Rapport financier 2012-2013 - Prévisions budgétaires 2013-2014 Réel Prévision Réel Prévision RECETTES 2011-2012 2012-2013 2012-2013 2013-2014 Cotisations régulières perçues 413 305,78 $ 610 000,00 $ 601 305,93 $ 600 000,00 $ Revenus d'intérêts et placements 1 642,96 $ 1 300,00 $ 488,75 $ 6 748,57 $ Vente de café 4 694,00 $ 6 000,00 $ 4 439,00 $ 4 000,00 $ Remboursement représentation 2 913,42 $ 1 500,00 $ - $ 6 000,00 $ Revenus divers 370,00 $ 0,00 $ - $ Total des recettes 422 926,16 $ 618 800,00 $ 606 233,68 $ 616 748,57 $ DÉBOURS De structure CSN (voir note1) 284 015,66 $ 273 100,00 $ 311 918,69 $ 280 000,00 $ FNEEQ 201 339,83 $ 196 000,00 $ 200 429,67 $ 200 000,00 $ CCM 27 612,64 $ 26 600,00 $ 27 216,17 $ 27 500,00 $ Total débours de structure 512 968,13 $ 495 700,00 $ 539 564,53 $ 507 500,00 $ Total débours de fonctionnement 93 050,24 $ 123 100,00 $ 103 121,84 $ 107 350,00 $ Total des débours 606 018,37 $ 618 800,00 $ 642 686,37 $ 614 850,00 $ (183 092,21 $) (4 471,82) $ Excédent recettes sur débours (151 111,34 $) 0,00 $ (36 452,69) $ 1 898,57 $ Note 1: un chèque au montant de 31,980.87$ a été émis en remplacement d'un chèque équivalent annnulé pour l'exercice précédent. Cettte somme est soustraite plus bas pour l'année 2012-2013 Il faut donc comprendre que l'exercice financier 2012-2013 se solde avec un déficit de 4,471.82 (36,452.69-31,980.87) Cependant, il faut tenir compte qu'une facture n'a pas été reçue du Collège (voir note après le tableau des débours) soit environ 9500$ Revenus d'intérêts et placements 488,75 $ Intérêts nets - compte bancaire - $ Intérêts - fonds d'obligations 488,75 $ DÉTAILS DEBOURS Réel Prévision Réel Prévision 2011-2012 2012-2013 2012-2013 2013-2014 De fonctionnement Équipement de bureau et informatique 3 333,82 $ 4 000,00 $ 3 102,56 $ Salaire et avantages sociaux 26 557,69 $ 29 000,00 $ 30 464,16 $ 31 000,00 $ Secrétariat-imprimerie-fourniture bureau 6 024,47 $ 7 200,00 $ 6 850,58 $ 7 000,00 $ Animation syndicale 27 618,42 $ 14 000,00 $ 19 925,15 $ 28 000,00 $ Service du café 5 218,94 $ 6 500,00 $ 3 248,07 $ 3 200,00 $ Frais de représentation 8 381,39 $ 27 000,00 $ 9 152,72 $ 10 000,00 $ Dons (pièce jointe) 3 965,00 $ 6 175,00 $ 3 530,21 $ 6 150,00 $ Bourses d'excellence 750,00 $ 750,00 $ 750,00 $ - $ Journal 5 925,12 $ 6 700,00 $ 6 410,20 $ 6 000,00 $ Taxes foncières 2 309,74 $ 3 200,00 $ 3 095,36 $ 3 400,00 $ Comités syndicaux 2 165,65 $ 2 500,00 $ 392,54 $ 700,00 $ Libération syndicale - $ 1 000,00 $ 1 000,29 $ 11 900,00 $ Archivage local syndical 800,00 $ - $ - $ - $ Fonds d'aide aux étudiants 15 075,00 $ 15 000,00 $ Vol d'un montant au local B-28 200,00 $ TOTAL DÉBOURS FONCTIONNEMENT 93 050,24 $ 123 100,00 $ 103 121,84 $ 107 350,00 $ : Un montant équivalent à la libération de.25 ETC pour la session d'hiver de la VP Convention collective doit être envoyé par la direction Secrétariat - imprimerie 6 850,58 $ Télécommunications 992,81 $ Assurances 752,10 $ Fournitures de bureau 2 376,53 $ Envois postaux 119,14 $ Imprimerie - photocopies 2 610,00 $ Animation syndicale 19 925,15 $ Réunions AG, AGA 11 558,04 $ souper des comités, potluck Noël 4 165,49 $ Bureaux syndicaux,accueil nouveaux 4 201,62 $
ÉTAT DES SURPLUS D'OPÉRATION POUR L'EXERCICE TERMINÉ LE 30 AVRIL 2013 SURPLUS D'OPÉRATION Solde au 30 avril 2012 267 613,75 $ Actualisation de la valeur de l'actif (549,05) $ détail Intérêts dépôt à terme et titres encaissés 488,75 $ Titres encaissés 23 000,00 $ Fluctuation de valeur (fonds d'oblig.) (24 232,80) $ Fluctuation de valeur (fonds d'oblig.) 195,00 $ Excédent (déficit) des recettes sur les débours (36 452,69) $ Chèques annulés 33 980,87 $ Solde au 30 avril 2013 264 592,88 $ ÉTAT DE L'ACTIF AU 30 AVRIL 2013 ACTIF au 30 avril 2011 au 30 avril 2012 au 30 avril 2013 Encaisse 255 531,10 $ 72 612,95 $ 93 034,91 $ Petite caisse 200,00 $ 25,49 $ 46,73 $ Encaisse obligations 30 000,00 $ - $ - $ Oblig. Chateauguay (oct. 12) 4,25% 23 659,07 $ 23 659,07 $ Épargne plac.à terme 2.63%(mai2013) 24 142,70 $ 24 142,70 $ 24 142,70 $ Épargne rachetable 0.2% (déc.2011) 23 213,33 $ - $ - $ Épargne plac.à terme 0.97%(déc.2011) 53 842,73 $ - $ - $ Épargne plac.à terme 2.36%(mai2013) 40 000,00 $ 40 000,00 $ 40 000,00 $ Épargne rachetable 0.65% (déc.2013) 30 000,00 $ 30 195,00 $ Épargne plac.à terme 1.8%(mai2015) 77 173,54 $ 77 173,54 $ TOTAL 450 588,93 $ 267 613,75 $ 264 592,88 $
Année financière 2012-2013 Chèques de plus de 750$ du 1er mai 2012 au 31 décembre 2012* Date No chèque Destinataire Détail Poste budgétaire Montant 16-mai-12 4046 RN Services & Mercantiles Repas AG du 9 mai V- Animation - Assemblées 1 034,78 $ 24-mai-12 4048 RN Services & Mercantiles Repas AG du 16 mai V- Animation - Assemblées 1 345,21 $ 24-mai-12 4053 Aramark Boissons - AG 21-03 et 25-04 et BuSy 11-04 V & U Assemblées, Bureau & divers 1 257,54 $ 13-juin-12 4064 David Tacium Regroupement cégep Granby S & V 793,07 $ 14-juin-12 4066 Sylvie Dubé Paie 2 semaines + fériés + maladie O- Salaire et avantages sociaux 1 212,78 $ 23-juin-12 4069 RN Services & Mercantiles Repas AGA du 11 juin V- Animation - Assemblées 1 034,78 $ 12-juin-12 4071 Quai 99 Souper des comités W- Animation - Fête 1 925,18 $ 16-août-12 4074 Ville de Longueuil Taxes municipales 3- Taxes foncières 2 092,12 $ 04-sept-12 4095 Collège Édouard-Montpetit Impression La Dépêche Z & P Dépêche et imprimerie 5 206,00 $ 17-oct-12 4124 RN Services & Mercantiles Repas AG du 17 octobre V- Animation - Assemblées 827,82 $ 18-oct-12 4125 Chic Café Service machine à café X- Service de café 868,27 $ 15-nov-12 4137 Librairie Coopérative Édouard-Montpetit Ordinateur portable Toshiba (François) D- Équipement informatique 1 148,60 $ 22-nov-12 4143 RN Services & Mercantilles Repas AG du 21 novembre V- Animation - Assemblées 827,82 $ 05-déc-12 4151 La Capitale Assurances générales Assurances Local syndical 1- Assurances 752,10 $ 12-déc-12 4156 RN Services & Mercantilles Repas AG du 21 novembre V- Animation - Assemblées 827,82 $ 19-déc-12 4161 Sylvie Dubé Paie 2 semaines + fériées + supp. O- Salaire et avantages sociaux 1 121,73 $ Chèques de plus de 750$ du 1er janvier 2013 au 30 avril 2013* Date No chèque Destinataire Détail Poste budgétaire Montant 28-janv-13 4183 Théâtre de ville Salle party de Noël W- Animation - Fête 1 131,93 $ 15-févr-13 4196 Chic Café Service machine à café - fact no: 1293 X- Service de café 780,66 $ 20-févr-13 4197 RN Services & Mercantilles AG 20 février V- Animation - Assemblées 1 034,78 $ 20-mars-13 4205 RN Services & Mercantilles AG du 20 mars V- Animation - Assemblées 1 034,78 $ 21-mars-13 4212 Collège Édouard-Montpetit Libération syndicale F:91517-91606-91607 T- Libérations syndicales 1 000,29 $ 24-avr-13 4230 RN services et Mercantiles Buffet AG du 24 avril V- Animation - Assemblées 879,56 $ 26-avr-13 4235 Richard Drolet Regroup 7 et 8 fév et regroup QC 4 et 5 avr. S- Frais de représentation 1 344,24 $ * autres que débours de structures et salaire, avantages sociaux de l'agente de bureau
Le contexte Le comité de vérification des finances (Raymond Gosselin, Charles Fortin et Raymond Lemire) s est réuni à plusieurs reprises, soit le 3 juin avec M. François Gadoury et à quatre autres reprises cet automne sans ce dernier, afin de faire une vérification en profondeur du dossier des finances. À la réunion de juin 2013, le trésorier sortant nous fît une présentation sommaire et incomplète d un état financier comportant quelques erreurs que le comité a relevées sans obtenir d explications claires. Nous (le comité) réclamions plus d explications. Mais elles ne furent données que partiellement. De plus, le trésorier sortant nous annonça qu il démissionne et qu il ne présentera pas son rapport à l AGA. Nous n avons donc pas été en mesure d en arriver à un accord, conséquemment le comité n a pas donné son aval au bilan et comme vous le savez, le trésorier sortant n a pas présenté son bilan. Vous comprendrez que le comité ne pouvait pas supporté un bilan comportant des erreurs et qui n était pas présenté par la personne responsable du dossier. Ce qui eu pour conséquence de retarder l adoption du bilan financier. Le comité en a conclu qu il fallait reporter la vérification à l automne 2013 afin de permettre au comité de faire une vérification plus rigoureuse, ce à quoi ont servi les 4 réunions de l automne, voici les constats auxquels nous sommes arrivés : Constats Désordre dans le dossier des factures et tenu de livre inadéquate o Factures manquantes : état de compte en lieu et place de facture, reçus de dons manquants ou non classés; o Chèques manquants (chèques annulés); Retard dans les paiements de factures de fournisseurs, de compte de taxes, de paiement à la CARA, etc. le tout occasionnant des frais élevés; Omission de réclamer les remboursements de frais de représentation à la FNEEQ, nous estimons la somme à plus de 6740.29$ dont 1532.66$ ont déjà été récupérées; ( 5207,63$ manquants) Manque de surveillance de l exécutif 2012-2013 et du comité des finances de l année 2011-2012; Achat de matériels informatiques difficilement justifiables (imprimante couleur et portable); Conservation de liquidités trop importantes pour les besoins courants; Déficit d opération important; ( 4471,82$, dû essentiellement au frais de représentation non réclamés ) Par contre, à notre humble avis et selon notre vérification, aucune fraude n a eu lieu et les comptes balancent, le tout dans un désordre innommable. Nous (le comité de vérification des finances) constatons que le trésorier sortant n a pas fait un travail rigoureux, ni diligent et a fait preuve de négligence, le tout causant des pertes de plusieurs milliers de dollars De plus, par son absence, il n a pas facilité la vérification par le comité. Le comité considère que l exécutif précédent a failli à son devoir de vigilance. Pour faire suite à ces constats, le comité recommande les actions suivantes :
Recommandations du comité de vérifications des finances 1. Que le comité de vérification des finances fasse une vérification à mi-mandat pour s assurer de l ordre du dossier et y proposer des correctifs au besoin; 2. Que la vérification annuelle se fasse en mai; 3. Que la date soit estampillée sur tous les documents pouvant servir à la vérification et provoquant des entrées et/ou des sorties de fonds, factures, reçus, chèques, etc.; 4. Qu un paiement ou un remboursement ne soit admissible que sur présentation d une facture ou d un reçu à l exception des dons faits aux syndicats en grève; 5. Que l on obtienne de tout fournisseur des factures détaillées; 6. Que le trésorier fasse des placements à court terme afin de diminuer l ampleur des liquidités; 7. Que l exécutif passe par des transactions électroniques quand cela est possible; 8. Que l exécutif réfléchisse à une réorganisation des postes budgétaires pour simplifier le suivi; 9. Que l exécutif s assure mensuellement par des moyens qu il jugera adéquats, que le dossier des finances soit en ordre et à jour; 10. Que l exécutif tienne compte des bilans mensuels pour planifier les dépenses ultérieures; 11. Que l exécutif analyse différentes avenues pour réduire les dépenses; 12. Que l on étudie la possibilité de réduire les coûts d impression de La Dépêche.