OFFICE DU TOURISME D EPINAL Contrat d étude et de conseil pour la remise en concurrence des contrats d assurances de l Office du Tourisme d Epinal MARCHE PUBLIC DE SERVICES Marché à Procédure adaptée en application de l article 28 du Code des marchés publics. CAHIER DES CLAUSES PARTICULIERES CCP- AMO assurances Page 1 sur 8
CHAPITRE I - CLAUSES GENERALES ET TECHNIQUES 1 PHASE D AUDIT : DEFINITION DES BESOINS ET DIAGNOSTIC TECHNIQUE 1.1 Inventaire et analyse des contrats en cours 1.2 Inventaire des risques 1.3 Recherche et analyse des statistiques sinistres sur la période la plus significative sur le plan technique (la durée du dernier marché). 1.4 Examen par la société retenue, avec les services, des différents risques à assurer de façon obligatoire ou facultative : Assurance Dommages aux biens et risques annexes, Assurance Responsabilités civiles et risques annexes, Assurance Flotte automobile et risques annexes, Assurance Bris de machine informatique et autres matériels, Assurance Risques statutaires du personnel, Assurance Protection juridique et pénale agents et élus et personne morale, Assurance Tous risques exposition tous risques instruments de musique. 1.5 Détermination de la politique d assurances, des garanties (valeurs à assurer, montant des garanties, franchises). 2 PHASE DE CONSULTATION DES ASSUREURS 2.1 Proposition des procédures à mettre en œuvre résultant du Code des Marchés Publics, 2.2 Préparation, avec les services, du cahier des charges, base de consultation, par type de contrat, Rédaction complète du dossier de consultation, 2.3 Préparation en lien avec les services des différentes structures, des procédures administratives de consultation, 2.4 Assistance et préparation des réponses aux demandes de renseignements des candidats. 3 PHASE D ANALYSE DES OFFRES ET ATTRIBUTION DES MARCHES 3.1 Ouverture des plis et enregistrement des offres, 3.2 Assistance à l analyse des candidatures, 3.3 Analyse des offres par lot en fonction des critères de choix prévus au règlement de la consultation, CCP- AMO assurances Page 2 sur 8
3.4 Etablissement, par la société retenue, d un rapport d analyse sur les offres, 3.5 A l issue de cette analyse, la société retenue présentera ses conclusions techniques devant la CAO, 3.6 Négociations éventuelles. 4 INFRUCTUOSITE DE LA PROCEDURE Si la procédure devait s avérer «infructueuse», la mission comportera la mise en œuvre d une procédure complémentaire sous forme négociée sans paiement d honoraires complémentaires. 5 PHASE D ASSISTANCE A LA MISE EN PLACE DES GARANTIES 5.1 Prise d effet des garanties par les notes de couverture établies par les assureurs sur les modèles préparés par la société retenue, 5.2 Vérification de la conformité des contrats définitifs. 6 DISPOSITIONS GENERALES La société retenue n interviendra que dans un rôle de conseil. Elle s engagera à respecter scrupuleusement une parfaite impartialité entre les agents ou courtiers choisis. Elle pourra, sur demande du pouvoir adjudicateur, émettre un avis sur le choix d un intermédiaire ou d une compagnie en fonction de leurs compétences ou capacités propres. 7 DELAIS Les nouveaux contrats devront impérativement entrer en vigueur au 1 er janvier 2014. CCP- AMO assurances Page 3 sur 8
ARTICLE 1 - CHAPITRE II - CLAUSES ADMINISTRATIVES 8 - CHAMP D'APPLICATION Les stipulations du présent cahier des clauses administratives s'appliquent au marché de service portant sur un Contrat d étude et de conseil pour la remise en concurrence des contrats d assurances. ARTICLE 2 - DEFINITIONS ET OBLIGATIONS GENERALES DES PARTIES CONTRACTANTES Au sens du présent document : - La personne publique est l Office du Tourisme d Epinal, représenté par sa Directrice ; - Le titulaire est le prestataire qui conclut le marché avec la personne publique ; ARTICLE 3 - PIECES CONSTITUTIVES DU MARCHE Pièces constitutives du marché par ordre de priorité décroissante 3.1 - Pièces particulières : - L acte d engagement et ses annexes (décomposition détaillée du coût des honoraires par mission) - le présent Cahier des Clauses Particulières (C.C.P.) - le mémoire justificatif décrivant la méthodologie envisagée notamment en termes de moyens humains et techniques mis en œuvre pour assurer le respect du calendrier prévisionnel d exécution 3.2 - Pièce générale : - Le Cahier des Clauses Administratives Générale applicables aux marchés publics de prestations intellectuelles (C.C.A.G. PI) approuvé par l arrêté du 16 septembre 2009 ARTICLE 4 - CAUTIONNEMENT, AVANCE 4.1 - Cautionnement - Avance Sans objet 4.2 - Résiliation Dans les cas de résiliation avec pénalités, il sera procédé au recouvrement des sommes dont le titulaire serait reconnu redevable. ARTICLE 5 - NANTISSEMENT Il sera fait application des articles 106 et suivants du CMP. La pouvoir adjudicateur remet au titulaire une copie de l'original du marché revêtue d'une mention dûment signée, par elle, indiquant que cette pièce est délivrée en unique exemplaire en vue de permettre au titulaire de céder ou de nantir des créances résultant du marché. CCP- AMO assurances Page 4 sur 8
ARTICLE 6 - DISCRETION, SECURITE ET SECRET Il sera fait application des clauses du CCAG en vigueur au moment de la signature du marché. 7.1 - Acomptes ARTICLE 7 - MODALITES DE REGLEMENT Les prix sont globaux et forfaitaires. Le coût de l étude intégrera tous les frais matériels de réalisation de la mission Payable respectivement comme suit : - 10 % à la signature du contrat d étude - 40 % à la remise des dossiers de consultation - 30 % à la production du rapport d analyse - 20 % après vérification de la conformité des contrats définitifs - Cette demande est effectuée dans les conditions prévues au CCAG PI. ARTICLE 8 - EXECUTION DU MARCHE Le délai d'exécution part de la notification du marché qui vaut ordre de service. Le calendrier prévisionnel est établi à l article 6 du chapitre 1 des clauses générales et techniques. Une prolongation du délai d'exécution peut être accordée par la personne responsable du marché au titulaire lorsqu'une cause n'engageant pas la responsabilité de ce dernier fait obstacle à l'exécution du marché dans le délai contractuel. Il en est ainsi notamment si cette cause est le fait de la personne publique ou provient d'un événement ayant le caractère de force majeure. Le délai ainsi prolongé a, pour l'application du marché, les mêmes effets que le délai contractuel. Il sera alors fait application de l article 15 du CCAG-PI. 8.1 - Pénalités pour retard Retard dans le rendu des éléments de mission Lorsque le délai contractuel, éventuellement assorti de prolongation de délai conformément aux stipulations du programme sous forme de planning joint à l appui de l offre, est dépassé, le titulaire encourt, sans mise en demeure préalable, une pénalité calculée par application de la formule suivante : P= (V * R) 1/ 300 du montant de la mission considérée dans laquelle : P = montant des pénalités ; V = valeur pénalisée ; cette valeur est égale à la valeur des prestations en retard ou, exceptionnellement de l'ensemble des prestations, si le retard de livraison d'une partie rend l'ensemble inutilisable. Cette valeur est celle des prix figurant au marché éventuellement actualisés, mais non révisés ; R = nombre de jours de retard. Le décompte des pénalités est notifié au titulaire, qui est admis à présenter ses observations à la personne responsable du marché dans un délai d'un mois à compter de la notification de ce décompte. Passé ce délai d'un mois, le titulaire est réputé avoir accepté les pénalités. Cependant, si le retard du maître d œuvre entraîne le versement d intérêts moratoires aux entreprises, le montant des pénalités qu il encourt est égal au montant des intérêts moratoires en vigueur au moment de la signature du marché.qui lui sont imputables. Les pénalités sont dues quelque soit leur montant. CCP- AMO assurances Page 5 sur 8
ARTICLE 9 - MODIFICATIONS EN COURS D'EXECUTION Pendant l'exécution du marché, la personne publique peut prescrire au titulaire des modifications mineures relatives aux prestations ou accepter les modifications qui lui seraient proposées par le titulaire. La décision de la personne publique est notifiée par écrit au titulaire qui, faute de réserves formulées dans un délai de quarante-cinq jours, est réputé l'avoir acceptée. Ces modifications ne sauraient bouleverser l économie ou l objet du contrat. ARTICLE 10 - ARRET DE L'EXECUTION DES PRESTATIONS Les prestations du marché sont scindées en plusieurs phases techniques. L'arrêt de leur exécution peut être décidé par la personne publique à chacune de ces phases soit de sa propre initiative, soit à la demande du titulaire. Il sera alors procédé au règlement des montants prévus pour les phases exécutées. La décision d'arrêter l'exécution des prestations ne donne lieu à aucune indemnité. L'arrêt de l'exécution de l'étude entraîne la résiliation du marché dans les conditions du 6 et du 9 de l'article 39 du CCAG-PI. ARTICLE 11 - PROPRIETE INTELLECTUELLE ET UTILISATION DES RESULTATS 11.1 - Utilisation des résultats Il sera fait application du Cahier des Clauses Administratives Générales Prestations Intellectuelles, Chapitre IV article 19 : De l option A : La personne publique peut librement utiliser les résultats, même partiels, des prestations Droits cédés Les présentes dispositions ont pour objet la cession de droits d exploitation de l Auteur, à raison de ses créations intellectuelles, à la collectivité dénommée «Producteur», en vue de faire apparaître les œuvres cédées sur toutes ses publications existantes ou à venir ainsi que sur son site Web, à savoir : - la reproduction par le Producteur des documents sur support numérique, sur support papier ou autre en vue de les rendre accessibles sur son site Web ; - la représentation par toute personne habilitée à consulter le site Web ou d autres publications numériques du Producteur ; - la reproduction sur papier ou support assimilé par toute personne habilitée à consulter le site Web du Producteur, à titre personnel ; - la reproduction sur support numérique par toute personne habilitée à consulter le site Web du Producteur, à titre personnel ; - la reproduction sur papier ou support assimilé par le Producteur en vue d en fournir copie, à la demande ; - la reproduction sur un autre support numérique par le producteur, notamment cédérom, DVD, clé USB, disquette, en sortie du site Web ; - toute représentation et reproduction sur papier ou autre support dans le cadre des publications du producteur ; - toute représentation ou reproduction annexe, notamment dans le cadre d opérations de promotion, de publicité, de présentation publique ou institutionnelle ; - la traduction dans une ou plusieurs langues en vue d assurer un plus grand rayonnement du site Web ou des publications du Producteur. CCP- AMO assurances Page 6 sur 8
Durée de la cession Pour chaque œuvre, la cession des droits courts pour une durée égale à celle du droit patrimonial tel que précisé aux articles L 123-1 et suivants du code de la propriété intellectuelle. Etendue géographique de la cession Compte tenu de la nature planétaire d Internet, les droits présentement cédés le sont pour tous les pays du monde. ARTICLE 12 - OPERATIONS DE VERIFICATIONS Les prestations faisant l'objet du marché sont soumises à des vérifications destinées à constater qu'elles répondent aux stipulations prévues dans le marché (dans les conditions notamment prévues au CCP et au CCAG-PI). Le titulaire avise par écrit le pouvoir adjudicateur de la date à laquelle les prestations seront présentées en vue de ces vérifications. A l'issue des vérifications, la pouvoir adjudicateur prononce la réception, l'ajournement, la réception avec réfaction ou le rejet des prestations. La décision prise doit être notifiée au titulaire. Le pouvoir adjudicateur prononce la réception des prestations si elles répondent aux stipulations du marché. La date de prise d'effet de la réception est précisée dans la décision de réception ; à défaut, c'est la date de notification de cette décision. En cas de prestations incomplètes ou non conformes, il sera fait application de l article 33 du CCAG-PI. ARTICLE 13 - RESILIATION DU MARCHE La personne publique peut, à tout moment, qu'il y ait ou non faute du titulaire, mettre fin à l'exécution des prestations avant l'achèvement de celles-ci, par une décision de résiliation du marché qui sera notifiée. Il sera fait application des articles 35, 36 et 37 du CCAG-PI. ARTICLE 14 - EXECUTION DES PRESTATIONS AUX FRAIS ET RISQUES DU TITULAIRE En cas de résiliation du marché prononcée aux torts du titulaire, la personne publique peut, dans un délai de six mois à compter de la décision de résiliation, passer, aux frais et risques du titulaire, un marché pour l'exécution de tout ou partie des prestations non encore réceptionnées. Il sera fait application de l article 38 du CCAG-PI. L'augmentation de dépenses, par rapport au prix du marché, qui résulterait de l'exécution des prestations aux frais et risques du titulaire est à sa charge ; la diminution de dépenses ne lui profite pas. ARTICLE 15 - AUTRES CAS DE RESILIATION Il sera fait application de l article 39 du CCAG-PI ARTICLE 16 - DIFFERENDS ET INTERVENTIONS DU COMITE CONSULTATIF DE REGLEMENT AMIABLE Tout différend entre le titulaire et la personne responsable du marché doit faire l'objet, de la part du titulaire, d'un mémoire de réclamation qui doit être remis à la personne responsable du marché. La personne publique dispose d'un délai de deux mois compté à partir de la réception du mémoire de réclamation pour notifier sa décision. L'absence de décision dans ce délai vaut rejet de la réclamation. Lorsque le titulaire du marché saisit d'un différend ou d'un litige le comité consultatif interministériel de règlement amiable prévu à l article 127 du CMP, il supporte les frais de l'expertise, s'il en est décidé une. Toutefois, la personne publique peut en rembourser tout ou partie après avis du comité. A défaut d accord amiable, les partis s en remettent à l autorité du Tribunal Administratif de Nancy. CCP- AMO assurances Page 7 sur 8
ARTICLE 17 - DEROGATIONS DU PRESENT CCP AU CCAG P.I Toutes dispositions du C.C.A.G. / P.I. non contredites par les stipulations du présent C.C.P demeurent pleinement applicables. Document établi en février 2013 CCP- AMO assurances Page 8 sur 8