DOSSIER COMMERCIAL EXPOSANTS

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1 DOSSIER COMMERCIAL EXPOSANTS

2 Les JRES en quelques mots Organisées tous les deux ans depuis 1995 dans une grande ville de métropole, les JRES (Journées Réseaux de l Enseignement et de la Recherche) proposent quatre journées de conférences, assorties d une exposition des principaux fournisseurs informatiques du monde académique. Les JRES réunissent tous ceux qui contribuent au déploiement et à l essor des nouvelles technologies de l information et de la communication dans les établissements d enseignement et de recherche. Fort du succès rencontré en 2013 à Montpellier, RENATER, le réseau national reliant toutes les universités et les centres de recherche entre eux, dans l Hexagone et dans les territoires d Outre-Mer, organise cette 11 e édition des JRES à nouveau à Montpellier, du 8 au 11 décembre 2015 au Corum, Palais des congrès de la ville. RENATER fédère ainsi la communauté Enseignement Recherche française et crée une synergie et une dynamique locales : RENATER collabore en effet pour l organisation de cet évènement avec les universités montpelliéraines, la COMUE-LR, l IRD et le CIRAD. De nombreux organismes présents dans la région participent également à l organisation des JRES 2015, notamment le CNRS, le LIRMM, l ENSCM, l INSERM, l IRSTEA, le Rectorat de l Académie de Montpellier, l ABES, Montpellier SupAgro. Les JRES bénéfi cient du patronage du Ministère de l Education nationale, de l Enseignement supérieur et de la Recherche, reconnaissance de la dynamique et de l apport de cette manifestation à la communauté professionnels de l informatique sont attendus à Montpellier pour assister à une centaine de présentations d experts et de pionniers, et pour rencontrer une soixantaine d industriels du secteur dans l exposition qui leur est dédiée, avec, cette année, une ouverture plus large à l international. 2

3 Le congrès Informations générales Lieu Le Corum - Palais des Congrès Esplanade Charles de Gaulle Montpellier Dates 8, 9, 10 et 11 (matin) décembre 2015 Nombre de participants attendus Site personnes Réservation Toute réservation sera effective à réception du bon de réservation, de votre bon de commande interne et accompagné de l acompte correspondant. Pour tout renseignement gestion-exposition@jres.org 3

4 Les offres commerciales Exposition Durant tout le congrès, deux espaces d exposition sont aménagés au cœur du Corum. Ils sont dédiés aux exposants désireux de s adresser aux professionnels de l informatique du secteur de l enseignement et de la recherche. Au total, 65 modules sont disponibles pour constituer des stands professionnels, représentant 650 m² d exposition sur deux niveaux. Ces espaces seront très fréquentés par les congressistes car ils sont stratégiquement situés sur les lieux de passage pour accéder aux amphithéâtres et aussi parce que les pauses cafés d une durée de 45 minutes chacune, le matin et l après-midi, seront servies dans ces espaces. La présence sur l exposition d espaces dédiés aux congressistes tels que des postes de travail en libre-service, des vestiaires, un espace posters, une consigne de rechargement électrique des terminaux mobiles et un accès au stand de l organisateur RENATER, favorise la fréquentation au niveau des stands. Nouveau : Cette année, les JRES ouvrent leurs portes sur 2 heures entièrement consacrées aux exposants! Les horaires d ouverture de l exposition sont les suivants : Mardi 8 décembre de 10h00 à 20h00 Mercredi 9 décembre de 8h30 à 20h00 Jeudi 10 décembre de 8h30 à 20h00 Vendredi 11 décembre de 8h30 à 12h00 Est considéré comme «stand» tout ensemble composé d un ou plusieurs modules de 9m², dédié à un même exposant. Merci de nous indiquer sur le bon de réservation annexé le type de stand ainsi que le nombre de modules souhaités. STAND ÉQUIPÉ : 4500E HT PAR MODULE DE 9M² Le prix de la location d un stand équipé inclut : Des cloisons en mélaminé «hêtre» d une hauteur de 2,40 m, avec poteaux aluminium laqué noir 1 rail de 3 spots par module de 9 m 2 1 enseigne drapeau au nom de votre société (modèle uniforme, recto-verso, par stand) 1 table et 2 chaises par module de 9 m 2 1 corbeille à papier (par stand) Moquette 1 alimentation électrique de 1 kw par stand 1 accès très haut débit au réseau fi laire du congrès, incluant l accès à Internet avec une adresse IP publique par stand Un nettoyage du stand tous les soirs Ces prestations sont fournies par le Corum. Pour tout complément, vous référer ultérieurement au Guide technique Exposant. L exposant peut, s il le souhaite, disposer d une surface nue (traçage au sol uniquement). Dans ce cas, il est libre de faire intervenir son propre standiste à ses frais et sans réduction de coût. Le standiste choisi par l exposant devra se conformer au guide technique de l exposant. Le cas échéant, merci de cocher la case correspondante à «stand nu» dans le bon de réservation. 4

5 La réservation d un stand donne droit aux éléments suivants : 3 badges exposants* nominatifs pour la durée de la manifestation par module de 9m² incluant : - les déjeuners sous forme de buffet, les mardi 8 et vendredi 11 décembre, et sous forme de plateaux repas servis sur stands, les mercredi 9 et jeudi 10 décembre - les accès aux pauses-café servies sur l exposition (8, 9, 10 et 11 décembre) - l accès à la soirée de gala du 9 décembre Apparition en tant qu exposant dans le carnet congressiste, sur le site Internet des JRES et sur l application mobile. La réservation d un stand ouvre également le droit à la réservation des autres prestations détaillées dans le présent dossier commercial. *A noter : l accès aux conférences est réservé aux congressistes. Processus de pose d option sur les stands Lors de vos échanges avec le comité d organisation des JRES, une option pourra être posée sur un ou plusieurs stands, en fonction des disponibilités. La pose d option vous sera confirmée par courriel, ainsi que les numéros de stand concernés. A compter de cette date, vous disposerez d un délai de 7 jours pour confirmer cette option en retournant votre bon de réservation. Le plan d implantation des stands sera disponible à tout instant sur le site Toutes les informations pratiques relatives à votre stand (informations livraison, location de mobilier complémentaire, matériel technique, téléphone, réserve, plantes ) vous seront communiquées dans le guide technique de l exposant qui sera mis en ligne courant mai BADGES SUPPLEMENTAIRES Pour des raisons de sécurité, le port du badge sera obligatoire dans l enceinte du Corum. 3 badges nominatifs sont inclus pour chaque module de 9 m² commandé. Des badges supplémentaires «à la journée» peuvent être fournis permettant ainsi aux exposants de faire entrer dans le Corum des personnels complémentaires pour animer leur stand. Ces badges pourront être commandés en ligne, via les espaces personnels «Exposant» jusqu au 8 novembre Tarif Mardi 8 décembre 160 e H.T. Déjeuner buffet inclus Mercredi 9 décembre 230 e H.T. Déjeuner plateau repas et soirée de gala inclus Jeudi 10 décembre 160 e H.T. Déjeuner plateau repas inclus Vendredi 11 décembre 160 e H.T. Déjeuner buffet inclus Les coordonnées des bénéfi ciaires des badges devront être renseignées dans votre espace dédié exposant dont les identifi ants vous seront communiqués par l organisateur, une fois votre réservation confi rmée. 5

6 Sessions «industriels» En fi n d après-midi, après les sessions du programme offi ciel à 17h ou 18h selon les jours, les congressistes sont invités à assister à des présentations technico-commerciales d une heure, proposées par des exposants dans des salles dédiées à cet effet. Les présentations peuvent être par exemple des démonstrations de produits, des mini-conférences sur un thème choisi, des présentations de nouvelles gammes de matériels ou logiciels. Les salles ouvertes à la location pour ces sessions «industriels» sont toutes dans l enceinte du Corum, à plat mais aménagées en format théâtre avec une estrade et un pupitre pour les orateurs, et sonorisées. Elles sont de capacités différentes et en nombre limité chaque soir. Les auditeurs sont obligatoirement des congressistes badgés ; il n est pas possible d y inviter des participants extérieurs. L organisation de ces sessions «industriels» est conditionnée à la réservation d un stand et se fait obligatoirement dans l enceinte du Corum, lors des sessions dédiées, à savoir : Mardi 8 décembre de 18h à 19h15 Mercredi 9 décembre de 17h à 18h15 Jeudi 10 décembre de 18h à 19h15 Compte tenu d un nombre restreint de sessions (6 par jour), un même exposant ne peut réserver qu une seule session «industriel» et les demandes seront examinées en fonction de l ordre d arrivée des bons de réservation. Les sociétés intéressées devront soumettre le résumé de la session en précisant le titre et le jour souhaité. Tarif par session Salle de 40 places (format théâtre) Salle de 55/65 places (format théâtre) Salle de 80 à 100 places (format théâtre) 600 e H.T. 700 e H.T. 950 e H.T. Le tarif inclut : La mise à disposition d une salle, équipée : d un écran d un vidéoprojecteur d une sonorisation (2 micros fi l et 1 micro HF) d une assistance technique Une communication sur ces sessions «industriels», via différents supports : annonces micros diffusion des titres et horaires des sessions «industriels», sur les écrans d information du congrès envoi d une notifi cation push aux congressistes ayant téléchargé l application JRES 2015* (une notifi cation par jour, commune à toutes les sessions «industriels» du jour) *sous réserve d acceptation des notifi cations par l utilisateur 6

7 Le tarif n inclut pas : La prise en charge des intervenants (inscription, transport et hébergement ) ni : une restauration éventuelle les hôtesses le changement de confi guration de salle. Ces prestations sont fournies par le Corum. Pour tout complément, vous référer ultérieurement au Guide technique Exposant. Déjeuners «premium» Tarif par table de 10 personnes 550 e H.T. Un espace déjeuners, bénéfi ciant de prestations supérieures, est aménagé les mercredi et jeudi en marge des déjeuners standards. Il est destiné à accueillir des tables de 10 participants aux JRES invités par des exposants, pour faciliter les échanges avec des clients et des prospects. Cet espace déjeuner est mis en valeur par une mise de table améliorée et un menu plus élaboré. L offre consiste en la mise à disposition de tables complètes de 10 couverts, incluant 2 représentants de l exposant maximum chacune. Le nombre de tables disponibles étant limité, les commandes seront accordées en fonction de l ordre d arrivée des bons de réservation. La réservation de déjeuners «premium» est conditionnée par la réservation d un stand. LECTEURS DE BADGE Des lecteurs de badges pourront être commandés pour la durée du congrès. Toutes les informations seront détaillées dans le guide technique exposant. 7