Procès-verbal de la réunion du conseil d administration du 18 mai 2015

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1 Comité des Fêtes de Remilly-sur-Tille Comité des fêtes de Remilly-sur-Tille 4 rue de l église Remilly-sur-Tille Procès-verbal de la réunion du conseil d administration du 18 mai 2015 Le 18 mai 2015, à 20 heures, le Conseil d Administration de l'association Comité des fêtes de Remilly-sur-Tille s est réuni sur convocation du président. Le Conseil d'administration était présidé par Pierre-Yves Cousin, en qualité de président de l'association. Il était assisté d une secrétaire de séance, Maryline Boulla, secrétaire de l'association. Plus de 75 % des administrateurs étaient présents ou représentés. Le Conseil d'administration a donc pu valablement délibérer, conformément à l article du règlement intérieur. Le compte-rendu de la réunion précédente est approuvé. Étaient présentes les personnes suivantes : Eric BAUCHET EBT Pascal BEGUE PBE Valérie BENOIT VBT Olivier BERNARD OBD Maryline BOULLA MBA Sandrine CHAMBAUD SCD Pierre-Yves COUSIN PYC Claude GUICHET CGT Frédérique GUICHET FGT Maryvonne KOJEOU MKO Pierre KOJEOU PKO Alexandre LUMINET ALT Florence MIELLE FME François MILLOT FMT Véronique MILLOT VMT Françoise THOMAS FTS - Manuela PINSON MPN - Manon VERMOT-DESROCHES

2 Étaient représentés : Christiane ROCHETTE CRE Maxime ROCHETTE MRE Était excusé : Mickaël GOUBAUX. Ordre du jour Développement Qui BILAN DE LA SOIREE INAUGURALE Bilan financier - Le bilan financier de la soirée se solde par un bénéfice de 703,01 euros. (bénéfice du bar : euros ; bénéfice des repas : euros) Bilan très satisfaisant pour un 1 er événement. FMT + PBE - Le solde du compte en banque est de 873,80 euros (hors versement de la subvention mairie). Billetterie Buvette Salle / Service - Afin d éviter que se renouvelle le problème des adhérents qui n ont pas pu s inscrire : à l avenir, les flyers pour les invitations seront envoyés dans un 1 er temps par mail aux adhérents avec un délai de réponse (par exemple, une semaine). Passé ce délai, les inscriptions seront ouvertes à tous. - Récap des boissons vendues au cours de la soirée : 18 Badoit, 33 Cristalline, 9 Granini, 24 Ice Tea, 20 Orangina, 42 Coca, 1 Cidre, 12 Crémant, 24 Bouteilles de rouge, 12 bouteilles de rosé, 21 bouteilles de blanc, 40 Heineken, 190 verres de Kir. - Bilan du service : Bien. Le service a été rapide et bien organisé. Un grand merci à Manon qui a su coordonner le service avec efficacité. Un courrier a été établi en ce sens par Pierre-Yves pour Manon. - Alerte à l avenir : attention aux couverts débarrassés trop hâtivement (fourchettes pour la salade servie avec les fromages). Traiteur Musique - Quelques insatisfaits. Dans l ensemble, plats très bons et copieux. Pour la prochaine fois, demander plus de couverts au traiteur et choix d un autre dessert. - Dans l ensemble, prestation satisfaisante du DJ. Il a juste manqué quelques musiques plus variées : tango, valse, le DJ n avait pas toutes les musiques. Si choix du même DJ à l avenir : lui demander d étoffer ses choix musicaux et passer tango et valse plus tôt dans la soirée. - Un problème de place pour le repas des 2 DJ s est posé. À l avenir, une table pour les 2 DJ sera disposée vers/sur

3 l estrade. BILAN GENERAL - Un grand succès pour cette manifestation, à renouveler. Merci à tous les bénévoles! ANIMATIONS DU 14 JUILLET Préambules Deux réunions ont eu lieu en amont, avec des représentants de la mairie, la responsable de l association Les 1000 pattes, les membres du bureau du comité des fêtes et les membres du comité des fêtes qui le souhaitaient. Propositions LE 14 JUILLET : Les faits : - Salle des fêtes disponible à compter du 12 juillet au soir. - Pas d artificier disponible. - Pas de SACEM à régler lors d une manifestation avec entrée non payante le 14/7 (idem Fête de la musique). - 10h30 : Cérémonie officielle organisée par la mairie avec verre de l amitié. - Les autres associations de Remilly ont été contactées par mail de Manuela pour participer, pas de retour à ce jour ou retour négatif. Le Comité des fêtes décide d'organiser la manifestation en collaboration avec les Mille pattes heures : démarrage des festivités avec : - tournoi de pétanque SUR INSCRIPTION PREALABLE avec participation. À voir : quels seraient les emplacements? Prévoit-on une buvette délocalisée? Montant de la participation? Qui gère les inscriptions? Prévoir remise de coupes/médailles/paniers garnis/bouteilles. - kermesse enfants, dans la cour fermée de la salle des fêtes Chamboule-tout (un chez Maryvonne), pêche à la ligne (il y en aurait un en mairie??), tir à la corde, course en sac, coloriage, maquillage, jeu de quille, planche à trou en bois, course cuillère à café/balle ping-pong. Jeux payants (avec système de carte, petite participation financière) et lot remis à chaque carte complète. L achat des lots "Filon kermesse et fête" est géré par Manuela, commande 1 mois avant minimum. Les tarifs des lots varient de 0.22 à 0.92 euros. MPN À voir : Montant de l achat de la carte? - 18h30 : fin des animations et lancement apéro-repas - 18h30 22 heures : Repas SUR INSCRIPTION PREA- LABLE

4 - Forfait «Sandwich barbecue (2 saucisses ou 2 merguez)-frites-boisson-glace» - Même principe que pour fête d école (Repas à 7 euros) Préparé et vendu dans la salle des fêtes. - Eric propose de passer par l entreprise ALLO VIANDE pour les merguez / saucisses (1 saucisse 0.50 euros, 1 merguez 0.55 euros) et par le fournisseur de boissons de la soirée du 18/4 (avec reprise des invendus) tandis que Manuela a l habitude de passer par la boucherie d Izier, la boulangerie de Cessey et Promocash (pour boissons et frites) + glace Nestlé Extrême (supermarché en fonction promotion). - Barbecue : Mise à disposition d un barbecue commun (1/2 baril en fer). - Frites (prévoir 10 mn de pré-cuisson pour 15 portions de frites) 1 friteuse double (propriété des 1000 pattes) - (Alerte : besoin de se brancher à la cantine, 6000 W). - Glaces : penser au congélateur (propriété de la salle des fêtes). - Manuela propose de se charger de l achat charbon (environ 17 euros les 8 kilos), serviettes, gobelets, huile, moutarde, mayonnaise, ketchup MPN À voir : Qui gère les bulletins d inscription aux repas? Choix des fournisseurs (Boucherie? Boissons?...) 22 heures : Retraite aux flambeaux Cette option n a pas été retenue cette année. À envisager l année prochaine. Musique - Prévoir une musique de fond durant l après-midi et la soirée. La sono de la salle des fêtes est disponible. À voir avec Maxime Rochette s il accepterait de s en occuper?! Récupérer des playlists? Recensement des bénévoles disponibles Les besoins : - Pétanque : Besoin de 4 personnes pour le tableau et la gestion des terrains. - Kermesse : Besoin de 2 personnes pour Chamboule-tout et pêche à la ligne + 1 personne pour chacun des stands [10 personnes au total]. - Repas buvette : Besoin de 6 personnes minimum : 1 gestion caisse (Maryvonne?), 1 frite, 1 gaufre, 1 boisson- glace, 1 barbecue, 1 pain-sandwich-trajet barbecue. - Mise en place rangement nettoyage : un maximum MRE Bénévoles disponibles à ce jour : François Pascal Isabelle (conjointe Pascal) Eric Colette (conjointe Eric) Pierre Maryvonne Valérie Maryline Manuela (et 2 autres membres des 1000 pattes) Véronique. - Un mail est transmis aux membres du comité des fêtes pour recenser les personnes bénévoles disponibles. MBA Communication - Manuela transmet à Maryline le modèle d inscription aux MPN +

5 Coopération avec les 100 pattes Financement de la municipalité Participation de la municipalité repas pour transmission à Mickaël, Maxime et Emeline, pour conception du flyer. - Le flyer sera présenté à la prochaine réunion du 2/6 pour une distribution mi-juin. - Annoncer l événement sur le site Internet et sur la page Facebook. - L association des 1000 pattes apporte son expertise, ses membres disponibles et propose de gérer les achats des lots kermesse et les repas. - Les bénéfices seront partagés à 50/50 entre le comité des fêtes et l association Les 1000 pattes. Manuela se chargera des achats puis bilan des comptes avec François Millot (trésorier CDF) - VOTÉ À L UNANIMITÉ. La mairie accepterait-elle de financer : - Pétanque : coupes/médailles/panier garni/bouteilles - Lots de la kermesse - Achat du charbon, serviettes, gobelets, huile, moutarde, mayonnaise, ketchup - Cf partie Financement. - Des membres du conseil municipal accepteraient-ils d aider à l événement? (Si oui, nous faire remonter les noms?) - Prévoir un insert dans le prochain bulletin municipal - Salle des fêtes à réserver pour le 14 juillet (+31/10/2015 et 2/4/2016 Cf Manifestations suivantes). Le prochain conseil municipal a lieu le 27 mai. MBA + MGX + MRE + ECN MPN + FMT OBD / CGT / ALT / MPN MANIFESTATIONS SUIVANTES Halloween et soirée dansante Date : le samedi 31 octobre Halloween avec les enfants du village (stands maquillage et stand jeux au préfabriqué, tournée de bonbons dans le village) RDV autour des 17h30. - Suivie de la soirée dansante (même principe que le 18/4) à partir de 19h30 à la salle des fêtes. Journée au Marché de Noël en Alsace La fête des sapins - Date à bloquer auprès de la mairie pour réserver la salle. - La commission Voyage se réunit pour établir les 1ères demandes de devis (Girardot? Link?). - Les samedis envisagés : 5 ou 12 décembre. - La date est bloquée le dimanche 10 janvier à 16 heures. - Le principe : faire brûler les sapins de Noël, avec vin chaud, chocolat, gaufres OBD VBT ECN - VMT Soirée dansante Fête du printemps - La date est bloquée le samedi 2 avril Date à bloquer auprès de la mairie pour réserver la salle. OBD

6 La prochaine réunion du Conseil d'administration est fixée au lundi 1 juin 2015 à 20 heures. La séance est levée à 22h10. Il est dressé le présent procès-verbal, signé par le président de séance et la secrétaire de séance. À Remilly-sur-Tille, le 20 mai 2015 Le Président de séance Pierre-Yves COUSIN La secrétaire de séance Maryline BOULLA