Guide d aide de CaRMS en ligne pour les répondants Mis à jour le 30 septembre 2015
Ce guide a été conçu afin de faciliter votre utilisation de la plateforme CaRMS en ligne. Compatibilité avec les navigateurs CaRMS soutient les navigateurs internet suivants : Pour les ordinateurs PC Chrome (recommandé pour une meilleure expérience utilisateur) Firefox 14.0 ou ultérieur Internet Explorer 9* Pour les ordinateurs Mac Chrome (recommandé pour une meilleure expérience utilisateur) Safari 5.0 ou ultérieur * Si vous avez mis à niveau à la nouvelle version d Internet Explorer (IE) 10, vous aurez certaines difficultés à accéder à la plateforme CaRMS en ligne. Il est recommandé d activer «l affichage de compatibilité» dans le menu Outils du navigateur. IE8 a également une fonctionnalité limitée. Si vous n utilisez pas un navigateur compatible, des erreurs inattendues se produiront. Nous sommes désolés pour les inconvénients occasionnés, et nous vous conseillons d utiliser un navigateur compatible. Contactez-nous Si vous avez des questions concernant ce guide, veuillez communiquer avec nous à l adresse communication@carms.ca.
Table des matières Connexion à la plateforme CaRMS en ligne... 4 Paramètres du compte d utilisateur... 5 Trouver une demande de référence... 6 Télécharger une lettre de recommandation en ligne... 7 Créer une lettre de recommandation en ligne... 7 Archivage des demandes de référence... 8 Préférences des répondants... 9 CaRMS Guide d aide - répondants 3
Connexion à la plateforme CaRMS en ligne Si vous n avez jamais téléchargé une lettre de recommandation pour un répondant via CaRMS en ligne, vous trouverez dans cette section des renseignements afin de créer un compte d utilisateur CaRMS en ligne. Lorsque vous recevez un courriel de la part d un candidat vous demandant de télécharger une lettre de recommandation en son nom, cliquez sur l hyperlien ou copiez et collez le lien dans un navigateur Web pour créer un compte d utilisateur pour répondant dans CaRMS en ligne. Une fois que vous avez cliqué sur le lien, vous avez deux options : 1. Si vous n avez pas de compte d utilisateur CaRMS en ligne, sélectionnez l option «Je n ai pas de compte CaRMS en ligne» et remplissez les champs obligatoires. Après avoir terminé le processus d inscription, vous pourrez vous connecter à la plateforme CaRMS en ligne en utilisant le nom d utilisateur et le mot de passe que vous venez de créer. 2. Si vous avez déjà un compte d utilisateur CaRMS en ligne (p. ex., vous êtes un ancien candidat ou un ancien directeur de programme), vous n êtes pas obligé de créer un nouveau compte. Cliquez sur «J ai déjà un compte d utilisateur CaRMS en ligne» et connectez-vous en utilisant votre nom d utilisateur et mot de passe actuel. Si vous ne connaissez pas votre nom d utilisateur ou votre mot de passe, cliquez sur «Vous avez oublié votre nom d utilisateur ou votre mot de passe». Entrez votre nom d utilisateur ou adresse électronique pour récupérer votre information. Un courriel sera envoyé à l adresse que vous avez utilisée pour enregistrer votre compte d utilisateur. CaRMS Guide d aide - répondants 4
Remarque : Si votre adresse électronique se trouve déjà dans le système, ceci indique que vous avez déjà un compte d utilisateur CaRMS en ligne. Connectez-vous en utilisant votre nom d utilisateur et mot de passe actuel. Paramètres du compte d utilisateur Une fois connecté, vous pouvez modifier les paramètres de votre compte d utilisateur dans la section «Mon compte» en tout temps. 1. Placez votre curseur sur «Mon compte» dans le coin supérieur droit de l écran. Un menu déroulant apparaîtra. Sélectionnez «Information de compte d utilisateur». 2. Entrez vos renseignements. Cliquez sur «ENREGISTRER». 3. Placez votre curseur sur «Mon compte» dans le coin supérieur droit de l écran. Un menu déroulant apparaîtra. Sélectionnez «Coordonnées». 4. Entrez vos coordonnées. Pour réinitialiser tous les champs dans cette section, cliquez sur «NOUVEAU». Cliquez sur «ENREGISTRER». 5. Placez votre curseur sur «Mon compte» dans le coin supérieur droit de l écran. Un menu déroulant apparaîtra. Sélectionnez «Adresse». 6. Entrez votre adresse postale. Pour réinitialiser tous les champs dans cette section, cliquez sur «NOUVEAU». Cliquez sur «ENREGISTRER». CaRMS Guide d aide - répondants 5
7. Placez votre curseur sur «Mon compte» dans le coin supérieur droit de l écran. Un menu déroulant apparaîtra. Sélectionnez «Information sur la sécurité». 8. Entrez vos questions de sécurité et vos réponses. Cliquez sur «ENREGISTRER». Trouver une demande de référence Une fois connecté, assurez-vous que vous êtes dans le bon compte si vous avez plusieurs rôles au sein de votre compte d utilisateur CaRMS en ligne. Par exemple, si vous êtes un directeur de programme et un répondant au sein de CaRMS en ligne, vous pouvez passer d un rôle à l autre en cliquant sur le bouton «CHANGER» au milieu en haut de votre écran et en sélectionnant le rôle auquel vous désirez accéder au sein de votre compte. Pour télécharger une lettre de recommandation pour un candidat via CaRMS en ligne, placez votre curseur au-dessus de l option «DEMANDES DE RÉFÉRENCES» dans le menu en haut à gauche. Un menu déroulant apparaîtra. 1. Sélectionnez «Liste de demandes de référence» pour consulter la liste des demandes de références actuellement dans votre compte. Si une demande ne se trouve pas sur votre liste, vous pouvez l ajouter manuellement en cliquant sur «Ajouter une demande de référence à ma liste». 2. Pour ajouter une demande de référence, vous devez avoir accès à la page couverture que le candidat vous a soumise afin de remplir les champs obligatoires. Cette page contient le matricule de la demande de référence (huit lettres) et le matricule de CaRMS du candidat (deux lettres, trois chiffres, deux lettres et trois chiffres). Une fois que vous avez entré ces chiffres, cliquez sur «RECHERCHE». CaRMS Guide d aide - répondants 6
3. Une fois que vous avez effectué la recherche, les demandes du candidat apparaîtront. Assurez-vous que les renseignements sont exacts et cliquez sur «Ajouter à la liste des demandes». Télécharger une lettre de recommandation en ligne Pour télécharger une lettre de recommandation via CaRMS en ligne, placez votre curseur au-dessus de la colonne «Actions» et sélectionnez «Télécharger». 1. Sur la page, cliquez sur «Choisir le dossier», sélectionnez le document que vous voulez télécharger et cliquez sur «ENREGISTRER». Toutes les lettres téléchargées doivent être en format PDF et ne doivent pas dépasser une taille de 1,5 Mo. 2. Cliquez sur le nom d un document pour le consulter. 3. Cliquez sur le bouton «SOUMETTRE» pour finaliser et soumettre la lettre. Remarque : Si vous avez soumis par erreur une lettre inachevée ou qui doit être révisée, envoyez une demande à l adresse operations@carms.ca. La lettre sera retirée de la liste des demandes de références et vous pourrez télécharger une nouvelle version de la lettre. Créer une lettre de recommandation en ligne Pour créer une lettre de recommandation directement sur la plateforme CaRMS en ligne, placez votre curseur au-dessus de la colonne «Actions» et sélectionnez «Créer en ligne». 1. Rédigez votre lettre dans la boîte qui apparaîtra. Afin de prévenir la perte d information, nous vous recommandons de rédiger votre lettre dans un document Word et de le sauvegarder sur votre ordinateur. Ensuite, copiez et collez la lettre dans la boîte. Cliquez sur «ENREGISTRER». 2. Si vous désirez modifier la lettre après l avoir enregistrée, cliquez sur «Modifier». CaRMS Guide d aide - répondants 7
3. Cliquez sur «Prévisualisation de la lettre de recommandation» pour visionner le document. 4. Cliquez sur le bouton «SOUMETTRE» pour finaliser et soumettre la lettre. Remarque : Si vous désirez plutôt télécharger une lettre, cliquez sur «Télécharger». Remarque : Si vous avez soumis par erreur une lettre inachevée ou qui doit être révisée, envoyez une demande à l adresse operations@carms.ca. La lettre sera retirée de la liste des demandes de références et vous pourrez télécharger une nouvelle version de la lettre. Une fois soumise, la colonne «Soumis le» sur la page «Liste de demandes de référence» indiquera la date à laquelle la lettre fut soumise. Archivage des demandes de référence Pour prévenir de soumettre accidentellement une lettre dans la mauvaise demande de référence et pour distinguer entre les lettres soumises et celles en attente de soumission, vous pouvez archiver les demandes de référence. 1. Pour archiver une demande de référence, sélectionnez l option «Archivage» dans la colonne «Action». 2. Pour consulter une liste de vos demandes archives, cliquez sur «Liste archive des demandes de référence» dans le menu principal. 3. Pour restaurer une demande de référence, cliquez sur «Restaurer». Le document sera restauré sur votre Liste de demandes de références. CaRMS Guide d aide - répondants 8
Préférences des répondants Dans cette section, vous pouvez télécharger des images d en-tête de lettre et de signature pour joindre à la lettre de recommandation que vous soumettez en ligne. Pour modifier les images d en-tête et de signature, cliquez sur «Paramètres d en-tête» dans la section «PRÉFÉRENCES DES RÉPONDANTS». 1. Cliquez sur l option «Choisir un fichier» pour télécharger une image d en-tête ou de signature et cliquez «ENREGISTRER». Les images d en-tête doivent être en format JPG et ne doivent pas excéder une taille de 512 Ko. Les images de signature doivent être en format JPG et ne doivent pas excéder une taille de 256 Ko. Si vous désirez modifier l information professionnelle qui apparaît dans l en-tête, cliquez sur «Information professionnelle». 2. Remplissez les champs désirés et cliquez sur «ENREGISTRER» pour continuer. CaRMS Guide d aide - répondants 9
Le Service canadien de jumelage des résidents (CaRMS) est un organisme sans but lucratif opérant en vertu du principe de la rémunération des services, établi en 1969 à la demande des étudiants en médecine à la recherche d une entité indépendante pour offrir un service de candidature et de jumelage équitable et transparent à des programmes de formation médicale postdoctorale partout au Canada. CaRMS.ca 300-171, rue Nepean Street Ottawa, Ontario K2P 0B4, Canada 613.237.0075 (Toll free / Sans frais) 877.CARMS.42