GUIDE DE Verizon Net Conferencing h l M ti C t Advanced and Customized Net Conference optimisé par Cisco WebEx Technology Meeting Center Activation de Verizon Advanced and Customized Net Conference (la première fois uniquement) Accédez au site http://e-meetings.verizonbusiness.com Sélectionnez le lien de connexion Manage My Meetings (Gestion de mes réunions). Entrez votre identifiant de connexion et votre mot de passe. (Remarque : si vous ne disposez pas d un identifiant de connexion et d un mot de passe Manage My Meetings (Gestion de mes réunions), cliquez sur le lien Need to Register (Inscription) et suivez simplement les instructions qui s affichent.) Cliquez sur l onglet NET CONFERENCING. Cliquez sur le lien Meeting Center Pro (Centre de conférences professionnel) sous Advanced or Customized Net Conference Applications (Applications de conférence avancées ou personnalisées) Enregistrez l'url dans vos favoris. Pour vos futures visites, vous pouvez continuer à accéder à Advanced and Customized Net Conference via Manage My Meetings (Gestion de mes réunions) ou accéder directement à l'url à partir de vos favoris et vous connecter : Advanced Net Conference : https://van.webex.com Customized Net Conference : https://<nomsociété>.webex.com My Webex (Mon Webex) Utilisez l'onglet My Webex (Mon Webex) pour configurer ou modifier votre profil, les informations de votre compte audio, vos contacts et d'autres fonctions. L'onglet My Webex vous permet également de démarrer vos réunions, d'accéder à vos rapports, de participer à des formations ou même de demander une assistance. My Webex contient les catégories suivantes dans la marge gauche : 1
My Profile (Mon profil) My Profile (Mon profil) contient les informations de votre compte personnel. Vous pouvez y sélectionner les fonctions de rappel et indiquer quel téléphone vous utiliserez principalement pour rejoindre la partie téléconférence de votre réunion. My Audio (Mon audio) My Audio (Mon audio) vous permet de configurer votre abonnement Instant Meeting Audio Conference dans Meeting Center : Faites défiler la fenêtre jusqu'à Teleconferencing Accounts (Comptes de téléconférence) Cliquez sur Add teleconferencing account (Ajouter un compte de téléconférence) Saisissez les informations sur votre abonnement d'audioconférence Instant Meeting. Toll-free call-in number (Numéro d'appel gratuit), Toll call-in number (Numéro d'appel payant), Host access code (Code d'accès de l'hôte), Attendee access code (Code d'accès du participant). My Audio (Mon audio) vous permet de saisir 3 numéros Instant Meeting différents qui seront enregistrés en temps que comptes distincts. Remarque : si vous ne disposez pas d'un numéro payant, entrez votre numéro vert. Ne laissez pas le champ Toll Call-in number (Numéro d'appel payant) vide. Cliquez sur OK. 2
My Reports (Mes rapports) Des rapports d'utilisation (Usage Reports) sont disponibles pour vos réunions effectuées sur les trois derniers mois. Page d'accueil de WebEx Meeting Center Dans la page d'accueil Meeting Center (Centre de conférence), vous pouvez configurer les préférences des réunions, obtenir une assistance et héberger une réunion. Chaque section propose des options supplémentaires vous permettant de personnaliser vos paramètres. Set Up (Configuration) Set-up (Configuration) propose des options de personnalisation et d'affichage des rapports, grâce à des fonctionnalités telles que : Meeting Manager (Gestionnaire de réunions) Pour participer à une réunion, vous devez installer le logiciel Meeting Manager sur votre ordinateur. Lorsque vous planifiez, démarrez ou rejoignez une réunion pour la première fois, le site Web de votre service de conférence lance le processus d'installation. Cependant, pour gagner du temps, vous pouvez installer Meeting Manager à tout moment avant de planifier, démarrer ou rejoindre une réunion. Preferences (Préférences) Vous permet de personnaliser vos préférences en ce qui concerne la page d'accueil et le fuseau horaire. My Profile (Mon profil) Vous permet de personnaliser vos informations personnelles, votre texte d'accueil et vos informations concernant les audioconférences. 3
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Preferences 5
(Préférences) 6
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Les choix de menu déroulant Home Page (page d'accueil) comprennent : Join an Unlisted Meeting (Rejoindre une réunion non répertoriée) My Scheduled Meeting (Ma réunion programmée) Start an Instant Meeting (Démarrer une réunion Instant Meeting) Time Zone (Fuseau horaire) Language (Langue) : English (Anglais) Spanish (Espagnol) German (Allemand) Korean (Coréen) Simplified Chinese (Chinois simplifié) Swedish (Suédois) Japanese (Japonais) Traditional Chinese (Chinois traditionnel) French (Français) Italian (Italien) Locale (Pays/région) : US (États-unis) Australia (Australie) Canada French Canada (Canada francophone) France German (Allemagne) New Zealand (Nouvelle-Zélande) Sweden (Suède) Switzerland (Suisse) UK (Royaume-Uni) Support Dans Support, vous trouverez l'aide, la formation et l'assistance dont vous avez besoin pour configurer votre compte. Les fonctions de support comprennent : User Guides (Guides d'utilisation) Des User Guides (Guides d'utilisation) sont disponibles pour vous aider à configurer, planifier et gérer vos conférences Internet. Downloads (Téléchargements) Des Downloads and Plug- Ins (Téléchargements et modules additionnels) sont disponibles pour Meeting Manager, de même que des outils de productivité, le Webex Universal Toolkit (Kit d'outils Webex universel) ainsi que des enregistreurs et des lecteurs. Training (Formation) Accès à des sessions formation en direct ainsi qu'à une série de didacticiels Contact Us (Contactez-nous) Informations nous contacter afin d'obtenir un support technique et pour accéder à des documents et des module additionnels utiles. 8
Host a Meeting (Héberger une réunion) Host a Meeting (Héberger une réunion) offre trois options pour simplifier la planification de vos réunions : Schedule a Meeting (Planifier une réunion) Comprend un Quick Scheduler (planificateur rapide) et un Advanced Scheduler (planificateur avancé) pour planifier et démarrer les réunions My Meetings (Mes réunions) - Présente la liste complète de vos réunions One-Click Meeting (Réunion One-Click) Vous permet de définir un raccourci vers votre réunion, que vous pourrez utiliser depuis ce point, votre Bureau ou Microsoft Office. La fonctionnalité One- Click Meeting est l'une des deux méthodes possibles pour démarrer rapidement une réunion Meeting Center. L'autre solution consiste à utiliser l'outil Quick Scheduling (Planification rapide). Ce guide expose l'utilisation de l'outil de «planification» pour Quick Scheduler. 9
Schedule a Meeting (Planifier une réunion) Schedule a Meeting (Planifier une réunion) comprend un Quick Scheduler (planificateur rapide) et un Advanced Scheduler (planificateur avancé) pour planifier et démarrer les réunions Cliquez sur Schedule a Meeting (Planifier une réunion) sous la section Host a Meeting (Héberger une réunion) Quick Scheduler (Planificateur rapide) : Entrez : o Objet de la réunion. o Mot de passe (doit être composé d au moins 6 caractères). o Date et heure dans le fuseau horaire. o Noms des participants invités. o Sélectionnez vos informations audio. o Cliquez sur Change audio option (Modifier l'option audio) pour configurer les paramètres audio. o Cliquez sur START NOW (Démarrer maintenant). Change audio option (Modifier l'option audio) Vous pouvez modifier la façon dont vos participants rejoignent la partie audio de la réunion et changer les informations relatives à votre compte audio. Dans le cas contraire, les paramètres par défaut pour My Audio (Mon audio) s'appliqueront. 10
Participant Email (Adresse électronique du participant) Advanced Scheduler (Planificateur avancé) : Sous l'onglet Schedule a Meeting (Planifier une réunion), cliquez sur Advanced Scheduler (Planificateur avancé) : La fonctionnalité Advanced Scheduler (Planificateur avancé) propose des options de réunion supplémentaires, notamment : Champ obligatoire Paramètres de date et heure Options de téléconférence Invite attendees (Inviter des participants) Registration (Enregistrement) Options d'agenda et d'accueil Meeting Options (Options de réunion) Attendee privileges (Privilèges des participants) Review (Révision) Informations obligatoires 11
Un sujet de réunion et un mot de passe sont obligatoires pour accéder à la page Date & Time (Date et heure). Vous pouvez également entrer votre code de suivi interne. Tant que vous ne modifiez pas la date ou l'heure, l'intitulé du bouton est Start Now (Démarrer maintenant). Si vous cliquez sur le bouton Start Now (Démarrer maintenant), votre réunion démarre immédiatement. Pour planifier une réunion, cliquez sur le bouton Date & Time (Date et heure). Date & Time (Date et heure) La fonction Date & Time (Date et heure) vous permet d'entrer la date et l'heure de votre réunion et une estimation de sa durée. Les fonctions de configuration sont les suivantes : Meeting Time (Heure de la réunion) Sélectionnez l'heure de la réunion et AM ou PM. Le fuseau horaire de l'organisateur est le paramètre par défaut. Sélectionnez Plan meeting time zones (Planifiez les fuseaux horaires de la réunion). Sélectionnez les fuseaux horaires des participants et cliquez sur Select Time (Sélectionnez l'heure). Estimated Duration (Durée estimée) - Sélectionnez la durée de l'appel en heures et en minutes. Recurrence (Récurrence) - Cette option vous permet de planifier la réunion tous les jours, toutes les semaines, tous les mois ou tous les ans. Pour une réunion ponctuelle, la valeur par défaut est None (Aucun). Attendee join time (Heure de participation) - Sélectionnez l'heure à laquelle les participants peuvent rejoindre la session. La valeur par défaut est cinq minutes. E-mail reminder (Rappel par courrier électronique) - Sélectionnez un rappel par courrier électronique à envoyer à tous les participants. Une fois tous les paramètres sélectionnés, cliquez sur Next (Suivant). 12
Téléconférence (Téléconférence) : Sélectionnez la case d'option Teleconferencing Service (Service de téléconférence) pour utiliser votre numéro d'audioconférence Instant Meeting pour votre réunion. Si vous n'avez pas encore ajouté votre numéro d'audioconférence Instant Meeting, via My Audio (Mon audio) ou un appel précédent, le bouton Add teleconference account (Ajouter un compte de téléconférence) est affiché. Cliquez sur ce bouton. Dans la fenêtre qui s'ouvre, vous pouvez entrer vos informations audio. Add teleconferencing account (Ajouter un compte de téléconférence) Saisissez les informations sur votre numéro d'abonnement à l'audioconférence Instant Meeting. Vous devez entrer le numéro d'appel payant et le numéro d'appel gratuit. Le code d'accès de l'hôte est le code secret de l'organisateur et le code d'accès du participant est son code secret. Cliquer sur OK pour enregistrer. Cette fenêtre se ferme et votre numéro de compte s'affiche dans l'onglet Teleconference Settings (Paramètres de téléconférence). Ajoutez votre numéro d'abonnement à l'audioconférence Instant Meeting. Dans Teleconference Settings (paramètres de téléconférence), vous pouvez sélectionner : Attendees call in (Appel des participants) Les participants composent le numéro de conférence audio publié pour se connecter. Attendees receive a call back (Les participants reçoivent un rappel) Le pont audio appelle les participants et synchronise les sessions audio et Web dans la console de réunion. Allow access to teleconference via global numbers (Autoriser l'accès à la téléconférence via des numéros internationaux) Les participants ont accès à la liste des numéros d'accès mondial qu'ils peuvent composer pour une session d'audioconférence. Une fois que vous avez entré votre numéro d'audioconférence Instant Meeting sur cette page Teleconference Settings (Paramètres de téléconférence) ou depuis My Audio (Mon audio), il s'affiche dans l'onglet Teleconference Settings (Paramètres de téléconférence). Si vous avez entré plusieurs comptes, vous pouvez les sélectionner dans Teleconference Settings (Paramètres de téléconférence) en cliquant sur la case d'option en regard des comptes appropriés. Si les informations sont incorrectes ou doivent être mises à jour, vous pouvez les modifier en cliquant sur le bouton Edit (Modifier) situé en dessous des informations audio. Une fois les paramètres de téléconférence sélectionnés, cliquez sur Next (Suivant). 13
Invite Attendees (Inviter des participants) Entrez l'adresse électronique des participants dans la fenêtre Attendees (Participants) en séparant les entrées par une virgule ou un point-virgule. Pour faire un choix dans une liste prérenseignée, sélectionnez l'option Select Attendees (Sélectionner des participants). Vous pouvez inclure d'autres participants à inviter en transmettant le lien de confirmation par courrier électronique ou en planifiant la réunion via Outlook. Les options sélectionnables vous permettent de demander à chaque participant de vérifier au préalable son lecteur multimédia pour bénéficier d'une bonne qualité avant de rejoindre votre réunion, d'exclure le mot de passe de l'invitation par courrier électronique et d'exiger des participants qu'ils aient un compte sur ce site Web pour pouvoir rejoindre votre réunion. Une fois que vous avez cliqué sur le lien Select Attendees (Sélectionner les participants), une nouvelle fenêtre s'affiche. La fenêtre Select Attendees (Sélectionner les participants) vous permet de sélectionner des noms et des adresses électroniques prérenseignés, d'ajouter de nouvelles adresses, de rechercher des noms spécifiques et d'inviter une personne en tant que participant normal (Attendee) ou hôte de substitution (Alternate Host). Pour ajouter un nouveau contact, sélectionnez New Contact (Nouveau contact). 14
New Contact (Nouveau contact) Une fois la fenêtre New Contact (Nouveau Contact) affichée, vous pouvez créer votre propre liste de contacts en entrant le nom et l'adresse électronique de ces derniers. Vous pouvez également ajouter un numéro de téléphone. Cliquez sur le bouton Add (Ajouter) pour terminer le processus. Un courrier électronique contenant les informations sur la réunion et un lien direct au site sera envoyé à chaque participant. Une fois la section Invite Attendees (Inviter des participants) renseignée, vous pouvez passer à l'inscription ou cliquer sur Next (Suivant). Registration (Inscription) La section Registration (Inscription) vous permet de personnaliser les informations demandées aux participants. Si None (Aucun) est sélectionné, les participants doivent indiquer leur prénom, leur nom et leur adresse électronique. Si vous sélectionnez Require attendee registration (Demander l'inscription du participant), vous pouvez demander des informations complémentaires répertoriées dans le tableau ci-dessous : Si vous cochez la case Automatically accept all registration requests (Accepter automatiquement toutes les demandes d'inscription), tous les participants sont directement dirigés vers la réunion une fois les champs obligatoires renseignés. Si cette option n'est pas sélectionnée, les participants sont dirigés vers la page d'inscription depuis le lien par courrier électronique. Une fois la page Registration (Inscription) renseignée, continuez en cliquant sur Next (Suivant) au bas de la page ou sur le bouton Agenda & Welcome (Agenda et bienvenue). 15
Inscription Acceptation de participants Une fois un participant inscrit, il reçoit un courrier électronique de confirmation et doit attendre un second courrier émanant de l'organisateur qui lui indique le mot de passe de la conférence. Cela permet à l'organisateur de sélectionner les personnes autorisées à rejoindre la réunion. Pour approuver les inscriptions, les organisateurs doivent accéder à leur compte My Meetings (Mes réunions) après avoir cliqué sur la page My WebEx (Mon WebEx). Dans la page My Meetings (Mes réunions), la colonne comportant l'en-tête «?» permet le suivi des inscriptions en attente. La colonne comportant l'en-tête permet le suivi des participants acceptés. La colonne comportant l'en-tête X permet le suivi des participants refusés. Si l'enregistrement n'est pas configuré pour cette réunion, la mention N/A est indiquée. Lorsque l'organisateur clique sur le nombre indiqué dans une colonne, il accède à la liste des participants correspondant à la catégorie concernée. Pour approuver la présence d'un participant, l'organisateur doit cocher la case en regard du nom de ce participant dans la liste en attente. Le participant reçoit alors un lien lui permettant de rejoindre la réunion. Participant Message My Meetings Page Registration List 16
Agenda & Welcome (Agenda et bienvenue) La page Agenda & Customizable Welcome (Agenda et accueil personnalisable) permet aux organisateurs de personnaliser un message destiné aux participants à la réunion. Cliquez sur Agenda et ajoutez votre message. Cette fonction peut servir à communiquer aux participants l'ordre du jour de la réunion, un message d'accueil ou plusieurs options que les participants doivent connaître avant de démarrer votre réunion. Le nombre maximal de caractères est 2 500. Info Tab templates (Modèles d'onglet d'informations) - Fournit des informations propres à la réunion, notamment son numéro, des informations téléphoniques et la clé hôte qui s'affiche uniquement pour l'hôte. Ces informations étant extraites de la planification, les organisateurs n'ont pas besoin de saisir d'informations. Automatically share presentation (Partager automatiquement la présentation) - Permet aux organisateurs de télécharger une présentation qui s'affichera pour les participants rejoignant la réunion. Cela permet à l'organisateur de présenter des informations préliminaires qui suscitent l'intérêt des personnes se joignant à la réunion. (Remarque : il convient de télécharger et d'enregistrer les présentations au format de fichier UCF durant une réunion WebEx antérieure. Pour pouvoir enregistrer des fichiers au format UCF, l'organisateur doit télécharger WebEx Universal Communications Format Toolkit (Kit d'outils de format de communication universel WebEx). Le lien de téléchargement du kit d'outils se trouve sur la page Support de ce site. Le kit d'outils permet également à l'organisateur de créer des diapositives multimédia à partager durant la réunion. L'organisateur peut choisir de démarrer automatiquement la présentation lorsqu'un participant se connecte ou de permettre à tous les participants de la contrôler. L'organisateur peut choisir de lire en continu la présentation ou de l'arrêter lorsqu'elle est terminée. L'organisateur peut également choisir la vitesse des diapositives, même si celles-ci ne semblent pas avancer lorsqu'il rejoint la réunion. (Pour l'organisateur, une fenêtre permettant d'arrêter les diapositives s'affiche lorsque la réunion doit démarrer.) Quick Start (Démarrage rapide) - Diapositive d'information avec des raccourcis pour partager les présentations, les applications ou le Bureau. Les participants ne voient pas la diapositive. Une fois vos sélections effectuées, cliquez sur Next (Suivant) ou sélectionnez Meeting Options (Options de la réunion). Meeting Options (Options de réunion) Ces options permettent à l'organisateur de sélectionner des options à activer lorsque la réunion commence. Une fois la réunion commencée, l'organisateur garde la possibilité de faire des modifications. Les options de réunion sont les suivantes : Chat (Messagerie instantanée) - Permet au participant de taper des messages à destination de l'organisateur (hôte), du présentateur (la personne qui contrôle la présentation) et d'autres participants. Video (Vidéo) - Permet d'intégrer la webcam à la réunion. Notes - Ouvre un volet permettant au participant de prendre des notes et de les enregistrer sur son PC ou de les consigner pour un groupe. Enable closed captioning (Autoriser le sous-titrage codé) - Option similaire aux notes. Permet de taper les paroles prononcées à l'intention d'une personne malentendante. Ces notes sont publiées sur le PC du participant chaque fois que la personne qui les prend appuie sur Entrée. File Transfer (Transfert de fichiers) - Permet aux participants de télécharger des documents depuis le PC du présentateur. Recording (Enregistrement) - Permet aux participants de démarrer et d'arrêter l'enregistrement de la réunion sur leur PC. 17
Enable UCF rich media for attendees (Autoriser le contenu multimédia pour les participants) - Permet aux participants de partager des fichiers UCF durant une réunion. S'il est le présentateur, l'organisateur peut partager des fichiers UCF même si cette option n'est pas sélectionnée. Attendee privileges (Privilèges des participants) L'option Attendee Privileges (Privilèges des participants) est similaire à l'option Meeting Options (Options de réunion). Dans la page Attendee Privileges (Privilèges des participants), les organisateurs peuvent sélectionner les fonctions à activer au début de la réunion. Une fois la réunion commencée, l'organisateur peut modifier les fonctionnalités. Un présentateur peut affecter des privilèges à des participants durant une réunion ou en supprimer. Les privilèges des participants sont les suivants : Save (Enregistrer) - Les participants peuvent enregistrer les documents, les présentations ou les tableaux blancs partagés qui apparaissent dans leur visionneuse de contenu. Print (Imprimer) - Les participants peuvent imprimer les documents, les présentations ou les tableaux blancs partagés qui apparaissent dans leur visionneuse de contenu. Annotate (Annoter) - Les participants peuvent créer des annotations sur tous les documents apparaissant sur leur visionneuse de contenu au moyen de la barre d'outils affichée au-dessus de la visionneuse. Les annotations d'un participant sont visibles par tous les participants. View participant list (Afficher la liste des participants) - Les participants peuvent consulter les noms des autres participants. View thumbnails (Afficher les vignettes) - Les participants peuvent voir une version réduite des diapositives. Control applications (Contrôler les applications) - Les participants peuvent demander au présentateur de leur passer le contrôle de l'application. View any document (Afficher tous les documents). Participant in private chat with (Participant en conversation privée avec) - Host (leader) (Hôte (organisateur)), Presenter (Présentateur) ou All attendees (Tous les participants) Review (Révision) La page Review (Révision) fournit un aperçu de tous les éléments sélectionnés pour cette réunion. Si vous devez apporter des modifications, sélectionnez l'onglet concerné. Pour enregistrer ces paramètres pour des réunions ultérieures, cliquez sur le bouton Save as template (Enregistrer comme modèle) au bas de l'écran. Le modèle apparaît sur la première page et vous évite de recommencer ce processus pour les réunions ultérieures. La configuration est terminée. Cliquez sur le bouton Schedule Meeting (Planifier la réunion). 18
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Confirmation de la réunion Une fois la réunion planifiée au moyen du planificateur avancé, la fenêtre de confirmation s'affiche. Confirmez les détails de la réunion et sélectionnez OK ou Add to My Calendar (Ajouter à mon calendrier). La fonction Add to My Calendar (Ajouter à mon calendrier) enregistre les informations relatives à la réunion et les envoie automatiquement par courrier électronique. Une fois le courrier électronique ouvert, les détails s'affichent automatiquement dans votre calendrier Outlook. Si, à la réception du message, vous constatez une erreur dans les informations relatives à la réunion, vous pouvez les modifier en revenant à l'outil de planification. Cliquez sur «Edit» (Modifier) pour lancer le planificateur avancé et modifier les informations sélectionnées. Une fois les modifications enregistrées, vous revenez à cette fenêtre et votre réunion s'affiche dans la page My WebEx (Mon WebEx). La console de Meeting Center La console est une interface claire et simple qui reprend les menus Microsoft Windows bien connus afin de rendre extrêmement conviviale la gestion d une réunion. Les organisateurs peuvent choisir de n afficher que les fenêtres les plus importantes au cours d une réunion (liste des participants, chat, remarques ou vidéo, par exemple). Le passage d une présentation à une autre se fait aisément au moyen d onglets. Barre d'outils Participants Messagerie Vidéo Notes instantanée Commentaires PowerPoint Enregistreur Liste des participants Messagerie instantanée Panneaux vidéo 20
Quick Start (Démarrage rapide) La page Quick Start (Démarrage rapide) s affiche lorsque les organisateurs rejoignent une conférence Web et leur fournit un accès rapide aux fonctions dont ils se servent le plus. Cette page simplifie davantage le partage de documents, d applications ou de votre Bureau avec les participants. Vous pouvez également envoyer une invitation de dernière minute. La page Quick Start (Démarrage rapide) propose une interface utilisateur graphique conviviale permettant de partager rapidement des contenus avec les participants. Vous pouvez également accéder à ces fonctions à partir de la barre d'outils Share (Partager). Lancez une invitation par courrier électronique ou par téléphone. Vous pouvez aussi inviter les participants à rejoindre une conférence téléphonique par courrier électronique avec Quick Start Remind. Il se peut que l'onglet Démarrage rapide soit fermé Utilisez l'onglet Affichage pour accéder à Démarrage rapide L'onglet Quick Start aide les organisateurs pendant l'appel, pour partager du contenu et pour inviter/rappeler les participants à la réunion. Inviter par courrier électronique ou téléphone Invitation par courrier électronique Invitez les participants à votre réunion au moyen de Quick Start (Démarrage rapide). Cette fonction s avère utile lorsqu un participant a égaré son invitation ou qu'il souhaite à la dernière minute se joindre à la réunion. Les informations relatives à la réunion s'affichent automatiquement dans un modèle de courrier électronique, ce qui facilite leur diffusion aux participants. Les modèles de courrier électronique comprennent des instructions pour les nouveaux utilisateurs et ceux qui tentent de configurer l'intégration de Microsoft Outlook ou de Lotus Notes. Options améliorées de liste de diffusion. Lorsqu'un organisateur invite des participants à une réunion, il peut configurer leurs noms dans une liste de diffusion. Une fois cela fait, l'organisateur peut envoyer rapidement des invitations à des groupes importants. Invitation Démarrage rapide par téléphone Utilisez la fonction Invite by Phone (Invitation par téléphone) de Quick-Start (Démarrage rapide) pour inviter un participant par téléphone. 21
Participation à une téléconférence Les organisateurs et les participants peuvent rejoindre de plusieurs façons la partie audio d'une réunion. Ils peuvent appeler le pont audio Les informations sur l'audioconférence Instant Meeting s'affichent pour les participants désireux de participer à la réunion. Les organisateurs et les participants peuvent également entrer leur numéro de téléphone pour être rappelés. Call into the meeting (Accès à la réunion) - Lorsque les participants accèdent à la console de réunion, les numéros d'accès s'affichent dans l'onglet Info (Informations) et dans la section Meeting Information (Informations sur la réunion). Parallèlement aux numéros payants et gratuits, les numéros mondiaux sont affichés. 1-888-555-1111 1-210-555-1111 Dial Back (Rappel) : Les organisateurs et les participants peuvent entrer leur numéro pour recevoir un appel du service de conférence. Les sessions audio et Web sont ainsi synchronisées, ce qui permet l'identification de chaque utilisateur par son nom dans le panel des participants. Cela active également la fonctionnalité d'interlocuteur actif. (Voir téléphone : section Identification de l'interlocuteur actif.) 610-555-1111 Téléphonie : Identification du haut-parleur actif L'icône d'interlocuteur actif réagit aux sons durant un appel en direct et indique à l'organisateur l'identité de la personne en communication et lui permet même de désactiver la ligne des appelants dont le bruit de fond est susceptible d'interrompre de bon déroulement de l'appel. Cette fonctionnalité permet également aux organisateurs d'identifier l'interlocuteur et de s'adresser à lui par son nom, voire de l'aider à prendre des notes plus détaillées. 22
Partage d'un centre de réunion Pour importer une présentation ou un document à afficher ou pour partager une application à utiliser au cours de la réunion, veillez à sélectionner le menu déroulant Share (Partager) et à choisir l option appropriée. Sélectionnez Presentation or Document (Présentation ou Document) ou Application. Vous êtes alors invité à choisir sur votre PC la présentation ou l application voulue. Une fois que vous avez importé votre présentation, vous pouvez passer à la diapositive suivante au moyen des flèches droite/gauche ou sélectionner une diapositive spécifique dans la liste déroulante. Changer de diapositive Barre d'icônes flottante La barre d'icônes flottante apparaît lorsque vous partagez une application. Vous pouvez la déplacer ailleurs sur la console. Elle comprend les éléments suivants : Arrêter le partage d'applications Sélectionner un Démarrer les contenu à annotations Figer temporairement partager la vue des applications Participants Donner le à contenu partagé des contrôle participants Messagerie instantanée Vidéo Volet de notes PowerPoint Les intervenants peuvent voir directement leurs notes sur la console lorsqu'ils partagent une présentation. Disponible dans le menu déroulant Panels (Volets). 23
Options vidéo du Bureau La vidéo multipoint est le paramètre par défaut et il est possible d'afficher simultanément jusqu'à 6 fenêtres vidéo. Le présentateur peut verrouiller la vidéo et les participants peuvent mettre en pause leur propre vidéo. Chaque participant peut sélectionner ses options personnelles et de session afin ce régler les paramètres de bande passante et la résolution. Les webcams étant toutes différentes, suivez les instructions d'utilisation du fabricant. Vérifiez que la webcam est branchée et activée avant le début de la session de conférence Web. Pause Options vidéo Enregistrement sur le serveur Pour commencer l'enregistrement, cliquez sur le bouton REC dans la console. L'enregistreur s'ouvre. Cliquez sur le bouton pour effectuer l'enregistrement sur le serveur. Le message suivant s'affiche : Cliquez sur le bouton de Pause ou d'arrêt. 24
Affichage de l'enregistrement Pour afficher votre enregistrement, accédez à My Recorded Meetings (Mes réunions enregistrées) sur la page d'accueil du centre de réunions. Cliquez sur l'enregistrement figurant sous Topic (Rubrique) pour afficher les informations d'enregistrement. Deux liens s'affichent alors : l'un pour la diffusion de l'enregistrement et l'autre pour le téléchargement de cet enregistrement. Vous pouvez partager l'enregistrement avec d'autres personnes par courrier électronique en cliquant sur Send Email (Envoyer un courrier électronique). Dans la zone Send to (Envoyer à), ajoutez les adresses électroniques des destinataires. Vous pouvez également ajouter un message personnel au courrier électronique. Vous pouvez également choisir de recevoir une copie du courrier électronique. Les destinataires recevront un courrier électronique les invitant à visionner l'enregistrement. 25
Durant la lecture de l'enregistrement, les personnes ayant assisté à la conférence et la table des matières sont affichées. Vous pouvez utiliser la table des matières pour naviguer dans l'enregistrement. Quelques conseils concernant les présentations Téléchargez les diapositives à l avance. Répétez la présentation. Ayez à disposition un agenda et une liste de contrôle. Menez la réunion dans une pièce au calme. Utilisez un casque afin de garder les mains libres. Utilisez des sondages pour retenir l attention des participants. Utilisez l outil de questions/réponses pour permettre aux participants de poser des questions et optimiser ainsi l interaction entre vous. Utilisez les outils d annotation afin d'améliorer la présentation. Contactez-nous Pour bénéficier d une assistance technique concernant Net Conferencing, contactez-nous au (866) 449-0701 (États-Unis uniquement) ou au (773) 864-4972. Notre adresse électronique : nettech@verizonbusiness.com. Si vous souhaitez vous entretenir immédiatement avec un interlocuteur, contactez un spécialiste en conférences. Pour effectuer ou modifier une réservation, veuillez contacter le centre de réservations le plus proche. États-Unis : 1-800-475-5000 Europe : +44-207-950-9950 Hong Kong : +852-2802-5100 Japon : +813-5539-5100 Australie : 1-800-505-020 Singapour : +65-6883-9144 2009 Verizon. Tous droits réservés. Advanced and Customized Net optimisé par Cisco WebEx 8/09 Les noms et logos Verizon et Verizon Business, ainsi que tous les autres noms, logos et slogans identifiant les produits et services de Verizon sont des marques et des marques de service ou des marques et des marques de service déposées de Verizon Trademark Services LLC ou de ses sociétés 26
apparentées aux États-Unis et/ou dans d autres pays. Microsoft, Windows et Windows Vista sont soit des marques commerciales soit des marques déposées de Microsoft Corporation aux États-Unis et/ou dans d'autres pays. Les autres marques et marques de service appartiennent à leurs propriétaires respectifs. 27