Département fédéral des affaires étrangères DFAE Direction des ressources DR Etat-major DR Cahier des charges Analyse de marché des prestataires de services automobiles 1. Termes-clés et abréviations Abréviation V.S. OMP DFAE DDC Définition Véhicules de service Ordonnance du 11.12.1995 sur les marchés publics Département fédéral des affaires étrangères Direction pour le développement et la coopération 2. Objet du document Le présent document recense les exigences relatives au mandat de rédaction d une analyse de marché des prestataires de services automobiles. Cette analyse s inscrit dans le cadre du projet Des véhicules de service pour le DFAE présenté au point 3. L adjudication intervient dans le cadre d une procédure invitant à soumissionner, aux termes de l art. 35 OMP. 3. Objet et contenu du mandat 3.1. Contexte La Suisse compte actuellement environ 170 représentations à l étranger (ambassades, missions/délégations et représentations permanentes, consulats généraux et bureaux de la DDC), dont les mandats varient -défense des intérêts, coopération internationale, services consulaires, gestion opérationnelle. Dans le cadre de ces différentes tâches, les véhicules de service (V.S.) constituent un outil de travail essentiel pour les collaborateurs en charge de leur exécution. Sous le régime actuel toutefois, les représentations ne disposent que d un nombre restreint de véhicules officiels (berline, break, minibus ou 4x4), dont l achat s effectue de manière individuelle par la représentation concernée directement. La majorité des déplacements officiels s effectue au moyen des véhicules privés des collaborateurs. C est ainsi que prévaut la tendance pour les chefs de mission et de poste notamment, de se déplacer au volant de leur véhicule privé pour assurer les déplacements liés à l exercice de leurs obligations de représentation. Faute d un nombre suffisant de minibus, les délégations en visite sont parfois transportées également à bord des véhicules privés des collaborateurs des représentations concernées. Les bureaux de la DDC tendent en revanche à disposer de véhicules officiels (4x4), lesquels sont généralement utilisés pour les visites de projet sur le terrain.
Cette situation inégale n est pas satisfaisante et doit être adaptée de manière à assurer à ce que l ensemble des déplacements professionnels s effectuent au moyen de véhicule officiel uniquement. Les V.S. constituant un instrument de travail, il est logiquement de la responsabilité du DFAE, en tant qu employeur, d en assurer l acquisition, son entretien et sa vente. 3.2. Le projet La mise sur pied d un nouveau système d achat, d entretien et de vente de V.S. pour les représentations suisses à l étranger poursuit trois objectifs : 1. Une acquisition économique et plus efficiente des V.S. 2. La mise en circulation d une gamme de V.S. de qualité et représentatifs de la Suisse 3. Une amélioration des prestations offertes par le DFAE à ses collaborateurs en poste à l étranger en termes de mobilité professionnelle. À cette fin, un nombre adéquat de V.S. est mis à disposition des représentations ; celui-ci est fonction du nombre de collaborateurs que compte chaque représentation et est un compromis entre les possibilités logistiques qu offre chaque site (p.ex. places de parking à disposition) et les besoins requis par les collaborateurs concernés dans l exécution de leurs tâches respectives. Les V.S. sont de différentes catégories. Celle-ci est fonction des tâches auxquelles le véhicule de service est destiné : 1) Berline/Break : V.S. prévus pour les déplacements de service des chefs de mission ou de postes et/ou les premiers collaborateurs des représentations dans le cadre de l exercice de leurs devoirs de représentation 2) Minibus : V.S. prévus pour le transport et les déplacements de délégations en visite. 3) Véhicule 4X4 : véhicules avant tout destinés aux déplacements effectués dans le cadre de visite sur le terrain Différents paramètres relatifs au concept même de la flotte restent ouverts et doivent être encore définis. Cela concerne la forme d acquisition des V.S. - achat centralisé versus achat décentralisé des V.S. -, son financement achat versus leasing et sa gestion partenaire automobile en qualité de constructeur de V.S. versus partenaire automobile en qualité de gestionnaire de flotte de V.S. 3.3. Plan de projet Le projet se trouve actuellement dans sa phase d initialisation selon la méthode de projet HERMES 5. Une fois le projet de mandat soumis pour approbation au comité de projet, le projet pourra entrer dans sa phase de conceptualisation. Dans ce cadre, il s agit avant tout de conduire et rédiger une analyse sur les prestataires de services automobiles disponibles sur le marché, les prestations offertes et leur prix. Sur cette base, le concept du projet Des véhicules de service pour le DFAE pourra être précisé, et sa réalisation concrète amorcée. 2/8
3.4. Contenu du mandat, cahier des charges La conduite d une analyse de marché est un préalable à la définition exacte du concept visé et aux modalités de sa mise en œuvre. L analyse de marché doit offrir une vue d ensemble précise et ciblée des prestataires de services automobiles disponibles sur le marché, des prestations offertes et de leur prix. Les différentes modalités envisageables sur les plans de l achat des V.S. (achat centralisé versus achat décentralisé), du financement de l achat des V.S. (achat versus leasing) et de la forme de relation contractuelle liant le DFAE avec le prestataire(s) automobile(s) choisi(s) (prestataire automobile en tant que constructeur de V.S. versus prestataire automobile en tant que gestionnaire de flotte de V.S.) sont précisément analysées sous l angle des avantages/désavantages qu elle présentent, des coûts engendrés et de leur faisabilité. Sur la base des résultats de l analyse de marché, et en tenant compte des spécificités du réseau des représentations suisses à l étranger auquel le concept est destiné, des recommandations sont formulées quant aux modalités de mise en œuvre les plus adéquates. L analyse de marché couvre les questions relatives à l achat des V.S., leur éventuel transport dans le pays concerné (dans le cas d un achat centralisé des V.S.), l entretien ainsi que la revente de ces derniers. L analyse de marché prend dûment en considération les contextes régionaux variables dans lesquels sont établies les quelque 170 représentations suisses à l étranger et où seront mis en circulation les V.S. A ce titre, une attention particulière est notamment attribuée aux éventuelles exigences sécuritaires et normes en matière d émission de gaz et autres en vigueur dans les différents pays hôtes. L analyse de marché est rédigée sous forme écrite et selon une méthode de projet (de préférence HERMES 5). 3/8
3.5. Échéancier, délais à titre indicatif Date Action 26.01.2015 Publication du mandat sur www.eda.admin.ch 13.02.2015 Délai du dépôt de l offre 15.02.2015 Adjudication du mandat et information des soumissionnaires dont les offres n ont pas été retenues 15.02.2015 Conclusion du contrat 01.03.2015 Début du mandat Fin avril 2015 Fin du mandat 4. Aspects formels de la procédure sur invitation 4.1. Adjudicateur La procédure d adjudication est placée sous l égide de Mme Mélanie Büsch qui intervient en tant qu adjudicateur direct à l égard du soumissionnaire. DFAE Direction des ressources Etat-major Mme Mélanie Büsch Freiburgstrasse 130 CH 3003 Bern melanie.buesch@eda.admin.ch 4.2. Mode de procédure L adjudication a lieu dans le cadre d une procédure invitant à soumissionner, aux termes de l ordonnance sur les marchés publics du 11 décembre 1995 (OMP), RS 172.056.11. 4.3. Structure de l offre Brève présentation de l offrant - nom et adresse de l offrant ainsi que de la/des personne(s) de contact - forme juridique de l offrant - organisation (siège principal) - expériences Références : indication de deux références pouvant témoigner des compétences de l offrant dans le domaine concerné Indication du tarif horaire TVA inclue. L offre financière doit être faite en francs suisse, conformément au formulaire budgétaire (chapitre 8 annexes). 4.4. Coûts Le soumissionnaire n a droit à aucune indemnité pour l élaboration et la présentation de l offre. 4.5. Conditions contractuelles 4/8
Le contrat qui doit être conclu est soumis aux conditions générales (CG) du département fédéral des affaires étrangères (DFAE) pour les contrats de mandat (types A et B). Ces conditions générales sont considérées comme acceptées au moment du dépôt de l offre. 5. Critères de qualification Le soumissionnaire apporte des justificatifs indiquant qu il est en mesure de remplir le mandat d un point de vue technique, financier et économique ou il en fait la déclaration par écrit. N Critère de qualification Justificatif 2 Expérience : Le soumissionnaire a acquis suffisamment d'expérience lors de la réalisation de projets comparables au présent mandat du point de vue de l'étendue et de la complexité des prestations. Il atteste cette expérience en fournissant deux références [de ces 5 dernières années]. Justificatif écrit comportant au moins les indications suivantes: - nom et adresse de l'entreprise, avec le nom et le numéro de téléphone des interlocuteurs; - période et lieu de l'exécution du mandat; - étendue du mandat exécuté; - description des prestations fournies. L'adjudicateur se réserve le droit de prendre contact avec les interlocuteurs indiqués. 6. Critères d adjudication Les offres sont évaluées à l aune des critères d adjudication et des pondérations énoncés ciaprès : Nr. Critère d'adjudication Pondération CA1 Indépendance établie de l offrant vis-à-vis des prestataires 30% de services automobiles disponibles sur le marché dans le cadre d un éventuel appel d offre OMC pour la conduite d un achat centralisé des véhicules de service, risque d exclusion des potentiels futurs soumissionnaires dont l existence de relations professionnelles avec l offrant est avérée CA2 Connaissances approfondies et compétences avérées 40% concernant le marché des services automobiles (gestion de flotte de véhicules de service) CA3 Montant global de la proposition financière 30%. = P = Prix de la proposition devant être évaluée P min = Prix de la proposition la plus basse Les critères d adjudication sont évalués selon l échelle de 0 à 5 détaillée ci-après. 5/8
Note Niveau de satisfaction et de qualité des critères 0 Non évaluable Pas d indications 1 Très mauvais Données insuffisantes, incomplètes Qualité des données extrêmement médiocre 2 Mauvais Données sans rapport suffisant avec le projet Qualité des données médiocre 3 Normal, moyen Données correspondant aux exigences de l appel d offres Qualité des données appropriée 4 Bon Données remplissant bien les exigences Bonne qualité des données 5 Très bon Données contribuant clairement à la réalisation des objectifs Excellente qualité des données 7. Autres éléments devant être pris en compte par les soumissionnaires 7.1. Adresse de dépôt des offres DFAE Direction des ressources Etat-major Att. Mme Mélanie Büsch Freiburgstrasse 130 CH 3003 Bern melanie.buesch@eda.admin.ch 7.2. Langue des documents, langue de l offre L offre peut être déposée en italien, français ou allemand. Les documents sont disponibles en français. 7.3. Manifestation d intérêt et réception de documents Les soumissionnaires intéressés peuvent faire acte de candidature jusqu au 2 février 2015 par courriel. Ils reçoivent en retour les documents qui complètent le présent cahier des charges. 7.4. Réponse aux questions Il est possible de contacter jusqu au 2 février 2015 la personne citée au point 4.1 pour lui poser des questions au sujet de l appel d offres. Les questions doivent être adressées par courriel. Les réponses sont adressées par courriel à tous les soumissionnaires qui ont fait acte de candidature. 7.5. Délai de dépôt et validité de l offre L offre doit être envoyée au plus tard le 13 février 2015 (le cachet de la poste faisant foi) à l attention de la personne citée au point 7.1 et porter la mention suivante : PRIERE DE NE PAS OUVRIR - Offre Analyse de marché des prestataires de services automobiles. Elle doit être déposée en 2 exemplaires. 6/8
En plus de la version courrier, l offre peut également être envoyée par courriel au plus tard le 13 février 2015 à l attention de la personne citée au point 7.1 et porter la mention suivante : Offre Analyse de marché des prestataires de services automobiles. L offre reste valable 60 jours après le délai de dépôt. 7.6. Exclusion Le soumissionnaire au présent appel ne pourra plus participer à l éventuel appel d offres OMC qui devra être conduit dans le cas de la décision de procéder à un achat centralisé des futurs véhicules de service. 7.7. Négociations Demeurent réservées. 7.8. Confidentialité Le soumissionnaire doit traiter de manière confidentielle l ensemble des informations qu il reçoit en rapport avec l activité de l adjudicateur ou de tiers. Les documents d appel d offres ne peuvent être utilisés à d autres fins que celles prévues par la soumission de l offre, même sous forme d extraits. Le contenu de l appel d offres ne peut être rendu accessible à des tiers que pour la soumission de l offre. Le soumissionnaire veille à la confidentialité de toutes les informations qui ne sont pas publiques ou librement accessibles. Dans le doute, les informations seront traitées de manière confidentielle. Cette obligation de garder le secret continue de s appliquer après la clôture de la procédure. Le destinataire de l offre s engage à garder le secret à l égard des tiers au sujet de cette offre. 7.9. Clause d intégrité Le soumissionnaire et l'adjudicateur s'engagent à prendre toutes les mesures nécessaires pour éviter la corruption. Ils s'abstiennent en particulier d'offrir ou d'accepter toute libéralité ou autre avantage. Si le soumissionnaire viole cet engagement, il doit verser une peine conventionnelle à l'adjudicateur. Le montant de cette peine s'élève à 10 % de la valeur du contrat, mais à 3000 francs au moins par infraction. Le soumissionnaire prend note du fait que tout manquement au devoir d'intégrité entraîne en principe l'annulation de l'adjudication ainsi que la résiliation anticipée du contrat par l'adjudicateur pour juste motif. Les parties s informent de tout fait de corruption fondé sur des soupçons raisonnables. 7.10. Droits de propriété Tous les droits de propriété nés de la réalisation du mandat passent à l adjudicateur. 7/8
8. Annexe Conditions générales (CG) du département fédéral des affaires étrangères (DFAE) pour les contrats de mandat (types A et B). Formulaire d offre 8/8