Guide de procédure pour les «Opérateurs de l Autorité d Enregistrement»

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1 Guide de procédure pour les «Opérateurs de l Autorité d Enregistrement» Siège social : 18, rue Irénée Carré CHARLEVILLE-MEZIERES Téléphone : Fax : Antenne en Ile-de-France : rue Victor Hugo LEVALLOIS-PERRET Cedex Téléphone : Fax :

2 SOMMAIRE A. OBJECTIFS... 3 B. ACRONYMES... 3 C. FONDS DOCUMENTAIRE... 3 D. INTRODUCTION... 4 I. SERVICES DE L ETAT...4 II. COLLECTIVITES TERRITORIALES...4 E. RAPPELS DE SECURITE... 5 F. DEMANDE DE CARTE... 5 I. CONTROLE DES ANTECEDENTS DU NOUVEAU PORTEUR...5 II. CONSTITUTION D UN DOSSIER D ENREGISTREMENT...5 III. ENREGISTREMENT DES PORTEURS DANS L ANNUAIRE...6 IV. MODIFICATION/SUPPRESSION DES PROFILS DE L ANNUAIRE...6 V. VALIDATION D UNE DEMANDE DE CERTIFICATS...8 G. REMISE DE CARTE... 8 H. REVOCATION/RENOUVELLEMENT DE CERTIFICATS... 9 I. REVOCATION DE CERTIFICATS...9 II. RENOUVELLEMENT DE CERTIFICATS...10 III. DOCUMENTS DE L APPLICATION DE GESTION DE CARTES...11 IV. DESTRUCTION DU SUPPORT...12 I. EN CAS DE PROBLEMES ANTS_GUIDE_Procedure_Operateurs_AE_v1.3.doc 2013 ANTS 2

3 A. Objectifs L objet de ce document est de rappeler l ensemble des procédures qui doivent être suivies par les «Opérateur de l Autorité d Enregistrement» en lien avec les cartes «Acteurs de l Administration d Etat» et «Acteurs des Collectivités Territoriales». Ce document s appuie notamment sur les différentes Politiques de Certification du projet «Communication Electronique des Données d Etat Civil». Conformément au document d acceptation de leur rôle de confiance, chaque opérateur de l autorité d enregistrement s engage à respecter les procédures détaillées dans ce document. B. Acronymes AAE ACT AE ANTS CNI COMEDEC PC Acteurs des administrations de l Etat Acteurs des collectivités territoriales Autorité d Enregistrement Agence Nationale des Titres Sécurisés Carte Nationale d Identité Communication Electronique des Données d Etat Civil Politique de Certification C. Fonds documentaire L ensemble des documents référencés ci-dessous, sont disponibles à l adresse : index.html Documents Politique de Certification «Acteurs des Collectivités Territoriales» Politique de Certification «Acteurs de l Administration d Etat» Déclaration des Pratiques de Certification «Acteurs de l Administration d Etat» Déclaration des Pratiques de Certification «Acteurs des Collectivités Territoriales» Conditions Générales d Utilisation ANTS_CARTES_PREF_Guide-utilisateur_Revocation de la carte ANTS_CARTES_PREF_Guide-utilisateur_Remise de cartes ANTS_CARTES_PREF_Guide-utilisateur_Demande de carte ANTS_CARTES_MAIRIE_Guide-utilisateur_Remise de cartes ANTS_CARTES_MAIRIE_Guide-utilisateur_Revocation de la carte ANTS_CARTES_MAIRIE_Guide-utilisateur_Création porteurs et demande de cartes_mairies ANTS_GUIDE_Procedure_Operateurs_AE_v1.3.doc 2013 ANTS 3

4 D. Introduction Dans la suite du document, le terme «Service de l Etat» concernera soit la préfecture du département soit une sous-préfecture du département. I. Services de l Etat Conformément à la Politique de Certification «AAE 1», l Agence Nationale des Titres Sécurisés prend en charge le traitement de la demande et la remise de la première carte au sein du Service de l Etat demandeur. Pour bénéficier des cartes AAE, le Service de l Etat doit constituer un dossier d enregistrement 2 et l envoyer à l ANTS : Agence Nationale des Titres Sécurisés rue Victor Hugo LEVALLOIS-PERRET Cedex Téléphone : Fax : Les informations présentes sur le dossier d enregistrement et relatives au porteur de la première carte sont nécessaires à l ANTS pour créer les premières cartes commandées et les remettre aux Services de l Etat. Une fois munis de ces cartes activées, les titulaires de ces premières cartes gèrent en autonomie les cartes de leurs agents (demande de carte et remise de carte). II. Collectivités Territoriales Pour les communes, l adhésion à l offre de cartes d acteurs des collectivités territoriales est sur la base du volontariat. Le service de l état auquel est rattachée une collectivité prend en charge la demande et la remise de la première carte pour le responsable de site ou son/ses délégataire(s). Cette étape intervient après l adhésion, sur la base de la convention d adhésion remplie par la collectivité et transmise à l ANTS : Agence Nationale des Titres Sécurisés 18, rue Irénée Carré CHARLEVILLE-MEZIERES Téléphone : Fax : L adhésion matérialisée par une convention transmise à l ANTS est obligatoire. A la réception de la convention, les opérateurs de l ANTS créent, dans un annuaire des sites, le site de la collectivité territoriale puis saisissent les informations du futur porteur dans le référentiel d identité. Le Service de l Etat de rattachement est immédiatement informé par l ANTS dès que l opération de création des utilisateurs dans l annuaire est réalisée. Le Service de l Etat de rattachement peut alors procéder à la première demande de carte. La convention d adhésion précise l identité du responsable de site ou son/ses délégataire(s), cette identité est nécessaire à la préfecture pour créer la première carte, celle-ci est remise en préfecture. Elle permet à son titulaire de gérer les cartes des agents de sa collectivité (demande et remise de carte). 1 Ces documents sont disponibles à l adresse : 2 Fourni par le Ministère de l Intérieur pour les Services de l Etat et mis à disposition des communes qui souhaitent adhérer au projet COMEDEC. ANTS_GUIDE_Procedure_Operateurs_AE_v1.3.doc 2013 ANTS 4

5 E. Rappels de Sécurité La carte Opérateur est un moyen d authentification forte. Certaines règles sont à suivre, pour garantir la sécurité. Ne pas laisser sa carte sur l ordinateur ; Ne pas la prêter ; Ne pas demander celle d un collaborateur ; La ranger en lieu sûr. De même, il faut suivre certaines règles de sécurité pour son code PIN : Le saisir à l abri des regards ; Ne pas la divulguer ; Ne pas le noter sur une feuille, ou le graver. F. Demande de Carte I. Contrôle des antécédents du nouveau porteur Chacun des opérateurs de l autorité d enregistrement, doit préalablement à toute constitution du dossier d enregistrement d un nouveau porteur, s assurer : Que le statut du futur porteur soit en adéquation avec ses futures responsabilités. Toute attribution d une carte «AAE/ACT» à une personne occupant une fonction à courte durée est proscrite (Stagiaire, intérimaire, ). De l'honnêteté du futur porteur et vérifient que ce dernier n a pas de condamnation de justice en contradiction avec leurs attributions. Que tout futur porteur ne souffre pas de conflits d intérêts préjudiciables à l impartialité de ses tâches. Que l ensemble de ces vérifications sont menées préalablement à l'affectation à un rôle de confiance et revues au minimum tous les 3 ans. Cette opération doit être systématique pour chaque procédure de délivrance de cartes. II. Constitution d un dossier d enregistrement Les demandes de certificats pour les opérateurs de l AE sont effectuées soit par le premier opérateur du site, soit par un autre opérateur du même site. Tout dossier d enregistrement doit être constitué, a minima, des informations suivantes : - Les informations contenues dans le référentiel des identités : Les éléments inscrits sur le document officiel d identité : o le nom complet équivalent à un des noms inscrit sur le document officiel d identité (nom de famille ou nom d usage) ; 1) NOM : nom de famille Nom d usage : nom d usage 2) NOM : nom de famille Epoux (ou Epouse) : nom d usage ANTS_GUIDE_Procedure_Operateurs_AE_v1.3.doc 2013 ANTS 5

6 3) NOM : nom de famille Veuf (ou Veuve) : nom d usage 4) NOM : nom de famille Nom marital : nom d usage 5) NOM : nom de famille ep. nom d usage o o le premier prénom (Le premier prénom figure en début de liste, et peut ainsi être un prénom composé (deux prénoms séparés par un tiret) ; la date de naissance. Une adresse de messagerie et un numéro de téléphone permettant de contacter le futur porteur. Cette adresse de messagerie permet à l ANTS d informer les opérateurs des mises à jour relatives aux procédures d enregistrements ; Une adresse nominative du futur porteur dans un Service de l Etat ou une Collectivité Territoriale pour l expédition du code d activation temporaire du porteur ; Une adresse nominative du demandeur dans un Service de l Etat ou une Collectivité Territoriale pour l expédition de la carte AAE/ACT du porteur. (Mention inutile pour la première carte du site). - Document supplémentaire pour les cartes délivrées à un Service de l Etat : le «dossier papier» composé d une fiche d identification désignant le futur opérateur du site. - Document supplémentaire pour la première carte délivrée à une Collectivité Territoriale : la «Convention d adhésion» signée par le responsable de site, ou à défaut son délégataire, désignant le premier opérateur du site. III. Enregistrement des porteurs dans l annuaire Les données recueillies dans le dossier d enregistrement doivent être rigoureusement retranscrites dans l annuaire. L opérateur doit s assurer de l intégrité des éléments enregistrés dans l annuaire. IV. Modification/Suppression des profils de l annuaire Le profil d un utilisateur peut être modifié à tout moment par un opérateur. Néanmoins, il est impératif que les champs NOM et PRENOM des profils correspondent toujours au nom complet (nom de famille ou nom d usage) et au premier prénom inscrit sur le document officiel d identité, ainsi que sur la carte AAE ou ACT du porteur. Dans le cas inverse, les certificats du porteur doivent faire l objet d une révocation afin de commander une nouvelle carte conforme à l identité du porteur. Les opérateurs peuvent supprimer des personnes dans l annuaire : Tant que la carte n est pas activée ; ANTS_GUIDE_Procedure_Operateurs_AE_v1.3.doc 2013 ANTS 6

7 Une fois que la carte est révoquée. Un utilisateur ne doit être supprimé de l annuaire qu en cas de : Changement de site de rattachement ; Décès de la personne ; Départ définitif de la personne (Retraite, changement d activité, ). ANTS_GUIDE_Procedure_Operateurs_AE_v1.3.doc 2013 ANTS 7

8 V. Validation d une demande de certificats Les opérateurs doivent, au moment de la demande de certificats pour un futur porteur via l application de gestion de cartes, signer avec leur carte «AAE/ACT» une attestation d acceptation de leur rôle de confiance. Cette acceptation de leur rôle de confiance est comprise dans l attestation de validation d une demande de certificats pour un futur porteur. Un opérateur établit uniquement le dossier de demande de certificats des futurs porteurs qui relèvent de son domaine de compétence. Le dossier de demande de certificats est géré par l application de gestion de cartes. G. Remise de Carte La procédure de remise de carte nécessite au préalable une étape d authentification. Celle-ci est réalisée lors d un face à face physique lors de la remise de la carte «AAE/ACT» par un opérateur. Ce dernier s assure de l identité du nouveau porteur à l aide d un document officiel d identité en cours de validité comportant une photographie d identité (une carte d identité, un passeport ou un titre de séjour). L opérateur procède, lors de cette authentification, à une copie du document officiel d identité du nouveau porteur. Cette copie est signée par l opérateur qui effectue la remise et le nouveau porteur. Ces signatures sont précédées par la mention «Copie certifiée conforme à l original». La photocopie du document officiel d identité, tout comme le reste du «dossier papier», est conservée : Par l ANTS pour la première carte délivrée à un Service de l Etat ; Par le Service de l Etat pour toute autre carte délivrée sur site ou pour la première carte délivrée à une collectivité ; Par la collectivité pour toute carte délivrée sur site. Ces dossiers sont tenus à disposition de l ANTS. L opérateur s assure, pendant toute la durée de conservation 1, que ces documents : - Sont protégées contre toute altération possible par une tierce personne ; - Ne sont accessibles qu'aux personnes autorisées ; - Peuvent être relues et exploitées. 1 L ensemble du dossier permettant l identification des personnes concernées est conservée pendant une durée qui n excède pas la durée nécessaire aux finalités pour lesquelles elles sont collectées et traitées. La durée de conservation des dossiers d enregistrement doit être portée à la connaissance du nouveau porteur. Lorsque les personnes sont enregistrées par une autorité d enregistrement d un autre pays, alors il convient que l opérateur applique également la réglementation de son propre pays. L ensemble des documents doivent être placés dans un coffre qui offre une protection ignifuge pour les documents. ANTS_GUIDE_Procedure_Operateurs_AE_v1.3.doc 2013 ANTS 8

9 H. Révocation/Renouvellement de Certificats I. Révocation de certificats Dès que le porteur (ou une personne autorisée) a connaissance qu'une des causes possibles de révocation de son ressort, est effective, il doit révoquer sa carte sans délai. Un certificat de porteur est révoqué quand l'association entre ce certificat, la clé publique et le porteur n'est plus considérée comme valide ou sure. Les motifs qui invalident cette association peuvent être : - Le changement d affectation du porteur ; - Le décès du porteur ; - Une erreur a été détectée dans le dossier d'enregistrement du porteur ; - Le porteur n a pas respecté les modalités applicables à l utilisation du certificat ; - La carte du porteur a été perdu ou volé ; - La carte du porteur a été endommagé ; - Cette liste n étant pas exhaustive, l ensemble des causes possibles d une révocation sont disponibles dans les Politiques de Certification, à l adresse : La révocation des certificats contenus dans une carte peut prendre deux formes : - La révocation par le porteur lui-même : Pour ce cas, le porteur a besoin d un poste connecté à internet disposant d un navigateur (Internet Explorer ou Firefox par exemple) mais n a pas besoin d utiliser sa carte. Ce service est disponible 24h/24 et 7j/7 : Les demandes de révocation sont authentifiées à l aide du mot de passe personnel du demandeur et des trois réponses aux questions secrètes qu il a choisies lors de la procédure de remise de sa carte. - La révocation par un opérateur : Pour ce cas, le porteur a besoin d un poste équipé d un lecteur de carte. L utilisateur s authentifie à l aide de sa carte et de son code PIN d authentification. Cette opération est disponible, via un site web sécurisé, 24h/24 et 7j/7, pour toute personne habilitée dans son rôle d opérateur de l autorité d enregistrement : Les demandes de révocation sont authentifiées à l aide de la carte «AAE/ACT» du demandeur. Afin de valider une demande de révocation, tout opérateur se doit de signer avec sa carte, l attestation de révocation incluant une acceptation de son rôle de confiance. Nota : lorsqu un porteur quitte le service, l opérateur de l autorité d enregistrement doit s assurer de la révocation des certificats contenus dans la carte du porteur. ANTS_GUIDE_Procedure_Operateurs_AE_v1.3.doc 2013 ANTS 9

10 Pour toute information technique sur la mise en œuvre de l opération de révocation, se référer au [Guide-utilisateur_Revocation de la carte]. Le demandeur de la révocation est informé du bon déroulement de l'opération et de la révocation effective du certificat. Toute demande de révocation d'un certificat porteur doit être impérativement traitée dans un délai inférieur ou égal à 24 heures. Il s agit du délai entre la réception de la demande de révocation authentifiée et la mise à disposition de l'information de révocation auprès des utilisateurs. II. Renouvellement de certificats La procédure de renouvellement des certificats se fait via l application de gestion de cartes. Les opérateurs peuvent, par le biais de cette application : - Renouveler les certificats présents sur la carte. Les opérateurs doivent prendre connaissance des demandes de renouvellement de certificats à valider. - Effectuer le renouvellement du support physique des certificats. Les opérateurs vérifient que les personnes pour lesquelles le renouvellement est demandé font toujours partie de leurs effectifs et, si cela est le cas, valident la demande de renouvellement conformément aux exigences des Politiques de Certification 1 AAE et ACT. 1 Voir ANTS_GUIDE_Procedure_Operateurs_AE_v1.3.doc 2013 ANTS 10

11 III. Documents de l application de gestion de cartes Lors de la procédure de révocation de carte, l opérateur s assure que les informations inscrites sur les documents fournis pour l application de gestion de cartes sont correctes : Objet de la demande : <OBJET DEMANDE> Informations sur la demande de Révocation Numéro de la demande : <N DEMANDE> Opérateur de Saisie : <ID OPERATEUR SAISIE> VALIDATION> Date de Saisie : <JJ/MM/AAAA> Motif de révocation Autre : <MOTIF> Opérateur de Validation : <ID OPERATEUR Date de Validation : <JJ/MM/AAAA> Informations sur la carte Identifiant unique de la carte à révoquer : <N CARTE> Informations sur le porteur Identifiant du porteur : <ID PORTEUR> Nom : <NOM PORTEUR> Prénom : <PRENOM PORTEUR> date de naissance : <JJ/MM/AAAA> <mail porteur> Site de rattachement : <ID SITE RATTACHEMENT PORTEUR> La même opération doit être faite pour le cas des demandes et renouvellements de certificats. L opérateur s assure donc de la cohérence entre les informations présentes dans le document et les données qu il a à sa disposition. ANTS_GUIDE_Procedure_Operateurs_AE_v1.3.doc 2013 ANTS 11

12 IV. Destruction du support Une fois la carte hors d usage (Révocation, dysfonctionnement, fin de vie, ), la carte doit impérativement être détruite : - Dans le cas où les opérateurs sont à l origine d une révocation, si la carte est en leur possession, ils se chargent de la destruction de cette dernière selon leurs propres moyens. - Dans le cas où les porteurs sont à l origine de la révocation de leur carte, si la carte est en leur possession, ils se chargent de la destruction de cette dernière selon leurs propres moyens. - Dans le cas où les opérateurs sont à l origine d une révocation mais que la carte n est pas à leur disposition, ils se chargent de prévenir par courriel (disponible dans l annuaire) le porteur afin qu il se charge de la destruction de sa carte. - Dans les autres cas (carte défectueuse, en fin de vie, ), tant que le porteur est en possession de sa carte, celui-ci doit procéder à la destruction de la carte selon ses propres moyens. L ensemble des porteurs doit s assurer de la destruction du composant électronique en prenant soin de le couper par exemple à l aide d un ciseau. I. En cas de problèmes Vous rencontrez des difficultés d'ordre technique ou fonctionnel pour l utilisation de l annuaire et de l application de gestion de cartes : Une adresse mail : ants-comedec@interieur.gouv.fr Lorsque vous vous adressez à l'assistance, n'oubliez pas de préciser : - Vos coordonnées : prénom, nom, n de carte «AAE/ACT» ; - La nature de votre problème en explicitant très exactement les faits. Cela facilitera sa tâche et accélérera potentiellement la résolution de vos problèmes. ANTS_GUIDE_Procedure_Operateurs_AE_v1.3.doc 2013 ANTS 12