Rapport de congrès 2013 à l attention du CFIBD

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1 Sempéré Julien Boursier CFIBD IFLA WLIC 2013 Paris, le 25 août 2013 Rapport de congrès 2013 à l attention du CFIBD Cette année, le Comité français international des bibliothèques et de la documentation (CFIBD) m a permis de prendre part au congrès de l IFLA (World library and information congress) comme boursier français. Cette opportunité m a été accordée dans le contexte particulier qu est celui de la préparation de l accueil par Lyon du WLIC Cela a rendu cette expérience atypique et particulièrement riche. À l occasion du congrès 2013, j ai, en effet, découvert l IFLA pour la première fois. J ai souhaité m y rendre cette année en particulier pour deux raisons majeures déjà exprimées dans mon dossier de candidature : - Découvrir mon comité permanent de Knowledge Management (KM) - Prendre au mieux mes repères pour le congrès 2014 en France tout en le promouvant. En effet, cette année 2013 était une année d élection et de renouvellements de Standing Committees et, à une année de l IFLA en France, toute implication au sein d un comité constituait un moyen naturel de s impliquer dans Lyon 2014 et de prêter main forte aux collègues qui portent ce projet depuis des mois et tentent de le promouvoir au mieux au sein de la profession. Intéressé à titre personnel et professionnel par le Knowledge Management, j ai souhaité m impliqué dans ce Standing Committee. Par chance et par sympathie, la Bibliothèque nationale de France (BnF) a accepté de me parrainer et de m introduire au sein de ce comité permanent, pour lequel mon établissement, l Université Paris Descartes, n avait pas pris d inscription. En effet, Elisabeth Freyre, collègue en charge des projets européens à la BnF, achevait cette année son second mandat encourageant mon implication et me permettant de rencontrer l ensemble des personnes du comité. J ai donc appris au printemps ma nomination au sein du comité et ai rencontré Mme Freyre en juin pour prendre connaissance des projets pour Singapour et pour Lyon. Par ailleurs, comme M. Pascal Sanz l a rappelé lors du caucus francophone du samedi 17 août 2013, les boursiers se devaient de tenir un rôle important dans l animation du stand Lyon WLIC 2014 à Singapour. Cette demande paraissait d autant plus normale que, pour ma part, la volonté de m impliquer dès cette année au sein de l IFLA était directement liée à celle d apporter une aide, toute modeste soit-elle, à l organisation française de l année prochaine. Ainsi, cette semaine s est articulée entre ces deux préoccupations et ces deux priorités. Cela explique le calendrier suivi tout au long de ce séjour et les choix opérés. La première

2 moitié du congrès s est trouvé plutôt marquée par les rendez-vous du comité permanent de la section de KM et les sessions qu il avait organisées. La seconde a été davantage consacrée à promouvoir sur le stand pour Lyon 2014 le congrès de l année prochaine. Mon calendrier était donc séparé en deux types de rendez-vous : les incontournables du fait de mon implication dans la section KM et les optionnels, qui m intéressaient, mais qui passaient après la présence au Stand pour WLIC2014. Les premiers rendez-vous incontournables étaient les deux sessions de mon comité permanent : le 17 août de 15h15 à 17h45 (session 46) et le 20 août de 9h45 à 11h15 (finalement 11h du fait d une réunion qu avaient nos officiers session 127). Afin de connaître ce qui se déroule au sein d un comité permanent, je me suis présenté, le 17 août à 9h45 à celui du comité de Management et Marketing comme simple observateur. J ai ainsi pu comprendre la logique de fonctionnement d un comité permanent avant de me rendre au mien. J avais choisi Management et Marketing qui est un comité dont les problématiques attirent mon attention et ai alors fait plusieurs constats. J ai pu noter la diversité des participants, que ce soit en termes de nationalité que de type de bibliothèques dans lesquelles ils travaillent. Au-delà de ce simple constat qui est une des raisons qui me poussent vers l IFLA, j ai constaté l importance des deux officiers : le président (ou chair) et son/sa secrétaire. J ai pu comprendre que la session d un comité permanent avait, quand on y est pas impliqué, un côté sinon frustrant du moins très formel. En effet, il s agit d une réunion stratégique qui fixe les objectifs du groupe. L attitude des deux officiers est un critère essentiel de bon fonctionnement d un SC étant donné le rôle qu ils jouent dans la tenue de ces réunions où tout se décide. Après avoir assisté à la réunion Preservation and Conservation Programme Core Activity (12h30 15h) animée par Mme Baryla de la BnF, par intérêt pour les activités de la BnF et pour la problématique, je me suis donc rendu à mon Standing Committee. J ai été présenté par Mme Freyre aux autres membres du groupe et ai pu faire plusieurs constats : c est un SC très marqué par la présence de l Europe et de l Amérique du Nord, très varié dans sa composition (personnes issues des bibliothèques ou non), très large dans ses problématiques comme attendu. Le président sortant, M. Xuemao Wang, a créé une dynamique de groupe forte avec des réunions tous les mois par Skype et une bonne gouvernance du comité (rigoureuse et ambitieuse). Le comité a seulement 8 ans d expérience mais montre son dynamisme par la tenue notamment cette année de quatre rendez-vous au programme en plus de ses deux sessions permanentes : - le 18 août de 13h45 à 15h45 «Building a learning and knowledge sharing organization» organisé avec d autres comités : Information Technology, Continuing professional Development and Workplace Learning. - le 19 août de 9h30 à 12h45 «Agile management: strategies for achieving success in rapidly changing times» avec le comité Academic and Research Libraries. - le 19 août de 16h à 18h «Knowledge café» : Knowledge Management et le comité Library and Research Services for Parliaments. - le 22 août de 10h45 à 12h45 «Open Access in the context of full lifecycle of Knowledge Management» J ai logiquement fait de ces quatre réunions une priorité dans mon calendrier et ai pu assister à toutes. J en ai tiré une meilleure compréhension des centres d intérêts de mon

3 groupe, un meilleure connaissance personnelle des différents membres et une vision de ce que sont ces open sessions, knowledge café qui sont des réunions qui reviennent chaque année dans la même configuration. J en ai, avant tout, tiré une meilleure expérience et une meilleure connaissance de ce qu est le knowledge management. Le premier comité permanent a été également l occasion de valider les minutes de l année précédente, à l image de ce qui s est fait lors de l assemblée générale le 21 août de 16h15 à 18h. Cette année, notre président et notre secrétaire arrivaient en fin de mandat, nous avons donc nommé deux nouveaux membres. L esprit de cooptation l emporte clairement au sein des comités permanents, ainsi, les deux personnes étaient déjà connues de tous. La nouvelle présidente, Leda Bultrini, était présente et j ai pu la rencontrer à plusieurs reprises. Ce que j attendais le plus était la préparation par le comité des temps forts de l année prochaine. Pour l heure, deux sessions importantes sont prévues pour le WLIC 2014 : une rencontre satellite le 15 août 2013 à Lyon et une session ouverte pendant le congrès. Je me suis porté volontaire et ai été désigné responsable de l organisation du satellite meeting. Il portera sur «Knowledge management as a vital tool for change management». Avec Mme Bultrini, forte de son expérience d organisatrice d un satellite meeting à Helsinki, nous avons défini les dates clés de l organisation et le modèle que suivra cette rencontre satellite : la venue d intervenants choisis alternant avec un appel à publication. Je suis également membre de l organisation de l open session dans laquelle j aurai un rôle d organisateur pour les questions pratiques et un rôle de relecteur. Cette double implication est importante pour trois raisons. Elle me permet de développer davantage mes compétences sur les problématiques de mon comité, d enrichir mon expérience en termes d organisation scientifique de séminaires ou congrès et de comprendre le fonctionnement de l IFLA en termes de partenariats économiques et budgétaires pour la tenue d un satellite meeting. En effet, ces questions sont également centrales pour la bonne tenue de la rencontre. Outre l organisation pour l année prochaine, un travail sur la communication du comité a été décidé : elle sera gérée différemment et par un groupe de personnes. J appartiens au groupe média au sein duquel ma contribution est attendue en particulier sur l animation des réseaux sociaux. Ce groupe sera donc en charge de la communication sous la responsabilité de la chargée de communication qui avait également été choisie par cooptation. La façon dont les différents responsables au sein d un groupe sont choisis rend d autant plus importante la présence au moment du congrès et l implication dès à présent dans les activités du comité. Réussir au mieux l organisation de la rencontre satellite et de l open session sera donc une des clés d une plus grande implication au sein de mon comité dont l activité et les problématiques m ont convaincu du choix que j ai effectué. Il ne faut évidemment pas oublier la dimension humaine : les personnes du groupe et celles, observatrices, qui souhaitent y entrer, sont fortes d expériences dans le domaine des sciences de l information, de knowledge management et, plus largement, de la vie de l IFLA. Les fréquenter tout au long de la semaine lors de discussions plus ou moins formelles et lors du dîner annuel qu organise le comité (qui s est tenu le 21 août) m a déjà apporté de nombreuses idées et a été source d un grand enthousiasme, rendant mon implication d autant plus motivante. Le groupe souhaite s ouvrir vers d autres collègues et la présence de deux collègues africains et une collègues d Amérique latine lors de notre second standing committee ouvre de nouvelles perspectives notamment en vue du WLIC

4 2015 au Cap, où il est important que le groupe compte des collègues du continent qui nous recevra pour garder sa dynamique et faciliter l organisation des sessions. Cette dimension humaine est allée, évidemment, bien au-delà du comité permanent et a été une des dynamiques essentielles de ce congrès. Elle s est traduite par des déjeuners et des dîners passés avec des collègues du monde entier (Chili, Suède, Allemagne, USA, Angleterre, Finlande, Canada, Zambie, Nigéria, Argentine, ), des échanges sur les réseaux sociaux et des contacts pour des projets ou des échanges d expérience prévus pour l année qui vient (avec des BU : du Chili sur le signalement, de Finlande sur les ressources électroniques en Médecine et d Australie sur le management). La rencontre, grâce au caucus, au dîner des boursiers, à la soirée culturelle, à la soirée OCLC et à la tenue du stand des collègues français et francophones était pour moi au cœur de ce congrès. Connaître le comité d organisation, comprendre ses problématiques, rencontrer des collègues impliqués à l international, des membres du CFIBD et de l AIFBD m a permis d élargir mon horizon personnel et professionnel, de comprendre le fonctionnement et la vie des acteurs français à l international et de faire des rencontres fort intéressantes. Un œil nouveau constitue toujours un élément à double tranchant : il a le mérite d apporter de la spontanéité mais cette spontanéité peut parfois virer à la naïveté. Je retiens donc de cette semaine qu il faut conserver sa spontanéité tout en étant plus attentif à son environnement. Dans le contexte particulier en vue de l organisation lyonnaise, j espère, à l issue de cette semaine, avoir suscité autant de plaisir au cours de ces rencontres que j ai pu en recevoir en échangeant avec mes collègues français et en faisant leur connaissance quel que soit leur horizon professionnel (associations, BnF, BU, BP ). Une mention toute spéciale est à apporter aux membres du CFIBD qui m ont permis de me sentir impliqué au sein du groupe francophone, que ce soit par le dîner des boursiers que par leur personnalité et leur accueil. En outre, l expérience au sein de l IFLA de personnalités telles que M. Sanz, Mme Baryla, ou M. Blin permet d en comprendre encore mieux les contours et constitue une source supplémentaire de motivation pour apporter sa pierre dans la représentation internationale. Ainsi, le stand pour Lyon WLIC 2014 a été un carrefour où l ensemble des collègues français passaient régulièrement ou participaient à sa promotion. J ai consacré deux journées au stand, le mardi et mercredi 20 et 21 août où j y suis resté respectivement 6 et 4 heures. J ai échangé avec les collègues du monde entier pour promouvoir Lyon, animer le stand, donner des informations à la fois très pratiques mais aussi de fond sur l importance pour nous de recevoir un tel congrès et les arguments en notre faveur afin de persuader le plus de personnes possibles de venir. Cette animation ne se traduit pas uniquement par quelques photos devant la bannière du stand (ce qui laisse des souvenirs fort sympathiques au demeurant et permet une promotion sur les réseaux sociaux) mais se traduira par une motivation du réseau universitaire, auquel j appartiens, selon les modalités définies par le comité d organisation et par un retour d expérience qui sera exprimé à chaque fois que l occasion s en présentera. Un bref article au sein de Bibliothèque(s) et un compte-rendu de visite d une bibliothèque de Singapour pour l ABF sont d ores et déjà prévus. Transmettre l énergie et la motivation que ce congrès m a apportées constitue également un des grands objectifs de l année à venir tant l IFLA a pu m offrir de nouvelles idées, de nouvelles perspectives et un regard neuf sur de nombreuses problématiques. Je crois essentiel que mes collègues, non engagés jusqu alors, participent à ce qui constitue une occasion unique de s impliquer

5 et de rencontrer des personnes qui partagent le goût pour des problématiques similaires à travers le monde entier l année prochaine. Si j avais à exprimer un bémol concernant cette semaine, ce serait celui de la place que je n ai pas eu le temps de me faire pour apporter mon aide à l IFLA express. En effet, j ai opté pour la promotion du stand de Lyon 2014 suivant les recommandations de M. Sanz et entre les sessions de mon comité et l animation du stand je n ai pu me rendre à l IFLA express. Une occasion s est présentée au cours de laquelle avec mon collègue boursier nous nous sommes répartis, sur le moment, les rôles entre promouvoir le stand et apporter notre aide à l IFLA express, je me suis alors rendu sur le stand de promotion de Lyon J espère pouvoir me rattraper dans les années à venir et ce, dès l année prochaine car l IFLA express participe de ce multilinguisme qui aura, en 2014, un rôle primordial dans le contexte francophone. Par ailleurs, j ai tenu à assister à toutes les assemblées plénières pour comprendre la vie et l organisation de l IFLA, j ai aussi pris part le 18 août à 8h30 à la Newcomers Session. Cependant, deux assemblées plénières ont particulièrement retenu mon attention, celle présentant l IFLA Trend Report du 19 août et l assemblée générale du 21 août. La première parce qu elle marque une volonté politique forte et indique comment il faut prendre en mains sa participation au sein de l association. Lyon constitue le premier horizon pour un bilan de cette dynamique qu a voulu mettre en place l IFLA. Il faut donc y être particulièrement attentif, notamment au moment de choisir les thèmes des interventions et leur description afin de replacer l organisation de l open session et du satellite meeting dans une perspective plus large que celle du standing committee. La seconde parce qu elle constitue ce qui fait la vie d une association : des décisions administratives, des motions, des élections, des nominations etc et pour s impliquer au mieux en son sein, cela passe évidemment par une parfaite compréhension de ses organes dirigeants et moteurs. Ce premier congrès a été largement à la hauteur de mes attentes. Il m a permis de prendre la mesure de ce qu est l IFLA, de son fonctionnement et de sa politique générale. Il m a donné l occasion de rencontrer un grand nombre de collègues dans des conditions privilégiées où le réseau se constitue naturellement et les centres d intérêts se rencontrent aisément. J ai pu m inscrire dans la vie de mon comité permanent et prendre mes responsabilités en vue du WLIC 2014 et de son organisation française. Cette implication constitue une première démarche pour m impliquer plus en avant dès 2015 dans la vie de mon comité permanent. Enfin, la rencontre avec le comité d organisation pour 2014 et l ensemble des collègues français va bien au-delà de l IFLA puisqu il donne à comprendre et à voir tout un pan de la vie des bibliothèques françaises dans leur promotion à l international. En ce début de carrière, c est une énorme chance que de pouvoir rencontrer des gens aussi actifs dans la profession et aussi expérimentés. Cela permet également d aguerrir son esprit et de comprendre mieux le contexte français pour y trouver la place qui me conviendra le mieux et mettre mes choix en perspective. Pour toutes ces raisons, je conclus ce rapport en remerciant chaleureusement le CFIBD pour la bourse qu il m a accordée et la BnF pour son parrainage qui a permis ma nomination au sein d un Standing Committee. Je considère ce congrès comme un premier moment fort de ma jeune carrière. J espère avoir été à la hauteur des attentes du CFIBD et avoir apporté autant de plaisir aux différents collègues au cours de nos échanges que l enrichissement professionnel qu ils ont pu m apporter en si peu de temps. Je regrette

6 simplement que le congrès soit si court et ne permette pas d échanger autant qu on le voudrait et avec autant de personnes qu on le souhaiterait. Cependant, une année déjà fort riche s annonce entre organisation, promotion de Lyon et échanges professionnels. Julien Sempéré