rouge) - caractères lisibles, pas trop petits Rechercher un système de navigation facile et ludique dans le site. Gauthier** pourrait être le guide des internautes, le fil conducteur Faire une proposition de mise en page et de charte éditoriale. 6
3.2. Création et récupération de contenus Il est demandé au prestataire : - d adapter à une présentation web les contenus fournis - de numériser les données qui sont nécessaires - de créer des éléments graphiques (fond de page, boutons, icônes ) 3.3. Développement Il est demandé au prestataire d inclure : - un moteur de recherche interne au site - un mode d impression des pages - la comptabilisation des personnes fréquentant le site( plutôt opter pour un outil statistiques en mode tag qu en mode log) - un sondage sur le site - une interface de mise à jour du site (opter pour un outil de gestion de contenu si possible open Source. Une démarche départementale et régionale s effectue actuellement autour d outils de gestion de contenu open source. Plus il y aura de cohérence et d homogénéité dans le choix des outils et plus l efficacité sera accrue en terme d échanges d informations, d échanges de savoirs faire, de mutualisation de moyens) - des téléchargements de brochures - l envoi d une lettre d information (création d une base prospect et utilisation de la base prospect du SRIT) Le prestataire devra utiliser des langages standards pour les développements. Le site sera en partie syndiqué avec la base de données régionale TOURINSOFT (WEB SERVICES FLUX XML. Il est donc impératif de mener à bien le travail de syndication et d assurer la bonne mise en œuvre des langages informatiques. Nécessité, dès sa création, d un site évolutif (base de données, syndication). La connaissance de cette technique est un préalable obligé. Plus d infos sur le SRIT et la syndication de contenu dans les documents téléchargeables à l adresse suivante : http://www.picardietourisme.com/fr/espace_pro/articles/liste.aspx?type=srit&id=35&index=1 Le prestataire devra fournir une documentation technique commentée des codes informatiques et proposer une administration du site ne nécessitant pas une compétence technique particulière, mais permettant la création/suppression de page, l insertion de photo et de texte, la mise à jour régulière du site. - Intégration d objet multimédia tel que la vidéo - Cartographie( intégration de googlemaps) - Génération de flux XML (c est un moyen simple et rapide de fidéliser des cibles locales ou spécifiques). 3.4. Maquette du site Le prestataire devra fournir une réponse détaillée au cours de la semaine 05 : du 28 janvier 2008 au 1 février 2008. Le but de la maquette est de vérifier que le site est conforme aux objectifs. Elle permet également de valider la navigation dans le site. Elle doit être réalisée avec des liens statiques en HTML pour simuler l affichage de tous les types de contenus. 7
3.5. Dépôt du nom de domaine L OT a acheté 3 noms de domaine : - valois-tourisme.fr - valois-tourisme.com - crepy-tourisme.fr Il communiquera sur : www.valois-tourisme.com. Le prestataire devra se charger du transfert des noms de domaine auprès de l hébergeur du site. Penser à la re-direction 301 du nom de domaine L OT possède une adresse mail : otcrepyvalois@wanadoo.fr 3.6. Hébergement Le prestataire devra choisir un hébergement valable un an et renouvelable par tacite reconduction. Il devra fournir à l OT : - les conditions de résiliation éventuelles - le nom et les coordonnées de l hébergeur si ce n est lui - le détail de l infrastructure d hébergement (liste des sites déjà hébergés, nombre de connexions/jour sur ses serveurs, protection des pages et applications hébergées, espace disque attribué, périodicité des sauvegardes, fourniture d une situation régulière avec la disponibilité du site, les coupures de services, délai de rétablissement en cas de coupure de service, pénalité en cas de dépassement de ce délai, taille de la bande passante attribuée) 3.7. Référencement Le prestataire devra référencer pour les moteurs de recherche : google, voila, msn, yahoo Mots clés du site : office de tourisme, crépy-en-valois, crépy, valois, tourisme, information, renseignement, hôtel, restaurant, camping, gîte rural, gîte, chambre d hôte, histoire, culture, spectacle, concert, manifestation, résidence, Oise, mémoire, patrimoine, roman, gothique, église, clocher, 35 clochers, abbaye, abbatiale, Saint-Denis, Saint-Arnoul, Bouillant, musée, archerie, art sacré, tradition, vallée de l Automne, Morienval, Lieu-Restauré, groupe, visite guidée, Pays de Valois, actualité, randonnée, chemin, terroir, fête, manifestation, événement, festival, animation Descriptif du site : information, renseignement, sortie, activité culturelle, visite touristique Possibilité de référencement payant google adwords. Il est demandé au prestataire une prestation de suivi de référencement sur un an (renouvelable par tacite reconduction). les principaux annuaires : yahoo, google, msn Le prestataire devra en outre faire des propositions concernant les meta title et meta descriptif de chaque page. 3.8. Mises à jour Le prestataire devra indiquer les moyens mis à disposition pour mettre à jour les pages du site (accès FTP, interface de mise à jour sur le web, logiciel à acquérir). La mise à jour sera réalisée par le personnel de l OT. L outil de CMS devra permettre de modifier du texte, des photos, de générer de nouvelles pages Le prestataire s engagera à assurer une formation à l outil de mise à jour, auprès du personnel de l OT. 8
3.9. Maintenance corrective Chiffrer le coût de la maintenance (suivi technique et ajout de nouvelles fonctionnalités après que le site ait été livré et mis en production). 3.10. Statistiques de connections Le prestataire devra permettre un accès en ligne des statistiques de fréquentation du site. Celles-ci doivent comprendre : - Nombre de visites - Nombre d accès visiteurs - Pages visitées - Nombre de pages vues - Mots clés tapés par les internautes - Moteurs et annuaires de provenance - Provenance géographique des internautes - Jours et tranches horaires des visites - Types de navigateurs utilisés, - Fournisseurs d accès d origine - Nombre de documents téléchargés avec détail des URL 4. Livrables attendus Les pièces à livrer par le prestataire pendant et après la réalisation du site sont les suivantes : - Présentation des ressources humaines dont disposera le prestataire pour développer les site avec le temps homme vendu - Planning de réalisation avec un engagement sur la date de mise en ligne - Contrôle de conformité : test avant la mise en ligne, vérification du service régulier : test après mise en ligne, période de garantie - Arborescence détaillée du site - Fichiers informatiques source (pages HTML, graphismes, bases de données, programmes ) - Documents décrivant le site, son fonctionnement et son hébergement - Version du code HTML utilisée - Version des navigateurs compatibles - Preuves des déclarations (récépissé CNIL, copies d écrans des déclarations annuaires et moteurs, fiche descriptive du nom du domaine) - Identifiant du mot de passe pour accéder au serveur Tous ces livrables seront demandés sur CD-Rom V. Propriétés et droits L Office de Tourisme acquiert la propriété de l ensemble des images, graphismes, icônes et autres contenus créés pour le site. ** Gauthier est un petit diablotin sculpté dans la pierre sur le clocher de la collégiale Saint-Thomas. Il pourrait être un personnage récurrent sur le site, une sorte de guide. 9