Le programme national canadien de thèses

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1 Le programme national canadien de thèses Journée d étude AURA 13 décembre 2010 Metz, France Sharon Reeves Gestionnaire, Thèses Canada Bibliothèque et Archives Canada 1

2 Historique Le Service des thèses canadiennes s est établi à Bibliothèque et Archives Canada (BAC) en 1965 à la demande de l Association canadienne pour les études supérieures 2

3 Historique Buts: Faciliter l accès par l identification des titres et par leur distribution au moyen du prêt entre bibliothèques ou de la vente Assurer la préservation en microfilmant les documents papier et en classant les exemplaires à préserver conformément aux normes archivistiques 3

4 Historique De 1965 à 2002, le programme des thèses s est acquitté de son mandat de la même façon Les universités transmettaient les thèses papier à BAC Les thèses papier étaient microfilmées et retournées aux universités Des copies sur microfiche étaient conservées dans la collection de BAC 4

5 Historique Accessibles par prêt entre bibliothèques, consultation sur place ou vente 1998 contrat uniquement avec ProQuest/UMI Dissertations Publishing ProQuest lance le processus de numérisation des thèses 2002 BAC commence à développer en parallèle un programme pour acquérir de thèses et de mémoires électroniques (TMÉ) directement des universités 5

6 Faits en bref Propriété intellectuelle: Les auteurs des thèses signent une licence non exclusive avec BAC; la licence a été modifiée au fil du temps Les auteurs conservent leurs droits d auteur Taille de la collection: 38,000 TMÉ recueillis des universités 79,000 thèses électroniques numérisées par ProQuest 312,000 thèses sur microfiche 6

7 Autres faits en bref 65 universités participent volontairement, mais elles doivent être membres de l Association des universités et collèges du Canada pour ce faire Puisqu il n y a pas d ententes écrites, le programme est flexible 7

8 Transition internationale aux TMÉ 1992 La Coalition for Networked Information organise une réunion pour examiner la faisabilité d un projet de saisie et de classification des TMÉ; BAC assiste à la rencontre Peu de temps après Virginia Tech crée le 1 er programme de soumission de TMÉ pour ses étudiantes et étudiants 8

9 Transition internationale aux TMÉ 1996 Création de Networked Digital Library of Theses and Dissertations (NDLTD) Dès le début, BAC a siégé au comité de direction du NDLTD et, par la suite, au conseil d administration 9

10 Consultation nationale sur les TMÉ Décembre 2000 BAC organise une consultation Buts: Discuter d un programme national dans un environnement électronique Discuter de la vente de thèses canadiennes par ProQuest, une préoccupation pour les étudiantes et les étudiants, et pour d autres membres de la communauté universitaire 10

11 Consultation nationale sur les TMÉ Soixante-dix-huit participants : doyens, doyennes et gestionnaires d écoles d études supérieures, professionnels du milieu des bibliothèques, étudiantes et étudiants de cycles supérieurs 11

12 Portail de Thèses Canada Deux résultats de la consultation: Thèses Canada reçoit le mandat de mettre sur pied le programme d acquisition de thèses électroniques pour assurer l accès libre aux TMÉ canadiens au Canada et dans le monde Création du Comité consultatif de Thèses Canada But à long terme éliminer graduellement l acquisition de thèses sur microfiche 12

13 Portail de Thèses Canada 2001 à 2002 Le personnel de BAC élabore une proposition de collection de thèses canadiennes interrogeable sur AMICUS comprenant: Création d une interface de recherche sur Internet et de nouveaux répertoires de recherche pour la collection de thèses de BAC Ajout de résumés aux notices bibliographiques Acquisition de thèses numérisées de ProQuest 13

14 Portail de Thèses Canada Octobre 2002 proposition appuyée par le comité consultatif 2003 conception du portail et développement des systèmes 1 avril 2003 Le Service des thèses canadiennes change de nom à celui de Thèses Canada 14

15 Portail de Thèses Canada Au cours de 2003, ProQuest transmet à BAC plus de thèses numérisées en format PDF Janvier 2004 Lancement du portail de Thèses Canada à la super conférence de l Ontario Library Association URL du portail : 15

16 Bâtir à BAC un programme national d acquisition de TMÉ Le contrat entre BAC et ProQuest empêchait l accès libre immédiat aux thèses BAC se devait de récupérer pour le compte des universités canadiennes les droits de distribution et de préservation 16

17 Bâtir à BAC un programme national d acquisition de TMÉ Octobre 2002 réunion du comité consultatif : Sous-comité technique chargé de trouver des moyens pour que les universités puissent transmettre directement les TMÉ à BAC Recommandé des projets pilotes avec l Université Laval et l University of Waterloo (deux premières universités canadiennes à accepter les TMÉ) 17

18 Bâtir à BAC un programme national d acquisition de TMÉ Le sous-comité technique recommande l utilisation du Open Archives Initiative Protocol for Metadata Harvesting (OAI- PMH) pour obtenir les TMÉ des universités Au cours de 2003, le personnel des systèmes à BAC crée un programme de collecte de données (cueillette OAI) et un entrepôt de données 18

19 Bâtir à BAC un programme national d acquisition de TMÉ Afin de pouvoir acquérir et préserver une collection exhaustive, les programmeurs ont étendu le programme de cueillette OAI pour permettre la collecte de TMÉ aussi bien que des métadonnées 19

20 Projet pilote Octobre 2003 rencontre du sous-comité technique et du personnel des TI et des normes de BAC afin de déterminer les formats, les normes de métadonnées, etc. Avril 2004 le projet pilote de collecte de MTÉ est prêt à démarrer 20

21 Projet pilote Le projet pilote a duré un an (avril 2004 à mars 2005); deux autres universités ont participé: les universités de la Saskatchewan et du Manitoba La participation d autres universités a permis à BAC de déterminer les faiblesses d application 21

22 Projet pilote L University of Saskatchewan a utilisé le gratuiciel Virginia Tech ETD_db, en vertu duquel les thèses peuvent contenir des fichiers PDF multiples: Le programme de collecte de BAC recueille uniquement des fichiers PDF simples 22

23 Projet pilote L University of Manitoba a utilisé DSpace pour son programme de soumission de thèses DSpace supporte uniquement des métadonnées de format Dublin Core (DC). BAC et NDLTD exigent des métadonnées de format ETD-ms (Dublin Core avec des champs supplémentaires propres aux thèses). Le programmeur de l University of Manitoba a créé une passerelle de DC à ETD-ms 23

24 Résultat du projet pilote 693 notices de métadonnées DC et ETD-ms recueillies et les TMÉ correspondants Mars 2005 notices ETD-ms converties en MARC 21 et téléchargées dans AMICUS Avril 2005 Personnel de BAC analyse les notices en format MARC 21 afin de: Déterminer leur niveau de qualité Évaluer dans quelle mesure elles sont conformés aux règles internationales de catalogage 24

25 Résultat du projet pilote Compte tenu de la qualité des métadonnées, la décision est prise d ouvrir le programme de collecte aux universités engagées dans la mise en œuvre d un programme électronique de soumission de thèses et de mémoires (PESTM) 25

26 Métadonnées générées par l utilisateur Les métadonnées des universités sont générées par l utilisateur; c est-à-dire, les auteurs des thèses commencent par remplir un gabarit qu ils soumettent ensuite à leur école d études supérieures Par la suite, le processus est informatisé en grande partie : des champs sont ajoutés aux métadonnées lorsque les notices sont transmises de l école d études supérieures à la bibliothèque de l université et recueillies par BAC 26

27 Métadonnées générées par l utilisateur Les métadonnées générées par l utilisateur ne sont pas totalement conformes aux normes internationales, mais elles sont faciles à trouver Avantage complémentaire: les catalogueurs de BAC ne révisent pas les métadonnées des thèses, ce qui constitue une économie substantielle 27

28 Accès par d autres moteurs de recherche BAC recueille les entrepôts de données des universités une fois par mois Les métadonnées en ETD-ms sont recueillies par NDLTD Union Catalog, qui avait déjà servi à recueillir les métadonnées pour les thèses numerisées par ProQuest On peut aussi accéder aux métadonnées pour les thèses de BAC par Scirus et Google Scholar 28

29 Nouvelle orientation du programme national de thèses de BAC Depuis l été 2009, BAC examine toutes ses activités de collection dans un contexte de modernisation BAC a décidé d abolir d ici 2014 son programme traditionnel, lequel fonctionne en vertu d un contrat entre BAC et ProQuest, à la faveur d un modèle numérisé d acquisition de thèses par l entremise de son programme de collecte existant 29

30 Nouvelle orientation du programme national de thèses de BAC Le prochain contrat avec ProQuest ( ) inclura les options attrayantes qui peuvent ouvrir la porte à un contrat après 2014 Les universités qui n ont pas encore mis en œuvre leur programme électronique de soumission de TMÉ devront le faire Thèses Canada est là pour les aider 30

31 État des initiatives de TMÉ au Canada Été 2009 Thèses Canada effectue un sondage téléphonique auprès de 42 de ses 65 participants (les universités dont la situation était connue ou dont les écoles d études supérieures étaient très petites n ont pas été sondées) 31

32 État des initiatives de TMÉ au Canada Mise à jour récemment du sondage: BAC recueille actuellement les métadonnées et TMÉ auprès de 18 universités (7 ont des programmes obligatoires) 6 universités ont des programmes de soumission de TMÉ (dans 3 cas, ils sont obligatoires) mais auprès desquelles ne recueille pas encore BAC, pour diverses raisons; BAC travaille avec elles pour résoudre un certain nombre d enjeux 7 universités ont entrepris des projets pilotes 10 universités sont engagées dans des discussions préalables à la tenue de projets pilotes 32

33 État des initiatives de TMÉ au Canada Par la fin de l année financière , il est probable que 60 % des participants de Thèses Canada auront mis en place un programme électronique de soumission de TMÉ 33

34 Universités en transition Pour les 40 % qui n ont pas encore franchi les étapes nécessaires à la transition vers la soumission de thèses numérisées, Thèses Canada fournit de l aide L Atelier canadien sur les TMÉ et les dépôts à libre accès offert en mai 2010 proposait des formations de base sur les meilleures pratiques en matière de TMÉ, les droits d auteur, l accès libre, la préservation numérique, les tutoriels pour étudiants, etc. 34

35 Universités en transition Thèses Canada répond régulièrement à des questions et dirige les universités vers deux contenus essentiels sur le portail de Thèses Canada: Comment mettre sur pied un programme électronique de soumission de thèses et de mémoires (PESTM) Comment participer au programme de collecte des TMÉ de BAC 35

36 Universités en transition Le plan d action pour les universités de Thèses Canada répartit les universités qui ont besoin d aide en catégories fondées sur l étape où elles sont rendues Les universités seront toutes contactées d ici juin 2011, en commençant par celles qui ont le plus de retard 36

37 Dépôts institutionnels (DIs) Canada Les DI sont souvent parsemés de TMÉ Le sondage 2009 a recueilli de l information sur les DI dans les universités canadiennes 62 % des établissements sondés étaient déjà dotés de DI La plateforme DSpace est de loin la plus populaire Les autres plateformes utilisées Eprints, Fedora/Drupal, Digital Commons, Content DM 37

38 Préoccupations de BAC: préservation numérique BAC est une bibliothèque, un centre d archives et un musée, sa collection numérisée se présente donc dans une panoplie de formats : ouvrages numériques et numérisés (y compris des TMÉ), archives numérisées, photos et portraits, sites web recueillis, etc. Il est essentiel de veiller à la préservation d une documentation numérique fragile pour les générations actuelles et futures de Canadiennes et Canadiens 38

39 Préoccupations de BAC: préservation numérique BAC a fait face pendant des années au problème de la préservation et en 2005 a décidé de créer un dépôt numérique fiable (DNF) basé sur l Open Archival Information System Reference Model 39

40 Préoccupations de BAC: préservation numérique Une fois achevé, le DNF devrait pouvoir: Recevoir des documents composés et multimédias Rechercher des virus Extraire des métadonnées descriptives et techniques Ajouter aux documents la reconnaissance optique des caractères Créer des identificateurs permanents Identifier des formats vulnérables et les migrer Fournir l accès à des objets numériques classés 40

41 Préoccupations de BAC: problèmes de cueillette BAC fait la collecte de TMÉ et de métadonnées depuis six ans L expérience nous a démontré que plusieurs facteurs peuvent nuire au succès de la collecte: Migration à de nouvelles applications ou à des versions nouvelles des logiciels utilisés Éléments manquants de données XML, etc. 41

42 Préoccupations de BAC: problèmes de cueillette Le personnel des TI s affaire au développement d un outil d autoévaluation pour les universités qui leur permettra de régler les problèmes avant l échec de la collecte 42

43 Préoccupations des étudiants et étudiantes : potentiel futur de publication Certains étudiants des cycles supérieurs craignent que l accès élargi à leurs TMÉ ne limite leur capacité de publier commercialement Dans la plupart des cas, cette crainte n est pas fondée Possible de répondre aux craintes justifiées en imposant une limite d accès à court terme 43

44 Préoccupations des étudiants et étudiantes : potentiel futur de publication Possible de déterminer les politiques de publication de beaucoup de revues dans la base de données SHERPA/RoMEO Les étudiantes et étudiants désireux de transformer leurs thèses en livres doivent comprendre qu aucune presse universitaire ne publiera une thèse sans la réviser en profondeur 44

45 Préoccupations des étudiants et étudiantes : potentiel futur de publication Beth Luey, Revising your dissertation : advice from leading editors, updated edition (Berkeley & Los Angeles: University of California Press, 2008) Renseignements additionnels sur le site web de NDLTD Avantage d une publication électronique : augmentation de 50 à 250 pour cent des citations 45

46 Préoccupations des étudiants et étudiantes : plagiat Le ETD Guide répond aux préoccupations des étudiants en démontrant que l affichage d une thèse en ligne et la maximisation de sa visibilité sont des moyens très efficaces de protéger la propriété intellectuelle et d éviter le plagiat. 46

47 Préoccupations des étudiants et étudiantes: vente de thèses La vente de thèses par ProQuest est une préoccupation majeure pour les auteurs canadiens de thèses malgré le fait qu ils signent avec BAC des licences qui l autorisent Thèses Canada tente de répondre avec diplomatie à ces préoccupations en soulignant que ProQuest n est pas une maison d édition commerciale et que les thèses sont principalement publiées sur demande pour des chercheurs et des bibliothèques universitaires. 47

48 Préoccupations des étudiants et étudiantes: redevances Les redevances n ont jamais été un aspect du programme canadien depuis sa création en1965 Cela dérange certains auteurs de thèses surtout lorsqu ils constatent que ProQuest peut vendre leurs recherches universitaires 2002 après avoir consulté des associations nationales d étudiants de cycles supérieurs, BAC a négocié un contrat exempt de redevances avec ProQuest en échange d une réduction équivalente des coûts de publication, ce que beaucoup d étudiants ignorent 48

49 Préoccupations des étudiants et étudiantes: redevances Les étudiants ne savent pas non plus que très peu de copies de titres individuels sont vendues; la plupart des auteurs de thèses ne recevront pas beaucoup de redevances BAC négocie actuellement un nouveau contrat avec ProQuest En vertu de changements apportés à la tarification de ProQuest, le nouveau contrat comprenne des redevances 49

50 Conclusion En passant à un modèle numérique d ingestion, BAC fait franchir une nouvelle étape à la collaboration nationale en matière de thèses et de mémoires Les universités canadiennes sont impatientes de participer au programme de soumission de TMÉ de BAC et s attendent à ce que Thèses Canada trace la voie dans des domaines comme la préservation numérique et facilite la transition au nouveau modèle dans leurs campus respectifs 50

51 Conclusion L avantage pour BAC, les universités canadiennes et les chercheurs et universitaires du monde entier est l accès beaucoup plus facile à des recherches universitaires qui, dans le passé, s empoussiéraient sur les tablettes des bibliothèques universitaires 51

52 Questions? Pour de plus amples renseignements, contacter : Sharon Reeves Gestionnaire, Thèses Canada Bibliothèque et Archives Canada sharon.reeves@lac-gac.gc.ca