Cent dixième session. Rome, septembre Rapport d activité sur la mise en œuvre du Plan d action sur les ressources humaines. I.

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1 Août 2005 F COMITÉ FINANCIER Cent dixième session Rome, septembre 2005 Rapport d activité sur la mise en œuvre du Plan d action sur les ressources humaines I. Résumé 1. Le présent document a pour objet d informer le Comité des progrès accomplis récemment dans la mise en oeuvre du Plan d action sur les ressources humaines (réf. FC 97/15). Il convient de noter que cette mise en oeuvre comporte différentes phases. Un élément crucial en est la mise en service du Système informatisé de gestion des ressources humaines (SGRH) dont l exécution se déroule en parallèle. Projet de décision 2. Le Comité a pris note des informations contenues dans le document concernant l état d avancement des questions de gestion des ressources humaines. II. Contexte 3. Conformément à la demande du Comité financier, à sa quatre-vingt-dix-neuvième session, la Division de la gestion des ressources humaines (AFH) a préparé un rapport d activité sur les questions de gestion des ressources humaines que l Organisation aborde actuellement pour réaliser, notamment, les objectifs spécifiques énoncés dans le Cadre stratégique de la FAO en matière de ressources humaines. Le présent rapport a été initialement présenté au Comité à sa cent deuxième session, en mai et par la suite actualisé pour ses cent quatrième et cent huitième sessions, en septembre et septembre , respectivement. 1 FC 102/23 2 FC 104/15 3 FC 108/15 Par souci d'économie, le tirage du présent document a été restreint. MM. les délégués et observateurs sont donc invités à ne demander d'exemplaires supplémentaires qu'en cas d'absolue nécessité et à apporter leur exemplaire personnel en séance. La plupart des documents de réunion de la FAO sont disponibles sur l'internet, à l'adresse W/J5894/f

2 2 4. Le tableau joint en annexe (Annexe I) actualise le dernier rapport d activité préparé à l intention du Comité. Comme cela lui a été demandé, le secrétariat a présenté le rapport d activité sous forme d un tableau accompagné d un calendrier, de situations de référence définies, d indicateurs de performance et d observations sur les progrès réalisés à ce jour. Conformément à des demandes antérieures du Comité qui a souhaité être tenu régulièrement informé de l état de la question, le secrétariat prévoit de soumettre chaque année un rapport d activité au Comité, à sa session de septembre. 5. Le Comité notera qu en ce qui concerne les questions et activités relatives à l instauration d un environnement de travail favorable au sein de la FAO, plusieurs des politiques mentionnées ont été mises en œuvre (comme le télétravail, l emploi des conjoints et le congé de paternité). La Division de la gestion des ressources humaines poursuit l élaboration de politiques visant à permettre à l Organisation de se conformer au programme adopté en 1995 par l ancien Comité administratif de coordination (CAC), aujourd hui Conseil des chefs de secrétariat, pour concilier vie professionnelle et vie de famille. 6. Comme le Comité en a été informé en de précédentes occasions, le calendrier figurant dans le rapport est tributaire des ressources disponibles pour l exécution des programmes. En outre, en l absence d un système opérationnel de gestion des ressources humaines (SGRH) et compte tenu des ressources limitées disponibles, ces dates sont données à titre indicatif uniquement et susceptibles d être révisées. À cet égard, le projet SGRH est en bonne voie et représente un domaine primordial d activité pour la Division de la gestion des ressources humaines, une part importante du temps et des efforts de son personnel lui étant consacrée.

3 3 RAPPORT D ACTIVITÉ PRÉSENTÉ AU COMITÉ FINANCIER Annexe I Planification des ressources humaines La concrétisation des objectifs de l Organisation exige une définition claire du rôle de la Division de la gestion des ressources humaines (AFH). Il convient de procéder à un examen stratégique des ressources humaines de l Organisation en s appuyant sur les tendances, les orientations et les objectifs pour formuler des politiques novatrices dans ce domaine. Pour pouvoir disposer d informations pertinentes pour la planification des ressources humaines, un système se met en place dans le cadre du projet SGRH pour la collecte de données complètes sur les agents comme sur les postes, notamment données démographiques de base, qualifications, expérience, évolution professionnelle au sein de la FAO, compétences, résultats d évaluation et développement personnel. Mise en place d ici 2006 d un Système de gestion des ressources humaines (SGRH) fournissant les types d information mentionnés. En fonction de l introduction progressive des composantes nécessaires du Système de gestion des ressources humaines (décembre 2006). La planification des ressources humaines est une activité permanente du projet SGRH. Les outils de planification des ressources humaines mis au point pour les gestionnaires seront intégrés dans la mise en œuvre du nouveau système. Depuis la présentation du dernier rapport d activité au Comité financier, la Division de la gestion des ressources humaines a poursuivi son travail sur un cadre de planification des ressources humaines. La Division AFH organisera une réunion annuelle avec chacun des départements et bureaux du Siège et des bureaux régionaux pour les aider à analyser et planifier leurs besoins en ressources humaines et à formuler un plan dans ce domaine. Des consultations ont été engagées avec les gestionnaires des départements afin de développer une vision commune de la planification des ressources humaines et d identifier les besoins essentiels en la matière. Chaque département, bureau et bureau régional doit se doter d un plan de ressources humaines fixant les cibles à atteindre pour satisfaire ses besoins en ressources humaines ainsi que les objectifs de l Organisation en la matière. Les plans de ressources humaines devront être conformes aux plans inscrits dans le Programme de travail et budget. Alignement sur le processus d élaboration du Programme de travail et budget.

4 4 Renforcement du processus de recrutement Recrutement des fonctionnaires du cadre organique Délais de recrutement Les délais sont très longs et il arrive fréquemment que l on perde de bons candidats pour cette raison. La FAO prendra des mesures pour réduire les délais de recrutement. La Division AFH engagera à l échelle de l Organisation un examen des procédures actuelles de recrutement des fonctionnaires du cadre organique dans le but de rationaliser et de consolider les fonctions de gestion des ressources humaines concernées par le recrutement. Le but est de réduire de manière significative le délai moyen de recrutement des fonctionnaires du cadre organique. La Division AFH examinera les procédures et engagera des consultations avec les départements et la direction. Au 1er janvier 2000, il fallait en moyenne 304 jours pour pourvoir un poste. En 2003, le délai moyen était de 190 jours. L objectif est d abaisser le délai de recrutement à 140 jours d ici Des mesures seront prises pour favoriser une réduction globale des délais de recrutement et conseiller les départements. Ces changements organisationnels devront être appuyés par l introduction rapide de la fonctionnalité de recrutement électronique du Système de gestion des ressources humaines sous Oracle. Passer d un recrutement passif à un recrutement actif Renforcer l image de la FAO en tant qu employeur Il convient de noter que les fortes réductions budgétaires intervenues en ont entraîné une baisse significative des recrutements externes, y compris une diminution de 54% des avis de vacance de poste en Bien qu une rationalisation des procédures manuelles ait permis de réduire les délais, ceux-ci se sont stabilisés aux alentours de dix mois au cours des deux dernières années. Il est peu probable que ces délais puissent être abaissés de façon significative avant l entrée en fonction du Système de gestion des ressources humaines (SGRH) sous Oracle. À l heure actuelle, l Organisation se borne à traiter les candidatures des personnes qui répondent aux avis de vacance de poste publiés sur son site Web. La FAO adoptera une démarche active et ciblée du recrutement des cadres, en vue de corriger les déséquilibres entre les sexes et entre les tranches d âge ainsi qu en termes de représentation géographique.

5 5 Étendre le rayon d action de la FAO à l échelle mondiale - La FAO attache une importance accrue à une meilleure utilisation de l Internet à des fins de communication et de recherche. La liste de diffusion vers des sites web a été consolidée grâce à une ventilation par lieu et par domaine de travail. Tous les sites figurant sur cette liste font l objet de tests pour vérifier leur portée mondiale et leur rapport coûtefficacité. La Division AFH continue de fournir des conseils sur les sites web et les publications scientifiques et techniques spécialisées pour la diffusion des avis de vacance de poste. La réception de candidatures qualifiées par l intermédiaire de la liste de diffusion contribuera à corriger les situations de non-représentation ou de sous-représentation, ainsi que de déséquilibre entre les sexes et entre les tranches d âge. En cours. Ce projet est encore dans sa phase pilote. Si les ressources le permettent, cette pratique sera étendue à la plupart des avis de vacance. Missions de recrutement - Les missions de recrutement se sont révélées très efficaces pour attirer un plus grand nombre de candidats et mieux faire connaître l Organisation dans les pays concernés. La FAO réalise des missions de recrutement en ciblant les États Membres non représentés ou fortement sous-représentés. Dès le début de 2003 (et par la suite, si nécessaire), augmenter le nombre de candidats sélectionnés provenant de pays dans lesquels des missions de recrutement ont été effectuées. Une importante liste de candidats originaires de ces pays a été établie à partir des réponses aux avis de vacance publiés sur le site web de la FAO. En cours La FAO continue de travailler avec les États Membres à la formulation de mesures de soutien qui préparent leurs ressortissants à être compétitifs sur la scène internationale. Repérer des candidats pour les postes de jeunes cadres La création de listes de candidats à la suite des missions de recrutement, la participation à des salons de l emploi et la publication accrue des avis de vacance sur des sites web externes se sont avérées des outils précieux pour atteindre cet objectif. La Division AFH continue de sensibiliser les cadres de direction de la FAO à la nécessité de revoir les descriptions de poste, de manière à ouvrir davantage de postes de niveau débutant au sein de l Organisation. Constituer un vaste vivier de cadres débutants et en assurer la mise à jour permanente. En cours Cette stratégie a montré qu il est possible d obtenir des résultats positifs dans ce domaine.

6 6 Participation à des salons de l emploi La FAO a participé à des salons de l emploi dans différents pays et plus récemment aux États-Unis et en Suisse. En cours De l avis général, il s agit là d un outil très efficace pour cibler les jeunes cadres. Représentation géographique équitable La représentation au 1er janvier 2000 était la suivante: pays équitablement représentés: 63 pays sous-représentés: 7 pays non représentés: 27, et pays surreprésentés: 83. La Division AFH a adopté un plan d action pour corriger les situations de non représentation et de sousreprésentation de certains États Membres. Elle poursuit la mise en oeuvre de ce plan d action en élargissant le vivier de candidats originaires de ces pays et en prenant des mesures actives de recrutement. Ces initiatives se verront consolidées par la mise en service du Système de gestion des ressources humaines (SGRH) sous Oracle. Accroître le nombre de candidats provenant d États Membres non représentés et sous-représentés, de manière à réduire le nombre des pays dans cette catégorie. En cours Rappelons que la décision de la Conférence d introduire une nouvelle méthodologie de répartition géographique a modifié le statut de nombreux pays. Ces changements ont eu pour effet d augmenter le nombre de pays équitablement représentés. La répartition au 1er juillet 2005 était la suivante: pays équitablement représentés: 129 pays sous-représentés: 17 pays non représentés: 29 pays surreprésentés: 12

7 7 Améliorer l équilibre entre les sexes Au 1er janvier 2000, les femmes représentaient 24% du personnel du cadre organique de l ensemble de l Organisation. Le projet de Plan d action sur la parité hommes-femmes a été achevé et diffusé aux parties concernées pour examen. Le Plan prévoit la définition d objectifs au niveau de l Organisation et de ses différents départements. Porter à 35% d ici décembre 2003 la représentation des femmes au sein du cadre organique. Décembre 2005 Au 30 juin 2005, les femmes représentaient 28% des administrateurs et fonctionnaires de rang supérieur de l Organisation, tous lieux d affectation confondus. Depuis le 1er janvier 2000, les candidates féminines ont représenté 35% des nouveaux recrutements. Personnel des services généraux L examen de la catégorie des services généraux prendra en compte l évolution des exigences professionnelles et le recours accru aux nouvelles technologies, de manière à moderniser les attributions et les structures d appui tout en améliorant les perspectives de carrière du personnel. La structure des emplois sera rationalisée et les profils de poste, actualisés, pour tenir compte des niveaux accrus de compétence et de responsabilité exigés dans cette catégorie. La sélection et le perfectionnement s appuieront sur les compétences et les qualifications. Des perspectives d évolution au sein des différents groupes professionnels seront proposées au personnel des services généraux, sur un plan tant horizontal que vertical. Mise en place d un éventail complet de profils de postes de commis, de G-2 à G-7. Recours aux profils de poste et aux plans individuels de travail plutôt qu aux descriptions de poste. Programme d échange destiné à faciliter les roulements et élargir le champ d expérience professionnelle au sein de l Organisation. Combler l écart en matière de compétences/qualifications entre les nouveaux profils de poste (par exemple, maîtrise de l informatique et d une seconde langue) et les niveaux actuels de qualification. Achevé Achevé Novembre 2005 Avril 2006 L Examen du personnel des services généraux a demandé de longues négociations; un accord général a néanmoins été trouvé avec l Association du personnel. Globalement, les effectifs des services généraux ont diminué de 38% au Siège, et un nouveau profil de compétences a été élaboré pour tenir compte des qualifications accrues demandées à cette catégorie de personnel. Délai initialement prévu: janvier 2004

8 8 Développement des capacités de gestion L amélioration de l exécution des programmes, notamment dans un environnement pluridisciplinaire, exige une évaluation et une mise en valeur actives des qualifications et des compétences du personnel. Le Plan à moyen terme retient comme prioritaire la nécessité de définir des compétences clés de gestion et d encadrement, d évaluer le personnel en fonction de celles-ci et de mettre en place un programme de perfectionnement des gestionnaires et du personnel afin qu ils acquièrent les compétences requises. Définir, en concertation avec le personnel et les gestionnaires, les compétences clés de gestion et d encadrement. Évaluer les compétences et qualifications par rapport aux compétences clés retenues, et recenser les besoins de perfectionnement. Réalisation d ici mars 2004 d un cadre de compétences de gestion pour les cadres de direction de la FAO, y compris: identification des profils de compétence existants au sein du système des Nations Unies; acceptation et validation du cadre de compétences de gestion par le personnel et la direction de la FAO identification des besoins en matière de développement des capacités de gestion; et mise en place d un programme de perfectionnement pour répondre aux besoins en matière de compétence Achevé Septembre 2005 Septembre 2005 Septembre 2006 Un cadre de compétences est en cours d élaboration pour définir les compétences de base en matière de gestion et les qualifications professionnelles. Le projet sur les compétences clés de gestion sera terminé en septembre Le Centre de gestion (MDC) basé à Rome (FIDA, FAO et PAM) a contribué à l identification de besoins ciblés en matière de développement des capacités de gestion. Le cadre de compétences des représentants de la FAO sera terminé en septembre 2005; il sera la pierre angulaire d un programme de développement destiné aux représentants de la FAO en Le cadre de compétences des personnels techniques/professionnels est en voie d élaboration et devrait être achevé en décembre Un projet sur les compétences clés (destiné à toutes les catégories de personnel) doit démarrer avant le 31 décembre 2005.

9 9 Gestion du comportement professionnel L instauration d un système efficace de gestion du comportement professionnel serait la clef de voûte du dispositif de gestion des ressources humaines que l Organisation s efforce de mettre en place, en particulier dans la perspective d une gestion axée sur les résultats et de l optimisation des ressources humaines.. Formulation, en concertation avec les divisions concernées, d un nouveau système de gestion du comportement professionnel qui fasse le lien entre les plans individuels et le plan cadre de l Organisation, contribuant ainsi à la consolidation des processus existants. Dans le cadre du nouveau système, chaque membre du personnel se verrait attribuer un plan de travail définissant des objectifs individuels et des résultats concrets attendus en relation avec les objectifs du programme, l évolution de carrière, les besoins de formation et les exigences en termes de compétences de gestion. Il était initialement prévu d élaborer une politique d introduction d un nouveau système de planification et d évaluation du comportement professionnel qui devait être soumis au Comité des ressources humaines pour la fin 2003, les activités de formation correspondantes et la mise en oeuvre de cette politique devant démarrer au premier trimestre Décembre 2006 Les consultations engagées sur le document d orientation préliminaire qui doit définir la nouvelle gestion du comportement professionnel ont progressé. Parallèlement les besoins opérationnels ont été identifiés dans le cadre du projet SGRH, et la conception du Système de gestion du comportement professionnel est en bonne voie. Environnement de travail favorable Les organisations du système commun des Nations Unies ont pris conscience de la nécessité de créer des conditions de travail favorables pour encourager la productivité et permettre au personnel de concilier vie professionnelle et vie familiale. Il convient d introduire des politiques de gestion des ressources humaines spécifiques, sur des aspects de leurs conditions de travail auxquels les personnes attachent une grande importance sur le marché mondial actuel. Cela va d une plus grande souplesse dans l organisation du temps de travail à des services d appui aux familles, en passant par l aménagement des congés en fonction des besoins familiaux.

10 10 Modalités de travail souples Pour attirer et retenir des collaborateurs de haut niveau en termes de compétence technique et d efficacité, la FAO doit leur assurer un cadre de travail qui prenne en compte la priorité qu ils attachent à l équilibre entre vie professionnelle et vie de famille. Formuler des politiques offrant une plus grande souplesse au niveau des modalités de travail. La Division AFH prévoit de soumettre un document d orientation générale sur ce thème au Comité des ressources humaines d ici le 31 décembre Télétravail Conformément au programme adopté par le Comité administratif de coordination en 1995 en vue de concilier vie professionnelle et vie de famille, l Organisation a pris conscience de la nécessité d introduire une politique générale propre à garantir une plus grande souplesse dans les modalités d emploi. L Organisation avait besoin d un cadre d orientation général autorisant et facilitant le travail à domicile ou le télétravail. Ce cadre d orientation a été élaboré et mis en oeuvre dans un premier temps au Siège de l Organisation, à titre expérimental. Au terme de la période d essai d un an qui s est achevée début 2003, la Division AFH a présenté son évaluation au Comité des ressources humaines en juillet 2003, lequel a recommandé l adoption officielle de cette politique générale. Le Directeur général a entériné les recommandations du Comité des ressources humaines. Achevé. La politique générale a été officiellement instaurée le 7 janvier Le concept de télétravail a été bien accueilli et accepté par les membres du personnel, les services/départements opérationnels et administratifs et les organes de représentation du personnel. Sa mise en place a donné des résultats positifs (sur le plan tant qualitatif que quantitatif) et a prouvé l efficacité du système, en même temps que son bon rapport coûtefficacité. Questions relatives à la famille Congé de paternité Sachant que de plus en plus, au sein des couples, l un et l autre conjoint poursuivent une carrière professionnelle et assument leur part des obligations familiales, la Commission de la fonction publique internationale (CFPI) a envisagé l introduction d un congé de paternité. Un avant-projet de politique générale sur le congé de paternité a été soumis au Comité des ressources humaines, qui a approuvé la proposition d instauration de ce congé à la FAO, sous réserve de la décision adoptée sur ce point par l Assemblée générale des Nations Unies à sa 59e session. Le précédent rapport d activité, dans lequel figurait ce point, indiquait que les questions relatives à la famille étaient à l étude et que l examen en cours des politiques de la FAO en la matière serait achevé en Le congé de paternité n était pas spécifiquement mentionné. Suite à l adoption par l Assemblée générale des Nations Unies des recommandations de la CFPI sur le congé de paternité, la FAO prévoit de l instaurer en août En ce qui concerne l actualisation des politiques sur les questions relatives à la famille, AFH préparera des propositions appropriées en concertation avec le personnel et la Direction.

11 11 Emploi du conjoint Conformément à la recommandation émise en 1995 par le Comité administratif de coordination sur le programme visant à concilier vie professionnelle et vie de famille et compte tenu des usages en vigueur dans d autres organisations du système commun des Nations Unies, la FAO s est efforcée d instaurer une politique générale autorisant l emploi des conjoints des membres du personnel. Un avant-projet de politique générale sur ce thème a été préparé, accompagné des indications de procédure et des mesures de sauvegarde appropriées, pour autoriser les conjoints à présenter leur candidature à des postes permanents comme à des affectations temporaires au sein de l Organisation. Le document d orientation générale sur l emploi du conjoint a été présenté au Comité des ressources humaines, qui a entériné la proposition et présenté une recommandation dans ce sens au Directeur général pour approbation. Le Directeur général a approuvé cette recommandation. Achevé. L Article du Règlement du personnel a été amendé dans ce sens le 19 avril En instaurant la politique autorisant les conjoints des membres du personnel à présenter leur candidature à des postes ou affectations temporaires au sein de l Organisation, la FAO s est rapprochée des recommandations du Conseil des chefs de secrétariat et des pratiques en usage au sein du système commun des Nations Unies. Les effets de cette politique sont en cours d évaluation. Une analyse complète sera réalisée au terme d un délai approprié.