Population et État civil: Éléments d'archivage

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1 Commune d'ixelles Arrondissement administratif de Bruxelles-Capitale Commune de Kalamu Ville-province de Kinshasa Population et État civil: Éléments d'archivage Chargée de formation: Anne Braekmans Novembre 2010 Basé sur le syllabus de Monsieur Pierre FUZEAU consultant-formateur. «Les techniques d'archivage», Méthodes et outils ( ) 1

2 TABLE DES MATIERES 1. LA FONCTION ARCHIVAGE ET SES OBJECTIFS 2. LA CHAÎNE ARCHIVISTIQUE 3. LA CONDUITE DU PROJET D'ARCHIVE 4. CADRE GENERAL ET DEFINITIONS 5. LA GESTION DES DOCUMENTS 6. LES PRINCIPES DE GESTION POUR L'ARCHIVAGE 7. LA MICROGRAPHIE 8. LE TRAITEMENT MATERIEL 9. BÂTIMENTS ET EQUIPEMENT 10. L'INFORMATISATION D'UN SERVICE D'ARCHIVE 11. GLOSSAIRE 12. BIBLIOGRAPHIE 13. ANNEXES 2

3 1. LA FONCTION ARCHIVAGE ET SES OBJECTIFS 1.1 Outil de gestion Aide à la décision (connaissance de la bonne info.) Suivi des affaires (Savoir rechercher l'info. et la sortir) Service du suivi (outil documentaire stratégique) 1.2 Valeur probante Identité Localisation Historique familial 1.3 Économie de l'administration Gain de temps Gain de place Temps de recherche de l'information limité 1.4 Optimisation de l'administration Communication à la population Suivi des plans d'actions de la commune Manifestations publiques 3

4 2. LA CHÂINE ARCHIVISTIQUE 4

5 3. LA CONDUITE DU PROJET D'ARCHIVES 3.1. Les pré-requis Pour être mené à bien, un projet de conception et de mise en oeuvre d'un système d'archives : Doit bénéficier du soutien des autorités compétentes. Doit être initalisé par la désignation d'un chef de projet. Est soumis à la planification des actions. Demande une bonne connaissance des règles et normes archivistiques Les acteurs Le chef de projet a pour mission de : Communiquer sur le projet (présentation, animation, publication, promotion, publicité...) Planifier l'opération dans sa globalité Veiller au respect des délais D'assurer la cohérence des travaux D'assurer un soutien aux correspondants archives Présenter des synthèses au groupe de pilotage Faire réagir le groupe de pilotage lorsque cela s'avère nécessaire Le groupe de pilotage Cette instance est composée de décideurs : directeurs, chefs de service,... Ce sont des personnes à responsabilités qui vont guider et évaluer le projet. Elles doivent pouvoir initier les actions nécessaires et évaluer au fur et à mesure les 5

6 résultats de celles-ci. Il a pour principales missions de : Veiller à la participation active de l'ensemble des directions et autres entités Définir les objets et les calendriers Valider les différents travaux Prendre les décisions concernant les techniques archivistiques. Les procédures restent de la responsabilité de l'entité ; leur rédaction nécessite une maîtrise des règles et normes reconnues dans le domaine de l'archivistique Le groupe de projet C'est le groupe opérationnel du projet : il est composé du chef de projet, des correspondants archives, ainsi que de toutes les personnes jugées utiles au projet, même de façon temporaire. C'est l'instance coordinatrice du projet, elle analyse l'existant et les besoins, et propose des solutions. Ce groupe de projet prépare les documents à présenter au groupe de pilotage Les correspondants archives (relais) Ces acteurs influent directement sur le degré d'efficacité et de pérennité des systèmes d'archivage. Leurs missions sont : D'apporter leur connaissance du terrain et des spécificités de leur direction De prendre en charge la conception et la coordination de la réalisation du système d'archivage De former et d'assister les utilisateurs lors de la réalisation De veiller à la maintenance du système (mise à jour) 6

7 3.3. le déroulement La mise en oeuvre d'un système d'archivage est autant une question d'organisation que de technique. Elle nécessite l'utilisation de méthodes qui s'inscrivent dans une stratégie globale de modernisation de procédures, d'optimisation des volumes et de maîtrise des flux de documents et de dossiers Cette démarche est structurée en 4 étapes Identification des objectifs et analyse des principaux types de documents et de dossiers Optimisation des volumes Condition de mise en œuvre Suivi et maintenance Objectifs de l'entité(service de population et état civil de la commune) et analyse des principaux types de documents/dossiers C'est lors de cette étape que l'entité doit faire le recensement des documents et dossiers à prendre en compte au cours du projet archives, par rapport à ses activités, aux domaines qu'elle couvre et aux réglementations qu'elle applique (si celles-ci sont identifiées). Identification des gisements de documents et dossiers Métrage( mesure du volume et du poids) des différents gisements en fonctions des types de documents et dossiers et en fonction de leur «âge» Identification des réglementations pour chaque type de documents et dossiers (tableau de gestion) Vérifier s'il existe une procédure d'archivage (formalisée ou non) Optimisation des volumes Cette étape doit permettre de mettre en oeuvre des axes d'amélioration identifiés au niveau de la gestion de chacun des types de documents et dossiers, avec l'objectif de 7

8 simplifier les flux, d'appliquer les procédures de conservation des documents, de minimiser les volumes en évitant les doublons, les documents conservés inutilement (le «on ne sait jamais» coûte souvent très cher à l'administration), les dossiers transférés de lieux de stockage en lieux de stockage sans tri, ni aménagement, Conditions de mise en œuvre Analyse de l'existant et des besoins : bilan Cette étape a pour objectif de faire un constat sur les volumes, les types de documents et/ou dossiers, les procédures et règlements déjà appliqués. Elle a pour autre objectif d'identifier les besoins en terme, notamment de lieux de stockage, d'aménagement, d'élaboration de procédure,... Les résultats sont : Un état des lieux par entité (service, bureaux, fonctions,...) Un examen des lieux de stockage Une identification des règles de conservation et de destruction en fonction du type de document Conception d'un système d'archivage et plan d'actions La conception du système, en s'appuyant sur le bilan précédant, devra comporter : Le schéma d'organisation Les principes de fonctionnement Les moyens nécessaires pour mettre en œuvre le système Les conditions de mise en œuvre, notamment un calendrier de réalisation et un plan de formation des utilisateurs Réalisation En s'appuyant sur les conditions de mise en œuvre il est nécessaire de : Former les utilisateurs D'initialiser les actions 8

9 Suivre et valider les actions (plan de classement, versement,...) Suivi et maintenance du système Il est nécessaire d'assurer le suivi des règles de fonctionnement et de gestion dans le cas de : Modifications éventuelles des activités concernées ou des structures D'évolutions de réglementation juridique ou de règles internes 3.4. la reprise de l'existant Etablir un relevé quantitatif et qualitatif (volume de l'arriéré et type de documents/dossiers) Faire appel aux correspondants archives des services pour l'identification Définir le degré de traitement au niveau de la boîte, au niveau du dossier, au niveau du document Mettre en place une équipe pour un traitement des arriérés Méthodologie de mise en place d'un service d'archives Communiquer sur le projet tout au long des étapes auprès de la direction et de l'ensemble des services Établir un relevé des volumes par structure : dossiers actifs/dossiers inactifs (cf. chapitre 4.2) Repérer les services les plus producteurs et les plus encombrés Repérer les moyens disponibles : les locaux en étage, dans les sous-sols, les annexes,..., évaluer la surface, la sécurité, l'aménagement... Déterminer un interlocuteur «privilégié», un correspondant, dans chacun des services de la structure (administration communale). Connaître les familles de dossiers gérées au sein de chaque service Rechercher les durées de conservation légales (cf. lois congolaises et internationales) Établir les durées d'usage 9

10 Rédiger une procédure d'archivage pour l'ensemble de la structure Faire valider toute décision et procédure par sa direction Faire connaître et diffuser les règles décidées et validées : informer l'ensemble des utilisateurs. 4. CADRE GENERAL ET DEFINITION 4.1.Terminologie et définitions Le document Un document c'est «un ensemble d'informations cohérentes pouvant connaître des versions successives, et possédant un format et un support». C'est à la fois un support matériel et l'information qu'il renferme. C'est l'information que l'on veut transmettre ou traiter: un corps de texte, des chiffres, une image; dans le cas qui nous intéresse, il s'agit de la fiche de recensement Il existe deux sortes de documents: Le document de référence qui appartient au domaine : document original de recensement établi par les agents recenseurs. C'est un outil de travail. Le document administratif, de gestion, d'exploitation, historique qui appartient au domaine des archives : c'est la fiche parcellaire. C'est un produit de travail. Certains éléments permettent de définir un document, notamment: Le contenu : C'est l'information que l'on veut transmettre ou traiter : un corps de texte, des chiffres, une image; dans ce cas-ci : nom, prénom, date de naissance, adresse, filiation, Le support : C'est le plus souvent une feuille de papier, mais il peut aussi s'agir de microformes, et les supports numériques et audio-visuels sont de plus en plus fréquents (CD-Rom, 10

11 DVD...) L'identité ( du document): Ce sont les caractéristiques du document, appelées aussi métadonnées. Pour une bonne gestion de l'information, un document devrait au minimum comprendre les éléments suivants : Titre (Type de document) : fiche de recensement Sujet (le «concerne»d'une lettre) : identité des personnes Date ( de création et/ou de modification) ; Auteur (personne morale ou physique) ; Commune de Kalamu Référence (au plan de classement ou à un numéro d'affaire/de dossier ) L'original : Document authentifiant de manière contractuelle les informations contenues: -par identification de l'entité productrice (commune de Kalamu) -par identification du signataire (personne recensée) -par l' apposition d'une signature ou de paraphes, sur un support durable (papier en règle générale) La copie : Reproduction du contenu de l'original sans les dispositifs mentionnés dans la définition de l'original La preuve : Le papier est le seul support juridique qui représente aujourd'hui une preuve, au sens juridique du terme. Il est également accepté et considéré comme inaltérable. La base d'une bonne gestion documentaire : l'identification des documents 11

12 4.1.2 Le dossier Ensemble structuré et cohérent de documents sur tout support, original ou copie, émis ou reçu. Le dossier est le véritable instrument de travail de l'administration. Il est créé par le service producteur dans le cadre de ses activités pour : mener à bien ses affaires courantes ; répondre aux exigences légales propres à sa mission ; assurer la traçabilité de son activité. Généralement un dossier contient : le courrier entrant (original ou copie) ; une copie papier du courrier sortant ; les documents essentiels relatifs au sujet traité, en fonction du type de dossier constitué Les dossiers actifs Dossiers en cours de traitement dont les documents et/ou l'information contenus sont recherchés selon des périodicités courtes, quotidiennes Les dossiers inactifs Dossiers n'appartenant plus à la catégorie active mais devant être conservés pour des raisons techniques et surtout administratives. Les durées correspondent aux durées d'utilité Administratives (DUA) Comment identifier et constituer un dossier? Un dossier devrait comporter dès sa création : 12

13 un intitulé ou un titre clair et compréhensible (analyse du contenu). On évitera : les termes trop flous comme «Divers», «Affaires générales», «Correspondance» et les abréviations rapidement incompréhensibles lorsqu'elles ne sont plus d'actualité. Dans notre cas : «recensement de la commune de Kalamu», par ex. des dates extrêmes (dates des pièces la plus ancienne et la plus récente) ; un code, une cote ou un mot-clé du plan de classement, s il existe ; un numéro de volume (dans le cas de dossiers volumineux). Trois de ces éléments au moins devraient figurer sur le dossier, car ils constituent son identité! Correctement identifié, un dossier est retrouvé rapidement par n importe quel collaborateur du service! Pour une gestion efficace, il convient de respecter quelques règles : maintenir un ordre interne : classer chronologiquement les pièces, rapprocher les documents qui vont ensemble (une lettre et sa réponse, etc...) ; éliminer les «papiers de corbeille» : brouillons etc. ; ne pas constituer des dossiers trop volumineux : créer des sous-dossiers ou des tranches chronologiques ; Pourquoi tenir correctement ses dossiers? plus d efficacité : être capable de répondre dans les meilleurs délais aux demandes internes et externes! plus de crédibilité : respecter les différentes lois qui régissent les activités de l administration, plus de temps : dégager des ressources pour d autres activités! Un classement efficace et cohérent permet de retrouver rapidement le bon 13

14 document. Ceci est un avantage pour le travail quotidien du service producteur, mais c'est également une exigence réglementaire dans le cadre de la législation sur la transparence administrative. Tout un chacun peut collaborer par de petites mesures à la conservation de ses documents et ainsi faciliter le travail des archivistes. Les éléments suivants sont à éviter: Chemises en plastique : elles absorbent avec le temps l'encre des documents. Les remplacer par des chemises en papier cartonné ou par des dossiers avec rabats cartonnés de couleur. Trombones, agrafes et autres pièces de métal : ils rouillent en prenant de l'âge et endommagent les documents. Les remplacer, le cas échéant, par des trombones en plastique. Il faut également sortir les documents des classeurs à anneaux et enlever les reliures métalliques en spirale pour la même raison. Ruban adhésif : en vieillissant, le support plastique du papier collant se dessèche, jaunit et se détache; la colle se dépose dans le papier en formant des taches jaunes réduisant la lisibilité. Il faudrait si possible bannir l'emploi du ruban adhésif et même des post-it. Élastiques : avec le temps ils se dessèchent et se cassent tout en laissant des traces sur le papier. Pour ranger les dossiers à conserver, il convient d'utiliser des boîtes à archives. D'autres précautions qui protègent les archives : Diviser les dossiers de taille excessive : la manipulation de dossiers épais est périlleuse et risque d'endommager les documents. Eviter de trop remplir les boîtes d'archives. Ne pas manger et boire en traitant les documents : la nourriture et les boissons peuvent tacher les documents et attirer des insectes qui s'attaquent au papier. Conserver les archives sur des rayonnages adaptés : les documents entreposés à même le sol subissent des dégâts irréversibles en cas d'inondations ou de fuites d'eau. Rassembler les documents en des dossiers bien structurés est également une 14

15 garantie de bon fonctionnement. A noter qu une pièce isolée ou un document classé dans un dossier sans rapport avec lui est inutilisable. Un dossier mal classé et mal conservé accroît le temps de recherche et nuit à la productivité et à l'efficacité les archives Ensemble de documents quels que soient leur date, leur forme et leur support matériel, produits ou reçus par toute personne physique et morale ou par tout service ou organisme public ou privé, dans l'exercice de leur activité. (France, loi n 79 du 3 janvier 1979 sur les archives, extrait de l'article 1 qui définit le archives.) Les deux autres sens du mot «Archives» Les Archives Nationales Organisme national chargé du contrôle de la conservation ou du contrôle des archives intermédiaires, de la conservation, du tri, du classement, de l'inventaire et de la communication des archives définitives. Les archives Il s'agit du bâtiment ou du local où sont conservées les archives. On parle alors de locaux d'archives Les trois âges des archives Un document présente un intérêt variable selon son âge, il existe trois phases d'utilisation Les archives courantes Il s'agit des documents utilisés pour régler les affaires en cours, les dossiers conservés dans les bureaux et ouverts quasi quotidiennement. Ils doivent être directement et rapidement accessible. 15

16 Les archives intermédiaires Il s'agit de dossiers utilisés fréquemment par les bureaux, conservés pour faire référence ou preuve, parfois à compléter malgré leur clôture. Ils doivent être regroupés à proximité des lieux de décision. Les archives définitives Il s'agit d'archives intermédiaires triées et qui ne retiennent que les documents ayant valeur probante, ou valeur historique. La conservation est alors illimitée. Ils doivent être rangés dans un lieu de stockage plus ou moins éloigné et accessible au seul responsable des archives. 4.2 La valeur des documents La valeur administrative C'est l'utilité attachée au document dans le cadre de la prise de décision présente ou future, compte tenu de l'intérêt des informations présente dans le document. La valeur administrative disparaît dans le temps La valeur légale Elle porte sur les droits et les devoirs de l'administration. La valeur historique et de recherche Elle rend compte des étapes successives de l'histoire d'une administration, d'un service 16

17 5. LA GESTION DES DOCUMENTS 5.1 Le plan de classement C'est le système logique qui préside à l'organisation des dossiers dans les bureaux Le meilleur plan de classement est celui qui se calque le mieux sur l'activité quotidienne du bureau et des agents Le plan de classement doit être logique, simple, permanent et évolutif Le plan de classement ne veut pas dire le plan de rangement (cf. plus loin) Le plan de classement est un outil de gestion efficace Le meilleur plan de classement est celui qui s'adapte le mieux au procédé de préarchivage et à la planification du pré-archivage Le plan de classement est un élément clé de l'organisation du bureau. Il allège et dynamise son fonctionnement Généralités sur le classement des dossiers Qu est-ce que le classement? C est l opération consistant à mettre en ordre des documents à l intérieur de dossiers, des dossiers entre eux, selon des critères divers. Le classement (rangement «physique») ne doit pas être confondu avec l indexation (identification «logique» d un document par des mots-clés thématiques) Pourquoi classer ses dossiers? 17

18 Un classement efficace et cohérent permet de retrouver rapidement le bon document. Ceci est un avantage pour le travail quotidien du service producteur, mais c'est également une exigence réglementaire dans le cadre de la législation sur la transparence administrative. Rassembler les documents en des dossiers bien structurés est également une garantie de bon fonctionnement. A noter qu une pièce isolée ou un document classé dans un dossier sans rapport avec lui est inutilisable Comment les classer? Il est important de choisir comme critère de classement un élément de données qui soit le plus stable possible dans le temps par rapport au type d affaire traité (p.ex. Date de création du dossier, date de naissance d une personne). Plusieurs modes de classement peuvent être combinés, p.ex. année d ouverture puis ordre alphabétique Le plan de classement (ou de classification) Le plan de classement est un tableau ordonnant les activités et les intérêts de l organisation en catégories logiquement structurées (tout en sachant qu il peut exister plusieurs logiques). La constitution d un tel plan demande un travail minutieux et il est recommandé de faire appel aux professionnels des archives. Le plan de classement s'applique particulièrement aux documents émis par une organisation et par conséquent à ses archives. La structure d un plan de classement doit refléter les activités et l organisation du service, et doit être déterminée préalablement par le groupe de pilotage. Des mises à jour s imposent en fonction de l évolution des tâches qui lui sont attribuées. Pour s'assurer de trouver le bon dossier ou document, il faut que le plan de classement soit assez détaillé, tout en n'étant pas trop compliqué. Les catégories choisies doivent être le plus possible univoques et exclusives les unes des autres, afin qu un document puisse être classé sans difficulté dans une seule rubrique. Le libellé doit être précis et compréhensible, même pour des personnes externes au service (exclure les abréviations). Comme les plans de classement s'appliquent généralement sur de longues périodes, il convient de découper par tranche chronologique les sous-dossiers traitant d'un même sujet afin d éviter qu ils ne deviennent trop volumineux. 18

19 5.1.5 Les différents types de classements Classement alphabétique Les dossiers sont rangés par ordre alphabétique. Pour les personnes physiques, le critère de classement est le nom et prénom. Avantages C est un classement simple et pratique lorsque l on gère des dossiers concernant précisément des personnes. Si le dossier a une longue durée de vie, le mode de classement ne change guère. Le système est indépendant de moyen informatique. Inconvénients S il s agit de dossiers de personnes issues d une population internationale, les noms peu familiers présentent un risque considérable d erreur de classement, ainsi que les fautes de frappe lors de la saisie informatique. Les noms composés demandent l établissement de règles de classement strictes, et il faut gérer les changements de nom (état civil). Lorsque les dossiers sont alimentés régulièrement, leur volume augmente ; l espace de conservation prévu au départ risque, à terme, de ne plus être suffisant. Il faudra anticiper cet accroissement et éventuellement classer séparément une partie des dossiers par tranches chronologiques. Il n y a pas de contrôle de la continuité du classement, un dossier nouveau devant être intercalé à sa place dans l ordre alphabétique. Utilisations On utilise le classement alphabétique pour des quantités de dossiers relativement petites, fréquemment consultés, concernant des personnes (physiques ou morales). 19

20 Classement numérique Le classement numérique consiste à ranger les dossiers dans l ordre d un numéro attribué à chaque dossier. Classement numérique continu On attribue les numéros au fur et à mesure de la création des dossiers sur une longue période de temps. Classement numérique annuel On recommence la numérotation à chaque début d année. Il faut alors ajouter l indexation de l année pour différencier les dossiers. Avantages C est un mode de classement simple, l ordre numérique est plus facile à contrôler que l ordre alphabétique. Les numéros se suivant systématiquement, il est facile de vérifier la présence ou l absence d un dossier dans une série. C 'est un système particulièrement adapté pour le regroupement familial ou de ménage : il permet de connaître directement la composition du ménage ou d'une famille. Pas de nécessité d intercalation (les numéros se suivent), ce qui facilite la gestion de l espace de stockage. Inconvénients Les numéros n étant pas significatifs, il faut maintenir un fichier index permettant d assurer la correspondance entre identité (personne, thème, affaire, etc.) et numéro attribué. Cela implique souvent la création d un fichier informatique, et donc une certaine dépendance. Si les dossiers sont réactualisés régulièrement, le classement numérique représente une contrainte. Si l on veut avoir l intégralité du dossier, on doit soit classer les nouveaux documents sous le numéro de l ancien dossier, ce qui oblige à garder un accès à de nombreux dossiers inactifs ; soit réattribuer un nouveau numéro correspondant à la chronologie, ce qui oblige à mettre à jour constamment le fichier index. Dans tous les cas, il est nécessaire de documenter formellement les règles de gestion de ce type de classement. 20

21 Utilisations On utilisera le classement numérique pour des dossiers de série qui ont peu besoin d être réactualisés après la clôture de l affaire ou qui n ont pas besoin d être consultés ultérieurement Classement chronologique Le classement chronologique est basé sur une date. On peut utiliser : la date du document (chrono du courrier envoyé) ; la date du dossier (date d ouverture ou du document le plus récent du dossier ; la date de naissance (personne physique). Avantages Classement simple et indépendant d un fichier informatique. Inconvénients Ce classement implique que la date utilisée soit connue et sûre. C est le cas en général pour une date de courrier, mais plus aléatoire pour la date d un dossier (qui peut comprendre de nombreux documents qui ne permettent pas une datation aisée). C est encore plus difficilement gérable sur la date de décès. Utilisations Utilisé pour classer des documents de série plutôt que des dossiers thématiques (p. ex. double du courrier sortant). Lorsque l on utilise un classement chronologique de manière combinée avec un autre classement, il est recommandé : pour les grandes séries, de classer d abord par année puis par l autre classement ; pour les petites séries ou de dossiers thématiques, utiliser le classement chronologique comme classement secondaire. 21

22 Classement thématique (ou classement matières) Le classement thématique consiste à classer les documents ou dossiers selon leur contenu. Un outil de gestion est indispensable, car le critère de classement ne figure pas automatiquement sur le document comme c est le cas pour les autres types de classement. Avantages Le fait de classer thématiquement permet de retrouver rapidement en un seul lieu tous les documents traitant d'un sujet. Comme il oblige une certaine structuration des dossiers, ces documents sont faciles à consulter. Inconvénients Demande une gestion régulière et constante des outils de recherche. Ceux-ci doivent être constamment expliqués aux utilisateurs et l indexation confiée à des personnes formées spécialement, ce qui implique dans la plupart des cas une centralisation de l activité. Utilisations Le classement thématique s utilise surtout pour la gestion de dossiers de principe, p.ex. dossiers de bâtiments, projets de réorganisation, etc. Les outils du classement thématique Les outils de recherche ci-après peuvent être utilisés en parallèle. Ils nécessitent tous une gestion régulière. Le fichier index (liste de mots-clés) 22

23 Le fichier index est une liste alphabétique de mots-clés décrivant le contenu des documents. Leur attribution permet de qualifier un document et de le retrouver en réponse à des questions diverses. Souvent on utilise un fichier informatisé (p.ex. un tableau Excel). Comme il s agit d une liste non contrôlée, certains problèmes peuvent surgir suite à l utilisation : de synonymes (malaria - paludisme) ; de formes complètes et abrégées (HUG - Hôpitaux universitaires de Genève) ; de formes au singulier et au pluriel (document - documents) ; de variantes de graphie (clé clef) ou de casse (majuscules) ; de mots variables selon les régions ( courriel). le thésaurus Le thésaurus est une liste contrôlée et hiérarchisée de mots-clés (descripteurs). Afin d'éviter les inconvénients des fichiers index, les thésaurus contiennent aussi des non-descripteurs (mots interdits d'utilisation, avec renvoi au mot à utiliser) et des relations (terme générique ou spécifique, "voir aussi", etc.). Compte tenu de sa structure, un thésaurus n est pas adapté pour le classement d archives. Cet outil est plutôt utilisé pour classer de la documentation, donc des documents reçus par l organisme, mais pas produits par lui. On peut cependant utiliser un thésaurus ou une liste de mots-clés pour indexer des dossiers, qui seront par ailleurs classés selon le plan de classement. La liste d'autorité La liste d'autorité est un cas particulier de la liste de mots-clés. C'est une nomenclature de toutes les entités organisationnelles en relation avec le corpus documentaire à traiter. Elle est très utile pour donner la dénomination exacte et officielle de tous les services d'une organisation. La liste devrait aussi contenir une correspondance entre les abréviations et les appellations officielles (formes développées). 5.2 Gestion des dossiers dans le temps Ouverture du dossier 23

24 L ouverture d un dossier est une étape importante dans le processus d archivage, car elle va généralement conditionner l ordre dans lequel les documents seront classés. Il est essentiel de pouvoir identifier clairement chaque dossier pour permettre un suivi efficace des affaires courantes. C est pourquoi il est important, dès son ouverture, d y inscrire les données de base (titre, date etc. et de lui attribuer un numéro d affaire ou une référence au plan de classement Clôture Lorsque tous les points d une affaire ont été réglés et qu aucune question ne reste en suspens, le dossier est terminé et considéré comme clos. Il n est plus alimenté par de nouveaux documents, il n y a donc plus d accroissement comme pour un dossier ouvert. Le dossier clos entre dans la phase des archives intermédiaires. Si le service a établi un calendrier de conservation, les durées d utilités administrative et légale qui y figurent doivent être appliquées. A cette étape, la date de clôture doit figurer clairement sur le dossier, car les délais courent en général à partir de ce moment. Une fois les délais expirés, soit les documents deviennent des archives historiques (conservés définitivement), soit ils peuvent être détruits après accord de l autorité compétente Ré-actualisation Si un dossier doit être «réactivé» par le service pour des raisons administratives ou juridiques (p.ex. dossiers des pupilles du Tuteur général), il est sorti de son carton d archives intermédiaires ou historiques pour vivre une seconde existence. Dès lors, il fait à nouveau partie des dossiers actifs Afin d assurer la traçabilité, il est fondamental que toute ré-actualisation soit documentée par un fantôme inséré à la place du dossier sorti, c est à dire une fiche comportant : la référence (selon le système de classement utilisé) ; l intitulé (permettant de différencier les dossiers entre eux) ; la date de réactualisation (de création et/ou de modification) ; le demandeur (personne ou service) ; l identité du préposé à la gestion des dossiers. Le reclassement des dossiers à leur emplacement initial (= conservation de la numérotation d origine) n est pas recommandé, car, après réactualisation, ils sont 24

25 généralement plus volumineux qu avant. Il vaut mieux attribuer aux dossiers réactualisés une nouvelle référence (qu il est utile de noter sur le fantôme). 5.3 ORGANISATION Bien ranger n'est pas nécessairement bien classer Organiser les informations dont on dispose pour que chacun puisse les retrouver facilement et rapidement(de préférence en bon état!) au moment où il en a besoin est une mission administrative éternelle. En effet, le mot classement recouvre deux notions différentes et complémentaires, classer et ranger. Classer: c'est répartir par classe, par catégories, ou dans un ordre donné. C'est donc structurer l'information et l'organiser de façon à en faciliter la recherche ultérieure. C'est qu'on peut appeler la partie intellectuelle du classement. Ranger: c'est l'aspect matériel, la manutention : c'est choisir les supports(dossiers suspendus ou classeurs), c'est constituer les dossiers, les identifier, y placer les documents, placer les documents dans l'armoire, etc.. 25

26 Le rôle du classement va être de faire le tri dans cette masse, de décider ce qui doit être jeté, ce qui doit être conservé, comment, sous quelle forme et avec quelles possibilités de recherche. Contrairement à ce que l'on pense souvent, bien classer ne s'improvise pas! Le classement n'est pas l'activité basique que certains imaginent. Il requiert de la précision, de la méthode, des qualités d'analyse et de synthèse, de la mémoire, une connaissance approfondie de l'activité du service et surtout la capacité à se projeter dans l'avenir: «Dans six mois, comment les utilisateurs vont-ils me demander le document?» Comment faire un bon classement? Une règle d'or : trouver vite et facilement Un classement est efficace s'il permet à chacun de trouver vite et sans difficulté les informations dont il a besoin. Tout d'abord le classement doit être structuré par une ou des méthodes simples et connues de tous les utilisateurs potentiels. Le classement doit être souple et rendre facile l'extension future du nombre de sujets à traiter par le service, et donc du nombre de dossiers à classer. Ensuite il doit disposer d'un mode d'emploi précis : ce mode d'emploi se nomme plan de classement. Il s'agit d'un document qui répertorie tous les dossiers et détermine sans ambiguïté leur emplacement. Pour faciliter les recherches, il doit être à jour. Ce qui signifie que la corbeille «classement en attente» est vide : on classe régulièrement. Le classement doit à la fois être complet et épuré. Ces deux exigences ne sont pas incompatibles. Cela implique que lorsque l'on prend un dossier, il contienne tous les documents nécessaires, mais rien que les documents nécessaires. Ainsi lors de la recherche, l'utilisateur ne perd pas de temps, car le classement ne contient que l'indispensable. Ceci suppose que l'on élimine, au fur et à mesure les documents inutiles La méthode pour mettre en place un bon classement. Les étapes de la mise en place d'un classement sont les suivantes : Bilan de la situation existante Vous devez faire une analyse de la situation existante avec ses aspects quantitatifs et qualitatifs. Les aspects quantitatifs comportent le volume du classement, les délais d'accès aux dossiers, le nombre d'utilisateurs, etc. Les aspects qualitatifs comprennent la nature des documents à classer, les critères de classement, l'évolution prévisible des sujets à traiter etc...le volume du classement et sa situation géographique sont des 26

27 facteurs déterminants : on ne choisit pas la même méthode et le même matériel si l'on a deux planches d'armoire ou si l'on a cinq armoires réparties dans trois bureaux différents. Il s'agit ici de recenser les armoires, les lieux de classement dont on dispose, ainsi que le nombre de dossiers. Enfin la manière dont les recherches de documents dans le classement s'effectuent est fondamentale: A-t-on fréquemment besoin d'avoir accès au classement ou pas? Combien de personnes ont accès au classement? Les délais d'accès aux dossiers sont-ils raisonnables? Identification des documents à classer et des critères de recherche Pour bien classer, il faut d'abord bien identifier les documents. Il faut distinguer les documents internes et les documents externes. Les documents externes sont échangés avec les clients. Ce sont des lettres, des fax, des bons de commande, des factures, des contrats, des certificats, des actes, etc.. Les documents internes circulent à l'intérieur de l'administration. On les identifie en fonction de leur utilité. Chaque document possède sa propre «carte d'identité». Elle est constituée de l'ensemble des éléments qui permettent de l'identifier. C'est sur la base de ces éléments que les utilisateurs de votre classement vont vous redemander les documents. C'est donc sur la base de ces éléments qu'il faudra structurer le classement; Voici la liste des rubriques permettant de caractériser les documents les plus courants : Le sujet La date L'expéditeur Le destinataire Le type de document *exercice pratique: Répartissez-vous en groupe de cinq; chaque groupe imagine les rubriques dont vous aurez besoin pour le classement des fiches parcellaires; ensuite nous confronterons vos différents résultats de façon a établir une classification unique Analyse des besoins d'informations Lorsque le classement à mettre en place est destiné à d'autres personnes, vous devez 27

28 alors avoir une démarche d'analyse des besoins des utilisateurs : les informations qui leur sont nécessaires et sous quelle forme, leurs démarches de recherche. Voici quelques exemples de questions à leur poser : Qu'est-ce qui vous convient dans le classement? Qu'est-ce qui ne convient pas? Trouvez-vous toutes les informations dont vous avez besoin pour votre travail? Quelles informations vous manquent? Que faudrait-il améliorer? Quels engagements êtes-vous prêt à prendre pour la bonne marche du classement? Détermination du plan d'action Une fois terminée, cette étude préalable vous servira de base à un rapport succinct. La rédaction de ce rapport vous permettra de mettre vos idées au clair pour décider de votre plan d'action Les outils Méthode et plan de classements Le plan de classement est un outil indispensable. L'absence de plan de classement rend la compréhension de la structure et de l'organisation du classement. Planning de réalisation et moyens Il faudra identifier les différentes étapes et évaluer le temps nécessaire à leur réalisation. Règles du jeu Les règles du jeu définissent quels documents on conserve et combien de temps on les conserve. Elles définissent également si le classement est centralisé ou non, à quel endroit, et quels documents y sont classés 28

29 5.3.5 Charte qualité du classement Un classement efficace repose sur un travail d'équipe, sur des responsabilités partagées. Ce document a pour objectif d'amener la secrétaire et le (ou les ) responsables à formaliser les engagements qu'ils prennent l'un et l'autre pour optimiser la qualité du classement. Moi, employé communal, je m'engage à 1. travailler en équipe pour établir et faire évoluer le système de classement, 2. mettre en place un classement simple et accessible à tous, 3. établir un plan de classement, le tenir à jour et le mettre à disposition, 4. avoir un classement à jour et respectant le plan de classement, 5. rendre le classement accessible par une signalétique adaptée, 6. m'investir pour comprendre le contenu des documents et des dossiers, Moi, responsable, je m'engage à 1. faire part de mes attentes en termes de classement, 2. retourner les documents et dossiers après emprunt et ne pas les entasser dans mon bureau, 3. connaître le plan de classement de et le suivre, 4. accepter qu'on ne classe pas tout : brouillons,doublons,post-it, documents périmés,etc expliquer aux employés les dossiers et le fil conducteur des affaires, 6. leur expliquer le degré d'importance des documents et leur fréquence d'utilisation, 7. utiliser un matériel adapté, etc les doter en matériel pour qu'ils puissent réaliser un classement 29

30 efficace, etc Le plan d'archivage Le plan d'archivage a pour vocation d'identifier les dossiers et documents à archiver et d'établir les délais de conservation à leur appliquer. Un plan d'archivage doit comprendre les délais de conservation par type de dossiers gérés dans l'entreprise. On l'appelle plus communément : «tableaux de gestion» ou «charte d'archivage». Les autres termes que l'on peut trouver sont les tableaux de conservation et tableaux d'éliminables La démarche Identifier les documents Définir le service émetteur Regrouper les dossiers par type (prendre en compte le type du dossier et non le titre ou le thème!) opérationnel et fonctionnel. Homogénéiser le vocabulaire Établir les délais de conservation : durée à proximité du poste de travail et durée en archives (intermédiaires et/ou définitives) Déterminer le «délai d'utilité administratives» DUA Établir la valeur historique éventuelle du dossier Les délais de conservation Politiques et pratiques de conservation et prévention: combien de temps conserver les dossiers clos? 30

31 Pour gérer les durées de conservation, qui sont habituellement définies en fonction de bases réglementaires, un calendrier de conservation doit être établi. C est une liste qui répertorie, par type de dossier ou de document, les durées de vie (en nombre d années) et le sort final. Cet outil important permet au service de gérer le cycle de vie de ses documents. Les délais de conservation tiennent compte de trois facteurs : les textes juridiques, les usages au sein des administrations et la notion de conservation du patrimoine d'une administration. A chaque type de document correspond donc un délai de conservation, qui s'appuie sur la valeur du document en lui-même et qui doit s'appliquer lors de la bonne gestion des dossiers en archives. La valeur historique : parmi les documents, certains possèdent une «seconde» valeur qui croît avec le temps : la valeur historique et patrimoniale de la commune, rendant compte des étapes successives de l'histoire et de l'évolution de la commune et de ses activités. Ces documents sont alors à conserver définitivement Les durées Durée d utilité administrative (DUA) Durée pratique pendant laquelle un document ou un dossier est susceptible d'être utilisé par le service producteur ou son successeur. Dossiers dits actifs. Durée d utilité légale (DUL) Durée de conservation prescrite par une base réglementaire. Il peut s agir d un texte de loi, mais également d une directive ou décision interne. Pendant cette période la commune créatrice peut avoir besoin de se référer au document ; ces archives consultées occasionnellement sont dites semi-actives Le sort final Le sort final indique la destination d'un document ou d'un ensemble de documents à l'expiration de sa durée d'utilité légale : élimination, tri (échantillonnage) ou conservation définitive. En général, le sort final n est pas le même selon qu il s agit de l'exemplaire principal ou de l'exemplaire secondaire Comment trouver les calendriers de conservation? En ce qui concerne les documents de gestion communs, le calendrier de conservation appliqué est le Recueil des durées de conservation des documents communs de l administration. 31

32 Pour les dossiers d opération spécifiques à un service, les durées doivent être déterminées en collaboration entre le service, l archiviste de département et/ou les Archives d'état, en fonction des normes existantes. Il faut désigner un responsable des archives. Quand le secrétaire communal ne peut assumer cette fonction, elle sera confiée à temps partiel à un agent de l administration qui connaît bien l ensemble des services et qui jouit de suffisamment de respect Une bonne conservation des archives dépend d une infrastructure et d un équipement adéquats. Il faut protéger les archives des incendies, des inondations et des vols. 1. Implantation dans une zone sûre (pas en zone inondable ou exposée à des risques d incendie, de pollution atmosphérique extrême ou d accidents industriels). 2. Spécifications techniques adéquates de la construction : portance du sol de 700 à 1000 kg par mètre carré en cas de rayonnages fixes et de 1000 à 1500 kg par mètre carré en cas de rayonnages mobiles. Les fenêtres (par lesquelles la lumière du soleil pénètre et frappe les documents) sont à proscrire. Si des fenêtres sont quand même présentes, nous conseillons de les occulter. Veillez aussi à éviter que des conduites d eau ou des canalisations ne traversent le local d archives. 3. Une protection suffisante contre les risques d intrusion et les accès non autorisés. 4. Une protection suffisante contre tout risque d incendie conformément aux normes en vigueur, aux règles de l art et à l avis du service d incendie compétent dans le ressort territorial. Une protection suffisante contre les infiltrations d eau. 5. Un climat intérieur adéquat : une température aussi stable que possible autour de 18 C et une humidité relative de l air aussi stable que possible comprise entre 50 et 55%; les variations extrêmes sont surtout néfastes. 6. Un équipement comportant des rayonnages fixes ou mobiles en bon état. Le bois et les matériaux synthétiques présentent un plus grand risque en cas d incendie. Le bois favorise en outre le risque de développement de moisissures, d insectes, etc. 7. Un nettoyage suffisant afin de préserver les archives de la poussière, des moisissures et de la vermine. Eviter d entreposer dans les locaux d archives du matériel usagé, des réserves de papier, des aliments, des boissons et autres objets de toute nature, tels que des ordinateurs, des tableaux ou des déchets. 32

33 8.Un espace suffisant pour accueillir les accroissements éventuels d archives. 9. Des mesures spécifiques doivent être prises pour stocker de façon appropriée les archives numériques La charte d'archivage Elle a pour objet : de recenser les documents d'une entité par activité D'indiquer les délais de conservation à appliquer (dans le service puis dans les bureaux d'archives) De fixer le sort des documents à l'issue du délai de conservation Il s'agit donc d'un contrat d'archivage.(entre un service verseur et un service d'archive, contrat de confiance) La charte se présente En lecture horizontale : l'identification d'une catégorie de documents, son délai de conservation, son traitement à l'issue du délai, les observations afférentes aux documents, au délai(textes), à la justification et à l'exécution du traitement final. En lecture verticale : le repérage visuel de toutes les catégories de documents afférentes aux attributions d'un service. Présentation sous forme de 4 colonnes minimum Type de documents Délai de conservation Traitement : conservation/ élimination/ échantillonnage Observations 33

34 5.4.4 La diffusion La diffusion d'une charte d'archivage ou d'un extrait doit être accompagnée d'un préambule explicatif, voire d'annexes jugées utiles à son application La maintenance Pour rester valable, la charte d'archivage doit être consolidée et réactualisée régulièrement. Principaux critères de maintenance : Modifier les délais de conservation Ajouter les nouveaux types de documents Supprimer des types de documents périmés Gestion des dossiers dans l'espace Dans le cadre du travail des collaborateurs, les dossiers sont fréquemment utilisés et manipulés par différentes personnes. Ces opérations doivent se dérouler de manière organisée, au risque de perdre des pièces ou d'égarer un dossier entier. 34

35 Chemin de visa et signatures En suivant le chemin du visa défini dans le service, certains documents sont transférés à des tierces personnes pour signature. Il faut alors maintenir le lien avec le dossier ou la série auquel ils appartiennent. Une fiche fantôme peut temporairement remplacer le document,afin d'indiquer son absence et sa localisation provisoire. Une fiche fantôme c'est une fiche qui comporte : la référence(selon le système de classement utilisé) l'intitulé(permettant de différencier les dossiers entre eux) la date de ré-actualisation (de création et/ou de modification) le demandeur(personne ou service) l'identité du préposé à la gestion des dossiers Transmission La transmission des dossiers à d'autres personnes ou services, soit pour information et consultation, soit pour traitement, nécessite certaines précautions. Lors de l'envoi et du transports des dossiers, il faut s'assurer que le classement interne ne soit pas modifié et qu'aucune pièce ne puisse tomber, ceci par le biais de contenants adaptés(fourres, enveloppes). La traçabilité doit également être garantie : dans quel service se trouve le dossier à tel moment? Qui en est responsable pendant le transfert? Comment contrôler son reclassement? Un bordereau de transmission peut résoudre ces questions pratiques Accès par des tiers Le public peut, sous certaines conditions, accéder à un dossier de l'administration. L'organisation pratique de cet accès doit être réglée par des procédures au niveau de chaque département/service Sort final Une fois sa durée d'utilité légale écoulée (durée de conservation prescrite par une base réglementaire,( texte de loi, directive, décision interne..) le dossier est soit acheminé vers un service de destruction(la confidentialité doit être garantie), soit versé pour conservation définitive Que faire des brouillons, versions, copies? Ces trois termes sont parfois utilisés l'un pour l'autre, alors qu'ils répondent à des usages différenciés. 35

36 Le brouillon Le brouillon est un document de travail provisoire, qui est conservé tant qu'une version définitive n'est pas établie. A la fin du processus il devient un papier de corbeille et peut être éliminé La version Par opposition au brouillon, une version est un document définitif, valide jusqu'à son remplacement par une nouvelle version (p. ex. Textes réglementaires, procédures). Dans ce cas, les anciennes versions ne sont plus utilisées pour la gestion courante, mais un exemplaire doit néanmoins être conservé pour assurer la compréhension des activités y relatives. Afin de pouvoir distinguer le document le plus récent de ceux qui sont devenus caducs, il convient d'intégrer un numéro de version ou une date de rédaction/ modifiant le document, p. ex. dans le pied de la page. Ces métadonnées devraient se trouver sur chaque page, afin qu'une feuille, même, isolée de son contexte, puisse être correctement attribuée à son dossier La copie Traditionnellement, on différenciait facilement l'original de la copie. La généralisation des outils bureautiques rend ces documents de moins en moins discernables dans la pratique. Pour la gestion documentaire actuelle, on préfère utiliser les termes suivants: exemplaire principal (le service a la responsabilité de sa conservation, soit parce qu'il en est le producteur, soit parce qu'il est responsable du dossier) ; exemplaire secondaire (copie, interne ou externe au service, dont le service n'a pas la responsabilité de la conservation) Les papiers de corbeille On appelle «papiers de corbeille» les documents qui peuvent être supprimés lors de l'épuration périodique d'un dossier ou à sa clôture. Cela permet de gagner de la place et de rendre les dossiers plus aisément consultables. 36