Organiser. Accéder. Gérer

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1 Organiser Accéder Gérer

2 VOS DOSSIERS SONT IMPORTANTS > L une des ressources les plus précieuses de votre organisation est l information et les renseignements qui résident dans les dossiers que vous créez. C est pourquoi il est capital que le personnel de votre organisation puisse accéder facilement aux renseignements que contiennent ces dossiers concernant les clients, les fonctions et les biens de votre organisation. Des dossiers et des documents bien organisés simplifient l accès à l information et en facilitent la gestion. Depuis plus de 50 ans, TAB fournit aux entreprises de premier plan des solutions intégrées de gestion des documents qui les aident à économiser temps, espace et argent et à réduire au minimum leur exposition aux risques. TAB propose des solutions personnalisées et progressives, qui répondent exactement à vos besoins. Nous vous offrons des systèmes de codification par couleurs, des classeurs et des rayonnages haute densité, des services de consultation en gestion des documents et des services d impartition de salle des dossiers.

3 POURQUOI CHOISIR TAB? TAB vous aide à organiser, accéder, et gérer les documents les plus importants à votre organisation. En associant les meilleurs produits et services de classement à nos connaissances et à notre expertise, nous pouvons : Améliorer votre efficacité opérationnelle >> Meilleur accès à l information >> Partage des connaissances au sein de l entreprise >> Processus d affaires améliorés Diminuer votre exposition au risque >> Respect des lois et des règlements >> Pertes d information réduites >> Plan de reprise après sinistre pour les documents essentiels Réduire vos frais >> Meilleure utilisation de l espace >> Coûts d entreposage externe réduits au minimum >> Déploiement de stratégies d évitement des coûts ANALYSE DE LA GESTION DU CYCLE DE VIE DES DOCUMENTS >> PROGRAMME DE GESTION DES DOCUMENTS Classement Conservation et conformité aux lois Politiques et procédures >CRÉATION DE DOSSIERS Indexation Étiquetage Entreposage Contrôle des dossiers DOCUMENTS ACTIFS Planification >>> de l espace Systèmes de classement à haute densité >DOCUMENTS INACTIFS TAB Smart Stratégie d entreposage externe Disposition

4 CYCLE DE VIE DES DOCUMENTS > Grâce à plus de 50 années d expérience dans le domaine, TAB peut vous aider à améliorer les pratiques de gestion des documents papier ou électroniques en vigueur au sein de votre entreprise. Pour ce faire, nous procédons à une analyse du cycle de vie de vos documents pour bien saisir toutes les données du problème.

5 Votre entreprise doit relever des défis uniques qui exigent des solutions personnalisées. TAB est en mesure de vous aider à analyser vos besoins, puis à planifier et à mettre en œuvre une solution de gestion des dossiers parfaitement adaptée à votre réalité. Analyser En commençant par une analyse détaillée de la façon dont l information est consultée, utilisée et entreposée au sein de votre entreprise, nous vous aiderons à identifier les lacunes et aussi à améliorer votre système de gestion des documents. Planifier À la lumière de cette analyse, nous mettrons au point un plan d amélioration de l efficacité de vos méthodes de gestion des documents. Notre approche stratégique vous permettra d accéder plus facilement à l information, d économiser de l espace et de réduire votre exposition aux risques. Implanter TAB vous offre une gamme complète de produits et de services pour faciliter l implantation du plan d amélioration proposé. Faites appel à nos services de déménagement et de conversion pour déplacer, fusionner ou adapter votre système de classement actuel. Nous pouvons vous montrer comment intégrer plusieurs méthodes de classement en un seul système centralisé. En outre, l implantation rapide et facile de notre plan de gestion des dossiers réduira au minimum les perturbations à vos activités courantes.

6 PROGRAMME DE GESTION DES DOCUMENTS > Un programme de gestion des documents bien élaboré est un outil essentiel pour réagir plus rapidement à diverses situations. Ce programme vous permettra d augmenter la satisfaction de votre clientèle, d assurer la conformité de votre entreprise aux lois de l industrie et de faciliter l accès à l information. En d autres mots, vos dossiers doivent être organisés, accessibles, bien protégés et entreposés dans un endroit sûr.

7 >> Améliorer l efficacité opérationnelle >> Minimiser l exposition aux risques >> Réduire les coûts Un bon programme de gestion des documents comporte trois éléments principaux : Classement Après avoir analysé la nature et la quantité des dossiers qu utilise votre entreprise, ainsi que l information qu ils contiennent, nous élaborons un système de classement assurant une meilleure organisation. Un tel système facilite le classement, la localisation et l archivage des documents. Conservation et conformité aux lois Un système de classement adéquat assure que vos documents sont conformes à la réglementation de l industrie et à la législation en vigueur, y compris aux lois sur la protection des renseignements personnels. Une stratégie de conservation des données est nécessaire pour savoir quels documents conserver, comment les entreposer et quand les détruire sans enfreindre la loi. Profitez de l expertise de TAB pour mettre au point un plan de reprise après sinistre afin de protéger adéquatement vos documents essentiels. Une telle mesure vous permet de reprendre rapidement vos activités après un sinistre et de demeurer conforme aux exigences légales en vigueur dans votre industrie. Politiques et procédures Un programme de politiques et de procédures clair et bien documenté définit les attentes et les responsabilités relatives aux activités de gestion de vos dossiers. Il guide le personnel dans la manipulation des dossiers depuis leur création jusqu à leur phase inactive.

8 CRÉATION DES DOSSIERS > En utilisant une méthode de classement par code de couleurs, vous réduirez de 40 % le délai de localisation des dossiers. Les bandes de couleurs vous permettent d établir des repères qui vous aident à trouver rapidement l information que vous cherchez. Sans compter qu avec une telle méthode, un dossier mal classé brise tout de suite la régularité de la bande de couleur, ce qui lui permet d être repéré et remis à sa place rapidement.

9 >> Localisation plus rapide >> Éliminer les erreurs de classement >> Réduire les risques de pertes de dossiers >> Augmenter l efficacité >> Améliorer la productivité Sujet principal Sujet secondaire Étiquette de référence pour description complète du dossier Sujet tertiaire Indexation Compte tenu du nombre de dossiers et du type de données à organiser, nous pouvons vous aider à concevoir la méthode d indexation la mieux adaptée à votre réalité. Nos différents systèmes d indexation permettent un classement alphabétique, numérique et alphanumérique. Bien choisi, un tel système réduit à coup sûr les délais de localisation des dossiers et améliore l efficacité de votre entreprise. Étiquetage La gamme de produits et de services TAB vous aidera à mettre en œuvre facilement votre système de codification par couleurs. Nos services d étiquetage personnalisés constituent une façon économique et efficace d appliquer un code de couleurs à un volume important de dossiers à créer ou à convertir. Si vous préférez procéder vous-même à l étiquetage, TAB offre une gamme complète d étiquettes autoadhésives en couleur ainsi qu un logiciel d étiquetage. Entreposage Durables et parfaitement adaptées à la localisation active de dossiers, les chemises et les fournitures de classement TAB permettent d entreposer et de protéger adéquatement vos dossiers. Grâce à notre gamme complète d accessoires de classement, vous êtes en mesure de personnaliser votre système d entreposage afin de regrouper les données importantes et de les conserver en sûreté. Les services de personnalisation de chemises TAB comprennent l impression de textes et de logos ainsi que l ajout d attaches. Contrôle des dossiers Accélérez votre réaction aux situations qui se présentent, assurez la protection adéquate des données, optimisez l efficacité de vos opérations et réduisez le risque de litige en assurant le suivi de vos dossiers tout au long de leur cycle de vie. Le logiciel FileTracker de TAB, compatible avec Windows, vous permet de retracer avec précision n importe quel dossier, en tout temps.

10 DOSSIERS ACTIFS > Plus ingénieux que les systèmes utilisant des classeurs à tiroirs coulissants, les systèmes de codification par couleurs avec chemises à signalisation latérale optimisent l espace de rangement et améliorent l accès aux dossiers. En effet, ils permettent de rétrécir ou d éliminer complètement les allées et de tirer profit de l espace inutilisé en hauteur. Les dossiers, repérables en un coup d œil, sont facilement accessibles.

11 >> Délais de classement et de localisation réduits >> Efficacité opérationnelle accrue >> Utilisation de l espace optimisée Équipement de classement traditionnel Classeur vertical à quatre tiroirs coulissants, avec serrure Pouces linéaires de classement : Pouces linéaires de classement/pied carré : 14,84 Classeurs à haute densité avec compartiments fixes Classeur vertical à sept compartiments pour chemises à signalisation latérale, avec serrure Pouces linéaires de classement : Pouces linéaires de classement/pied carré : 19,5 Amélioration de 31 % de l utilisation de l espace* Systèmes à haute densité avec compartiments ouverts Rayonnage à sept compartiments verticaux pour chemises à signalisation latérale Pouces linéaires de classement : Pouces linéaires de classement/pied carré : 25,73 Amélioration de 73 % de l utilisation de l espace* Système mobile Rayonnage compact pour chemises à signalisation latérale Pouces linéaires de classement : Pouces linéaires de classement/pied carré : 53,6 Amélioration de 217 % de l utilisation de l espace* *Par rapport aux équipements de classement traditionnels.

12 DOSSIERS ACTIFS > C est au cours de la phase d utilisation active que les dossiers sont l objet du plus grand nombre de manipulations. Cette étape du cycle de vie offre donc d excellentes occasions de réduire les coûts et d accroître l efficacité. Pour ce faire, vous devez prendre en considération différents aspects, notamment le type d activité entraînant la manipulation des dossiers, l accès à l information, l utilisation de l espace et la sécurité. Grâce à un système d entreposage bien adapté, vous améliorerez l accès à l information en accélérant le classement et la localisation des documents.

13 >> Améliorer le temps de réactions et la satisfaction de la clientèle >> Augmenter l efficacité opérationnelle >> Réduire les coûts d entreposage et optimiser l espace Classeurs La solution toute indiquée pour surmonter les contraintes d accessibilité, d espace et de sécurité. Les classeurs TAB offrent une capacité de rangement deux fois supérieure à celle des classeurs à tiroirs coulissants traditionnels tout en occupant une moins grande surface de plancher. Choisissez parmi toute une gamme de modèles adaptés aux différents médias que vous utilisez, sans faire de compromis sur l accessibilité ou la sécurité. Twinfile Optimedia DataFile Databox Systèmes de classement ouvert Les systèmes de classement ouvert TAB sont conçus pour les environnements de classement à haute densité. Ils représentent la solution idéale pour les salles de classement très fréquentées et permettent un accès immédiat à un grand nombre de dossiers dans un espace restreint. Leur conception modulaire vous offre une grande souplesse et optimise l espace dont vous disposez tout en simplifiant le classement, la localisation et le déplacement des dossiers. TAB TMS PowerTrac Systèmes mobiles Les systèmes de classement mobiles sont ceux qui offrent la densité d entreposage la plus élevée, tant pour les dossiers que pour les autres types de médias. Les systèmes mobiles TAB optimisent l espace disponible en éliminant les allées et en regroupant le contenu de plusieurs classeurs ou rayonnages dans un espace plus restreint. Selon le type et le volume de documents que vous possédez, nous pouvons vous offrir des systèmes manuels, mécaniques, ou électriques. SideTrac TABTrac

14 DOSSIERS INACTIFS > L entreposage externe représente souvent une part importante du budget de gestion des documents. Chaque année, bon nombre d entreprises gaspillent des montants considérables en entreposage externe inutile. Pour réduire les coûts qui y sont associés, vous devez vous assurer que seuls les dossiers essentiels sont conservés.

15 >> Réduire les coûts d entreposage externe >> Améliorer l accès à l information >> Minimiser les risques Programme TAB Smart Le programme TAB Smart* peut aider votre entreprise à réduire la quantité de documents conservés. En effet, l élimination des documents papier et électroniques non essentiels se traduit par une économie des coûts d entreposage interne et externe. En rationalisant l information à la disposition de vos employés, vous augmenterez leur rendement, réduirez les délais de localisation et améliorerez l accès aux dossiers. Stratégie d entreposage externe Après avoir évalué vos dossiers, TAB sera en mesure d éliminer l information redondante, de réduire vos coûts d entreposage externe et de s assurer que vous êtes conformes à la réglementation de votre industrie et aux lois en vigueur. Fin du cycle de vie Les politiques et procédures mises au point pour votre entreprise décriront en détail les activités à envisager et les responsabilités de chacun en ce qui concerne la disposition finale des documents à la fin de leur cycle de vie. Un calendrier de conservation, établi en fonction des exigences légales propres à votre industrie, identifie les documents pouvant être détruits en toute sécurité afin de réduire au minimum les risques et d éviter des frais d entreposage inutiles. *En anglais, l acronyme SMART correspond à Streamline, Manage, Access, Retain, Toss.

16 ORGANISER. ACCÉDER. GÉRER. > Des documents et des fichiers mieux organisés. Un accès plus rapide à l information. Une réduction des coûts et de l exposition aux risques. Tels sont les avantages de choisir TAB comme partenaire pour la gestion de vos documents.

17 >> Minimisez vos coûts >> Diminuez votre exposition aux risques >> Augmentez l efficacité de vos processus Une information bien organisée se traduit par une réduction des coûts Un système de gestion des documents bien pensé assure que seuls les dossiers qui sont toujours pertinents sont conservés, réduisant ainsi le chevauchement des tâches et permettant un transfert fluide de l information au sein de votre entreprise. En travaillant ensemble, nous simplifierons votre système de gestion pour en améliorer l efficacité. Nous pourrons réduire vos coûts et votre espace d entreposage interne et externe, diminuer vos coûts de main-d œuvre et accélérer la localisation de vos dossiers. Une accessibilité accrue améliore l efficacité des processus d affaires Dossiers égarés. Documents en double. Chemises entassées. Information interne difficile à localiser. Ce genre de problème retarde votre temps de réaction aux demandes des clients, augmente vos frais d exploitation et érige des barrières inutiles qui entravent le travail de vos employés. Avec les produits et services TAB, vous bénéficiez d une expertise inégalée en ce qui concerne l accessibilité aux documents et à l information. Les solutions mises de l avant par TAB vous assurent que l information est bel et bien à sa place, ce qui réduit les erreurs de classement, diminue le temps consacré à la recherche et prévient la perte de documents. Conséquemment, nous aidons vos employés à trouver l information dont ils ont besoin, au moment où ils en ont besoin. Une bonne gestion des documents réduit l exposition au risque TAB cherche d abord à comprendre les besoins en gestion de documents propres à votre entreprise. Ensuite, nous élaborons un plan d intervention et mettons en place une solution parfaitement adaptée à vos besoins. TAB vous aide à réduire au minimum les risques de litige en élaborant des directives de conservation des documents pour assurer leur disposition selon les règles. La perte de documents en cas de sinistre peut s avérer extrêmement coûteuse en temps et en argent car elle peut ralentir ou même suspendre vos activités et vous forcer à consacrer un temps précieux au recouvrement des informations perdues. Notre équipe de professionnels s assure que les données essentielles à protéger sont bien identifiées afin de réduire au minimum les répercussions possibles d un sinistre sur vos activités.

18 PRODUITS ET SERVICES TAB > Fournitures de classement Classeurs et rayonnages Rayonnages mobiles haute densité Logiciel de gestion des dossiers Services de classement Services de consultation Services d impartition TAB Canada TAB USA TAB-XPRS TAB Datafile Australia TAB Europe