Guide de l utilisateur Plateforme de travail des instances de la Francophonie
Table des matières I. Présentation de la Plateforme p. 3 II. Utiliser la Plateforme 1. Connexion. p. 5 2. Navigation. p. 5 o Une architecture dynamique o Les réunions des instances o Les textes de référence 3. Documents PDF, documents Word et codes couleurs.. p. 7 III. Utiliser les modules 1. La recherche documentaire... p. 8 o Recherche par mots-clés o Recherche par filtres 2. Le calendrier de travail interactif... p. 9 3. Contacts et autres liens... p. 9 IV. Informations pratiques 1. Télécharger un document.. p. 10 2. Imprimer en ligne. p. 10 a. Imprimer un document b. Imprimer une page de la Plateforme 3. Choisir la taille de police à l écran. p. 11 4. Guide de l utilisateur et FAQ.. p. 11
I. Présentation de la Plateforme La Plateforme de travail des instances de la Francophonie permet de connaître le calendrier des réunions et d accéder aux documents de travail, aux principaux textes de référence et aux documents adoptés par les instances de la Francophonie. Elle est à la fois un outil de travail et de communication, au sein de l Organisation comme avec les délégations des États et gouvernements membres et les partenaires institutionnels autorisés, et une source de documentation, où sont archivés quelque trois mille documents en lien avec les réunions des instances de la Francophonie. Ces documents couvrent une période de près de trente ans, qui commence avec la I ère Conférence des chefs d État et de gouvernement des pays ayant le français en partage, tenue à Paris en 1986. En janvier 2015, la Plateforme avait enregistré 75 000 visites depuis son lancement, en mai 2011. Contenu de la Plateforme Calendrier de travail Documents Archives Textes de référence Contacts Ce calendrier de travail interactif indique l ensemble des réunions à venir. Sont concernés le Sommet, la CMF, le CPF, mais également les Commissions, Comités ad hoc et autres groupes de travail. Tous les documents relatifs à l ensemble des réunions à venir sont mis en ligne sur la Plateforme et directement téléchargeables aux rubriques correspondantes (projets d ordre du jour, documents de travail, projets à adopter ). Les documents correspondant aux réunions passées sont également disponibles. La Plateforme met à disposition près de 20 années d archives institutionnelles. Les textes normatifs de la Francophonie, les règlements des instances, les statuts des différents organes, la liste des États et gouvernements membres, etc. sont présents sur la Plateforme. Outre les contacts du Service des conférences internationales et l annuaire de l OIF, les utilisateurs trouveront sur la Plateforme les coordonnées des bureaux de chaque commission et des présidences des groupes de travail et comités. Service des Conférences internationales de l OIF 3
Une grande facilité d utilisation Interface Téléchargement Outil de recherche Code couleur La Plateforme de travail dispose d une interface ergonomique permettant l accès à tous les documents depuis la page d accueil en seulement quelques clics. À vocation professionnelle, la Plateforme est accessible aux États et gouvernements membres des instances, ainsi qu aux institutions de la Francophonie. L ensemble des documents sont mis en ligne sous un format allégé permettant un téléchargement optimal pour tous les types de connexion internet. Un outil de recherche est intégré à la Plateforme. Il permet d effectuer une recherche précise par mot clé / thématique / type de document / date de publication. Un code couleur distingue les documents ayant vocation à être adoptés (en orange) des documents qui n ont pas vocation à être modifiés (en noir) : documents adoptés, textes de référence. Optimisation du rendement dans un cadre de développement durable Économies Meilleure réactivité La Plateforme permet de réaliser d importantes économies sur le papier, sur les coûts d impression et sur les frais d envoi postal. Elle permet en outre un gain de temps considérable pour l envoi des documents aux délégations. Ces meilleurs délais dans la réception des documents donnent plus de temps aux délégations pour la préparation des réunions. Un accès sécurisé à la Plateforme Contrôle des accès Différenciation L accès à la Plateforme de travail des instances nécessite un identifiant et un mot de passe personnalisés (assignés à chaque délégation). Ainsi, chaque délégation autorise l accès aux documents aux personnes concernées. L accès aux catégories de documents présents sur la Plateforme est fonction du statut de l État ou gouvernement membre, ou autre partenaire qui se connecte. Conclusions Disponibilité des informations Possibilité d évolution Toutes les informations nécessaires à la préparation des réunions des instances sont disponibles et téléchargeables sur la même Plateforme : dates des réunions, lieux, horaires, projets d ordre du jour, documents à adopter, documents de référence La Plateforme a vocation à évoluer en fonction des besoins identifiés par les utilisateurs. 4 Service des Conférences internationales de l OIF
II. Utiliser la Plateforme 1. Connexion La page d accueil de la Plateforme de travail des instances de la Francophonie se trouve à l adresse suivante : http://instances.francophonie.org. L identifiant de connexion et le mot de passe qui vous ont été communiqués sont nécessaires pour pouvoir accéder au site. Page d identification de la Plateforme de travail des instances Vous pouvez choisir de cocher l option «Rester identifié quelques jours». Dans ce cas, lors de votre prochain accès à la Plateforme à partir du même ordinateur, vous entrerez directement sur le site sans passer par l étape d identification. 2. Navigation Une architecture dynamique Le site de la Plateforme est construit de façon dynamique avec de nombreux liens qui renvoient vers d autres pages. Lorsque le curseur «flèche*» se transforme en curseur «main**» en passant sur une partie d un texte, c est qu il s agit d un lien. * ** Un simple clic sur un lien permet donc de naviguer vers la page qui lui est dédiée, et cliquer sur un document permet de l ouvrir automatiquement. Service des Conférences internationales de l OIF 5
Les réunions des instances L accès aux documents concernant les réunions des instances de la Francophonie se fait en cliquant sur les onglets correspondants. o Onglets 1, 2 et 3 Ce sont les instances de la Francophonie : les Sommets, les CMF et les CPF ; o Onglet 4 Ce sont les Commissions du CPF : la Commission politique, la Commission économique, la Commission de coopération et de programmation, la Commission administrative et financière ainsi que les sessions conjointes ; o Onglet 5 Les Comités ad hoc du CPF correspondent au Comité ad hoc sur les demandes d adhésion ou de modification de statut et au Comité ad hoc de rédaction des documents destinés au Sommet ; o Onglet 6 Les Autres groupes de travail comprennent notamment les groupes de travail du CPF sur la diversité culturelle, sur le français dans la vie internationale et sur le barème des contributions ainsi que le Conseil d orientation du CIJF. Les textes de référence o Onglet 7 Les Textes de référence comprennent, notamment : Page d accueil de la Plateforme les textes normatifs de la Francophonie : ce sont les textes fondateurs et les textes définissant les objectifs stratégiques et principes d action de la Francophonie (Charte, Cadre stratégique, Déclaration de Bamako, Vade-mecum relatif à l usage de la langue française dans les organisations internationales, etc.) ; les statuts et règlements : ce sont les textes qui posent les modalités de fonctionnement des institutions de la Francophonie, des organes subsidiaires, etc. On y trouve également le Statut du personnel et le Règlement financier de l OIF ; d autres documents tels que la liste des États et gouvernements membres, le Cadre stratégique de la Francophonie et certains textes issus de conférences sectorielles ou de rencontres internationales francophones. 6 Service des Conférences internationales de l OIF
3. Documents PDF, documents Word et codes couleurs Les documents en ligne sont, pour la plupart, au format PDF. Ce sont les documents qui n ont pas vocation à être modifiés : leurs titres sont de couleur noire. Les titres des documents ayant vocation à être modifiés ou adoptés au format Word sont de couleur orange (cf. exemple ci-dessous). Vous pouvez ainsi les télécharger et, à l inverse d un PDF, pouvez apporter vos modifications directement sur le document, puis le renvoyer au Service des conférences internationales pour amendement. Exemple de la page «27 e réunion du Groupe de travail sur le FVI» Service des Conférences internationales de l OIF 7
III. Utiliser les modules 1. La recherche documentaire La recherche de documents sur la Plateforme peut se faire de deux manières : Recherche par mots-clés Elle est généralement utilisée lorsque l on recherche un document en particulier. Il suffit donc de rentrer un ou deux mots-clés et de cliquer sur la petite loupe à droite pour lancer la recherche. Recherche par filtres La recherche par filtre est le plus souvent utilisée quand on recherche un ensemble de documents ayant un ou plusieurs points en commun. La Plateforme permet d effectuer une recherche à travers différents filtres : thématique, date de publication, instance concernée et type de document. Il est possible d utiliser plusieurs filtres en même temps. 8 Service des Conférences internationales de l OIF
2. Le calendrier de travail interactif Le lien vers le calendrier de travail se trouve dans la cartouche Liens utiles. Il indique l ensemble des réunions à venir. Sont concernées les trois instances de la Francophonie, mais également les Commissions du CPF, les Comités ad hoc et autres Groupes de travail. Les liens vers les fiches des réunions apparaissent en gras. D autres réunions ne faisant pas l objet de liens peuvent également être présentées sur le calendrier de travail, à titre informatif. Il s agit principalement des réunions intéressant les opérateurs et l Assemblée parlementaire de la Francophonie. 3. Contacts et autres liens Page du calendrier de travail des instances Outre le calendrier de travail, plusieurs listes de contacts sont disponibles dans la cartouche Liens utiles ci-dessous : les contacts des bureaux des commissions et des présidences des comités et groupes de travail, ceux des agents du Service des conférences internationales ainsi que l annuaire général de l OIF. Un lien vers les recrutements internationaux et les marchés publics en cours se trouve également à ce niveau. Service des Conférences internationales de l OIF 9
IV. Informations pratiques 1. Télécharger un document Pour télécharger un document et l enregistrer sur votre ordinateur, il suffit de faire un clic droit sur le lien du document puis de choisir l option «Enregistrer la cible du lien sous». Il ne vous restera plus qu à décider du dossier où vous souhaitez enregistrer le document. 2. Imprimer en ligne Aperçu du clic droit sur un document Sur la Plateforme, il est possible d imprimer directement un document ou une page, sans avoir à les enregistrer au préalable sur votre ordinateur. Imprimer un document Une fois le document ouvert, allez dans l onglet «Fichier» et choisissez «Imprimer». Laissez-vous ensuite guider par l assistant à l impression pour les paramétrages. Imprimer une page de la Plateforme Si vous souhaitez imprimer le calendrier de travail, la liste des contacts des bureaux des commissions, ou encore la page d accueil répertoriant les réunions des instances à venir, il vous suffit de cliquer sur l icône «Imprimer». 10 Service des Conférences internationales de l OIF
3. Choisir la taille de police à l écran Il est possible de régler la taille de la police à l écran en cliquant sur l une des deux icônes suivantes : «A-» pour diminuer et «A+» pour augmenter. 4. Guide de l utilisateur et Foire aux questions (FAQ) Le lien vers le présent Guide de l utilisateur est situé dans la cartouche Liens utiles, où se trouve également une Foire aux questions (FAQ). Pour tout complément d information, contactez : Michelle DUPÉRÉ Chargée de l analyse et de la rédaction Responsable de la Plateforme de travail des instances de la Francophonie Tél. 01.44.37.71.52 Courriel : michelle.dupere@francophonie.org Service des Conférences internationales de l OIF 11