1. Contexte Selon l article 25 des statuts généraux de l Assemblée communautaire fransaskoise (ACF), les ont droit à des honoraires pour services rendus ainsi qu au remboursement des dépenses associées à ces services. Le travail qu effectuent les député(e)s de l Assemblée communautaire fransaskoise constitue des tâches à titre bénévole. En reconnaissance de leur don de soi, de leur temps et des sacrifices imposés à leur famille, leur travail ou leur commerce, il est conforme à la pratique courante de les dédommager par le biais d honoraires, de per diem et de remboursement de repas, d hébergement et de transport. 2. Modalités 1. Lors de sa réunion d organisation, l Assemblée déterminera les montants alloués au remboursement des items suivants : 1.1. Les honoraires réservés aux pour une journée complète de travail; 1.2. Les honoraires réservés aux pour une demi-journée de travail; 1.3. Le remboursement alloué pour dépenses ordinaires (transport, repas, autres); 1.4. Les honoraires réservés pour le président ou la présidente de l Assemblée communautaire fransaskoise; 1.5. Le remboursement alloué pour l hébergement privé; 2. Afin de déterminer le total des honoraires à débourser, les facteurs suivants seront considérés : document révisé le : 13 février 2013 1
2.1. Une réunion d une durée de cinq (5) heures ou plus sera considérée une journée complète de travail; 2.2 Une réunion d une durée de moins de cinq (5) heures sera considérée une demijournée de travail; 3. Les critères suivants détermineront si l inclusion du temps de déplacement encouru sera calculée dans la durée totale de la réunion : 3.1 Le temps de déplacement encouru pour un aller-retour excédant cent (100) kilomètres sera calculé dans la durée de la réunion; 3.2 Le temps de déplacement encouru pour se rendre à un congrès, une conférence, un atelier ou une session de formation excédant la durée d une journée ne sera pas calculé dans la durée totale de l événement; 4. Des honoraires seront réclamés pour participation : a) Aux réunions régulières de l Assemblée des b) Aux réunions extraordinaires de l Assemblée des ; c) Aux réunions publiques organisées par l Assemblée des député(e)s ; d) Aux réunions du conseil exécutif de l Assemblée communautaire fransaskoise; e) Aux réunions des comités de l Assemblée communautaire fransaskoise; f) Aux réunions et congrès de la Fédération canadienne des communautés francophones et acadienne (FCFA); document révisé le : 13 février 2013 2
g) À toute autre activité approuvée au préalable par l Assemblée des député(e)s ou par le conseil exécutif; 5. Aucun député(e) communautaire de l Assemblée communautaire fransaskoise ne recevra au-delà du montant alloué pour une journée complète de travail, quel que soit le nombre de réunions fixées dans la journée. 6. Les ne recevront pas d honoraires pour leur participation aux événements spéciaux organisés dans leur district. Les ne pourront pas demander de remboursement s ils ou elles participent à une activité organisée par l association communautaire locale. Cependant, si les activités ou les rencontres se situent ailleurs dans leur district au-delà de 50 kilomètres aller-retour de leur lieu de résidence, les seront remboursé(e)s pour leurs dépenses. La grille des distances entre les communautés servant de guide seulement, les réclamants réclameront le kilométrage réel encouru dans le cadre d un travail pour l Assemblée communautaire fransaskoise. 7. Dans le but d être efficace, d assurer que les soient bien informé(e)s et de veiller à leur formation, l Assemblée communautaire fransaskoise favorise la participation des à des congrès, des conférences ou des sessions de formation qui leur sont appropriées. 7.1 Chaque année, l Assemblée communautaire fransaskoise devra prévoir dans son budget, un montant, qu elle jugera approprié pour couvrir les dépenses de participation à des congrès, des conférences ou des sessions de formation. 7.2 Le conseil exécutif de l Assemblée communautaire fransaskoise autorisera la participation d un membre élu à une convention, une conférence ou une session de formation en tenant compte des prévisions budgétaires et des besoins du membre élu. document révisé le : 13 février 2013 3
7.3 La direction générale de l Assemblée communautaire fransaskoise est responsable d aviser les membres de l Assemblée des députés des congrès, des conférences et des sessions de formation susceptibles de les intéresser. 7.4 Il est entendu que les participants ou les participantes aux congrès, conférences ou sessions de formation partageront l information reçue avec les membres élus de l Assemblée communautaire fransaskoise à la première réunion suivant l événement. 8. Chaque membre élu de l Assemblée communautaire fransaskoise réclamera ses honoraires et le remboursement de ses dépenses auprès de l administration de l ACF, en utilisant le formulaire autorisé par l Assemblée des (en y incluant les détails des services rendus et des dépenses de déplacement). Ce formulaire sera accompagné de toutes les pièces justificatives requises. 9. Aucun remboursement de dépenses ne sera versé à un membre élu de l Assemblée communautaire fransaskoise sans l autorisation formelle du conseil exécutif. Procédures : Tout formulaire de dépenses doit être rempli en indiquant : Le nom, l adresse, le code postal et le numéro de téléphone du réclamant; La signature du réclamant et la date de la demande; Le mode de transport utilisé pour se rendre à l événement; Les détails journaliers des services rendus; On peut réclamer les dépenses des repas moyennant ce qui suit : Déjeuner : si l heure de départ est avant 7h30 et le retour après 8h30 Dîner : si l heure de départ est avant 11h30 et le retour après 12h30 Souper : si l heure de départ est avant 17h30 et le retour après 18h30 Le kilométrage, seulement si le voyage s est fait en voiture; Le coût du voyage (billets d avion, d autobus, etc.); Les autres dépenses (à spécifier); document révisé le : 13 février 2013 4
Honoraires : Journée complète (5 heures ou plus) : 100$ Demi-journée (moins de 5 heures) : 50$ Réunion des député(e)s/ Conseil exécutif : 100$/jour Président/Présidente de comités : 125$ Conférence téléphonique : 25$ pour tout le monde Transport, repas, logement : L ACF applique les taux courants du gouvernement de la Saskatchewan pour les voyages en province et hors province. La politique provinciale se trouve à l adresse internet suivante : http://www.psc.gov.sk.ca/default.aspx?dn=5989c463-5501-4499-b6be-7ca78f6e51ac Les pers diem seront bonifiés en province et hors province selon le tableau ci-dessus : Déjeuner Souper 4,00$ de plus que le taux du Gouvernement de la Saskatchewan 5,00$ de plus que le taux du Gouvernement de la Saskatchewan Nous encourageons le covoiturage. Toute location de voiture devra être coordonnée par la direction générale et sera allouée lorsque cette location est économique. Les reçus pour la location de voiture, le transport public, le transport aérien et pour le logement (sauf en résidence privée) accompagneront le formulaire de remboursement. Il n est pas nécessaire d inclure de facture ou de reçu pour la réclamation des dépenses de repas. Autres dépenses : Autres : selon le reçu Les autres dépenses peuvent inclure le coût des taxis, des appels téléphoniques, du stationnement, etc. document révisé le : 13 février 2013 5
Stationnement : Un montant de 4$ par jour pour le stationnement est accepté sans reçu. Un reçu accompagnera toute demande pour un montant excédant la somme de 4$. Appels téléphoniques : Tous les qui en font la demande recevront une carte téléphonique. Toute demande de remboursement pour les appels téléphoniques qui n a pas été portée sur la carte téléphonique sera accompagnée d un reçu et d une brève note explicative. Seuls les appels d affaires seront acceptés. Taxis : Les demandes de remboursement sont acceptables pour les frais de taxi au point de départ : à la gare, à l aéroport ou à la gare routière ainsi qu au retour. Un reçu accompagnera toute demande excédant la somme de 4$. 10. Honoraires pour le poste de présidence de l ACF Conformément à la proposition 2008-2009/ACF/CE/059 du conseil exécutif de l Assemblée communautaire fransaskoise réuni le 2 septembre 2008 les honoraires du président ou de la présidente de l ACF par activité ont été fixés et répartis comme suite : Demi-journée : 150$ Journée : 300$ Téléconférence : 75$ Assemblée des députés (fin de semaine) : 600$ Réunions de la FCFA et similaires : selon le tarif journalier document révisé le : 13 février 2013 6