Politique de soutien à la vie associative Adopté le 02 février 2012 Révisé le 7 juin 2012 1) PRINCIPES GÉNÉRAUX P.2 2) ADMISSIBILITÉ P.2 3) MODALITÉS P.3 4) COTISATION ANNUELLE P.4 5) APPLICATION ET MISE À JOUR DE LA POLITIQUE P.4 6) FORMULAIRE DE RÉCLAMATION P.4
1) Principes généraux 1.1 Principes du respect de la capacité financière de la TNCDC Les membres admissibles doivent avoir le souci de minimiser leurs dépenses afin d aider la TNCDC à respecter sa capacité financière. Aussi, ils seront guidés par les principes suivants. 1.1.1 Lorsque c est possible, le membre est encouragé à faire du covoiturage, par exemple, avec une CDC qui passe sur son chemin ou avec une CDC qui se trouve sur son chemin. 1.1.2 Lorsque c est possible, le membre est encouragé à partager une chambre avec un autre membre. 1.2 Modalités Les modalités de cette politique sont sous-jacentes à la capacité financière de la TNCDC. 2) Admissibilité 2.1 Rencontres régulières des membres 2.1.1 Les frais reliés à l organisation des rencontres régulières et spéciales sont assumés par la Table nationale des Corporations de développement communautaire (TNCDC). 2.1.2 Les frais de participation généralement l hébergement, les repas, les pauses-café et une part des frais de location de salles des CDC accréditées par la TNCDC et financées dans le cadre du protocole avec le ministère de l Emploi et de la Solidarité sociale (MESS) sont assumés par chacune d elles. 2.1.3 Les frais de participation des CDC accréditées par la TNCDC, mais non financées dans le cadre du protocole avec le MESS, sont remboursables selon le formulaire de réclamation. 2.1.4 Les frais des CDC financées par le MESS dont le financement n atteint pas 70 000$ sont remboursables selon le formulaire mais en proportion de ce montant sur la base des 70 000$. Ainsi, une CDC qui reçoit 47 000$ a droit à un remboursement équivalent au tiers (1/3) de ses dépenses admissibles. 2.1.5 Les CDC qui parcourent plus de cinq cents (500) kilomètres aller-retour ont droit à un remboursement pour les kilomètres qui excèdent cette distance. 2.1.6 Les frais reliés à la participation aux assemblées générales des membres ne sont pas remboursés. Politique de soutien à la vie associative, révisé le 7 juin 2012. 2
2.2 Rencontres du conseil d administration et des comités 2.2.1 Les frais reliés à l'organisation des rencontres du conseil d administration et des comités sont assumés par la TNCDC. 2.2.2 Les frais de déplacement, d'hébergement et de repas des membres participant aux rencontres du conseil d administration et des comités sont remboursables par la TNCDC. 2.3 Représentations Les frais de déplacement, d hébergement et de repas pour représenter officiellement la TNCDC sont remboursés. 3) Modalités Sur présentation des pièces justificatives, les dépenses suivantes sont remboursables selon les modalités ci-dessous. 3.1 Déplacements 3.1.1 Le taxi, l autobus ou le train sont remboursés au coût réel. 3.1.2 Quarante-trois sous (0,43$) du kilomètre seront versés pour les déplacements effectués en automobile. 3.1.3 Dans le cas de longues distances à parcourir, la location d un véhicule pourra être considérée après avoir comparé les coûts d utilisation de chaque option. 3.1.4 Les frais de stationnement sont remboursables en totalité. 3.2 Hébergement 3.2.1 Les frais réels d hébergement, jusqu à concurrence de cent cinquante dollars (150$) par jour, seront remboursés. 3.2.2 Les suppléments encourus pour l occupation double sont à la charge de la personne en occupation double si elle n a pas de lien avec la TNCDC. 3.2.3 Si la personne loge chez un parent ou un ami, elle a droit à un remboursement de quinze (15) $ par jour. 3.3 Repas Le maximum remboursable pour les repas est de 60$ par jour. Toutefois, pour des situations exceptionnelles, ce maximum pourrait être raisonnablement dépassé. 3.3.1 Déjeuner : 12 $ 3.3.2 Dîner : 20 $ 3.3.3 Souper : 28 $ Politique de soutien à la vie associative, révisé le 7 juin 2012. 3
3.4 Gardiennage Les frais de gardiennage seront remboursés jusqu à concurrence de vingt (20) $ par jour par enfant, et ce, jusqu à un maximum de soixante (60) $ par jour. 4) Cotisation annuelle Considérant que les CDC sont responsables de soutenir de façon équitable la vie associative de la TNCDC : 1.3 Facturation de la cotisation La TNCDC facturera la cotisation annuelle à un montant équivalant à un (1) % de la subvention de base récurrente du ministère de l Emploi et de la Solidarité sociale. 1.4 Paiement de la cotisation Les CDC peuvent acquitter leur cotisation annuelle en deux versements. Le premier, payable avant l assemblée générale annuelle; le deuxième, au 1 er octobre. 5) Application et mise à jour de la politique 1.5 Application 1.5.1 Les membres admissibles à un remboursement pour leur participation à une rencontre nationale doivent remettre leur formulaire rempli à la fin de la rencontre ou dans un délai de 15 jours. 1.5.2 Les chèques de remboursement sont émis au nom de la CDC, jamais au nom de la personne qui a assisté à la rencontre. 1.5.3 Toute réclamation faite à la trésorerie de la TNCDC qui n'est pas prévue à la présente politique doit être soumise au C.A. pour approbation avant d'être remboursée. 1.6 Mise à jour Le conseil d administration de la TNCDC a la responsabilité de mettre à jour la présente politique selon les besoins exprimés par les membres et les disponibilités financières de l'organisme. 6) Formulaire de réclamation Voir page suivante. Politique de soutien à la vie associative, révisé le 7 juin 2012. 4
Formulaire de réclamation Nom : CDC : Objet Conseil d administration Rencontre nationale Représentation Autre Lieu et date Déplacement Km parcourus en automobile X 0,43$ = $ Stationnement = $ Location = $ Autobus = $ Taxi = $ Train = $ Avion/hélicoptère = $ Hébergement Hôtel, motel, gîte du passant (max. 150 $/jour) = $ Ami, parent, autre (max. 15 $/jour) = $ Repas Déjeuner (max. 12 $/jour) = $ Dîner (max. 20 $/jour) = $ Souper (max. 28 $/jour) = $ Autres Gardiennage (20 $/enfant/jour, max. 60 $/jour) = $ GRAND Signature : Date : Politique de soutien à la vie associative, révisé le 7 juin 2012. 5