PLATEFORME DE GESTION DE CONGRÈS SCIENTIFIQUES 7 avril 2014
! Sommaire La plateforme Sciencesconf.org Le portail L espace conférence Site web Gestion scientifique Dépôt, sélection, envoi de mails, édition Inscription Paramétrage, paiement 2
INTRODUCTION 3
! Historique 2008 Demande de la direction du CNRS de mettre en place un outil unifié de gestion scientifique de conférences à destination de la communauté de l Enseignement Supérieur et de la Recherche. - Débuté dans le cadre de l appel à projet du TGE-Adonis - Projet porté par le CCSD Septembre 2009 Début de la réalisation Décembre 2010 Ouverture de la version 1.0 de la plateforme Mars 2013 Poursuite de l évolution de la plateforme avec la mise en place de la version 1.7 + 1100conférences gérées aujourd hui 4
! Présentation Ü Aucune infrastructure informatique locale Un environnement informatique de la conférence externalisé dans le «cloud CCSD» offrant : Serveur Web pérenne, personnalisable et possédant sa propre URL Exemple: http://hrms2011.sciencesconf.org Des adresses mails spécifiques Exemple: hrms2011@sciencesconf.org, hmrs2011-edsci@sciencesconf.org Possibilité de collections pérennes Exemple: collection.sciencesconf.org regroupera les conférences de 2011, 2012, etc. Demande d hébergement simple via un site dédié 5
! Organisation P O R TA I L CRÉATION de l espace conférence dans le cloud ccsd ANNUAIRE des conférences CALENDRIER des évènements E S PA C E C O N F É R E N C E POUR LES PARTICIPANTS - Inscription - Soumission POUR LES ORGANISATEURS - - - - - - - - Hébergement et personnalisation du site web Statistique de consultation Suivi des inscriptions Outils de sélection des contributions Mise en place du programme Envoi de mail Edition électronique Transfert vers l archive ouverte HAL 6
WWW.SCIENCESCONF.ORG Le portail d entrée 7
! Le portail www.sciencesconf.org Demande d hébergement de la conférence Informations sur les conférences en cours 8
! Création d une nouvelle conférence Demande de création en 4 étapes : Définition de la conférence Informations complémentaires Personnalisation du site internet Récapitulatif Validation de l hébergement sur la plateforme par le CCSD Vérification d éligibilité Délai moyen 48 heures Ü Espace Conférence disponible 9
! Consultation des conférences Différents moyens de consultation des évènements scientifiques Liste Chronologique Par lieux RSS 10
[CONF].SCIENCESCONF.ORG Espace conférence 11
! Accès Participant Inscriptions Dépôt des résumés et communications Programme, annonces Consultation des informations de la conférence 12
! Accès Organisateur (1) Site Web Hébergement Personnalisation (gabarit, apparences, contenu, ) Statistiques de consultation Inscription Construction du questionnaire Suivi des inscriptions 13
! Accès Organisateur (2) Gestion scientifique Outils de sélection des contributions Mise en place du programme Envoi de mail (appel à soumission, relance, ) Edition électronique Transfert des communications sur l archive ouverte HAL Administration Configuration des listes (thématiques, types de dépôt, ) Paramétrage de la conférence (période de soumission, de relecture, d inscription, ) 14
! Rôles utilisateurs Webmaster Personnalisation du site web (apparence + contenu) Coordinateur Organisation du travail de relecture (définition des relecteurs, répartition des soumissions) Sélection des soumissions Relecteur Evaluation des soumissions Rédacteur Accès aux évaluations des relecteurs Administrateur Configuration de la conférence + droit webmaster + droit coordinateur 15
SITE WEB 16
! Administration Site Web Langues de l interface Définition des langues disponibles pour le site web de la conférence Charte graphique En-tête Personnalisation du bandeau du site Disposition Mise en page du site Apparence Définition du thème graphique Menu Ajout / Suppression de pages d informations Statistiques de consultation 17
! En-tête du site (1) 3 méthodes de personnalisation : Formulaire rapide En-tête créé automatiquement à partir des informations renseignées En-tête image En-tête HTML 18
! En-tête du site(2) 19
! Disposition Définition de la structure du site web: Menu Vertical Menu Horizontal 20
! Apparence 3 méthodes de personnalisation du style : Styles prédéfinis Formulaire rapide Style créé automatiquement avec les informations renseignées Style avancé Accès aux feuilles de styles CSS 21
! Contenu du site web Définition des pages constituant le site web de la conférence Pages prédéfinies Planning, consultation, recherche, Liste des participants, Pages personnalisables Pages HTML, liens, galeries, Ü Possibilité de définir des droits d accès aux différentes pages du site en fonction des rôles utilisateurs 22
! Pages prédéfinies (1) Consultation des soumissions Différents types de consultation : par thématique, par intervenant, par auteur Recherche Recherche dans les soumissions pour la conférence Liste des participants Enrichissement de la liste en temps réel en fonction des nouvelles inscriptions 23
! Pages prédéfinies (2) Programme de la conférence Différentes vues : graphique (journée, semaine), détaillée Actualités de la conférence Accessible sur une page du site ou via les flux RSS Page Sponsors Liste des partenaires de la conférence 24
! Pages personnalisables Page d accueil Personnalisation éditeur WYSIWYG (HTML) Page personnalisable Personnalisation éditeur WYSIWYG (HTML) Galerie photo Diaporama des photos déposées Liens extérieurs Lecteur flux syndication extérieurs (RSS) Fichiers déposés Dates importantes 25
! Statistiques Outil externe d analyse des visites du site web intégré pour chaque conférence Ü http://piwik.org/ Possibilité d utiliser Ü http://www.google.com/analytics/ 26
! Tutoriel Accès à votre site de tests URL : http://formationx.sciencesconf.org Comptes administrateurs Identifiant : adminx Mot de passe : 1234 Comptes relecteur Identifiant : relecteurx Mot de passe : 1234 Comptes déposant Identifiant : membrex Mot de passe : 1234 27
! Tutoriel Personnalisez votre espace conférence Configuration générale Disposition Apparence En-tête du site Créez le menu de votre site Ajoutez les différentes pages proposées par l application (lien, fichier, page personnalisable, consultation, ) 28
GESTION SCIENTIFIQUE 29
DÉPÔT 30
! Configuration Définition des types de dépôts (oral, poster, ), des thématiques Définition des règles de dépôt: Type de dépôt Format du résumé Période de dépôt Alerte mail Choix des métadonnées demandées lors du dépôt mots-clés, email des auteurs, 31
! Dépôt pour les participants 4 étapes : Métadonnées informations sur la soumission (titre, ) Auteurs Liste des intervenants (et auteurs) de la soumission avec appartenance des auteurs Fichier(s) Texte complet ou documents annexes (présentation, vidéo, images, ) Conversion automatique dans le format PDF Récapitulatif 32
SÉLECTION 33
! Configuration Définition des relecteurs Ventilation des papiers par thématique (puis éventuellement par soumission) Définition des options de relecture Relecture (anonymisation possible) Périodes par type de dépôt Création d une grille de notation pour l évaluation des dépôts par les relecteurs Ajout de critères de notation Ex: Pertinence, originalité, intérêt, qualité scientifique, Ü 1 note par critère pondérant la note finale Accès en temps réel au tableau de bord des dépôts: Accès aux avis des relecteurs Sélection des dépôts 34
! Relecture Module accessible automatiquement en fonction des dates définies par le coordinateur Accès aux dépôts attribuées par le coordinateur 1 grille par dépôt Possibilité d ajout de commentaires, reclassement des dépôts (dans d autres thématiques) 35
! Tutoriel Configuration du dépôt scientifique Règles de dépôt Configuration générale Types de dépôts Thématiques Configuration de la relecture Règles générales Grille d évaluation Affectation des papiers 36
! Tutoriel Configuration du dépôt scientifique Types de dépôts Paramétrage > Types de dépôts Thématiques Paramétrage > Thématiques Règles de dépôt Paramétrage > Dépôt Configuration de la relecture Paramétrage > Relecture Règles générales Grille d évaluation Affectation des papiers Gestion éditoriale > Relecteurs 37
! Tutoriel Dépôt de résumés Dépôt > Nouveau dépôt Connectez-vous avec le compte déposant et déposez plusieurs résumés Evaluation des résumés Relecture > Dépôts à relire Connectez-vous avec le compte relecteur et évaluez les résumés Sélection des résumés Gestion éditoriale > Dépôts Connectez-vous avec le compte administrateur et sélectionnez les résumés 38
PUBLIPOSTAGE 39
! Alias mails Création automatique d un alias par conférence Ü [conf]@sciencesconf.org Possibilité de créer d autres alias préfixé par l identifiant de la conférence Ü Ex: [conf]-liste1@sciencesconf.org 40
! Apparence des mails Personnalisation de la structure des mails envoyés par l application 41
! Modèles de mails Personnalisation du contenu Notifiant l acceptation et/ou refus d un dépôt Confirmation inscription Création de nouveaux modèles Annonce colloque, Appel à communication, 42
! Listes de destinataires Créations de liste de destinataires prédéfinies Pour préparer les appels à communication Pour informer les participants 43
! Publipostage Sélection destinataire Listes prédéfinies (inscrits, déposants, déposant ayant au moins un papier accepté dans une thématique, liste personnalisées, ) Ajout de nouvelles adresses mails Utilisation de modèle prédéfini ou rédaction de nouveaux mails Tags spéciaux remplacés au moment de l envoi %%USER%%, %%CONFERENCE%%, Options supplémentaires Ajout de pièces jointes Possibilité d envoyer une copie aux administrateurs, accusé réception, Historique des mails envoyés 44
! Tutoriel Présentation du module d envoi de mails Création de liste de destinataires Création de modèles de mails Test de l outil de publipostage 45
EDITION 46
! Programme de la conférence Ajout d événements Session, Discours, Pause, Ajout des interventions dans les sessions Récupéré dans les soumissions acceptées 47
! Vue journée 48
! Vue journée 49
! Vue semaine 50
! Vue semaine 51
! Vue détaillée 52
! Vue détaillée 53
! Vue détaillée 54
! Edition PDF 55
! Recueil des résumés / actes Choix des données Type : résumé, texte complet Regroupement : programme, thématiques Statut des données (acceptées, ) Données supplémentaires Pages prédéfinies : couverture, table des matières, index des auteurs, Fichiers extérieurs au format PDF Mise en page Tri sur les dépôts Pagination Langue Ü Création d un fichier au format PDF 56
! Intégration dans l archive ouverte HAL Export vers HAL en 1 clic Accord nécessaire des déposants Enrichissement de l archive ouverte HAL Création automatique d une collection pour la conférence Enrichissement des listes d articles pour les laboratoires Diffusion large à travers l archive ouverte 57
! Tutoriel Commencez à créer le programme de la conférence Ajoutez des évènements session, accueil, Editez le recueil des résumés de votre conférence Présentation export HAL 58
INSCRIPTION 59
! Configuration Configuration du module d inscription Période d inscription Validation par l administrateur des inscrits Limite du nombre d inscrits Alerte mail Construction du questionnaire d inscription personnalisé 60
! Construction du formulaire Informations non modifiables Champs de création de compte Informations personnalisables Champ texte, Liste déroulante, Bloc de description, Case à cocher, Ü Définition des champs obligatoires 61
! Tutoriel Configuration du module d inscription Paramétrage > Inscription Définition des règles d inscription (période, alertes, ) Construisez le questionnaire d inscription en utilisant les différents objets proposés Eléments de description (ajout d informations) : titre, bloc d info, saut de ligne Eléments de formulaire : catégorie, texte, texte long, liste déroulante Ne pas paramétrer le module de paiement pour le moment 62
! Paiement des frais d inscription Sélection des moyens de paiement Chèque, bon de commande, en ligne Définition du montant des frais d inscription En fonction des catégories (chercheurs, étudiants, ) En fonction des dates Possibilité d ajout d options À partir du formulaire d inscription créé auparavant exemple: participation au repas de gala : +50 63
! Paiement en ligne (direct) Via Paybox Lien direct avec le système de paiement en ligne Paybox. Via Système local Lien avec une passerelle via AzurColloque prochainement 64
! Paiement en ligne via Paybox utilisateur Saisie questionnaire Envoi données + redirection Retour paiement + redirection Gestionnaire Back office Service de paiement PAYBOX 65
! Paiement en ligne via système local utilisateur Saisie questionnaire Envoi données Retour paiement Service comptable Etat comptable Redirection paiement Système local (université, ) Etat paiement Service de paiement (PAYBOX, banque, ) 66
! Paiement en ligne via AzurColloque utilisateur Saisie questionnaire Redirection Retour AzurColloque Service comptable Etat comptable Redirection paiement Finalisation questionnaire (choix tarif + options) Etat paiement Service de paiement PAYBOX 67
! Tutoriel Paramétrez le module de paiement des frais d inscription Paramétrage > Paiement Définition des moyens de paiements acceptés Pour un paiement en ligne utiliser le lien direct Paybox de tests URL site paiement : http://formationx.sciencesconf.org/paybox Définition des montants des frais d inscriptions En fonction des catégories, périodes En ajoutant éventuellement des options 68
! Inscription pour les participants Lien d inscription accessible sur le site en fonction de la période définie par l administrateur Le participant complète le formulaire d inscription Il reçoit une confirmation de son inscription par mail Ü Si paiement : Le système présente le montant des frais d inscription Choix du moyen de paiement (en fonction des moyens définis par l administrateur) 69
! Tableau de bord des inscrits Accès en temps réel aux inscription pour la conférence Possibilité d être alerté pour chaque nouvelle inscription 70
! Tutoriel Testez maintenant l inscription à la conférence Connectez-vous avec le compte utilisateur Pour tester le paiement en ligne, utilisez comme identifiant de carte bleue : - Numéro : 1111 2222 3333 4444 - Date de validité : 03/14 - Clé : 123 Accédez au tableau de bord des inscrits Utilisateurs > Inscrits Connectez-vous avec le compte administrateur 71
! Liens utiles Portail principal http://www.sciencesconf.org Support http://support.ccsd.cnrs.fr support@sciencesconf.org Contact contact@sciencesconf.org 72
QUESTIONS? 73