Entretien professionnel

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1 Formation / 01 Entretien professionnel L accord national interprofessionnel du 20 septembre 2003 Article 1er prévoit que tout salarié ayant au moins deux années d activité dans une même entreprise bénéficie, au minimum tous les deux ans d un entretien professionnel réalisé par l entreprise afin de lui permettre d être acteur de son évolution professionnelle. Il est destiné au salarié, pour exprimer ses besoins, ses préoccupations ou ses attentes professionnelles, ainsi qu aux responsables hiérarchiques, pour mettre en place le plan de formation et de gestion des compétences. Cet entretien est obligatoire en application de l accord. Attention, un accord de branche peut prévoir des dispositions spécifiques autres. L Entretien professionnel doit permettre au salarié de demander à bénéficier d une formation, d un bilan de compétences ou d une validation de ses acquis de l expérience (VAE) et de construire un projet professionnel à partir de ses perspectives d évolution en fonction de ses aptitudes et en tenant compte des besoins de l entreprise. Cet entretien doit permettre au chef d entreprise de construire un plan de formation en recensant les besoins de l ensemble des salariés et en les articulant avec les objectifs stratégiques de l entreprise dans un but de développement des compétences des salariés, de leur fidélisation et d amélioration des performances de l entreprise. Cet outil permet, non seulement, une construction concertée avec les salariés de l entreprise, de projets de formation à court et à moyen terme, mais également la préparation du plan de formation en tenant compte d autres dispositifs tels que le Compte Personnel à la Formation, par exemple. La personne devant mener l entretien professionnel doit être identifiée (responsable hiérarchique, représentant de la direction ou chef d entreprise). Elle doit préparer l entretien en septembre ou octobre, l entretien servant de base à l élaboration du plan de formation de l année suivante, en utilisant le recto de la fiche «Entretien professionnel» et en renseignant les rubriques suivantes. Rubriques de l outil : - Responsable assurant l entretien : Renseigner les rubriques. - Identification du salarié : Renseigner les rubriques. - Crédit d heures dans le cadre du CPF : Renseigner les rubriques. (Cf : fiche «Compte Personnel Formation»). - Bilan des activités et des actions réalisées : Indiquer quelles activités, missions ou actions ont été réalisées par le salarié depuis le dernier entretien dans le cadre de sa fonction ou dans d autres cadres : (activités extraprofessionnelles) et qui concourent à l acquisition ou au renforcement de ses compétences. - Identification ou mise à jour du projet professionnel du salarié : Définition ou mise à jour d un projet tenant compte des compétences acquises par le collaborateur et de ses motivations.

2 Adéquation entre les projets de l entreprise et ceux du salarié : (Espace commun entre le projet professionnel du salarié et les perspectives de l entreprise). - Moyens envisagés pour favoriser le développement du projet professionnel du salarié : Dans le cadre des projets du salarié, quels sont les compétences à développer ou à acquérir ainsi que les moyens pour y parvenir? Le responsable hiérarchique (ou la personne qui mène l entretien) et le salarié se mettent d accord sur les solutions partagées qui seront proposées à la direction de l entreprise. Actions de formation envisagées : (Plan de formation, CPF, CIF, Période de professionnalisation, dans ou hors temps de travail, VAE, Bilan de compétences). Autres actions de développement des compétences : (Mise en situation professionnelle, tutorat, accompagnement, accès à l information). Conclusions Préconisations Suite à donner : Permettant de servir de support au prochain entretien professionnel, de consolider au plan collectif les besoins en formation, (Cf : fiche «Préparation du plan de formation») et de suivre la mise en œuvre des actions de formation envisagées

3 Formation / 02 Préparation du plan de formation Le Plan de Formation est à l initiative de l employeur. Cet aspect a été réaffirmé par la réforme de la formation professionnelle. Il permet la mise en place d actions de formation, de bilan de compétence et de validation des acquis de l expérience. Il est composé de trois catégories d actions de formation : Les actions d adaptation au poste de travail : Il s agit d actions de formation indispensables aux salariés pour remplir les missions et les tâches liées à leur poste de travail. Ces formations sont dispensées pendant le temps de travail au salaire habituel. Les actions liées à l évolution des emplois ou au maintien dans l emploi : Elles permettent aux salariés d évoluer vers d autres postes relevant de leur qualification, ou de leur apporter la formation nécessaire au maintien dans leur emploi, lorsque celui-ci évolue. Ces formations sont également dispensées pendant le temps de travail. Un dépassement est possible de la durée de travail dans la limite de 50 h/an/salarié ou de 4 % du forfait annuel, sous réserve d un accord d entreprise ou d un accord écrit du salarié. Salaire habituel avec rémunération des heures en dépassement. Les actions de développement des compétences : Elles permettent aux salariés d acquérir de nouvelles compétences au-delà de leur qualification actuelle. Elles sont dispensées durant le temps de travail ou hors temps de travail dans la limite de 80 h /an/salarié ou 5 % du forfait annuel, sous réserve d un accord écrit entre le salarié et l employeur. Salaire habituel. Allocation de formation : 50 % de la rémunération nette de référence du salarié. Le Plan de Formation relevant du pouvoir de gestion de l employeur constitue un outil essentiel au service des objectifs stratégiques de l entreprise. Synthèse des entretiens professionnels pour la préparation du plan de formation : Le plan de formation consiste dans la consolidation des Moyens envisagés pour favoriser le développement du projet professionnel du salarié, de l ensemble des fiches d entretiens professionnels. Une telle consolidation permet de : visualiser les demandes de CIF, de CPF et de périodes de professionnalisation actuelles et à venir de manière à programmer les absences ainsi que les remplacements nécessaires, recenser les possibilités d articulation entre plan de formation et demandes de CPF, connaître, globalement le volume des demandes de CPF dans le temps pour pouvoir en évaluer le coût, recenser également les accords donnés par les salariés sur le principe de formations hors temps de travail.

4 Formation / 03 Elaboration du cahier des charges de la formation La fiche «Élaboration du cahier des charges de la formation» est un document à réaliser pour une formation externe ou interne dès que le besoin de formation a été identifié et que les deux parties, employeur et salarié, sont d accord pour sa mise en œuvre. Ce cahier des charges de la formation peut être établi à l issue des entretiens professionnels et à partir du tableau de consolidation des besoins de formation. Se référer à la fiche «Préparation du plan de formation». Permettre à l employeur de rédiger clairement les éléments relatifs au projet de formation pour solliciter les organismes de formation à partir d un cahier des charges identique. Ce procédé permet à l employeur d obtenir des propositions de formation sur mesure et de les comparer. Il est conseillé de contacter le conseiller formation de l OPCA (Organisme Paritaire Collecteur Agréé) de l entreprise avant de lancer l action de formation afin de s assurer, au préalable, des possibilités de sa prise en charge financière. Optimiser les conditions de réussite de la formation par une clarification avec les salariés des objectifs visés et des résultats escomptés avant leur départ en formation et par une sélection objective des organismes de formation. Rubriques de l outil à compléter : Utiliser cette fiche par action de formation. - Responsable assurant l élaboration du cahier des charges de la formation : Renseigner les rubriques. En général, il s agit du responsable hiérarchique des salariés qui a mené les entretiens professionnels. - Description de la formation Présenter l entreprise (secteur d activité, effectifs, chiffre d affaires ). Se référer à la fiche «Attractivité de l entreprise». Expliquer le contexte dans lequel s inscrit le projet de formation. Se référer aux comptes rendus des entretiens professionnels. Identifier les salariés concernés par la formation : nombre, fonction, expérience professionnelle, formation initiale. Indiquer les résultats escomptés : en matière d acquisition ou de développement des compétences des salariés à l issue de la formation Préciser vos exigences et vos souhaits : durée de la formation, effectif concerné, période de la formation, budget financier, lieu de déroulement de la formation (en interne ou au sein de l organisme de formation).

5 Formation / 04 Evaluation de la formation Une formation est généralement réalisée, non seulement dans le but d accroître les compétences des salariés, mais également d améliorer les performances de l entreprise. Pour se faire, il y a lieu de s assurer que la prestation a bien été effectuée en adéquation avec la demande des responsables et dirigeants, d une part et d autre part qu elle a correctement répondu au besoin. Un dispositif d évaluation s avère nécessaire pour envisager les corrections éventuelles dans le cas d un défaut ou d un manque d efficacité. Vérifier la pertinence et l efficacité de la formation en regard des besoins identifiés dans l entreprise, Améliorer les dispositifs de formation. Réaliser une évaluation systématique de chaque formation par le salarié concerné et à chaud, ainsi que par son responsable hiérarchique quelques mois après la fin du stage ou lors de l entretien annuel, permet de vérifier que les objectifs visés par la formation sont bien atteints et que les compétences souhaitées sont correctement acquises. Une comparaison des résultats de la formation à l objectif visé au départ s avère nécessaire pour évaluer l efficacité d une formation. Pour ce faire, il est impératif de définir, dès le départ, les raisons pour lesquelles l action de formation a été déclenchée, les objectifs de cette dernière avec la mise en place d indicateurs de résultat. Rubriques de l outil : Informations concernant la formation : Renseignées par les responsables du salarié. Informations concernant le salarié : Renseignées par le salarié. Informations concernant la formation : Renseignées par l entreprise. Qualité de la formation : Renseignées par le salarié, à chaud, au retour de la formation. Résultat de la formation : Renseignées par le responsable du salarié quelques mois après la fin de laformation. Avant la formation : Repérer les écarts de compétence, Définir les objectifs de la formation et les indicateurs de résultat, Prendre la décision consistant à déclencher la formation. A l issue du déroulement de la formation : Evaluer à chaud, (le salarié), Evaluer à froid, (le responsable et le salarié), Mettre en place des corrections si nécessaire.

6 Formation / 05 Lettre-type de demande de CPF La «Lettre type de demande de CPF du salarié» est un modèle de lettre à transmettre à chaque salarié afin qu ils puissent effectuer des demandes précises d utilisation de leur CPF (Compte Personnel à la Formation). Ce modèle de courrier peut leur être remis en même temps que la notification de leur relevé annuel de leurs droits au CPF. Se référer à la fiche «Compte Personnel à la formation» pour le calcul de leur droit au CPF. Ce courrier peut-être complété conjointement avec le salarié dans la mesure où l initiative revient au salarié mais l employeur doit donner son accord, sauf cas spécifiques. Pour les dispositions spécifiques, consultez le conseiller formation de votre OPCA (Organisme Paritaire Collecteur Agréé). Disposer de tous les éléments vous permettant de prendre votre décision. En cas d accord, les deux parties, employeur et salarié, doivent s entendre sur tous les aspects du CPF : l action envisagée, la période, la durée, le déroulement de l action hors temps de travail, le coût pédagogique et les frais annexes. Disposer d une lettre type qui facilitera les demandes de CPF des salariés et l étude de ces demandes par l employeur. S assurer que la demande de CPF du salarié reprend bien toutes les rubriques indiquées au niveau de la fiche «Lettre type de demande de CPF du salarié».

7 Formation / 06 Lettre-type d'accord de CPF de l'employeur La «Lettre type d accord de CPF de l employeur» est un document à utiliser lorsque vous recevez une demande de CPF (Compte Personnel à la Formation) d un salarié et que vous êtes d accord sur cette demande. L employeur dispose d un délai légal maximum d un mois pour notifier par écrit sa réponse. Attention, un accord de branche peut prévoir d autres dispositions. Pour les dispositions spécifiques, consultez le conseiller formation de votre OPCA (Organisme Paritaire Collecteur Agréé). Il est fortement recommandé de ne pas attendre cette date butoir d un mois. Attention, une absence de réponse écrite de l employeur vaut acceptation. Pour l employeur, notifier par écrit sa réponse positive en respectant la date butoir et en précisant les éléments retenus dans le cadre de son accord. Pour les salariés, connaître la réponse positive de leur employeur avec les éléments retenus pour cet accord. Disposer d une lettre type qui facilitera la rédaction des réponses positives aux demandes de CPF de ses salariés tout en rappelant les éléments retenus pour cet accord. Compléter les rubriques indiquées au niveau de la fiche : «Lettre type d accord de CPF de l employeur».

8 Formation / 07 Lettre-type de refus de CPF de l'employeur La «Lettre type de refus de CPF de l employeur» est un document à utiliser lorsque vous recevez une demande de CPF (Compte Personnel à la Formation) d un salarié et que vous êtes en désaccord sur cette demande. L employeur dispose d un délai légal maximum d un mois pour notifier par écrit sa réponse. Attention, un accord de branche peut prévoir d autres dispositions. Pour les dispositions spécifiques, consultez le conseiller formation de votre OPCA (Organisme Paritaire Collecteur Agréé). Il est fortement recommandé de ne pas attendre cette date butoir d un mois. Attention, une absence de réponse écrite de l employeur vaut acceptation. Pour l employeur, notifier par écrit sa réponse négative en respectant la date butoir. Pour les salariés, connaître la réponse négative de leur employeur et les solutions alternatives proposées (nouveau projet, entretien). Disposer d une lettre type qui facilitera la rédaction des réponses négatives aux demandes de CPF de ses salariés. Compléter les rubriques indiquées au niveau de la fiche : «Lettre type de refus de CPF de l employeur».

9 Formation / 08 Compte Personnel à la Formation Tout salarié titulaire d un contrat travail à durée indéterminée et disposant d une ancienneté d au moins un an dans l entreprise qui l emploie, bénéficie, chaque année, d un Compte Personnel à la Formation d une durée de 24 heures (sauf dispositions d une convention ou d un accord collectif interprofessionnel, de branche ou d entreprise, prévoyant une durée supérieure). Pour les salariés à temps partiels, cette durée est calculée prorata temporis. Le choix de l action de formation doit est arrêté par accord écrit entre le salarié et l employeur. Le Compte Personnel à la Formation permet au salarié de se constituer un contingent d heures de formation à utiliser à son initiative après accord de son employeur sur le choix de l action de formation. Le salarié est ainsi acteur de sa formation et de son parcours professionnel. L employeur assure l adaptation des salariés à leur poste de travail. Il veille au maintien de leur capacité à occuper un emploi, au regard notamment de l évolution des emplois, des technologies et des organisations. Il peut proposer des formations qui participent au développement des compétences. Le relevé annuel des Compte Personnel à la Formation se calcule par l utilisation du tableau de l outil «Compte Personnel à la Formation», renseignée la manière suivante : Rubriques de l outil : Informations concernant le salarié : Renseigner les rubriques. Relevé des droits : Renseigner les rubriques en tenant compte des éléments suivants : (A) Report du solde des droits acquis : Il s agit du simple report des heures acquises à la fin de la période précédente. Ce montant est égal à 0 lorsqu il s agit de la première période. (B) Droits consommés au cours de la dernière période de 12 mois : Nombre d heures utilisées pour suivre une formation dans le cadre du Compte Personnel à la Formation. (C) Droits acquis au cours de la période des 12 derniers mois : 25 heures dans le cas d un temps complet depuis un an, ou bien : 25 heures x Nombre d heures travaillées / Nombre d heures d un temps complet

10 Nouveau solde : Il consiste dans la différence entre le Total des Droits en plus et le Total des Droits en moins. Ce solde est plafonné à 150 heures et sera reporté au début de la période annuelle suivante. Types de formation : Les actions de formation éligibles, dans le cadre du Compte Personnel à la Formation, sont défi nies par accord de branche ou interprofessionnel. Trois types d actions de formation sont possibles. Une Formation, un Bilan de Compétences ou une Validation des Acquis de l Expérience : VAE. Il s agit généralement : - des actions de promotion, - des actions d acquisition, d entretien ou de perfectionnement des connaissances, - des actions de formation ayant pour objet l acquisition d un diplôme, d une qualification ou bien d un titre professionnel. Les actions d adaptation aux postes de travail sont exclues de la prise en charge. Périodes de formation : La formation suivie dans le cadre du Compte Personnel à la Formation se déroule en dehors du temps de travail. Financement : L allocation de formation, les frais de formation, de transport et de repas sont à la charge de l entreprise et imputable sur sa participation à l obligation légale. L entreprise peut déposer une demande de prise en charge auprès de son OPCA selon des règles spécifiques, définies par accord.