MODELE DE CONVENTION ERDF / relative à la dématérialisation fiscale des factures d acheminement

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1 Direction Technique MODELE DE CONVENTION ERDF / <Fournisseur> relative à la dématérialisation fiscale des factures d acheminement Identification : ERDF-FOR-CF_42E Version : 1 Nombre de pages : 10 Version Date d'application Nature de la modification 1 29/10/2012 Création Annule et remplace Document(s) associé(s) et annexe(s) Résumé / Avertissement Le présent modèle de Convention ERDF / <Fournisseur> énonce les stipulations spécifiques liées à la dématérialisation fiscale des factures d acheminement qu ERDF envoie à tout fournisseur d électricité signataire d un contrat GRD-F. Copyright ERDF 2012

2 CONVENTION ERDF /<Fournisseur> relative à la dématérialisation fiscale des factures d acheminement ENTRE <FOURNISSEUR>, société <type> au capital de <capital> euros, dont le siège social est sis <adresse>, immatriculée au Registre du Commerce et des Sociétés de <ville>, sous le numéro <numéro>, représentée par <civilité, prénom et nom>, <fonction>, dûment habilité(e) à cet effet, ci-après dénommée le Fournisseur, ET D UNE PART, Électricité Réseau Distribution France, Société Anonyme à directoire et à conseil de surveillance au capital de euros, dont le siège social est situé Tour Winterthur, PARIS LA DEFENSE CEDEX, immatriculée au Registre du Commerce et des Sociétés de Nanterre , représentée par <civilité, prénom et nom>, <fonction> dûment habilité à cet effet, ci-après dénommée ERDF, D AUTRE PART, Ci-après dénommés individuellement «une Partie» ou collectivement "les Parties". Copyright ERDF /9

3 PRÉAMBULE Le contrat GRD-F en vigueur, conclu le XX/XX/XXXX entre les Parties conformément à l article L du Code de l énergie, prévoit la possibilité d envoi des factures par voie électronique. Le Fournisseur ayant demandé à bénéficier de la dématérialisation fiscale des factures d acheminement, les Parties se sont rapprochées pour en définir les modalités de mise en œuvre au moyen de la présente convention. Ceci exposé, il a été convenu ce qui suit. ARTICLE 1 OBJET ET CHAMP D APPLICATION DE LA PRÉSENTE CONVENTION 1.1 Objet La présente convention (ci-après la «Convention») définit les conditions techniques, juridiques et financières du système de transmission de factures électroniques fiscalement probantes entre ERDF et le Fournisseur, conformément à l article 289 bis du Code Général des Impôts ainsi qu aux dispositions légales et réglementaires applicables. Les factures objets de ce processus de dématérialisation fiscale sont les factures d acheminement envoyées par ERDF au Fournisseur en application de l article du contrat GRD-F, et telles que définies à l article 2.1 de la Convention. 1.2 Périmètre contractuel La Convention comprend : - le présent document, qui en constitue le corps principal ; - une annexe 1 : «Annexe technique» ; - une annexe 2 : «Date de mise en production de la dématérialisation fiscale» rédigée en application de l article 2.3 de la Convention et annexée après sa signature par les Parties ; si d autres documents de date de démarrage sont signés dans le cadre de la mise en œuvre de l article 2.4.1, ils sont dénommés annexe 2bis, 2ter, etc La Convention, ainsi que ses annexes, constituent l intégralité de l accord des Parties quant aux modalités d exécution de la dématérialisation fiscale. Elle annule et remplace tous les contrats, lettres, propositions, offres et conventions remis, échangés, ou signés entre les Parties antérieurement à la signature de la Convention et portant sur le même objet. Le contrat GRD-F en vigueur continue de s appliquer dans toutes ses stipulations entre les Parties. Copyright ERDF /9

4 ARTICLE 2 DÉPLOIEMENT DU SYSTÈME DE DÉMATÉRIALISATION FISCALE DES FACTURES 2.1 Périmètre de la dématérialisation fiscale Les flux de factures d acheminement liées au contrat GRD-F sont listés à l annexe 9 dudit contrat. Dans le cadre de la Convention, le périmètre de la dématérialisation fiscale concerne, parmi ces flux, les flux suivants : [ ] 2.2 Période de test Les Parties conviennent de procéder à des tests avant la mise en production effective de la dématérialisation fiscale. Les modalités techniques de cette période de test sont définies dans l annexe technique (Annexe 1) de la Convention. Pendant la période de test, les Parties conviennent de poursuivre la transmission des factures sur support papier qui tiennent lieu d originaux et font foi entre les Parties ainsi qu au regard des dispositions légales applicables en la matière. À l issue de la période de test, les Parties s accordent pour rédiger un procès-verbal de recette qui constate : soit que la solution technique mise en place est à même de produire et de transmettre, pour les flux du périmètre de la dématérialisation fiscale, des factures conformes à la législation fiscale en vigueur ; soit que la solution technique mise en place n est pas à même de produire et de transmettre, pour les flux du périmètre de la dématérialisation fiscale, des factures conformes à la législation fiscale en vigueur. Dans cette hypothèse, la Convention est résiliée de plein droit dès la signature du procèsverbal par les Parties. La période de test ne peut excéder une durée de 6 mois à compter de la date d entrée en vigueur de la Convention telle que définie à l article 8 ci-après. Au terme de ce délai, si aucun procès-verbal de recette n est signé conformément aux stipulations ci-dessus, la Convention est résiliée de plein droit. 2.3 Mise en production Au terme des tests, et sous réserve qu ils aient donné lieu à l établissement d un procès-verbal de recette, signé par les Parties, constatant que la solution technique mise en place est à même de produire et de transmettre, pour les flux du périmètre de la dématérialisation fiscale, des factures conformes à la législation fiscale en vigueur, les Parties conviennent d une date de démarrage de la mise en production, à compter de laquelle ERDF stoppe, pour ces flux, l envoi de factures papier au Fournisseur. Cette date est indiquée dans un document intitulé «Date de mise en production de la dématérialisation fiscale» établi en deux exemplaires et joint en annexe 2 à la Convention après sa signature par les Parties. Copyright ERDF /9

5 2.4 Modification du périmètre de la dématérialisation fiscale : Ajout d un ou plusieurs flux Le Fournisseur peut à tout moment demander à ce qu un ou plusieurs flux de facturation, choisi(s) parmi ceux décrits dans l annexe 9 du contrat GRD-F, soi(en)t ajoutés au périmètre de la dématérialisation fiscale. Le Fournisseur fait part de sa demande à ERDF par lettre recommandée avec accusé de réception adressée à l interlocuteur ERDF désigné dans le contrat GRD-F. L ajout d un ou plusieurs nouveau(x) flux donne lieu, avant sa mise en œuvre, à de nouveaux tests, dans les délais et dans les conditions décrits aux articles 2.2 et 2.3 de la Convention. Si ces tests sont concluants, la Convention est modifiée par avenant pour mettre à jour le périmètre de la dématérialisation fiscale. Le document «Date de mise en production de la dématérialisation fiscale» (Annexe 2) correspondant est annexé à la Convention. S ils ne le sont pas, l ajout des flux est annulé. La Convention continue de s appliquer sur le périmètre de dématérialisation fiscale précédent, par exception au cas de résiliation prévu au troisième alinéa de l article Suppression d un ou plusieurs flux Le Fournisseur peut à tout moment demander à ce qu un ou plusieurs flux de facturation faisant partie du périmètre de la dématérialisation fiscale, soi(en)t retirés du périmètre de cette dématérialisation fiscale. Le Fournisseur fait part de sa demande à ERDF par lettre recommandée avec accusé de réception adressée à l interlocuteur ERDF désigné dans le contrat GRD-F. La demande doit parvenir à ERDF au moins six mois avant la date de suppression souhaitée. Une fois le ou les flux supprimé(s), les factures concernées sont envoyées au Fournisseur sur support papier qui tiennent lieu d originaux et font foi entre les Parties ainsi qu au regard des dispositions légales applicables en la matière. La Convention est modifiée par avenant pour mettre à jour le périmètre de la dématérialisation fiscale, sauf si le périmètre de la dématérialisation fiscale se retrouve vide, auquel cas la Convention est résiliée de plein droit. ARTICLE 3 SÉCURITÉ DES FACTURES DÉMATÉRIALISÉES Les Parties s'engagent à mettre en œuvre et à maintenir des procédures et des mesures de sécurité afin d'assurer la protection des factures contre les risques d'accès non autorisé, de modification, de retard, de destruction ou de perte. Les procédures et les mesures de sécurité comprennent la vérification de l'origine, la vérification de l'intégrité, la non-répudiation de l'origine et de la réception et la confidentialité des factures. Les procédures et les mesures de sécurité relatives à la vérification de l'origine et à la vérification de l'intégrité, permettant d'identifier l'expéditeur d'un fichier facture et d'assurer qu'un fichier facture reçu est complet et n'a pas été altéré, sont obligatoires pour tout fichier facture. Si nécessaire, des procédures et des mesures de sécurité supplémentaires peuvent être expressément spécifiées dans l'annexe technique (Annexe 1). Copyright ERDF /9

6 ARTICLE 4 CONSERVATION DES FACTURES DÉMATÉRIALISÉES L'enregistrement et la conservation des factures dématérialisées fiscalement sont de la responsabilité de chacune des Parties qui doivent mettre en place les dispositifs adéquats, conformes à la législation fiscale applicable en la matière. ARTICLE 5 OBLIGATIONS DES PARTIES Les Parties s engagent à : assurer la connectivité de leurs installations informatiques et réseau ou celles de leurs prestataires de dématérialisation, de sorte que les factures émises soient reçues de manière permanente pour traitement. On entend par connectivité, l ensemble des paramètres techniques et fonctionnels (ainsi que leur maintenance) qui permettent d assurer la transmission et la réception des factures ; assurer l interopérabilité de leurs solutions de dématérialisation fiscale et de celles de leurs prestataires de dématérialisation ; à s informer mutuellement de toute anomalie constatée lors des contrôles pouvant être engagés par les agents de l administration fiscale portant sur la dématérialisation fiscale ; à s informer mutuellement en cas d indisponibilité temporaire du système de dématérialisation fiscale et à prendre toutes les dispositions pour y remédier dans les meilleurs délais. ERDF s engage à adresser au Fournisseur des factures comprenant l ensemble des mentions légales ainsi que les informations prévues par le contrat GRD-F. ARTICLE 6 INTERLOCUTEURS TECHNIQUES Chacune des Parties désigne un interlocuteur technique chargé de piloter le déroulement du processus de dématérialisation fiscale, et habilité à signer le procès-verbal de recette : - Pour ERDF : [ ] - Pour le Fournisseur : [ ] ARTICLE 7 PRIX Le service de dématérialisation fiscale ne fait pas l objet d une valorisation financière et ne donne lieu à aucune rémunération de part et d autre, étant précisé que chacune des Parties conserve à sa charge ses propres coûts directs et indirects liés à la mise en place du service de dématérialisation fiscale des factures. Copyright ERDF /9

7 ARTICLE 8 DATE D EFFET, DURÉE DE LA CONVENTION La Convention entre en vigueur à compter du XX/XX/XXXX pour une durée indéterminée. Chacune des Parties peut mettre un terme à la Convention, moyennant l envoi à l autre Partie d un courrier adressé par lettre recommandée avec accusé de réception, au moins six mois avant la date de résiliation souhaitée, cette dernière étant mentionnée dans ledit courrier. Une fois la résiliation effective, les factures d acheminement sont envoyées au Fournisseur sur support papier qui tiennent lieu d originaux et font foi entre les Parties ainsi qu au regard des dispositions légales applicables en la matière. ARTICLE 9 RESPONSABILITÉ DES PARTIES Chaque Partie est responsable envers l autre Partie des dommages directs et certains qui pourraient résulter de la non-exécution ou de la mauvaise exécution des obligations mises à sa charge au titre de la Convention. Chaque Partie conserve l entière responsabilité de ses obligations en matière de facturation et s engage à respecter toutes dispositions légales ou réglementaires applicables. En particulier, sans que cela soit limitatif, chaque Partie respecte toutes les dispositions fiscales applicables, qu elles soient générales ou spécifiques aux factures dématérialisées. ARTICLE 10 - CONFIDENTIALITÉ Les stipulations de l article 10.2 du contrat GRD-F relatives à la confidentialité s appliquent à la Convention. ARTICLE 11 CONTESTATION DROIT APPLICABLE ET LANGUE DE LA CONVENTION Les stipulations des articles et du contrat GRD-F, relatives à la contestation, au droit applicable et à la langue, s appliquent à la Convention. ARTICLE 12 - EXÉCUTION DE LA CONVENTION La Convention ne peut être cédée qu en même temps que le contrat GRD-F. Elle est alors cédée dans les mêmes conditions, c est-à-dire selon les modalités de l article 10.9 du contrat GRD-F. Copyright ERDF /9

8 Fait en deux exemplaires originaux à : à : le : le : <Fournisseur> ERDF Nom : Nom : Copyright ERDF /9

9 ANNEXE 1 : Annexe technique Cette annexe technique est spécifique au Fournisseur. Elle est rédigée conjointement par les Parties et décrit les conditions d échanges entre les systèmes d information du Fournisseur et ceux d ERDF durant la phase de test et la mise en production. Copyright ERDF /9

10 ANNEXE 2 : Date de mise en production de la dématérialisation fiscale Convention Dématérialisation fiscale V1 Conformément à l article 2.3 de la Convention relative à la dématérialisation fiscale des factures d acheminement, conclue entre les Parties, et suite au procès-verbal de recette signé le XX/XX/XXXX par les Parties, constatant que la solution technique mise en place est à même de produire et de transmettre, pour les flux du périmètre de la dématérialisation fiscale, des factures conformes à la législation fiscale en vigueur, les Parties conviennent que : à compter du XX/XX/XXXX ERDF stoppe, pour les flux du périmètre de dématérialisation fiscale, l envoi de factures papier au Fournisseur et ne lui envoie plus que des factures fiscalement dématérialisées. Fait en deux exemplaires originaux à : à : le : le : <Fournisseur> ERDF Nom Nom Copyright ERDF /9

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