À l attention d es A spirants d u F.R.S- FNRS

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1 À l attention d es A spirants d u F.R.SFNRS Janvier 2011 Université Libre de Bruxelles

2 1 1. Demandes concernant les séjours de recherche Article 18 1 Les titulaires d un mandat d aspirant qui désirent séjourner à l étranger pour leurs études ou leurs recherches doivent informer préalablement le F.R.S. FNRS et ce, au moins 15 jours avant la date effective de leur départ. Pour tout séjour, l accord préalable écrit du promoteur doit être transmis au F.R.S. FNRS. En cas de séjour de longue durée (90 jours et plus), l accord écrit du Chef de l établissement dans lequel le titulaire du mandat d aspirant poursuit ses recherches doit également parvenir au F.R.S. FNRS Autorisation pour les colloques et brefs séjours (moins de 90 jours) Pour tout colloque, congrès, séjour de recherche, etc. qui n excède pas 89 jours, l aspirant est en charge de prévenir le FNRS et son promoteur au minimum 15 jours avant son départ. Pour ce faire, il lui suffit d envoyer un à MarieChristine FRASELLE (mariechristine.fraselle@frs- fnrs.be) et à son promoteur (en cc), reprenant les informations suivantes : date de départ, date de retour, lieu du séjour, motif du séjour. Une dizaine de jours après l envoi, un courrier postal sera retourné à l aspirant, confirmant la prise des dispositions nécessaires en matière d assurance par le FNRS pour la/les période(s) mentionnée(s). Outre le FNRS, l aspirant doit également informer la Faculté de son séjour à l étranger, en remplissant une autorisation de mission sur le portail web de la faculté ( Après avoir rempli les champs ad hoc et validé le formulaire, la demande est transmise au Chef de département en vigueur. Une notification d acceptation est envoyée par une fois la demande acceptée Autorisation pour les longs séjours (90 jours et plus) Comme pour les demandes de brefs séjours, l aspirant doit, pour les séjours de 3 mois et plus, en informer le FNRS et l université au minimum 15 jours à l avance. Si la démarche à suivre pour introduire une demande de mission auprès de la Faculté est en tout point identique à celle 1 Les articles cités dans les encadrés sont directement issus du règlement du F.R.S.FNRS, consultable en ligne :

3 2 détaillée pour les brefs séjours (via le portail web de la Faculté), la procédure à suivre diffère un peu pour ce qui est du FNRS. Afin d obtenir cet accord, l aspirant doit prendre contact avec le FNRS qui lui communique un formulaire rose à remplir. Une fois complété et signé par le promoteur ou le chef de département, ce document est à retourner au FNRS. Dans le cas de séjours de plus de 90 jours, le FNRS demande une autorisation du recteur. Il convient pour l obtenir de prendre contact avec Sabrina BOSMAN (Cellule recherche de l ULB, Sabrina.Bosman@ulb.ac.be) et lui faire part des informations essentielles : dates, lieu, motif. Ces renseignements en main, la Cellule recherche de l ULB se charge alors de transmettre l autorisation du rectorat au FNRS, qui enverra à son tour un formulaire rose à l aspirant. Une fois complété et signé par le promoteur ou le chef de département, ce document est à retourner au FNRS. 2. Frais et remboursements 2.1. Frais de fonctionnement Ouverture d un compte personnel Pour toute la durée de son mandat (2 ans), l aspirant bénéficie d un crédit de fonctionnement (mis à sa seule disposition), dont le montant s élève à Le FNRS verse directement cette somme à l ULB, en même temps qu il transmet à la Cellule Recherche de l institution d accueil la liste de personnes pour qui il convient d ouvrir un compte. Pour connaître la clef d imputation qui vous est attribuée, il suffit de prendre contact avec Anne DE LEYE (Anne.De.Leye@ulb.ac.be ou 25.65). Cependant, étant donné le nombre de comptes à ouvrir annuellement, la procédure n est pas imminente. Si, pour une raison quelconque, l aspirant venait à avoir urgemment accès à cet argent, il lui faut alors prendre contact avec Hugues BREEKPOT (Hugues.Breekpot@ulb.ac.be ou 46.07), lui expliquer la situation et lui envoyer par une copie du document transmis par le FNRS qui atteste qu un crédit de fonctionnement a été mis à sa disposition Remboursement à partir du compte personnel Durant son mandat, l aspirant est amené à faire un certain nombre de dépenses que peut ou ne peut pas couvrir le crédit de fonctionnement. Sont admis par le FNRS (au 18 nov. 2010) les frais suivants : Frais de laboratoire 2 À noter que 2*25 seront prélevés par l ULB sur les 2500 délivrés par le FNRS en raison de frais de gestion.

4 3 Achat de livres et abonnements à des revues scientifiques Achat d un ordinateur portable et licences de certains programmes à condition qu ils soient liés et nécessaires au projet de recherche Frais de déplacement à l étranger (titres de transport ou frais de carburant (voiture) ; dépenses de logement + frais journaliers + déplacements locaux, plafonnés à 50 /jour) Frais de déplacement en Belgique (en raison d un colloque, d une journée d étude, etc., moyennant la preuve de participation) Inscription à des colloques / conférences auxquels l on présente une communication Frais de formation dans le cadre d une école d été Ne sont pas remboursées, cependant, les dépenses suivantes : Dépenses qui incombent normalement à l Institution d accueil (paiement de loyers, du chauffage, de l éclairage, frais d entretien des locaux, matériel de bureau : téléphone, fax, ordinateur fixe, ) Frais de personnel Frais de publication de thèse à compte d auteur (entre autres impression, correction, traduction, reliure, ) Minerval d inscription à l Université de la CFB Frais de formation (excepté dans le cadre d une école d été) Fournitures de bureau (papier, encre pour imprimante, CD, ) Frais de maintenance et d entretien du matériel du laboratoire Frais de communication téléphonique ou de connexion à internet Visas, vaccins et assurances complémentaires Achat d un GSM Achat d un scanner (c est théoriquement à l institution d accueil de subvenir à ce besoin) Pour être remboursé d une note de frais, l aspirant remplit un bon jaune et y joint à la fois le justificatif des dépenses et les différentes preuves de paiement ; il remet ensuite le dossier ainsi constitué à Anne DE LEYE (Anne.De.Leye@ulb.ac.be ou 25.65). Un relevé de comptes est transmis au promoteur. Il est important de vérifier les données qui y sont reprises ; il arrive en effet que des erreurs surviennent. Dans ce cas, il est nécessaire de prendre contact avec Anne DE LEYE Remboursement des frais de déplacement dans le cadre d une bourse de voyage délivrée par le F.R.S.FNRS Tout chercheur est en droit de solliciter auprès du FNRS un crédit bref séjour à l étranger ou un crédité congrès vers l Europe et hors Europe. Les demandes pour les séjours en Europe sont à introduire au FNRS au plus tard 2 mois avant le départ ; celles pour les séjours en dehors de l Europe sont à rentrer au plus tard 3 mois avant la date du départ. Ces crédits peuvent être demandés chaque année, à raison d une fois par an (année civile) pour chaque catégorie (bref

5 4 séjour/congrès) et par zone de destination (Europe/Hors Europe). Cela fait donc 4 possibilités de postuler. En cas d obtention de la bourse, le chercheur reçoit une lettre de la part du FNRS attestant qu un crédit lui est alloué. Le montant de ce crédit, variable, est alors versé par l institution à l université qui, elle, ne sait pas toujours d où vient cet argent. Pour cette raison, il est conseillé au chercheur de prendre contact avec Patricia VAN BREUGEL (Patricia.van.Breugel@ulb.ac.be ou 25.41, Cellule Recherche de l ULB) pour lui demander d ouvrir un compte interne. Pour cela, un scan ou une copie de la lettre délivrée par le FNRS est indispensable. Une fois le compte ouvert, le remboursement des frais occasionnés (uniquement de voyage dans le cas restrictif d un crédit congrès) peut être demandé. Il suffit alors de remplir un bon jaune avec la nouvelle clé d imputation obtenue avec le nouveau compte pour ce crédit pour ce crédit, d y joindre les notes de frais, les preuves de paiement et l attestation du FNRS et transmettre le tout au service Comptabilité (bâtiment S, 5 e étage) Demande de remboursement de l abonnement STIB ou SNCB Le FNRS rembourse l abonnement STIB à hauteur de 80 %, pour autant que le domicile soit éloigné du lieu de travail d au moins 5 kilomètres. En guise de preuve, le FNRS demande une attestation de kilométrage, à solliciter auprès de la STIB ( ; pour la SNCB, le kilométrage est en principe mentionné sur l abonnement. Il faut également joindre à cette attestation : Pour les abonnements mensuels : chaque mois l abonnement original. Pour les abonnements annuels : une photocopie de l abonnement. Le tout est à adresser au service du personnel du FNRS : Thierry ROISIN F.R.S.FNRS Rue d Egmont, 5 B1000 Bruxelles 3. Demandes de congés / vacances Article 7 La durée des vacances annuelles est équivalente à celle prévue par le règlement de l institution d accueil et les périodes sont fixées de commun accord avec le promoteur. Les bénéficiaires d un mandat d aspirant sont tenus de signaler leurs dates de vacances au secrétariat du F.R.S. FNRS.

6 5 Les demandes de congé sont à adresser directement au promoteur, tandis qu il est nécessaire d en informer le FNRS pour des raisons à la fois d assurance et de sécurité sociale. Il suffit pour cela d envoyer un à Thierry ROISIN (thierry.roisin@frsfnrs.be, FNRS) en y stipulant bien les dates et le lieu de vacances. Cette démarche est capitale, surtout lors de l exercice de la quatrième année, puisqu elle n est pas sans conséquence auprès de l Office National de sécurité sociale (ONSS). 4. Autres obligations envers le F.R.S.FNRS 4.1. Rapports annuels Article 16 A la fin de chaque année académique, les titulaires d un mandat d aspirant remettent au F.R.S. FNRS un rapport sur leurs activités scientifiques durant l année écoulée. Ils doivent également adresser un exemplaire de ce rapport au Chef de l établissement dans lequel ils poursuivent leurs recherches. À la fin de l année académique, chaque aspirant est tenu de remettre un rapport d activités scientifiques au FNRS et une copie de celuici au chef d établissement. Ce rapport ne doit pas excéder les 2 ou 3 pages et ne doit comporter que les informations relatives au déroulement du projet financé : publications, colloques, état d avancement de la thèse, éventuellement une démarche entreprise, etc Mention de la qualité d aspirant dans les publications Article 17 Les titulaires d un mandat d aspirant doivent faire mention dans leurs publications et travaux, comme sur les tirés à part de ceuxci, de leur qualité d aspirant du F.R.S. FNRS. L aspirant est tenu de faire mention, dans toutes ses publications, de sa qualité d aspirant du F.R.S.FNRS. Par ailleurs, pour chaque publication faite, une copie de l article ou de l ouvrage rédigé par l aspirant doit être transmise au FNRS, éventuellement dans leur version électronique.

7 6 5. Dispositions financières et sociales 5.1. Autres emplois Il est interdit à l aspirant de cumuler les fonctions, d accepter d autres emplois ou rétributions Impôts Article 2 Cette bourse est exonérée d impôt en application de la circulaire CI.RH.241/ de l administration des contributions directes du Ministère des Finances. Son bénéficiaire est toutefois assujetti au régime de la sécurité sociale des travailleurs salariés Changement d adresse, de numéro de compte, d état civil Tout changement d adresse, d état civil ou de numéro de compte doit être signalé dans les plus brefs délais au FNRS. Pour ce qui est de l adresse et de l état civil, un adressé à Thierry ROISIN (thierry.roisin@frsfnrs.be) suffit ; dans le cas d un changement de numéro de compte, en revanche, il est nécessaire d adresser un courrier postal au secrétariat du FNRS, puisqu une signature de l aspirant est requise en plus des informations attendues (adresse de la banque, code IBAN, code BIC, nouveau numéro de compte) Naissance Article 5 Lors d une naissance, il y a lieu d en faire la déclaration au F.R.S. FNRS qui adressera les documents requis pour bénéficier des allocations familiales et de l allocation de naissance qui peut être demandée à partir du 5 ème mois de la grossesse. Article 6 Pendant le congé de maternité, de paternité ou d adoption, le titulaire dispose d un revenu de remplacement à charge de la mutuelle dès le moment légalement fixé en matière d assurance maladie invalidité ; le paiement de la rémunération est alors immédiatement suspendu. Le titulaire doit informer à cette fin, préalablement, son promoteur et le F.R.S. FNRS de la date à laquelle début ledit congé.

8 7 Le Fonds octroie au titulaire qui se trouve dans cette situation un complément à l indemnité de mutuelle pour pallier la perte de revenu. À cette fin, il doit faire parvenir au Fonds une attestation de son organisme assureur (sa mutuelle) mentionnant les montants brut et net des sommes perçues à titre d indemnité de maternité, de paternité ou d adoption Maladie ou accident Article 21 En cas de maladie ou d accident de vie privée, tout certificat médical attestant du début et de la durée ou de la prorogation d une période d incapacité de travail doit parvenir au F.R.S. FNRS dans les 48 heures du début de la période ; une copie de ce certificat doit être adressée, par l intermédiaire du promoteur, au service compétent de l établissement où le mandataire accompli ses recherches. Article 22 En cas d accident de travail, le service du personnel du F.R.S. FNRS doit en être avisé dans les 24 heures, au besoin par téléphone. La déclaration d accident, à laquelle sera joint un certificat médical qui le constate, doit être envoyée au Fonds. Le service de santé de l établissement où le titulaire accomplit ses recherches doit être averti. Article 4 Les titulaires de mandat sont couverts par un contrat d assurance requis par la loi ; ce contrat couvre les risques du travail normal en séminaire ou en laboratoire ainsi que les risques d accidents sur le chemin du travail. Il couvre également les risques encourus lors de l accomplissement de missions temporaires effectués à l étranger. Les déplacements au moyen de véhicules privés sont couverts. Les titulaires de mandat peuvent également utiliser, pour leurs déplacements, tout moyen de transport usuel (maritime, aérien ou terrestre) autorisé au transport de personnes, pour autant que les mandataires ne fassent pas partie de l équipage.