PROCÈS-VERBAL DE LA RÉUNION RÉGULIERE DU CONSEIL D ADMINISTRATION DE L ASSOCIATION DE HOCKEY MINEUR DE SAINTE-JULIE Date : Le 11 avril 2012 Heure : 19 h 00 Lieu : Local de l AHM de Ste-Julie Étaient présent(e)s : Absent(e)s : Secrétaire de l assemblée : Monsieur Éric Boulianne, président Monsieur Stéphane Mondou, vice-président hockey Madame Julie Lacoursière, trésorière Monsieur François Parent, directeur discipline Monsieur Alain Belzile, directeur pee-wee Madame Renée Nadeau, secrétaire Monsieur Steve Mathieu, directeur Novice Monsieur Éric Gagnon, vice-président des communications Monsieur Daniel Roy, directeur des glaces Monsieur Armand Boudreau, directeur Atome Monsieur Sylvain Bisson, directeur de l équipement Monsieur Michel Lamarche, gouverneur compétition BB-CC Monsieur Alain Côté, directeur MAHG Monsieur Ghislain Demers, directeur bantam Madame Josée Groleau, directeur Midget Monsieur Éric St-Amand, gouverneur récréatif ABC Renée Nadeau 1. Ouverture de la réunion La réunion est ouverte à 19h05 par le vice-président. 2. Adoption de l ordre du jour 1. Ouverture de la réunion mot de bienvenue 2. Adoption de l ordre du jour 3. Adoption et suivi du procès-verbal du 14 mars 2012 4. Assurances biens, détournement de fonds, avis juridique, crime cybernétique 5. Aréna St-Hilaire, renouvellement contrat 6. Dépenses tournoi Atome 7. Budget Coupe Dodge 8. Résultats jusqu à maintenant 9. Midget BB 10. Création des comités de travail pour révision des politiques administratives 11. Lecture Grizzly Express Janvier Février Mars 12. Postes vacants et date du prochain AGA 13. Situation Junior A et Junior B 14. Retour sur la situation de la 3e aréna 15. Centre PST 16. Varia 17. Date et heure de la prochaine rencontre 18. Levée de la séance régulière Procès-verbal du 11 avril 2012, page 1 de 5
RÉSOLUTION 2012-04-11 (01) SUR PROPOSITION DE MADAME JULIE LACOURSIÈRE, APPUYÉE PAR MONSIEUR ARMAND BOUDREAU, l ordre du jour est adopté à l unanimité. 3. Adoption et suivi du procès-verbal du 14 mars 2012 RÉSOLUTION 2012-04-11 (02) SUR PROPOSITION DE MONSIEUR STEVE MATHIEU APPUYÉE PAR MADAME JULIE LACOURSIÈRE, le procès-verbal de la séance régulière du 14 mars 2012 est adopté à l unanimité. POINTS DE DÉCISION 4. Assurance biens, détournement de fonds, avis juridique, crime cybernétique Monsieur Éric Boulianne nous informe qu il a vérifié, auprès de la Ville et auprès de Hockey Québec, si l AHM avait des assurances sur les équipements et biens entreposés dans les locaux de l Hôtel de Ville. Il semble qu il n y a pas de couverture depuis au moins 3 ans. Ni sur les biens, ni aucune couverture pour responsabilité civile pour l association et/ou ses membres. RÉSOLUTION 2012-04-11 (03) SUR PROPOSITION DE MONSIEUR ÉRIC BOULIANNE APPUYÉE PAR MADAME RENÉE NADEAU, il est dûment résolu à l unanimité de permettre à monsieur Éric Boulianne d obtenir des couvertures d assurances adéquates sur les biens entreposés à l Hôtel de Ville et en responsabilité civile pour l AHM Ste-Julie et ses membres administratifs et ce pour une dépense maximum de 1000$. Advenant que les coûts soient supérieurs, une approbation par les membres, par courriel, sera requise. 5. Aréna St-Hilaire, renouvellement de contrat Suite à la nouvelle organisation de l aréna de St-Hilaire, il n était pas assuré que nous ayons les heures de glaces de l an dernier. Monsieur Éric Boulianne a rencontré 2 fois, les responsables de l aréna afin de discuté du contrat de location. Finalement, nous avons conservé les mêmes heures que l an dernier. Ils nous ont également offert les heures suivantes : samedi matin 6h45 à 7h45 et le dimanche matin de 7h00 à 8h00, Après discussions avec les membres du CA, il semble que ce soit trop tôt pour nous. Nous allons donc les refuser. RÉSOLUTION 2012-04-11 (04) SUR PROPOSITION DE MONSIEUR GHISLAIN DEMERS APPUYÉE PAR MONSIEUR ALAIN BELZILE, et dûment résolu à l unanimité, l AHM Ste-Julie renouvelle le contrat avec l aréna de St-Hilaire pour les mêmes heures et aux mêmes tarifs que l an dernier. 6. Dépenses tournoi atome Madame Julie Lacoursière demande l approbation des membres pour des dépenses encourues, mais sans factures pour le tournoi atome Kristopher Letang. Ce sont principalement des dépenses de papeterie et des dépenses au Tim Hortons pour les bénévoles. Il faudra trouver une nouvelle manière de faire car à l avenir, aucune dépense ne sera remboursée sans factures. RÉSOLUTION 2012-04-11 (05) SUR PROPOSITION DE MONSIEUR ERIC GAGNON APPUYÉE PAR MONSIEUR MICHEL LAMARCHE, et dûment résolu à l unanimité, l AHM Ste-Julie permet le remboursement de dépenses sans factures pour le tournoi Atome 2012. Procès-verbal du 11 avril 2012, page 2 de 5
Madame Julie Lacoursière demande également aux membres d autoriser une allocation au directeur des communications. En effet, quand les membres ont établis les politiques d allocation, le poste de directeur des communications n existait pas. RÉSOLUTION 2012-04-11 (06) SUR PROPOSITION DE MONSIEUR DANIEL ROY APPUYÉE PAR MONSIEUR SYLVAIN BISSON, et dûment résolu à l unanimité, à la section 9 des Règles financières, le poste de directeur des communications sera ajouté pour une allocation de 250$. 7. Budget Coupe Dodge Monsieur Eric Boulianne nous informe que cette année, nous avons une équipe, qui contre vents et marées, a passé à travers toutes les étapes et se retrouve à la Coupe Dodge. Monsieur Boulianne a fait une demande de subvention à la Ville, et celle-ci accorde une subvention de 500$ à l équipe Midget BB pour sa participation. Monsieur Boulianne demande à l association d accorder le même montant. Monsieur Alain Belzile nous demande si nous aurions fait la même chose avec des équipes aux inters régionaux simple lettre. Une réponse positive de la part du président. RÉSOLUTION 2012-04-11 (07) SUR PROPOSITION DE MONSIEUR MICHEL LAMARCHE APPUYÉE PAR MONSIEUR STÉPHANE MONDOU, et dûment résolu à l unanimité, l AHM Ste-Julie accorde un montant de 500$ à l équipe Midget BB pour sa participation à la Coupe Dodge. POINTS D INFORMATION 8. Résultats jusqu à maintenant Madame Julie Lacoursière nous présente les derniers résultats en date du 9 avril 2012 (ANNEXE A) et explique les petites différences à ce jour. Pour l instant, nous envisageons une perte d environ 5 600$ pour l exercice 2011 2012. 9. Midget BB Monsieur Michel Lamarche nous raconte la saison du Midget BB. Nous percevons une grande fierté de sa part, vis-à-vis cette équipe qui a eu ses hauts et ses bas, et des leçons de vie que semble avoir reçu les joueurs. Une discussion s en suit pour savoir qu est-ce que nous pourrions faire pour valoriser les équipes qui se démarquent durant l année. Monsieur Éric Gagnon, directeur des communications va s occuper du suivi avec le gérant qui devait communiquer avec les journaux de la Ville. Monsieur Lamarche, nous informe que les 2 entraîneurs midget BB et CC désirent rester l an prochain. 10. Création des comités de travail pour révision des politiques administratives Afin de vérifier les politiques et règlements de l'ahm de Sainte-Julie, le travail est répartie entre les membres du CA. Les personnes désignées devront vérifier les politiques et d ici une semaine noter les modifications à apporter. Si des politiques et rôles se recoupent ou sont inter reliés, vérifiez avec l autre personne responsable avant d apporter les modifications nécessaires. Des rencontres (possiblement en date du 22 avril) seront cédulées à intervalle de 20 minutes, au local de l'ahm, où chacun viendra remettre ses modifications à Martine Alie et Éric Boulianne. Les corrections seront apportées et elles devront être adoptées à une réunion du CA. Procès-verbal du 11 avril 2012, page 3 de 5
1) Règlements administratifs de l AHM de Ste-Julie Éric Boulianne Stéphane Mondou 2) Règles financières Julie Lacoursière 3) Politique relative à l encadrement des équipes Michel Lamarche double lettre Alain Belzile simple lettre 4) Politique relative à la formation des équipes Michel Lamarche double lettre Alain Belzile simple lettre 5) Politique relative à la gestion des achats Julie Lacoursière 6) Politique relative à la gestion des équipements Sylvain Bisson 7) Politique relative à la gestion des plaintes François Parent 8) Politique relative à la gestion de remise des parties Daniel Roy 9) Politique relative au port et à l utilisation du ou des chandails Sylvain Bisson 10) Politique relative à la sélection des entraîneurs / intervenants Michel Lamarche double lettre Éric St-Amand simple lettre 11) Politique relative à l utilisation du loto et articles promotionnels Sylvain Bisson 12) Code d éthique François Parent 11. Lecture du Grizzly Express Janvier Février - Mars Monsieur Éric Boulianne nous fait la lecture de son Grizzly Express. Quelques modifications à apporter et monsieur Boulianne le fera parvenir au directeur des communications pour vérification finale avant l envoi. 12. Postes vacants et date du prochain AGA La prochaine assemblée générale sera lundi le 14 mai à 19h00 à l École Secondaire du Grand Coteau. Monsieur Éric Boulianne s occupera de réserver la salle. Cette année il y a 7 membres sortants. Deux membres sont certains de ne pas se représenter. Il y aura donc les postes de trésorerie et de directeur Midget à combler. Un nouveau poste sera créé, celui d un adjoint au gouverneur récréatif ABC. 13. Situation Junior A et Junior B La semaine dernière, monsieur Éric Boulianne a eu une réunion avec les 2 instructeurs du Junior A pour une rétrospective de la saison. Ils sont ouverts à ce que le Groupe Pierre Allard s occupe des évaluations la saison prochaine. Ils sont conscients qu il y a un gros potentiel de Midget BB qui s en va dans le Junior et que des coupures seront nécessaires. Le problème à venir c est trop de joueurs pour une équipe seulement. Monsieur Boulianne aimerait que nous puissions avoir une équipe de Junior B. Il faudrait trouver des heures de glace. Monsieur Sylvain Poirier, le papa d un gardien accepterait d être gouverneur Junior et de faire le lien entre le CA et le Junior. Également monsieur Yves Dumont se chargerait d aller aux réunions mensuelles de la ligue Junior. La structure du Junior A sera complètement changée à l automne 2012. Pour le Junior B, il faudra voir s il est possible d obtenir du temps de glace supplémentaire. 14. Retour sur la situation de la 3 e aréna Monsieur Éric Boulianne nous explique qu il a eu réunion la semaine dernière avec tous les présidents des associations ainsi que le président du CA de l aréna et de la piscine. Finalement, ils n ont pas eu la première subvention au niveau du ministère loisirs, chasse et pêche. Il y a un autre 50 millions qui sera attribué d ici la fin du mois pour un autre programme semblable dans une 2 e phase. Ils espèrent être capables d obtenir une Procès-verbal du 11 avril 2012, page 4 de 5
subvention. La Ville étant convaincu, ils iront peut-être au privé. Le gros problème, c est le stationnement incitatif. Il faut qu il soit déménagé avant de faire quoi que ce soit. C est donc ce dossier qui doit être débloqué en premier. Il faut envoyer des lettres et faire des appels pour faire bouger ce dossier. Monsieur Boulianne demande à tous les membres de s impliquer à ce niveau-là. Monsieur Éric Gagnon, indique qu il peut formuler une lettre et qu on pourrait demander aux parents des joueurs de la signer et de la faire parvenir au ministre. 15. Centre PST Monsieur Éric Boulianne a discuté avec monsieur Sylvain Coderre sur les changements à venir au Centre PST, à savoir, qu il y aura maintenant une kinésiologue, et en plus de l entrainement sur glace synthétique, il offrirait des entrainements complémentaires et des activités de musculations. Monsieur Coderre se demande si l AHM est intéressé à ajouter cette formule pour ses équipes. L AHM a déjà un contrat avec eux, de septembre à décembre, 22 500$. Discussions autour de la table. Il semble que la position des membres soit partagée. La saison dernière, ces entraînements étaient proposés d office aux catégories Peewee et moins et pour les catégories Bantam et Midget s étaient sur demande de l entraîneur. L entraînement au Centre PST est affiché en début de saison tout comme les pratiques. Il semble que les heures réservées ne sont pas maximisée par nos équipes. Monsieur Boulianne fera en sorte qu il y ait un meilleur contrôle sur la maximisation du temps réservé. Peut-être voir à ce qu à certains niveaux et/ou calibre des équipes soient jumelées pour les réservations. 16. Varia a) Chandails Monsieur Sylvain Bisson demande aux directeurs s il y a des chandails de leur catégorie qui sont à changer. Il indique également que si nous avons une équipe Junior B, il faudra penser aux chandails. Monsieur Éric Boulianne indique qu il faut changer ceux du Junior A. Monsieur Boulianne indique également que monsieur Luc Laflamme doit l informer de la rotation des chandails et lui faire la rétrospective de ce qui a déjà été fait. Nous ne voulons pas arriver à une année où il faudrait changer pour 75000$ de chandails. Concernant les bas, le nouveau modèle, celui avec 3 barres, sera maintenu. b) Soirée des bénévoles La soirée des bénévoles organisée par la Ville de Sainte-Julie sera le 18 avril prochain à l école secondaire du Grand Coteau. Monsieur Éric Boulianne aimerait beaucoup que l AHM soit bien représenté. 17. Date et heure de la prochaine rencontre Une séance régulière se tiendra mercredi le 2 mai 2012 à 19h00 au local de l Association du hockey mineur de Sainte-Julie.. 18. Levée de la séance régulière Le président, monsieur Éric Boulianne, lève la rencontre à 21h15.. Monsieur Éric Boulianne Président Renée Nadeau Secrétaire administrative Procès-verbal du 11 avril 2012, page 5 de 5