Guide utilisateur Gestionnaire

Transcription

1 Guide utilisateur Gestionnaire CPF - Gestion Version 4 Septembre 2015

2 Dernières mises à jour Ce support à été mis à jour à l occasion de la mise en production de la nouvelle version du SI CPF, le 24 septembre Elle prend en compte les évolutions suivantes : Mise en ligne de la nouvelle version des guides utilisateurs (p.3) Ajout d'une rubrique consacrée à la conformité du portail à la norme RGAA (p.4) Ajout d'une case à cocher pour afficher le mot de passe en clair sur toutes les pages où un mot de passe est demandé (p.8) Ce petit logo vous permet de retrouver les dernières évolutions 2

3 Les guides utilisateurs en ligne! Les guides utilisateurs sont accessibles, dans leurs nouvelles versions, à partir de la rubrique d aide. 3

4 Accessibilité de l espace privé Accessibilité conforme à la version du Référentiel général d'accessibilité pour les administrations (RGAA). Ce référentiel définit, en France, les modalités techniques d'accessibilité des services en ligne de l'état, des collectivités territoriales et des établissements publics qui en dépendent, et ce, pour les trois canaux du Web, de la télévision et de la téléphonie. 4

5 Sommaire Page Première connexion gestionnaire 6 J y vais Compte du titulaire 12 J y vais Dossier de formation du demandeur d emploi Voir le support spécifique Dossier de formation du salarié Voir le support spécifique Délégations 20 J y vais Historique 24 J y vais Changement de titulaire 26 J y vais Informations professionnelles 28 J y vais 5

6 Première connexion gestionnaire

7 Première connexion gestionnaire Depuis le site public : vous accédez à l espace dédié aux professionnels Que vous faut il? Votre identifiant transmis par l administrateur principal de votre organisme Votre mot de passe provisoire transmis par courriel 3 étapes sont nécessaires pour accéder au portail CPF 7

8 Étape 1 / 3 : L identification Première connexion gestionnaire Complétez les rubriques demandées et cliquez sur «Je m identifie» Il est désormais possible d afficher le mot de passe. S agissant de votre première connexion, une alerte vous informe qu un changement immédiat du mot de passe est impératif. 8

9 Étape 2/3 : La modification du mot de passe Première connexion gestionnaire Complétez l ensemble des champs obligatoires en respectant les contraintes liées à votre nouveau mot de passe. Il faut au moins : 5 lettres 3 chiffres 3 types de caractères différents : minuscule majuscule Changement de mot de passe réussi! Un indicateur de complexité du mot de passe vous aide. 9

10 Étape 3/3 : La validation des CGU Première connexion gestionnaire Afin de vous connecter, il est nécessaire de valider les CGU en cochant la case puis de cliquer sur confirmer Vous accédez alors à l écran d accueil du portail CPF 10

11 Nous contacter Première connexion gestionnaire Le lien «Nous contacter» vous propose un formulaire de contact et rappelle le N de téléphone dédié aux organismes : 3 2 En cas d incident, vous êtes invité à vous rapprocher du référent incident CPF déclaré par votre organisme. Il sera à même de vous apporter une réponse ou de la trouver auprès de nos équipes. 1 11

12 Compte du titulaire

13 Recherche d un titulaire 1 2 Complétez les 2 champs obligatoires : n de sécurité sociale sur 13 caractères, sans la clé, nom (nom de naissance, marital ou usuel). Cliquez sur «Rechercher» Vous accédez à l écran de synthèse du titulaire. Les heures CPF sont grisées car elles ne seront disponibles qu à partir de mars Pour inscrire les heures DIF du titulaire vous pouvez directement cliquer sur cet écran ou aller à la rubrique «Compte d heures» dans les rubriques présentes à gauche de votre écran. 13

14 Les données personnelles Le titulaire peut, via son espace, remplir ses données personnelles. L alerte «le titulaire n est pas inscrit sur le portail» signifie que ce dernier ne s est jamais connecté sur l espace qui lui est dédié. En tant que gestionnaire, vous avez également la possibilité de saisir ou de modifier les données personnelles du titulaire. Un message vous informe de la prise en compte des informations modifiées. 14

15 Le compte d heures Le solde du compte d heures DIF affiche «0» par défaut tant que le solde n a pas été renseigné. Lorsque le DIF est déjà saisi, le solde s affiche ainsi que le nombre d heures réservées (dossier de formation en cours). Si le titulaire a saisi son DIF, vous devez vérifier le nombre d heures au regard des justificatifs. Si le titulaire n a pas saisi son DIF, vous avez la possibilité de le faire à partir du champs «Saisir le solde du DIF», puis cliquez sur «Enregistrer». Dans le cadre d un abondement FPSPP 2015, les heures ne doivent en aucun cas être saisies dans le compte d heures! la Les heures DIF restent modifiables jusqu à la validation du premier dossier de formation Si le titulaire a eu plusieurs employeurs simultanément, pensez à lui demander l ensemble de ses justificatifs afin de faire la somme des heures. Si le nombre d heures DIF justifié est supérieur au nombre accepté par le SI CPF, contactez plateforme de gestion du compte personnel de formation. 15

16 Dossier de formation du demandeur d emploi

17 Présentation Un support spécifique est consacré à la procédure de traitement du dossier de formation du demandeur d emploi 17

18 Dossier de formation du salarié

19 Présentation Un support spécifique est consacré à la procédure de traitement du dossier de formation du salarié 19

20 Délégations

21 Les délégations 1/3 Un titulaire peut donner délégation à un tiers pour lui permettre d accéder, en consultation ou en mise à jour, à tout ou partie des données de son compte personnel : compte d heures, solde DIF, dossiers de formation confidentiels ou non, etc. Il peut choisir de vous accorder cette délégation.! d habilitation Les droits accordés par un titulaire peuvent être supérieurs à ceux dont vous bénéficiez en qualité de gestionnaire. En revanche, ils ne peuvent en aucun cas limiter le niveau que vous a accordé votre organisme. 21

22 Les délégations 2/3 Un message vous informe alors des droits accordés par le titulaire : Bonjour, Une délégation vient de vous être accordée par Mme B. A à partir du 28/05/2015 et jusqu au 30/06/2015. Cela vous donne le droit de : Consulter ses informations personnelles Modifier ses informations personnelles Modifier son DIF Consulter son compte d'heures Consulter ses dossiers de formation (sauf confidentiels) Modifier ses dossiers de formation (sauf confidentiels) Consulter ses dossiers de formation confidentiels Créer, modifier et supprimer ses dossiers de formation confidentiels Consulter son historique Vous pouvez valider ou refuser cette délégation dans un délai de 15 jours sur votre espace personnel sécurisé en cliquant sur le lien ci-dessous. Passé ce délai la délégation sera considérée comme expirée. Si vous avez des difficultés pour activer ce lien, copiez le et collez le directement dans la barre d'adresse de votre navigateur. Cordialement, 22

23 Les délégations 3/3 Vous pouvez valider ou refuser une délégation. Après validation, vous pouvez accéder aux données du compte du titulaire en fonction des droits accordés ou de ceux dont vous bénéficiez en qualité de gestionnaire. Vous pouvez rompre une délégation à tout moment. 23

24 Historique

25 Historique Dans la rubrique «Historique» vous pourrez retrouver l ensemble des actions qui ont été réalisées dans l espace du titulaire avec : la date et l heure l évènement l auteur 25

26 Changement de titulaire

27 Changement de titulaire À tout moment, vous pouvez changer de titulaire : en renseignant le bandeau qui se trouve en haut de votre écran : - N de sécurité social - Nom en cliquant sur la rubrique «Rechercher un titulaire». 27

28 Informations professionnelles

29 Informations professionnelles Dans cette rubrique vous pourrez modifier : votre courriel votre numéro de téléphone votre mot de passe Vous pouvez également modifier votre mot de passe dans le champ en haut à droite qui contient votre nom. Vous pourrez aussi y consulter votre historique. C est également à cet endroit que vous pouvez vous déconnecter. 29

30 En cas de difficulté l équipe CPF-Gestion vous accueille au : votre hotline «organismes» 30