THOMAS ONLINE TRUCS & ASTUCES 1. Choix de la langue de navigation 2. Accéder à votre compte 3. Modification du mot de passe 4. Oubli du mot de passe 5. Envoi au candidat d une invitation à compléter une APP 6. Création d un nouveau rapport 7. Deuxième envoi d une invitation à compléter une APP 8. Vous avez envoyé une invitation sans avoir sélectionné la bonne langue? 9. Retrouver les données d un candidat 10. Créer un profil de fonction 11. Chercher des personnes pour un poste et des postes pour une personne Recherche & Sélection 12. Afficher un rapport existant ou l envoyer par e-mail 13. Votre rapport ou formulaire e-mail n apparaît pas à l écran? 14. Téléchargement de formulaires APP en plusieurs langues 15. Introduction des données d un formulaire APP sur papier 16. Solde, commande et attribution d unités 17. Archiver des données ou retrouver des données archivées 18. Helpdesk 1/27
www.thomasinternational.net 1. CHOIX DE LA LANGUE DE NAVIGATION Cliquez sur la flèche pour faire apparaître toutes les langues disponibles. Vous pouvez sélectionner la langue que vous souhaitez pour l utilisation du site internet Thomas. 2. ACCEDER A VOTRE COMPTE Pour accéder à votre compte, introduisez votre identifiant (adresse e-mail) et votre mot de passe. Ceux-ci vous sont envoyés par e-mail. Lors de la première utilisation du site, nous vous conseillons de modifier votre mot de passe pour des raisons de sécurité. (cf. point 3) 2/27
3. MODIFICATION DU MOT DE PASSE Lorsque vous avez accédé à votre compte, cet écran apparaît : 1. Cliquez sur Informations compte et ensuite sur Afficher vos coordonnées. 2. Cliquez sur votre nom. 3/27
3. Introduisez ici votre nouveau mot de passe. 4. Appuyez ensuite sur Modifier. 4. OUBLI DU MOT DE PASSE Cliquez sur Vous avez oublié votre mot de passe?. 4/27
Introduisez ici votre adresse e-mail (= identifiant) et cliquez sur Valider. Vous recevrez quelques minutes plus tard un e-mail contenant un lien qui vous permettra de modifier votre mot de passe. 5. ENVOI D UNE INVITATION A COMPLETER UNE APP 1. Placez votre souris sur Evaluations de personnes, puis sur APP et cliquez ensuite sur l onglet Ajouter un candidat du menu déroulant. 5/27
2. Remplissez les champs. Si vous souhaitez introduire les données de plusieurs candidats, cliquez sur Ajouter et vous pourrez alors introduire les coordonnées du candidat suivant. 3. Lorsque toutes les données nécessaires sont introduites, cliquez sur Continuer. Si un écran vous demandant d introduire un identifiant unique apparaît, cela signifie que les données du candidat sont déjà introduites dans le système. Introduisez un identifiant unique ( 2 ou le nom d un département par ex.) et cliquez sur Continuer. Vous pouvez également annuler cette opération et utilisez les données déjà présentes dans le système. (Contactez le Helpdesk pour vous y aider.) 6/27
4. Vous pouvez choisir ici la langue maternelle du candidat. Cliquez sur la flèche et sélectionnez la langue souhaitée dans le menu déroulant. 5. Sélectionnez Invitation E-mail. 6. Cliquez sur Confirmer. 7. Remplissez aussi le champ Sujet. Certains réglages de sécurité ne permettent pas l envoi de mail sans sujet. 8. Si vous le souhaitez, vous pouvez ajouter ici un texte personnalisé. 9. Cliquez sur Continuer lorsque tout est complété. Le texte ci-contre est envoyé automatiquement. 7/27
Félicitations! Votre invitation APP a été envoyée. Lorsque le candidat aura complété son APP, vous en serez averti par e-mail et vous pourrez ensuite créer un rapport. Vous recevez dans votre boîte e-mail une copie de l invitation que vous avez envoyée au candidat. Voici un exemple : En cliquant sur ce lien, le candidat voit apparaître l écran sur lequel il doit introduire son identifiant et son mot de passe pour pouvoir compléter l analyse. 8/27
6. CREATION D UN NOUVEAU RAPPORT 1. Placez votre souris sur Rapports, Création de rapports et cliquez ensuite sur Rapports APP. 2. Etape 1 (obligatoire) Cette étape obligatoire vous permet de choisir la langue de votre rapport. Cliquez sur la flèche pour ouvrir le menu déroulant et sélectionnez la langue souhaitée. 3. Etape 2 Sélectionnez la personne souhaitée et la liste de rapports disponibles (étape 3) apparaît automatiquement. 4. Etape 3 Vous pouvez maintenant cocher les rapports souhaités. Vous pouvez afficher un exemple de rapport en cliquant sur l icône Adobe de votre choix. 5. Pour terminer, cliquez sur Acheter et les rapports sélectionnés apparaîtront à l écran. 9/27
7. DEUXIEME ENVOI D UNE INVITATION A COMPLETER UNE APP Il arrive parfois que le candidat n ait pas reçu l invitation. La plupart du temps, cela est dû à une adresse e-mail erronée ou aux réglages de sécurité de l ordinateur du candidat. Suivez les étapes ci-dessous pour modifier l adresse e-mail et envoyer à nouveau une invitation au candidat. 1. Cliquez sur Evaluations de personnes. 2. Cliquez sur le nom du candidat. 10/27
3. Corriger l adresse e-mail. 4. Cliquez maintenant sur Modifier. Si vous le souhaitez, vous pouvez également modifier les autres données du candidat (titre, nom, prénom etc.). 5. Cliquez sur A faire. 6. Cliquez ensuite sur Envoyer invitation e-mail. Vous verrez alors apparaître l écran repris à l étape 7 du point 5. 11/27
8. VOUS AVEZ ENVOYE UNE INVITATION SANS AVOIR SELECTIONNE LA BONNE LANGUE? Vous avez deux possibilités : 1. le candidat a déjà complété l APP. 2. le candidat n a pas encore commencé à la compléter, ou l analyse a été interrompue. 1. Cliquez sur Evaluations de personnes. 2. Si l état d avancement de l analyse indique Terminée, le candidat a complété entièrement l analyse. Cochez la case située sous Supprimer. En bas de la page, cliquez sur Supprimer/Archiver. Vous avez maintenant supprimé les coordonnées du candidat ainsi que son analyse. Vous devez à présent réintroduire les coordonnées du candidat et envoyer à nouveau une invitation e-mail après avoir sélectionné la langue maternelle correcte. (cf. point 5) 3. Si l état d avancement de l analyse indique A faire ou Interrompue, cela signifie que le candidat n a pas encore commencé à compléter l analyse ou qu il n a pas terminé de la compléter. Cliquez sur A faire ou Interrompue, et l écran suivant apparaît. 12/27
4. Cliquez sur Effacer évaluation. Cela supprime uniquement l analyse planifiée du candidat. Les coordonnées du candidat restent sauvegardées. Pour envoyer à nouveau une invitation à ce candidat, retournez au menu principal et suivez les étapes suivantes. 5. Cliquez sur Planifier une évaluation. 6. Sélectionnez le nom du candidat qui a été sauvegardé et cliquez sur Continuer. 13/27
7. Vous pouvez désormais envoyer une invitation e-mail en suivant les étapes du point 5. 9. RETROUVER LES DONNEES D UN CANDIDAT 1. Cliquez sur Evaluations de personnes et puis sur Afficher tous les candidats. 2. Tapez le nom du candidat dans la case prévue à cet effet et cliquez sur Rechercher. Vous pouvez désormais savoir si un certain candidat a effectué une analyse APP. Vous pouvez également accéder aux données de ce candidat en cliquant sur son nom Si le nom du candidat n apparaît pas, ses données ont peut-être été supprimées ou archivées. (Cf. point 17) 14/27
10. CREER UN PROFIL DE FONCTION 1. Cliquez sur Evaluations de fonctions et puis sur Créer une fonction. 2. Introduisez la dénomination de cette fonction et cliquez sur Ajouter et continuer. 3. Choisissez la langue souhaitée. Sélectionnez l option Compléter Maintenant si vous souhaitez établir l Analyse du Profil Type, ou l option Profiler si vous souhaitez utiliser le profileur de poste. Cliquez ensuite sur Confirmer et suivez la procédure indiquée. 4. Cliquez ensuite sur Confirmer et suivez la procédure indiquée. 15/27
11. CHERCHER DES PERSONNES POUR UN POSTE OU DES POSTES POUR UNE PERSONNE RECHERCHE & SELECTION 1. Placez votre souris sur Rapports et cliquez sur Recherche & Sélection. 2. Vous avez le choix entre deux options : Rechercher des personnes pour un poste ou Rechercher des postes pour une personne. Cliquez sur l une d entre elles et suivez les instructions. 16/27
12. AFFICHER UN RAPPORT EXISTANT OU L ENVOYER PAR E-MAIL 1. Placez votre souris sur Rapports puis sur Consultation de rapports et cliquez ensuite sur Rapports APP. 2. Tapez le nom du candidat dans ce champ et cliquez sur Rechercher un candidat. 3. Cliquez sur le nom du candidat souhaité. 17/27
Vous trouvez sur cet écran tous les rapports qui ont déjà été créés pour cette personne. 4. Cochez le(s) rapport(s) que vous souhaitez consulter. Cliquez ensuite sur Afficher rapports si vous souhaitez faire apparaître les rapports à l écran, ou sur Rapports par e-mail si vous souhaitez les envoyer par e-mail. 5. Si vous avez sélectionné Rapports par e-mail, ce formulaire apparaît. Remplissez les champs nécessaires et cliquez sur Envoyer. 18/27
13. VOTRE RAPPORT OU FORMULAIRE E-MAIL N APPARAIT PAS A L ECRAN? Les fenêtres pop-up sont bloquées. Vous pouvez modifier les réglages Internet de votre ordinateur afin d autoriser l ouverture des fenêtres du site Thomas. Assurez-vous également que vous disposez bien du logiciel Adobe Acrobat Reader et que les dernières mises à jour ont été effectuées. Si malgré tout, rien ne s affiche à l écran, contactez notre service helpdesk (cf. point 18). 14. TELECHARGEMENT DE FORMULAIRES APP EN PLUSIEURS LANGUES 1. Placez votre souris sur Documentation & Formulaires, puis cliquez sur Formulaires APP. 2. Cliquez sur la flèche pour ouvrir le menu déroulant et sélectionnez la langue souhaitée. Le formulaire PDF s ouvre à présent. 19/27
Vous pouvez imprimer, sauvegarder ce formulaire ou même l envoyer par e-mail. 15. INTRODUCTION DES DONNEES D UN FORMULAIRE APP SUR PAPIER Suivez les mêmes étapes que celle reprises sous le point 5, jusqu à l écran suivant. 20/27
1. Choisissez ici la langue maternelle du candidat. Cliquez sur la flèche et sélectionnez la langue souhaitée dans le menu déroulant. 2. Sélectionnez ensuite Complétez maintenant. 3. Cliquez sur Confirmer. 4. Complétez les données personnelles du candidat. Les champs précédés de doivent obligatoirement être complétés. 5. Cliquez sur Confirmer. 21/27
Sur cet écran se trouvent les instructions générales à suivre pour compléter une analyse APP. 6. Cliquez sur Continuer pour poursuivre. 7. Vous pouvez commencer à introduire les choix de mots qui se trouvent sur le formulaire papier : audessus le mot qui correspond le PLUS au candidat, et en dessous, le mot qui correspond le MOINS au candidat. 8. Cliquez sur Suivant pour passer au choix de mots suivant. Procédez de la sorte jusqu à ce que les 24 choix de mots soient effectués. 22/27
Lorsque tous les choix de mots ont été complétés, cet écran apparaît et vous permet de créer le rapport correspondant (cf. point 6). 16. SOLDE, COMMANDE ET ATTRIBUTION D UNITES Commande d unités en tant qu administrateur 1. Placez votre souris sur Informations compte et cliquez ensuite sur Commande d unités. 23/27
Référence commande Si vous souhaitez qu un numéro de commande figure sur la facture, introduisezle ici. Ce n est en aucun cas obligatoire. 2. Introduisez ici le nombre d unités désirées et cliquez ensuite sur Commander. Lorsque vous aurez cliqué sur Commander, vous recevrez dans votre boîte e-mail une confirmation de votre commande. Vous serez également averti lorsque votre commande aura été traitée et que les unités auront été portées à votre compte. Attribution d unités à un utilisateur 1. Placez votre souris sur Informations compte, puis cliquez sur Mes utilisateurs. 24/27
Vous trouvez ici tous les utilisateurs repris dans votre compte administrateur ainsi que le nombre d unités dont ils disposent. 2. Cliquez sur l identifiant de l utilisateur à qui vous voulez attribuer des unités. 3. Cet écran apparaît ensuite, reprenant les coordonnées de l utilisateur. Faites défiler votre écran vers le bas. 4. Complétez ici le nombre d unités que vous voulez attribuer à l utilisateur. 5. Cliquez sur Modifier. 25/27
17. ARCHIVER DES DONNEES OU RETROUVER DES DONNEES ARCHIVEES Archiver des données 1. Cliquez sur Evaluations de personnes. 2. Sélectionnez l option Archiver en face du candidat souhaité. 3. Cliquez sur Supprimer/Archiver. 4. Cliquez ensuite sur Confirmer archivage/suppression. Les données du candidat sont à présent archivées. Elles sont conservées dans le système et vous pouvez y accéder à tout moment. 26/27
Retrouver des données archivées 1. Placez votre souris sur Evaluations de personnes et cliquez sur Recherche d archives. 18. HELPDESK Si vous avez des questions, vous pouvez contacter notre service helpdesk pendant les heures de bureau (de 9h à 17h00). Nous vous aiderons volontiers! 02/351.50.36 27/27