Liberté. Égalité. Fraternité RÉPUBLIQUE FRANÇAISE MINISTERE DE L'INTERIEUR, DE LA SECURITE INTERIEURE ET DES LIBERTES LOCALES

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1 Liberté. Égalité. Fraternité RÉPUBLIQUE FRANÇAISE MINISTERE DE L'INTERIEUR, DE LA SECURITE INTERIEURE ET DES LIBERTES LOCALES DIRECTION DES LIBERTES PUBLIQUES PARIS, le 18 NOV 2003 ET DES AFFAIRES JURIDIQUES SOUS-DIRECTION DE LA CIRCULATION ET DE LA SECURITE ROUTIERES LIB/BURV N Affaire traitée par J. Pradet Tél: NOR/INT/D/03/00115/C LE MINISTRE DE L INTERIEUR DE LA SECURITE INTERIEURE ET DES LIBERTES LOCALES A MESDAMES ET MESSIEURS LES PREFETS MONSIEUR LE PREFET DE POLICE OBJET : Mise en œuvre d un service expérimental «téléc@rtegrise» pour certaines opérations dans le domaine de l immatriculation. PJ : Six. Dans le cadre de la réforme de l Etat et du développement des échanges de données informatisées entre les usagers et l administration, le ministère de l intérieur, de la sécurité intérieure et des libertés locales a décidé de mettre à la disposition des professionnels de l automobile non organisés un service leur permettant de bénéficier d un système nouveau de télétransmission. Ce service, élaboré par la direction des libertés publiques et des affaires juridiques (DLPAJ) en lien avec la direction générale de l administration (DGA) et la direction des système d information et de communication (DSIC), dénommé «téléc@rtegrise», donne déjà la possibilité aux particuliers et aux professionnels d obtenir des certificats de non gage et de non opposition par Internet depuis le mois de décembre Une deuxième étape de mise en œuvre a débuté en mars Sept préfectures ont été choisies pour expérimenter cette procédure qui permet de donner aux professionnels concernés des fonctionnalités comparables à celles offertes par le système utilisé depuis 1998 par les professionnels organisés dans le cadre de conventions signées entre le ministère de l intérieur et les organisations représentatives du secteur de l automobile. Cette phase s étant déroulée avec succès, il a été décidé de généraliser l expérimentation à l échelon national par la présente circulaire.

2 I. - OBJECTIFS DU SERVICE «TELEC@RTEGRISE» Le service «téléc@rtegrise», accessible par Internet, est destiné aux professionnels de l automobile n ayant pas accès aux téléprocédures existantes. En effet, l expérience acquise depuis cinq années en matière de transmission dématérialisée de données a permis d observer que l application des conventions nationales est adaptée à des volumes importants d informations suscitées par de grand comptes (constructeurs, concessionnaires de marques, loueurs de courte ou longue durée, membres du Conseil National des Professions de l Automobile), mais qu elle peut difficilement être transposée à des professionnels non organisés. Le nouveau service offert donne d ores et déjà la possibilité à tous les professionnels authentifiés de réaliser les opérations relatives à l enregistrement de déclarations d achat et de cession et d obtenir plus facilement les certificats de situation administrative des véhicules. Son développement permettra d offrir, dans le courant de l année 2004, d autres fonctionnalités, dont l immatriculation des véhicules neufs et d occasion et les déclarations de destruction. II - DEPOT DE LA DEMANDE ET CONSTITUTION DU DOSSIER PAR LE PROFESSIONNEL Les étapes de cette procédure nouvelle sont résumées dans un document en pièce jointe 1, qui peut être remis aux professionnels. Le professionnel prend d abord l attache de la préfecture ou de la sous-préfecture à laquelle se rattache l établissement à partir duquel il souhaite pouvoir télétransmettre. La préfecture ou la sous-préfecture lui remet, si sa demande est recevable, la convention type et le cahier des clauses techniques (pièces jointes 2 et 3). Ces documents pourront être transmis par courrier électronique sans déplacement du professionnel et être consultés sur le site internet du ministère de l intérieur ( Pour être recevable, la demande présentée doit être conforme à une des activités répertoriées dans la nomenclature figurant au paragraphe 2.4 du cahier des clauses techniques particulières. A ce stade, les professionnels concernés sont les suivants : - les vendeurs de véhicules neufs et/ou d occasion ; - les vendeurs de cyclomoteurs neufs et/ou d occasion ; - les récupérateurs de véhicules hors d usage pour démolition ou broyage. Si le professionnel souhaite faire appel à un mandataire afin d effectuer à sa place par télétransmission les démarches administratives relatives à l immatriculation, celui-ci doit également signer une convention avec la préfecture ou la sous-préfecture de son lieu d activité et détenir un mandat du professionnel. La convention destinée au mandataire et le mandat font également l objet de modèles, figurant en pièces jointes 4 et 5. Après avoir pris connaissance de l ensemble des dispositions régissant les téléprocédures, le professionnel ou son mandataire ouvre un dossier auprès de vos services et signe la convention, en présentant les justificatifs répertoriés à l'annexe I du cahier des clauses techniques particulières. III - SIGNATURE DE LA CONVENTION PAR LE PROFESSIONNEL ET PAR SON EVENTUEL

3 MANDATAIRE. Avant la signature de la convention, il appartient à vos services de vérifier la conformité de l ensemble des justificatifs et de veiller à ce que le professionnel ou le mandataire effectue les premières démarches d acquisition d un certificat d identification numérique délivré par une des autorités de certification reconnue et dont le choix est laissé à sa libre appréciation (liste indicative en pièce jointe 6). Il est possible qu un mandataire ait signé une convention et qu il effectue d ores et déjà la transmission de données dématérialisées pour un professionnel conventionné dans un autre département. Il sera donc en possession d un certificat d identification numérique en cours de validité. Pour éviter à ce mandataire de signer une nouvelle convention avec chacune des préfectures avec lesquelles il veut procéder par télétransmission pour un professionnel qui l aura choisi, il doit présenter à vos services la copie de sa convention en cours de validité et le nouveau mandat concernant le professionnel pour lequel il assure la transmission de données. La liste des mandataires répertoriés et ayant signé une convention sera consultable sur le site internet du ministère de l intérieur. IV - NUMEROTATION DES CONVENTIONS En raison de la multiplicité des conventions signées au plan local tant avec les professionnels qu avec leurs éventuels mandataires, il apparaît indispensable de normaliser le mode de numérotation de ces documents afin d éviter toute confusion : Aussi, je vous invite à respecter la méthodologie suivante : - commencer la numérotation par les indications «PR» s il s agit d une préfecture ou «SP» pour une sous-préfecture ; - indiquer ensuite le numéro du département ; - utiliser ensuite les deux premières initiales de la ville chef-lieu ; - donner un numéro d ordre sur une série de 5 chiffres ; - terminer par «P» pour un professionnel partenaire ou «M» pour un mandataire. Ainsi, à titre d exemples, la première convention signée avec un professionnel partenaire par la préfecture du Var sise à Toulon sera référencée PR 83 TO P et la première convention signée par la sous-préfecture de Draguignan avec un mandataire SP 83 DR M. Les sept préfectures ayant participé à la première phase d expérimentation feront resigner une convention conforme au nouveau modèle, en conservant la numérotation de l ancienne convention. V - ACQUISITION D UN CERTIFICAT NUMERIQUE Tout transfert de données par internet pose potentiellement un problème de sécurité et de reconnaissance des utilisateurs que seule la signature électronique permet de résoudre. Afin d utiliser une solution générale et non spécifique, le ministère de l intérieur a opté pour un système crypté de signature à clés publiques faisant appel à des autorités de certification extérieures à l administration comparable à celui mis en place par le ministère de l économie et des finances dans le domaine de la TVA. Le professionnel choisit une autorité de certification et procède aux démarches nécessaires auprès de l'opérateur afin d obtenir un certificat sur support physique (carte à puce) donnant accès au service «téléc@rtegrise». Afin d effectuer ce choix, il peut accéder à la liste des autorités et à leur adresse électronique disponibles sur le site suivant du ministère de l économie et des finances : certificats familles de

4 Le choix de l opérateur et l obtention du certificat numérique sont laissés à l appréciation du professionnel ou de son mandataire sans intervention de la part de vos services. Il en est de même pour la prise en charge du coût de ce certificat. En effet, conformément aux dispositions de l article 6 des conventions, le ministère de l intérieur se dégage de toute responsabilité concernant ce processus. VI - HABILITATION DES PROFESSIONNELS ET DES MANDATAIRES Une fois la convention signée et le certificat numérique acquis, le professionnel ou son mandataire doivent solliciter une habilitation en renseignant en ligne un formulaire de demande conforme à l annexe II du cahier des clauses techniques particulières. Ce formulaire est accessible à partir du service «téléc@rtegrise» du ministère de l intérieur à l adresse suivante : La demande d habilitation en ligne permet l enregistrement et la validation informatiques du certificat numérique utilisé pour les transactions dématérialisées auxquelles le professionnel, ou son mandataire éventuel, a droit compte tenu de son activité. Pour faire valider sa demande d habilitation, le professionnel, ou son mandataire, doit prendre à nouveau l attache de la préfecture ou de la sous-préfecture qui procédera au contrôle final des documents officiels d identification (convention du professionnel et, le cas échéant, de son mandataire ; mandat éventuel ; certificat numérique ; justificatif de situation et d activité). VII - VALIDATION ET GESTION DES DEMANDE D HABILITATION Pour assurer la validation, le suivi et les modification éventuelles des conventions signées dans le cadre du service «téléc@rtegrise», des formulaire spécifiques sont mis à la disposition de vos services sur le site intranet suivant : soins. Elles ne sont accessibles qu aux fonctionnaires dont la liste aura été déterminée par vos En effet, une gestion optimale du système nécessite le choix d un nombre d opérateurs qui, sauf situation particulière à apprécier au plan local, doit être de deux à trois agents. Les opérateurs chargés des habilitations doivent être répertoriés par la DSIC. Pour effectuer ce référencement, leurs identité et coordonnées sont communiquées au bureau des projets de l administration territoriale (BPAT) dépendant de la sous-direction des études et des logiciels (SDEL) par courrier électronique transmis à admin.telecartegrise@interieur.gouv.fr avec copie à driss.balis@interieur.gouv.fr (téléphone ). Le courrier électronique adressé au BPAT comporte l objet normalisé suivant : «Habilitation des professionnels». Il indique obligatoirement les éléments suivants :. le code qualité du gestionnaire (Madame, Monsieur ou Mademoiselle),. son nom,. son prénom,. son numéro matricule qui figure sur sa carte professionnelle,. son adresse électronique,. son numéro de téléphone,. l identification de sa direction et de son service de rattachement (à titre d exemple, «Direction de la Réglementation et de l Environnement, Bureau de la Circulation»),. adresse postale du service,. les trois premiers éléments de la numérotation des conventions (cf. IV). A titre d exemple, pour la préfecture du Var, il convient de fournir l information suivante : PR 83 TO.

5 Une fois ces éléments pris en compte, le BPAT fait parvenir par courrier électronique un code utilisateur à chaque gestionnaire et, par téléphone, le mot de passe qui lui est attribué. Bien évidemment, la liste des agents validant les habilitations en préfecture ou souspréfecture peut faire l objet de modification au cours du temps. Aussi, toute information relative à la modification des gestionnaires d habilitation devra être portée à la connaissance du BPAT de la manière précédemment décrite. VIII - CONTROLE DES INFORMATIONS TRANSMISES ET RETRAIT DES CERTIFICATS D IMMATRICULATION Par rapport aux transmissions de données dématérialisées utilisées pour les signataires de convention au niveau national, aucune modification n est apportée au contrôle que vous êtes déjà amenés à effectuer lors des retraits des titres de circulation. En effet, sur le plan juridique, la télétransmission ne modifie pas la réglementation en vigueur dans la mesure où elle ne vise qu à transmettre des données et non des documents. Aussi, en cas de litige nécessitant la production d originaux ou lors d un contrôle a posteriori des données télétransmises, le professionnel doit être en mesure de présenter les pièces demandées par le service gestionnaire des dossiers d immatriculation. Si le professionnel fait appel à un mandataire, les documents justifiant la transaction dématérialisée qu il aura effectuée pour le compte de ce professionnel devront être remis à la disposition de ce dernier en application de l article 12 de la convention-type pour les mandataires. Le professionnel devra les conserver pour une durée de cinq années conformément au même article de la convention-type pour les partenaires. IX - CAS PARTICULIER DES CYCLOMOTEURS Dans le cadre de l obligation d immatriculation des cyclomoteurs à compter du 1 er janvier 2004, le service «téléc@rtegrise» sera le moyen privilégié que les professionnels du secteur devront utiliser. Ils pourront dès cette date procéder aux demandes d immatriculation de cyclomoteurs neufs. Les réseaux de constructeurs faisant actuellement appel au système traditionnel de télétransmission pourront cependant continuer à passer par cette voie pour les cyclomoteurs. Chaque vendeur professionnel appartenant à ce réseau devra toutefois signer une convention-type spécifique qui vous sera communiquée ultérieurement. Seul le réseau de concessionnaires de la marque Yamaha (290 points de ventes) est aujourd hui concerné. Aussi, il appartient à vos services de sensibiliser tout particulièrement les vendeurs professionnels de cyclomoteurs et de les accompagner en priorité dans leur démarche afin qu ils souscrivent à ce conventionnement avant la fin de cette année et qu ils s équipent du matériel nécessaire à la télétransmission par internet. S agissant des conventions que vous êtes amenés à signer avec les professionnels ou leur mandataire utilisant la télétransmission pour les demandes relatives aux cyclomoteurs, je précise que l ensemble des données dématérialisées fera l objet d un traitement et d un contrôle par le service d immatriculation des cyclomoteurs qui sera mis en place le 1 er janvier 2004 au niveau de l administration centrale. X - SUPPORT TECHNIQUE ET JURIDIQUE Pour les incidents liés à l interruption ou à la perturbation du service opérationnel, je vous rappelle que les utilisateurs (professionnels ou mandataires) ne doivent pas faire appel à vos services

6 mais être orientés vers le Centre d Assistance Technique National dont le numéro est le (cf. page 12 du cahier des clauses techniques particulières). Pour les anomalies constatées au plan technique lors de l utilisation du service «téléc@rtegrise», les utilisateurs peuvent contacter la DSIC aux numéros de téléphone et de télécopie suivant: (téléphone) et (télécopie). Pour des informations à caractère juridique relative aux conventions et à ce nouveau service, la DLPAJ reste, bien entendu, à votre disposition aux (téléphone) et (télécopie). * * * Les téléprocédures, outil privilégié de l amélioration du services rendu aux usagers, constituent également un enjeu majeur de la modernisation de l Etat et de l allégement des tâches des préfectures. La participation active de vos services est donc indispensable au lancement d une initiative qui doit contribuer à développer sensiblement les télétransmissions, en premier lieu vis-à-vis des vendeurs professionnels de cyclomoteurs. Pour le ministre et par délégation, Le préfet, directeur adjoint du cabinet Gérard MOISSELIN

7 PIECE 1 ACCEDER AU SERVICE TELEC@RTEGRISE VOUS DISPOSEZ D UN ACCES INTERNET / QUE DEVEZ VOUS FAIRE? ETAPE 1 : CONSTITUTION DU DOSSIER EN PREFECTURE 1- Contacter le service des cartes grises de la préfecture ou de la sous-préfecture du lieu où est situé votre activité qui vous remettra, si votre demande est recevable, la convention type et le cahier des clauses techniques (ces documents pourront être transmis par courrier électronique sans déplacement). Pour toute information complémentaire sur la démarche à suivre, contacter le service qui vous a remis directement les documents. 2- Après avoir pris connaissance des dispositions régissant les téléprocédures, ouvrir un dossier, auprès de la préfecture ou de la sous-préfecture et signer la convention, au vu des justificatifs fournis conformément a l'annexe I du cahier des clauses techniques. ETAPE 2 : ACQUISITION D UN CERTIFICAT NUMERIQUE 3- Choisir votre autorité de certification et procéder aux démarches nécessaires auprès de l'opérateur concerné, pour obtenir un certificat sur support physique (de type carte à puce) nécessaire pour l accès au service Téléc@rtegrise. La liste des autorités et leurs adresses sont disponibles sur le site du ministère de l économie et des finances à l adresse suivante : familles de certificats Le ministère de l intérieur se dégage de toute responsabilité sur le choix de votre opérateur qui est indépendant du service Téléc@rtegrise. 4- Après obtention de votre certificat, effectuer une demande d'habilitation en renseignant en ligne un formulaire de demande conforme à l annexe II du cahier des clauses techniques. Ce formulaire est disponible sur le site du ministère de l intérieur à l adresse suivante : 5- Reprendre contact avec le service des cartes grises de la préfecture ou de la sous-préfecture, pour fournir les justificatifs, notamment ceux concernant la possession d'un certificat numérique sur support physique. Après contrôle et présentation des documents officiels d identification, votre demande sera validée et vous bénéficierez d un accès autorisé au service Téléc@rtegrise pour réaliser par télétransmission les opérations conformes à l'activité professionnelle que vous exercez.

8 VOUS NE DISPOSEZ PAS D UN ACCES INTERNET ET / OU VOUS SOUHAITEZ FAIRE APPEL A UN MANDATAIRE POUR EFFECTUER PAR L INTERMEDIAIRE DU SERVICE «TELEC@RTEGRISE» DES OPERATIONS LIEES A L IMMATRICULATION DES VEHICULES/ QUE DEVEZ VOUS FAIRE? 1- Suivre l étape 1 à l occasion de laquelle le service des cartes grises vous remettra un modèle de mandat que vous devrez joindre à votre dossier et une convention type destinée à votre mandataire. 2- L étape 2 sera effectuée par votre mandataire l obtention d un certificat sur support physique (carte à puce, etc.) restant à votre charge ou à la charge de votre partenaire. Après contrôle et présentation des documents officiels d identification, la demande de votre mandataire sera validée et il bénéficiera d un accès autorisé au service Téléc@rtegrise pour réaliser par télétransmission et sous votre responsabilité les opérations conformes à l'activité professionnelle de votre entreprise.

9 PIECE 2 MINISTERE DE L INTERIEUR DE LA SECURITE INTERIEURE ET DES LIBERTES LOCALES Convention portant sur les téléprocédures relatives aux opérations d immatriculation des véhicules et offertes au partenaire par le service téléc@rtegrise Numéro de la convention : ENTRE Le ministère de l intérieur, de la sécurité intérieure et des libertés locales, représenté par M.. Préfet du département de.. Ou Sous-Préfet de. domicilié à (adresse de la préfecture ou de la sous préfecture) ci-après dénommé «le ministère de l intérieur», ET M... agissant en qualité de. Pour l entreprise.... Exerçant l activité de.telle que définie selon la nomenclature figurant dans le cahier des clauses techniques particulières. Dénomination de l entreprise, adresse du siège social, Numéro SIRET et son établissement principal (le cas échéant) sis... Numéro SIRET : et / ou son établissement secondaire (le cas échéant) sis... Numéro SIRET : ci-après, dénommé, «le partenaire», IL A ETE CONVENU CE QUI SUIT : Article 1 er : Objet

10 La présente convention définit les conditions de participation du partenaire aux téléprocédures relatives aux opérations d immatriculation mises en œuvre par le service téléc@rtegrise du ministère de l intérieur dans le cadre de l enregistrement de données dans le Fichier National des Immatriculations crée par l arrêté du 20 janvier La présente convention donne accès aux téléprocédures pour le partenaire dans la limite de son champ d activité et des fonctionnalités offertes par le service téléc@rtegrise. Article 2 : Définitions Une téléprocédure est une opération exercée par un utilisateur connecté via le réseau Internet et qui consiste à effectuer des démarches depuis un navigateur. Une téléprocédure se fait par soumission de formulaire pour des transactions qui peuvent être de type «DEMANDE» (avec supervision humaine d un agent administratif, pour valider définitivement la transaction) ou de type «INSCRIPTION» (sans supervision humaine d un agent administratif pour valider définitivement la transaction). Ces procédures télématiques ont un caractère alternatif par rapport à la procédure manuelle. Article 3 : Confidentialité des échanges La procédure doit assurer la confidentialité de l échange par le contrôle de l accès et le cryptage des messages émis. A cet effet, est utilisée une authentification forte, basée sur une infrastructure à clés publiques avec des certificats électroniques résidant exclusivement sur un support physique (de type carte à puce). Les conditions d exécution de la procédure mise en œuvre font l objet d un cahier des clauses techniques. Ce cahier est actualisé régulièrement et sera consultable, à terme, sur le site internet du ministère de l intérieur. Il pourra faire l objet à tout moment d un avenant en cas de modifications législative, réglementaire ou technique. Article 4 : Conditions de transmission des données à l administration Pour réaliser les transmissions de données, le partenaire s engage à respecter les dispositions définies dans le cahier des clauses techniques. Il peut recourir aux services d un mandataire, qui doit avoir signé une convention avec le ministère de l intérieur. Article 5 : Certificat d identification Pour utiliser la présente téléprocédure le partenaire doit être détenteur d un certificat numérique. La sécurité est assurée par l identification, l authentification et la confidentialité de l échange. Le certificat utilisé par le partenaire est personnel et hébergé sur un dispositif matériel devant permettre de l identifier. Il a une durée de vie limitée. Lorsque le certificat d un partenaire ou de son mandataire a expiré, il ne peut plus accéder au service téléc@rtegrise. Si le partenaire n a pas anticipé la date d expiration du certificat, il doit successivement accomplir les démarches nécessaires auprès de son autorité de certification afin de renouveler son certificat puis effectuer une demande de renouvellement d habilitation.

11 Article 6 : Délivrance des certificats numériques Dans le cadre du service téléc@rtegrise, le partenaire doit effectuer des démarches auprès d autorités de certification reconnues. L enregistrement des demandes de certificat, leur validation, leur fabrication et leur distribution relèvent de ces autorités. Le ministère de l intérieur se dégage de toute responsabilité dans ce processus. L obtention d un certificat est entièrement à la charge du partenaire ou de son mandataire. L assistance aux utilisateurs par le ministère de l intérieur peut s opérer une fois que le partenaire accède au formulaire Web de demande d habilitation. Chaque partenaire choisit son autorité de certification selon les deux conditions cumulatives suivantes : l'autorité de certification autorise l'utilisation du certificat délivré dans un cadre «multiapplicatif», l application téléc@rtegrise est techniquement apte à traiter ce certificat. Article 7 : Procédure d authentification Si un professionnel est à la fois certifié par une autorité de certification reconnue techniquement par le ministère de l intérieur et habilité par convention par la préfecture ou la sous-préfecture concernée, il devient un partenaire authentifié et peut effectuer des demandes d inscription sur le service téléc@rtegrise dans la limite de son champ d activité et des fonctionnalités offertes par le service. Le partenaire peut effectuer les transactions auxquelles il a droit, jusqu à l expiration ou la révocation de son certificat. Article 8 : Révocation des certificats Dans les circonstances décrites ci-après, le partenaire doit s adresser à l autorité tierce qui lui a délivré le certificat et qui le révoque. Le partenaire a l obligation d'informer immédiatement de cette révocation le service de la préfecture ou de la sous-préfecture qui a validé son habilitation. Les circonstances suivantes peuvent être à l'origine de la révocation du certificat du détenteur : 1) les informations figurant dans son certificat ne sont plus en conformité avec l'identité ou l'utilisation prévue par son champ d activité, ceci avant l'expiration normale du certificat, 2) sa clé privée est compromise, 3) le certificat a été perdu, volé ou contrefait, 4) le détenteur ou une autre composante autorisée (responsable de l'entreprise ou mandataire de certification) demande la révocation du certificat, 5) le détenteur est décédé ou l'activité de l'entreprise du détenteur a cessé, 6) le certificat de signature de l'autorité de certification est révoqué, 7) le détenteur n'a pas respecté les modalités d'utilisation du certificat, 8) une fraude a été commise dans le dossier de demande de certificat.

12 Lorsqu'une des circonstances décrites ci-dessus se réalise et que l'autorité de certification en a connaissance, le certificat concerné est révoqué et placé dans une liste de certificats révoqués. La procédure d habilitation auprès de la préfecture ou de la sous-préfecture qui gère le dossier doit alors être renouvelée pour pouvoir continuer à disposer du service téléc@rtegrise. Article 9 : Conditions de transmissions des données à des tiers Le partenaire doit s assurer du respect de la loi n du 6 janvier 1978 relative à l informatique, aux fichiers et aux libertés. Article 10 : Droit d accès et de rectification Les droits d accès et de rectification des données télétransmises s exercent auprès du service gestionnaire du dossier d immatriculation. Article 11 : Valeur probante des messages échangés Chaque partie reconnaît que les messages échangés sur la base de la présente convention, et en conformité avec les dispositions de celle-ci, ont entre elles une valeur probante équivalente à celle d'un document sur support papier. Article 12 : Conservation des pièces justificatives Les documents papier exigés par la réglementation en vigueur, justifiant la transaction dématérialisée, sont conservés par le partenaire. Le délai administratif de conservation de ces documents papier est de cinq ans. Le partenaire s engage, cependant, à transmettre les archives constituées dans le cadre de la mise en œuvre du présent article à la demande des services du ministère de l intérieur. Article 13 : Contrôle Le partenaire vérifie qu il dispose de l ensemble des pièces du dossier permettant l immatriculation du véhicule. Il s assure de la cohérence des informations contenues dans ce dossier et veille à la conformité des données télétransmises. Dans le cadre de contrôle et d inspection et de l administration, le partenaire tient à sa disposition, à tout moment, l ensemble des pièces justificatives conservées. Il répond également aux demandes d information et de communication de ces pièces dans un délai de huit jours. Article 14 : Responsabilité Les parties ne sont pas responsables en cas de retard dans l'exécution d'obligations ou d'inexécution d'obligations résultant de circonstances constitutives de force majeure ou d'événements techniques imprévisibles (altération du fonctionnement des réseaux de communication ou bogues informatiques). Article 15 : Suspension ou résiliation

13 La convention peut être suspendue ou résiliée de plein droit par le ministère de l intérieur en cas de manquement aux engagements souscrits au titre de la présente convention et de son cahier des clauses techniques, de poursuite par le ministère public à l encontre de l entreprise ou de ses dirigeants ou de cessation d activité. Elle peut être résiliée par l une ou l autre des parties à la condition du dépôt préalable d une demande au moins 30 jours avant la prise d effet de sa décision, le préavis indiquant expressément la date de cessation de la convention. Article 16 : Durée de la convention La présente convention est conclue pour une durée d un an à compter de la date de signature par les parties contractantes et renouvelable par tacite reconduction. Toute modification fera l objet d un avenant signé entre le partenaire et la préfecture ou la sous-préfecture signataire de la présente convention. Article 17 : Exécution de la convention La présente convention devient exécutoire après avoir été revêtue de la signature des parties contractantes. Fait à..., le En deux exemplaires originaux. L autorité administrative compétente Le partenaire

14 PIECE 3 Cahier des clauses techniques Annexé à la convention portant sur les téléprocédures relatives aux opérations d immatriculation des véhicules et offertes par le service TéléC@rteGrise Nombre de Pages : 17

15 SOMMAIRE 1. La procédure Procédure d habilitation Présentation générale L'authentification Infrastructure à clés publiques régissant le service TéléC@rteGrise : autorités de certification L habilitation en préfecture Validité du certificat numérique Demande d inscription au Fichier National des Immatriculations Le processus de demande d'inscription Le retrait des certificats d'immatriculation en préfecture La demande de certificats d'immatriculation des cyclomoteurs Le journal des événements Support technique...25 ANNEXE I :pièces à produire à l appui de la demande d'habilitation...26 ANNEXE II : Formulaire de demande d'habilitation au service TéléC@rteGrise 27 ANNEXE III : Recommandations en matière de configuration Procédures de mise à jour de votre navigateur Conseils d'utilisation... 30

16 La procédure 1) Le professionnel souhaitant utiliser les téléprocédures relatives à l'immatriculation doit se rapprocher du service de la préfecture ou de la sous-préfecture du lieu de son activité, afin d'obtenir les documents d'information utiles. 2) Le service remet au professionnel, s'il juge la demande recevable, la convention type (pour un partenaire ou un mandataire, selon les cas) et le cahier des clauses techniques. Ces documents sont fournis soit en édition papier soit par l'envoi des documents au format PDF sécurisé par courrier électronique, soit téléchargés directement depuis le site (version comportant les informations actualisées, en cas d évolution). 3) Pour toute information sur la démarche à suivre, le professionnel s'adresse à son service préfectoral de rattachement. En aucun cas le professionnel ne doit s'adresser directement à l'administration centrale du ministère de l intérieur. 4) Après avoir pris connaissance des dispositions régissant les téléprocédures, le professionnel pourra ouvrir un dossier auprès de la préfecture ou de la sous-préfecture et signer la convention, au vu des justificatifs fournis conformément au point 1 de l'annexe I. 5) Le professionnel choisira ensuite son autorité de certification conformément aux dispositions du chapitre 2.3 du présent cahier des clauses techniques. Il procédera lui-même aux démarches nécessaires auprès de l'opérateur concerné, pour obtenir le certificat sur support physique (carte à puce). L'administration se dégage de toute responsabilité sur ce processus qui est indépendant du service TéléC@rteGrise. 6) Après obtention de son certificat, le professionnel devra effectuer une demande d habilitation en renseignant en ligne un formulaire de demande (voir formulaire et son adresse Internet d'accès en Annexe II). 7) Le professionnel se rendra alors à la préfecture ou à la sous-préfecture pour fournir les justificatifs, notamment ceux concernant la possession d'un certificat numérique sur support physique conformément au point 2 de l'annexe I. Le partenaire ou son mandataire obtiendra ainsi l'habilitation d'accès au service TéléC@rteGrise autorisé pour l'activité professionnelle exercée.

17 8) Procédure particulière relative à la signature d une convention par un professionnel / mandataire : Pour éviter au mandataire déjà habilité dans un département de devoir signer systématiquement une nouvelle convention avec chaque préfecture concernant chaque professionnel pour lequel il télétransmet, le modus operandi suivant est adopté : un mandataire signe une seule convention dans son département de domiciliation. s il est amené à télétransmettre pour un partenaire domicilié dans le même ou dans un autre département, il doit présenter au service préfectoral compétent la copie de sa convention signée et un nouveau mandat. Procédure d habilitation Présentation générale Les téléprocédures, objet de la présente convention et de ses annexes, sont destinées à des professionnels disposant d une structure informatique légère (micro-ordinateur, avec navigateur et accès Internet), qui souhaitent échanger avec le système informatique national de gestion des immatriculations de véhicules, géré par le ministère de l intérieur. Les échanges se caractérisent par des accès fréquents à des fonctionnalités permettant l inscription de transactions entraînant une mise à jour du Fichier National des Immatriculations, sans contrôle préalable d un agent administratif (1). Par la nature des transactions qu il peut engager avec le ministère de l intérieur, le professionnel doit s authentifier de manière sécurisée à l aide d'un certificat numérique sur support physique (carte à puce). L'authentification Le service TéléC@rteGrise vérifiera que chaque certificat a bien été signé par un tiers de confiance, référencé et acceptant que ses certificats soient utilisés dans le cadre du service TéléC@rteGrise.. Le serveur Web s assure qu un professionnel qui a présenté un certificat valide et reconnu est habilité à transmettre des inscriptions au Fichier National des Immatriculations. Infrastructure à clés publiques régissant le service TéléC@rteGrise : autorités de certification La gestion des certificats numériques est externalisée. La certification des partenaires reposera sur des autorités tierces (également appelées tiers de confiance ou autorités de certification). (1) sauf pour les cyclomoteurs, la remise de titre est toujours soumise à un contrôle et à un retrait en préfecture.

18 Le ministère de l intérieur s appuie sur la politique de référencement élaborée par le ministère de l économie, des finances et de l'industrie dans le cadre du service TéléTVA, pour permettre aux partenaires d'accéder au service TéléC@rteGrise. La liste des autorités de certification référencées par le ministère de l économie et des finances est consultable par Internet (1). Concernant la classe des certificats délivrés par les autorités de certification, le ministère de l intérieur impose la remise en face à face lors de l'enregistrement. L enregistrement des demandes de certificats, leur validation, leur fabrication et leur distribution sont sous la responsabilité des autorités de certification tierces. Ainsi : le ministère de l'intérieur et les services des préfectures ou des sous-préfectures ne gèrent ni l enregistrement ni l obtention des certificats ; l obtention d un certificat est entièrement à la charge de l'utilisateur (l'entreprise partenaire ou son mandataire) ; l assistance aux utilisateurs par le ministère de l'intérieur commence à partir du moment où l utilisateur possède son certificat en bon état de fonctionnement sur son micro-ordinateur (dans les conditions prévues dans le présent cahier des clauses techniques) et qu'il accède au formulaire Web de demande d habilitation au service TéléCarteGrise (2) ; la logistique nécessaire pour les cartes à puce (distribution, support technique etc ) est entièrement à la charge des tiers opérateurs de certification. (1) familles de certificats (2)

19 L habilitation en préfecture La procédure d habilitation pour les professionnels certifiés détermine les documents à vérifier et le contenu de la convention concernant le contrat d échange à signer. La gestion des profils des professionnels habilités permet de contrôler la communication avec un partenaire donné, en fonction de son type d activité. Les types d'activités répertoriés actuellement sont les suivants : professionnel de l'automobile (vendeur de véhicules neufs et/ou d'occasion), professionnel du traitement des véhicules hors d'usage (démolisseur), professionnel du traitement des véhicules hors d'usage (broyeur), professionnel du cyclomoteur (vendeurs de cyclomoteurs neufs ou d occasion). Sur le site Internet du ministère de l'intérieur (1), des pages d aide expliquent la procédure (liste des documents à envoyer ou à porter en préfecture ) et un formulaire en ligne permet au professionnel de demander son habilitation. Le formulaire de demande d habilitation permet d enregistrer des données contenues dans le certificat et des données supplémentaires non présentes sur le certificat, renseignées par le professionnel concerné. La demande d habilitation en ligne permet de lire la carte à puce du professionnel et d enregistrer en base informatique son identification. La présentation de documents officiels d identification en préfecture ou sous-préfecture permet de contrôler la validité des éléments inscrits sur la carte à puce du professionnel concerné. Ce contrôle est manuel et aboutit à l habilitation du professionnel. Si un professionnel est à la fois certifié par une autorité de certification, reconnue par le ministère de l intérieur (demande d'habilitation validée par l'agent de préfecture ou des sous-préfectures), il devient un partenaire et peut effectuer des demandes d inscription sur le site, par téléprocédure. (1)

20 Validité du certificat numérique A chaque fois que le professionnel se connecte et jusqu à l expiration ou la révocation de son certificat, le serveur d authentification vérifie la validité du certificat. Un certificat a une durée de vie limitée (un an ou plus, selon les autorités de certification). Le serveur Web vérifie la date d expiration de chaque certificat client qui lui est présenté lors d une demande d ouverture de session SSL. Lorsque le certificat d un partenaire a expiré, il ne peut donc plus accéder au service TéléC@rteGrise. Dans ce cas, le professionnel doit faire les démarches nécessaires auprès de son autorité de certification pour renouveler son certificat et auprès de la préfecture ou de la souspréfecture pour renouveler son habilitation. Périodiquement, le service TéléC@rteGrise interroge les autorités de certification référencées pour obtenir leurs listes de révocation et interdire l accès des certificats révoqués à l application TéléC@rteGrise.

21 Demande d inscription au Fichier National des Immatriculations Le processus de demande d'inscription Le partenaire ou son mandataire bénéficiant d une authentification forte et ayant reçu son habilitation par la préfecture ou la sous-préfecture du ressort de son lieu d'activité, peut saisir des demandes d'opérations par formulaire Web. Chaque demande comporte des éléments identifiant l émetteur, à l origine de la demande. Cet identifiant comporte notamment le numéro de SIRET de l établissement. Il permet d assurer la traçabilité du processus sur toutes les demandes émises. Le serveur contrôle en interne la présence et le format des données, puis accepte la demande ou la refuse en indiquant les motifs du rejet. Le service TéléC@rteGrise effectue notamment les contrôles suivants : contrôle du format et de la codification des données ; contrôle de la présence des champs obligatoires ; contrôle de l existence des codes dans les tables de référence ; contrôle de cohérence entre champs. Ces contrôles sont bloquants. En cas d erreur, le mouvement sera rejeté. Le partenaire ou le mandataire peut saisir des opérations par formulaire Web 24H/24 (hors travaux de maintenance et incidents). Toutefois, la mise à jour effective du système informatique de gestion des cartes grises (FNI) étant réalisée par lots, en vacations ou sessions de mise à jour journalières, la prise en compte définitive par le FNI s'effectue les jours ouvrés. Elle traite toutes les demandes saisies ainsi que celles en attente de traitement depuis la vacation précédente. Le traitement peut déceler des erreurs supplémentaires qui n'avaient pas été décelées lors de la saisie. Ces vacations sont traitées selon les modalités suivantes : une vacation par jour ouvrable, pour les opérations ne générant pas de certificat d'immatriculation de type inscription comme les déclarations d'achat ou de cession ; le traitement des demandes journalières, saisies avant 17H30 pour inscription dans le système informatique national des immatriculations FNI le prochain jour ouvré, sauf incident.

22 L'utilisateur peut consulter par formulaire Web l'état de ses demandes. Les échanges sont sous la responsabilité de chacun des partenaires. Un fonctionnement en mode dégradé doit être prévu par chacune des parties, afin de prévenir les interruptions du système. Les fonctionnements en mode dégradé n'impactent pas seulement les aspects techniques de la communication entre les partenaires, mais aussi l'organisation des services afin qu'ils s'adaptent à ce fonctionnement. Ainsi, pour le ministère de l'intérieur, la procédure manuelle reste toujours une voie de recours, et pourra être utilisée en cas d interruption prolongée du service..

23 Le retrait des certificats d'immatriculation en préfecture Le processus décrit ci-après ne concerne pas les demandes d immatriculation des cyclomoteurs pour lesquels la carte grise est envoyée par voie postale au domicile du demandeur. Les demandes acceptées par le ministère peuvent comporter en retour le nouveau numéro d immatriculation attribué et le montant estimatif des droits et taxes. La carte grise est alors réputée disponible. Les demandes rejetées font l objet d un ou plusieurs codes rejets indiquant les causes ayant motivé cette décision. Pour le retrait éventuel des certificats d immatriculation en attente d édition en préfecture, pour un émetteur, et à chaque vacation sont reportés, au minimum, sur la fiche de retrait : les éléments fixes et obligatoires suivants : la raison sociale en clair de l émetteur, le numéro d identifiant de l émetteur (son numéro de SIRET) ; les éléments variables et obligatoires suivants : la date de vacation (à fournir pour chaque demande détail et donc identique dans tous les éléments détails d une vacation), le(s) numéro(s) de dossier(s) (c est-à-dire numéro d'immatriculation). Après avoir édité la fiche, le partenaire ou son mandataire appose une signature manuscrite et le cachet de l'entreprise. Muni de sa fiche de retrait, le professionnel peut alors se rendre en préfecture ou en sous- préfecture. La vérification des pièces se fait par rapport aux informations automatiquement affichées à l écran. Les informations sont corrigées «en direct» pour tenir compte d éventuelles divergences entre les justificatifs et la saisie. Dans le cas d un dossier papier contenant des justificatifs incomplets, le dossier sera représenté avec les compléments exigés, sans modification de la demande informatique initiale. Dans le cas où le professionnel ne récupère pas la carte grise dans un délai de 15 jours (c est-à-dire demande ayant dépassé la durée de validité de 15 jours), la demande doit être ré-émise. Avant l'édition en préfecture, toute demande ré-émise annule et remplace la demande précédente pour le numéro d immatriculation concerné. 3.3 La demande de certificats d'immatriculation des cyclomoteurs Une fois réalisée la saisie des données sur le formulaire Web concerné, un formulaire récapitulant toutes les informations saisies apparaît. Avant de valider ces informations, il est nécessaire de contrôler scrupuleusement chacune d entre elles. Lorsque les demandes ont été validées par le service TéléC@rteGrise du ministère de l intérieur, le professionnel reçoit en retour un récépissé électronique de demande d immatriculation d un véhicule dont le modèle est joint en annexe. Le professionnel édite ce document sur lequel devront être portés, sous peine de nullité : le cachet de l établissement (nom et coordonnées), la signature du professionnel ou celle de son vendeur,

24 la signature de l attributaire ou des attributaires demandeur(s) du certificat d immatriculation, le type de pièces justificatives d identité présentées par l acheteur au vendeur comportant le numéro d identification, la date, le lieu et le nom de l autorité qui a procédé à la délivrance de ce titre d identité. Une copie de ce récépissé est conservée dans le dossier archivé par le professionnel partenaire. Le récépissé électronique original est remis au(x) futur(s) attributaire(s) du certificat d immatriculation après vérification de l exactitude des données qui y figurent. Si une erreur était constatée à ce stade ou ultérieurement, une possibilité de correction existe tant que la demande est dans l état «en attente de fabrication». Le vendeur est alors tenu de récupérer le récépissé original auprès de l acheteur, avant de lui restituer un nouveau récépissé correspondant aux informations corrigées en conservant le même numéro d immatriculation. Les documents erronés (original et copies) sont détruits. Environ 48 heures après la saisie, la demande passe dans l état «en fabrication». Si une erreur est alors constatée, il n y a plus de possibilités de correction et le titre est envoyé peu après chez l attributaire. Dans ce cas, l attributaire doit renvoyer cette carte grise au service central d immatriculation des cyclomoteurs : 26 avenue Charles de Gaulle, BP 80090, Montmorency Cedex.

25 4. Le journal des événements A des fins d'audit opéré par le ministère de l'intérieur il existe un journal des événements. Il s'agit d'une base de données qui enregistre les évènements intervenus dans le service TéléC@rteGrise, pour ce qui concerne la production ou le traitement des messages. L administrateur consulte ce journal pour savoir si le message est traité avec succès, traité avec échec, validé, envoyé, mis en attente ou archivé. 5. Support technique Lorsqu il est constaté de façon flagrante que le service TéléC@rteGrise est interrompu depuis plus d une heure et que le service n a pas redémarré, l utilisateur peut appeler, 24H sur 24, le Centre d Assistance Technique National (CATN), au , pour signaler l incident. A la demande de l utilisateur, dans l heure qui suit le signalement de l incident, le CATN doit pouvoir signaler la gravité de l incident et le délai approximatif du rétablissement du service.

26 ANNEXE I :pièces à produire à l appui de la demande d'habilitation En sus de la convention signée en bonne et due forme et des mandats correspondants éventuels, le partenaire et/ou son mandataire devront présenter les éléments ci-dessous. 1) Pour l'ouverture du dossier et la signature de la convention Le partenaire - Extrait K bis du registre du commerce et des sociétés de moins de deux ans ou un journal d annonce légale de moins de deux ans à conditions qu y apparaissent le nom du responsable, l objet social, l adresse et le numéro d enregistrement au registre du commerce (établissement principal) ; - et /ou extrait L bis du registre du commerce et des sociétés de mois de deux ans (établissement secondaire). - Certificat ou dernier avis d imposition à la taxe professionnelle. Le mandataire éventuel Extrait K bis de moins de deux ans ou un journal d annonce légale de moins de deux ans à conditions qu y apparaissent le nom du responsable, l objet social, l adresse et le numéro d enregistrement au registre du commerce. 2) Habilitation au service TéléC@rteGrise Sur la base de la présentation, par le partenaire ou son mandataire, du certificat numérique sur support physique et du contrat signé avec l autorité de certification tierce, la préfecture ou la souspréfecture vérifie les éléments suivants : Le mandataire éventuel l'autorité de certification : les professionnels ont la possibilité de choisir librement leur fournisseur de certificat conformément aux dispositions du chapitre 2.3 du présent cahier des clauses techniques; le support du certificat matériel (carte à puce, dongle USB, etc); le certificat logiciel n'étant pas admis.

27 ANNEXE II : Formulaire de demande d'habilitation au service TéléC@rteGrise L'adresse Internet d'accès à ce formulaire est la suivante :

28 ANNEXE III : Recommandations en matière de configuration Toutes les informations qui transitent lors de l'échange sont cryptées. Pour la sécurité, les communications entre l'ordinateur de l'utilisateur et le service TéléC@rteGrise sont entièrement cryptées avec le protocole SSL V3. Pour cela l'utilisateur doit utiliser un navigateur acceptant le protocole SSL V3 avec un cryptage de 128 bits. Le service TéléC@rteGrise ne fonctionne qu'avec les navigateurs standards (Internet Explorer version 5 ou ultérieure ou Netscape Navigator (version 4.7 ou ultérieure) sur des postes Windows (Windows 95, 98 ou 2000). Toutefois, selon l'opérateur de certification retenu, les exigences en matière de niveau des versions citées ci-dessus peuvent être plus élevées (par exemple pour gérer les interfaces de communication avec le lecteur de cartes à puce). 8.1 Procédures de mise à jour de votre navigateur Microsoft Internet Explorer pour PC Internet Explorer 5.01, 5.5, 6 (cryptage 128 bits). Aller sur la Page d'accueil du téléchargement des mises à jour d'internet Explorer (1) sous Windows. Pour télécharger le pack de cryptage 128 bits Microsoft Internet Explorer, il faut : 1ère étape : identifier la version de votre navigateur Cliquez sur le menu '?' située dans la barre de navigation en haut de la page (à droite du menu 'Outils') puis sélectionnez dans le menu déroulant la rubrique 'A propos de Internet Explorer'. Sur la fenêtre qui s'affiche alors, vous pouvez lire : - La version de votre navigateur Exemple : Version de navigateur : CO (la version de navigateur est donc Internet Explorer 5.01) - Son niveau de sécurité Exemple : Puissance de chiffrement : 56 bits (le niveau de sécurité est donc SSL 56) (1)