REGLEMENT GENERAL DU SALON

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1 REGLEMENT GENERAL DU SALON 1. RENSEIGNEMENTS GENERAUX : Le Salon des Antiquaires de Biarritz aura lieu à la Halle d Iraty, à Biarritz, du jeudi 28 mars au lundi 1er avril Le Salon des Antiquaires est organisé par SARL, RCS , au capital de Les conditions particulières suivantes complètent et précisent le règlement général des manifestations commerciales. Le règlement général est disponible auprès de FSCEF, au , auprès de Charlotte Paillard. 2. HEURES D'OUVERTURE DU SALON AUX VISITEURS : Jeudi 28/03/13 de 14h à 19h et du vendredi 29/03 au lundi 1er/04/13 de 10h à 19h. 3. ADMISSION : Sont autorisés à s inscrire comme exposants toutes les personnes, sociétés, entreprises, qui vendent des produits et services liés directement ou indirectement aux antiquités, au design des années 50 aux années 70 et à l art contemporain. Les inscriptions seront reçues sous réserve d'examen. Les organisateurs statuent sur les admissions sans être obligés de donner le motif de leurs décisions. Les décisions de refus ne sont pas susceptibles de recours. A cet égard, il est précisé que la participation à des manifestations antérieures ne crée aucun droit en faveur de l exposant. Le refus de l'admission ne pourra donner lieu au paiement d'aucune indemnité autre que le remboursement des sommes versées à SARL au titre du salon. Il est recommandé de se munir de la «carte permettant l exercice d activités non sédentaires» délivrée gratuitement par la sous-préfecture ou la préfecture. 4. ATTRIBUTION DE STANDS : Les emplacements seront attribués selon la date de réception de la demande de participation et suivant la disponibilité des surfaces restantes. Seules les inscriptions effectuées au moyen du contrat de réservation d espace seront prises en considération. La répartition des emplacements sera établie par la direction d SARL en tenant compte dans la mesure du possible des desiderata des exposants. Des modifications de surface ou d'emplacement pourront être apportées ultérieurement par la direction d SARL. Sans versement du solde de la facture avant le 18 février 2013, la société se réserve le droit de céder l'emplacement à des demandeurs inscrits sur liste d'attente. Pour l'implantation, les emplacements ne peuvent être attribués et ne seront définitivement acquis qu'après encaissement du chèque d'acompte. Il est formellement interdit aux exposants de céder ou de sous-louer, contre rémunération ou gratuitement, tout ou partie de l'emplacement attribué sans autorisation expresse de l'organisateur. Le stand devra être tenu et occupé par son seul titulaire et uniquement lui ou son employé. En cas de force majeure, mais pour une durée ne pouvant excéder 48 heures, et avec l accord écrit préalable de l organisateur, le stand pourra être tenu par une tierce personne. 5. FRAIS DE PARTICIPATION : Les frais de participation des stands équipés comportent un espace correspondant à la surface réservée équipé de : cloisons, enseigne, 1 prise monophasée 220 volts 2 KW par stand, la mise à disposition des exposants de documents promotionnels (invitations, catalogue) et les autres prestations générales suivantes : location du parc des expositions, publicité, mailing, relations presse, badges, surveillance du salon Il existe d autres types de stands et ou de prestations. 6. PAIEMENT : Les entreprises doivent envoyer leur contrat de participation accompagné d'un acompte à SARL. L'acompte représente 50 % du montant total TTC de la participation. L acompte doit accompagner le contrat de participation au Salon des Antiquaires. Dès réception du contrat de participation adressera une facture globale dont le solde sera à régler au plus tard le 18 février La société assume intégralement la location du parc des expositions, la mise en place du salon, des stands d'exposition, les opérations d'installation matérielle des stands, l'intervention des sous-traitants et la promotion de l'événement. Ces obligations assumées par contraignent l'organisateur à engager l'intégralité des recettes de location et de sous-traitance dès la réception des demandes d'admission, ces frais étant directement proportionnels au nombre d'exposants inscrits. Par conséquent toute demande d'inscription oblige l'exposant à régler la totalité du coût de sa participation, quand bien même l'exposant serait amené à se désister de cette demande, même en cas de force majeure. Il en résulte qu'en cas de désistement, l'intégralité des sommes déjà perçues par l'organisateur lui restera acquises ; les sommes restant dues par l'exposant deviendront immédiatement exigibles. L'exposant ne pourra en aucun cas réclamer la réduction du prix de sa participation, en raison de son désistement et ceci quelle que soit la date à laquelle ce désistement aura été notifié à l'organisateur. Les frais éventuels de recouvrement de créances seront à la charge de l exposant. Par ailleurs l'organisateur pourra disposer librement de tout emplacement que l'exposant n'aura pas occupé avant l'ouverture du salon. L'exposant ne pourra prétendre, dans ce cas, au remboursement, même partiel, du prix de sa participation. Le prix appliqué est le prix fixé dans le contrat de réservation. Le prix de la participation sera impérativement réglé aux échéances suivantes : 50 % à la signature du contrat de réservation, 50 % au plus tard le 18 février Le non-règlement aux échéances fixées ci-dessus entraînera l'annulation du droit d'exposer. Les pénalités de retard sont exigibles sans qu un rappel soit nécessaire et sont fixées à 3 fois le taux d intérêt légal, égal au taux d intérêt de la BCE majorée de 10 points (Loi LME du 04/08/2008, articles L441-6, L442-6, L443-1 code du commerce). Le débiteur en situation de retard de paiement sera redevable, de plein droit, d une indemnité forfaitaire pour frais de recouvrement de 40 euros. 7. MONTAGE DEMONTAGE : Montage : Mercredi i 27/03/13 de 8h à 19h et Jeudi 28/03 de 8h à 12h // Démontage lundi 1er/04/13 de 19h à 21h, puis mardi 2/04/13 de 8h à 18h. 8. VISITEURS ET EXPOSANTS : Nul ne peut être admis dans l enceinte du salon sans présenter un titre émis par l organisateur. L organisateur se réserve le droit de refuser l entrée du salon à qui que ce soit sans en donner la raison ou de faire expulser toute personne dont le comportement nuirait à l intérêt et au bon déroulement de la manifestation. Il est interdit de fumer dans l enceinte du salon et les chiens ne sont pas admis dans l enceinte de la halle d Iraty. 9. SECURITE : Les exposants doivent vérifier que leur installation correspond bien aux exigences suivantes : 1. comportement au feu des matériaux : décorations selon norme M1, aménagements intérieurs (sièges, tables autres que ceux loués à l organisation) selon norme M3. 2. matières dangereuses et inflammables interdites à moins de 8 m des lieux accessibles au public et des tiers. 3. appareils de chauffage indépendants interdits 4. Un extincteur obligatoire par emplacement ou stand. 5. appareils de cuisson type fours, planchas, réchauds à gaz ou à alcool, plaques chauffantes, barbecues sont interdits. 10. TENUE DU STAND ET MATERIEL EXPOSE : Les copies, faux, meubles et objets fabriqués ou transformés sont interdits ainsi que les bronzes, tout ivoire d importation, tout ivoire asiatique, bijoux, tapis, pierres dures, meubles ou objets de fabrication récente ou neufs. L exposant contrevenant à cette disposition devra évacuer immédiatement les pièces en question. En cas de récidive, l exposant sera exclu du salon sans qu il puisse réclamer aucun dédommagement ni remboursement. Toutefois, il est bien spécifié que l organisateur ne peut en aucun cas être tenu responsable des expertises et des transactions commerciales qui se font sous la seule responsabilité juridique de l exposant. L exposant s engage à présenter une marchandise de bonne qualité de nature à faire honneur à la profession et au salon. 11. DEGRADATIONS : Les exposants sont responsables, pour eux-mêmes et pour les entreprises travaillant pour leur compte, de tous les dégâts et dommages occasionnés aux terrains, aux équipements et au bâtiment, lors du transport, de l installation, du fonctionnement ou de l enlèvement de leur matériel. Il est formellement interdit de construire de la maçonnerie ou procéder à toute autre construction, même légère, sans accord exprès du commissaire général du salon. 12. ASSURANCE : L'exposant est tenu de souscrire une assurance responsabilité civile ainsi qu'une assurance contre l'incendie, le vol et la dégradation des matériels exposés. L'exposant et son assureur renonceront à tout recours contre les organisateurs du Nouveau Salon des Antiquaires. Le Nouveau Salon des Antiquaires et SARL seront réputés dégagés de toute responsabilité à cet égard, vis-à-vis des exposants, leurs personnels, invités ou visiteurs. 13. FORCE MAJEURE : L organisateur s engage à faire tout son possible pour que le salon ait lieu à l endroit, aux dates et aux heures prévues par le présent règlement. Néanmoins, en cas de force majeure, l organisateur se réserve le droit : - de modifier le lieu, dates et heures d ouverture du salon. Dans ce cas, l organisateur informera les exposants des modifications qui auront dû être effectuées dès qu il en aura lui-même connaissance. - d annuler le salon. Une telle annulation pourra notamment intervenir en cas d interdiction de la manifestation par les pouvoirs publics, de sinistre sur l espace, d occupation de l espace et/ou des parkings rendant impossible la mise en place du salon, de modification des conditions financières de location de la Halle d Iraty ou de toute autre cause d indisponibilité de l espace d exposition. En cas d annulation pure et simple de la manifestation, les sommes versées par les exposants leur seront remboursées après déduction des frais engagés par l organisation. Ce remboursement sera réparti entre les exposants au prorata des versements effectués par chacun d eux. 14. APPLICATION DU REGLEMENT : En signant leur contrat de réservation, les exposants s engagent à accepter les prescriptions du présent règlement ainsi que toute disposition nouvelle que l organisateur pourrait être amené à prendre dans l intérêt de la manifestation. Toute infraction aux dispositions du règlement peut entraîner l exclusion de l exposant contrevenant et ce, à la seule volonté de l organisateur, même sans mise en demeure. L organisateur se réserve le droit de réclamer une indemnité à titre de réparation des dommages subis par la société SARL et de prendre en gage les équipements du stand et les articles d exposition appartenant à l exposant contrevenant. En cas de contestation, les tribunaux du siège de l organisateur sont seuls compétents.

2 ACCUSE DE RECEPTION Je reconnais avoir pris connaissance : - du cahier des charges sécurité du salon des Antiquaires mars avril 2013, - des règles de montage et démontage et m engage à le respecter dans les moindres détails. - Du descriptif du stand et des consignes diverses Je reconnais avoir pris connaissance des dispositions concernant les assurances (voir formulaire Assurance), notamment mon obligation à assurer mon entreprise ou ma personne en responsabilité civile, et le fait que l organisateur me recommande fortement d assurer les biens exposés contre les dommages et le vol. Je m engage à demander à ma propre compagnie d assurances l extension à mon stand des polices que je possède déjà ; les objets exposés demeurant sous ma responsabilité de propriétaire, l organisateur ne pourra en aucun cas être rendu personnellement responsable des biens exposés et des dommages subis par eux ou leurs préposés notamment en cas d incendie, de vol, perte, casse ou autres détériorations y compris par cas fortuit ou force majeure. Je fais mon affaire personnelle des assurances à souscrire. Je m engage à ne pas percer, clouer, trouer, coller au moyen d adhésif double face les cloisons qui seront mises à ma disposition. A défaut, je m engage irrévocablement à régler la somme de 37 euros HT pour chaque section de cloison (1 m x 2,40 m) ainsi détériorée. Je m engage également à ne pas percer, clouer, visser dans le sol. A défaut, je m engage à régler la somme de 89 euros HT par m² ainsi détérioré. Je m engage à ne laisser aucun déchet de taille et de poids (des bennes étant à votre disposition sur le site du salon). A défaut je m engage à régler la somme de 72 euros HT pour un poids jusqu à 50 kg et/ou 1m 3 de déchet ; au-delà la somme sera de 154 euros HT par m 3 ou par tranche de 50 kg. Je m engage irrévocablement à régler les sommes qui me seront facturées au titre des consignes précédentes par. Je m engage à ne pas faire pénétrer de mineur dans le salon en dehors des périodes d ouverture aux visiteurs. Raison sociale : Nom du stand : Responsable : Signature : Facilitez-vous le travail! Un tampon est suffisant, datez, signez et renvoyez! Le : info@expomedia.fr RCS page 2

3 INFORMATIONS POLICE D ASSURANCE Explications : Vous devez obligatoirement assurer votre société ou vous-même si vous êtes en nom propre ou auto-entrepreneur en responsabilité civile professionnelle vis-à-vis des tiers lors du salon. Par ailleurs, nous vous proposons une assurance facultative concernant la garantie de vos matériels contre le vol, les dégradations et l incendie : C est l assurance dommages. 1. Assurance responsabilité civile : 2 possibilités (Cochez les cases) 1) votre société est déjà assurée en RC pour un salon Transmettez-nous une attestation d assurance responsabilité civile valable sur le lieu de l exposition, par retour, avec ce formulaire. Veuillez trouver ci-joint une photocopie de mon attestation d assurance. 2) votre société n est pas assurée en RC pour les salons Notre courtier vous propose une assurance provisoire responsabilité civile professionnelle. Prix : 39 euros (pas de TVA). Pour cela merci de remplir le bulletin d adhésion page suivante Veuillez trouver ci-joint mon bulletin d adhésion pour une assurance provisoire responsabilité civile professionnelle 2. Assurance dommages de vos matériels L assurance couvre les dommages vols, incendie et dégradations de vos matériels. Capitaux garantis : 4000 euros TTC Prix : 62 euros (pas de TVA). Cette police prévoit une franchise en cas de dommages. Le montant des capitaux peut être augmenté. Merci de remplir le bulletin d adhésion page suivante info@expomedia.fr RCS page 3

4 ASSURANCES DEMANDE D ADHESION (VAUT QUITTANCE) Au contrat N RS Salon des Antiquaires de Biarritz, 28 MARS AU 1 er AVRIL 2013 GARANTIE FINANCIERE ET ASSURANCE DE RESPONSABILITE CIVILE PROFESSIONNELLE CONFORMES AUX ARTICLES L ET L DU CODE DES ASSURANCES N ORIAS: SITEWEB ORIAS : Formulaire à retourner, au plus tard 96 H avant le jour d ouverture du salon à EXPOMEDIA Nature de l assurance Somme assurée Calcul de la cotisation Montant de la cotisation TTC Garantie de base 1. Garantie par stand en 1er risque (facultative) 4000 Forfaitaire 62 TTC franchise 250 par sinistre 2. Responsabilité Civile Exposant (Rappel : obligatoire si vous n avez pas déjà une garantie) Options sur garantie n 1 3. Capitaux assurés en complémentaire, liste à transmettre Selon tableau de la notice jointe Forfaitaire 39 TTC X 3,5 / TTC = TTC avant le début de la manifestation Écrans plasma ou LCD X 1,5% TTC = TTC 5. Bris des objets fragiles X 3 % TTC = TTC Pour 3 et 4, franchise de 400 par sinistre Cotisation (selon le choix) = TTC Conditions de garanties se reporter à la notice du Contrat Topexpo N souscrit par le Cabinet AQUITAINE PYRENEES ASSURANCES auprès de la Compagnie d assurances ALBINGIA. Vous pouvez, en cas d insuffisance de Capitaux (assurés en 1er risque au titre de la garantie de base) ou de besoins de garanties spécifiques (options) vous assurer en complément : Pour cela il vous suffit de remplir ce bulletin et l adresser, au plus tard 96 H avant le début du salon, accompagné du règlement qui est dû en application du barème indiqué, à SARL, Le Capitole, 3 avenue Armand Toulet ANGLET En tant qu exposant vous ne pourrez pas réclamer cette assurance dans aucune circonstance si vous ne produisez pas ce formulaire. Ce formulaire d assurance accompagné du règlement vaut quittance. Aucune commande ne sera prise en compte sans le règlement joint. Raison sociale : Nom du stand : Responsable : Signature : Facilitez-vous le travail! Un tampon est suffisant, datez, signez et renvoyez! Le : Merci de joindre votre règlement TTC par chèque à l ordre d SARL. La commande doit être accompagnée de son règlement intégral. RAPPEL : Une cotisation sans règlement n a aucune valeur. info@expomedia.fr RCS page 4

5 BADGES EXPOSANTS IMPORTANT : LES BADGES NOMINATIFS VOUS SERONT REMIS A VOTRE ARRIVEE SUR LE SALON. LES BADGES VOUS PERMETTENT DE PENETRER DANS LE SALON FACILEMENT. Le port du badge est un moyen d identification simple facilitant les contacts avec les interlocuteurs de choix : Presse, VIP, gros clients potentiels. Il permet en outre la libre circulation des exposants dans l enceinte du parc d expositions et vous permet d accéder à votre stand avant l ouverture au public. Les badges vous seront délivrés à l accueil exposant, sur présentation de la copie de ce document, à partir du 27 mars 2013 à 8h00 Raison sociale : Nom du stand : Responsable : Signature : Facile! Un tampon est suffisant, datez, signez et renvoyez! Le : BADGES PERSONNELS 1 NOM PRENOM 2 NOM PRENOM 3 NOM PRENOM 4 NOM PRENOM MERCI DE RETOURNER CE FORMULAIRE DUMENT REMPLI AVANT LE 25 FEVRIER Si vous avez besoin de plus de 4 badges, merci de nous contacter au ou sur info@expomedia.fr avec le nom et le prénom des personnes concernées. Attention, il ne sera désormais plus possible de fournir des badges supplémentaires sur place. Rappel : les badges sont destinés uniquement aux personnes présentes pour tenir le stand et en aucun cas aux membres des familles, amis etc Les personnes intervenant uniquement pour le montage et le démontage des stands se verront remettre des bracelets monteurs sur place et pas des badges. info@expomedia.fr RCS page 5

6 INSCRIPTION GRATUITE CATALOGUE Le catalogue au format A5 12 à 16 pages - quadri est distribué à chaque visiteur du salon. Le catalogue du salon est un support apprécié des visiteurs qui le conservent afin de l utiliser comme un annuaire de la profession. Ce catalogue est également distribué en boite à lettres à exemplaires sur des zones résidentielles ciblées haut de gamme (ex Biarritz Parc d Hiver, Anglet Chiberta, Bayonne les Arènes ) Merci donc de bien vouloir préciser l ensemble des informations demandées ci-dessous et de nous les retourner au plus vite. Ces informations figureront dans le catalogue. Merci d écrire EN MAJUSCULES le plus lisiblement possible. NOM DU STAND (sera également utilisé pour l enseigne des stands équipés - 18 caractères maximum espaces compris) : Adresse : Code Postal : Ville : Site Internet : Antiquités et marchandises présentées (147 caractères maximum - espaces compris): Vous pouvez aussi faire de la publicité dans le catalogue diffusé à tous les visiteurs. Il s agit d un moyen économique et idéal pour toucher les visiteurs. Pour cela, utilisez le formulaire page info@expomedia.fr RCS page 6

7 info@expomedia.fr RCS page 7