GESTION DES VACANCES DU PERSONNEL NON-ENSEIGNANT

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1 Commission scolaire des Draveurs Découvrir, grandir, devenir GESTION DES VACANCES DU PERSONNEL NON-ENSEIGNANT Guide aux secrétaires et aux techniciens(nes) en service de garde Service des ressources humaines Janvier 2015 Gestion des vacances du personnel non-enseignant Mise à jour en janvier 2015 Page 1

2 Table des matières 1- Qui a droit à des vacances?... 3 a- Personnel régulier b- Personnel à contrat date de fin au 30 juin de l année en cours c- Personnel à contrat continuité après le 30 juin 2- Rappel des dispositions de la convention collective Avance de vacances Prise de vacances Calcul des vacances Tableau des vacances (articles de la convention collective) Exemples 10 Gestion des vacances du personnel non-enseignant Mise à jour en janvier 2015 Page 2

3 Qui a droit à des vacances? 1- Personnel régulier Le personnel détenant un poste a droit, suivant la durée de son service actif, à des vacances annuelles. Les formulaires sont envoyés vers la fin du mois de mars au personnel régulier pour leur permettre d identifier leur choix de vacances selon la période désirée. Échéances : Le Service des ressources humaines doit recevoir les formulaires avant ou le : a- Mi-avril : pour le personnel en adaptation scolaire b- Mi-mai : pour le personnel en service de garde c- Mi-avril : pour le personnel cadre, professionnel et soutien 2- Personnel à contrat date de fin avant ou au 30 juin de l année en cours Les vacances sont payées à la fin de l année scolaire lorsque le contrat prend fin. Les banques de vacances du personnel sont rémunérées sur leur dernière paie ou vers le 30 juin de l année en cours. 3- Personnel à contrat continuité après le 30 juin (personnel temporaire) Pour le personnel à contrat qui poursuit le remplacement après le 30 juin, il y a prise de vacances. Les formulaires sont envoyés vers la mi-mai pour permettre au personnel d identifier leur choix de vacances. Échéance : Le Service des ressources humaines doit recevoir les formulaires avant la mi-juin. Il faut faire autoriser la prise de vacances par le supérieur immédiat Il faut remettre le formulaire à la secrétaire de l unité administrative qui le fera parvenir au Service des ressources humaines selon les délais requis. Note Prévoyez quelques jours à l avance afin de respecter le délai du Service des ressources humaines : Temps pour l autorisation par votre supérieur immédiat; Temps pour la remise à la secrétaire; Temps pour le courrier interne (attention : le courrier interne est seulement le mercredi). Gestion des vacances du personnel non-enseignant Mise à jour en janvier 2015 Page 3

4 Rappel des dispositions de la convention collective VACANCES Au cours de chaque année financière, une salariée ou un salarié a droit, suivant la durée de son service actif de l'année financière précédente, à des vacances annuelles dont la durée est déterminée aux clauses et Note Une salariée ou un salarié ne peut pas prendre des vacances dans son poste et travailler dans un autre poste. Exemple : Une préposée ne peut pas prendre des vacances lors des journées pédagogiques pour travailler comme éducatrice Toute absence avec maintien du traitement est assimilée à du service actif pour le calcul des vacances. Cependant, cette absence ne doit pas avoir pour effet de reporter à une année financière ultérieure la prise des vacances, à moins d'une autorisation de la commission ou d'une disposition prévue à la convention, ni de verser un traitement supérieur au traitement annuel de la salariée ou du salarié Les vacances doivent se prendre normalement au cours de l'année financière suivant celle de leur acquisition La période de vacances est déterminée de la façon suivante : A) Après consultation du syndicat ou de l'ensemble des syndicats concernés, avant le 1 er avril de chaque année, la commission peut fixer une période de cessation totale ou partielle de ses activités d'une durée n'excédant pas dix (10) jours ouvrables, à moins d'entente avec le syndicat, au cours de laquelle la salariée ou le salarié doit prendre toutes les vacances auxquelles elle ou il a droit ou une partie équivalente à la période de cessation; la salariée ou le salarié, qui a droit à un nombre de jours de vacances supérieur au nombre de jours utilisés au cours de la cessation, prend l'excédent de ses jours selon les modalités prévues ci-après. B) La salariée ou le salarié choisit, avant le 15 avril de chaque année, les dates auxquelles elle ou il désire prendre ses vacances et elles sont réparties en tenant compte de l'ancienneté parmi les salariées ou salariés du même bureau, service, école, centre d'éducation des adultes ou centre de formation professionnelle, s'il y a lieu. C) Dans tous les cas, le choix de vacances de la salariée ou du salarié est soumis à l'approbation de la commission qui tient compte des exigences du bureau, service, école, centre d'éducation des adultes ou centre de formation professionnelle en cause; la commission rend sa décision dans les trente (30) jours de la date mentionnée au Gestion des vacances du personnel non-enseignant Mise à jour en janvier 2015 Page 4

5 paragraphe B) précédent et si le choix de la salariée ou du salarié est refusé, elle ou il doit procéder à un nouveau choix. Note Si la salariée ou le salarié veut travailler durant la semaine de relâche, c est son droit parce que la commission scolaire n est pas fermée. La semaine de relâche est le bon moment pour prendre de la remise de temps. Pendant les deux (2) semaines de fermeture de l été, tout le personnel non mis à pied doit être en vacances à moins d exceptions majeures autorisées. Dix (10) jours doivent obligatoirement être pris en vacances. C est le seul temps qui oblige le personnel à prendre ses vacances. Attention : pour le personnel qui a une mise à pied cela dépend s il retarde ou anticipe leur mise à pied en rapport avec leur banque de vacances. Exemple concret à présenter D) Lorsque la période de vacances a été approuvée par la commission, un changement est possible, à la demande de la salariée ou du salarié, si les exigences du service, bureau, école, centre d'éducation des adultes ou centre de formation professionnelle le permettent et si la période de vacances des autres salariées ou salariés n'en est pas modifiée. Gestion des vacances du personnel non-enseignant Mise à jour en janvier 2015 Page 5

6 Avance de vacances La salariée ou le salarié en vacances continue de recevoir son traitement qui lui est versé régulièrement conformément à l article Toutefois, il lui est remis avant son départ pour la durée correspondant à sa période de vacances. Exemple concret à présenter Important Prise de vacances La salariée ou le salarié détenant un poste en service de garde ou un poste en adaptation scolaire doit prendre ses vacances lorsque, selon le cas, les élèves de l école ou du service de garde sont absents. Elle ou il peut également les utiliser, pour retarder ou éviter une mise à pied temporaire ou pour anticiper son retour au travail après une mise à pied temporaire. Attention : Pour tout le personnel en services directs à l élève nouvellement embauché au cours de l année scolaire, seul une anticipation du retour au travail est possible. Exemple concret à présenter Vendredis d été à discuter Exemple concret à présenter Calcul des vacances Voir article de la convention collective et Qu est-ce qui peut influencer le nombre de jours de vacances? La durée des vacances n'est pas réduite dans le cas d'une ou de plusieurs périodes d'invalidité dont la durée totale n'excède pas deux cent quarante-deux (242) jours ouvrables par année financière ni dans le cas d'accident du travail ou de lésion professionnelle. Dans le cas où la durée totale d'absence pour motif d'invalidité excède deux cent quarante-deux (242) jours ouvrables par année financière, l'excédent ne constitue pas du service actif. Gestion des vacances du personnel non-enseignant Mise à jour en janvier 2015 Page 6

7 Pour une nouvelle salariée ou un nouveau salarié ainsi que pour celle ou celui qui quitte son emploi de façon définitive, le mois d'embauchage et le mois de départ comptent pour un mois complet de service actif, à la condition qu'elle ou il ait travaillé la moitié ou plus du nombre de jours ouvrables dans le mois. Autres motifs qui peuvent influencer le nombre de jours de vacances : - Prolongation de maternité - Congé partiel sans-solde - Congé sans-solde - Retraite progressive Exemple 1 L éducatrice en service de garde travaille 30 heures par semaine et a 17 ans d ancienneté. A- Déterminer le nombre de jours de vacances Poste de 30 h = 30/35 = % X 261 jours (on considère 12 mois de travail même si mise à pied) = Dans le tableau , la case 223 équivaut à 17 jours de vacances 17 jours à raison de 7 heures par jour Note : Lorsque vous regardez dans le système de paie, les vacances sont toujours inscrites à raison de 7 heures par jour. FORMULAIRE DE CHOIX DE VACANCES Lorsque vous recevez le formulaire de choix de vacances, vous avez le nombre de jours inscrits à raison du nombre d heures de travail effectuées par l employé jours de vacances à raison de 6 heures par jour 19 jours à raison de 6 heures par jour 0.83 X 6 heures = heures 0.98 X 60 minutes = 58.8 minutes donc 59 minutes Total : 4 heures et 59 minutes Donc, 19 jours à raison de 6 heures par jour + 4 heures et 59 minutes = jours (Voir le formulaire prévu à cet effet pour faire le calcul exact du nombre de jours, heures et minutes de vacances) Gestion des vacances du personnel non-enseignant Mise à jour en janvier 2015 Page 7

8 Exemple 2 La technicienne en éducation spécialisée travaille 25 heures par semaine et a 18 ans d ancienneté. A- Déterminer le nombre de jours de vacances Poste de 25 h = 25/35 = % X 261 jours (on considère 12 mois de travail même si mise à pied) = Dans le tableau , la case 186 équivaut à 18 jours de vacances (voir colonne 21 jours) Attention : colonne de 21 jours car plus de 17 ans d ancienneté 18 jours à raison de 7 heures par jour Note : Lorsque vous regardez dans le système de paie, les vacances sont toujours inscrites à raison de 7 heures par jour. FORMULAIRE DE CHOIX DE VACANCES Lorsque vous recevez le formulaire de choix de vacances, vous avez le nombre de jours inscrits à raison du nombre d heures de travail effectuées par l employé jours de vacances à raison de 5 heures par jour 25 jours à raison de 5 heures par jour 0.2 X 5 heures = 1 1 heure Donc, 25 jours à raison de 5 heures par jour + 1 heure = 25.2 jours (Voir le formulaire prévu à cet effet pour faire le calcul exact du nombre de jours, heures et minutes de vacances) Exemple 3 Avec feuille de vacances ci-jointe Gestion des vacances du personnel non-enseignant Mise à jour en janvier 2015 Page 8

9 Gestion des vacances du personnel non-enseignant Mise à jour en janvier 2015 Page 9