Ordonnance sur le temps de travail flexible (TTF)

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1 Ordonnance sur le temps de travail flexible (TTF) du 21 novembre 2003 RDCo Le Conseil municipal de Bienne, s'appuyant sur l'article 10, alinéa 2 de l'ordonnance sur le personnel 1, arrête: I. Bases Article premier - Principes et buts 1 Dans le cadre des nécessités du service, le temps de travail de flexible TTF est introduit dans tous les départements de l'administration municipale. L'application concrète dudit TTF doit tenir compte des exigences spécifiques des départements et autres organes ainsi que des besoins individuels. L'Office du personnel conseille les départements et assure la mise en oeuvre correcte du TTF. 2 Avec le temps de travail flexible (TTF), la période de décompte du temps de travail peut être fixée, selon les besoins du service, sur un mois ou sur une année. 3 Lors de la mise en oeuvre du TTF, la sécurité de l'exploitation et la garantie du service public ont toujours priorité sur les besoins individuels, même s'il convient d'en tenir compte dans la mesure du possible lors de l'aménagement du temps de travail. 4 L'application du TTF ne doit entraîner aucun frais supplémentaire. 5 L'introduction du TTF vise, sur l'ensemble de l'année, à harmoniser de manière optimale les fluctuations du volume de travail avec les ressources humaines. Il s'appuie sur un style de conduite du personnel axé sur la confiance et l'esprit d'équipe, encourage l'efficacité dans l'accomplissement des tâches et fournit tant aux responsables hiérarchiques qu'aux collaboratrices et collaborateurs une plus grande autonomie dans la planification et l'aménagement du temps de travail. Art. 2 - Champ d'application 1 Par principe, la présente ordonnance s'applique à l'ensemble des directions, départements et services ainsi qu'à tous les collaborateurs et collaboratrices de l'administration municipale, engagés à temps complet ou à temps partiel. Dans les 1 RDCo

2 RDCo /8 départements ne pouvant pas appliquer le TTF, ou seulement de manière restreinte pour raisons de service, le temps de travail est aménagé sur la base de règlements de service ainsi que de plans de service et de travail par équipes. 2 Les valeurs-limites fixées (d'alerte) à l'article 10 de la présente ordonnance sont applicables indépendamment du taux d'occupation, et valent donc, par principe, aussi pour le personnel engagé à temps partiel. Toute réglementation divergente requiert l'approbation de l'office du personnel. 3 Les présentes dispositions s'appliquent par analogie aux apprentis et aux stagiaires, filles et garçons. II. Temps de travail Art. 3 - Cadre du temps de travail 1 Pour les collaborateurs et collaboratrices engagés à temps complet, le temps de travail moyen (sans précompensation ni modèle de 42h/semaine) est fixé à 41 heures par semaine, resp. à 8 heures 12 minutes par jour (8 heures et 20 minutes industrielles). Le temps de travail réglementaire pour une demi-journée est de 4 heures 6 minutes (4 heures et 10 minutes industrielles). 2 Dans le cadre du TTF, le temps de travail réglementaire peut être accompli sur la moyenne d'un mois ou d'une année (temps de travail annualisé). 3 Les heures de travail peuvent être accomplies du lundi au vendredi de 6h 00 à 20h 00. D'entente avec les responsables hiérarchiques, les collaborateurs et collaboratrices peuvent travailler facultativement aussi le samedi, le dimanche ou les jours fériés. 4 Le temps de travail maximal est fixé à 12 heures par jour. Pour des raisons inhérentes à la médecine du travail, le temps de travail de 10 heures par jour ou de 50 heures par semaine ne peut être dépassé qu'exceptionnellement et pour une brève période. 5 L'Office du personnel communique les temps de travail réglementaires quotidien, mensuel et annuel aux départements, et ce, compte tenu des jours fériés et d'un temps de précompensation éventuel. Art. 4 - Heures de contact, heures d'ouverture des guichets 1 Durant les heures dites de contact, il doit être possible d'atteindre toutes les unités organisationnelles de l'administration municipale. Les heures de contact ne se réfèrent pas aux personnes, mais aux organes de l'administration municipale. 2 Les heures de contact sont fixées du lundi au jeudi de 8h 00 à 12h 00 et de 13h 30 à 17h 00; le vendredi et la veille de jours fériés jusqu'à 16h 30. Les responsables hiérarchiques veillent d'entente avec leurs équipes et leurs subordonnés, à ce qu'un personnel compétent soit présent durant les heures de contact. 3 Les heures d'ouverture des guichets peuvent correspondre aux heures de contact, mais peuvent aussi être différenciées pour pouvoir satisfaire aux besoins de la clientèle. La fixation des heures d'ouverture des guichets relève de la compétence de chaque direction

3 RDCo /8 municipale concernée. L'Office du personnel rend compte périodiquement au Conseil municipal des heures d'ouverture des guichets dans l'administration municipale. Art. 5 - Pauses 1 Si les nécessités du service le permettent, une pause de 10 minutes comptant comme temps de travail est accordée pour chaque demi-journée de travail. Dans des circonstances particulières, une réglementation divergente peut être appliquée d'entente avec l'office du personnel. 2 La pause de midi dure au minimum 30 minutes (50 minutes industrielles). Dans des cas motivés, une pause de midi plus longue peut être ordonnée par les responsables hiérarchiques. Pour des raisons liées à la médecine du travail, les collaborateurs et collaboratrices doivent quitter leur place de travail durant la pause de midi. Art. 6 - Temps de travail supplémentaire 1 Le temps de travail supplémentaire doit être limité au strict minium dans le cadre du TTF. Dans des cas motivés, le nombre d'heures supplémentaires peut être limité par mois ou par an pour certains collaborateurs et collaboratrices, ou groupes. 2 Est réputé temps de travail supplémentaire a. pour le personnel travaillant régulièrement avec des temps de travail flexibles, le temps de travail accompli sur instruction du responsable hiérarchique compétent, resp. de la responsable hiérarchique compétente, lorsque ce temps de travail - excède le temps de travail quotidien maximal de 12 heures, - est accompli avant 6h 00 ou après 20h 00, ou - durant des journées libres. b. pour le personnel travaillant par équipes, le temps de travail accompli sur instruction du responsable hiérarchique compétent, resp. de la responsable hiérarchique compétente, lorsque ce temps de travail excède le temps de travail normal de la période planifiée. 3 En revanche, n'est pas réputé temps de travail supplémentaire le temps de travail accompli facultativement et d'entente avec le ou la responsable hiérarchique le samedi, le dimanche, les jours fériés ainsi que le soir ou la nuit. 4 Il convient de distinguer clairement le temps de travail supplémentaire du compte TTF à choix libre. 5 Par principe, le temps de travail supplémentaire doit être compensé, mais il peut être utilisé pour réduire un solde TTF négatif. Toute majoration éventuelle est réglementée à l'article 4 de l'ordonnance sur les allocations 2. 6 Si, pour des raisons de service, il s'avère impossible de compenser le temps supplémentaire dans un délai convenable, il peut être rémunéré d'entente avec l'office du personnel et le collaborateur concerné, resp. la collaboratrice concernée, et compte tenu 2 RDCo

4 RDCo /8 de majorations éventuelles. Le paiement du temps de travail supplémentaire requiert l'assentiment du Conseil municipal à partir de la classe de salaire 15. Art. 7 - Travail par équipes 1 Est considéré comme travail par équipes le travail effectué selon un plan de service, et ce, régulièrement de nuit entre 20h 00 et 06h 00, ainsi que le samedi, le dimanche et les jours fériés. 2 Le travail effectué le samedi n'est pas considéré comme un travail par équipes lorsque le secteur concerné bénéficie d'un autre jour libre ordinaire (p. ex. musée). Art. 8 - Service de piquet 1 Est considéré comme service de piquet l'obligation de se tenir à disposition en permanence pour exercer ses fonctions en dehors du temps de travail ordinaire et en dehors de sa place de travail, ainsi que d'être joignable par téléphone, radio ou tout autre moyen d'appel et d'être prêt au service immédiatement. 2 L'introduction d'un service de piquet requiert l'assentiment du Conseil municipal. III. Gestion et compensation du temps de travail Art. 9 - Responsabilité des cadres et du personnel 1 Les cadres assument la responsabilité de l'accomplissement irréprochable des tâches et de l'application correcte du système de temps de travail flexible TTF. Ils veillent en permanence à ce que les ressources disponibles en personnel soient harmonisées avec les nécessités du service. 2 Lors de l'aménagement de leur temps de travail individuel, les collaborateurs et collaboratrices tiennent compte des besoins de leur clientèle ainsi que de l'accomplissement efficace des tâches. Art Gestion du temps de travail 1 Le temps de travail des collaborateurs et collaboratrices est géré au moyen du système dit des feux de signalisation. 2 Ledit système des feux de signalisation permet de fixer des valeurs-limites dont le franchissement doit amener les responsables hiérarchiques et le personnel qui leur est subordonné à examiner ensemble la situation du temps de travail. 3 Tout écart par rapport aux valeurs-limites dudit système des feux de signalisation doit être approuvé par la direction municipale concernée et l'office du personnel. 4 Selon le solde de temps de travail des collaborateurs et collaboratrices, le système des feux de signalisation crée des situations requérant comme suit un traitement différencié:

5 RDCo /8 Zone Solde positif Solde négatif Compétence Verte de 0 à + 30 heures de 0 à - 30 heures Les collaborateurs et collaboratrices peuvent gérer eux-mêmes leur solde positif ou négatif. Jaune De + 30 à + 50 heures De - 30 à - 50 heures Écart uniquement possible d'entente avec le ou la responsable hiérarchique Rouge Plus de 50 heures Au-delà de - 50 heures Mesures à discuter absolument avec le ou la responsable hiérarchique, afin d'éliminer le solde positif ou négatif. Art Compensation du temps de travail 1 Par principe, un solde positif doit être compensé par heures. D'entente avec le ou la responsable hiérarchique, et dans la mesure où l'accomplissement efficace des tâches n'est pas mis en cause, la compensation peut atteindre deux jours au maximum (resp. quatre demi-journées) par mois. Un solde d'heures négatif peut être compensé avec des jours de vacances, du temps de travail supplémentaire ou en fournissant des heures de travail supplémentaires. 2 Exceptionnellement, la compensation du temps de travail peut être ordonnée par le ou la responsable hiérarchique si les besoins du service l'exigent. 3 Du temps libre peut aussi être pris malgré un solde de temps de travail négatif. Dans ce cas, le temps de travail correspondant à la compensation ne doit être accompli qu'ultérieurement. Art Solde et décompte du temps de travail 1 Le ou la responsable hiérarchique détermine le mode, le moment et le contrôle de l'enregistrement et du décompte du temps de travail (mensuel ou annuel) et en informe l'office du personnel. 2 Il faut s'efforcer d'atteindre un solde zéro à la fin de la période de décompte (mensuelle ou annuelle). Si cela s'avère impossible, un solde positif ou négatif maximal de 30 heures peut être reporté sur la nouvelle période de décompte. Un report de solde, positif ou négatif, compris entre 30 et 50 heures, requiert l'approbation écrite du ou de la responsable hiérarchique. Des reports de soldes plus élevés nécessitent l'approbation de l'office du personnel ainsi que de la direction municipale concernée (cf. art. 10, al. 3). 3 À la fin de la période de décompte (mensuelle ou annuelle), tout solde positif - excédant 30 heures sans le consentement écrit du ou de la responsable hiérarchique, ou - excédant 50 heures sans le consentement écrit de l'office du personnel et de la direction municipale concernée, est considéré comme caduc.

6 RDCo /8 Les soldes négatifs demeurent pris en compte. 4 Un solde de temps de travail positif ou négatif doit être compensé avant de quitter définitivement le service. Un solde positif n'est indemnisé financièrement que si l'élimination des heures supplémentaires s'avère impossible pour des raisons de service, de maladie ou d'accident avant le départ du collaborateur ou de la collaboratrice. En cas de solde négatif du temps de travail lors du départ, le dernier salaire est réduit en conséquence, resp. le salaire perçu en trop est remboursé. IV. Aménagement individuel du temps de travail Art Modèles de temps de travail 1 La présente ordonnance TTF peut être adaptée aux besoins spécifiques des départements ainsi qu'aux besoins individuels des collaborateurs et collaboratrices. Dans ce cas, les adaptations doivent toutefois être élaborées d'entente avec l'office du personnel et approuvées par ce dernier ainsi que par la direction municipale concernée. Pour des raisons de transparence et de reconstitution, l'accord conclu sur le temps de travail doit être fixé par écrit et conservé à l'office du personnel. 2 Le modèle "Semaine de 42 heures + une semaine de compensation" peut toujours être choisi individuellement par les collaborateurs et collaboratrices, appliqué par des équipes entières ou ordonné par les responsables hiérarchiques. Concernant leur réduction ou leur perte, les jours de compensation sont traités comme des jours de vacances 3. V. Absences et enregistrement du temps de travail Art Absences pour raisons de service 1 Les déplacements de service, les séances de travail à l'extérieur, les séminaires et les cours sont considérés comme temps de travail payé. Par principe, une demi-journée ou une journée d'absence correspondent à une demi-journée ou une journée de travail réglementaire. Dans des cas motivés, le temps de voyage excédant le temps de travail réglementaire quotidien peut être imputé au temps de travail à raison de 50% après déduction de la pause de midi effective (30 mn au minimum). 2 En règle générale, le temps de voyage, ainsi que le temps de séjour durant les déplacements de service, ne sont pas considérés comme temps de travail supplémentaire au sens de l'ordonnance 4 sur les allocations 5. Dans des cas particuliers, les heures de travail excédant le temps de travail réglementaire quotidien peuvent être compensées, mais sans être toutefois considérées comme des heures donnant droit à une allocation. Art Autres absences 1 Les absences ci-après sont imputées à titre de temps de travail payé: 3 Art. 44 du Règlement du personnel (RDCo ) 4 Teneur selon arrêté du Conseil municipal du RDCo

7 RDCo /8 a. maladie et accident; b. accomplissement de services obligatoires (service militaire, protection civile, service civil de remplacement); c. vacances, congé payé. 2 Par principe, il convient de prévoir les visites chez le médecin et le dentiste durant son temps libre. Si cela s'avère impossible, les collaborateurs et collaboratrices peuvent imputer jusqu'à 24 heures par année au maximum comme temps de travail. Pour les personnes engagées à temps partiel, l'imputation du temps de travail a lieu prorata temporis. 3 En ce qui concerne les soins à dispenser aux membres de leur famille malades, notamment quand le devoir d'assistance leur incombe ou ne peut être assuré d'une autre manière, un congé de courte durée jusqu'à cinq jours par année civile peut être accordé aux collaborateurs et collaboratrices pour leur permettre de faire face à des situations urgentes et des cas de force majeure 6. 4 Concernant l'imputation d'autres absences comme temps de travail, par exemple pour cause de thérapie ordonnée par le médecin, de convocations de la part d'autorités pour des raisons indépendantes de la personne ou encore pour assister à des séances d'associations de personnel, les responsables hiérarchiques décident au cas par cas, et dans le cadre du droit applicable, d'entente avec l'office du personnel. 5 Des absences d'ordre privé ne pouvant être ajournées durant le temps de présence prescrit requièrent l'approbation du ou de la responsable hiérarchique. Elles ne sont pas imputables comme temps de travail. Art Enregistrement et contrôle du temps de travail 1 Le TTF requiert un enregistrement individuel, transparent et justifiable du temps de travail, que ce soit avec des moyens manuels ou techniques (assistés par ordinateur ou mécaniques). Les collaborateurs et collaboratrices sont tenus d'appliquer le système prescrit par les responsables hiérarchiques, et ce, de manière correcte et sans lacunes. 2 Des instructions éventuelles relatives à l'enregistrement du temps de travail sont édictées par l'office du personnel, qui met à disposition des feuilles d'enregistrement ainsi qu'un programme de saisie du temps de travail. Des feuilles d'enregistrement ainsi que des systèmes de saisie du temps de travail spécifiques aux départements peuvent être utilisés d'entente avec l'office du personnel. 3 Le temps de travail est enregistré en minutes réelles ou industrielles (décimales). 4 Les responsables hiérarchiques, ainsi que les collaborateurs et collaboratrices, sont responsables de la correction et de l'application des dispositions réglementaires. Art Abus, conservation obligatoire et droit de consultation 1 En cas d'abus, le droit au TTF peut être restreint ou supprimé. Des mesures disciplinaires demeurent réservées. Si aucune entente ne peut être trouvée entre les collaborateurs et 6 Art. 37, al. 3 de l'ordonnance sur le personnel (RDCo )

8 RDCo /8 collaboratrices et le ou la responsable hiérarchique, il faut faire appel à l'office du personnel. 2 Il incombe à chaque département de conserver les feuilles d'enregistrement, resp. de mémoriser la saisie électronique du temps de travail, durant une période de cinq ans. 3 Les directions et l'office du personnel ont un droit de consultation. VI. Entrée en vigueur Art 18 - Entrée en vigueur La présente ordonnance entre en vigueur au 1 er juillet 2004, et abroge simultanément tous les autres règlements et arrêtés contradictoires, en particulier l'ordonnance sur l'horaire de travail mobile (HTM), y compris l'appendice sur les modèles de temps de travail individuels 7. Bienne, le 21 novembre 2003 Au nom du Conseil municipal Le maire: Hans Stöckli Le chancelier a.i.: Pio Pagani Modifications: Date de la modification Actes RDCo Articles modifiés Entrée en vigueur RDCo Art. 14, al RDCo