PLATEFORME DES ACHATS DE L ANFH CÔTÉ PRESTATAIRES. Version décembre 2012

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1 PLATEFORME DES ACHATS DE L ANFH CÔTÉ PRESTATAIRES Version décembre 2012

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3 SOMMAIRE 1. Première connexion, inscription de l entreprise sur la plateforme...4 Compte de mon Entreprise... 6 Rubrique «Identification du siège social»... 7 Rubrique «Description d activité»... 8 Rubrique «Espace documentaire - Coffre-fort Entreprise» Page d accueil après connexion à un compte existant Fonctionnalités du menu latéral Accès aux consultations en cours (en accès public*) à tous les prestataires Accès aux consultations en cours avec accès restreint Accéder au DCE, poser une question, répondre à une consultation Certificats et signatures électroniques...20 Qu'est-ce qu'un «certificat de signature»? a) Entreprises dont le siège social est en France b) Entreprises dont le siège social est dans un État membre de l'ue ou dans un État partie à l'eee Obtenir un certificat de signature (*) Il s agit des consultations lancées en marché à procédure adaptée (MAPA) ou appel d offres formalisé. Plateforme d achat de formation / Guide utilisateur entreprise V2 I version décembre

4 1. Première connexion, inscription de l entreprise sur la plateforme S il s agit d un prestataire organisé de façon décentralisée (un siège et des antennes régionales, par exemple), l inscription doit être faite par le siège, administrateur du compte «entreprise» du prestataire. Chaque délégation régionale pourra créer son compte personnel en utilisant le numéro de SIREN de l entreprise et son numéro de SIRET. Le nouvel utilisateur immatriculé en France, saisit son numéro de SIREN/SIRET. La page suivante s affiche. Le SIRET : constitution Cet identifiant numérique de 14 chiffres est articulé en deux parties : - la première est le numéro SIREN (Système d Identification du Répertoire des ENtreprises) de l'entreprise (ou unité légale ou personne juridique) à laquelle appartient l'unité SIRET ; - la seconde, appelée NIC (Numéro Interne de Classement), se compose d'un numéro d'ordre séquentiel à quatre chiffres attribué à l'établissement et d'un chiffre de contrôle (clé de contrôle), qui permet de vérifier la validité de l'ensemble du numéro SIRET. Exemple : correspond au septième établissement de l'entreprise au numéro SIREN Plateforme d achat de formation / Guide utilisateur entreprise V2 I version décembre 2012

5 Renseigner les coordonnées du siège social de l entreprise. Les rubriques signalées par une astérisque rouge sont à renseigner obligatoirement. Renseigner les coordonnées du compte administrateur de l entreprise, ou du compte rattaché à l entreprise par le numéro de SIREN. Cliquer sur «Enregistrer» pour terminer l ouverture du compte. La page suivante s affiche. Plateforme d achat de formation / Guide utilisateur entreprise V2 I version décembre

6 Compte de mon Entreprise Bien qu il ne soit pas bloquant, pour l ouverture d un compte prestataire, que les informations liées au «compte de mon entreprise» ne soient pas renseignées, il est très vivement recommandé de les compléter de manière exhaustive. Ces informations sont des aides à la recherche de prestataires à consulter par les acheteurs (établissements de santé et ANFH), dans la base de données constituée des entreprises inscrites sur la plateforme des achats de l ANFH. Mon compte personnel : - pour modifier les informations concernant un compte personnel (Le compte administrateur ne peut pas être supprimé). Compte de mon Entreprise : - pour modifier les informations concernant le siège social (Cf. page 7) - pour finaliser la description de votre activité (Cf. page 8) - pour alimenter l espace documentaire coffre-fort de l entreprise (Cf. page 9) Utilisateurs de mon Entreprise : - pour accéder à la liste des utilisateurs/collaborateurs de mon entreprise 6 Plateforme d achat de formation / Guide utilisateur entreprise V2 I version décembre 2012

7 Rubrique «Identification du siège social» Coordonnées du siège social de l entreprise. Plateforme d achat de formation / Guide utilisateur entreprise V2 I version décembre

8 Rubrique «Description d activité» La ou les adresses électroniques saisies dans le champ «contact demande de devis» sont celles auxquelles sont adressées les invitations à candidater, si les acheteurs exécutent sur la plateforme une recherche de prestataires à consulter. Il est donc essentiel de renseigner cette rubrique avec attention. Plusieurs adresses électroniques peuvent être saisies, séparées par une virgule. Le champ «contact demande de devis» est accessible uniquement à partir du compte administrateur de l entreprise. L adresse du site internet de l entreprise peut le cas échéant, être renseignée. Cette rubrique vous permet de présenter plus finement les activités de votre entreprise. Ces informations seront visibles par les acheteurs lors de la recherche de prestataires à consulter. En cliquant sur «Editer le tableau», la fenêtre ci-dessous s affiche afin de compléter les informations clés des derniers exercices. 8 Plateforme d achat de formation / Guide utilisateur entreprise V2 I version décembre 2012

9 Rubrique «Espace documentaire - Coffre-fort Entreprise» L espace documentaire - coffre-fort de l entreprise, est utile pour disposer les documents administratifs demandés systématiquement par les acheteurs à la remise d une candidature, ou lors de l attribution des marchés (certificats fiscaux et sociaux, KBis, etc ). En cliquant sur «Ajouter un document», la fenêtre ci-dessous s affiche. Renseigner les champs, télécharger le fichier et cliquer sur «Valider». En choisissant Oui, le document sera accessible aux acheteurs dans le cadre du dépôt d une offre par votre entreprise. Plateforme d achat de formation / Guide utilisateur entreprise V2 I version décembre

10 2. Page d accueil après connexion à un compte existant Cf. page Plateforme d achat de formation / Guide utilisateur entreprise V2 I version décembre 2012

11 1 Mon compte personnel Pour modifier ses coordonnées Pour supprimer un compte personnel 3 Se préparer à répondre Pour tester la configuration de son ordinateur Pour s entraîner sur une consultation test 2 Service «Dématérialisation des marchés publics» Mes alertes : pour définir une alerte répondant à critères prédéfinis pour être averti en temps réel des informations qui vous sont utiles. Mes réponses : pour accéder directement à toutes les offres déjà déposées sur la plateforme par votre entreprise. Afin de préparer sa réponse électronique, il est nécessaire d anticiper la bonne configuration de son poste de travail. Pour effectuer le test, cliquer sur «tester la configuration de mon poste». Le test de configuration vérifie successivement le système d exploitation, le navigateur, l environnement Java, le lancement de l applet et la capacité cryptographique du poste de travail. Flux RSS : il s agit d une fonctionnalité pré paramétrée permettant aux prestataires d'être tenu informés des nouvelles consultations mises en ligne et des informations complémentaires communiquées par les acheteurs sur les consultations en cours. Le format «RSS» («Really Simple Syndication») permet ainsi de décrire de façon synthétique le contenu d'un site web, dans un fichier au format XML afin de permettre son exploitation par des tiers. Le fichier RSS, appelé également flux RSS, contenant les informations à diffuser, est maintenu à jour afin de constamment contenir les dernières informations publiées. Mon panier : pour accéder en un clic aux consultations en cours ou clôturées mises en panier, pour les lire et/ou y répondre ultérieurement. Plateforme d achat de formation / Guide utilisateur entreprise V2 I version décembre

12 3. Fonctionnalités du menu latéral Cf. page Plateforme d achat de formation / Guide utilisateur entreprise V2 I version décembre 2012

13 MON PANIER 1 Accès aux consultations en cours que vous avez mises en panier : toutes, avec retrait, avec questions posées, avec dépôt d offres ou avec messages échangés 2 Accès aux consultations que vous avez mises en panier, mais clôturées 3 Accès aux consultations que vous avez mises en panier, par une recherche multicritères. CONSULTATION EN COURS 4 Recherche d une consultation par mot clés 5 Accès à l ensemble des consultations en cours 6 Recherche d une consultation sur des critères précis Autres annonces 7 Accès à l ensemble des annonces d information 8 Accès à l ensemble des annonces d attribution 9 Recherche d une annonce d information ou d attribution par mot clés Les fonctionnalités liées aux autres annonces ne sont pas utiles aux prestataires, les acheteurs publiant uniquement des consultations sur cette plateforme. Liste des marchés conclus OUTILS DE SIGNATURE 11 Accès à la fonction de signature électronique individuelle d'un fichier à transmettre (signature en ligne) 12 Accès à la fonction de vérification de signature électronique d'un fichier reçu AIDE Pour utiliser ces fonctionnalités, le prestataire doit avoir préalablement téléchargé un certificat de signature (Cf. chapitre 7, certificats et signatures électroniques, en page 20). 13 Téléchargement du guide d utilisation Assistance à la connexion et à l utilisation de la plateforme : coordonnées téléphoniques de la hot line dédiée aux prestataires Outils informatiques : téléchargement d outils d informatiques (Java, 7Zip, ) nécessaires au bon fonctionnement de la plateforme et aux réponses électroniques SE PREPARER A REPONDRE Accès au test automatique de la configuration du poste de travail Accès aux consultations tests 10 Accès à la liste des marchés attribués précédemment Plateforme d achat de formation / Guide utilisateur entreprise V2 I version décembre

14 4. Accès aux consultations en cours (en accès public*) à tous les prestataires En cliquant sur «Toutes les consultations», rubrique 2 de la page d accueil, la liste des consultations en cours s affiche. L authentification du prestataire n est pas requise pour accéder à cette page. Sur la page d accueil, cliquer : - sur «Toutes les consultations» dans le menu latéral si vous êtes authentifié, - ou sur «Voir les consultations en cours» si vous n êtes pas authentifié. La page suivante s affiche. (*) Il s agit des consultations lancées en marché à procédure adaptée (MAPA) ou appel d offres formalisé. 14 Plateforme d achat de formation / Guide utilisateur entreprise V2 I version décembre 2012

15 Accès aux légendes. Accès à la consultation. Cliquer ici, et voir page 19. Accès au test de la configuration du poste de travail. Mise en panier. Cliquer ici pour mettre la consultation en panier. Il est nécessaire d être authentifié pour accéder à cette fonctionnalité. Cette icône est présente lorsque la consultation est allotie. Le prestataire clique ici pour afficher le détail des lots. Légende des icônes correspondant aux formats de réponse attendus : Plateforme d achat de formation / Guide utilisateur entreprise V2 I version décembre

16 5. Accès aux consultations en cours avec accès restreint Une consultation peut être publiée par l entité acheteuse en accès restreint. Dans ce cas, le prestataire consulté doit avoir été destinataire d une invitation à concourir, lui communiquant la référence (ou numéro) de la consultation et le code d accès associé pour accéder aux documents de la consultation. L authentification du prestataire n est pas requise pour accéder à cette page. Sur la page d accueil, cliquer : - sur «Recherche avancée» dans le menu latéral si vous êtes authentifié, - ou sur «Rechercher une procédure restreinte» si vous n êtes pas authentifié. La page suivante s affiche. 16 Plateforme d achat de formation / Guide utilisateur entreprise V2 I version décembre 2012

17 Sélectionner : - «ANFH et délégations régionales» si la consultation est à l initiative de l ANFH, - «Association Nationale pour la Formation du Personnel Hospitalier» si la consultation est à l initiative d un établissement de santé. Pour accéder à une consultation en accès restreint Saisir la référence et le code d accès restreint, communiqués dans l invitation à concourir envoyée par l entité acheteuse. Cliquer ici pour lancer la recherche. Plateforme d achat de formation / Guide utilisateur entreprise V2 I version décembre

18 6. Accéder au DCE, poser une question, répondre à une consultation Cliquer ici pour accéder à la consultation. La page suivante s affiche. 18 Plateforme d achat de formation / Guide utilisateur entreprise V2 I version décembre 2012

19 Accès au test de la configuration du poste de travail et aux consultations de test. Onglet «Publicité / Téléchargement. Cliquer sur l onglet «Question» pour poser une question relative à la consultation (nom, prénom, adresse courriel et numéro de déclaration d activité du prestataire obligatoires). Cliquer sur l onglet «Dépôt» pour pour répondre à une consultation en déposant une offre (inscription et authentification obligatoire). Cliquer ici pour télécharger les documents de la consultation : - Avis de publicité pour les procédures d appel d offres adaptées et formalisées (accès libre), - Dossier de consultation, quelle que soit la procédure d achat (nom, prénom, adresse courriel et numéro de déclaration d activité du prestataire obligatoires). Cliquer sur l onglet «Messagerie sécurisée» pour accéder aux messages échangés et concernant cette consultation. Plateforme d achat de formation / Guide utilisateur entreprise V2 I version décembre

20 7. Certificats et signatures électroniques CERTIFICATS Qu'est-ce qu'un «certificat de signature»? Un «certificat de signature électronique» est l'équivalent moderne des sceaux qui, dans l'antiquité, permettaient de cacheter une lettre ou de signer un traité. Il s'agit d'un document électronique composé de deux éléments distincts : une «clef privée» de signature (grâce à laquelle le détenteur du certificat, et lui seul, peut créer des signatures électroniques), et une partie publique, qui rassemble à peu près les mêmes éléments qu'une carte d'identité professionnelle (nom et prénom de la personne, nom de l'entreprise ). Les certificats de signature sont personnels, et sont souvent distribués sur des supports sécurisés : cartes à puce, ou leur variante «clef USB» (une clef USB est un composant qui rassemble à la fois une carte à puce et son lecteur). Dans le cadre de la dématérialisation des marchés publics, l'entreprise candidate à un appel d offres et souhaitant remettre une offre commerciale via la plateforme d achat devra obtenir un certificat de signature électronique valide, émis par une autorité de certification pour l'un de ses salariés -une personne habilitée, à engager son entreprise dans la réponse à un marché public-. Munie de ce certificat, et moyennant certains pré-requis techniques, cette personne est alors en mesure d'utiliser les logiciels de signature électronique mis à disposition sur le service en ligne, pour signer les documents qui composent ses plis (plis de candidature et d offre). Deux situations peuvent se présenter à cet égard : soit le soumissionnaire a son siège social en France (a), soit le soumissionnaire a son siège social dans un État membre de l'union Européenne (UE) ou dans un État partie à l'espace Économique Européen (EEE) (b). a) Entreprises dont le siège social est en France Les soumissionnaires devront acquérir un certificat de signature auprès d'une autorité de certification agrée par le MINEFI et référencée par achatpublic.com. La liste de ces autorités de certification référencées, les modalités d'obtention et d'installation d'un certificat de signature électronique sur un poste de travail sont disponibles à l'adresse suivante : b) Entreprises dont le siège social est dans un État membre de l'ue ou dans un État partie à l'eee. Ces soumissionnaires devront obtenir un certificat de signature auprès d'une autorité de certification digne de confiance et référencée dans son pays d'origine (réseau des Chambres de Commerce et d'industrie : Chambersign etc...). L'acquisition, l'installation et l'exploitation d'une signature électronique et d'un certificat d'authentification sont à la charge intégrale et exclusive du soumissionnaire. Obtenir un certificat de signature Chaque personne qui souhaite obtenir un certificat doit : choisir le type de certificat souhaité (sur carte à puce ou sur clef USB) en fonction de l'offre de logiciel prendre contact avec l'autorité de certification pour connaître le contenu du dossier à constituer (plusieurs pièces justificatives) adresser le dossier constitué à l'autorité de certification : - documents personnels - documents propres à l'organisme. retirer un pli personnel à son bureau de poste (qui contient un code secret), et suivre la procédure indiquée dans ce courrier suivre les instructions fournies par l'autorité de Certification, qui peuvent inclure un déplacement physique dans ses locaux ou jusqu'à un bureau de poste pour justifier de l'identité du porteur recevoir de l'ac le support (la carte à puce ou la clef USB suivant son choix) et l'installer sur un poste de travail connecté à Internet (voir ci-dessous «Préparation du poste de travail») Enfin, générer son couple clef privée/clef publique, et télécharger le certificat. Pour cela en général : - il faut se connecter sur le site web fourni par l autorité de certification que vous aurez retenue - la page web permet alors de lancer la génération du couple de clefs (cette opération se déroule à l'intérieur de la carte à puce ou de la clef USB) et d'envoyer à l autorité de certification la clef publique ainsi créée ; - attendre de recevoir un courriel de confirmation (notifiant que le certificat a été fabriqué par l autorité de certification) ; - se reconnecter au site web de l autorité de certification, et télécharger le certificat. Le délai total à prévoir pour cette opération (de la prise de connaissance du dossier au téléchargement du certificat) est d'environ deux semaines. 20 Plateforme d achat de formation / Guide utilisateur entreprise V2 I version décembre 2012

21 Pour rendre utilisable le certificat de signature : installer le pilote de périphérique («driver») de la clef USB ou du lecteur de carte à puce (fourni par l'ac en même temps que le support) publier le certificat sur le poste de travail (action automatique sous Internet Explorer.). Avec certains navigateurs (type Netscape), installer le module cryptographique correspondant au Support (dans le menu du navigateur, aller dans «Edit/Préférences/Pryvacy&Security/Certificats». Pour mieux comprendre le fonctionnement des signatures électroniques et des preuves associées et savoir comment utiliser notre outil de gestion de parapheur : Outil de gestion de signatures (format Acrobat Reader, 1,4 Mo). Ce document vous explique étape par étape et de manière illustrée le fonctionnement de l outil de gestion de parapheur LISTE DES AUTORITÉS DE CERTIFICATION RECONNUES PAR ACHATPUBLIC.COM BNP PARIBAS Contact : Ludovic VELASCO ludovic.velascomartinez@bnpparibas.com Obtenir le certificat racine s identifier sur le site, ou bien contacter le support technique CERTEUROPE Contact : Charlène MOZZON charlene.mozzon@certeurope.fr Tél : Obtenir le certificat racine CA CERTIFICAT support@ca-certificat.com Tél : Obtenir le certificat racine CERTIGREFFE Contact : Géraldine SARE gsare@certeurope.fr Tél : Obtenir le certificat racine e-technique CERTINOMIS Certificats électroniques pour professionnels : cliquer ici... Obtenir le certificat racine php Plateforme d achat de formation / Guide utilisateur entreprise V2 I version décembre

22 Tél : Obtenir le certificat racine (Choisir le type de certificat à gérer et en bas il y aura le certificat racine) CHAMBERSIGN FRANCE Le réseau des Chambres de Commerce et d'industrie Tous savoir sur la signature électronique: Obtenir le certificat racine Obtenir le certificat racine BIS nes.jsp?produit=fiducio (télécharger et installer les 3 premiers certificats qui se trouvent dans le tableau) CLICK & TRUST Tél : contact-commercial@click-and-trust.com CREDIT LYONNAIS Obtenir le certificat racine Obtenir le certificat racine interbancaire GREFFE DU TRIBUNAL DE COMMERCE DE PARIS Tél : autorite.enregistrement@greffe-tc-paris.fr Obtenir le certificat racine (Tout en bas à droite) Lien direct pour le certificat racine Obtenir le certificat racine HSBC France / ELYS CERTIFICATION Contact: François-Xavier Nivoit Tél : francois-xavier.nivoit@hsbc.fr Obtenir le certificat racine Une offre Atos Worldline MEDIACERT Contact: Jean-Claude BARBEZANGE jean-claude.barbezange@atosorigin.com Obtenir le certificat racine Telepro Mediacert/telepro.html Obtenir le certificat racine Api Mediacert/api.html SG TRUST SERVICES (Société Générale et Groupe Crédit du Nord) svp@sgtrustservices.com Obtenir le certificat racine r.htm 22 Plateforme d achat de formation / Guide utilisateur entreprise V2 I version décembre 2012

23 23 Plateforme d achat de formation ANFH / Guide utilisateur I version mai 2012