Techniques d Expression et de Communication Poly 3 : Recherche de stage, entretiens, rapport de stage

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1 Institut Galilée UP13 Techniques d Expression et de Communication Chantal Steinberg-Wolezyk 1 Ecole d ingénieurs Sup Galilée L M D Techniques d Expression et de Communication Poly 3 : Recherche de stage, entretiens, rapport de stage Chantal Steinberg-Wolezyk et Malika Kada 2010 / /10/2010 [email protected] INSTITUT GALILEE, 99 avenue Jean-Baptiste-Clément VILLETANEUSE 1

2 Institut Galilée UP13 Techniques d Expression et de Communication Chantal Steinberg-Wolezyk 2 TABLE DES MATIERES Les règles importantes concernant le cours de TEC Le programme des cours de TEC et les rattrapages écrits La présentation des enseignants et consultants de TEC Page 3 Page 4 Page 5 Introduction: Les 12 points pour réussir sa recherche et intégrer une entreprise I - Le bilan personnel : Comment vous présenter et vous valoriser lors de votre recherche de stage : valoriser Paris 13 et l institut Galilée, valoriser votre cursus, vos activités scolaires et extra - scolaires, vox expériences en stages jobs, votre personnalité au travail II La recherche d un stage : Le marché, les sites Web, l organisation de la recherche, les relations Test : savez vous bien naviguer sur un site d entreprise? III Les annonces Lire et analyser les annonces, grilles d analyse, critères objectifs et subjectifs, critères essentiels et secondaires IV- Les différentes lettres de motivation 1) Six règles pour bien rater (ou bien réussir) votre lettre 2) Petit exercice pour mieux rédiger votre lettre de motivation 3) Les 8 rubriques obligatoires de la lettre (candidature spontanée ou annonce) 4 Réussir une lettre en candidature spontanée 5) en L3 : la lettre de candidature spontanée pour un stage d observation 6) en ING 1: la lettre de candidature spontanée pour un stage ouvrier 7) en M1-M2, ING 2 et ING 3 : 2 modèles de lettres de motivation en réponse à une annonce 8) La candidature spontanée pour un dossier d entrée dans un mastère pro Test : Evaluez votre lettre de motivation sur 10 points V- La rédaction d un CV motivant Modèle, conseils pour les différentes rubriques du CV Test : Evaluez votre CV sur 10 points et 3 niveaux de lecture Page 6 Page 7 Page 10 Page 16 Page 21 Page 29 VI - L entretien d embauche, la relance par téléphone, réussir son intégration dans l entreprise: - logique, procédés, questions couramment posées - relancer l entreprise, utiliser le téléphone, réussir son intégration VII- Le rapport de stage Objectifs, exemple de plan détaillé pour le mémoire Test : évaluez votre rapport de stage Page 34 Page 39 2

3 Institut Galilée UP13 Techniques d Expression et de Communication Chantal Steinberg-Wolezyk 3 Règles importantes concernant le cours de TEC 1. En TEC, il n y a que du Contrôle Continu, pas d examen final mais un rattrapage en juin et/ou sept (sauf projet innovant ING 2 et jeu d entreprise ING3). Les étudiants inscrits régulièrement et non salariés qui n ont pas une note d oral et/ou d écrit donnée en TEC passent en rattrapage 2. La présence en cours est obligatoire et conditionne la note de TEC : pas de jobs le jour des cours communs. Une feuille de présence circule à chaque cours et est signée par chaque étudiant. L évaluation se fait en contrôle continu, 50% un ou plusieurs oraux et 50% un ou plusieurs écrits. 3. Les étudiants salariés (L3 et M1) et inscrits officiellement comme tels dans leur secrétariat sont dispensés de TEC; ils ne sont pas notés en TEC (ni oral, ni écrit) mais sont convoqués pour un examen écrit spécifique «salariés» ou le rattrapage. 4. Les étudiants ne sont pas autorisés à changer de groupe de TEC en cours de semestre ou d année. 5. Si un étudiant est absent le jour de l oral de TEC et que l enseignant ne peut pas le faire repasser, il est noté comme «absent» et devra repasser au rattrapage si le jury le décide. 6. Les binômes ne sont pas autorisés en TEC et chaque étudiant doit présenter un oral et un écrit personnels (sauf travail en équipe de projet ING et M1). 7. Les rattrapages consistent en des examens écrits qui portent sur le contenu semestriel ou annuel des cours (voir page suivante «Programme et thèmes des rattrapages»). Ils ont lieu sur convocation du jury et le sujet est donné le jour du rattrapage. Les devoirs faits en cours ne sont pas acceptés en rattrapage. Le poly n est pas autorisé pendant les rattrapages 8. En début de semestre ou de cours, une feuille de cadrage valant convocation pour les oraux est distribuée par chaque enseignant de TEC. Cette feuille précise le contenu et l organisation de son enseignement ainsi que les dates d oral et d écrit. 9. Les devoirs de TEC doivent être d un réel niveau de Bac + 3 ou 4 selon la formation, avec une problématique, des éléments de débat. Les copier coller doivent être signalés comme tels. 10. Les étudiants étrangers maîtrisant mal le français peuvent en plus ou à la place du cours de TEC, suivre des cours de Français Langue Etrangère à l Espace Langue, 1 er étage du Bâtiment Lettres. Ils s inscrivent librement. Ils suivent 18 heures de cours par semestre en 12 séances de 1h30 chacune. 3 ECTS par semestre sont accordés aux conditions suivantes : assiduité aux cours et obtention de la moyenne (une note d écrit + une note d oral) Pour tout problème concernant la TEC après la fin du semestre quand votre professeur n est plus sur le campus (note non reportée, erreur de note, étudiant Erasmus, etc.), vous pouvez m adresser par mail une demande avec vos noms et prénom, votre formation, votre groupe, le nom de votre professeur et l objet de votre demande Je réponds à tous les mails : si vous n avez pas de réponse sous 8 jours environ, vous devez réessayer Bonne année et bonne réussite Chantal Steinberg-Wolezyk 3

4 Institut Galilée UP13 Techniques d Expression et de Communication Chantal Steinberg-Wolezyk 4 PROGRAMME DES COURS DE TEC SUJETS DES RATTRAPAGES ECRITS Les sujets des rattrapages sont donnés le jour de l examen écrit L3 M1 ING 1 ING 2 ING 3 SEMESTRE 1 SEMESTRE 2 Améliorer sa communication orale : La recherche de stage L3 en schéma de la communication; ce qui fait candidature spontanée : découverte échouer et réussir vos communications. du futur secteur d activité par l analyse Fluidifier l oral, dialoguer : s exprimer, des sites web des entreprises, du écouter, reformuler, parler de soi, illustrer. KOMPASS- Le CV et la lettre de Organiser sa pensée: situer, décrire, motivation - Bilan personnel, savoir expliquer, argumenter, choisir un plan. présenter P13 et Galilée, se présenter Problématiser : de la description des faits en entretien de recrutement (niveau 1) à leur problématisation et analyse. Expression écrite : règles de base; La méthode de l oral avec transparents rédaction et présentation d un texte ou power point ; les questions - réponses court avec intro, titres et sous titres. Evaluation : un écrit (synthèse d un article Savoir rédiger un mail de l année en cours sur une entreprise de Evaluation : un oral avec transparents votre futur secteur d activité) et un oral de sur une entreprise du futur secteur 15 mn avec Tr ou p point d activité; un mini mémoire (6-8 pages) La réunion : les grands types de réunion, bien préparer et animer une réunion, communiquer et argumenter en réunion de travail ; le débat argumenté. L équipe de projet : comment bien travailler en équipe, partage des tâches, cahier des charges, organisation, calendrier. Comprendre la dynamique du groupe ; contrôle et leadership, conflits et négociations dans l équipe de projet. Evaluation : un oral et un écrit sur son PPP, lettre de motivation et CV La recherche de stage M1 et M2 et la réponse aux annonces ; bilan personnel, valorisation de P13 et de Galilée ; analyse d annonces, rédaction de CV et lettre, préparation des entretiens (niveau 2). Connaissance de l entreprise : analyses des sites web, métiers, services et postes. Evaluation écrite : un mini mémoire de 6 pages environ (bilan, annonce, site web, lettre et CV) Présentation et évaluation orale La communication : Qu est ce que réussir une communication. Fluidifier la communication orale, dialoguer. Organiser la communication. Problématiser Préparer l enquête industrielle : comment travailler efficacement en équipe de projet ; partager les tâches, choisir un coordinateur, gérer le temps, mener une interview, apprendre à présenter un oral avec transparents ou slides PP ; bien rédiger le mémoire d enquête La recherche de stage ouvrier ING1, rédaction des lettres et CV en candidature spontanée, préparation des entretiens de recrutement (niveau 1) Evaluation : un écrit (mémoire d EI, une lettre et un CV) et un oral Le projet innovant: comprendre l innovation dans l entreprise, la veille technologique ; inventer en équipe une innovation et la présenter en RPI (Revue des projets Innovants) La communication de l équipe pendant une réunion Le PPP et la recherche de stage de fin d études: valoriser son stage ouvrier de ING 1 en entretiens de recrutement; comment les entreprises recrutent : analyse des sites web des entreprises du secteur d activité et des annonces; le CV et la lettre en réponse à une annonce ; l entretien individuel et de groupe (niveau 2) Evaluation de TEC: le poster ou pp, la lettre et le CV en réponse à une annonce En février : Simulation d entretien avec un consultant en RH (anglais possible) Jeu d entreprise (3 jours) ; restitution orale le J3 4

5 Institut Galilée UP13 Techniques d Expression et de Communication Chantal Steinberg-Wolezyk 5 Présentation des enseignants et consultants de TEC Chantal Steinberg-Wolezyk, coordinatrice des modules de TEC à l école d ingénieurs et l école doctorale de l Institut Galilée, agrégée de lettres modernes, docteur en Sciences de la Communication, correspondante ABG P13, formatrice au CFC de P13 (EDF, SNCF) et en grandes écoles (Mastères Intelligence Economique, Management et NT) Varvara Basmadjian, consultante en communication édition, presse et relations publiques. Historienne d art, journaliste en agence de presse ( Associated Press, Information latine) et entreprise, création et rédaction en chef de journaux d entreprise (groupe Chausson, UGAP, groupe Taitbout) Enseignante (EPHE, IESA, EBTP) Genci Burimi : Journaliste, enseignant en master relations internationales, consultant en montage de projets avec des fonds européens, à l'accompagnement à la création d'entreprise et à la communication autour de son projet personnel Lisa Carrière, Ingénieur pédagogique, enseignante en Sciences Humaines et Sociales à l'ecole Centrale Paris, coordinatrice de module sur des activités d'ouverture Sociale et Culturelle, Référente Handicap de l'ecole Centrale Paris, animatrice du jeu dentreprise Stratirac. Mireille Da-fré consultante RH, psychologue du travail de formation en cabinets de recrutement et de reclassement de personnel, 6 ans consultante (RENAULT), 5 ans comme chef de projet RH ; au ministère de la Justice, 3 ans chargée de formation. Responsable du centre de bilan de la société ATAO ; consultante formatrice en entreprises et écoles. Stéphanie Damou-Sabry, consultante en entreprise depuis 7 ans sur des missions d'accompagnement du changement (projets de transformation informatique et organisationnelle); coach de jeunes (secondaire et écoles) et adultes dans la définition de leur PPP; formatrice en communication, développement personnel, recherche d'emploi. Malika Kada : après une maîtrise Information et Communication à l'up13, chargée de communication dans différents secteurs (Association, Presse et Industrie). Depuis 2005 Conseillère Emploi, chargée de reclassement professionnel, formatrice et animatrice d Ateliers de Recherche d Emploi. Altin Lazaj, journaliste chroniqueur depuis 10 ans à Radio France Internationale, spécialiste en relations internationales, enseignant en communication depuis 5 ans. Stéphan Lert, directeur associé de Braind, bureau de création et de conseil marketing, consultant marketing sur des problématiques d identité et de communication de marque ; formateur en communication et organisation personnelle auprès de publics jeunes et/ou en réinsertion (GRETA, ONG). Brigitte NARDINI -diplômée 3ème cycle Paris-Dauphine Finances-Fiscalité -Consultante en "techniques entrepreneuriales" depuis 5 ans pour la CCI Paris et IdF -enseignante en Bachelor et Master - Coach missions spécifiques CCIP "Ecole Internationale d'été des Jeunes Entrepreneurs" et "Création d'entreprises en 24 Heures CHRONO". Jacques Quintallet, professeur agrégé de lettres; professeur à l'iut de Cergy-Pontoise Marc Van Lier, consultant en système d'information, diplômé de l'ecole de Commerce Solvay à Bruxelles; gérant de société depuis 1994, consultant chez Andersen Consulting pendant 16 ans. Aujourd'hui en charge de plusieurs missions de conseil, dont la mise en place d'un ERP dans une société de 600 personnes. 5

6 Institut Galilée UP13 Techniques d Expression et de Communication Chantal Steinberg-Wolezyk 6 Les 12 points pour réussir sa recherche I Se connaître avant de se faire connaître (qui je suis, ce que je veux) 1 Préciser ses objectifs professionnels et ses priorités, type de poste, conditions de travail souhaitées, secteur d activité visé, type d entreprise, zone géographique 2 Savoir ce que j ai à proposer à un employeur : mes connaissances, compétences, expériences pratiques, aptitudes, comportements, qualités, atouts, ressources II Connaître l environnement et les possibilités du marché :le métier, le secteur, son évolution, les modes de recrutement 3 Les compétences recherchées. Les évolutions récentes 4 Les méthodes de recrutement utilisées, marché ouvert et marché caché 5 La concurrence (les autres candidats). III Se faire connaître pour se faire apprécier et recruter 6 Trouver des offres, détecter des opportunités d emploi. Utiliser le réseau 7 S intéresser à une entreprise : besoins, fonctionnement, clients, projets, histoire, etc. 8 Avoir fait un bon CV : le CV est-il personnel, clair et agréable à lire? Voit-on rapidement les éléments essentiels? Les compétences pertinentes / profil du candidat sont-elles apparentes? 9 Savoir éviter les 7 erreurs de la candidature spontanée : 1. Est distribuée largement sans «étude de marché» préalable (ex : l informaticien qui écrit à une entreprise qui n a pas de service informatique car celui-ci est sous-traité) cela s apparente plus à la distribution de prospectus (qui finissent le plus souvent à la poubelle). 2. Est adressée de façon générale à un «service du personnel» ou «directeur du personnel» 3. Parle du candidat avant tout, de ses propres besoins et préoccupations 4. A une forme stéréotypée avec des formules toutes faites, ou se présente de façon inadaptée 5. Ne parle pas de l entreprise et de ses besoins 6. Donne des indications générales sur ce qu il a fait, en laissant parfois à l entreprise le soin d imaginer ce qu il pourrait faire 7. Cherche à décrocher un emploi en disant le maximum, y compris des éléments sans relation avec ce qu on peut apporter ou des aspects qui risquent de sembler négatifs 10 Argumenter, négocier : défendre sa candidature, valoriser ses points forts, débattre des conditions IV Organiser et structurer sa recherche d emploi 11 Procéder par étapes - Suivre ses démarches - Faire le bilan de ses démarches V S intégrer à l entreprise 12 Savoir s adapter, adopter les bons comportements : installer des relations de travail, acquérir la culture de l entreprise, analyser la situation, accepter des contraintes et définir des exigences raisonnables (les compromis se font aussi en cours d emploi) 6

7 Institut Galilée UP13 Techniques d Expression et de Communication Chantal Steinberg-Wolezyk 7 I] LE BILAN PERSONNEL : comment vous présenter et vous valoriser lors de votre recherche de stage A] Apprenez à présenter et valoriser votre université et Galilée Les réponses sont sur le site de P13 et dans le livret de l étudiant 1. Quand l université Paris 13 est-elle née? 2. Quels différents campus la composent? 3. Quels UFR composent le site de Villetaneuse? 4. Quels sont les deux secteurs géographiques d où viennent majoritairement ses étudiants? 5. Combien d étudiants sont inscrits cette année? - Sur les trois campus? - A Villetaneuse? - A l institut Galilée? 6. Quels sont les trois conseils par lesquels Paris 13 est géré? Quelles sont leurs fonctions respectives? 7. Dans quels Conseils sont représentés les étudiants? 8. Combien d enseignants chercheurs travaillent à Paris 13? 9. Combien de laboratoires compte Paris 13 sur ses 3 sites? 10. Combien de laboratoires de Galilée travaillent avec le CNRS? Lesquels? 11. A quel laboratoire est rattaché la majorité de vos professeurs? Détaillez, expliquez 12. Citez les recherches de l un de vos enseignants chercheurs et vos sources. Détaillez 13. Quelle est la valeur ajoutée de votre formation à Galilée? Indiquez les autres aspects qui vous semblent importants B] Sachez présenter clairement et valoriser votre formation 1) Résumez clairement la plaquette de votre formation - montrez les orientations disciplinaires générales de votre cursus - vos bases théoriques et pratiques - vos spécialisations - les points forts de votre actuelle formation - ses orientations dans le monde du travail 2) Montrez la richesse et la cohérence de votre cursus depuis le bac - Dates et intitulés de vos diplômes depuis le bac - Votre formation actuelle, ses débouchés - Dominantes ou grands axes du programme - Votre cursus, richesse et/ou spécificité 3) Détaillez vos formation(s) complémentaire(s) : - études à l étranger - travaux de recherche - Autres 7

8 Institut Galilée UP13 Techniques d Expression et de Communication Chantal Steinberg-Wolezyk 8 C] Faites le point sur vos compétences linguistiques En anglais, donnez votre score de TOEFL /TOEIC Langue 1 : Niveau : Langue 2 : Niveau : D] Présentez clairement vos centres d intérêt et activités techniques scolaires et extra -scolaires Précisez s il s agit d activités personnelles, en fac ou en club : Informatique Mécanique, robotique, autres: Lectures associées (presse spécialisée, sites internet, etc.): Etes-vous ou avez- vous été membre d un club à vocation technique? Si oui, précisez vos éventuelles responsabilités E] Présentez vos centres d intérêt extra -scolaires Précisez si ce sont des centres d intérêt ou des activités régulières en club. Si vous avez été membre d un club ou d une association, indiquez vos éventuelles responsabilités. Expliquez votre motivation, les savoirs et compétences personnelles ainsi développées. - Domaine sportif : sports individuels ou collectifs - Domaine culturel : musique, arts dramatiques et plastiques, lectures - Domaine social, associatif :. F] Faites clairement le bilan d un stage en valorisant cette expérience 1) L entreprise : 1- Identification : nom, implantation géographique, capital, chiffre annuel, nombre et nom des filiales, effectifs, recrutement des cadres. 2- Bref historique : création, développement, changement d orientation, etc. 3- Secteur et nature des activités : service ou production, clientèle servie, clientèle recherchée, grands projets connus, perspectives et objectifs. 4- Les grandes fonctions de cette entreprise (organigramme des services) 2) Le service : 1. Intitulé du service, place dans l organigramme et buts (à ne pas oublier) 2. L environnement humain : nombre de personnes, leur statut et poste, organisation hiérarchique, communication interne et avec les autres services, communication externe 3. Votre tuteur ou supérieur hiérarchique : poste, diplômes et formation, etc. 4. L environnement technique : matériel et machines etc. 5. L environnement méthodologique : méthode suivie dans le service pour travailler, conduire un projet, résoudre un problème (conduite de projet) 3) Le projet sur lequel vous avez travaillé : 1. Présentation, générale, acteurs engagés, enjeux 8

9 Institut Galilée UP13 Techniques d Expression et de Communication Chantal Steinberg-Wolezyk 9 2. A quel étape du projet êtes vous intervenu? 4) Vos apprentissages et réalisations : 1. Connaissances techniques, modes et méthodes de travail 2. Description des tâches accomplies, leurs objectifs et liens dans le projet ; périodicité, importance en temps, degré d autonomie, d initiative, efficacité, résultats, jugement des autres 3. Relations sociales et interpersonnelles pendant votre stage : vos capacités à communiquer :avec la hiérarchie, avec vos collègues, avec les clients. vos capacités à travailler en équipe, ambiance, conflits, circuit d information, esprit d équipe, climat social, etc. 5) Ce stage dans votre projet professionnel Quelle est la logique de votre parcours? Comment votre stage s intègre dans votre parcours? Vers quels postes et entreprises peut il déboucher? (projet à court puis à long terme) G] Valorisez votre personnalité au travail Attention, il ne s agit pas de votre personnalité privée qui ne regarde que vous mais de votre personnalité au travail, dans une équipe de projet. A Capacité à communiquer 1- Communique avec plaisir 2- S exprime et argumente clairement, avec précision 3- Est attentif aux idées et questions des autres 4- Sait négocier et trouver des compromis 5- Est ouvert aux critiques constructives 6- Sait persuader B Profil intellectuel 7- Sens de l observation, 8- Bon esprit d analyse 9- Souplesse intellectuelle 10- Curieux 11- Intuitif 12- Méthodique 13- Inventif 14- Réaliste C Profil Professionnel 15- sérieux, persévérant 16- ordonné 17- soigneux 18- efficace, a une discipline personnelle 19- a des objectifs, les exprime clairement 20- sait peser le pour et le contre 22. s adapte facilement 23. admet la hiérarchie 24. travaille efficacement seul ou en groupe 25- accepte les changements, remises en cause Donnez un exemple pour chaque compétence en suivant ce schéma et en détaillant et chiffrant au maximum chaque information. Par exemple : ne dites pas «j ai travaillé pendant l été 2009 dans une petite entreprise» mais dites «une entreprise de maçonnerie familiale située à xxxx avec 1 responsable, une secrétaire et trois employés, chiffre d affaires annuel de XXXX euros» 9

10 Institut Galilée UP13 Techniques d Expression et de Communication Chantal Steinberg-Wolezyk 10 II] LA RECHERCHE D UN STAGE A] L ANALYSE DE LA DEMANDE D EMPLOI : -1 Profil -2 Métier recherché -3 Eléments personnels : atouts et freins par rapport à l insertion - 4 Démarches effectuées et utilisation des techniques de recherche d emploi - 5 Mise en perspective sur le marché du travail B] LE MARCHE DU TRAVAIL Points clés : Offre et demande : deux forces qui se répondent A chaque candidat son marché, son besoin et sa réponse adaptée Repérer le besoin de l entreprise au plus tôt permet d être en position d offreur de services : approche proactive au lieu d une approche réactive Tous les besoins des entreprises ne se voient pas Et si on parlait de marché caché/marché ouvert : pour qui, pourquoi? Le marché ouvert représente 30 à 40 %, le marché caché 60 à 70 %. Réussir son intégration sur le marché du travail nécessite d avoir des informations sur le marché : quelles infos, pour quoi? Offre : entreprises, secteurs, métiers, méthodes de recrutement, compétences recherchées, salaires Demande : expérience, compétences, formation, âge, valeurs, priorités personnelles C] MIEUX CONNAITRE SON MARCHE : comment découvrir son futur secteur d activité et les entreprises pour définir son PPP (Projet Professionnel et Personnel) - De quelles informations sur le marché du travail avez-vous besoin et pour quoi faire? - Comment obtenir des informations sur votre marché du travail? Informations sur les entreprises (secteurs, entreprises, métiers, emplois, etc) Sources d informations : les forums, sites des entreprises, annuaires professionnels, pages pro, CCI et CM, fédérations et associations professionnelles, presse spécialisée, les salons, les forums, les journées de recrutement, journées portes ouvertes, INSEE, DARES, etc. Analyse des petites annonces pour mieux connaître le marché ouvert (voir grilles d analyse) Les méthodes d enquêtes pour mieux connaître le marché caché et les méthodes de recrutement (enquête auprès des professionnels (celui qui exerce le métier ciblé) et enquête auprès des recruteurs (celui qui recrute dans l entreprise) le logiciel KOMPASS : en accès gratuit depuis la bibliothèque de Sciences et la bibliothèque des Lettres de Paris 13 sur le site de l APEC Association pour l emploi des Cadres, qui classe les annonces par secteur et métiers, autant d informations précieuses sur les métiers par les fiches métiers ROME sur le site de l APEC 10

11 Institut Galilée UP13 Techniques d Expression et de Communication Chantal Steinberg-Wolezyk moteur de recherche Sites cadres Sites cadres + 50 ans : / 3 Sites jeunes diplômés : portail de l UE (Cyberemploi: 24 rue des Ecoles Paris ( ) 4 Travailleurs handicapés 8 Infos métiers / marché 9 Annuaires des entreprises / / / 10 Sites apprentissage / artisanat (métiers de la métallurgie) portail de l artisanat / / Commander la revue Partenaire: (prêts d honneur) / (freelance) La Banque du Développement des PME Sites internet utiles dans le cadre de la recherche d emploi, de formation et de création d entreprise Sites emploi généraux Sites emplois spécialisés par public is/index.html Cabinets de recrutement Emplois dans l Administration concours de la FP fonction publique territoriale / / 7 Interim Outils de recherche d emploi et de formation 11 Sites pour la formation professionnelle : Greta Paris contrat de professionnalistation Consulter aussi les sites du CNAM, du CNED, 12 Salons, forums : 13 Pour un changement d adresse : Création d entreprise (femmes) / (femmes) / (reprises) (reprises) / Chambre du commerce 11

12 Institut Galilée UP13 Techniques d Expression et de Communication Chantal Steinberg-Wolezyk 12 Sites spécialisés par secteur d activité 14 Sites secteur comptables 21 Sites secteur communication / pub / 26 Sites secteur Hotellerie - Restauration journalisme Tourisme / (Centres de gestion agrées) Sites secteur secrétariat / hotesses d accueil / Sites secteur immobilier (agence d intérim) Sites secteur Arts graphiques / Architecture Sites secteur banque - finances ou (banque) (traders, 23 Sites secteur mode et industrie du luxe acheteurs) (international,londres) (idem que efinancial en français) Sites secteur culture / spectacle 17 Sites secteur juridique 28 Sites secteur social / animation (avocats) Sites secteur RH / Sites secteur informatique (ONG) / Sites secteur BTP (java!!) (annuaire (linux!!) professionnel) (INA) Sites secteur transport 20 Sites secteur commerce - vente Sites secteur santé Sites secteur agriculture / environnement (distribution) (interim) 33 Sites aviation civile/aéronautique Site anpe internationale (e-commerciaux multimedia) NB: cette liste de sites internet n est en aucun cas exhaustive et n est proposée qu à titre informatif. L Université ne pourrait être tenue responsable de leur contenu et des informations qu ils proposent. 12

13 Institut Galilée UP13 Techniques d Expression et de Communication Chantal Steinberg-Wolezyk 13 Sites internet utiles dans le cadre de la recherche d un stage m on/stage/ m NB: cette liste de sites internet n est en aucun cas exhaustive et n est proposée qu à titre informatif. L Université ne pourrait être tenue responsable de leur contenu et des informations qu ils proposent. 13

14 Institut Galilée UP13 Techniques d Expression et de Communication Chantal Steinberg-Wolezyk 14 D] BIEN ORGANISER SA RECHERCHE 1 Les questions à se poser : Planifiez-vous vos démarches? Utilisez-vous des documents (agenda, carnet de bord, document de suivi, etc.) Faites- vous un suivi de vos démarches, avec les traces de toutes vos démarches? Savez-vous combien d entreprises vous avez ou vous allez contacter? Faites-vous un bilan de vos actions? Tirez-vous des leçons des difficultés rencontrées (peu de rdv, pas de relance, etc.) 2 Les idées essentielles à retenir : La recherche de stage peut prendre plusieurs mois : il faut planifier ses démarches et classer par ordre de priorité les actions à mener Il faut noter ses démarches Il faut relancer sa candidature pour garder le contact et de montrer sa motivation 3 Les outils à utiliser Bilan quantitatif (tableau de bord) / Bilan qualitatif La technique SMART afin de formuler des objectifs pertinents Spécifique : quoi, quelle action, où et dans quelles conditions Mesurable : quelle quantité (nombre d actions à réaliser et résultat attendu) Accessible : Avec quelles méthodes ou moyens Réaliste : l objectif tient compte des contraintes personnelles Temps : dans quel délai, à quel moment 4 Les objectifs ont-ils été atteints? 1- Ce qui a été prévu et ce qui a été réalisé 2- Ce qui a été réalisé et les résultats obtenus 5 L identification des écarts permet de : Pointer les freins et les difficultés Définir sur quoi intervenir Mettre en place des actions correctives Les leviers d ajustement : dans la conduite d un plan d action, il peut être nécessaire de faire appel à certains leviers d ajustement, de façon à s adapter aux difficultés rencontrées. Augmenter l amplitude de mise en œuvre: Ex : réaliser l action sur 2 mois au lieu d 1 Décaler une action dans le temps : ex : démarrer plus tard les candidatures spontanées parce qu on n a pas assez de renseignements sur les entreprises Solliciter des aides extérieures : ex : trouver des relais qui permettent de faciliter l accès aux salons professionnels Modifier l objectif EX : réduire à la baisse la cible Modifiant les moyens EX : passer de 1 lettre par semaine à 5 14

15 Institut Galilée UP13 Techniques d Expression et de Communication Chantal Steinberg-Wolezyk 15 E) Utiliser ses relations Domaines possibles de relations : Votre famille proche / Votre famille secondaire / Vos amis / La famille de vos amis / Vos camarades de classe ou formations diverses / Vos anciennes relations professionnelles / Vos relations sportives / Vos relations de loisirs / Vos relations dans des associations / Les voisins / Les relations de syndicat ou de «militantisme» divers Les questions à se poser : Pensez-vous avoir des relations? Faites-vous la différence entre «relations» et «piston»? Travaillez-vous dans un secteur qui recrute principalement par le «bouche à oreille»? Savez-vous ce que peuvent vous apporter vos relations? Savez-vous comment entrer avec vos relations? Savez-vous comment développer votre réseau de relations? Les idées essentielles : Beaucoup d emplois sont obtenus grâce au réseau relationnel Faire appel à ses relations dans sa recherche d emploi, ne veut pas dire que celles-ci s engagent à vous trouver un emploi, mais qu elles peuvent vous aider Avant de mobiliser une de ses relations, il faut identifier l aide qu elle peut apporter Le réseau relationnel est un moyen efficace pour rencontrer un employeur potentiel, le recrutement se fera de toute façon sur les compétences et les savoir-faire Faire appel à ses relations peut aussi apporter une aide matérielle (photocopie, prêt d un fax, internet, etc.) L opportunité de pouvoir parler de sa recherche d emploi permet d être soutenu Utiliser ses relations, c est une démarche active qui montre dynamisme et motivation F) Cibler ses entreprises Les questions à se poser : Ai-je tendance à me contenter du marché ouvert? Ai-je bien défini l entreprise ciblée? Est-ce que j envoie mon CV à toutes les entreprises ou bien jechoisis celles qui me correspondent le mieux? Est-ce que je sais où trouver des informations sur les entreprises qui m intéressent? Est-ce que je peux mener des enquêtes pour trouver des renseignements sur les entreprises cibles? Est-ce que j ai étudié et analysé les offres? Les points essentiels à retenir : Il est important de savoir précisément ce qu on veut, et ce qu on ne veut pas Il ne faut pas accepter n importe quoi, mais il ne faut pas non plus être trop exigeant Le ciblage des entreprises est une démarche dynamique qui permet d aller vers les entreprises et non de rester en position d attente Il faut rechercher des informations sur les entreprises avant de les contacter 15

16 Institut Galilée UP13 Techniques d Expression et de Communication Chantal Steinberg-Wolezyk 16 III] LES ANNONCES 1) Quelles informations trouve-t-on dans une annonce? SUR L ENTREPRISE Nom de l entreprise Activité ou secteur d activité Type de produits ou de services Taille Statut (SA, SARL) Nationalité Zone géographique, implantations SUR LE POSTE Titre (ex : ingénieur), intitulé Contenu travail Fonctions, missions Moyens Responsabilités en hommes, en CA, en secteur ou service, etc. Position hiérarchique Possibilité d évolution Possibilité de formation Conditions de travail (ex : travail au froid) SUR LE CANDIDAT Place sur le marché (ex : leader européen) Taux de croissance Chiffre d affaires (CA) Effectif Lieu de travail Déplacements Horaires Type de contrat, durée du contrat Date de début du contrat Salaire ou mode de rémunération (pourcentage, intéressement ) Avantages (13 ième mois, tickets restaurant) Connaissances particulières (exemples : langage Age informatique) Qualités personnelles : par exemple, Formations ou diplômes Langues bonne présentation, autonomie, Expériences professionnelles : nature et durée rigueur, Références Objectifs professionnels Mobilité SUR LES MOYENS DE CONTACT Adresse où se présenter (et/ou écrire) Téléphone pour contact Nom et fonction de la personne à contacter Documents à adresser Intermédiaires (cabinet de recrutement, boite aux lettres, ) 2) Comment analyser son contenu Distinguer les critères subjectifs et les critères objectifs Objectifs : par exemple : CAP électricien ou 5 ans d expérience : le candidat peut trouver concrètement qu il répond à ces critères, il a le diplôme ou les certificats correspondant Subjectifs : par exemple : sens du contact ou dynamique. Ces critères dépendant beaucoup du point de vue du recruteur. Le candidat va devoir argumenter et démontrer qu il correspond à ces critères en prenant des exemples tirés de son expérience (professionnelle ou non) Distinguer les critères essentiels et les critères secondaires :Il est rare qu un candidat corresponde à 100% aux exigences de l employeur. Les critères peuvent d ailleurs évoluer en cours de recrutement. Certains critères sont essentiels (exemple diplôme exigé) : il est obligatoire pour le candidat d y correspondre. D autres critères sont secondaires (exemple expérience souhaitée) : il s agit de «plus» qui donneront un avantage au candidat qui y correspond. Mais il est possible si le candidat ne correspond pas à ce critère, de négocier en compensant d autres atouts. 16

17 Institut Galilée UP13 Techniques d Expression et de Communication Chantal Steinberg-Wolezyk 17 3) Grille d analyse d une annonce et des points à élucider Infos données dans l annonce Infos à rechercher sur le Web, auprès d un enseignant, etc. Mes points forts Mes points faibles Sur l entreprise Sur le poste : ce que le candidat aura à faire Sur le candidat : ce dont il aura besoin pour faire le travail 4) Grille pour aider le candidat à valoriser sa candidature : Les informations de l offre Cette offre peut m intéresser Je peux intéresser l entreprise Qu est-ce que je sais sur le poste : Cela correspond : Cela correspond : - Intitulé : - A ce que je souhaite faire : - J ai des compétences pour occuper ce poste - Son contenu : - Conditions de travail : - Horaires, lieu de travail : - Aux conditions de travail que je recherche ou que j accepte - Aux trajets que je peux faire - J ai déjà occupé un poste de ce type - J ai une expérience similaire - Autres : Qu est-ce que je sais sur l entreprise? - Son activité : - Sa taille : - Autres : - Remarques : Cela correspond - Au type d entreprise où j ai envie de travailler Cela correspond - J ai une expérience dans un secteur identique 17

18 Institut Galilée UP13 Techniques d Expression et de Communication Chantal Steinberg-Wolezyk 18 5) Préparation de vos réponses pour un futur entretien 1-Quels sont les critères objectifs et que je dois prouver? 2-Quels sont les critères subjectifs. Je devrai argumenter en donnant des exemples? 3-Quels sont les critères essentiels que je dois absolument posséder? 4-Quels sont les critères secondaires que je pourrai discuter? 5-Qu est-ce qui me manque? 6-Quels sont mes atouts pour compenser? A propos des critères discriminatoires (pour information) Sont interdites, sauf exceptions limitatives, les mentions et sélections discriminatoires fondées sur : le sexe, l orientation sexuelle, l origine, l ethnie, la nationalité ou la race, la situation de famille, les mœurs, c est-à-dire le mode de vie en général, l état de grossesse, les opinions politiques, les activités syndicales ou mutualistes, les convictions religieuses, l état de santé ou le handicap, les caractéristiques génétiques, l apparence physique, le nom de famille, l âge. Sont également interdites toutes les discriminations déguisées, notamment sous forme d offre préférentielle («femme de préférence») ou de discrimination indirecte («carte d électeur», «numéro de sécurité sociale») 6) Analyse de sites Web de l entreprise ou SSII de votre futur secteur d activités Que trouve-t-on comme informations sur le site? Combien y a-t-il de rubriques? Lesquelles? Est-il facile à utiliser (navigation, ergonomie, etc.) Que pouvez-vous dire sur l entreprise : historique, informations sur les dirigeants, organigramme, les produits, les clients, la concurrence? Y-a-t-il une rubrique RH? Si oui, comment est-elle présentée? Faire une analyse détaillée de cette rubrique (pouvez-vous consulter les offres d emploi? pouvez-vous postuler en ligne? etc.) Que pensez-vous de ce site d une manière générale? Auriez-vous des questions à poser à l employeur sur leur site lors d un entretien? 18

19 Institut Galilée UP13 Techniques d Expression et de Communication Chantal Steinberg-Wolezyk 19 7) Exemple d annonce analysée par un étudiant qui a surligné en BLEU les données positives puis souligné en ROUGE les points à expliciter ou débattre: a) Description de l'offre SQLI Agency recherche sur Paris un Intégrateur XHTML/CSS/Javascript (H/F) Votre rôle : - Conception de sites Web basés sur les dernières normes de codage HTML/XHTML/CSS/Javascript avec maîtrise de la sémantique du code (standards W3C) : structure des éléments (bloc/en ligne), flux de page et positionnement, héritage des styles en cascade. - Prise en charge et suivi de projet : suivi des spécifications techniques, suivi du design, créations des gabarits HTML, réalisation de la maquette html. - Mise à jour de sites existants. De formation en multimédia, vous maîtrisez parfaitement le HTML et ses variantes. Soucieux du respect des normes du W3C - WAI vous êtes sensible de la qualité du code et veillez aux contraintes de compatibilité et d accessibilité. Avoir une expérience en flash et des outils graphiques (Photoshop, Illustrator) est un plus. Passionné de web, vous êtes rigoureux et soucieux du service apporté au client. Si vous souhaitez vous investir au sein d une équipe dynamique alors envoyez-nous votre candidature à [email protected] Innovation, respect des autres, engagement et excellence sont les valeurs partagées par les collaborateurs du groupe SQLI. Rigueur, persévérance, sens du service client, créativité sont les meilleurs atouts pour réussir dans cette fonction. Référence : Intégrateur XHTML/CSS/Javascript - Alsacreations TYPE DE CONTRAT Durée indéterminée (CDI, CNE, ) Durée (si stage ou CDD) : Poste à pourvoir à une date précise : ASAP Lieu : Saint Denis (Ile de France) Télétravail possible : non COMPETENCES REQUISES xhtml css javascript b) Informations sur l entreprise données par l annonce sur la Société SQLI Agency Le groupe SQLI est une Société de Services à forte valeur ajoutée dans le domaine du conseil et de l intégration des architectures e-business. Le Groupe SQLI propose un accompagnement global à ses clients : missions de conseil technologique ou d'assistance à la maîtrise d'ouvrage, d'intégration et de développement. Première SSII européenne engagée dans la démarche CMM-I (modèle de qualité totale dans le domaine logiciel), la société réalise plus de 50% de son activité au forfait sur des projets avec les technologies Java,.Net, Php et dispose de plus de 80 outils (pratiques CMMI, framework technique ) disponible sur son intranet de capitalisation des connaissances. L entreprise s appuie également sur le modèle People CMM de qualité totale dans le management des ressources humaines.implantation : Saint denis Statut : Entreprise (SARL, SA, PME, PMI) Contact : Nom du contact : Monsieur Allier Téléphone : [email protected] 19

20 Institut Galilée UP13 Techniques d Expression et de Communication Chantal Steinberg-Wolezyk 20 Test : savez vous bien naviguer sur un site d entreprise? 1- Quelles informations sur l entreprise retenez-vous de la page d accueil et des pages suivantes : secteur d activité, cœur de métier, produits phares, etc. A- Donnez trois chiffres importants en les commentant B- Donnez trois mots clés résumant sa politique de communication, sa culture, son recrutement ; citez ses principaux clients et fournisseurs ;en quoi cela vous motive-t-il? C- Quels sont actuellement ses projets/ objectifs affichés? en quoi pouvez vous participer? Donnez deux de vos compétences ou traits de personnalité, deux expériences, une de vos propositions/innovations qui a été retenue 2- Trouvez la rubrique «métiers et carrières» ou «RH» ou «stages» ou «campus» A- Repérez et résumez des informations sur un service qui vous intéresse, ses objectifs, ses collaborateurs, etc. (10 lignes) B- Repérez et résumez des informations sur un poste ou profil ou portrait ou métier qui vous intéresse (10 lignes) C- ING 2, M1 et M2 : Imprimez une proposition de stage à laquelle vous souhaitez répondre 3- Analysez la plaquette de votre formation, faites des liens entre l annonce, votre formation, les stages ou projets que vous avez réalisés ; ne décrivez pas uniquement mais valorisez-vous, dites vos «plus» : qu avez-vous bien réalisé, en quoi avez-vous fait preuve de capacités organisationnelles, décisionnelles, relationnelles? Quand et comment vous a-ton exprimé une satisfaction? 4- ING 2, M1 et M2 : A partir de cette proposition de stage, et des informations ci dessus, rédigez : Le paragraphe d accroche pour une lettre de motivation pour le poste proposé sur l annonce avec vos trois compétences clés. Un paragraphe développant vos compétences techniques en relation avec les compétences demandées sur l annonce Un paragraphe développant vos compétences relationnelles et linguistiques, vos «plus» en relation avec les compétences demandées sur l annonce ou impliquées par le poste ou le stage. 20

21 Institut Galilée UP13 Techniques d Expression et de Communication Chantal Steinberg-Wolezyk 21 IV] LES DIFFERENTES LETTRES DE MOTIVATION 1) Six règles pour bien rater (ou bien réussir) votre lettre Six excellents moyens de rater votre lettre 1- La lettre passive ou de démotivation je dois faire un stage : l étudiant n affirme pas sa motivation personnelle; il se présente non comme l acteur et le moteur de ses actes, mais comme un suiveur passif; il n intéressera pas l entreprise qui cherche des collaborateurs actifs et motivés 2- La lettre égoïste ce stage m apportera, me permettra l étudiant attend beaucoup de l entreprise mais n a pas compris que ce stage et sa candidature sont aussi intéressants pour l entreprise et qu il faut le démontrer. 3- La lettre non ciblée Elle ne mentionne pas les activités de l entreprise, elle ne se réfère pas à sa culture, son vocabulaire, ses projets, ses besoins, ses objectifs Six excellents moyens de la réussir Une lettre qui exprime volonté et motivation: CETTE expérience dans CETTE entreprise a été mûrement réfléchie et fait partie du PPP de l étudiant La lettre d un candidat qui sait que le contrat doit être gagnant-gagnant et qui peut exprimer ce qu il offre à l entreprise Une lettre où le VOUS est aussi présent que le JE, cad qui montre une excellente connaissance de l entreprise (cf. l analyse du site WEB: 3 chiffres, 3 mots, 2 postes etc.) 4- La lettre promesses L évocation de votre sérieux, enthousiasme, dynamisme, motivation ne suffit pas car ce sont des promesses, des déclarations sans preuves. 5- La lettre profil bas Le candidat quémande, ne sait pas s apprécier je ne suis pas celui que vous cherchez, mais laissez-moi une chance Ce même candidat ne saura pas représenter positivement l entreprise devant ses clients ou concurrents 6- Une formule de politesse banale, sans intérêt ou servile : l étudiant demande un entretien comme le droit de passer un examen de plus Une lettre où le candidat argumente à l aide de preuves (expériences professionnelles, projets, jobs, vie associative etc.) sa capacité à s intégrer, à partager, à obtenir des résultats. Une lettre où le candidat, sans se surévaluer, démontre par plusieurs arguments et preuves sa capacité à tenir le poste Une formule de politesse personnelle, qui met l étudiant sur un pied d égalité avec le recruteur; il demande un entretien pour faire préciser et négocier le contenu du stage. 21

22 Institut Galilée UP13 Techniques d Expression et de Communication Chantal Steinberg-Wolezyk 22 2) Petit exercice pour mieux rédiger votre lettre de motivation Répondez par OUI ou NON à chacune des phrases suivantes : Votre lettre commence par : - Actuellement à la recherche de mon premier stage - Mon cursus doit s achever par un stage de 6 mois. - En réponse à votre proposition de stage XXCV affichée au secrétariat - La réalisation de plusieurs projets universitaires et mes jobs d été m a permis de - Vous recherchez des stagiaires au cursus scientifique ou technologique (BAC + 3) pour remplacer votre personnel cet été - Les technologies sont la découverte révolutionnaire de notre époque - Votre entreprise est leader sur le marché international. Vous donnez envie au recruteur de vous rencontrer en écrivant : - L été dernier, j ai travaillé 2 mois comme responsable -adjoint du Centre Aéré de XXX ; j ai assuré la sécurité et organisé les activités d un groupe de 32 enfants de 9 à 12 ans. - Je suis sérieux et responsable - Lors de mon stage au service Qualité de l entreprise X, j ai mis à jour près de 4 causes de dysfonctionnements et proposé des solutions qui ont été adoptées. - Je puis assurer n importe quel poste que vous me confierez - Je suis dynamique et très motivé par ce stage. Vous concluez par : - Je vous prie d agréer, Monsieur, l expression de mes sentiments dévoués. - Je souhaite vous rencontrer pour détailler les compétences qui ont retenu votre attention - Mobile et disponible, je vous propose de nous rencontrer pour évaluer nos besoins respectifs. - Merci de m accorder un entretien et dans l attente de votre réponse, je vous prie de croire 22

23 Institut Galilée UP13 Techniques d Expression et de Communication Chantal Steinberg-Wolezyk 23 3 Les 8 rubriques de la lettre (candidature spontanée ou réponse à une annonce) : 1 2 Mr xxx XXXXX Villetaneuse, le 15 Mai rue de Strasbourg Rxx 3 Tel : 06 XXXXX [email protected] 4- Objet : demande de stage concepteur JAVA/J2EE 5- Référence APEC Madame Martin - DRH Génerix Group Tour XXXX XXXX La défense 6 Madame, 7 Vous recherchez un étudiant bac+4 maîtrisant J2EE, IHM, le développement WEB et la méthode de modélisation ULM : je suis très motivé par votre proposition de stage référencée ci-dessus.. En effet, je suis actuellement étudiant en master EID Exploration Informatique des Données- de l institut Galilée. J ai participé à de nombreux projets qui m ont permis d acquérir de solides connaissances en J2EE (Java 2 Entreprise Edition), IHM (Interface Homme /machine) et WEB (xhtml, CSS, XML, PHP). J ai réalisé durant mon cursus des projets en situation réelle avec des clients non informaticiens (chercheurs CNRS dans d autres domaines) ce qui m a appris à poser les bonnes questions pendant l analyse des besoins. Je suis formé à une méthode rigoureuse et dans la réalisation de tous mes projets, j effectue une analyse des besoins et une spécification fonctionnelle détaillée grâce à la méthode de modélisation UML Je suis quelqu un de calme et motivé, j accepte le fait que chacun a ses propres idées et qu une solution unique n existe pas. Selon moi, c est par la discussion, la concertation, la confrontation des idées que vient le meilleur résultat, et le bon déroulement d un projet. Je suis très intéressé par ce stage dans votre entreprise : Génerix Group, issu de la fusion de Generix, Infolog et Influe est actuellement leader mondial de solutions de Gestion partagée et de Gestion mutualisée des approvisionnements. Avec un portefeuille de 6000 clients, vous équipez 70% des fournisseurs de la grande distribution en France : je souhaite effectuer chez vous un stage de pré embauche en vue de collaborer plus longuement avec vos équipes. Je souhaite donc vous rencontrer pour envisager cette collaboration, et dans l attente de votre réponse, je vous prie de croire, Madame, en l assurance de mes salutations distinguées. 8 signature manuscrite 23

24 Institut Galilée UP13 Techniques d Expression et de Communication Chantal Steinberg-Wolezyk 24 4 Réussir une lettre en candidature spontanée Les questions à se poser : 8. Est-ce que je connais bien mon marché du travail? 9. Ai-je ciblé mes entreprises? 10. Est-ce que j envoie une lettre type? 11. Combien de candidatures spontanées est-ce que je fais par semaine? 12. Ai-je des réponses à mes candidatures spontanées? 13. Ai-je réussi à identifier le besoin des entreprises? Les 7 erreurs dans une lettre de candidature spontanée : 14. Est distribuée largement sans «étude de marché» préalable (ex : l informaticien qui écrit à une entreprise qui n a pas de service informatique car celui-ci est sous-traité) cela s apparente plus à la distribution de prospectus (qui finissent le plus souvent à la poubelle). 15. Est adressée de façon générale à un «service du personnel» ou «directeur du personnel» 16. Parle du candidat avant tout, de ses propres besoins et préoccupations 17. A une forme stéréotypée avec des formules toutes faites, ou se présente de façon farfelue et inadaptée 18. Ne parle pas de l entreprise et de ses besoins 19. Donne des indications générales sur ce qu il a fait, en laissant parfois à l entreprise le soin d imaginer ce qu il pourrait faire 20. Cherche à décrocher un emploi en disant le maximum, y compris des éléments sans relation avec ce qu on peut apporter ou des aspects qui risquent de sembler négatifs Les idées essentielles à retenir pour rédiger la lettre en candidature spontanée : 21. La candidature spontanée travaille sur la qualité et non sur la quantité : c est le contraire du mailing, c est une démarche dynamique et proactive qui va donner une bonne image de vous 22. La lettre de candidature spontanée est un moyen essentiel d aborder le marché caché 23. Pour être efficace dans sa candidature spontanée, il faut avoir ciblé ses entreprises 24. Il faut identifier le besoin de l entreprise avant de faire une candidature spontanée 25. La candidature spontanée doit s adresser à un destinataire précis 26. La lettre de candidature spontanée doit vous positionner comme offreur de service 27. La lettre de candidature spontanée montre que l on connaît le destinataire 28. La lettre de candidature spontanée est une prise de contact pour déclenchez un rendez-vous 29. La lettre de candidature spontanée exige une relance rapide 30. La lettre de candidature spontanée doit être directe, précise et personnalisée 31. La lettre de candidature spontanée c est votre propre «publicité» Contenu de la lettre de candidature spontanée : - VOUS : S adresser à une entreprise ciblée et un interlocuteur identifié - Mettre en avant dans l accroche des éléments sur l entreprise (secteur, produits, etc.) - JE : Elle doit présenter rapidement ce qu on peut apporter, de manière précise et argumentée. Vous devez établir un lien entre les besoins de l entreprise et les propositions que vous allez faire (en dire assez, mais pas trop) - NOUS : Elle doit donner envie de vous rencontrer (pour en savoir plus) 24

25 Institut Galilée UP13 Techniques d Expression et de Communication Chantal Steinberg-Wolezyk 25 5) en L3 : la lettre de candidature spontanée pour un stage d observation 1- Analysez 2 ou 3 sites web d entreprises puis répondez à ces questions : a- Quel(s) secteur(s) vous intéresse(nt)? Citez 2 ou 3 secteurs b- Quelle(s) entreprise(s) avez-vous choisie(s) et pourquoi celle(s) là en particulier? c- Quels services (grandes fonctions) de cette entreprise vous intéresse (nt)? d- Un poste vous intéresse-t-il particulièrement? lequel? e- Quelle aide pourriez vous apporter lors de votre stage d observation? 2- Rédigez les paragraphes de votre lettre en respectant les 8 rubriques et par exemple ce plan Paragraphe 1 : Objectif de ma lettre : un stage d observation L3 Paragraphe 2 : 1 er argument - Mon intérêt pour votre entreprise «je sais qui vous êtes» : activités, clients, etc. - Conformité du stage avec mon cursus universitaire et mon PPPP Paragraphe 3: second argument Mes atouts pour être accepté, une excellente présentation, une première expérience en entreprise/ cours particuliers, mon profil général (sérieux, ponctuel, etc.) avec des exemples précis Paragraphe 4 : 3 ème argument : ma valeur ajoutée, ce que je peux apporter en plus de l observation : Mes compétences en me permettront d accomplir avec plaisir et intérêt une tâche en appui d un de vos collaborateurs, etc. Conclusion Intérêt des deux parties : renforcer les liens Galilée/ cette entreprise, préparer stage de 6 mois en M2 pro, etc. Demande de RDV Formule de politesse 6) en ING 1: la lettre de candidature spontanée pour un stage ouvrier Quelles sont les 4 compétences nécessaires pour un stage de vendeur au rayon informatique de Darty Quelles sont les 4 compétences nécessaires pour un stage de vendeur chez Jeff de Bruges Quelles sont les 4 compétences nécessaires pour un stage aide technicien en Paragraphe rédigé Paragraphe rédigé Paragraphe rédigé

26 Institut Galilée UP13 Techniques d Expression et de Communication Chantal Steinberg-Wolezyk 26 7) M1-M2, ING 2 et ING 3/ la lettre de motivation en réponse à une annonce Après analyse de l annonce que vous avez choisie, préparez votre lettre en vous inspirant des modèles suivants et en respectant les 8 rubriques Modèle 1 PARAGRAPHE 1 Ce que recherche l entreprise PARAGRAPHE 2/3 Les preuves concrètes de votre adéquation avec ce profil -plan technique -plan méthodologie de projet PARAGRAPHE 4 Les compétences personnelles recherchées Vous recherchez un étudiant bac+4 maîtrisant J2EE, IHM, le développement WEB et la méthode de modélisation ULM et je suis très motivé par votre proposition de stage. Je suis actuellement étudiant en master EID Exploration Informatique des Données- de l institut Galilée. J ai participé à de nombreux projets qui m ont permis d acquérir de solides connaissances en J2EE (Java 2 Entreprise Edition), IHM (Interface Homme /machine) et WEB (xhtml, CSS, XML, PHP). J ai réalisé durant mon cursus des projets en situation réelle avec des clients non informaticiens (chercheurs CNRS dans d autres domaines) ce qui m a appris à poser les bonnes questions pendant l analyse des besoins. Je suis formé à une méthode rigoureuse et dans la réalisation de tous mes projets, j effectue une analyse des besoins et une spécification fonctionnelle détaillée grâce à la méthode de modélisation UML Ayant participé à plusieurs travaux en équipe, j ai appris à écouter, à avoir le sens du dialogue, à prendre conscience des différences et ayant beaucoup d imagination, j ai appris à proposer des solutions et à faire des remarques pertinentes sans heurter la sensibilité de mes coéquipiers. Formule de politesse Axée sur le thème comment vérifier par un entretien les motivations respectives 26

27 Institut Galilée UP13 Techniques d Expression et de Communication Chantal Steinberg-Wolezyk 27 Modèle 2 PARAGRAPHE 1 Ce que recherche l entreprise, le profil technique qu elle souhaite Votre projet de vérification du bon fonctionnement de nouvelles versions logicielles sur les équipements du réseau d accès me motive particulièrement car j ai déjà réussi des projets similaires. PARAGRAPHE 2 Les preuves concrètes de votre adéquation avec ce profil -plan technique -plan méthodologie de projet PARAGRAPHE 3 Les compétences personnelles recherchées Formule de politesse En effet, je suis étudiant en M2 et j ai déjà mené à bien des projets radio et transmission mettant en œuvre de nouvelles fonctionnalités et équipements en réseaux d accès : je fournirai donc, dans le cadre de mon stage, un appui aux équipes réseau d accès avant leur déploiement sur le réseau de production. Mes premières expériences professionnelles sur l architecture des réseaux (LAN, WAN) me permettront de mieux adapter de nouvelles fonctionnalités en terme de production et exploitation Je suis fiable, méticuleux et organisé, et ayant été formé depuis plusieurs années à la conduite de projets en équipe de 2 à 4 personnes, je pourrai m intégrer rapidement dans votre entreprise. axée sur le thème comment vérifier par un entretien les motivations respectives 8) La candidature spontanée pour un dossier d entrée dans un mastère pro Allez sur le site WEB de l école et informez-vous d abord très sérieusement du contenu du mastère que vous visez: les informations trouvées sont essentielles pour cibler lettre, CV et ensuite pour réussir l entretien. Dans votre CV, faites ressortir, en gras par exemple, les cours déjà suivis en relation avec ceux du futur mastère: ils attestent d une base sérieuse de connaissances et laissent présager d une adaptation plus facile Dans votre lettre, montrez en quoi ce mastère est la bonne prolongation de votre parcours (vos études, vos stages précédents) et pourquoi il correspond à votre projet. Détaillez vos expériences en projets et en entreprises pour prouver votre connaissance des entreprises, gage d une bonne insertion lors du stage de fin de mastère. 27

28 Institut Galilée UP13 Techniques d Expression et de Communication Chantal Steinberg-Wolezyk 28 Test : Evaluez votre lettre de motivation sur 10 points OUI= 1 pt 1. La lettre comporte bien les 8 rubriques obligatoires 2. Bonne connaissance de l entreprise, secteur d activité, projets récents ou en cours, termes clés de son site, nom du service, principaux clients, etc. 3. Si réponse à une annonce : reprise explicite ou en gras de la plupart des mots clés de l annonce : vous répondez vraiment à cette annonce, votre lettre n est pas une lettre circulaire, générale, non ciblée 4. Bon argumentaire sur l adéquation entre les besoins pour le poste visé (annonce ou site Web) et votre formation, cursus et spécialisation 5. Descriptif détaillé des expériences et projets en relation avec le poste visé/ un poste possible/ l annonce 6. Bon descriptif de votre personnalité au travail, de vos enthousiasmes, passions, réussites, avec des exemples précis : la lettre parle vraiment de VOUS 7. Si candidature spontanée : infos détaillées sur un poste, un profil, des tâches cf fiches APEC 8. Votre valeur ajoutée : pourquoi le recruteur doit VOUS répondre 9. Orthographe et style : longueur des phrases, syntaxe, accents, accords féminins et pluriels, etc. 10. Présentation aérée, texte bien centré, bon équilibre entre les paragraphes VOUS AVEZ 10 /10? BRAVO! VOUS POUVEZ ENVOYER VOTRE LETTRE! 28

29 Institut Galilée UP13 Techniques d Expression et de Communication Chantal Steinberg-Wolezyk 29 V ) REDIGER UN CV MOTIVANT Exemple de bon CV : le candidat a mis en gras les éléments correspondant à l annonce Mr Kévin XXXX 40 rue de xxxxxxx Rosny Sous Bois Tel : 06 xxxxxxxxxx kevin.xxxxxx club.fr Etudiant en première année de Master. Spécialité STIRM : Signal, Télécommunication, Réseau et Multimédia DUT Génie Electrique et Informatique Industrielle Connaissances approfondies en programmation Web. Veille technologique Compétences Langages informatiques : Systèmes d exploitation : Maîtrise des logiciels : Méthode de développement : Langues : Java, Php4 et 5, Javascript, Ajax, XHTML, CSS, Sql. Linux, Windows. Eclipse, MySql, Photoshop, GIMP. MVC. - Anglais technique (maîtrisé). - Espagnol (notions). Formation 2007 : Master STIRM, Institut Galilée, Université Paris 13, Villetaneuse (93) : Licence d électronique, Institut Galilée, Université Paris : DUT GEII (Génie Electrique et Informatique Industrielle), IUT de Kourou (Guyane française) : Baccalauréat scientifique. Lycée de Kourou (Guyane française). Expérience professionnelle : Stage de 6 mois au sein de l entreprise Nexen (Hébergeur de sites Web). Ce stage avait pour but de consolider mes compétences en développement Web. Mon rôle était de développer de nouvelles fonctionnalités dans l espace clientèle, et l amélioration du design du site (ergonomie) : Stage de fin d année d IUT d une durée de un mois au sein de l entreprise EDF Guyane. Il consistait à étudier le fonctionnement d un système de détection de défaut sur les câbles hautes tensions : Emploi saisonnier au poste d agent technique pour la mairie de ma ville. Mon rôle, accompagné d un agent de maîtrise était d organiser, et maintenir le bon état de l éclairage public de la ville. Centres d'intérêt Sport : Divers : Internet : football, volley et basket lecture, cinéma, musique, dessin (ma passion), voyage forums des développeurs, veille technologique (utilisation personnelle des nouveaux langages), journaux en ligne 29

30 Institut Galilée UP13 Techniques d Expression et de Communication Chantal Steinberg-Wolezyk 30 1) Comment faire un CV motivant, clair et qui se lit en une minute a- Présentation générale : Le CV se présente au recto uniquement de feuilles blanches 21x 27. Pour les bac+3, 4 et 5, il tient obligatoirement sur une page, il n a pas pour titre CV. b- Une lecture en 1 minute : Un recruteur met 1 minute pour lire un CV : il faut faire ressortir votre spécialisation et dès que vous en avez vos expériences en projet puis stage ou jobs ; la typologie et l utilisation de caractères gras sont aussi importantes que les informations elles mêmes 2) Voici des conseils pour rédiger chaque rubrique du CV : a- L identité et l accroche 1. si vous avez deux noms ou deux prénoms, il faut garder le plus courant ou usuel 2. si votre prénom est neutre (Dominique) ou étranger (Srivijaya, Hajer), précisez Mr ou Melle. 3. utilisez des minuscules pour le prénom, des majuscules pour le nom. Ex: Melle Claude PHILIPPE. 4. Vous pouvez distinguer adresse familiale et domicile étudiant 5. On ajoute la photo si elle est demandée ou si on a envie ; choisir une photo «entreprise» au visage ouvert, positif (pas crispé et fermé) Exemple de bandeau d accroche avec mini CV à droite PierreXXXXX 31, Avenue Danielle Casanova, BP 89, F - XX10 xxxxxxxxxx +33 (0) [email protected] Français, 21 ans, célibataire Elève ingénieur Dernière année Spécialité Mathématiques Appliquées et Calcul Scientifique Connaissances approfondies en mécanique, analyse numérique, informatique b- La rubrique «formation» 1- Ne mentionnez que l année de l obtention du diplôme (2006) et non l année universitaire en deux composantes ( ) 2- Surlignez vos titres sont en gras et précisez l établissement d obtention (nom, lieu avec code postal). 3- Précisez lorsqu il s agit de double cursus, d année à l étranger, etc. 4- Ne recopiez pas la plaquette mais si vous le jugez utile, ajoutez des précisions sur le contenu de vos études en fonction d une annonce particulière ou de ce que vous savez d une entreprise. 30

31 Institut Galilée UP13 Techniques d Expression et de Communication Chantal Steinberg-Wolezyk 31 Formation 2001 Licence d Informatique, Institut Galilée Université Paris XIII (93). Options : Algorithmique Graphique, Infographie 2000 DEUG de Mathématiques et Informatique Appliquées aux Sciences. Spécialité Informatique Institut Galilée - Université Paris XIII (93) Baccalauréat S, Spécialité Mathématiques, Lycée Carnot Paris c- La rubrique «expérience professionnelle» A- On classe dans cette rubrique en commençant par le plus technique: 1- les stages en entreprise et expériences liées au diplôme 2- les projets, qu on développe plus particulièrement si on n a pas d expérience professionnelle 3- les jobs qu on résume si les stages sont nombreux B- On présente chaque expérience selon les 5 points suivants : a- Date et durée de l expérience b- Statut et fonction de l étudiant c- Nom de l entreprise (en développant le sigle), secteur d activité, lieu d- Service où s est déroulée l expérience (et environnement humain) e- Nature de la tâche (avec des phrases soit nominales, soit verbales) Enfin, le cas échéant, soulignez ce que vous avez apporté à l entreprise : Eté 1997 : Aide ingénieur - Service xxxxx - DASSAULT AVIATION Rouen Stage de maîtrise - 2 mois Résolution des adéquations de Maxwell par la méthode des éléments finis mixtes Mise au point d un élément pyramidal dans les espaces Hdiv et Hrot (étude qui n a jamais été fait dans le passé) Collaboration avec plusieurs ingénieurs Juin- Juillet 1999 : Stage de technicien - 8 semaines INRIA (Institut National de Recherche en Agronomie). Plateforme de Pré développement en Biotechnologie. Centre de recherche de Dijon Etude de solutions informatiques pour répondre aux dysfonctionnements de fermenteurs semi-industriels pilotés par ordinateur Apport de solutions à plus de 30 causes de dysfonctionnements Projets : 1999 : Conception et réalisation en binôme d un modem par courant porteur. Etude d un terminal de dialogue permettant de transférer des fichiers d usinage d un PC vers des machines à commande numériques. 31

32 Chantal Steinberg Cours de TEC Institut Galilée Université Paris Nord d- la rubrique «compétences techniques et informatiques spécifiques» Elles affinent votre profil : ne les omettez pas, mais évitez une liste sans fin ou sans intérêt. Il peut s agir de vos connaissances informatiques, en mécanique, en chimie ou réseaux, en fonction de votre spécialisation. Il faut classer ces informations. Par exemple, pour l informatique: systèmes d exploitation, programmation, etc. e- La rubrique «Centres d intérêt» Elle concerne vos activités et goûts personnels. Elle doit donner au recruteur l image d un futur cadre intéressé par le monde moderne, connaissant le milieu dans lequel vivent les entreprises, leurs objectifs, difficultés, réussites, concurrents, enjeux, etc. On classe généralement les sports, activités associatives, lecture de la presse (française et internationale), voyages, etc. Cette rubrique permet au recruteur de mieux cerner votre personnalité : vos compétitions sportives montrent votre persévérance, votre ambition, votre désir de faire toujours mieux votre engagement associatif montre votre sens de l organisation et votre capacité à assumer des responsabilités, etc. Centres d intérêt : Baby-foot : passionné depuis deux ans, participation à divers tournois Basket : amateur des matchs en 3x3, demi-finaliste à un tournoi libre à Caen en février 1999 Poésie : lis, étudie et écris des poèmes (avec quelques touches de Calligraphie) Echecs : amateur des matchs éclairs et des problèmes de mat en plus de trois coups. Piano : 5 ans de classique (Chopin, Beethoven...) et amateur de jazz. Depuis septembre 2001 : responsable du service de réservation des bals d anniversaire de la Mutuelle de Madagascar (association assurant le rapatriement des corps en cas de décès), et participant à l Association des Etudiants d origine Malgache. 32

33 Chantal Steinberg Cours de TEC Institut Galilée Université Paris Nord Synthèse sur le CV I Les questions à se poser : 1- Le CV est-il clair et agréable à lire? 2- Voit-on rapidement les éléments essentiels? 3- Les compétences pertinentes / profil du candidat sont-elles apparentes? 4- Le candidat sait-il clairement à qui envoyer son CV? 5- S il a déjà utilisé son CV : avec quels résultats? 6- A-t-il pensé à d autres stratégies en cas d absence de résultats? II Les idées essentielles à retenir : 1- Le CV n est qu un outil de communication ;mais c est le reflet d une personnalité : il doit rester «vrai» 2- L objectif du CV est de donner envie à l employeur de recevoir le candidat :on ne met dans son CV que ce qui permet d obtenir un entretien 3- Il faut donner rapidement une image positive : il est souvent lu très vite Il doit être clair, concis, lisible et agréable. il faut valoriser les éléments essentiels 4- Il est important d y trouver des réalisations, des résultats concrets 5- Il faut l adapter à l interlocuteur : connaître les besoins de l entreprise 6- Pour que le CV soit clair, l objectif doit être clair! Test : Evaluez votre CV sur 10 points et 3 niveaux de lecture Oui=1 pt La surface : la première impression, la forme 1- A-t-on envie de le lire? Est-il agréable à voir? 2- Donne-t-il une impression de clarté? 3- Est il différent des modèles connus? NB : Dès cette étape, la mise au panier guette! La structure : les points saillants 4- Repère-t-on rapidement les compétences? 5 Les éléments importants (entreprises, postes, formation) sont-ils mis en valeur, sont-ils aisément repérables? 6 Voit-on rapidement les éléments en rapport avec le poste et la fonction? 7 L œil est-il guidé dans la lecture? Le contenu : examen plus approfondi 8 Les compétences et l expérience correspondent-elles aux attentes de l entreprise? 9 Repère-t-on le professionnel qui est derrière le CV? 10 L organisation du CV met-elle en valeur les compétences et une progression des compétences et/ou des fonctions? 33

34 Chantal Steinberg Cours de TEC Institut Galilée Université Paris Nord VI) L entretien de recrutement : logique, procédés, questions 1) LA PREPARATION D UN ENTRETIEN D EMBAUCHE Remarques : L entretien n est pas un examen, mais un échange d informations entre deux personnes qui veulent vérifier si une future collaboration sera réussie et non frustrante pour les deux parties. Le candidat ne doit pas répondre aux questions comme un étudiant devant un jury, mais montrer une attitude active et responsable, celle d un futur collaborateur capable d être réactif et constructif pendant l entretien comme il le sera dans son poste. Les questions à se poser : 1- Le candidat a-t-il repéré ses points forts? 2- A-t-il suffisamment d informations sur l entreprise et sur le poste? 3- A-t-il anticipé les aspects matériels de sa préparation? 4- Peut-il anticiper les questions qu on risque de lui poser et les5 arguments à présenter? 5- A-t-il préparé ses questions? 6- Est-il au clair sur ses marges de négociation? 7- Sait-il comment apparaître «motivé, dynamique, rassurant et sympathique»? Les idées essentielles à retenir : 8- Si l on a obtenu un entretien, c est que le profil intéresse l employeur 9- Un entretien se prépare (tenue, documents, questions, informations) 10- Il faut s intéresser à l entreprise et à ses besoins 11- L entretien sert aussi à recueillir des informations 12- Le recruteur prend un risque en décidant d une embauche : il faut le «rassurer», le convaincre 13- Il faut savoir quels compromis on peut faire/ses exigences 14- Il faut savoir conclure et maîtriser l initiative (rappel possible) 15- Il faut remercier (laisser la porte ouverte) 16- Il faut prévoir de relancer 17- On donne une 1ière impression par son comportement et sa présentation 2) COMPRENDRE LES OBJECTIFS POUR LES DEUX PARTIES - POUR LE RECRUTEUR 1. mieux connaître le candidat, sa personnalité, ses motivations 2. juger si le candidat saura s intégrer dans l entreprise 3. apprécier le lien entre le PPP du candidat et le poste à pourvoir 4. s assurer des compétences du candidat pour le poste à pourvoir 21- trouver le meilleur candidat pour le poste 34

35 Chantal Steinberg Cours de TEC Institut Galilée Université Paris Nord - POUR LE CANDIDAT : 1. mieux se faire connaître de l entreprise en argumentant sur ses motivations et compétences 2. mieux connaître l entreprise et son environnement 3. recueillir toutes les informations sur le poste à pourvoir (missions, responsabilités, avenir, etc.) avant de décider 3) COMMENT SONT MENES LES ENTRETIENS? On passe souvent, au cours du même entretien, d une forme à l autre : Forme directive L interviewer mène l entretien et pose des questions appelant des réponses précises Forme semidirective L interviewer et le candidat ont un échange équilibré Forme non directive L interviewer laisse l initiative au candidat («je vous écoute, parlezmoi de vous, de votre motivation») en relançant le dialogue de temps en temps Dans une même journée, l entreprise peut organiser un entretien collectif, puis passer à des entretiens individuels. Dans tous les cas, demandez à connaître la fonction de votre recruteur (RH ou technique) pour adapter votre discours. L entretien individuel peut être mené par : Le DRH ou un de ses collaborateurs, un hiérarchique direct, le responsable des stages, un collaborateur, un consultant du cabinet chargé du recrutement, le chef d entreprise L entretien collectif : Soit réunion d information : elle a lieu au tout début de la sélection et peut être prolongée par des entretiens individuels ou en groupe L entreprise peut ainsi fournir à plusieurs candidats à la fois toutes les informations concernant l entreprise et le poste. Les candidats peuvent poser librement des questions et évaluer rapidement leur intérêt par rapport au poste Soit entretien de groupe : L objectif est d évaluer les candidats placés dans une situation proche de la vie en entreprise : réunion, discussion, recherche collective d idées, etc. On réunit plusieurs candidats pour les faire réagir par rapport à un sujet ou à une situation donnée : Discussion générale sur un sujet «pour ou contre» : le groupe est partagé en deux groupes qui doivent défendre un des points de vue Jeux de rôle Travail de groupe sur un sujet en relation avec le poste à pourvoir : «imaginez à partir des informations qui vous sont fournies, comment améliorer telle situation». 35

36 Chantal Steinberg Cours de TEC Institut Galilée Université Paris Nord c) Les questions les plus fréquemment posées par vos recruteurs A- Sur votre formation B- Sur votre expérience C- Sur votre PPP et notre entreprise D- Sur votre personnalité au travail E- Vos activités extra professionnel les F- Votre culture générale et scientifique EXEMPLES DE QUESTIONS POSEES PAR LE RECRUTEUR 1. Présentez l institut Galilée et Paris 13 2 comment avez-vous choisi vos études? 3 Dans quelles matières étiez-vous le plus à l aise? 3 Si c était à refaire, choisiriez-vous les mêmes études? 4 Expliquez les interruptions ou changements dans votre cursus 5 Quel est votre niveau en anglais? Dans une autre langue? 6 Comment avez-vous trouvé vos stages et emplois? 7 Décrivez votre environnement, vos fonctions et réalisations 8 Qu avez-vous appris? 9 Qu avez-vous le mieux réussi? vous l a-t-on notifié? 10 Avez-vous toujours mené à terme ce que vous avez entrepris? 11 Racontez une expérience particulièrement difficile. 12 Quels sont vos projets à court et long terme? 13 Qu attendez vous précisément de ce stage ou emploi? 14 Quels sont à votre avis, vos atouts pour réussir ce stage? 15 Que savez vous de nous? (activités, besoins, etc.) 16 Où encore avez-vous postulé? 17 Quels critères seront déterminants dans votre choix final? 18 Citez un événement marquant ayant forgé votre personnalité 19 Citez une expérience où vous avez fait preuve d initiative 20 Citez une expérience où vous avez fait su négocier 21 Quand avez-vous fait preuve du sens des responsabilités? 22 Que pensez-vous de la hiérarchie? 23 Préférez-vous travailler seul ou en équipe? pourquoi? 24 Définissez les compétences exigées pour travailler en équipe 25 Que pensez-vous des différences culturelles? 26 Comment organisez-vous votre travail? 27 Quel est votre principal défaut? 28 Quelle est votre principale qualité? 29 Comment occupez-vous votre temps libre? 30 Que faites-vous en vacances? 31 Participez-vous à un club à vocation scientifique ou technique? 32 Faites-vous partie d une association? laquelle? Pourquoi? quel est votre rôle? 33 Quelle figure scientifique vous a particulièrement marqué? 34 Quelle découverte scientifique vous semble importante? 35 Quel événement mondial vous a marqué? 36 Quel domaine de l actualité vous intéresse? 37 Quels sont vos principaux intérêts culturels et intellectuels? 36

37 Chantal Steinberg Cours de TEC Institut Galilée Université Paris Nord d] Les questions que vous devez poser Vous devez prouver que vous savez communiquer, être actif ; donc vous devez poser des questions EXEMPLES DE QUESTIONS POSEES PAR VOUS 1. Sur le contenu exact du stage 2. Sur l encadrement 3. Sur l environnement Humain 4. Sur l environnement technique 5. Sur les indemnités 6. Sur les perspectives a- mon stage s intègre dans quel projet? b- quelles seront précisément mes activités?. c- Qui seront mes responsables? quel est leur statut? c- Qui sera mon maître de stage ou le responsable du suivi de mon stage? d-. e- Combien aurai-je de collègues? f- Quel est leur statut? Combien sont stagiaires? g-. h- Quel est le matériel utilisé? i- Quels sont les moyens mis à ma disposition? j-. k- Quelle est la fourchette des indemnités prévues pour un stage comme le mien? l- En cas de prolongement du stage par un CDI, ou si une embauche est décidée, quel est le salaire prévu? m- Y a-t-il un poste à pourvoir? n- Selon quels critères? E) Relancer l entreprise: utiliser le téléphone Les idées essentielles à retenir : 1- L utilisation professionnelle est différente de l utilisation quotidienne 2- Un entretien téléphonique, ça se prépare! (matériellement, contenu) 3- l faut savoir ce qu on veut obtenir avant de téléphoner, connaître son objectif 5- Il faut sourire au téléphone ou au moins se détendre 6- Il faut écouter ce que dit l interlocuteur 7-1 Il ne faut pas passer l entretien d embauche au téléphone Les différentes phases de l entretien téléphonique : 1 ère Phase : CONTACT 1 Souriez 2 Saluez 3 Présentez-vous 4 Demandez votre interlocuteur (si possible avec un nom et une fonction) 37

38 Chantal Steinberg Cours de TEC Institut Galilée Université Paris Nord 2 ème Phase : OBJET DE L APPEL 5 Expliquez l objet de votre appel 6 Soyez au clair avec votre objectif 3 ème Phase : ARGUMENTAIRE 7 Soyez convaincant mais n en dites pas trop 8 Préparez-vous à répondre aux éventuelles objections 9 Soyez à l écoute de votre interlocuteur 4 ème Phase : CONCLUSION 10 Mettez-vous d accord (sur un rendez-vous, sur les informations, sur une date de rappel, etc.) 11 Récapitulez les éléments importants 12 Prenez congé cordialement F) Réussir son intégration dans l entreprise Les points de vigilance : 1 Le candidat a retrouvé un emploi mais a peur que son intégration soit difficile 2 Le candidat trouve régulièrement du travail mais n y reste pas 3 Le candidat n a jamais travaillé et on peut craindre une difficulté d adaptation 4 Jeune en premier emploi, il connaît mal le fonctionnement des entreprises Les idées essentielles à retenir : 5 L intégration dans une entreprise est un moment important pour l employeur et le salarié 6 L entreprise a autant besoin du salarié que lui de l entreprise 7 La réussite de la période d essai repose principalement sur le nouveau salarié 8 Les premières impressions que l on donne conditionnent le mode de relation que l on aura par la suite 9 Démarrer un nouvel emploi, c est changer de rythme de vie et cela nécessite de réorganiser sa vie personnelle (disponibilité ) 10 S intégrer, c est s adapter. Cela nécessite de : - découvrir un environnement, une organisation - définir avec l employeur un contenu clair de l emploi - s informer, recevoir des conseils, échanger avec les collègues Un ajustement est souvent nécessaire pour réussir sa période d essai Cet ajustement passe par le dialogue et la négociation Ne pas hésiter à demander des précisions sur ce que l on attend de vous (en termes de compétences, mais aussi de comportement) 38

39 Chantal Steinberg Cours de TEC Institut Galilée Université Paris Nord VII] Le rapport de stage Le rapport de stage et la soutenance qui suit sont le bilan d une triple capacité : CAPACITE 1 CAPACITE 2 Comprendre le contexte et l organisation Utiliser les connaissances universitaires d une entreprise, d un service et les compétences personnelles pour réaliser un travail, s intégrer dans un C est la 1 ère partie du rapport projet C est la 2 ème partie du rapport CAPACITE 3 Savoir communiquer à l oral comme à l écrit de façon organisée, cohérente, progressive, en resituant votre travail dans son contexte et en tenant compte du public C est une capacité transversale, évaluée dans le rapport et lors de la soutenance A] Le plan général du rapport Le plan dépend du sujet du mémoire et de l avis que vous donneront vos responsables (maître de stage, professeur superviseur). Selon le sujet, on choisit le plan le plus adapté et la progression appropriée afin que le jury et les lecteurs suivent au mieux les étapes du raisonnement. On dessine toujours un plan général en 2 parties ou 3 grandes parties : INTRODUCTION I Présentation de l entreprise et du service II Contexte général de l étude réalisée III Présentation détaillée de l étude réalisée CONCLUSION B] Exemple de plan détaillé pour le rapport Commencez votre rapport par les pages de départ (voir chapitre correspondant). Sur la page de couverture,: mentionnez le sujet précis de votre stage ; mentionnez votre université (nom, logo de Galilée, nom du professeur responsable, etc.) puis l entreprise, le maître de stage, etc.. Pour la table des matières, évitez le morcellement en sous-sous-parties qui ne facilitent pas la lecture. La seule lecture de votre table des matières suffit pour évaluer la méthode que vous avez choisie et votre capacité à organiser votre communication : soignez-la particulièrement. 39

40 Chantal Steinberg Cours de TEC Institut Galilée Université Paris Nord INTRODUCTION 1- Le cadre universitaire du rapport ; formation suivie, année de la formation, université, diplôme préparé 1. Le lieu où se déroule le stage : entreprise, filiale, service 2. Le type de travail réalisé : quelle mission, dans quel objectif ou projet général, pour quels utilisateurs, pourquoi, etc. 3. Le plan de votre rapport : les grandes lignes du plan 4. LA PRESENTATION DE L ENTREPRISE 1- Identification de l entreprise : nom, implantation géographique, capital, chiffre annuel, nombre et nom des filiales, effectif, premier organigramme sans les noms des personnes, sauf exception à justifier (par exemple votre responsable de stage) 2- Bref historique : création, développement, changement d orientation, création de nouvelles divisions, de filiales, explications 3- Secteur et nature des activités : services ou production, clientèle servie et/ou recherchée, projets connus, perspectives, etc. Si votre stage s est déroulé dans une filiale, on donne toutes ces informations pour la maison mère puis on ajoute les informations à propos de la filiale, avec un second organigramme. Ne reproduisez pas en «copier -coller» la documentation distribuée par l entreprise : triez puis organisez ces informations N adoptez pas le ton glorieux ou séducteur du service de communication de l entreprise : gardez le ton neutre du rapport Vous pouvez ajouter des informations liées au droit social : organisation du temps de travail, RTT, congés, formation continue, etc. LE CONTEXTE GENERAL DE VOTRE ETUDE 1. Le service dans lequel vous travaillez principalement : son nom, ses buts, ses liens avec d autres services et équipes en interne, ses relations en externe (clients, fournisseurs, etc.) 2. Le projet sur lequel vous travaillez : clients ou utilisateurs, cahier des charges, évaluation des coûts, intérêt, contraintes, objectifs et enjeux, etc. 3. L environnement technique et les ressources: matériel, outils, machines, méthodes d utilisation, procédés, efficacité, logiciels et tout matériel informatique, de robotique, etc. 4. L environnement humain : nombre de personnes dans votre équipe, leurs statut et fonction 5. L environnement méthodologique ou conduite de projet : vous devez situer votre travail dans un ensemble plus général, dont voici ci-dessous un exemple, qui n est qu un exemple : l entreprise dans laquelle vous travaillez a probablement une autre méthode ; l essentiel est que vous puissiez la présenter, montrer avec un regard critique si et en quoi elle vous a servi, si vous avez été amené à la modifier, à en inventer une, et pourquoi, etc. 40

41 Chantal Steinberg Cours de TEC Institut Galilée Université Paris Nord Voici quelques étapes de toute conduite de projet : L étude préalable : on élabore à partir de l étude de l existant, différents scénarios fonctionnels et techniques ; on en retient au moins un. La conception d ensemble : on définit la solution fonctionnelle retenue après l étude préalable. On valide et on complète la solution technique ; on confirme les coûts et les délais. La conception fonctionnelle et technique détaillée : description complète et détaillée des travaux ou productions. Vérification de la faisabilité, des aspects sécurité du travail, du système. Conception des tests, etc. La réalisation : exécution des tests, fiabilité du produit, interprétation des résultats, suivi par d autres utilisateurs, évolutions. LA PRESENTATION DE VOTRE ETUDE Voici un exemple de plan, qui ne correspond pas obligatoirement à votre travail : à vous de trouver le plan le plus adapté à votre propre stage. 1. Présentation générale du projet, de la phase dans laquelle se situe le stage. 2. Définition du problème à traiter, explications, justifications, objectifs 3. Présentation progressive de la situation de départ : documentation dont on a disposé, méthode habituellement suivie, contraintes (dont l absence de méthode au départ). 4. Recherches effectuées : choix de votre méthode, explications, conception d ensemble, conception détaillée, création de tests. 5. Résultats et réalisations : énoncé des résultats, tests, analyses des tests, transcriptions nécessaires sous formes de tableaux, schémas, etc., interprétation des résultats, suivi, suggestions CONCLUSION A- Bilan technique : reprise des principaux points du mémoire, résumé des résultats et de leur utilisation future. B- Bilan personnel : les compétences personnelles que vous avez développées, le poids des contraintes (délai, etc.), modalités de votre intégration dans l équipe de travail sur le plan humain et professionnel, en quoi le stage vous a fait progresser, en quoi il confirme ou modifie votre PPP, etc. 1. Le ton et le style de votre rapport : pas de règlements de compte, même si par exemple votre stage vous a déçu ou si le sujet négocié pendant l entretien n a pas été respecté, etc. 2. la clause de confidentialité : ne reproduisez pas les documents ou renseignements jugés confidentiels Respectez votre obligation de réserve ; au moindre doute, demandez à votre maître de stage l autorisation avant toute reproduction. 41

42 Chantal Steinberg Cours de TEC Institut Galilée Université Paris Nord Test : évaluez votre rapport de stage 1 La page de couverture offre bien les informations suivantes : Les noms et logos de l université, de l institut, du laboratoire Le nom et le logo de l entreprise Les nom et prénom de l étudiant La formation et l année de la formation ; l année universitaire Le type de rapport: rapport de stage de 2 ème année, de fin d études Le sujet exact du stage (à ne pas oublier) Le nom des enseignants et maîtres de stage Oui/ Non 2- Pages de titre, de remerciements (et avant -propos si utile) 3- Le plan annoncé dans la table des matières est bien conçu, progressif, pas morcelé en petites sous parties (esprit de synthèse) mais avec 2 ou 3 grandes parties et des sous parties logiquement enchaînées. Le plan doit donner un aperçu clair et complet du travail réalisé (entreprise, service, projet global, stage) ; les annexes sont annoncées avec un titre et numérotées. 4- la présentation de l entreprise est travaillée et ne constitue pas un copier-coller du service de communication 5-Le projet dans son intégralité : a- on a une bonne présentation du projet général ; b- on comprend la stratégie générale/technique du service/entité dans le projet ; c- on sait clairement à quelle étape du projet général est situé le travail du stagiaire 6-La partie réalisée par l étudiant : a- L étudiant comprend et expose les enjeux de son travail pour l entreprise et les utilisateurs b- Le contexte méthodologique, technique et humain est bien exposé c -On sait clairement et exactement le contenu du travail du stagiaire d- L étudiant explique clairement les décisions qu il a prises, les moments clés des choix (on aurait pu faire cela, on fait cela.. car ) donne des précisions claires et suffisantes sur toutes les étapes de son travail et les choix 7-Les annexes sont utiles (et non un fourre-tout destiné à grossir le mémoire), elles reprennent exactement les numéros et titres du sommaire 8-La présentation matérielle générale: Le texte est aéré et lisible les titres et sous titres ont une police bien différenciée Les sous-parties et paragraphes sont organisés logiquement 9-le style, l orthographe sont impeccables 10-La conclusion est double: technique/personnelle 42