Tables et relations. Access 24/08/2014

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1 Tables et relations Access 24/08/2014

2 Tables... 3 Création... 3 Types de données d'une base de données Access... 3 Type de données Microsoft Access... 4 Formats prédéfinis... 9 Format personnalisé pour le texte Format de données numériques et monétaires Format de données de type date ou heure Masques de saisie Typologie des relations Les relations Les relations 1-n Les relations n-n Schéma relationnel Relations Mise en place des relations Quelles sont les pièges à éviter et donc les choses à faire pour que votre base de données soit exploitable Table liée : Attacher une table venant d Excel Création de la table Exercice

3 Tables Création Lancer Access Voici la page d accueil. Cliquer Base de données vide. Dans le champ «Nom de fichier» taper «DATASTAR», localiser l endroit où classer la base de donnée en cliquant sur le dossier situé à droite du champ «Nom de fichier». Cliquer sur «Créer». La société DATASTAR souhaite gérer ses clients, ses stocks, créer et éditer des commandes à l aide d Access. Nous allons créer les tables nécessaires pour collecter les informations utiles à cette gestion. Types de données d'une base de données Access Pour décider du type de données à utiliser, basez-vous sur les considérations suivantes : - Quel type de données voulez-vous autoriser dans ce champ? Par exemple, vous ne pouvez pas enregistrer du texte dans un champ de type Numérique. - Combien d'espace disque voulez-vous utiliser pour enregistrer les données du champ? - Quel type d'opération voulez-vous accomplir sur les valeurs de ce champ? Par exemple, Microsoft Access permet d'additionner des valeurs dans des champs de type Numérique ou Monétaire, mais pas dans des champs de type Texte ou Liaison OLE - Voulez-vous trier ou indexer le champ? Vous ne pouvez pas trier ni indexer des champs de type Liaison OLE. - souhaitez-vous utiliser le champ pour effectuer des regroupements lorsque vous générez des requêtes ou des états? Vous ne pouvez pas effectuer un regroupement sur un champ de type Liaison OLE. - Comment voulez-vous trier les valeurs du champ? - Dans un champ Texte, les nombres sont triés comme des chaînes de caractères (1, 10, 100, 2, 20, 200, etc.), et non comme des valeurs numériques. 3

4 - Si vous souhaitez effectuer un tri sur des nombres, utilisez un champ de type Numérique ou Monétaire. - Il en est de même pour les dates ; si vous devez effectuer un tri sur des dates, définissez ce champ comme un champ de type Date/Heure et non comme un champ de type Texte. - Aurez-vous besoin de stocker des documents Microsoft Word ou Microsoft Excel, des images, des sons et d'autres types de données binaires créées dans d'autres programmes? Les objets OLE peuvent être liés ou incorporés dans un champ Objet OLE dans une table Microsoft Access. Pour afficher l'objet OLE, utilisez un contrôle dans un formulaire ou un état. Type de données Microsoft Access Type de données Microsoft Access Oui/Non : Type de données de champ utilisé pour les champs qui ne contiennent qu'une seule des deux valeurs possibles, notamment Oui ou Non, et Vrai ou Faux. Les valeurs Null ne sont pas autorisées.) Numérique : Dans une base de données Microsoft Access, type de données de champ conçu pour les données numériques utilisées dans des calculs mathématiques. Toutefois, utilisez le type de données Monétaire pour afficher ou calculer des valeurs monétaires.) (Octet) Entier - Entier Long - Réel simple - Réel double Monétaire : Dans une base de données Microsoft Access, type de données utile pour les calculs impliquant des valeurs monétaires ou pour les calculs à virgule fixe dans lesquels la précision est extrêmement importante.) Décimal/numérique : Type de données numérique exact qui contient des valeurs comprises entre 10^28 1 et 10^28 1. Vous pouvez spécifier l'échelle (nombre maximal de chiffres) et la précision (nombre maximal total de chiffres à droite du séparateur décimal).) Date/Heure : Type de données de base de données Access utilisé pour conserver des informations de date et d'heure.) NuméroAut- : Type de données de champ qui stocke automatiquement un numéro unique pour chaque enregistrement au moment de son ajout à une table. Trois types de numéros peuvent être générés : séquentiel, aléatoire et numéro de réplication.) (Incrément) Texte : il s'agit d'un type de données de champ. Les champs de type Texte peuvent contenir jusqu'à 255 caractères ou le nombre de caractères spécifié par la propriété Taille du champ (FieldSize), la plus faible de ces valeurs étant retenue.) (n) Mémo : il s'agit d'un type de données de champ. Les champs Mémo peuvent contenir jusqu'à caractères.) Objet OLE : Type de données de champ utilisé pour les objets créés dans d'autres applications, qui peuvent être liés ou incorporés (insérés) dans une base de données Access.) N réplication (également appelé identificateur unique global (GUID : Champ de 16 octets utilisé dans une base de données Access pour établir un identificateur unique de réplication. Les GUID sont utilisés pour 4

5 identifier des réplicas, des jeux de réplicas, des tables, des enregistrements et d'autres objets. Dans une base de données Access, les GUID sont appelés «numéros de réplication».) Lien hypertexte : Type de données d'un champ de base de données Access qui stocke des adresses de liens hypertexte. Une adresse peut comporter jusqu'à quatre parties et être écrite avec la syntaxe suivante : texte affiché#adresse#sous-adresse#) Affichage. Mode création. 5

6 Maintenant, suivez en images les explications et surtout soyez attentifs aux propriétés des champs. 6

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9 Formats prédéfinis La propriété "Format" caractérise la manière dont les données s'affichent dans une table, mais elle n'affecte pas leur enregistrement dans la base. On peut donc, en général, modifier le format (à condition de ne pas changer le type de données) sans détruire les données déjà présentes. L'utilisateur peut définir ses propres formats, appelés formats personnalisés disponibles pour certains types de données. la propriété "Format" est prioritaire sur la propriété "Masque de saisie" 9

10 Format personnalisé pour le texte Les et & ont un fonctionnement identique, sauf en ce qui concerne les espaces. Certains caractères (le tiret par exemple) n'ont pas besoin d'être mis entre guillemets. Des exemples d'utilisation sont rassemblés dans le tableau suivant. Les cases qui ne contiennent aucune information peuvent être l'objet d'un format particulier; - Après le pointvirgule se trouve le texte qui sera affiché systématiquement dans les cases vides. Format de données numériques et monétaires 10

11 Exemples Un format numérique peut comporter de une à quatre sections, et utilise le point-virgule comme séparateur. Le rôle de chaque section est défini dans le tableau ci-dessous. Exemples 11

12 Format de données de type date ou heure Exemples 12

13 Exemples Les formats relatifs à la date et à l'heure sont surtout utilisés quand on imprime des données, c'est à dire quand on utilise les états. Dans les tables, on se contente généralement des formats prédéfinis Masques de saisie Le masque de saisie permet de guider la saisie des données dans une table ou un formulaire, lorsque ces données ont des propriétés communes (ex : un nom doit commencer par une majuscule, "Tél." précède un numéro de téléphone, "mailto:" précède une adresse , etc.). 13

14 Le SGBD Access permet l'utilisation d'un masque de saisie pour les types de données texte, numérique, monétaire et date / heure. Le masque de saisie permet de guider la saisie des données dans une table ou un formulaire, lorsque ces données ont des propriétés communes (ex : un nom doit commencer par une majuscule, "Tél." précède un numéro de téléphone, "mailto:" précède une adresse , etc.). Le SGBD Access permet l'utilisation d'un masque de saisie pour les types de données texte, numérique, monétaire et date / heure. Un assistant "Masque de saisie" est à votre disposition, mais il ne fonctionne pas pour les types de données numérique et monétaire. Vous pouvez lancer l'assistant en cliquant dans le champ de la propriété "Masque de saisie" (lors de la création ou de la modification de la table), puis sur le bouton avec les 3 petits points. Une liste de masques prédéfinis vous est alors proposée : code postal français ou international, numéro de sécurité sociale avec ou sans clé, etc. La figure ci-dessous montre l'utilisation d'un masque pour la saisie de numéros de téléphone français. Les données que vous saisissez dans un masque peuvent être stockées : telles qu'elles sont saisies. sans les caractères littéraux Le choix entre ces deux solutions ne prend de l'importance que si vous envisagez de supprimer le masque ultérieurement. Dans la première alternative, vos données garderont leur structure, dans la seconde tous les caractères seront accolés. Si aucun élément de la liste des masques prédéfinis ne vous convient, vous avez la possibilité de créer vous-même un masque personnalisé. La définition d'un masque de saisie peut comporter jusqu'à trois sections séparées par des points-virgules. Seule la première section est impérative. Par défaut, le caractère matérialisant la saisie est le soulignement (_), mais n'importe quel autre caractère est utilisable. Si on choisit l'espace, il faut le placer entre guillemets : " ". Les symboles utilisés pour définir un masque de saisie personnalisé sont rassemblés dans le tableau cidessous. 14

15 Exemples A l'usage, si les données saisies ne correspondent pas au masque, le SGBD ne proteste que lorsqu'on valide par passage à la ligne suivante, ou fermeture de la table. En conclusion, les masques sont fort utiles pour limiter les erreurs de saisie lorsque les données ont un format bien défini. Typologie des relations Les relations 1-1 Commençons par un cas simple : le nom d'une personne et son prénom sont liés de manière univoque. Nous dirons que le nom et le prénom sont liés par une relation "un à un" ou "1-1". Nous les placerons dans la même table (que nous appellerons "Personnes"), sur la même ligne, et dans des colonnes adjacentes. D'une manière générale, nous placerons dans la même table les données qui sont en relation 1-1 entre elles. Les relations 1-n Examinons maintenant la relation qui existe entre la personne et l'entreprise. Excluons pour l'instant le cas où une personne exerce plusieurs fonctions. 15

16 Nous pouvons alors construire les deux phrases suivantes : Une personne est employée par une seule entreprise ; Une entreprise emploie (généralement) plusieurs personnes. Nous avons affaire à une relation "un à plusieurs" ou "1-n" entre la personne et l'entreprise. Si nous plaçons le nom de l'entreprise dans la même table que le nom de la personne, nous créons de la redondance chaque fois que nous établissons un contact avec une nouvelle personne de la même entreprise. Nous placerons donc les personnes et les entreprises dans des tables distinctes (nous appellerons la seconde "Organismes", et non "Entreprises", parce qu'une même entreprise peut comporter plusieurs établissements ou organismes : un siège social, des usines, des agences, des filiales, etc.). D'une manière générale, chaque fois que nous rencontrerons une nouvelle relation 1-n, nous créerons une nouvelle table. De plus, nous devons indiquer au système quelles sont les personnes qui font partie d'une entreprise donnée. Nous créerons donc une relation entre les tables "Personnes" et "Organismes". En pratique, nous attribuerons un code à chaque organisme. Nous utiliserons ce code dans la table "Personnes". D'une manière générale, nous recenserons toutes les relations 1-n existant entre les données, de manière à les introduire dans le SGBD. Les relations n-n L'expérience montre que l'on rencontre des personnes qui exercent dans des entreprises différentes (affiliation multiple). Le cas est même fréquent chez les cadres supérieurs, où l'on est volontiers directeur d'une usine et PDG d'une filiale. On rencontre également le cas de personnes qui partagent leur temps entre une entreprise et un établissement d'enseignement, ou une entreprise et un syndicat patronal, etc. Si nous voulons tenir compte de ces cas en évitant la redondance, nous sommes amenés à modifier les phrases précitées : Une personne peut être employée par plusieurs organismes (entreprise, établissement d'enseignement, syndicat patronal, association, etc.) ; Un organisme emploie généralement plusieurs personnes. Nous nous trouvons alors face à une relation qui semble être 1-n dans les deux sens, ce qui signifie qu'il s'agit d'une relation "plusieurs à plusieurs" ou "n-n". 16

17 Pour gérer une telle relation, il faut introduire un code dans la table "Personnes", puis créer une table supplémentaire (appelée "Affiliation"), dans laquelle on introduit les informations relatives aux couples personne-organisme, en utilisant les codes correspondants. Cette procédure est illustrée dans l'exemple ci-dessous. Nous voyons que Durand travaille pour deux organismes, CQFD et EFPG. Entre une personne et une affiliation, il existe une relation 1-n, de même qu'entre un organisme et une affiliation. Cet exemple nous montre que toute relation n-n peut être scindée en deux relations 1-n en introduisant une table supplémentaire appelée table de jonction. Schéma relationnel En poursuivant l'analyse des relations existant entre les données comme nous l'avons fait ci-dessus, nous dressons la liste des tables et des relations. Il est d'usage de représenter l'ensemble tables+relations dans un schéma relationnel. 17

18 Dans le processus de création d'une base de données, l'établissement du schéma relationnel de la base de données représente l'étape fondamentale. Il est inutile d'aller plus loin, et de se ruer sur l'ordinateur, tant que cette étape n'est pas parfaitement maîtrisée. Relations Il faut mettre en relation les tables créées pour obtenir une base de données relationnelle et permettre aux formulaires et états de fonctionner correctement. Une relation est une association établie entre des champs communs (colonnes) de deux tables. Une relation peut être de type un à un, un à plusieurs ou plusieurs à plusieurs. Lorsque vous créez une relation entre des tables, les champs associés ne doivent pas si possible porter le même nom, à moins que le champ de clé primaire ne soit un champ NuméroAuto. Toutefois, ils doivent comporter le même type de données. Vous pouvez faire correspondre un champ NuméroAuto avec un champ numérique uniquement si la propriété TailleChamp (FieldSize) des deux champs correspondants est similaire. Par exemple, vous pouvez faire correspondre un champ NuméroAuto avec un champ numérique si la valeur de la propriété TailleChamp (FieldSize) des deux champs est Entier long. Cette propriété doit être similaire même si les deux champs associés sont des champs numériques. Définir une relation un-à-plusieurs (TYPE DE RELATION LA PLUS FREQUENTE) ou un-à-un (NE S UTILISE QUE TRES RAREMENT ET UNIQUEMENT POUR DES RAISONS DE SECURITE) Fermez toutes les tables ouvertes. Vous ne pouvez pas créer ou modifier des relations entre des tables ouvertes. Mise en place des relations Onglet : Outils de base de données 18

19 Sélectionner T_Articles, Appuyez sur Shift et maintenez la enfoncée, Cliquez T_Clients et Cliquez sur Ajouter puis sur fermer. 19

20 Puis par cliquer glisser depuis la table de départ vers la table de destination, établissez les relations entre les clés primaires de la table d origine et le champ de destination de la table à lier. Suivez en images les relations à établir. A chaque fois, n oubliez pas de cocher la case «appliquer l intégrité référentielle». Créer Il faut pouvoir appliquer l'intégrité référentielle pour s'assurer que les données mises en relation sont de même type et que la table pourra donc fonctionner correctement. Si Access vous refuse cette option, il faut annuler votre mise en relation et modifier les caractéristiques de vos données dans les tables. 20

21 "Mettre à jour en cascade les champs correspondants", signifie que si nous modifions l'écriture du nom d'une commune du côté 1 de la relation, cette modification sera reportée partout du côté n. Le second choix, "Effacer en cascade les enregistrements correspondants", signifie que si nous supprimons une donnée du côté 1 de la relation, tous les enregistrements utilisant cette donnée du côté n seront supprimés. Il ne faut pas activer cette option, sauf momentanément et en cas de besoin spécifique. Quelles sont les pièges à éviter et donc les choses à faire pour que votre base de données soit exploitable. Ne pas mettre d espaces dans les noms des objets. Ne jamais donner des noms sans la normalisation évoquée aux chapitres précédents. Choisir les clés primaires de façon pertinente Mettre toutes vos tables en relations avec l intégrité référentielle. N utiliser le champ de type «NuméroAuto» que quand on ne peut pas faire autrement. En effet, ce champ fait perdre la maîtrise de la numérotation. Eviter de mettre un champ «texte» en clé primaire. Ne jamais créer des champs qui se déduisent d autres champs. Ne pas répéter un champ plusieurs fois dans une table. Table liée : Attacher une table venant d Excel Création de la table Créez le fichier Excel suivant : 21

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24 Fermer le classeur Excel. Retourner à Access : Onglet «Données externes». 24

25 Sélectionner le ficher Excel 25

26 Ouvrir 26

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30 Exercice Clients Table T_Clients Normalisation des champs par l indicatif Cli Nom du champ Type de données Taille de champ Légende C_Cli_CodeClient Numérique Entier Long Code Client C_Cli_Société Texte 60 Société C_Cli_TypeClient Numérique Octet Type Client C_Cli_NomContact Texte 50 Nom Contact C_Cli_PrenomContact Texte 50 Prénom Contact C_Cli_Adresse Texte 150 Adresse C_Cli_CP Texte 6 CP C_Cli_Ville Texte 50 Ville C_Cli_Tel Texte 20 Tel C_Cli_Mail Lien hypertexte 150 Adresse mèl C_Cli_SiteWeb Lien hypertexte 150 Adresse Site Internet C_Cli_CA Numérique Réel simple format Euro Chiffre d affaires Articles Table T_Articles Normalisation des champs par l indicatif Art Nom du champ Type de données Taille de champ Légende C_Art_CodeArticle Numérique Entier Long Code Article C_Art_Libelle Texte 50 Libellé C_Art_StockPhy Numérique Entier Long Stock Physique C_Art_PrIxUnit Monétaire Réel simple format euro Prix unitaire C_Art_TypeArticle Texte 3 Type Article 30

31 En-tête des commandes Table T_CdeEntete Normalisation des champs par l indicatif CdeE Nom du champ Type de données Taille de champ Légende C_CdeE_NumCde Numérique Entier Long Numéro cde C_CdeE_DateSaisie Date/Heure Valeur par défaut : Date() Date Saisie C_CdeE_DateLivrPrevu e Date/Heure Valeur par défaut : Date()+10 Date Livraison prévue C_CdeE_CodeClient Numérique Entier long Code Client C_CdeE_Commentaire Texte 255 Commentaire Détail des commandes Table T_CdeDetail Normalisation des champs par l indicatif CdeD Nom du champ Type de données Taille de champ Légende C_CdeD_NumCde Numérique Entier Long Numéro cde C_CdeD_LigneDeCde NuméroAuto Entier Long Ligne C_CdeD_CodeArticle Numérique Entier Long Code Article C_CdeD_Qte Numérique Entier long Qté C_CdeD_PrixUnit Numérique Numérique : format euros PU 31