Rapport de stage, partie A

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1 Bibliothèque de la Haute Ecole de Musique et du Conservatoire de Lausanne Rapport de stage, partie A 20/09/ Stage professionnel Michel Gorin (Conseiller pédagogique) Paolo Boschetti (Responsable de stage) Rue de la Grotte Lausanne Haute école de gestion de Genève Filière information documentaire Semestre 6-7, temps partiel

2 Table des matières 1 Introduction La Haute Ecole de Musique (HEMU) et le Conservatoire de Lausanne Bibliothèque de l HEMU et du Conservatoire Historique Présentation générale Missions de la Bibliothèque Usagers Collection Services Gestion de la Bibliothèque SIGB Tâches effectuées au sein du service Projet spécifique Tâches courantes Conclusion Sources... 8

3 1 Introduction Dans le cadre de la formation en information documentaire de la Haute école de gestion de Genève (HEG), les étudiants à plein temps effectuent, au cours de leur cursus, un stage professionnel d'une durée de 8 semaines entre les semestres 4 et 5. Pour les étudiants à temps partiel, ce stage est réalisé entre les semestres 6 et 7 ou ultérieurement. Ce dernier peut être effectué dans un service d'information documentaire (SID) ou dans un service spécifique d'un SID. Le stage donne aux étudiants la possibilité de se spécialiser ou d avoir un aperçu général du fonctionnement d'un service documentaire. De plus, il leur permet de mettre en pratique des acquis théoriques. Le stage que j'ai réalisé au sein de la Bibliothèque de la Haute Ecole de Musique (HEMU) et du Conservatoire de Lausanne s'est déroulé du 17 juin au 17 septembre 2014, à raison de 3 jours par semaine, soit un total de 40 jours. Le présent rapport a pour tâche de présenter le SID dans son ensemble ainsi que les activités accomplies au sein de ce dernier. 2 La Haute Ecole de Musique (HEMU) et le Conservatoire de Lausanne Situés au cœur de Lausanne, la HEMU et le Conservatoire sont deux institutions aux vocations bien distinctes : la HEMU 1 est une institution pédagogique spécialisée dans l'enseignement de la musique classique et la musique jazz. Elle est reconnue en Suisse et à l'étranger pour sa formation exigeante et complète ainsi que pour son engagement dans la vie musicale aussi bien nationale qu internationale. De par son intégration dans le domaine "Musique et Arts de la scène" de la Haute Ecole Spécialisée de Suisse occidentale (HES-SO) 2, la HEMU dispense à ses étudiants une formation de niveau universitaire qui leur permet, une fois leurs études terminées, d'obtenir le titre de bachelor ou master et d'assurer leur accès dans le monde professionnel. Outre la formation à Lausanne, les étudiants ont également la possibilité de la suivre sur les sites de Fribourg et de Sion. Fondé en 1861, le Conservatoire 3 est une institution dont le corps enseignant dispense une formation musicale à des non professionnels. Son objectif a pour but d initier les enfants ainsi que les jeunes adultes au plaisir de la musique. Son enseignement, basé sur la découverte et la pratique, permet aux élèves de s épanouir et de développer leur sensibilité artistique. Pour promouvoir et valoriser la place de la musique dans la société, des concerts et des spectacles musicaux auxquels de jeunes élèves participent sont organisés tout au long de l année, afin de permettre au public de découvrir de nouveaux talents. 1 HAUTE ECOLE DE MUSIQUE. HEMU Haute Ecole de Musique de Lausanne [en ligne]. [consulté le ] 2 HAUTE ECOLE SPECIALISEE DE SUISSE OCCIDENTALE. HES-SO Haute Ecole Spécialisée de Suisse occidentale : Université et formation supérieure en Suisse [en ligne]. [consulté le ] 3 CONSERVATOIRE DE LAUSANNE. Conservatoire de Lausanne [en ligne]. [consulté le ] 795 Stage professionnel partie A 1

4 3 Bibliothèque de l HEMU et du Conservatoire 3.1 Historique 1861 Fondation de l Institut de musique à Lausanne, dans le bâtiment situé à la rue du Midi. L Institut n avait pas de bibliothèque organisée. Il possédait 280 volumes de littérature musicale provenant de la collection de William Cart 4, 500 cahiers et partitions de musique ainsi que des matériels d orchestres et de chœurs Devenu le Conservatoire de Lausanne, la première bibliothèque musicale est créée sur l initiative du directeur, M. Alfred Pochon. Il enrichi le fonds de la Bibliothèque principalement grâce à de nombreuses donations Entrée en fonction de Madame Marcelle Ehinger en tant que bibliothécaire. Durant son mandat, elle rédige scrupuleusement un nombre important de fiches en se basant sur la «Classification décimale universelle» qu elle adopte en la simplifiant Ouverture de la Bibliothèque au public et au prêt Le départ de Madame Marcelle Ehinger laisse la Bibliothèque dans un grand flou durant de nombreuses années La Bibliothèque est fermée, faute de titulaire. Elle est ouverte la même année avec l arrivée d une nouvelle bibliothécaire, Madame Lisette Ogay, sous la demande du nouveau directeur, M. Jean-Jacques Rapin La Bibliothèque déménage à la rue de la Grotte 2, dans le bâtiment qui abritait les anciennes galeries de commerce et une nouvelle bibliothécaire, Madame Viviane Henry, est employée à mi-temps Une nouvelle bibliothécaire est engagée à temps partiel, Madame Claire Schmidt, ce qui permet d ouvrir la Bibliothèque le matin, en plus de l ouverture l après-midi La Bibliothèque est gérée par le bibliothécaire, M. Olivier Gloor. 3.2 Présentation générale La Bibliothèque se situe dans les locaux du Conservatoire de Lausanne, à la rue de la Grotte 2. Agencée sur deux étages, elle offre des documents en libre accès au rez-de-chaussée et des ouvrages de référence au premier étage. Elle possède également au sous-sol un fonds ancien d archives ainsi que des compactus contenant des documents en libre accès. En matière d équipement, la Bibliothèque met à disposition deux ordinateurs pour la consultation donnant accès au catalogue ainsi qu aux bases de données, un scanneur et une 4 WILLIAM CART. Wikipédia : l encyclopédie libre [en ligne]. [consulté le ] 795 Stage professionnel partie A 2

5 photocopieuse. Au premier étage se trouvent des places de travail et une salle contenant 9 postes informatiques avec accès internet. Les bureaux des bibliothécaires sont également à ce niveau. Le Wi-Fi permet aux usagers de travailler avec leur ordinateur portable et d accéder aux ressources documentaires de la Bibliothèque. La Bibliothèque est ouverte du lundi au vendredi, de 08h à 21h45 et le samedi, de 08h à 16h45. Elle est fermée le dimanche et pendant les vacances officielles de la HEMU. 3.3 Missions de la Bibliothèque La Bibliothèque met principalement ses collections à disposition des étudiants de la HEMU et du corps professoral du Conservatoire. Sa documentation est donc constituée essentiellement de partitions nécessaires à l enseignement des instruments de musique ainsi que des documents sur les méthodes d enseignement. Elle accueille également des stagiaires qui participent à différents projet. En 2013 par exemple, une des tâches qu avait effectuée un étudiant de la HEG de Genève était la réorganisation de la section des partitions de percussion dans les rayons pour faciliter la recherche des usagers. 3.4 Usagers Selon la volonté de M. Alfred Pochon, la Bibliothèque est ouverte au publique et n est pas exclusivement réservé à la communauté de la HEMU et du Conservatoire. Mais ce sont principalement les étudiants et les professeurs qui utilisent les services et les ressources documentaires de la Bibliothèque. L inscription est gratuite pour les étudiants et professeurs affiliés à l HEMU, EJMA (Ecole de Jazz et de Musique Actuelle), HES-SO, UNIL et EPFL. Les usagers externes peuvent s inscrire en présentant une pièce d identité et en s acquittant d une taxe annuelle de CHF Cette inscription est essentielle pour l emprunt de documents et pour le prêt entre bibliothèques. 3.5 Collection La Bibliothèque possède partitions musicales et monographies réparties entre le rez-de-chaussée et les compactus au sous-sol. Un fonds de matériel d orchestre est également à la disposition des usagers. La majorité des documents sont empruntables, à l exception des documents anciens ou précieux et des ouvrages de référence, uniquement consultables sur place. Les usagers ont également accès à une centaine de périodiques dont 20 sont des périodiques vivants (les périodiques éteints se trouvent dans les compactus). Elle propose aussi CDs ainsi qu un fonds multimédia pour les enfants. Les documents en libre-accès sont classifiés selon la CDU, adaptée pour les besoins des usagers. Ils sont ensuite classés par type de documents : les ouvrages de référence, les livres et les partitions qui sont elles-mêmes regroupées par famille d instruments. 795 Stage professionnel partie A 3

6 Ouvrages de référence 78(1) Encyclopédies, dictionnaires Livres Musique et autres disciplines Histoire de la musique 781 Théorie musicale Partitions 782 Musique scénique 783 Musique sacrée 784 Musique vocale 785 Musique d ensemble 786 Claviers 787 Cordes 788 Vents [Flûte & clarinette] et [Sax & hautbois &basson ] 789 Percussions 3.6 Services Prêt Le bureau de prêt, situé au rez-de-chaussée, est tenu par les étudiants de la HEMU. Ce sont eux qui gèrent les opérations de prêt ainsi que la transmission des clés des studios que peuvent réserver les étudiants et les professeurs via l extranet. Le prêt est d une durée de 6 semaines pour les étudiants et de 12 semaines pour les professeurs. Il est possible de prolonger les documents une fois. Tout retard est pénalisé par une amende qui se monte à CHF 1.- par document et par semaine. Prêt entre bibliothèques Les étudiants et les professeurs ont la possibilité d obtenir des documents provenant d autres bibliothèques suisses en remplissant le formulaire «Guichet virtuel» sur le site de la Bibliothèque 5. 5 BIBLIOTHEQUE DE LA HEMU ET DU CONSERVATOIRE. Bibliothèque de la HEMU et du Conservatoire [en ligne]. [consulté le ] 795 Stage professionnel partie A 4

7 Bases de données La Bibliothèque fournit un accès à des ressources électroniques via des bases de données telles que celles du Grove Music Online ou encore celles de la discothèque online Naxos. Son intégration au Consortium des bibliothèques universitaires suisses 6 permet à ses usagers d accéder à des bases de données spécialisées dans le domaine de la musique mais également à des ouvrages de références, tels que des dictionnaires et des encyclopédies. Proposition d achat Recherche documentaire Informatique Fonctionnement de la Bibliothèque Les usagers peuvent utiliser le formulaire «Guichet virtuel» qui se trouve sur le site de la Bibliothèque s ils souhaitent faire des suggestions d achat de partitions ou de livres, ou s ils ont des questions sur les recherches documentaires, l informatique et le fonctionnement de la Bibliothèque. 3.7 Gestion de la Bibliothèque La Bibliothèque est actuellement gérée par M. Paolo Boschetti et M. Olivier Gloor. En plus de leurs tâches bibliothéconomiques, M. Boschetti s occupe des fonds d archives et accompagne les étudiants dans leur travail académique, alors que M. Gloor est responsable à l interne des questions liées à l informatique. 3.8 SIGB Actuellement, la Bibliothèque fonctionne sur le logiciel Koha, un système intégré de gestion de bibliothèque open source. Ce système, installé sur le serveur, se gère par l interface du navigateur web. Il n a donc pas besoin d être installé au préalable et peut être utilisé depuis n importe quel ordinateur. 4 Tâches effectuées au sein du service Comme il a été mentionné précédemment, la Bibliothèque possède des périodiques vivants et éteints. Les périodiques qui ne sont plus actifs se trouvent dans les compactus, au sous-sol. Etant donné qu ils n ont jamais été listés de manière claire et concise, mon objectif principal était de m en occuper. Dans un premier temps, je devais faire un inventaire des titres et leur état de collection afin d avoir une vue d ensemble. Puis dans un deuxième temps, j ai effectué des recherches dans les différents catalogues de bibliothèque. Après analyse de la liste des périodiques, j ai désherbé ceux qu il n était plus nécessaires de garder, remis la liste à jour et procédé au catalogage de ces derniers dans la base Koha. En parallèle, je me suis familiarisée avec les tâches courantes liées au métier de bibliothécaire. 6 KONFERENZ DER FACHHOCHSCHULEN. Konferenz der Fachhochschulen KFH [en ligne] [consulté le ] 795 Stage professionnel partie A 5

8 4.1 Projet spécifique Inventaire des titres des périodiques et leurs états de collection Pour commencer, j ai d abord listé dans un fichier Word tous les titres des périodiques rangés dans les compactus. Une fois ces titres répertoriés, j ai créé un tableau pour chacun d eux séparé en deux colonnes, l une comportant l état de collection et l autre la recherche dans les catalogues de bibliothèque que je détaillerai ultérieurement. Pour avoir recensé une centaine de titres, ce travail m a pris plusieurs semaines pour arriver à son terme. Recherche dans les catalogues de bibliothèques Une fois tous les états de collection répertoriés, j avais pour mission de rechercher les périodiques dans les catalogues de bibliothèque. Cette tâche avait pour but d analyser ensuite ceux qui pouvaient être désherbés de ceux qui devaient être conservés. La recherche dans les catalogues s est faite principalement dans le catalogue RERO 7, celui de la BnF 8, celui du Conservatoire de musique de Genève 9 et dans Gallica 10, la bibliothèque numérique de la BnF. Mes recherches dans le catalogue RERO se concentraient essentiellement sur la BCU, la BGE et la Bibliothèque musicale de la Ville de Genève. Pour chaque titre, je consultais les catalogues mentionnés ci-dessus et lorsqu un titre était présent, je notais le nom de la bibliothèque qui le possédait ainsi que son état de collection. J indiquais également si ce dernier ne s y trouvait pas. Recherche des titres de périodiques dans Koha L étape suivante consistait à rechercher chaque titre de périodiques dans Koha, le catalogue de la Bibliothèque de la HEMU et du Conservatoire de Lausanne, et de noter si celui-ci était présent dans la base ou pas. Mise en page du fichier Word Pour permettre une meilleure lisibilité, j ai procédé à la mise en page du fichier en commençant par classer les titres de périodiques dans l ordre alphabétique. En effet, lors du recensement dans les compactus, ils n étaient pas classés de manière cohérente. Ensuite, je les ai numérotés afin d avoir en un clin d œil le nombre de titres répertoriés. 7 RERO. Réseau des bibliothèques de Suisse occidentales [en ligne]. [consulté le ] 8 BIBLIOTHEQUE NATIONALE DE FRANCE. Bibliothèque nationale de France (BnF) [en ligne]. [consulté le ] 9 BIBLIOTHEQUE DU CONSERVATOIRE DE MUSIQUE DE GENEVE. Bibliothèque du Conservatoire de musique de Genève [en ligne]. [consulté le ] 10 GALLICA : BIBLIOTHEQUE NUMERIQUE. Gallica : bibliothèque numérique [en ligne]. [consulté le ] 795 Stage professionnel partie A 6

9 Désherbage des périodiques Après que M. Boscetti et M. Gloor eurent définis une liste des périodiques à désherber, je me suis attelée à la tâche en allant les retirer physiquement au compactus. Mise à jour du fichier Une fois le désherbage terminé, j ai remis à jour la liste des périodiques. Catalogage des périodiques dans Koha Pour finaliser mon travail, j ai repris la liste des périodiques, catalogué ceux qui manquaient dans la base Koha et mis à jour les états de collection existants. 4.2 Tâches courantes Catalogage et équipement Lors de ce stage, j ai catalogué essentiellement des partitions musicales et des monographies ainsi que quelques DVD. Le catalogage m a permis de me familiariser avec les fonctionnalités spécifiques du logiciel Koha. Une fois catalogués, les documents étaient équipés d une étiquette indiquant la cote et la localisation (libre-accès, compactus ou référence). Prêt Pour le prêt, j ai utilisé le logiciel Koha, plus précisément le module circulation. En collaboration avec les étudiants, j ai participé aux activités qui y sont rattachées : emprunts, retours, prolongations, rappels. J avais également la tâche de distribuer les clés des studios que peuvent réserver les étudiants et les professeurs via l extranet. Inventaire de la Bibliothèque Durant mon stage, j ai participé, en collaboration avec les étudiants de la Bibliothèque, à l inventaire des partitions de la musique scénique, la musique sacrée, la musique d ensemble et des partitions pour claviers. Cela représentait environ une dizaine d étagères remplies de partitions classées dans des dossiers. Le travail consistait à vérifier que chaque dossier contenait les partitions requises. Cet inventaire nous a pris 2 journées à plein temps. 5 Conclusion J ai apprécié mon stage effectué au sein de la Bibliothèque de l HEMU et du Conservatoire de Lausanne. Les responsables m ont accueilli chaleureusement et ont toujours été disponibles pour répondre à mes questions ou m aider dans mon travail. Ce stage m a permis aussi de découvrir une nouvelle institution scientifique. Comme j ai déjà travaillé dans le milieu universitaire, ces trois mois passés au sein de la Bibliothèque m ont permis d apprécier davantage les activités liées à ce type d institution. 795 Stage professionnel partie A 7

10 6 Sources La Bibliothèque du Conservatoire de Lausanne : la fondation. Phonotèque Nationale Suisse [en ligne]. [Consulté le ] CONSERVATOIRE DE LAUSANNE, : les 50 ans de la Bibliothèque. Gazette musicale SCHERRER, Antonin. 150 ans : Conservatoire de Lausanne : Gollion : Infolio, ISBN Stage professionnel partie A 8