Le programme de carte achat de LMCU Sebastien Polvèche, Chef de projet carte achat LMCU,
PLAN 1 - Mise en place de la carte d achat à LMCU 2 - Les résultats
1 - Objectifs du projet A l origine du programme de carte achat de LMCU, il y a la prise de conscience de l importance des achats de faible montant : 52 % des factures payées par LMCU étaient inférieures à 1 000. Objectifs affichés lors du lancement du projet : Réduire le nombre de paiements de faible montant, Sécuriser la délégation des approvisionnements, Mettre en place la carte d achat dans le cadre d une relation de partenariat avec les fournisseurs de LMCU.
1 - La spécificité du programme de LCMU Dans le cadre de son programme de cartes d achat, LMCU a fait le choix de maintenir un fort niveau de centralisation des approvisionnements. Le maintien de la centralisation des approvisionnements est lié à un projet (préalable) de modernisation de la fonction achat / stock : L Utilisateur final dispose d une interface web (catalogue intranet) pour effectuer ses demandes internes, Les approvisionnements par carte d achat sont réalisés par le service Achats. Pour les achats généraux, LMCU a développé une interface entre KIMOCE (logiciel de gestion des achats) et OGONE : Cette interface «pousse» les données de facturation carte achat vers les fournisseurs, Les demandes d autorisations sont effectuées par LMCU via cette interface.
1 - Les modes d approvisionnement par carte d achat Gestion des Approvisionnements Centralisé cartes de service Approvisionnements concernés Fournitures de bureau Consommables informatiques Produits d'entretien Outillage Alimentation Réparation de véhicules Journaux / Livres Inscriptions aux Colloques Mode d'approvisionnement Interface KIMOCE / OGONE Sites Marchands Comptoir Système d'acquisition de données Niveau d'acquisition de données OGONE 3 OGONE MERCANET TPE 1 à 3
1 - Processus d Approvisionnement Electronique Process demande Interne Process carte achat Demande Commande par Interne Contrôle carte d achat Site paramètres Intranet KIMOCE OGONE ATOS Interface Interface Utilisateurs Finaux Service Achat Mail d autor Mail d autor Fournisseur LMCU
1 - Le référencement des fournisseurs Une étape indispensable pour déployer un programme de cartes d achat. Une démarche : Coordonnée : avec BNP Paribas, Stratégique : identifier le fournisseur «pivot» d un secteur d activité dont le référencement permettra de créer un effet «domino», Dynamique : adaptation aux évolutions du marché (mercanet). Une méthode de référencement en trois étapes : 1ere étape : Réunions d information des fournisseurs par secteurs Réunions organisée par LMCU dans ses locaux, Co - animation LMCU / BNP Paribas. 2eme étape : Des échanges individuels Définir les modalités de mise en œuvre pratiques et à Négocier les coûts, 3eme étape : l accompagnement du fournisseur : Réalisé avec la BNP Paribas (mercanet), avec OGONE pour l interface Achat.
1 - Le référencement des fournisseurs Des difficultés rencontrées lors du lancement du projet,... Contexte expérimental jusque fin 2004,, Surmontées grâce : A la méthode de référencement développée avec BNP Paribas, Au déploiement de la carte d achat dans la sphère publique, A l intégration de clauses dans les marchés de LMCU, A une meilleure structuration du marché. Des résultats : un référencement facilité! Diminution des délais de référencement des fournisseurs, Augmentation du nombre de fournisseurs acceptant la carte d achat, 1 premier cas de référencement spontané.
1- Planning de déploiement de la carte d achat 2004 2005 2006 2007 2008 Documentation DSI Direction Assainissement Achats Parc Auto Restaurant DRH Direction Voirie 3 Fournisseurs 7 Fournisseurs 11 Fournisseurs 19 Fournisseurs au 01/09/2007 30 Fournisseurs
1 - Accompagnement et conduite du changement Mon rôle, en tant que chef de projet, a consisté à mettre en place : Des actions de programmation services : Estimation des plafonds / chiffrage, Réunions avec les services pour valider les plafonds, Paramétrage des cartes d achat, Elaboration d un guide des procédures sur les règles de paramétrage, Des actions de communication utilisateurs : Elaboration de livrables (guides utilisateurs), Organisation de formations, Support utilisateurs. Paramétrage des plafonds Paramétrage des plafonds de l année n Début année N Maintenance intermédiaire de l année n+ 1 Fin Décembre n -1 Janvier n Courant année n Novembre n
2 - Evolution des volumes Un démarrage modéré la première année, 1 400 000 1 300 000 35 Des volumes multipliés par 10 en 3 ans, La forte augmentation de 2006 correspond aux référencements de Lyreco et Top info, 1 200 000 1 000 000 800 000 600 000 400 000 455 112 830 668 1 000 000 30 25 20 15 10 Nombre de fournisseurs Ces volumes devraient continuer à progresser avec les référencements en cours. 200 000 0 84 015 2004 2005 2006 2007 2008 5 0 Sources : volumes traités en comptabilité, sauf pour 2007 et 2008 (estimations)
2 - Répartition des volumes Le programme est porté par les volumes de Top Info et Lyreco 60 % des volumes traités Carte Logée 6% Parc Auto 7% Paiements CB 2% Lyreco (fournitures de bureau) 25% D autres secteurs se développent : Parc automobile (3 fournisseurs), Restaurant (3 fournisseurs), DRH (carte logée et carte achat) Restaurant 10% Autres fournisseurs Achats 15% Top Info (co nso mmab les info rmatiq ue) 35% Sources : carte achat, opérations sur une année glissante
2 - Volumes annuels 180 000 180 Près de 1200 transactions pour plus d 1 million d sur une année glissante, 160 000 140 000 120 000 160 140 120 Des procédures maîtrisées : les avoirs représentent une faible part des volumes traités : moins de 3% des transactions pour moins de 1% des montants, Une forte augmentation du nombre de transactions et de fournisseurs en 2007 : le seuil des 150 transactions / mois est atteint. 100 000 80 000 60 000 40 000 20 000 0 juil-06 août-06 sept-06 oct-06 nov-06 déc-06 janv-07 févr-07 mars-07 avr-07 mai-07 Nombre de transactions Montants payés Débit 1177 1 088 283 Crédit 32 6 186 Total 1209 1 082 098 % de crédits 2,72% 0,57% juin-07 juil-07 100 80 60 40 20 0 Sources : carte achat, opérations sur une année glissante
2 - Achats CB /VISA et PURCHASING 1 200 100% 1 000 966 90% 80% 800 70% 600 60% 50% 400 40% 200 0 214 202 CB PURCHASING VISA 30% 20% 10% 0% Nombre de transactions Montants payés VISA PURCHASING CB Les achats CB et VISA représentent 10% des transactions et 2% des volumes traités, Le montant moyen des achats par carte achat est de 895 : 966 pour les transactions PURCHASING, 202 et 214 pour les transactions CB et VISA.
2 - Intégration comptable et Dématérialisation LMCU a été retenu comme pilote par le MINEFI pour la dématérialisation des relevés d opérations. Ces relevés seront dématérialisés au format XML et serviront de pièce justificative au paiement. Mise en place en 2008 * Les relevés électroniques étant actuellement au format CSV, cela suppose une évolution de leur format. L intégration comptable des relevés pourra être réalisée suite au déploiement du nouveau format.
Conclusion Le Bilan du programme carte achat de LMCU : Une délégation sécurisée des approvisionnements, Une réduction des délais d approvisionnement, Une diminution du nombre de factures et de versements : divisé par 3 sur le périmètre concerné par la carte d achat, Une simplification du traitement des litiges. Les perspectives : La carte achat comme concentrateur de flux pour la dématérialisation des factures, Le déploiement dans les services techniques de LMCU : des volumes potentiels décuplés, un niveau 2 à valoriser.