FONDS DU COMITÉ DE L'HÔTEL DE VILLE DE MONTRÉAL VM39 RÉPERTOIRE NUMÉRIQUE

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1 FONDS DU COMITÉ DE L'HÔTEL DE VILLE DE MONTRÉAL VM39 RÉPERTOIRE NUMÉRIQUE Division de la gestion de documents et des archives Service du greffe Ville de Montréal Juin 1996

2 Traitement et rédaction François Mérette Collaboration Hélène Charbonneau Analyste en gestion de documents et des archives Coordination Denys Chouinard Chef de la Section des archives Nous tenons à remercier le ministère du Développement des ressources humaines du Gouvernement du Canada pour la contribution financière accordée dans le cadre du Programme placement carrière - été (1996). Sans cet appui, le traitement du fonds n'aurait pu être réalisé.

3 TABLE DES MATIÈRES INTRODUCTION... 1 NOTE MÉTHODOLOGIQUE... 1 DESCRIPTION DU FONDS... 3 DESCRIPTION DES SÉRIES ET DES DOSSIERS... 5 Procès-Verbaux... 6 VM39/A Rapports... 6 VM39/B Dossiers administratifs... 7 VM39/C INDEX... 8 iii

4 INTRODUCTION Au cours de son histoire, la Ville de Montréal a créé de nombreux comités afin de résoudre de multiples questions. La mise en relief de ces comités contribue grandement à mieux saisir les activités de la Ville dans leur ensemble. Les comités créés par le Conseil de ville ou par le Comité exécutif sont des structures administratives distinctes et constituent, par conséquent, des fonds d'archives. NOTE MÉTHODOLOGIQUE Avant leur traitement, les documents du Fonds du Comité de l'hôtel de ville de Montréal se présentaient en quatre groupes: des procès-verbaux, des rapports, des documents administratifs et l'exposé de John Lovell. L'analyse préliminaire n'a permis de dégager aucune activité précise. En conséquence, un cadre de classification basé sur la nature des documents a été adopté. Mentionnons que deux documents qui se trouvaient dans le fonds avant son traitement définitif, ont été relocalisés dans leurs fonds d'origine. Il s'agit d'un rapport daté du 19 mars 1907 et provenant de la Commission de l'hôtel de ville, ainsi que d'un projet d'avis provenant du Conseil de ville. La description des archives est fondée sur les Règles pour la description des documents d'archives (RDDA) produites par le Comité de planification sur les normes de description du Bureau canadien des archivistes. Plusieurs zones constituent la description, notamment la zone du titre, la zone des dates de création, la zone de collation (dimension), la zone de la description des documents (portée et contenu) et la zone des notes (source du titre, langues des documents, notes générales). La dimension des documents est indiquée en centimètres, sauf lorsqu'il est plus utile de donner le nombre de pièces. Seule la description au niveau du fonds fournit la dimension en mètres. Le corps de l'instrument présente la description de l'ensemble des constituantes du fonds. Chaque description comprend le titre de la série ou du dossier, les dates de création des documents, 1

5 la dimension totale, la portée et contenu des documents, et enfin les notes. La description est complétée par la cote, l'adresse (A:) et le numéro de microfilm (MB:), le cas échéant. L'instrument de recherche se termine par un index reprenant les titres des séries, des dossiers et certains thèmes. 2

6 DESCRIPTION DU FONDS

7 FONDS DU COMITÉ DE L'HÔTEL DE VILLE DE MONTRÉAL VM ,14 m de documents textuels. Histoire administrative: Le Comité de l'hôtel de ville de Montréal est créé le 7 février 1852 par une résolution du Conseil de la Ville. La première séance du Comité a lieu le 27 mars Le Comité cesse ses activités le 18 janvier À partir de cette date, la sous-commission de l'hôtel de ville, sous la responsabilité de la Commission des finances, est créée. Une nouvelle commission de l'hôtel de ville voit le jour en Le mandat du Comité de l'hôtel de ville est de veiller aux services offerts à l'hôtel de ville et à son entretien. Le Comité est composé de membres issus du Conseil de ville et nommés après chaque élection. Portée et contenu: Le fonds fournit des informations sur le travail du Comité de l'hôtel de ville de Montréal, ses décisions et ses requêtes. Le fonds est constitué des séries suivantes: Procès-verbaux; Rapports; Dossiers administratifs, comprenant des soumissions, des factures, de la correspondance et un exposé de l'imprimeur John Lovell. Source du titre composé propre: Titre basé sur le contenu du fonds. Langues des documents: Les documents sont en anglais et en français (surtout en anglais). Autres formats: Les procès-verbaux sont également disponibles sur microfilm. Instrument de recherche: Répertoire numérique. Groupes de documents reliés à l'intérieur de fonds différents: Documents du Fonds du Conseil de ville de Montréal (VM1); série Sous-commission de l'hôtel de ville du Fonds de la Commission des finances (VM38); Fonds du Comité spécial du nouvel hôtel de ville de Montréal (VM46); Fonds de la Commission de l'hôtel de ville (VM87). 4

8 DESCRIPTION DES SÉRIES ET DES DOSSIERS

9 PROCÈS-VERBAUX VM39/A Procès-verbaux. 27 mars janvier ,7 cm. Série illustrant les travaux et les décisions du Comité durant ses réunions. Série constituée de procès-verbaux. Titre basé sur le contenu de la série. - Documents en anglais et en français (surtout en anglais). - Trois des quatre volumes débutent par un index. - Le troisième volume comprend une feuille de description de tâches. VM39/A. - A: MB: ADM RAPPORTS VM39/B Rapports. 16 février novembre ,4 cm. Série illustrant les requêtes et les résolutions du Comité présentées au Conseil, ainsi que quelques requêtes externes. Série comprenant des rapports et des documents connexes. Titre basé sur le contenu de la série. - Documents en anglais et en français (surtout en anglais). VM39/B. - A:

10 DOSSIERS ADMINISTRATIFS VM39/C Dossiers administratifs. Septembre septembre ,9 cm. Série portant sur différents aspects de l'administration du Comité. Série comprenant des soumissions, des factures, de la correspondance et un exposé. Titre basé sur le contenu de la série. - Documents en anglais et en français. VM39/C Soumissions. 28 juin septembre pièces. Dossier portant sur les soumissions de différents imprimeurs quant à l'impression de la liste des électeurs. Dossier comprenant des soumissions, ainsi que de la correspondance et un appel d'offres. Titre basé sur le contenu du dossier. VM39/C,1. - A: Factures. 19 février mars pièces. Dossier portant sur l'impression de la liste des électeurs. Dossier comprenant les factures des imprimeurs. Titre basé sur le contenu du dossier. VM39/C,2. - A: Correspondance générale. 19 février septembre pièces. Dossier portant sur des requêtes de collectivités, ainsi que sur une offre de services. Dossier comprenant de la correspondance. Titre basé sur le contenu du dossier. VM39/C,3. - A: Exposé de John Lovell. Septembre pièce. Dossier portant sur l'octroi d'un contrat d'imprimerie. Dossier comprenant l'opuscule de l'imprimeur John Lovell. Titre tiré de la page couverture du document. VM39/C,4. - A:

11 INDEX

12 Les descripteurs choisis pour l'index sont les titres des séries (en caractères gras), des dossiers et certains thèmes provenant des descriptions. Correspondance générale VM39/C,3 Dossiers administratifs VM39/C Factures VM39/C,2 Imprimeurs VM39/C,1 VM39/C,2 Lovell, John VM39/C,4 Procès-verbaux VM39/A Rapports VM39/B Soumissions VM39/C,1 9