Définissez les valeurs par défaut

Transcription

1 6 Les (top) modèles De la même façon que tout texte repose sur un style, tout document Word repose sur un modèle. On utilise un modèle pour créer un document qui reprendra les particularités de mise en page et de mise en forme du modèle en question. Un modèle peut contenir toutes sortes de textes et de graphismes, mais il implique en particulier une mise en page (marges, arrière-plan, format du papier ). Il peut inclure également une personnalisation des styles, de la barre d outils Accès rapide, des blocs de construction, des macros. Un modèle a pour extension.dotx ou.dotm. Seuls les modèles.dotm peuvent contenir des macros.

2 6 Les (top) modèles Définissez les valeurs par défaut Tout nouveau document est par défaut fondé sur le modèle Normal-.dotm. Il est donc très important de bien configurer son Normal.dotm puisqu il sera la base par défaut de tout nouveau document, mais aussi de tout nouveau modèle. Inutile au départ de chercher le modèle Normal.dotm : il n existe pas! Il n existera que lorsque vous aurez l aurez modifié Et comment amener des modifications à quelque chose qui n existe pas, me direz-vous? Bien vu! Bien que rien ne vous empêche de créer de toutes pièces un fichier Normal.dotm, vous pouvez simplement amener des modifications dites "par défaut" concernant la mise en page ou les styles par exemple : 1. Créez un nouveau document vierge sans l enregistrer. 2. Affichez le volet Styles en cliquant sur le lanceur de boîte de dialogue situé en bas à droite du groupe Styles, sous l onglet Accueil, puis cliquez sur le bouton Gérer les styles situé en bas du volet à gauche. 3. Affichez l onglet Définir valeurs par défaut de la boîte de dialogue Gérer les styles. 4. Faites toutes les modifications de mise en forme que vous souhaitez par l intermédiaire de cet onglet : elles concerneront toutes le style Normal. 5. Cochez l option Nouveaux documents basés sur ce modèle. 6. Cliquez sur le bouton OK. De la même façon, si vous cochez l option Nouveaux documents basés sur ce modèle dans les boîtes de dialogue de création et de modification de style, ou bien encore si vous cochez l option Par défaut que vous trouverez dans différentes boîtes de dialogue, telles Police, Paragraphe, Mise en page, toutes ces actions permettront, à la fermeture Word, de générer automatiquement un modèle Normal.dotm. 112

3 Définissez les valeurs par défaut Si le modèle est déjà créé, ces personnalisations entraîneront sa modification. Vous préférez rester maîtresse de la situation? Cochez la bonne option : 1. Cliquez sur le bouton Office, puis sur le bouton Options Word. 2. Cliquez à gauche sur la commande Options avancées. 3. À droite, sous la rubrique Enregistrement, cochez l option Demander avant d enregistrer le modèle Normal. Le truc de Pétronille Un Normal.dotm corrompu peut être la source de bien des misères! Si c est le cas, modifiez le nom du modèle Normal.dotm : Word en recréera un tout neuf à la première occasion. Et surtout, n écoutez pas les mauvais SUITE 113

4 6 Les (top) modèles conseils de ceux qui vous disent de le supprimer : il est très souvent possible de récupérer ses personnalisations. Prochain défilé : créez votre propre modèle Cléo dit : Je rêve d avoir mon petit modèle à moi, rien qu à moi! Du sur mesure Pétronille dit : Si ce n est que ça Je peux t aider à le créer ton petit modèle de demi-saison ;-) Cléo dit : Remarque bien, si le modèle pouvait me faire toute l année, et du matin au soir genre modèle passe-partout, ça m arrangerait bien! :-D J ai besoin d un papier à en-tête à mon nom. Pétronille dit : OK. Alors faisons dans le classique Cléo dit : Soit, mais avec une petite pointe d originalité! ;-)) Un nouveau modèle se crée comme un nouveau document. Ce n est que l enregistrement qui diffère. Par contre, il faut penser à toutes les éventualités. Est-ce un modèle de gros document? Dans ce cas, il faut en particulier penser à soigner les styles de titre, la numérotation. Est-ce un modèle de lettre? Si oui, prévoyez l insertion de la date, de l adresse du destinataire, etc. 114

5 Prochain défilé : créez votre propre modèle Voici, par exemple, la marche à suivre pour créer un modèle de papier à en-tête : 1. Créez un nouveau modèle vierge, qui sera donc par défaut fondé sur le modèle Normal.dotm. 2. Réglez la mise en page comme bon vous semble (marges, filigrane, bordures ). 3. S agissant d un modèle de papier à en-tête, la première page sera différente des suivantes. Créez donc tout de suite une seconde page en cliquant sur le bouton Page vierge sous l onglet Insertion, dans le groupe Pages. 4. Positionnez le curseur sur la première page, et rendez-vous dans l en-tête : onglet Insertion, groupe En-tête et pied de page, bouton En-tête, commande Modifier l en-tête. 5. Une fois le curseur positionné dans l en-tête de la première page, cochez l option Première page différente du groupe Options, sous l onglet Outils des en-têtes et pieds de page. 6. Créez votre en-tête : mettez vos nom et adresse, éventuellement votre logo, etc. Vous pouvez bien entendu utiliser les en-têtes de la galerie d en-têtes, quitte à les personnaliser. 7. Déplacez-vous sur la seconde page, via le bouton Section suivante du groupe Navigation, et insérez un numéro de page en bas de page, choisi dans la galerie des numéros de page. 8. Fermez les en-têtes et pieds de page et revenez sur la première page du document. Vous pouvez supprimer le saut de page qui n a pas lieu d exister dans le modèle. 9. Personnalisez la première page à votre goût, en ajoutant par exemple le texte devant revenir sur chaque nouveau document. Si vous souhaitez ajouter une date, insérez un champ {CREATEDATE}, et non pas un champ DATE, qui se mettra à jour dès que vous ouvrirez une lettre déjà saisie et envoyée! 10. Modifiez éventuellement les styles, les jeux de couleurs et de polices. 115

6 6 Les (top) modèles 11. Cliquez sur le bouton Office puis pointez sur la commande Enregistrer sous, et enfin cliquez sur la commande Modèle Word. 12. Dans la boîte de dialogue Enregistrer, la rubrique Type de fichier affiche par défaut Modèle Word *.dotx. Dans la barre d emplacement à gauche, cliquez sur le dossier Modèles approuvés afin d ouvrir le dossier Templates si celui-ci n est pas sélectionné. 14. Saisissez le nom de votre modèle. Vous venez de créer votre premier modèle. Allô? Pétronille? C est Cléo! "Mes modèles sont top!" Pétronille : "TES modèles?" Cléo : "Ben oui, que crois-tu? Que j allais m arrêter à un pauvre petit modèle passe-partout qui allait s ennuyer tout seul? J en ai fabriqué une douzaine, de quoi remplir une armoire, tous plus beaux les uns que les autres!" Pétronille : "Super, j aurai le droit au défilé?" Cléo : "Oui, sauf qu il y a une chose qui n est pas top, c est cette $!# $ barre d outils Accès rapide que je voudrais différente selon les modèles! Dès que j y touche, elle se change pour tous les modèles et tous les documents!" Pétronille : "Tu me rassures! C est pas un problème, ça Quand tu es dans la fenêtre de personnalisation de la barre d outils Accès rapide, il faut que tu sélectionnes le modèle pour lequel tu veux faire la personnalisation, sinon la personnalisation est faite par défaut, donc pour n importe quel document ou modèle. Utilise la liste déroulante en haut à droite." Cléo : "Ahhhh! Merci ma Pétronille, tu me sauves de l enfer! Ça fait trois jours que je m énerve avec ça!" Pétronille : "À titre indicatif, la barre d outils Accès rapide par défaut ne fait pas partie du modèle. Elle fait l objet d un fichier à part nommé word.qat. Si tu veux tout reprendre, commence par cliquer sur le bouton Réinitialiser de la boîte de dialogue Personnaliser la barre d outils Accès rapide. Fais ensuite tes personnalisations par défaut, puis tes personnalisations spécifiques de chaque modèle. SUITE 116

7 Les modèles et les styles Par la même occasion, n oublie pas de regarder un peu partout dans les options Word. Il y a plusieurs endroits où la personnalisation peut différer selon chaque modèle ; surveille les listes déroulantes." Les modèles et les styles Mettez votre style personnel dans un modèle Si les styles fournis avec Word ne vous suffisent pas, créez-en de nouveaux, mais rappelez-vous avant tout qu un style personnel peut : soit faire partie d un jeu de styles rapides et donc être accessible depuis n importe quel document ; soit être enregistré dans un seul document ; soit être associé à un modèle et donc accessible uniquement dans les documents basés sur ce modèle. Dans les boîtes de dialogue Créer un style à partir de la mise en forme ou Modifier le style, vérifiez que l option Uniquement dans ce document est bien cochée. Au cas où vous souhaiteriez modifier le style d un modèle depuis un document basé sur ce modèle, cochez l option Nouveaux documents basés sur ce modèle. Suivez le modèle Parce que vous êtes altruiste, vous avez créé un modèle à partager avec d autres utilisateurs. Partageuse, certes, mais il n est pas question pour autant que l on anéantisse la mise en forme de votre œuvre qui vous a pris du temps et dont vous êtes très fière! Je vous conseille donc de protéger ce modèle de la façon suivante : 117

8 6 Les (top) modèles 1. Sous l onglet Révision, dans le groupe Protéger, cliquez sur le bouton Protéger le document, puis sur la commande Restreindre la mise en forme et la modification. 2. Dans le volet Restreindre la mise en forme et la modification, sous la rubrique Restrictions de mise en forme, cochez l option Limiter la mise en forme à une sélection de styles. 3. Cliquez sur le lien Paramètres. 4. Dans la boîte de dialogue Restrictions de mise en forme, l option Limiter la mise en forme à une sélection de style est cochée par défaut. Cochez uniquement les styles que vous autorisez. Le bouton Minimum recommandé permet de ne pas vous tromper et de ne pas trop bloquer vos utilisateurs. Mais le choix final vous appartient. N oubliez pas d ailleurs que le minimum recommandé dépend de vous et se règle dans la gestion des styles. 5. Si vous ne souhaitez aucune dérive, cochez les options Bloquer le changement de thème ou de jeu et Bloquer le changement de jeu de styles rapides. La première option bloque l utilisation des thèmes via l onglet Mise en page ainsi que le changement de jeux de couleurs et de polices via l onglet Accueil. La seconde bloque l utilisation des jeux de styles via l onglet Accueil. 118

9 Les modèles et les styles 6. Une fois les options complétées, cliquez sur le bouton OK, puis sur le bouton Activer la protection. Entrez un mot de passe et cliquez à nouveau sur OK. Vous pouvez dormir tranquille, vous avez imposé vos choix, on devra les suivre! Supprimez un style d un modèle Pas question de faire place nette et de tout éliminer! Vous ne pouvez supprimer que vos propres styles, et non les styles fournis par Word. 1. Ouvrez le modèle qui contient le style à supprimer. 2. Affichez le volet Styles. 3. Pointez sur le style, cliquez sur la flèche déroulante qui apparaît à droite du style et cliquez sur la commande Supprimer. De Maude à Pétronille Objet : Destruction massive de styles Modèle obèse cherche à perdre du poids Fille pressée avec styles innombrables à détruire en urgence! Aide-moi s il te plaît! De Pétronille à Maude Objet : re : Destruction massive de styles Ouvre le modèle qui contient les styles, affiche le volet Office, clique sur le bouton Gérer les styles (en bas), clique sur Importer/Exporter. Sélectionne tous les styles à supprimer en utilisant les touches [Ctrl] et/ou [Maj], puis clique sur le bouton Supprimer Tu te sens mieux? ;-) De Maude à Pétronille Objet : re : re : Destruction massive de styles Euh oui merci Tout vient à point à qui sait se plaindre! ;-))) 119

10 6 Les (top) modèles C est d ailleurs par cette même boîte de dialogue que vous pourrez copier les styles d un modèle vers un autre, et en particulier récupérer les styles d un modèle corrompu. Modifiez un modèle Un modèle, y compris le modèle Normal.dotm, peut être modifié comme un document ordinaire. Vous pouvez l ouvrir depuis Word comme un document ordinaire. Pour le trouver rapidement, cliquez sur le dossier Modèles approuvés depuis la boîte de dialogue Ouvrir. Le truc de Pétronille Si vous double-cliquez sur l icône d un modèle depuis l Explorateur de Windows, par défaut vous créerez un nouveau document. Pour ouvrir le modèle, cliquez dessus du bouton droit et sélectionnez la commande Ouvrir. Abandonnez le Normal et changez de look! Vous allez créer un nouveau document fondé sur un modèle prédéfini, et non plus sur Normal.dotm : 1. Cliquez sur le bouton Office puis sur la commande Nouveau. 120

11 Les modèles et les styles 2. Dans la fenêtre Nouveau document, Cliquez sur Mes modèles pour accéder à vos modèles personnels. Dans la boîte de dialogue Nouveau, sélectionnez votre modèle et cliquez sur OK. Le truc de Maude Pour avoir un aperçu de vos modèles dans la boîte de dialogue Nouveau, cochez l option Enregistrer l image de l aperçu dans les propriétés avancées, sous l onglet Résumé. ou ou Cliquez sur Modèles installés pour accéder aux modèles livrés avec Word. Sélectionnez le modèle dont l aperçu s affiche dans la partie droite de la fenêtre, puis cliquez sur le bouton Créer. Cliquez sur Microsoft Office Online pour accéder aux modèles du site de Microsoft Online. Attention, le téléchargement de modèles sur le site de Microsoft Office Online est réservé aux utilisateurs possédant une version authentique d Office. Une vérification est faite au moment du téléchargement. Si votre version n est pas authentique, vous ne pourrez pas télécharger. Choisissez votre modèle parmi les dizaines qui s affichent dans des sous-dossiers, puis cliquez sur le bouton Télécharger. 3. Un nouveau document apparaît, fondé sur le modèle choisi. Le truc de Pétronille Si vous vous servez régulièrement des mêmes modèles, vous y accéderez rapidement et par défaut par la rubrique Modèles récemment utilisés située au centre de la fenêtre Nouveau document. Pour réafficher ces modèles, cliquez sur Vierge et récent. 121

12 6 Les (top) modèles L heure du rangement! Les modèles sont conservés dans le dossier Template par défaut. L emplacement diffère selon votre version de Windows, et par défaut : pour Vista : C:\Users\[Utilisateur]\AppData\Roaming\Microsoft \Templates ; pour Windows XP : C:\Documents and Settings\[Utilisateur] \Application Data\Microsoft\Templates. Pour connaître et éventuellement modifier l emplacement de ce dossier, cliquez sur le bouton Office puis sur le bouton Options Word. Dans la partie gauche de la fenêtre, sélectionnez la commande Options avancées, puis à droite, tout en bas, cliquez sur le bouton Emplacement des fichiers. Si vous devez produire un certain nombre de modèles, il sera peut-être nécessaire de les stocker dans des sous-dossiers que vous créerez et que vous ajouterez vous-même dans le dossier Templates. Ces sous-dossiers s afficheront sous forme d onglets dans la fenêtre Nouveau. 122