PRISE EN MAIN DE VOTRE SIFAC Direction des Finances Agence Comptable 28/02/2013
SOMMAIRE 1. Le vocabulaire 1 2. Lancer SIFAC 2-3 3. L écran d accueil et les principaux boutons utilisés 4-6 4. Les types de messages 7 5. L utilisation des match codes 8 6. Les zones obligatoires 9 7. Les raccourcis 10 8. Les favoris 11-13 9. Importer et exporter ses favoris 14 10. Les listes personnelles 15 11. Les différents filtres possibles 16-18 12. Les autres possibilités d affichage 19-20 13. Paramétrages des options : a. Saisie des décimaux 21 b. N afficher que ses favoris 22 c. Ne plus limiter les recherches à 500 résultats 23 d. Afficher les pop-up 24 e. Augmenter la taille de la police 25 f. Afficher dans quelle transaction on se trouve 26 g. Impression des listes de document sans les couleurs 27-28 14. Exporter un document sous Excel 29-30 15. Paramétrage personnel 31 16. Fonction aide dans SIFAC 32
1. Le vocabulaire Mandant : le mandant est la structure physique la plus élevée du système d information. Un mandant est associé à un environnement technique. Société : entité distincte pour laquelle des états financiers complets sont requis. Périmètre analytique : il constitue un ensemble cohérent de règles et processus analytiques. Il s agit d une donnée structurante du domaine contrôle de gestion. Périmètre financier : il constitue un ensemble cohérent de règles et processus budgétaires. Il s agit d une donnée structurante du domaine budgétaire. Organisation d achat : elle correspond à l entité habilitée juridiquement à passer les commandes. Agence commerciale : chaque UB (centre financier de niveau 2 dans SIFAC) est modélisée par une agence commerciale, ce niveau de regroupement permet de gérer le reporting dans le module des ventes. Centre financier : unité au sein de laquelle le budget est mis en place et potentiellement exécuté. Le centre financier traduit la structure de l établissement en unités budgétaires et centres de responsabilité. Domaine fonctionnel : la nomenclature de gestion (Destinations LOLF). Compte budgétaire : comptes représentant les natures de dépenses et de recettes en comptabilité budgétaire. Ils sont un regroupement des comptes comptables. Fonds : définit l origine des fonds (DGF, CPER, Contrat quadriennal, contrats, droits d inscription ). Centre de coût : collecteur des dépenses et outil de comptabilité analytique. Centres de profit : collecteur de recettes. OTP : Organigramme Technique de Projet, «coque» contenant des éléments d OTP (e-otp) sous forme hiérarchisée pour modéliser un projet, une convention, un colloque une opération de travaux. Un OTP permet un suivi budgétaire précis et pluriannuel d une opération. Le Contrat quadriennal, le CPER et quelques conventions sont suivis à l aide d OTP. e-otp : élément d OTP. Les recettes et dépenses d une convention sont imputées sur un e-otp. Programme de financement (PFI) : enveloppe budgétaire pour conventions/opérations. Le nom du PFI doit reprendre les 8 premiers caractères de l e-otp pour être lié à celui-ci. 1
2. Lancer SIFAC a. Par l ENT Mode opératoire disponible sur l ENT, onglet Application de gestion puis SIFAC 2
b. Par le bureau LANCER SIFAC : DOUBLE CLIQUER SUR SAP LOGON SIFAC PRODUCTION UDS : ce système est la base réelle de travail de l Université. Cliquer sur 3
3. L écran d accueil et les principaux boutons utilisés Zone de saisie des transactions Arborescence et accès aux transactions SIFAC Barre de titre Barre de menu Barre d outils standard Barre d outils spécifiques Permet d afficher ou de masquer certaines informations comme l utilisateur, la transaction,... 4
Session Ouvrir une nouvelle session 5
Déplacer les favoris vers le haut Déplacer les favoris vers le bas Modifier favoris Supprimer favoris Ajouter aux favoris SAP Business Workplace (messagerie SIFAC) Menu SAP (Standard) Menu utilisateur (liste des rôles) Création Modifier document Afficher document Afficher autre document Afficher/modifier document Contrôler la cohérence des saisies Valider Annuler 6
4. Les types de messages Alerte : le système prévient qu une erreur éventuelle de saisie est intervenue. Vérifier que le champ concerné est correctement renseigné. Possibilité de poursuivre en appuyant sur la touche Entrée (message non bloquant). Information : icône permettant d assister ou d informer l utilisateur. Ces messages ne requièrent aucune intervention. Erreur : une entrée incorrecte bloque le système. Il faut modifier le champ mal renseigné Ce bouton, disposé en haut à droite, permet d interrompre une transaction. Par exemple interrompre un programme qui tourne sans résultat depuis plus de 5 minutes. 7
5. L utilisation des match codes Les match-codes permettent d afficher une liste de choix. Placer votre curseur sur une cellule, si c est un champ avec match-code, il apparaîtra avec l aspect suivant: Cliquez sur l icône En fonction du champ sélectionné, une fenêtre s affichera avec des critères de recherche: Le symbole «*» permet de remplacer un ou plusieurs caractères que vous ne connaissez pas. Attention un espace est considéré comme caractère. Taper sur Entrée ou cliquer sur Sélectionner la ligne de votre choix puis double cliquer (ou taper sur Entrée ou cliquer sur la coche verte). 8
6. Les zones obligatoires Dans SIFAC les zones obligatoires sont reconnaissables par le symbole suivant : Exemple dans la transaction VA01 création d une commande de vente La zone «de commande client» est une zone obligatoire 9
7. Les raccourcis Certains raccourcis clavier permettent de ne pas utiliser la souris, certains ne fonctionnent pas dans toutes les transactions. Les principaux sont les suivants : Objet Aide Retour Terminer Interrompre Imprimer Rechercher Raccourci F1 F3 MAJ + F3 F12 CTRL + P CTRL + F Exécuter Sauvegarder F8 CTRL + S /O Ouvrir une nouvelle fenêtre /N Retourner à l écran d accueil /N+code transaction /O+code transaction Lancer une transaction depuis une autre transaction Lancer une transaction dans une autre fenêtre Un très grand nombre de raccourcis sont accessibles à chaque écran. Pour les connaitre, il suffit de sélectionner les menus de la barre d états. 10
8. Les favoris Pour une transaction fréquemment utilisée, il est pratique de l enregistrer dans les transactions favorites afin d y accéder rapidement. a. Créer un dossier dans les favoris Au niveau de la page d accueil, dans la barre de menu cliquer Sélectionner «Ajouter dossier». Saisir le nom du dossier. Valider b. Ajouter dans un dossier une transaction à partir de l arborescence Rechercher dans l arborescence la transaction souhaitée. Sélectionner la transaction. Tenir appuyé le clic gauche de la souris. Glisser la transaction jusqu au dossier DEPENSES. 11
c. Ajouter dans un dossier une transaction connue Se positionner sur le dossier où doit apparaître la transaction. Cliquer sur le menu «Favoris». Sélectionner «Ajouter transaction». Saisir le code de transaction. Valider d. Modifier favoris Se positionner sur la transaction à modifier. Cliquer sur «Favoris». Sélectionner «Modifier». Modifier le texte de la transaction. Valider La modification est effectuée. 12
e. Supprimer un favori ou un dossier Sélectionner la transaction à supprimer. Cliquer sur La transaction est supprimée. 13
9. Importer et exporter ses favoris a. Exporter une liste de favoris SIFAC Vous avez la possibilité dans SIFAC d exporter le dossier «favoris» pour les installer sur un autre poste utilisateur Indiquez l endroit de la sauvegarder et donner un nom à votre fichier puis cliquez sur b. Importer une liste de favoris SIFAC Recherchez le fichier des favoris à importer sur le nouveau poste puis Trier : ajoute et trie par ordre alphabétique Ajouter : Ajoute simplement 14
10. Les listes personnelles Lorsqu on recherche une valeur via le «match code» il y a beaucoup de valeur pour lesquelles vous n êtes pas concerné. Il est possible de se créer une liste personnelle avec seulement les valeurs utiles. Prenons l exemple des codes d imputations dans la transaction ME21N Avant : On remarque que de nombreux codes sont inutiles pour l université. Nous allons donc créer notre liste personnelle de codes d imputation. Pour cela il suffit de se positionner sur la valeur concerné et de cliquer sur Cependant il est possible de retourner sur la liste entière en cliquant sur Pour afficher l ensemble des données de la liste cliquer sur Après : 15
11. Les différents filtres possibles a) Sélections libres FBL1N, ZME2K, FBL3N, FAGLL03 (comptable) FBL1N Pour chaque dossier vous trouverez différents filtres sont disponibles. Pour utiliser ceux qui ne sont pas affichés par défaut il suffit d ouvrir le dossier et de double-cliquer sur le filtre. Les filtres rapatriés sont en sur brillance. Le petit rectangle vert indique la prise en compte de la sélection multiple par Sifac 16
b) Les autres filtres Ce filtre permet de sélectionner une valeur parmi une liste de critères 1) Sélectionner l en tête de la colonne à filtrer 2) Cliquer sur le, l écran suivant s ouvre 3) Cliquer sur pour avoir la liste des valeurs possibles 4) Sélectionner la valeur par un double clic et valider avec Vous obtenez les pièces SCX 17
Le même filtre permet également de sélectionner plusieurs valeurs en cliquant sur a b c d Les colonnes a, b, c et d permettent d élaborer différents filtres (sélection multiple, intervalles de valeurs, exclusion de valeurs individuelles et exclusion d intervalles de valeurs). (a) Valeurs individuelles : (b) Sélection d un intervalle : 18
12. Les autres possibilités d affichage (a) (b) (c) (d) (e) (f) (g) (h) (i) (j) (a) Filtrer, voit description en 11. b) (b) Tri par ordre croissant (sélectionner au préalable la colonne à trier) (c) Tri par ordre décroissant (sélectionner au préalable la colonne à trier) (d) Modifie mise en forme : permet de rajouter ou de supprimer des colonnes à l affichage. Colonnes affichées Colonnes masquées Pour afficher une colonne masquée vous devez double cliquer sur le nom de colonne, celle-ci basculera dans la partie de gauche. 19 Pour valider cette modification cliquer sur
(a) (b) (c) (d) (e) (f) (g) (h) (i) (j) (e) Sélectionner mise en forme (f) Vous trouverez la liste des mises en forme disponible. Sauvegarder mise en forme Permet de modifier une mise en forme. ATTENTION à ne pas «écraser» les mises en forme de l établissement. Pour un besoin spécifique merci de contacter l assistance sifac. (g) Permet d obtenir le total par colonne (h) Permet d obtenir un sous total, sélectionner la colonne et cliquer sur sous total Exemple, FBL1N sous-total par UB (ligne en jaune) (j) Permet d afficher uniquement les sous totaux (comprimé) (i) Permet d annuler la compression par sous total (retour à l affichage «h») 20
13. Paramétrages des options a. Saisie des décimaux Dans SIFAC il est possible de choisir comment on souhaite saisir les nombres décimaux, soit avec un «.» ou une «,». Pour cela allez dans données utilisateurs : Puis dans l onglet Constante, vous avez le choix entre 3 formats : Par défaut la Direction Informatique a paramétré l ensemble des utilisateurs en 1,234, 567.89 21
b. N afficher que ses favoris Dans un souci de clarté, vous avez la possibilité de n afficher que vos favoris dans le menu de la page d accueil. En effet vous pouvez décider de masquer le menu SAP. Pour cela allez dans les autres fonctions, puis options : Puis cocher la case suivante : En cochant cette case vous n afficherez pas les codes des transactions, mais seulement ce à quoi elles servent. Pour afficher les codes des transactions avec les noms vous devez également cocher pour avoir le résultat suivant : 22
c. Ne plus limiter les recherches à 500 résultats Vous avez la possibilité d augmenter le nombre de résultat maximum retourné par une recherche (par défaut 500 résultats). Pour cela cliquez sur Aide, puis Option : Ensuite dans l onglet Aide F4, remplacez le nombre maximum d occurrences à afficher par 9999 par exemple (nombre maxi) 23
d. Afficher les pop-up Pour que les différents messages d avertissements, d erreurs ou autres s affichent clairement à l écran, il faut activer les pops up. Pour cela cliquez sur Options via le bouton suivant : Ensuite, il faut cocher les 3 cases suivantes : 24
e. Augmenter la taille de la police Il est en effet possible d augmenter la taille de la police, il faut pour cela cliquez sur Nouveau design visuel via le bouton suivant : Ensuite dans l onglet généralité, il suffit d augmenter le pourcentage de la police : Il faudra cependant redémarrer Sifac pour que la modification soit effective. 25
f. Afficher dans quelle transaction on se trouve Pour une meilleure visibilité et savoir dans quel écran de transaction on se trouve, il est possible d afficher le code de transaction, pour cela dérouler le petit bandeau en bas à droite de l écran et cocher transaction : 26
g. Impression d un document sans les couleurs Cliquer sur Propriétés Cliquer sur Edition Double clique Cocher 27 Cliquer sur puis sur
Possibilité de paramétrer les impressions sans les couleurs pour tous les programmes ou uniquement sur le programme (transaction) en cours. Valider le nouveau paramétrage 28
14. Exporter un document sous Excel a) Via le bouton Sélectionner le répertoire de destination, nommer le fichier et cliquer sur 29
b) Via la barre de menu OU La suite est identique au point a). 30
15. Valeurs par défaut Lors d une commande, il est possible de renseigner certaines valeurs par défaut. Par exemple dans la transaction ME21N, il suffit de cliquer sur le bouton suivant : Puis dans l onglet Valeurs par défaut, de nombreux choix s offrent à vous : Valeurs par défaut pour l en-tête Valeurs par défaut pour les lignes de postes Possibilité de rajouter des zones non présentes dans les onglets 31
16. Fonction aide dans SIFAC Pour avoir des informations sur une cellule, il suffit de positionner votre curseur et appuyer sur F1. Exemple dans la barre de saisie des transactions : 32