Base de données des actions France Notice d utilisation * * * Saisie / Mise à jour Consultation Recherche Statistiques Bernard Pria 1 03/12/2016
Sommaire I. Page d accueil...3 II. Gestion des fiches action de votre Délégation...3 A. Rédaction d une nouvelle fiche...3 B. Mise à jour d une fiche...5 C. Imprimer une fiche...7 D. Fichier convention...7 E. Clonage d une fiche...8 F. Saisie des données quantitatives...8 G. Archivage d une fiche...8 III. Cas particulier d une action interne à votre Délégation...9 IV. Consultation de toutes les fiches action...9 V. Recherche de fiches action... 10 A. Recherche de fiches d un certain type... 11 B. Recherche de fiches dans lesquelles un mot-clé apparaît... 11 C. Classement du résultat de la recherche... 11 VI. Statistiques... 12 A. Fiches action... 12 B. Fiches vie de la Délégation... 13 Bernard Pria 2 03/12/2016
I. Page d accueil Dans la suite de la notice on prend la Délégation Hérault comme exemple Après vous être authentifié comme «rédacteur» dans Intragir vous obtenez la page d accueil cidessous : Figure 1 II. Gestion des fiches action de votre Délégation A. Rédaction d une nouvelle fiche Cliquez sur cliquez ici de la rubrique Nouvelle fiche (Figure 1). La page de saisie ci-dessous s ouvre (extrait, début de la page) Bernard Pria 3 03/12/2016
Figure 2 Commentaires Les données obligatoires sont marquées d un astérisque (*) 3 rubriques particulièrement importantes caractérisent l action : 1. Le type d action 2. Le type de bénéficiaire 3. Le type de partenaire Les valeurs de ces rubriques sont à choisir dans les listes déroulantes correspondantes (clic flèche à droite de la rubrique) ; exemple des types d action possibles : Bernard Pria 4 03/12/2016
A l issue de la saisie vous pouvez soit enregistrer directement votre fiche (clic sur Enregistrer), soit l enregistrer comme brouillon (clic sur Enregistrer comme brouillon) Une fiche enregistrée est visible par tous En revanche une fiche brouillon n est visible que par vous. Vous pouvez la modifier jusqu à sa mise au point définitive, puis la publier par clic sur Enregistrer Remarque : le bouton Annuler permet d annuler la saisie et de revenir à la page d accueil Préalable B. Mise à jour d une fiche Vous obtenez la liste de toutes vos fiches en cliquant sur fiches enregistrées de la ligne Fiches de la Délégation (figure 1). Exemple des fiches enregistrées : Bernard Pria 5 03/12/2016
Figure 3 Un clic sur le titre d une fiche ouvre celle-ci en mode lecture (exemple ci-dessous) Figure 4 Commentaires Un clic sur Modifier permet de passer en mode de mise à jour ; après avoir effectué vos modifications vous cliquez sur Enregistrer pour publier la fiche modifiée. On ne peut pas modifier une fiche archivée. Il faut d abord la réactiver pour cela. Si vous modifiez un brouillon (fiches brouillons obtenues en cliquant sur brouillons de la rubrique Fiches de la Délégation) vous pouvez soit enregistrer définitivement la fiche, soit continuer à l enregistrer comme brouillon Bernard Pria 6 03/12/2016
Remarque importante Vous ne pouvez pas modifier les rubriques Types d action, Types de bénéficiaires, Types de partenaire d une fiche enregistrée. Si vous devez le faire il vous faut créer une nouvelle fiche. Pour éviter de resaisir complètement une fiche vierge utilisez la fonction de clonage (voir plus loin) C. Imprimer une fiche Vous pouvez demander l impression d une fiche en cliquant sur Imprimer la fiche d une fiche ouverte en lecture (figure 4) La fiche est mise au format PDF et s affiche directement à l écran (après quelques instants). Il suffit alors de l imprimer. D. Fichier convention Vous avez la possibilité de joindre à une fiche action le fichier correspondant à une convention. Il faut évidemment que cette convention se présente sous une forme numérique, fichier Word ou PDF par exemple. Si elle n existe que sous forme papier, il est nécessaire de la numériser. Pour joindre un fichier convention à une fiche action il faut se mettre en mode saisie (nouvelle fiche ou modification d une fiche existante) et cliquer sur «Choisissez un fichier» de la rubrique Convention (voir figure 2) On fait alors apparaître l explorateur de fichiers de son disque dur, et l on sélectionne le fichier correspondant à son choix. La procédure est analogue à celle qui consiste à attacher une pièce jointe à un courrier électronique. Transmission d une convention Un adhérent qui consulte votre fiche peut être intéressé à disposer de la convention que vous avez publiée. Après qu il s est adressé à vous (mail, téléphone ) vous avez la possibilité de lui transmettre par courrier électronique le fichier correspondant à la convention. Dans la fiche ouverte en mode lecture (figure 4), à la rubrique fichier convention, vous cliquez sur «cliquez ici pour transmettre la convention». Le formulaire de saisie ci-dessous apparaît : Le clic sur Envoyer envoie le courriel au destinataire indiqué, avec le fichier convention en pièce jointe. Changement de convention Sur changement de convention le nouveau fichier écrase l ancien (il ne peut pas y avoir plus d une convention associée à une fiche) Bernard Pria 7 03/12/2016
E. Clonage d une fiche Si vous devez créer une nouvelle fiche en ne changeant par exemple que le type de partenaires, toutes choses égales par ailleurs, vous pouvez créer une nouvelle fiche «clonée» de la première. Il suffit pour cela, sur une fiche ouverte en mode lecture, de cliquer sur «Cloner la fiche» ( figure 4) La fiche clonée est une copie de la fiche origine, seul l intitulé est changé en «clone de.». ATTENTION : elle est enregistrée comme un brouillon et vous y accédez donc en consultant vos brouillons. Il faut modifier cette fiche clonée, en apportant les modifications nécessaires (notamment modifier son intitulé en supprimant «clone de»), puis l enregistrer. Une fiche brouillon peut être clonée. Ce n est pas possible en revanche pour une fiche «vie de la Délégation» F. Saisie des données quantitatives Tout au cours d une année vous pouvez saisir 3 types de données quantitatives : nombre de demi-journées d intervention, nombre de bénéficiaires touchés par l action, nombre d intervenants. Pour cela vous cliquez sur «Saisir Données quantitatives» d une fiche ouverte (figure 4), ce qui ouvre la page de saisie suivante : Après avoir cliqué sur Enregistrer vous visualisez les données saisies en bas de votre fiche action ouverte en mode lecture (figure 4) Remarque La colonne de droite (colonne de saisie) est relative à l année en cours. Celle de gauche rappelle les données saisies l année précédente (2015 dans l exemple). G. Archivage d une fiche Si à un moment donné vous considérez qu une action est terminée vous pouvez archiver sa fiche. Remarque : vous n avez pas la possibilité de supprimer une fiche (sauf un brouillon) Pour archiver une fiche vous cliquez sur Archiver d une fiche ouverte en mode lecture (figure 4) Bernard Pria 8 03/12/2016
Toutes vos fiches archivées sont accessibles en consultation : clic sur fiches archivées à la ligne Fiches de la Délégation (figure 1) Une fiche archivée peut être réactivée. Vous disposez pour cela du bouton Réactiver dans une fiche ouverte en mode lecture (à la place du bouton Archiver) Remarque Les fiches archivées n apparaissent pas dans les statistiques portant sur le nombre d actions. En revanche elles sont prises en compte dans les statistiques quantitatives (jours d intervention, nombre de bénéficiaires, nombre d intervenants) III. Cas particulier d une action interne à votre Délégation De telles fiches sont désignées sous le nom «vie de la Délégation». Elles correspondent aux activités menées en interne (par opposition aux actions externes répertoriées dans les fiches action) La liste de ces fiches apparaît en dessous de celle des fiches action (voir figure 3) Pour rédiger une telle fiche vous cliquez à la rubrique «cas d une action vie de la Délégation» (figure 1) Dans ce cas la saisie de la fiche se présente ainsi : Vous ne disposez comme liste déroulante que celle portant sur le type d action. IV. Consultation de toutes les fiches action Voir figure 1, «Toutes les fiches» N apparaissent en consultation que les fiches action «actives» (ni les brouillons, ni les fiches archivées, ni les clones, ni les fiches «vie de la Délégation») La liste de toutes les fiches est consultable selon 5 classements possibles : 1. par Délégation 2. par type d action Bernard Pria 9 03/12/2016
3. par type de bénéficiaires 4. par type de partenaire 5. par Domaines d Action Stratégique (DAS) Exemple du classement par type d action (début de la liste) : Remarque : un clic sur les icones ou permet de «refermer» ou «d ouvrir» une section V. Recherche de fiches action Voir figure 1, «Recherche» N apparaissent en recherche que les fiches action «actives» (ni les brouillons, ni les fiches archivées, ni les clones, ni les fiches «vie de la Délégation») Bernard Pria 10 03/12/2016
Deux types de recherche sont possibles : A. Recherche de fiches d un certain type Vous pouvez par exemple rechercher : toutes les fiches d une Délégation, celles correspondant à un type d action (ou à un regroupement de types d action, comme «Savoirs fondamentaux»), celles correspondant à une combinaison de plusieurs critères (par exemple toutes les fiches de la Délégation Isère à destination des bénéficiaires de type «Jeunes» ) B. Recherche de fiches dans lesquelles un mot-clé apparaît Vous obtenez la liste des fiches dans lesquelles le mot-clé saisi apparaît quelque part dans la fiche (en dehors des 3 rubriques types d action, de bénéficiaires, de partenaires). Il s agit d une recherche dite «plein texte» : tous les mots de la fiche sont des mots-clés. Plusieurs mots-clés peuvent être saisis, séparés par des virgules. Dans ce cas on peut choisir entre : Et : la requête renvoie les fiches où TOUS les mots-clés saisis apparaissent Ou : la requête renvoie les fiches où AU MOINS un des mots-clés saisis apparaît C. Classement du résultat de la recherche Dans les 2 cas votre recherche aboutit à une sélection de fiches, parmi toutes celles de la base de données. Vous pouvez les afficher selon 5 classements possibles : 1. par Délégation 2. par type d action 3. par type de bénéficiaires 4. par type de partenaire 5. par Domaines d Action Stratégique (DAS) Bernard Pria 11 03/12/2016
VI. Statistiques A. Fiches action Voir figure 1, «Statistiques fiches action» Deux types de statistiques sont disponibles : 1. Nombre d actions 2. Données quantitatives (jours d intervention, nombre de bénéficiaires, nombre d intervenants) Dans les 2 cas on retrouve 4 classements possibles : 1. par Délégation 2. par type d action 3. par type de bénéficiaires 4. par type de partenaire Enfin ces statistiques portent sur l ensemble des fiches, ou sur les fiches d une Délégation seulement. Remarque Les statistiques sur le nombre d actions ne portent que sur les fiches actives (ni les brouillons, ni les archives, ni les clones) Les statistiques sur les données quantitatives ne tiennent pas compte elles non plus des brouillons et des clones, mais incorporent par contre les fiches archivées. Exemple d une statistique : Bernard Pria 12 03/12/2016
Remarque importante : à la date d édition de cette notice (décembre) les données quantitatives 2016 sont largement sous-estimées, car non encore complètement saisies B. Fiches vie de la Délégation Voir figure 1, «Statistiques vie de la Délégation» Bernard Pria 13 03/12/2016
La statistique ne porte que sur le nombre de journées de bénévolat, avec 2 classements possibles : 1. par Délégation 2. par type d activité Elle ne tient pas compte des brouillons et des clones, mais incorpore par contre les fiches archivées. Enfin cette statistique porte sur l ensemble des fiches, ou sur les fiches d une Délégation seulement. Exemple : Bernard Pria 14 03/12/2016