Interface Rue de la Paye V5.3.3.0 Guide Utilisateur Auteur : Xavier Théoleyre 17/08/2015
Table des matières Accéder à l interface Page d accueil Outils Module Ma Paie Module RH Carnet de bord Module DUCS Module DADS Documents Entreprise Documents Salarié Messagerie Administration P3 P4 P7 P9 P20 P27 P29 P37 P40 P41 P43 P46 2
Accéder à l interface Rendez-vous sur le site www.ruedelapaye.com En haut à droite, cliquez sur Espace client Cliquez sur et module d authentification s affiche Saisissez votre numéro d adhérent, votre identifiant et votre mot de passe habituels en respectant les majuscules et les minuscules Cliquez sur Entrer 3
Page d accueil Accéder rapidement aux principales fonctions de l interface Rue de la Paye Le module Ma Paie La zone Informations vous renseigne sur les prochaines évolutions du site Le module RH pour la gestion des mouvements de salariés Le module Documents donne accès aux documents par entreprise et par salarié Le module DUCS permet la gestion des DUCS 4
Page d accueil > Eléments Le nom et prénom de l utilisateur connecté sont en haut à droite. Le pictogramme permet la déconnexion La barre de menu donne un accès direct aux différents modules Sous la barre de menu, on vous indique votre position sur le site La zone d alerte vous renseigne sur les information importante Grâce à ce rappel, vous savez sur quelle entreprise vous êtes connecté 5
Page d accueil > Pavé Ma Paie D un seul coup d œil, le pavé Ma Paie vous renseigne sur l avancement de vos dossier En cliquant le chiffre de l a branche A saisir, vous visualisez la liste des dossiers paie à saisir Cliquez sur le nombre A valider pour visualiser les dossiers à valider Cliquez sur le nombre En cours pour visualiser les dossiers en cours de traitement Cliquez sur le nombre Documents disponibles pour accéder aux documents de la période 6
Outils > filtrer, trier, rechercher Pour choisir un filtrer les colonnes, cliquez sur l entête de la colonne et sélectionnez les valeurs de votre choix Pour supprimer le filtre, cliquez sur Cliquez sur pour trier les colonnes Vous pouvez également utiliser la recherche texte Saisissez le texte et appuyez sur «Entrée» 7
Outils > Sélecteur Au-dessus de la barre de menu, cliquez dans la zone de saisie du sélecteur Dossier(s) en cours Saisissez le nom de l établissement ou sélectionnez-le dans la liste proposée Renouveler l opération pour enrichir votre sélection Cliquez sur le bouton Votre sélection est maintenue sur tous les modules 8
Module Paie > Accueil La page d accueil du module Ma Paie récapitule : - la liste des dossiers - le noms des établissements - la période en cours - le statut des payes - la date de modification du statut En cliquant sur le statut : - A saisir : vous accédez au volet de sélection des salariés pour la saisie des paies - A valider : accédez à la page de validation des paies - Validé : sur les dossiers en cours - Traité : accédez aux documents disponibles pour le dossier La liste est exportable sur Excel ou PDF 9
Module Paie > Sélection des salariés Cliquez sur le statut A saisir ou sur le nom de l établissement Le volet de sélection des salariés s ouvre : - Sélectionnez tous les salariés, en cliquant sur - Sélectionnez un salarié, en cliquant sur la ligne - Sélectionnez en plusieurs en maintenant la touche «Ctrl» enfoncée et cliquez sur les salariés - Pour désélectionner un salarié, maintenez la touche «Ctrl»enfoncée et cliquez sur la ligne correspondante Pour commencer la saisie, cliquez sur Saisir et cliquez sur Oui 10
Module Paie > Saisie des variables Cliquez sur les variables ou saisissez les dans les cases correspondantes Utilisez les flèches dans les colonnes de droite et de gauche pour voir les salariés suivants Cliquez sur pour rajouter une ligne en haut ou en bas de bulletin Pour donner des instructions spécifiques à votre gestionnaire de paie, utilisez les commentaires individuels ou par dossier Cliquez sur pour enregistrer les données 11
Module Paie > choisir les lignes du bulletin Cliquez sur pour rajouter une ligne en haut ou en bas de bulletin Cochez ou décochez les cases en face des libellés de votre choix Cliquez sur pour enregistrer le nouveau paramétrage de vos bulletins de paye. 12
Module Paie > Modification du salaire Pour modifier le salaire de base, cliquez sur le salaire dans la colonne Salarié. Le volet s ouvre Choisissez si le salaire indiqué est Brut ou Net Choisissez si le salaire est Horaire ou Forfaitaire Saisissez le montant du salaire ou cochez SMIC (le montant sera revalorisé automatiquement) Si le salaire est horaire, saisissez le nombre d heures mensuel de base sans heure supplémentaire Pour valider, cliquez sur 13
Module Paie > Déclaration des absences Pour déclarer un congé ou une absence, cliquez sur Absences et congés Choisissez le type d absence et les dates de début et de fin d absence Le nombre de jours et d heures se calcule automatiquement mais reste modifiable manuellement Cliquez sur pour rajouter une absence ou un congé Pour valider, cliquez sur 14
Module Paie > Exporter le tableau Excel L import export de tableau Excel vous permet d extraire la matrice de saisie des variables de paye au format Excel et de la réintégrer une fois remplie. Dans le module Ma Paye cliquez sur «A saisir» puis à nouveau cliquez sur A saisir en face de l établissement de votre choix. Sélectionnez les salariés de votre choix Cliquez sur 15
Module Paie > Choisir les lignes du bulletin Sélectionnez les lignes de bulletin de paye de votre choix Cliquez sur Choisissez ensuite les rubriques que vous souhaitez exporter. Choisissez si vous préférez vos salariés triés par numéro de matricule ou par ordre alphabétique Choisissez si vous souhaitez afficher le code de chaque ligne Cliquez sur Le tableau Excel est exporté automatiquement sur votre ordinateur Ouvrez le fichier Excel téléchargé 16
Module Paie > Remplir le tableau Excel Remplissez les variables selon vos souhaits Attention : les jours de congés sont calculés sur la base des jours ouvrés et un temps de travail de 35 heures hebdomadaires. Vous pouvez modifier manuellement le nombre d heures. Une fois les variables enregistrées, vous pouvez importer le fichier. 17
Module Paie > Importer le tableau Excel Dans le module Ma Paye cliquez sur A saisir puis à nouveau cliquez sur A saisir ou A valider en face de l établissement de votre choix. Cliquez sur Attention : seul le fichier Excel que vous avez préalablement exporté est importable sur votre interface Cliquez sur 18
Module Paie > Validation La validation des paies d un dossier n est possible qu après que toutes les paies du dossier ont été enregistrées Elles sont présentées de la même façon que la saisie Cliquez sur pour valider les données et les transmettre au gestionnaire Cliquez sur pour commencer la modification des champs Cliquez sur pour enregistrer les modifications puis cliquez sur Oui puis sur pour finaliser 19
Module RH > Accueil RH Accédez au module RH depuis la barre de menu Ce tableau récapitule : - l effectif par établissement - la répartition en fonction du sexe et du contrat En cliquant sur vous pouvez déclarer une entrée de salarié En cliquant sur l Etablissement ou l Effectif, vous accédez à la liste des salariés de l établissement 20
Module RH > Liste des salariés Ce tableau présente l ensemble des salariés qui ont travaillé dans l établissement, présents ou non dans l effectif En cliquant sur le nom ou le prénom, vous accédez au volet des informations sociales du salarié Le salarié surligné en orange est en cours de création Cliquez sur pour déclarer la sortie du salarié Cliquez sur pour déclarer un retour salarié 21
Module RH > Volet informations sociales Ce volet récapitule l ensemble des informations sociales du salarié Cliquez sur pour accéder aux documents du salarié 22
Module RH > Entrée DPAE 1/2 Après avoir cliqué sur depuis l accueil RH ou la liste des salariés, saisissez l entrée du salarié Demandez ou non l établissement de la DPAE Les champs avec * sont obligatoires Cliquez sur pour avoir plus d information sur la saisie du champ 23
Module RH > Entrée DPAE 2/2 et Retour Une fois les informations renseignées cliquez sur pour enregistrer le salarié en tant que brouillon Cliquez sur pour annuler la saisie Cliquez sur pour valider l entrée du salarié et demander la DPAE Pour un retour de salarié, cliquez sur depuis la liste des salariés. Les coordonnées du salarié sont reprises pour l entrée 24
Module RH > Sortie STC 1/2 Après avoir cliqué sur depuis la liste des salarié, saisissez la sortie du salarié Les champs avec * sont obligatoires Cliquez sur pour avoir plus d information sur la saisie du champ 25
Module RH > Sortie STC 2/2 Choisissez les documents à établir Cliquez sur pour annuler la saisie Cliquez sur pour valider la sortie du salarié et demander les documents 26
Carnet de bord 1/2 Accédez au Carnet de bord depuis la barre de menu Le carnet de bord permet de visualisez toutes les actions sur l interface de paie en ligne Pour filtrer les colonnes, cliquez sur leur titre en tête de colonne Cliquez l action recherchée dans la colonne Type Action pour accéder au détail de l action. Cliquez sur le pictogramme PDF pour créer un document PDF 27
Carnet de bord 2/2 En cliquant sur l action recherchée dans la colonne Type Action le volet de détail s ouvre Il récapitule l ensemble des modifications faites + rajout d une information xxx > yyy remplacement de l information xxx par yyy 28
Module Ducs Pour accéder à la totalité du module Ducs, cliquez sur Déclaratif puis sur Ducs dans le menu déroulant Vous pouvez également cliquer sur les raccourcis disponibles sur la page d accueil 29
Déclaratif > Ducs > Accueil Visualisez l ensemble des dossiers classés par numéro Pour les classer par Raison sociale, cliquez sur Dans la colonne Période, la période de référence des documents La colonne Documents renseigne sur la disponibilité des DUCS ou des bordereaux documents disponibles documents non disponibles pas de documents EDI dossier inscrit EDI inscrire le dossier en EDI non éligible EDI 30
Déclaratif > Ducs > Accueil Cliquez sur les chiffres pour voir les autres résultats Pour afficher plus de résultats par page, utilisez le menu déroulant Le calendrier récapitule : La date du jour La date de la prochaine échéance En passant sur la date de prochaine échéance, le détail s affiche Il est possible d exporter toutes les listes du site sur Excel et PDF 31
Déclaratif > Ducs > Liste des organismes Visualisez l Organisme, Type d organisme et Numéro d affiliation de chaque dossier Pour les classer et les filtrer, cliquez sur l entête de la colonne Cliquez sur l Organisme pour en avoir les coordonnées. Il est possible d exporter les informations sur un tableau au format Excel ou PDF 32
Déclaratif > Ducs > Liste des organismes En cliquant sur le nom de l organisme, accédez aux détails de l organisme Cliquez sur pour accéder aux documents relatifs à cet organisme Cliquez sur pour fermer le volet 33
Déclaratif > Ducs > Inscription EDI Cliquez sur inscription/désinscription EDI Cliquez sur pour ouvrir le volet d inscription Choisissez le Motif d inscription et le mode de paiement Pour payer par virement, saisissez l IBAN du compte à débiter. Cliquez sur pour confirmer l inscription. Elle sera effective sous 48H 34
Déclaratif > Ducs > Synthèse EDI Cette page vous permet de visualiser les inscriptions aux différentes DUCS par établissement ainsi que leurs échéances. signifie que les documents seront envoyés à l organisme signifie que les documents ne seront pas envoyés à l organisme N/A signifie que l organisme n est pas éligible à l EDI. Cliquez sur le statut pour accéder au Détail EDI 35
Déclaratif > Ducs > Validation DUCS EDI Cliquez sur Détails EDI Dans la colonne Statut, cliquez sur le statut A valider Pour valider, visualisez les informations et cliquez sur Pour demander une modification, cliquez sur Cliquez sur Accéder aux documents pour voir et télécharger les DUCS Le statut En cours de modification, signifie la prise en compte de votre demande 36
Déclaratif > DADS Accédez aux DADS en cliquant sur Déclaratif puis DADS dans la barre de menu Vous visualisez les DADS inscrites en EDI Dads à valider Consulter la DADS Dads modifiée 37
Déclaratif > DADS > Validation En cliquant sur vous visualisez la DADS en cours Vous pouvez choisir de la valider en cliquant sur Demander une modification en cliquant sur Une fenêtre s affiche pour recueillir votre demande de modification 38
Déclaratif > DADS > Détails En cliquant sur le numéro de dossier ou Détails vous accédez à la page suivante : Sur cette page, vous visualisez l état d avancement de l ensemble des DADS en cours pour une société. La colonne vous renseigne sur l étape en cours pour chaque DADS. 39
Documents > Entreprise Accédez aux Documents entreprise depuis la barre de menu ou le pavé Documents de la page d accueil ou depuis les pages Déclaratif Utilisez les filtres en cliquant sur le titre de la colonne Triez les colonnes avec Utilisez la recherche texte Utilisez le calendrier à droite de l écran visualisez le document téléchargez le document Téléchargez touts les documents présents sur la page : 40
Documents > Salarié Accédez aux Documents salarié depuis la barre de menu ou le pavé Documents de la page d accueil ou depuis les pages RH et Paie Utilisez les filtres en cliquant sur le titre de la colonne Triez les colonnes avec Utilisez la recherche texte Utilisez le calendrier à droite de l écran visualisez le document téléchargez le document Téléchargez touts les documents présents sur la page : 41
Documents > Calendrier Choisir l année en cliquant sur les flèches à droite et à gauche Cliquez sur le mois pour filtrer les documents sur une période Pour afficher les documents d un trimestre, cliquez sur le Trimestre Pour afficher les documents de plusieurs mois consécutifs, cliquez sur le premier mois, maintenez la touche «Maj» enfoncée et cliquez sur le dernier mois Pour afficher les documents de plusieurs mois non consécutifs, cliquez sur le premier mois, maintenez la touche «Ctrl» enfoncée et cliquez sur les autres mois 42
Messagerie La messagerie vous offre la possibilité de communiquer directement avec votre gestionnaire de paie. Elle permet une plus grande traçabilité des demandes Pour accéder à la messagerie, cliquez sur dans la barre de menu. Les messages non-lus apparaissent en gras Les premières colonnes rappellent l établissement concerné par la demande, la date de la dernière action et le sujet du message La colonne «Demandé par» rappelle la personne à l origine du message La colonne «A traiter par» la personne concernée par la demande La colonne statut vous indique l état du message : Message à traiter par vous Message à traiter par le service paye Information transmise par le service paye Message clôturé Par défaut, vous ne voyez que vos messages personnels. Pour voir tous les messages concernant vos dossiers, décochez la case 43
Messagerie > Nouveau message Pour envoyer un nouveau message, cliquez sur «Messagerie» et sélectionnez Nouveau message : La fenêtre de création de message s ouvre Choisissez l établissement concerné, le sujet et, si nécessaire le salarié Un message par défaut s affiche. Vous pouvez le modifier selon vos souhaits Vous pouvez attacher un fichier en cliquant sur La taille maximum est de 3Mo Cliquez sur pour transmettre le message à votre gestionnaire 44
Messagerie > Traiter les message Sur la liste des messages, cliquez sur celui que vous souhaitez consulter ou traiter Si la réponse vous convient, vous pouvez clôturer le message en cliquant sur Une fois clôturé, le message n est plus modifiable Vous pouvez renvoyer un message complémentaire sans changer le statut en cliquant sur Cliquez sur pour demander une réponse Cliquez sur pour déléguer la clôture de la demande au service paie Cliquez sur pour télécharger le fichier en pièce jointe 45
Administration > changer le logo Pour définir le logo de l interface, cliquez sur Administration sur la barre de menu Cliquez sur l entreprise ou le cabinet dont le logo doit être enregistré Choisissez un fichier graphique au format JPEG, JPG ou PNG de taille inférieure à 1000x1000px et de poids inférieur à 512 Ko Cliquez sur Pour enlever le logo cochez la case «Enlever l image» et cliquez sur 46
Service Client 01 44 06 07 97 serviceclient@ruedelapaye.com