Consultation choix d un opérateur pour la conception et la mise en place d un nouveau site Internet CAHIER DES CHARGES Réponse avant le 22 novembre 2013
S O M M A I R E 1. Mission et caractéristiques générales I) Le cadre du projet A) Contexte et objet B) Objectifs généraux C) Les 3 cibles D) La technologie employée II) Contenu de la prestation (missions) A) Gouvernance B) Pour le site de la Communauté de Communes C) Pour les sites des partenaires 2. Le site de la CCMAV I) Fonctionnalités du site CCMAV et contenu A) Suggestions techniques générales du site B) Attentes en matière de gestion du site par les services de la CCMAV C) Fonctionnalités particulières souhaitées D) Accessibilité de l ensemble des sites II) Contenu et structuration du site CCMAV A) Page d accueil (suggestions) B) Suggestions de rubriques 3. Les sites partenaires I) La fonction des sites partenaires (une quinzaine de partenaires) A) Contexte B) Attentes et contenu C) Méthode / Démarche de réalisation II) Fonctionnalités des sites partenaires A) Suggestions techniques générales pour le site type partenaire B) Attentes en matière de gestion du site type par les services des partenaires C) Fonctionnalités particulières souhaitées 4. Répondre à l'appel d'offre Modalités, composition du dossier et critères de sélection ANNEXE
1. Mission et caractéristiques générales
A) Contexte et objet I) Le cadre du projet La Communauté de Communes des Monts d Alban et du Villefranchois (CCMAV) est située dans le département du Tarn (81), à l'est d'albi. Cette intercommunalité est le résultat de la fusion en janvier 2013 de la Communauté de Communes des Monts d Alban (8 communes) et de la Communauté de Communes du Villefranchois (5 communes) avec le rattachement des communes de Mont-Roc et de Rayssac. L'ancienne Communauté de Communes des Monts d Alban disposait depuis 2006 d un site Internet, qui est inadapté mais toujours en service. Celle du Villefranchois n'avait pas de site. Il convient donc de développer un nouvel outil simple et performant qui prenne en compte l'élargissement du territoire, l'accroissement du volume de données et facilite les échanges avec les habitants et avec les communes ou partenaires privilégiés. B) Objectifs généraux 1) Créer une interface simple et pratique de mise en relation entre collectivités et usagers (informations, participation, services, sites partenaires,...) Il devra être simplifié au maximum. 2) Doter le territoire d un nouvel outil de promotion : entreprises, activités touristiques, associations, événements 3) Faciliter la participation citoyenne au projet de territoire et aussi permettre l accès à des services à la population notamment en dehors des heures d ouverture des bureaux. 4) Pouvoir être géré par des personnes non spécialisées dans la communication numérique. 5) Proposer pour 12 à 15 partenaires proches (communes et associations ) une formule de "site annexe", d'une architecture standard et assez simple, hébergement commun mais gérés directement par chacun des partenaires. 6) Concevoir, réaliser et mettre en ligne un site intercommunal (hors sites partenaires) avec un budget qui soit compatible avec les ressources d une petite collectivité de 7 000 habitants! C) Les 3 cibles 1) Acteurs du territoire : habitants, élus, entreprises, associations... 2) Touristes et grand public extérieur au territoire : (visites, découverte, point d information et relais pour hébergement et restauration ) 3) Partenaires institutionnels et prestataires D) La technologie employée Le choix des programmes est laissé à l appréciation du prestataire cependant la CCMAV souhaite davantage se diriger vers des outils récents qui permettront une évolution dans le futur (type html 5, css3 ).
II) Contenu de la prestation (missions) La Communauté de Communes souhaite être accompagnée dans la conception et la mise en place de cet outil de communication numérique dans une démarche collaborative avec le prestataire. Dans cet esprit elle est disposée, si nécessaire, à affiner le présent cahier des charges en liaison avec le prestataire. A) Gouvernance Un comité de pilotage dédié au projet sera mis en place tout au long de la mission. Un référent privilégié au sein de ce comité sera désigné comme interlocuteur principal du prestataire. B) Pour le site de la Communauté de Communes Dans ce contexte les missions suivantes doivent être réalisées : 1) Conception des maquettes, validation des différentes phases et de l'architecture, conseils pour les titrages (et nom du site si nécessaire),... 2) Réalisation technique et mise en place du site (architecture, éléments graphiques) en collaboration avec nos services, 3) Harmonisation des contenus (forme) fournis par la collectivité (textes, logos, illustrations et photos en sa possession,...), 4) Mise en œuvre administrative et règlementaire (achat nom de domaine,...), 5) Proposition et mise en œuvre de solutions de référencement, d hébergement et de promotion des sites, 6) Création de plusieurs adresses mails spécifiques pour l'ensemble des employés type nom-prénom@ccmav.fr ou service-nom@ccmav.fr 7) Formation du personnel de la collectivité à la gestion back office. C) Pour les sites partenaires L'intercommunalité souhaite fournir à 15 communes et associations la possibilité d'avoir leur propre site (simple d utilisation) complétant celui de la Communauté de Communes sur une base unique déclinable. Les 6 points développés ci-dessus détaillant les missions attendues par le prestataire sont identiques pour les sites partenaires.
2. Le site de la CCMAV
A) Suggestions techniques générales I) Fonctionnalités du site CCMAV et contenu 1) Une résolution permettant de s adapter aux divers supports : PC, tablette, smart phone... 2) Compatibilité maximale avec tous les navigateurs et un maximum de système d exploitation. 3) Compatible avec les types de fichiers standards audio vidéo, photo, textes... (jpeg, pdf, mp3, avi, ) 4) L accès aux sites ou à ses fonctionnalités ne devra pas nécessiter de plugins additionnels ou du moins peu. 5) Trouver un équilibre entre résolution graphique et temps d affichage pour les personnes ne disposant pas d un haut débit. B) Attentes en matière de gestion du site 1) Fournir si possible un produit qui place la CCMAV dans un contexte d indépendance quant à la mise à jour et aux modifications sur l outil. 2) Back office intuitif et récent, permettant des imports sous Word ou disposant d'un bouton de nettoyage de code... Import image, Tableau, vidéo, taille fichier à télécharger. 3) Formation du personnel pour l utilisation du back office (suivant l outil proposé, le prestataire indiquera dans sa note de présentation et dans l annexe tarifaire le nombre d heure de formation et le coût), 4) Engagement à effectuer la maintenance des sites et assurer un service après-vente. Le prestataire indiquera dans sa note de présentation : - le niveau de maintenance proposé : degré d'intervention, délai d intervention, nombre d heures, coût, - le détail de la garantie SAV : contenu, durée, coût. C) Fonctionnalités particulières souhaitées ou optionnelles 1) Moteur de recherche au sein du site. 2) L utilisateur devra pouvoir revenir sur la page d accueil à n importe quel stade de sa navigation. 3) Quelques traductions en langues étrangères au sein des pages d'accueil notamment (en option). 4) Création d un annuaire avec critère d enregistrement (culturel, restauration, services ) des différents acteurs du territoire. 5) Carte du territoire interactive avec sélection par critère des informations à faire apparaître (emplacement commerce, mairies, médecin ) 6) Création d un agenda avec un encart en page d accueil dédié : événement, actualité, avec animation flash des images. Développé dans une page interne, le visiteur filtrera les informations par thématiques et par date. L'administrateur pourra au sein du Back office à l aide d'un programme spécifique enregistrer les actualités et leurs caractéristiques (thématique, date, localisation, organisateur...). 7) Possibilité d'intégration du S I P (Service d'information publique) http://sip.midipyrenees.fr/ au sein des pages du site. 8) Back office avec logiciel de statistiques (pages visitées mais aussi fichiers téléchargés). 9) Informations légales : le prestataire fera figurer ces informations sur le site conformément à la législation en vigueur.
D) Accessibilité de l ensemble des sites Les sites doivent être accessibles et visibles de tous, nous n avons pas les moyens de créer un site dédié aux personnes malvoyantes mais à minima nous devrons informer les gens de la manipulation permettant de visionner le texte en plus gros (CTRL +). II) Contenu et structuration du site CCMAV Les éléments ci après sont donnés à titre indicatif, l architecture sera proposée par le prestataire. Le but est d élaborer au mieux l'arborescence des rubriques et sous rubriques. A) Page d accueil (suggestions) 1) L utilisateur doit pouvoir accéder à toutes les rubriques depuis la page d accueil. 2) L affichage se fait par positionnement de la souris sans clic. 3) Pas de page qui se déroule verticalement à l infini pour la page d accueil. 4) Agenda interactif 5) Accès aux données par une carte interactive du territoire de la Communauté de Communes 6) Volet en un clic (Raccourci vers des points majeurs du site : Association, enfance jeunesse, déchets tri, urbanisme, logement, développement économique ) B) Rubriques à intégrer dans le site (accessible en page d'accueil) L'intercommunalité Contexte historique, géographique, humain Le projet de territoire (atouts, stratégies) Les communes membres Les compétences administratives Le budget Les élus + fonctionnement Les services Les publications Marchés publics Partenaires privilégiés... Un territoire à découvrir Carte Données statistiques et démographiques, Nature et loisirs Patrimoine culturel (à proximité) Gastronomie et terroir (produit et spécialité) Hébergement Économie et entreprises Associations et animations... Service à la population Petite enfance, enfance, jeunesse Santé / Personne âgées Culture loisirs Accueil des porteurs de projets Logement Environnement : collecte OM et tri Services de Transports Réseaux de communication Déchets, tri, Urbanisme... Une communauté de projets Agenda 21 et projets de territoire, Écoute des habitants (participation citoyenne) PLU intercommunal Économie et emploi Contexte, activités Voirie et politique transport Environnement : eau, sols, biodiversité, Énergies renouvelables, Projet culturel et vie associative
3. Les sites partenaires rattachés
Contexte I) Les sites partenaires (une quinzaine de partenaires) La CCMAV souhaite fournir à quelques communes et associations (une quinzaine d'acteurs) ne possédant pas de site Internet la possibilité d'avoir un site propre simple d utilisation et rattaché à celui de la CCMAV, hébergé sous le même nom de domaine et en lien direct. A) Le prestataire devra présenter deux variantes dans sa proposition Variante 1 : Un système de multi-site où la page d'accueil de la Communauté de Communes fait office de porte d entrée à l'ensemble des sites, avec un hébergement et un référencement commun pour les sites partenaires. Variante 2 : Un développement de sites partenaires avec un hébergement et un référencement individuel pour chacun des sites. B) Attentes et contenu 1) Développer un outil unique, très facile de manipulation (type Wordpress) qui soit déclinable et reproductible et où l'on puisse suivant le besoin (communes, associations,...) rajouter une page, un onglet. 2) Proposer une base de site de service, d information et de communication qui doit pouvoir être géré par des personnes non spécialisées dans la communication numérique. 3) Accompagnement à la démarche de recherche et d achat de nom de domaine et hébergement commun OU NON aux sites partenaires C) Méthode / Démarche de réalisation 1) Le prestataire créé l architecture et les visuels d un site type pour partenaires. La Communauté de Communes en lien avec les collectivités et les diverses associations concernées se charge de fournir le contenu. 2) Clarifier les aspects «administratifs et financiers». II) Fonctionnalités des sites partenaires A) Suggestions techniques générales pour le site type partenaire 1) Une résolution permettant de s adapter aux divers supports : PC, tablette, smart phone... 2) Compatibilité maximale avec tous les navigateurs et un maximum de système d exploitation. 3) Compatible avec les types de fichiers standards audio vidéo, photo, textes... (jpeg, pdf, mp3, avi, ) 4) L accès aux sites ou à ses fonctionnalités ne devra pas nécessiter de plugins additionnels ou du moins peu. 5) Trouver un équilibre entre résolution graphique et temps d affichage pour les personnes ne disposant pas d un haut débit.
B) Attentes en matière de gestion du site type par les services des partenaires 1) Fournir si possible un produit qui place les partenaires dans un contexte d indépendance quant à la mise à jour et aux modifications sur l outil. 2) Back office simple, intuitif et récent, permettant des imports sous word ou disposant d'un bouton de nettoyage de code... 3) Formation du personnel des partenaires pour l utilisation du back office (suivant l outil proposé, le prestataire indiquera dans sa note de présentation et dans l annexe tarifaire le nombre d heure de formation et le coût). 4) Engagement à effectuer la maintenance des sites et assurer un service après-vente. Le prestataire indiquera dans sa note de présentation : - le niveau de maintenance proposé : degré d'intervention, délai d intervention, nombre d heures, coût, - le détail de la garantie SAV : contenu, durée, coût. C) Fonctionnalités particulières souhaitées : A étudier en option avec les services des collectivités demandant un site prestataire.
4.Répondre à l'appel d'offre
A) Modalités de remise de l offre Les offres devront parvenir à la Communauté de communes avant le vendredi 22 novembre à 12 heures, délai de rigueur, selon l une des modalités suivantes : o Par courrier adressé à : Monsieur le Président, Communauté de Communes des monts d Alban et du Villefranchois, 2 Grand Rue 81250 ALBAN, o Par courriel à l adresse : monts-alban@wanadoo.fr B) Le dossier d offre devra comprendre 1) Présentation de la société et références d opérations de création de site de collectivités locales (dont intercommunalités) et autres, 2) Présentation globale de la solution et de ses avantages, 3) Une note de présentation détaillée de la solution conformément aux indications du présent cahier des charges. Dans le cas où le prestataire ne répond pas à une fonctionnalité demandée, il doit l indiquer et proposer les solutions de remplacement. 4) Les éléments suivants devront être clairement décrits dans la note : a. Socle technique avec description détaillée de l interface d administration, b. Plateforme de travail back office, c. Hébergement, et maintenance, d. Choix technologique de la solution, e. Planning de réalisation. 5) Proposition d'un visuel de la page d'accueil répondant aux prescriptions du présent cahier des charges. 6) La proposition financière sur la base du tableau de décomposition des prix figurant en annexe. 7) Le présent cahier des charges signé, et éventuellement complété de suggestions et d options. C) Critères de jugement des offres Le prestataire sera choisi en prenant en compte les critères suivants : o La qualité technique : 40 % o Le prix et ses composantes: 40 % o Les références de la société : 20 % Après une première présélection, le Comité de pilotage pourra recevoir individuellement les prestataires retenus pour une présentation orale de leur projet. A l'issu de la présentation, une discussion sera engagée pouvant donner lieu à une négociation tant sur le contenu technique que sur le prix de l'offre. Vu et Approuvé par le Maître d Ouvrage à ALBAN, le 24 octobre 2013 Le Président Damien CHAMAYOU Vu et Accepté par le Prestataire de service signature et cachet
ANNEXE TARIFAIRE DETAIL DE LA PRESTATION PRIX HT SITE CCMAV Réalisation du site Solution d'hébergement Référencement Formation du personnel au Back office Service d après vente Maintenance SITES PARTENAIRES Réalisation du site type déclinable Formation du personnel au Back office Service d après vente Maintenance Variante 1 Solution d'hébergement commune Référencement commun Variante 2 Solution d'hébergement Référencement Vu et Accepté par le Prestataire de service à, le signature et cachet