RAPPORT SUR LA 1 er PORTE OUVERTE DU TC DIENVILLE (Milieu rural)

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1 RAPPORT SUR LA 1 er PORTE OUVERTE DU TC DIENVILLE (Milieu rural) Rapport réalisé par Sébastien Prudent (organisateur du projet), en octobre 2012.

2 SOMMAIRE Chapitre 1 : Présentation du projet 1) Contexte: 2) Animation adulte : Tournoi de double amateur 3) Animation jeune : Initiation et découverte 4) Stand d informations Chapitre 2 : Résumé de la journée 1) Introduction 2) Animation adulte 3) Animation jeune Chapitre 3: Une porte ouverte aux critiques 1) Communication 2) Animations 3) Stand et présentation 4) Inscriptions et Pass tennis Chapitre 4 : Une porte ouverte aux bonnes idées 1) Le logo autocollant du club 2) Des tubes pour balles mousse 3) Les livrets 4) Des raquettes en mousse 5) Des balles recyclées Chapitre 5 : Le bilan 1) Une approche commerciale importante 2) Des retombées positives 3) Un retour d expérience important Les remerciements

3 Préambule Afin d obtenir une animation porte ouverte des plus réussies, il paraît nécessaire pour un club de tennis situé en milieu rural de prendre connaissance de ce rapport. Chapitre 1 : Présentation du projet 1) Contexte: Sous l impulsion du centenaire du club de foot de Dienville (USD), 250 licenciés en Un forum des associations Dienvilloises est prévu le 1er septembre 2012 (après-midi). Souhaitant profiter de cet événement, le TC Dienville désire organiser une porte ouverte. Le forum des associations se déroulera entièrement sur le site du stade municipal. Les deux courts de tennis seront à vue de tout le monde, car situés en bordure du parking. Suite à une réunion de préparation avec toutes les associations, il est prévu : une buvette, une restauration, un défilé canin. De plus, chaque association compte faire des animations de type jeux et/ou initiation. Des hauts parleurs avec un micro seront à disposition pour l organisation. Liste des sports représentés : Tennis, Badminton, Rugby, Foot, Gymnastique, Yoga. En cas de mauvais temps : Seule l initiation jeune pourra être réalisée le 1er septembre, car une seule salle omnisport sur place pour toutes les associations. Dans ce cas, nous pourrions inviter les adultes intéressés par le tennis à un nouveau rendez-vous. (Par exemple : le lendemain). Communication : Six affiches seront affichées dans Dienville. Il y aura une communication pour les jeunes de l école de tennis (distribution de tickets d invitation, destinés aux amis de l école de tennis). Il y aura des affiches dans au moins six villages aux alentours (commerces et mairies) avec flyers à disposition et même distribuées dans certaines boîtes aux lettres. (Villages dont la distance par rapport à nos installations est moins éloignée, vis-à-vis des clubs de tennis voisins). De plus, un flyer sur le forum sera distribué par la mairie dans toutes les boîtes aux lettres de Dienville. 2) Animation adulte : Tournoi de double libre amateur (Pass tennis ou non licencié) Supervision : (Un arbitre sera à disposition pour chaque match) Organisation : Le tournoi de double amateur débutera le 1 er septembre à partir de 14 heures, sur le court n 1. Le tournoi devrait être composé de huit équipes. Les matchs seront espacés de 45 minutes, ils seront joués en un set gagnant avec des balles intermédiaires. Un maximun d équipes devra être inscrit à l avance, au tournoi. Dans un premier temps, une rapide initiation en groupe sera proposée aux participants du tournoi. En cas de mauvais temps, le tournoi pourra être reporté car les coordonnées des joueurs seront connues, via l inscription. Dotations du tournoi : Tous les participants recevront en dotation, un tube de balles neuves. Les deux équipes finalistes auront en dotation : 2 T-shirt (gagnants), 4 médailles et 4 raquettes adultes.

4 3) Animation jeune : Initiation et découverte (7 ans à 14 ans). Organisation : L animation jeune aura lieu, le 1 er septembre à partir de 14 heures, sur le court n 2. Le court sera partagé en deux par le filet, il y aura un initiateur de chaque côté qui s occupera de ces ateliers. Sur une moitié du court n 2, il y aura un parcours physique, un jeu de lancer à bras cassé avec cibles et balle et/ou de mini vortex siffleur. Une opposition au sol (ballons paille) sera destinée aux 7 et 8 ans. Sur l autre partie du court n 2, il y aura un atelier d apprentissage du coup droit et du revers. Enfin pour les plus de 8 ans, une opposition en balle souple ou mousse sera possible en travers le demi court. (Selon l âge et la puissance du vent) Dotations pour la participation des jeunes : 24 Tubes de 3 balles intermédiaires et / ou souples selon l âge. (avec le logo autocollant du club sur les tubes) En plus pour les moins de 9 ans, dessin à colorier, thème tennis. Un diplôme porte ouverte du TC Dienville. 6 raquettes offertes pour les premières inscriptions au club: 2 raquettes en taille 23 pouces, 2 en 25 pouces et 2 en 26 pouces (les raquettes seront offertes aussi en fonction de l âge). S il y a promesse d inscription, une petite raquette en mousse sera donnée pour matérialiser la dotation sous condition. Un livret sur le tennis au choix: (Soit un livret racontant l histoire du tennis, ses tournois et ses champions, ou un livret sur les règles du jeu au tennis). Prévoir une quarantaine de livrets. 4) Stand d informations : (Situé devant les courts) Supervision de 14H à 17H : Président et membres du bureau Un affichage présentant les différentes activités du club. Prise d information sur les tarifs du club. Inscription à la journée et organisation des groupes. Atelier coloriage pour les dessins donnés. (atelier non réalisé) Récompenses.

5 Chapitre 2 : Résumé de la journée (Ce résumé est disponible sur le site internet du club : 1) Introduction : Cette porte ouverte s'est déroulée dans le cadre du forum des associations Dienvilloises, le 1 er septembre Ainsi les personnes intéressées ont pu tester les activités sportives présentées par chaque association (tennis, foot, rugby, badminton et gym). Pour notre club de tennis, nous avions organisé deux animations bien distinctes : l'une pour les adultes et l autre pour les enfants. 2) L animation adulte : L animation la plus innovante fut le tournoi de double amateur de tennis pour adulte, ouvert uniquement à des non licenciés, ou à des personnes ayant un pass tennis au club. Ce tournoi a rassemblé sept équipes différentes. Les matchs furent arbitrés et se sont joués en un set gagnant, en balle intermédiaire. Nous avons été agréablement surpris par l enthousiasme que suscita ce type de tournoi pour les participants, mais aussi par l intérêt des spectateurs à observer ces matchs de double. Grâce au soutien du Comité de l Aube de Tennis, quatre raquettes furent offertes aux finalistes de ce tournoi amateur qui d ailleurs ne possédaient pas de raquette. Aussi, des balles neuves furent offertes à chaque participant, voir la photo. L équipe gagnante était composée de deux joueurs ayant dans leur jeunesse tapé la balle plusieurs années en école de tennis, d où l importance de l apprentissage. Au centre, les 4 finalistes du tournoi de double amateur

6 3) L animation jeune : La seconde animation était une initiation de tennis pour les enfants souhaitant découvrir le tennis. Les jeunes ont progressivement découvert le tennis au travers de plusieurs activités ludiques. Après un parcourt physique, un jeu de lancer et deux autres activités, les jeunes ont fini par faire leur premier échange avec des balles mousse ou souple, sur un court réduit. Après tous ces efforts de nombreuses récompenses furent offertes aux 18 participants; un diplôme, un tube de balles, un livret, l autocollant du club et même une petite bouteille d eau. Jeu avec cible Dotation principale jeune Le 1er groupe récompensé Pour récompenser les premières inscriptions à l école de tennis, une raquette a été offerte à cinq jeunes. Ces inscriptions furent réalisées en partie grâce à la porte ouverte. (Voir la photo ci-dessous) Les cinq jeunes qui ont reçu une raquette neuve. (Dotation du Comité de l Aube de Tennis)

7 Chapitre 3: Une porte ouverte aux critiques Ce chapitre a été délibérément présenté sous une forme critique, dans le but d identifier précisément les actions délicates à mener. 1) Communication La campagne d affichage du club : En vert, les 9 villages ayant subi la campagne d affichage. Comme on peut le voir sur la carte, il y eut en tout 18 affiches posées. Dienville a reçu 6 affiches. Deux affiches ont été disposées à Radonvilliers, La Rothière, Unienville et Bossancourt. Une affiche a été posée à Mathaux, Jessains, Trannes et Morvilliers. Axes d amélioration : Après retour d expérience la campagne d affichage a manqué d efficacité. En effet, le club n a reçu aucune réservation téléphonique pour le tournoi de double amateur. Aussi le nombre total de jeunes sur le site du forum a été en dessous des espérances. Cela peut s expliquer par la date retenue mais aussi par l affichage lui même.

8 Il s agissait d affiches détaillées. Ce type d affiche est certainement efficace dans un espace public, de type boulangerie, café, coiffeur, boutique ou salle d attente. Cependant en bordure de route ce type d affiche est invisible pour les automobilistes. Voir ci-dessous l illustration de cette constatation. (Photo d une cabine téléphonique) Petits flyers : La dernière semaine avant l évènement des petits flyers sur l animation jeune ont été distribués au centre de loisirs de Morvilliers et de Jessains. Des petits flyers sur le tournoi de double amateur ont été disposés à Dienville, chez la coiffeuse et sur une petite table dans la salle omnisports. Axes d amélioration : La distribution dans les centres de loisirs a été une bonne idée, néanmoins il était possible de le faire un peu plus tôt et aussi de distribuer des flyers au centre de loisirs «Les Crossettes» de Dienville. Si la porte ouverte s était passée après la rentrée des classes, une distribution à la sortie des écoles aurait pu être envisagée. Rendre davantage disponible des flyers dans les espaces publics, serait un plus. Comme envisagé durant l élaboration du projet, il n y a pas eu de distribution de tickets d invitation, destinés aux amis de l école de tennis. Communication de la mairie : La mairie a posté dans chaque boîte aux lettres de Dienville un flyer portant sur l aspect global du forum des associations. (Voir le flyer ci-dessous)

9 Axes d amélioration : Il a manqué un article dans le journal pour préciser en détail la journée et pour informer plus de monde. Ci-dessous, un exemple d article pour ce type de manisfestation. De plus quelques pancartes d indication routière fléchées pourraient être positionnées.

10 2) Animations Animation adulte : Au niveau des adultes, 7 équipes différentes ont participé au tournoi de double amateur. Soit 14 personnes. Le jour même une 15 ème personne s est fait connaître, mais il était trop tard pour trouver un coéquipier ou une coéquipière. Pour arriver à ce résultat, il a fallu présenter cette animation à 41 personnes, bien souvent par contact téléphonique. Une liste de 41 personnes avec coordonnées a été réalisée. Les personnes ciblées étaient des anciens licenciés et joueurs occasionnels ou encore des parents. Axes d amélioration : Ce jour, un pare-vent aurait été nécessaire (Pare-vent installé du côté de l entrée du court où il n y a pas de banc). Pour une meilleure animation, plus de bancs pour les spectateurs et un micro pour l arbitre pourraient être envisagés.

11 Animation jeune : L animation «Jeux d initiation» rassembla en tout 18 jeunes, dont 2 enfants de l école de tennis. Comme il s agissait d une 1 ere initiation, les enfants de l école de tennis n étaient pas visés, mis à part pour les plus jeunes. Malgré un nombre peu important de jeunes sur le site du forum, le taux d occupation de l animation jeune fut satisfaisant. En conclusion, l animation proposée fut attractive. Axes d amélioration : Lors de l animation nous étions obligés de demander et de retenir le prénom des enfants afin de mieux les diriger. Une identification par marquage, (par exemple: chasuble, casquette ou bracelet avec le prénom inscrit dessus) permettrait de donner des consignes plus rapidement à un enfant. 3) Stand et présentation Axes d amélioration : Le tableau du tournoi de double pourrait être affiché plus gros et devant le stand, afin de le rendre facilement consultable, par les spectateurs. Une nappe aurait fait une meilleure présentation ainsi que moins de bouteilles sur la table. Nous avons été assez gênés par le vent pour tout ce qui était feuille de papier d où les livrets pas assez mis en avant (dans les boîtes en carton). 4) Inscriptions et Pass tennis Nous avons enregistré cinq inscriptions à l école de tennis sur les dix-huit enfants ayant participé à cette journée. Nous n avons fait aucun Pass tennis ce jour. Il semble difficile de vendre des Pass tennis seulement pour un mois. En effet au TC Dienville, la licence adulte est au plus à 49 euros pour l année. Axes d amélioration : Il aurait fallu positionner sur la table du stand un écriteau marqué «INSCRIPTION», afin de mettre en évidence la possibilité d inscription à l école de tennis ou au club.

12 Chapitre 4 : Une porte ouverte aux bonnes idées 1) Le logo autocollant du club L objectif principal de cette création est de mieux faire connaître le club. Ainsi le logo est constitué d un pourtour, avec l adresse du site web du TC Dienville Cet autocollant de 7 cm de diamètre a été offert à tous les jeunes. D autre part chaque participant, jeune ou adulte, a reçu un tube de balles avec cet autocollant positionné sur son capuchon. 2) Des tubes pour balles mousse Dans le but d offrir des balles mousse aux plus jeunes, une conception de tube pour balles mousse a été entreprise. Ci-dessous les principaux constituants Une bouteille de 2 litres de Fanta Un moule à faisselle 3) Les livrets Pour faire découvrir l'univers du tennis, des livrets confectionnés avec soin ont été distribués. Le premier livret «Pakap et Fastoch» est disponible dans la centrale du club. Il explique les régles du tennis, tout en BD. Le second livret a été entièrement réalisé grâce à internet. Il est basé sur l'histoire du tennis, ses tournois et ses champions.

13 4) Des raquettes en mousse Cette inspiration a permis de donner une petite raquette en mousse pour matérialiser la dotation d une raquette neuve. (En cas de promesse d inscription à l école de tennis pour un jeune ne possédant pas de raquette) 5) Des balles recyclées Des balles intermédiaire, souple ou mousse ont été offertes aux jeunes à la porte ouverte. Le renouvellement des balles d entraînement du club a permis cette dotation.

14 Chapitre 5 : Bilan de l action 1) Une approche commerciale importante Listage et contact téléphonique des personnes ciblées pour le tournoi de double amateur. Une campagne d affichage qui doit être importante et élaborée. (Plus une distribution de flyers) Grâce au stand, inscriptions, explication des tarifs et du fonctionnement du club (animations). 2) Des retombées positives Nombre de licences adultes en augmentation pour la nouvelle saison. Augmentation de l attractivité des plus jeunes à l école de tennis. Réputation du club améliorée et meilleure image par rapport à la mairie (maître d œuvre des courts). Investissement bénévole de nouvelles personnes. Renforcement du lien entre les associations Dienvilloises. (L union fait la force) 3) Un retour d expérience important Liste et coordonnées des personnes ciblées pour le tournoi de double. (41 personnes) Date de l évènement à revoir (une semaine plus tard). Communication sur l évènement à améliorer. (Campagne d affichage à améliorer et parution d un article dans le journal avant l animation). Axe d amélioration à suivre au niveau de l organisation. Des idées et des innovations qui font la différence.

15 Les remerciements Le club de tennis de Dienville remercie particulièrement le Comité de l Aube de Tennis pour l'intérêt porté à ce projet en milieu rural. Le club remercie également la commune de Dienville ainsi que tous les bénévoles du club pour leur contribution. Pour tous renseignements complémentaires : seprudent@yahoo.fr