Note de cadrage et Plan de communication équipe No id

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1 Note de cadrage et Plan de communication équipe No id Objectif L'objectif de la note de cadrage est de répondre à la question suivante : comment va-ton réaliser le projet? Sommaire 1. Cadre général 2. Périmètre du projet 3. Budget du projet 4. Organisation du projet 5. Calendrier du projet 6. Annexes Document Version : 1.0 Date du document : 17 octobre 2012 Editeur : Module Gestion de Projet No id Team Page 1

2 Note de cadrage du projet 1 Cadre général 1.1 Définition du projet Notre client, D. Leclet, nous a demandé de répondre à ses attentes en réalisant un site permettant de proposer des cours sur la gestion de projet. Ce projet fait parti du module de Gestion de Projet, proposé aux étudiants du Master ISRI à l'upjv d'amiens. Tout au long de ce module, nous nous organiserons pour mener à bien le projet et proposer un livrable répondant aux attentes de notre client. La NoiDTeam est composée de trois personnes, qui sont les suivantes : Responsable du journal de bord Chargé de communication Chef de projet Comme nous n'avons pas de Chargé de documentation, nous allons tous jouer ce rôle en plus de celui qui nous a été attribué. 1.2 Objectifs du projet Le projet a pour objectif de proposer aux utilisateurs et au client, des cours de Gestion de projet au travers d'un site web. Ce site web sera le produit final du projet, soit le livrable final rendu au client et répondant à ses besoins. Il offrira aux utilisateurs, un résumé des cours que la NoiDTeam aura eu en Gestion de projet. Il permettra également d'offrir une interactivité au travers des différents cours, comme par exemple un QCM en fin de chapitre. Ce site permettra également à la NoiDTeam, de se faire reconnaître dans le monde du cours en ligne. Page 2

3 2 Périmètre du projet 2.1 Limites du projet Ce site est destiné a un public étudiant, qui se trouve dans le besoin (ou pour la culture générale) d'en savoir plus sur la Gestion de projet. Il peut également être consulté par un public large et varié (assez âgé pour comprendre la gestion de projet) pour de la culture générale également, mais est avant tout destiné aux étudiants. Ce site web sera un site web avec des cours de gestion de projet, des QCMs. Ce site sera interactif, et ergonomique pour l'utilisateur. L'utilisateur aura accès à la catégorie, ou page, ou cours en seulement 3 clics maximum. Pour réaliser ce projet, nous utiliserons la technologie CMS (Joomla pour être précis). Ce CMS (Content Management System) permet de gérer des pages web dynamiques sans avoir à toucher au code. C'est un peu comme le site Wordpress utilisé pour le journal de bord. C'est à dire que le gros du site (thème, styles d'écriture, etc.) est déjà réalisé. Libre à nous par la suite de modifier le fichier de style (Fichier «.css») afin de le faire correspondre avec la charte graphique développée pour le projet. Les pages annexes sont également déjà codées. De ce fait il ne nous reste plus qu'à rédiger nos cours à l'intérieur de ce site web proposé par la NoiDTeam. Le site disposera d'une page par résumé, ainsi qu'un QCM pour chaque fin de chapitre. Tout d'abord, on a commencé par la rédaction des résumés et des QCM en format papier. L'étape suivante sera de faire correspondre le CMS avec la charte graphique. Puis nous ajouterons du contenu aux pages prévues à cet effet. Cette solution choisie permet de ne pas réécrire entièrement un site, ce qui prendrait du temps. De ce fait, nous «gagnons» un certain temps et de la simplicité en utilisant un CMS. 2.2 Opportunités et risques du projet La gestion des ressources humaines se fera comme suit : : Ressource critique pour php, css, Joomla : Ressource apte pour php, html, css, etc., Joomla Ordinateur portable : Ressource critique, développement sur cet ordinateur portable Utilisation de GIT : Ressource critique, stockage des documents du site via ce système de stockage cloud, et client local (éventuellement client en ligne) : Ressource critique pour connaissance de Joomla Page 3

4 Avantages : Connaissance de Joomla, Risques : panne du serveur indépendant de notre volonté 3 Budget du projet 3.1 Les coûts humains Comme ce projet est un projet lié aux études, il est donc gratuit et ne coûte rien. Cependant, la charge humaine est quand même à étudier. On peut donc en déduire, par les heures passées en TP sur la gestion du projet, le temps à passer sur ce projet sans les heures de travail chez soi. Nous avons donc 24 heures par personne de gestion de projet en TP, plus entre 12 à 24 heures de travail par personne en dehors du tp. Ce qui nous fait environ entre 30 et 48 heures de travail sur ce projet. Le coût estimé est compris entre 180 et 288 par personne pour le projet à raison de 6 /h/personne. 3.2 Les coûts informatiques Les coûts informatiques seront à la hauteur des coûts budgétaires, c'est à dire l'utilisation du CMS Joomla, avec PHPMyAdmin. Nous aurons besoin d'un navigateur internet tel que Mozilla Firefox ou Google Chrome. Le logiciel GIT sera aussi mis à contribution afin de stocker les documents en cloud en plus des documents stockés en local sur machine personnelle, clef usb, etc. Le matériel utilisé sera : les ordinateurs de la faculté (rédaction de documentation, etc.), ainsi que les ordinateurs personnels. Il sera également utilisé les clefs usb. Estimation des coûts : clef usb : 20 * 1 Ordinateur faculté : 600 * 1 Ordinateur personnel : 1000 * 3 Nous avons donc un budget matériel de (1000*3) soit 3620 pour le budget matériel. Page 4

5 3.3 Coûts de déploiement Les coûts de déploiement seront les suivants : Impression du manuel d'utilisateur : 1,40 Gravage du manuel utilisateur sur CD : 0,20 Manuel d'utilisateur en.pdf : gratuit Formation de l'utilisateur : gratuit (via le manuel utilisateur) 3.4 Coûts de fonctionnement prévisibles Les couts de fonctionnement prévisibles sont estimés à : Coût du papier : 1,40 Connexion serveur : gratuit 4 Organisation du projet 4.1 Intervenants et différents rôles Intervenants : : Chargé de communication : Responsable du journal de bord : Chef de projet Dominique LECLET : Chef de projet Sénior Dominique LECLET : Client 4.2 Démarche retenue Première séance de TP : réalisation de la charte graphique ainsi que d un exemple de page reprenant la charte. Type de document : texte (pdf) et image. Seconde séance de TP : réalisation du plan de communication ainsi que de la note de cadrage du projet. Type de document : texte (pdf). Troisième séance de TP : réalisation du planning. Diagramme de GANTT. Type de document : texte (pdf), excel. Quatrième séance de TP : réalisation du tableau de bord, réalisation du produit final (site). Type de documents Page 5

6 4.3 Actions à mener Etape 1 : Définition des acteurs et des rôles (du client et des membres de l équipe), réalisation de la charte graphique, création du journal de bord et rédaction de la réponse à la demande du client. Etape 2 : Elaboration du plan de communication, élaboration de la note de cadrage du projet, élaboration du compte rendu de réunion. Etape 3 : Elaboration du planning et du compte rendu de réunion. Etape 4 : Rédaction du tableau de bord, tenue du journal de bord, élaboration du compte rendu de réunion. Etape 5 : Rédaction des documents associés au produit, réalisation du document «bilan de projet», réalisation des documents de soutenance du projet, archivage du projet. 4.4 Résultats et livrables attendus Le résultat principal est la création d une plateforme accueillant des cours de gestion de projet. Le livrable produit qui lui est associé est donc un site internet regroupant les résumés des cours de gestion de projet que nous avons réalisé auparavant. Soit : La documentation Le manuel utilisateur Le CD Rom Le produit final (site web) Les livrables du projet qui seront rendus seront les suivants : TD n 1 : Réponse à la demande, Compte rendu de réunion TD n 2 : Note de cadrage, compte rendu de réunion TD n 3 : Planning, compte rendus de réunion, diagramme de GANTT TD n 4 : Tableau de bord, compte rendu de réunion TD n 5 : Réalisation du livrable, rendu du livrable, compte rendu de réunion Page 6

7 4.5 Objectifs de communication Voir annexe. 4.6 Gestion documentaire Responsable des documents : Les 3 membres du projet sont responsables des documents. Nous avons donc tous les 3, une copie des derniers documents à jour, plus une copie des documents sur internet Localisation des documents : Les documents sont stockés sur internet (Google Drive) ainsi que sur nos ordinateurs et clefs usb respectives Référencement des documents : Les documents sont référencés grâce à leur titre. Ce qui nous permet d identifier rapidement le document dont nous avons besoin Charte graphique : Voir annexe 5 Calendrier du projet 6 Annexes Plan de communication Page 7

8 Axe Communication opérationnelle Communication informative Communication promotionnelle De Pourquoi Equipe projet Vers Equipe Projet Pour informer de l avancement des travaux et maintenir une cohésion au sein de l équipe projet. Quoi Les décisions Répartir les tâches Faire les bilans Qui Tous les membres de l équipe. Equipe projet Vers Comité de Pilotage Pour informer de l avancement des travaux et des problèmes rencontrés. Informer de l avancement Validation des résultats Informer des problèmes Le chargé de communication Chef de projet Responsable du journal de bord Equipe projet Vers Client Pour informer de la mise en place du produit réalisé et expliquer son mode de fonctionnement. Présentation du produit Fournir la documentation Former Le chargé de communication Chef de projet Responsable du journal de bord Page 8

9 Comment Quand Réunions Mails Blog Google Docs A chaque avancé ou chaque tâche qu un membre réalise A chaque problème rencontré Journal de Bord Mails Réunions & Bilan Bilan à chaque séance Journal de bord disponible tout le temps Documentation papier et électronique Présentation PPT Le 9 janvier 2012 Où En cours, TD Chez nous Sur internet Bilan en cours, TD Blog sur internet Sur le Blog Combien de temps Du début à la fin du projet Du début à la fin du projet Une seul fois lors de la recette du projet Page 9