ÉTUDE DE CAS Des processus qui gagnent en efficacité grâce à Microsoft SharePoint et OTI Expertise La Vie en Rose Québec: 777, boul. Lebourgneuf, bureau 220, Québec (Québec) G2J 1C3 418 948-4066 Montréal: 1100, boul. René-Lévesque Ouest, bureau 1205, Montréal (Québec) H3B 4N4 514 504-3414 Classes virtuelles: accès à nos cours sans contrainte de localisation 1 877 504-3414
ACCOMPAGNEMENT SHAREPOINT CHEZ LA VIE EN ROSE La Vie en Rose, chef de file canadien en lingerie féminine, est une organisation de vente au détail qui a connu une forte croissance au cours des dernières années. Elle compte aujourd hui 175 boutiques au pays et 75 autres à travers le monde. Devant la croissance rapide de l entreprise, la direction peine à optimiser ses processus d affaires. D une part, le département responsable de gérer le mouvement des marchandises au niveau des succursales internationales, utilisait pour gérer les activités un nombre important de listes Excel qui ne se parlaient pas entre elles. Puisqu elles étaient indépendantes et nombreuses, ces listes contenaient souvent des informations similaires, ce qui rendait leur gestion laborieuse. Il était également long et difficile de mettre à jour les données manuellement, de trouver les bons fichiers et d analyser l information pour avoir un portrait juste du déroulement des opérations. Les versions n étaient pas constamment à jour, les erreurs étaient fréquentes et il était impossible pour plusieurs personnes de travailler simultanément sur un même fichier Excel. Enfin, il était difficile d expliquer ce système complexe à un nouvel employé. D autre part, toutes les communications entre le siège social et les succursales se faisaient par courriel. Tous ces messages, qui concernaient autant la gestion générale de l organisation que les procédures à appliquer ou les nouveaux processus de travail, étaient longs et complexes à gérer pour les gérants des succursales. Les magasins se retrouvaient parfois avec les mauvaises versions de procédures importantes provenant du bureau chef, car chaque magasin conservait sa propre copie en format papier. P1
LA SOLUTION: LA COLLABORATION GRÂCE À MICROSOFT SHAREPOINT LA SOLUTION Pour pallier la prolifération des listes Excel créées à tout moment en réponse à différents besoins, faciliter la gestion de l information et ainsi permettre de dresser rapidement un portrait clair des activités de la Vie en Rose à l échelle internationale, l équipe d OTI Expertise propose l utilisation de l outil de collaboration SharePoint. LES AVANTAGES? La centralisation des données, qui élimine les doublons, garantit des données constamment à jour et sauve du temps; La mise à jour simultanée des données par plusieurs intervenants; La production en temps réel de rapports adaptés à des besoins spécifiques : direction, exploitation, finances; La simplicité de l outil qui en facilite l appropriation. De plus, l automatisation de plusieurs processus de travail (workflows), par exemple la création de tâches et l envoi d alertes, augmente davantage la productivité. Enfin, SharePoint est abordable et son implantation, rapide. UN OUTIL, DEUX FONCTIONS SharePoint est aussi utilisé comme intranet : il relie les magasins au siège social. Des bibliothèques sont créées pour centraliser les procédures et les instructions relatives aux processus de travail, dorénavant constamment à jour et facilement accessibles à tous les magasins, en tout temps. Les courriels, jusqu alors utilisés à toutes les sauces, reprennent leur fonction première et leur nombre diminue considérablement. «La centralisation des procédures dans l intranet facilite grandement la gestion des différentes versions. On a maintenant l assurance de disposer de la bonne version. - Lyne Raymond, vice-présidente aux ressources humaines P2
L APPROCHE OTI : RENDRE LE CLIENT AUTONOME 1. INTRODUCTION ET ANALYSE DE VOS BESOINS LA CLÉ DU SUCCÈS Les spécialistes d OTI Expertise ne se contentent pas d accompagner la Vie en Rose dans l implantation de l outil de collaboration SharePoint : ils aident les membres de la direction à intégrer l outil à leur quotidien pour les rendre autonomes. Ainsi, plutôt que de confier les rênes du projet à des consultants en technologies de l information (TI) ou à des programmeurs, l équipe d OTI Expertise mise sur les gestionnaires des différents services, car ce sont les mieux placés pour mener à terme les travaux, à leur satisfaction. Ils connaissent leurs processus mieux que quiconque et savent quels besoins d affaires précis la technologie doit soutenir. «J ai beaucoup apprécié l approche d OTI : comme je connais bien mes processus, j ai pu les pousser à fond moi-même et adapter les listes et les sites d équipes à mes besoins. Je n étais pas dépendante du département informatique : j avais une bonne autonomie» - Dominique Baril, directrice logistique Une solide formation à la création et à la gestion de sites d équipe SharePoint est donc donnée à ces gestionnaires afin qu ils soient en mesure de façonner leur site pour répondre à leurs besoins, sans dépendre constamment du département d informatique. Autonomes, ces super-utilisateurs maîtrisent désormais leurs outils de travail. Ils relèvent avec brio le défi d optimiser leurs processus d affaires pour gagner en efficacité et disposent de rapports utiles et fiables rapidement. La coordination entre les gens et les départements est améliorée, la productivité également. P3
3. FORMATION ET ACCOMPAGNEMENT POUR IMPLANTER ET PERSONNALISER VOTRE CRM DES RÉSULTATS INDÉNIABLES DES GAINS SUR TOUTES LA LIGNE RÉSUMÉ DES BÉNÉFICES Meilleure gestion des données et de l information; Meilleure coordination entre les employés et les départements; Documents mis à jour automatiquement; Réduction du volume de courriels; Élimination des versions papiers; Grande autonomie des gestionnaires d équipe; Réduction des erreurs; Automatisation des processus. 4. FORMATION DES UTILISATEURS FINAUX «Le projet a été un succès sur toute la ligne : tous ceux qui ont participé ont constaté des effets positifs concrets sur leur productivité au quotidien.» - Dominique Baril, directrice logistique Grâce à l approche d OTI Expertise et à l outil de collaboration SharePoint, la Vie en Rose connaît parfaitement ses activités internationales. La gestion de ses données se trouve améliorée, les erreurs sont réduites et les pertes de temps, éliminées. En prime, les gérants de succursales s y retrouvent. P4
À PROPOS D OTI EXPERTISE Depuis 2007, notre équipe d experts a aidé des milliers d individus et des centaines d organisations à améliorer leur efficacité professionnelle et leur culture de collaboration. À la fois conseillers et formateurs, nos experts comprennent vos enjeux d'affaires. Nous collaborons avec vous et nous adaptons nos formules à vos besoins afin de rendre votre entreprise plus performante. Nous vous apportons conseil et expertise pour vous faire gagner temps et efficacité dans la réalisation quotidienne de vos tâches. Nos spécialistes sauront trouver les solutions pour faciliter votre travail afin d'atteindre vos objectifs plus rapidement. Nos services d'accompagnement incluent la mise en place, la formation des utilisateurs et l'adoption de l'outil dans votre entreprise. LES ENTREPRISES QUI NOUS FONT CONFIANCE CONTACTEZ-NOUS 1 877 504 3414 info@