Manuel des décaissements

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1 Manuel des décaissements Banque africaine de développement

2 Manuel des décaissements Tous droits réservés Groupe de la Banque africaine de développement. Avertissement : Le Manuel des décaissements présente les politiques et procédures de décaissement de la Banque africaine de développement. Les documents de politiques et procédures de la Banque mentionnés dans le présent Manuel sont accessibles sur notre site web et peuvent également être obtenus en nous écrivant l adresse loandisbursements@afdb.org. Le présent Manuel n examine pas de façon exhaustive tous les documents, politiques et procédures mentionnés. Le lecteur est invité à consulter le document de référence pour en connaître la teneur. Le présent Manuel ne constitue pas un document contractuel ou juridique. Il ne crée pas de droits juridiques, lesquels sont énoncés exclusivement dans les accords juridiques conclus avec la Banque, et ne doit pas être utilisé pour interpréter de tels droits.

3 ii Acronymes Acronymes Acronymes BAD BIC CEP DSP DTS ERD FAD FAE FAPA FEF FFBC FSN GR IAEAR IBAN LC MPP NEPAD OE PAR PMR PNB PRI UC Banque africaine de développement Code d identification bancaire Cellule d exécution du projet Document de stratégie pays Droit de tirage spécial État récapitulatif des dépenses Fonds africain de développement Facilité africaine de l eau Fonds d assistance au secteur privé en Afrique Facilité en faveur des états fragiles Fonds forestier du bassin du Congo Fonds spécial du Nigeria Garantie de remboursement Initiative pour l'alimentation en eau potable et pour l'assainissement en milieu rural Numéro de compte bancaire international Lettre de crédit Mécanisme de financement de la préparation des projets Nouveau partenariat pour le développement de l Afrique Organe d exécution Prêt d appui aux réformes Pays membre régional Produit national brut Pays à revenu intermédiaire Unité de compte Acronymes

4 iii Table des matières Table des matières 1. Le Groupe de la Banque africaine de développement 1.1 Objectif du Groupe de la Banque africaine de développement 1.2 La Banque africaine de développement (BAD) 1.3 Le Fonds africain de développement (FAD) 1.4 Le Fonds spécial du Nigeria (FSN) 1.5 Les critères de financement Table des matières 2. Le cycle de projet 2.1 Le document de stratégie pays 2.2 Identification 2.3 Préparation 2.4 Evaluation 2.5 Négociation et approbation du Conseil 2.6 Signature et entrée en vigueur 2.7 Exécution et supervision 2.8 Achèvement du projet 2.9 Évaluation rétrospective 3. Politiques en matière de décaissement 3.1 Accords 3.2 Conditions générales 3.3 Accords juridiques 3.4 Acquisition de biens, travaux et services 3.5 Annulations 3.6 Suspension des décaissements 3.7 Lettre de décaissement Table des matières 4. Procédures de décaissement 4.1 Entrée en vigueur 4.2 Conditions préalables au premier décaissement et autres conditions 4.3 Personnes habilitées à signer les demandes de décaissement 4.4 Financement rétroactif 4.5 Dépenses éligibles 4.6 Catégories de dépenses 4.7 Réallocation des ressources du prêt 4.8 Pièces justificatives 4.9 Monnaie de décaissement 4.10 Taux de change applicables aux décaissements 4.11 Transmission des demandes de décaissement 4.12 Remboursements 4.13 Contrats

5 iv Table des matières 4.14 Références bancaires 4.15 Décaissements à l approche de la date de clôture 4.16 Honoraires d audit de clôture Table des matières 5. Méthodes de décaissement 5.1 Introduction 5.2 Remboursement des dépenses effectuées par l emprunteur 5.3 Paiement au titre d une garantie de remboursement (GR) 5.4 Fonds de roulement ou compte spécial 5.5 Paiement direct 5.6 Décaissement des prêts d appui budgétaires/ prêt à l appui des réformes 6. Gestion financière 6.1 Capacité de gestion financière 6.2 Gestion comptable 6.3 Normes et pratiques comptables 6.4 Évaluation du système comptable 6.5 Etats financiers du projet 6.6 Rapports financiers 6.7 Tenue des comptes et classement 6.8 Conservation des documents 6.9 Rapports des décaissements 6.10 Audit Table des matières

6 v Table des matières Liste des figures Figure 1: Le cycle de projet 4 Liste des tableaux Table des matières Tableau 2.1: Dates importantes du cycle de projet Tableau 4.1: Sources de financement et devises respectives Tableau 5.1: Méthodes de décaissement Tableau 5.2: La méthode de Remboursement Documents requis Tableau 5.3: La méthode de Garantie de remboursement Documents requis Tableau 5.4: La méthode du compte spécial - Documents requis Tableau 5.5: La méthode du paiement direct - Documents requis Liste des annexes Annexe 1: Liste des bureaux dans les pays régionaux Annexe 2: Pays membres de la BAD Annexe 3: Etats participants au FAD Annexe 4: Exemple de lettre de décaissement Annexe 5: Exemple de lettre désignant les Signataires autorisés Annexe 6: Formulaire A1-Demande de décaissement Annexe 7 : Formulaire A2-Etat récapitulatif des dépenses Annexe 8 : Formulaire A3-Budget prévisionnel d activités Annexe 9 : Formulaire B1-Demande de garantie de remboursement Annexe 10 : Formulaire B2-Exemple de garantie de remboursement Annexe 11 : Demande d approbation d amendement à la lettre de crédit Annexe 12 : Exemple d état de rapprochement des avances au compte spécial Table des matières

7 Préface Préface

8 vii Préface Préface Le Manuel des décaissements (le Manuel) présente les politiques, les directives, les pratiques et les procédures en matière de décaissement du Groupe de la Banque africaine de développement (BAD). Il sert d outil de référence pour le personnel de la Banque, les emprunteurs, les agences d exécution, les cofinanciers, les fournisseurs et d autres parties contractantes en ce qui concerne l élaboration, le traitement et la gestion des décaissements pour une exécution efficiente et efficace des projets. Le Manuel complète les documents suivants: L accord portant création de la Banque Les accords de prêts ou les protocoles d accord Les conditions générales applicables aux accords de prêts, de garanties et de dons La politique relative aux dépenses éligibles au financement des opérations du Groupe de la Banque Les règles et procédures pour l Acquisition de Biens et de Travaux Les règles et procédures pour l utilisation des consultants La politique de recouvrement des arriérés sur les prêts du Groupe de la Banque Les directives en matière d élaboration de rapports financiers et d audit des projets Les directives du Groupe de la Banque relatives à l annulation des prêts Les directives en matière de gestion financière et d analyse financière des projets La lettre de décaissement Le rapport d évaluation de projet Préface Les principes et les procédures décrits dans ce Manuel s appliquent aux projets et programmes d investissement publics ou garantie par l Etat qui sont financés en totalité ou en partie par les ressources du Groupe de la Banque. Ils s appliquent également aux fonds spéciaux, aux fonds fiduciaires financés par les bailleurs de fonds et administrés par la Banque et aux opérations cofinancées pour lesquelles un partenaire au développement a demandé à la Banque d administrer les décaissements. Le présent Manuel remplace tous les manuels précédents et est applicable immédiatement. Il est disponible sur le site web de la Banque ( Préface Il sera mis à jour de façon régulière pour refléter les opinions des utilisateurs, les leçons tirées et l évolution des politiques et pratiques relatives à l administration des décaissements. Le Département du contrôle financier est chargé de la pertinence, du bien-fondé des dispositifs de décaissement et de l approbation des demandes de décaissement pour les financements octroyés ou administrés par la Banque. Pour obtenir de plus amples renseignements vous pouvez visiter notre site web: ou prendre contact avec notre bureau (voir annexe 1), ou nous contacter à l adresse suivante: Division des décaissements Département du controle financier Banque africaine de développement Avenue du ghana / BP Tunis belvédere / Tunisie Fax : loandisbursements@afdb.org 1 Emprunteur(s) dans le Manuel est utilisés pour désigner soit «emprunteurs» et/ou donataires. 2 Le terme organe d exécution (OE) est utilisé de façon interchangeable avec Cellule d Exécution du Projet (CEP). L emprunteur désigne un organe d exécution qui devient une CEP. 3 Prêt dans ce Manuel est utilisé pour désigner dons sauf si le contexte précise autrement.

9 Chapitre 1 Le Groupe de la Banque africaine de développement

10 1 Le Groupe de la BAD 1. Le Groupe de la Banque africaine de développement Le Groupe de la BAD 1.1 Objectif du Groupe de la Banque africaine de développement La mission du groupe de la Banque africaine de développement qui comprend la Banque africaine de développement (BAD), le Fonds africain de développement (FAD) et le Fonds spécial du Nigeria (FSN) est de promouvoir le développement économique et social de ses pays membres régionaux (PMR). Pour ce faire, la Banque : Mobilise des ressources pour le financement des projets et programmes ; Entreprend seule ou en participation, la sélection, l étude et la préparation des projets, des entreprises et des activités tendant à ce développement ; Fait la promotion de l investissement de capitaux publics et privés en Afrique; et Fournit l assistance technique qui peut être nécessaire en Afrique pour l étude, la préparation, le financement et l exécution de projets et programmes de développement. Bien que le FAD et le FSN soient juridiquement et financièrement distincts de la BAD, ils sont administrés par le même personnel et leurs opérations sont soumises aux mêmes standards de performance que ceux de la BAD. 1.2 La Banque africaine de développement (BAD) L Accord portant création de la BAD a été adopté à Khartoum en 1963 et mis en vigueur en La Banque a officiellement commencé ses opérations en A la suite d un amendement apporté à l Accord en 1982, le capital de la BAD a été ouvert à des pays non régionaux. Ses ressources proviennent des ressources ordinaires et des ressources spéciales. Les ressources ordinaires sont: Les actions souscrites du capital autorisé par ses 77 pays membres (voir l Annexe 2), dont une partie est appelable ; Les fonds reçus en remboursement des prêts BAD ; Les fonds obtenus par emprunt sur les marchés financiers internationaux ; Le revenu généré des prêts de la BAD ; et D autres revenus reçus par la Banque, par exemple le revenu provenant de placements. L Article 8 de l Accord portant création de la BAD autorise l institution à créer, à administrer et à gérer des fonds spéciaux conformément à ses objectifs et fonctions. En vertu de ces dispositions, le Fonds africain de développement (FAD) a été créé avec des États non africains en 1972 et le Fonds spécial du Nigeria (FSN) avec le gouvernement nigérian en Les autres fonds spéciaux de la Banque sont : Facilité africaine de l eau (FAE) Fonds forestier du bassin du Congo (FFBC) Facilité en faveur des états fragiles (FEF) Fonds d assistance au secteur privé en Afrique (FAPA) Fonds pour l Environnement Mondial (FEM) Fonds pour les pays à revenu intermédiaire (PRI) NEPAD - IPPF Initiative pour l'alimentation en eau potable et pour l'assainissement en milieu rural (IAEAR) Chapitre 1 4 L expression Groupe de la Banque se rapporte à la Banque africaine de développement (BAD), au Fonds africain de développement (FAD) et au Fonds spécial du Nigeria (FSN). Lorsque le cas ne concerne qu une de ces institutions, cela est précisé.

11 2 Le Groupe de la BAD Les fonds spéciaux sont régis par les politiques et procédures de décaissement de la Banque, tel que décrit dans leurs manuels d opérations respectifs. 1.3 Le Fonds africain de développement (FAD) Le Groupe de la BAD L Accord portant création du FAD, qui comprend la BAD et les États participants, a été signé en Algérie en 1972 et est entré en vigueur en Le FAD fournit une assistance aux pays en développement à faible niveau de revenu par habitant par le biais de don et de prêts à des conditions concessionnelles. Les ressources du FAD proviennent des contributions et des reconstitutions périodiques des 26 États non africains participants (voir l Annexe 3). Les reconstitutions des ressources du Fonds interviennent normalement tous les trois ans, sauf décision contraire des États participants. L éligibilité d un pays aux ressources FAD dépend essentiellement de la situation économique observée dans le pays, évaluée sur la base du PNB par habitant et de la capacité à rembourser la dette. 1.4 Le Fonds spécial du Nigeria (FSN) Le FSN a été créé à la suite d un accord signé entre le Gouvernement nigérian et la BAD en 1976 et est entré en vigueur la même année. L accord initial a expiré en Après deux prorogations provisoires d une année chacune, l accord a été prorogé pour une nouvelle période de 10 ans en Le FSN appuie les efforts de développement des pays membres régionaux du Groupe de la Banque, en particulier les plus nécessiteux d entre eux. Ses ressources sont intégralement constituées des contributions du gouvernement nigérian et du revenu généré par ses opérations. 1.5 Les critères de financement Eligibilité Les critères d octroie des prêts sont fonction des sources de financement. L éligibilité d un PMR à une des trois sources de financement dépend essentiellement de la situation économique du pays évaluée sur la base du produit national brut (PNB) par habitant et de sa capacité à assurer le service de la dette. Ainsi, les PMR sont classés en trois catégories : la catégorie A (pays FAD exclusivement), la catégorie B (pays éligibles à la fois aux ressources BAD et aux ressources FAD) et la catégorie C (pays exclusivement BAD). Monnaie d engagement Chapitre 1 Pour le financement BAD, le prêt est libellé dans une des monnaies d emprunt de l institution à savoir le dollar EU, l euro, le yen et le rand sud-africain, au choix de l emprunteur. Les prêts et les dons du FAD et du FSN sont libellés en unités de compte (UC). L unité de compte est égale à un droit de tirage spécial (DTS) du Fonds monétaire international(fmi).

12 Chapitre 2 Le cycle de projet

13 4 Le cycle de projet 2. Le cycle de projet Les projets financés par le Groupe de la Banque sont élaborés et gérés selon un cycle. Il s agit d une succession d étapes qui vont de l identification à l évaluation rétrospective, en vue de la réalisation d objectifs spécifiques conformes au plan de développement du pays concerné et à la stratégie de la Banque. Figure 1 Le cycle de projet Le cycle de projet Chapitre 2 Les principales dates du cycle de projet figurent au tableau Le document de stratégie pays La Banque collabore avec chaque pays membre régional emprunteur pour la formulation d une stratégie de développement et d un programme opérationnel décrit dans un document de stratégie pays (DSP). Lors de la préparation du DSP, la Banque procède à une analyse et à des études économiques pluridisciplinaires en consultation étroite avec le gouvernement, les différentes parties prenantes dans le pays et les partenaires au développement. Le DSP procède à une analyse globale des secteurs susceptibles de bénéficier des concours de la Banque. Il oriente les interventions de l institution dans les pays et constitue le principal instrument de la concertation sur les stratégies avec les pays. 2.2 Identification En se basant sur le DSP, la Banque, en concertation avec le pays concerné, introduit dans sa réserve de projets, les projets jugés réalisables et justifiés aux plans technique, socioéconomique, financier et environnemental.

14 5 Le cycle de projet Le cycle de projet 2.3 Préparation La préparation du projet incombe à l emprunteur qui peut demander l assistance technique ou financière de la Banque. Au cours de cette étape, le PMR mène des études et des estimations visant à définir les objectifs, les composantes, les activités, les produits et les résultats attendus du projet. Ces études visent à confirmer si les objectifs du projet du point de vue technique, environnemental, économique, financier, institutionnel et social sont réalisables selon un calendrier, un cadre institutionnel, et un plan d exécution définis. La Banque détermine, au cours de cette étape, les conditions de succès du projet en se basant sur les impacts positifs attendus aux plans : économique, financier, social et environnemental. 2.4 Evaluation La Banque est responsable de l évaluation du projet. Durant cette étape, elle examine les études techniques, environnementales, économiques, financières 5, institutionnelles et sociales menées lors de l étape de la préparation. L évaluation aboutit à la préparation du rapport d évaluation du projet sur lequel se fonde la décision de financement de la Banque ainsi que les documents juridiques. 2.5 Négociation et approbation du Conseil Au cours des négociations officielles, la Banque et l emprunteur s accordent sur le contenu du rapport d évaluation du projet, du projet d accord (ou les accords) juridique(s), et du projet de lettre de décaissement. Après les négociations, la Banque soumet la proposition de financement au Conseil pour approbation. 2.6 Signature et entrée en vigueur Une fois le prêt approuvé, les représentants autorisés de l emprunteur et de la Banque signent les accords juridiques. Lorsque l emprunteur remplit les conditions générales et spécifiques d entrée en vigueur, la Banque déclare l entrée en vigueur des accords juridiques. 2.7 Exécution et supervision L emprunteur est responsable de l exécution du projet; il doit rendre compte périodiquement de son état d avancement et fournir des états financiers annuels audités. La Banque, à son tour, supervise le projet afin de s assurer des progrès réalisés et que les fonds décaissés sont utilisés aux fins prévues de manière économique, efficiente et efficace. 2.8 Achèvement du projet L emprunteur prépare et soumet à la Banque un rapport d achèvement donnant sa propre appréciation sur l exécution du projet, les avantages qui en découleront, la performance de divers intervenants, le niveau de réalisation des objectifs, les leçons à en tirer et les mesures prises pour garantir la durabilité des réalisations. La Banque prépare aussi son propre rapport d achèvement visant à évaluer les objectifs atteints; les réalisations et les impacts significatifs ; les chances de durabilité du projet ; la performance de la Banque et de l emprunteur ; ainsi que les leçons tirées de l exécution. 2.9 Évaluation rétrospective Après la préparation des rapports d achèvement par l emprunteur et la Banque, la Banque mène une mission d évaluation rétrospective ayant pour but de mesurer les réalisations du projet par rapport aux objectifs initiaux. Cette mission examine la préparation, la conception, évaluation et l exécution du projet, les coûts et les avantages ainsi que les résultats par rapport aux objectifs initiaux. L évaluation rétrospective rend également compte des leçons tirées du projet en vue de renforcer l efficacité de l aide au développement et d améliorer les pratiques et procédures de la Banque. Chapitre 2 5 Comprend une évaluation de la capacité institutionnelle de l emprunteur et de l adéquation des systèmes de gestion financière.

15 6 Le cycle de projet Tableau 2.1: Dates importantes du cycle de projet Date Définition Date d approbation Date à laquelle l autorité compétente à la Banque approuve l octroi du prêt Date de signature Date à laquelle l emprunteur et la Banque signent l accord juridique. Cette date marque le début du calcul de la commission d engagement, au besoin, et l échéancier de remboursement. Le cycle de projet Date d entrée en vigueur Date du premier décaissement Date de financement rétroactif Date de clôture Date limite du dernier décaissement Date de remboursement Date à laquelle la Banque notifie à l emprunteur qu il a satisfait les conditions d entrée en vigueur de l accord juridique. Date à laquelle la Banque notifie à l Emprunteur qu il a remplit toutes les conditions préalables au premier décaissement. Pour les projets éligibles à un financement rétroactif, date antérieure à la date de l accord juridique telle que mentionné dans ledit l accord, à partir de laquelle les paiements sont éligibles au remboursement. Date mentionnée dans le document juridique après laquelle la Banque met fin au droit de l emprunteur d effectuer des retraits du compte du prêt. L emprunteur peut solliciter une prorogation de la date de clôture en fournissant une justification appropriée au moins six mois avant cette date. Les dépenses effectuées après la date de clôture ne peuvent pas être financées par les ressources du prêt. La Banque peut accepter pendant une durée limitée (n excédant pas trois mois) après la date de clôture de couvrir des dépenses pour l achat des biens, ou des travaux effectués ou des services effectués avant ou à la date de clôture. Dates auxquelles l emprunteur effectue les paiements au titre du service de la dette (commissions et principal) à la Banque. Ces dates sont arrêtées au moment des négociations, généralement sur base semestrielle, et précisées dans l accord juridique. Chapitre 2

16 Chapitre 3 Politiques en matière de décaissement

17 8 Politiques en matière de décaissement 3. Politiques en matière de décaissement Politiques de décaissement 3.1 Accords Les dispositions de l Accord portant création de la Banque 6 énoncent trois principes de base en matière de décaissement au titre de projets de développement. Article 17(d): Le produit d'un prêt, d'un investissement ou d'une autre opération de financement entreprise dans le cadre des opérations ordinaires de la Banque, servira à l'acquisition uniquement dans les pays membres, des biens et services qui y sont produits sous réserve des cas où le Conseil d'administration décide d'autoriser l'acquisition des biens et services dans un pays non membre ou produits par un pays non membre, si des circonstances particulières rendent commode une telle acquisition, comme par exemple lorsqu'un pays non membre fournit à la Banque des fonds importants Depuis le 1er novembre 2008, le Fonds africain de développement permet aux entreprises et aux particuliers de tous les pays de fournir des biens, des travaux et des services dans le cadre de projets qu il finance. Les ressources engagées dans les opérations de la Banque africaine de développement et du Fonds spécial du Nigeria sont utilisées pour l acquisition de biens et de travaux, y compris les services connexes, fournis par les soumissionnaires provenant des pays membres. Article 17(g): Lorsque la Banque accorde un prêt direct, elle n'autorise l'emprunteur à tirer sur les fonds que pour couvrir les dépenses relatives au projet, au fur et à mesure qu elles sont effectuées Article 17(h): La Banque prend des dispositions pour s'assurer que le produit d un prêt quelconque consenti ou garanti par elle est employé exclusivement aux fins auxquelles ledit prêt a été accordé, en donnant aux considérations d'économie et de rendement l importance qui leur est due 3.2 Conditions générales Les prêts et dons du groupe de la Banque sont régis par les Conditions générales applicables aux accords de prêts, de garanties et de dons de la Banque africaine de développement et du Fonds africain de développement. Les Conditions générales, qui font partie intégrante de l accord juridique, couvrent entre autres les domaines suivants : Chapitre 3 Le remboursement et le paiement des intérêts et autres charges ; L utilisation des monnaies ; Le décaissement des ressources ; L annulation et la suspension ; L exigibilité anticipée ; L exécution du projet ; L opposabilité ; L entrée en vigueur, les conditions opérationnelles et l extinction ; D autres clauses juridiques. Au cas où une disposition d un accord juridique est en contradiction avec les dispositions des conditions générales, c est la disposition de l accord juridique qui prévaut. 6 Les mêmes principes de base sont énoncés à l Article 15 de l Accord portant création du Fonds africain de développement.

18 9 Politiques en matière de décaissement Politiques de décaissement 3.3 Accords juridiques Le principal document juridique concernant un projet ou un programme financé par le Groupe de la Banque est un accord signé par l emprunteur et la Banque qui précise les conditions spécifiques du prêt. Il s agit de l accord de prêt dans le cas des prêts, et du protocole d accord pour les dons. Lorsque la Banque octroie un prêt à une entité du secteur public autre que l état membre, elle conclut également un accord de garantie avec le pays membre ou, conformément aux règles applicables, avec une autre entité acceptable, qui sera ainsi considérée comme garant. Les accords juridiques énoncent les conditions spécifiques, notamment, les points suivants entre autres : La monnaie et le montant du financement ; Les activités spécifiques pour lesquelles des dépenses peuvent être engagées ; Les conditions financières et les modalités de remboursement, si applicable ; L information financière à fournir et les exigences en matière d audit ; Les dispositions relatives à l acquisition des biens et services ; Les conditions de décaissement applicables ; Les dates importantes dans le cycle de projet. L accord juridique peut être amendé soit sur avis à l emprunteur, soit par accord mutuel entre la Banque et l emprunteur. Un amendement qui modifie de manière significative les conditions initiales approuvées peut exiger l approbation du Conseil d administration. 3.4 Acquisition de biens, travaux et services L acquisition de biens et services financée par la Banque est régie par les Règles et procédures de la Banque pour la fourniture des biens et travaux, et aux Directives de la Banque pour l'utilisation des services de consultants. Les dispositions d acquisition spécifiques à un projet donné sont énoncées dans l accord juridique et s ajoutent à ces règles. Le respect de ces règles et procédures constitue une obligation contractuelle de l emprunteur et contribue à une bonne exécution du projet et facilite les décaissements. Chapitre 3 La responsabilité de l exécution du projet, de l attribution et de l administration des contrats incombe à l emprunteur. La Banque supervise les activités relatives à l attribution des contrats menées par l emprunteur conformément aux dispositions de l accord juridique et comme précisé dans le plan d acquisition du projet. 3.5 Annulations Les Conditions générales et les directives relatives à l annulation des prêts de la Banque africaine de développement et du Fonds africain de développement précisent les conditions et les procédures qui s appliquent aux annulations. Avant l annulation, la Banque s assure qu il n existe pas de demandes de décaissement en instance ou d engagement pris et que les contrats financés par les ressources du prêt qui n ont pas été entièrement décaissés ont été annulés de façon régulière. La Banque n annulera aucun montant pour lequel elle aura conclu un engagement spécial pour couvrir les lettres de crédit, sauf si le texte de cet engagement prévoit le contraire. Les commissions d engagement, s il y a lieu, continuent de s accumuler au-delà de la date de clôture mentionnée dans l accord de prêt, même si cette date n a pas été prorogée. Seule l annulation de la portion non utilisée du prêt met fin à la commission d engagement.

19 10 Politiques en matière de décaissement Politiques de décaissement 3.6 Suspension des décaissements La Banque peut suspendre les décaissements si l emprunteur ne respecte pas les conditions mentionnées dans l accord de prêt ou dans les conditions générales. La suspension peut s appliquer à un ou plusieurs prêts ou à des composantes spécifiques. L annulation des décaissements entre en vigueur à la date à laquelle la décision est prise et reste en vigueur jusqu à la date à laquelle les facteurs qui l ont motivée cessent de se produire et à la notification par la Banque du retrait total ou partiel de la suspension. Dans le cas de manquements liés au service de la dette, la Banque suspend les décaissements liés à tous les prêts octroyés au pays membre ou garantis par celui-ci. La Politique en matière de recouvrement des arriérés sur prêts prévoit les divers types de sanctions et des exemptions. 3.7 Lettre de décaissement La lettre de décaissement (voir l Annexe 4) fournit aux emprunteurs et aux agences d exécution des instructions spécifiques relatives aux décaissements concernant un prêt donné. Un projet de lettre de décaissement est accepté de commun accord par la Banque et l emprunteur lors des négociations. Après la signature de l accord de prêt, la Banque envoie à l emprunteur une lettre de décaissement signée. Dans certains projets, plusieurs agences d exécution ainsi que l emprunteur peuvent participer à la mise en œuvre du projet et envoyer des demandes de décaissements à la Banque. Il incombe à l emprunteur de veiller à ce que toutes les entités participant au projet reçoivent une copie de la lettre de décaissement signée. La Banque peut, à la suite de consultations avec l emprunteur, émettre une lettre de décaissement révisée tenant compte des modifications apportées aux modalités de décaissement pendant l exécution du projet. Chapitre 3

20 Chapitre 4 Procédures de décaissement

21 12 Procédures de décaissement Procédures de décaissement 4. Procédures de décaissement L emprunteur est responsable de l exécution des projets et des programmes conformément à tous les accords. La Banque, quant à elle, suit l exécution du projet/programme pour s assurer de sa conformité aux accords, aux règles et procédures décrites dans le présent Manuel et dans d autres documents et directives. 4.1 Entrée en vigueur La Banque déclare l entrée en vigueur de l accord de prêt après que l emprunteur ait satisfait aux conditions stipulées dans ledit accord et dans les conditions générales. 4.2 Conditions préalables au premier décaissement et autres conditions Outre les conditions d entrée en vigueur, le prêt peut être assorti de conditions de premier décaissement et de conditions applicables aux décaissements ultérieurs. Les documents soumis doivent être des originaux ou des copies certifiées conformes et acceptables par la Banque. Ces conditions figurent également dans l accord juridique. 4.3 Personnes habilitées à signer les demandes de décaissement L emprunteur doit désigner, avant le début des décaissements, la(les) personne(s) autorisée(s) à signer les demandes de décaissement et fournir leur(s) spécimen(s) de signature à la Banque. Il doit indiquer clairement à cette occasion (voir l Annexe 5) le nombre et/ou la combinaison de signatures devant figurer sur toute demande de décaissement. Sauf indication contraire, la désignation entre en vigueur à partir de la date à laquelle la Banque reçoit la lettre de l emprunteur. Les personnes désignées par le représentant autorisé de l emprunteur signent les demandes de décaissement. Les documents joints à ces demandes, tels que les états récapitulatifs des dépenses et les programmes d activités et budgets doivent être contresignés par le coordonnateur du projet. L emprunteur peut fournir une autorisation générale habilitant une ou plusieurs personnes à signer les demandes de décaissement pour tous les prêts du pays. Chapitre 4 Si les signataires autorisés changent au cours de l exécution du projet, l emprunteur est tenu d en aviser la Banque dans les meilleurs délais et de lui transmettre les signatures des nouvelles personnes désignées. 4.4 Financement rétroactif En général, les dépenses effectuées avant la date de signature de l accord juridique ne sont pas admissibles au financement. Toutefois, sur la base d un accord préalable entre la Banque et l emprunteur, une clause spéciale dans l accord de prêt autorisant le financement de certaines dépenses effectuées avant la date de signature peut être ajoutée pour faciliter l exécution du projet. Cette clause indique le montant du financement rétroactif, la catégorie de dépense concernée et la date à partir de laquelle les dépenses peuvent être considérées comme admissibles au financement. 4.5 Dépenses éligibles Aux termes des Conditions générales, les dépenses éligibles au financement du prêt sont les coûts raisonnables des biens, travaux et services nécessaires à la réalisation du projet et acquis conformément aux conditions de l accord juridique.