GUIDE DE PLANIFICATION DES COLLOQUES LIONS. sur les familles et les femmes

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1 GUIDE DE PLANIFICATION DES COLLOQUES LIONS sur les familles et les femmes

2 Planifier votre manifestation...4 Sélectionner un thème...4 Trouver un partenaire...5 Fixer une date...5 Trouver un lieu...5 Solliciter le financement...6 Planifier la présentation...6 Inviter les conférenciers...7 Inclure des éléments supplémentaires...7 Inviter les participants...8 Annoncer l événement...8 Mettre au point les détails...9 Transformer les idées en actions... et en nouveaux membres...9 Liste de vérification pour la planification du colloque...13 Exemples d emplois du temps pour les exposés...15 Exemple de texte d agenda...16 Modèle de communiqué de presse...17 Plan d action suivant le colloque...19 Formulaire de demande de financement au profit du colloque...21 Formulaire de rapport / remboursement pour le colloque...23 Règles de l apurement des comptes concernant le colloque...24 Etats de frais liés au colloque...26 Programme de colloques Lions sur les familles et les femmes 1

3 Colloque Lions sur les familles et les femmes Guide de planification Depuis que le Lions Clubs International met l accent concerté sur la participation des familles et des femmes dans les Lions clubs, de plus en plus de familles vivent ensemble l expérience du Lions club et les femmes font augmenter l effectif tout en cultivant de nouveaux responsables. Au fur et à mesure que les clubs qui accueillent les familles et les femmes deviennent plus nombreux, il devient important pour les clubs d identifier les possibilités de servir qui pourront les intéresser en particulier. L organisation d un colloque sur les familles et les femmes constitue un excellent moyen de découvrir ces besoins. Un colloque est un rassemblement de personnes qui échangent librement leurs idées, ou bien une conférence à caractère officiel au cours de laquelle des experts interviennent sur un seul sujet ou sur des sujets associés, dans un but particulier. L objectif d un colloque Lions sur les familles et les femmes comporte quatre aspects : 1) Identifier de nouveaux projets dans la communauté qui intéressent les femmes et les familles. 2) Identifier les membres potentiels. 3) Promouvoir les Lions clubs dans la communauté. 4) Créer un club ou une branche de club pour faire évoluer et mener à bien le nouveau projet qui avait été identifié pour aider la communauté. L organisation d un Colloque Lions sur les familles et les femmes dans votre région nécessite une préparation méticuleuse mais le temps investi pour l organisation d un événement bien planifié et animé apportera de nombreux bienfaits aux Lions clubs et à la communauté. Programme de colloques Lions sur les familles et les femmes 3

4 Planifier votre manifestation Sélectionner un thème La première étape de la planification réussie d un Colloque Lions sur les familles et les femmes consiste à choisir un thème pour l événement. Ce thème dictera le ton du colloque, orientera tous vos efforts de planification et aura une influence sur le résultat définitif. Pour attirer les familles et les femmes, envisagez les thèmes qui leur sont typiquement chers : l enfance, l enseignement, les questions relatives à la santé de la femme et de l enfant, l environnement, etc. Posez-vous les questions suivantes en choisissant votre thème : Garderez-vous un thème plutôt vaste, tel que Satisfaire les besoins de la communauté? Souhaitez-vous vous concentrer sur un groupe particulier, comme par exemple Répondre aux besoins de nos enfants? Préférez-vous vous concentrer sur un domaine plus précis tel que Satisfaire les besoins de soins médicaux urgents? CONSEIL : Un sujet plus vaste donne la possibilité d aborder une grande variété d oeuvres sociales. Toutefois, il sera peut-être plus difficile de maintenir la spécificité du colloque et de désigner des possibilités de service avec un thème plus large Inversement, une trop grande spécialisation risque d ignorer les besoins urgents et les occasions qui se présentent pour réaliser une oeuvre. Gardez ces réflexions à l esprit lorsque vous planifiez vos thèmes. Tenez une séance de brainstorming d idées sur les thèmes éventuels avec les Lions intéressés. Concentrezvous sur les idées qui vous aident à atteindre les objectifs du colloque. Lorsque vous aurez une liste de thèmes possibles, réduisez-la en discutant des mérites de chacun. A la conclusion de cette démarche, vous devriez disposer d une brève liste de thèmes acceptables. (Une autre manière de réduire la liste est d attribuer un chiffre allant de 1 à 5 à chaque idée ; 5 signifie une idée géniale et 1 une idée qui ne marchera pas. Les idées qui reçoivent la meilleure note de la part d une majorité du groupe sont retenues sur la brève liste des choix de thèmes.) A partir de cette liste, choisissez le thème qui vous aidera le plus à atteindre les buts de votre colloque. Il faudra ensuite choisir un titre concis qui exprime de manière succincte le concept et qui peut être utilisé sur la documentation publicitaire. (Par exemple, Construire un meilleur Bedford parrainé par le Lions club de Bedford Breakfast et la Chambre de Commerce de Bedford.) CONSEIL : Les séances productives de brainstorming doivent suivre certaines lignes de conduite fondamentales pour réussir : Munissez-vous d un grand carnet de papier, d un feutre, d un tableau blanc effaçable à sec ou d un tableau à craie pour noter les idées afin qu elles soient visibles à tous les participants. Limitez la durée de la séance 30 minutes conviennent en général. Ecrivez CHAQUE idée qui est mentionnée n approfondissez rien et ne censurez aucune idée pour le moment. Ne permettez à personne de critiquer car cela risque de nuire à la participation et même l idée la plus extravagante peut vous mener à l idée parfaite. Proposez des activités divertissantes qui ne font pas trop réfléchir, pour occuper les mains des participants. Des objets comme les feutres et le papier pour faire des dessins, ou encore les blocs en plastic de construction pour les enfants peuvent occuper les mains et stimuler l hémisphère droit du cerveau pour favoriser une réflexion créative. 4

5 Trouver un partenaire Après avoir défini un thème, la prochaine étape consiste à identifier des partenaires dans la communauté qui vous aideront à animer l événement. La collaboration avec d autres groupes de votre région peut rehausser le standing de l événement, apporter des points de vue nouveaux et des renseignements permettant d identifier des besoins fondamentaux et fournir des ressources et fonds supplémentaires. Les groupes avec qui vous pourriez établir un partenariat incluent : La Chambre de commerce La Croix rouge et le Croissant rouge Les clubs de jeunes femmes Les participants aux parrainages Big Brothers / Big Sisters United Way Les scouts féminins L association des femmes universitaires L Association des avocats au barreau Les associations de parents et d enseignants Les associations d infirmiers et de médecins La jeune ligue Les organisations sans but lucratif à base communautaire CONSEIL : Envisagez de tenir une autre séance de brainstorming pour dresser une liste de parrains / participants éventuels. Consultez le site Internet de votre municipalité, chercher dans le bottin téléphonique et dans la section qui concerne les groupes communautaires dans votre journal local pour stimuler les idées. Lorsqu un partenaire a été identifié, nommer un comité de planification de colloque composé de personnes venant des deux groupes. Trouver un lieu Plusieurs aspects doivent être gardés à l esprit au moment de retenir un lieu pour votre colloque : Situation géographique pratique Suffisamment de places pour stationner les voitures Un nombre suffisant de sièges pour tous les participants Accès facile pour les personnes handicapées Service de restauration / boissons ou cuisine Installations nécessaires pour faire des exposés audiovisuels Tarif de location raisonnable Voici quelques possibilités à envisager : Salle de Lions Centres communautaires ou salles municipales Salle de conférence dans les bibliothèques Salle de conférence dans les hôtels Auditoriums ou salles de gymnastique scolaires Salles de conférence dans les hôpitaux Salles paroissiales Immeubles municipaux De nombreux établissements proposent des tarifs réduits aux organisations à but non lucratif. L organisation avec qui vous avez établi un partenariat pourrait aussi avoir accès à une salle adéquate. En déterminant le rapport qualité-prix des lieux, rappelez-vous qu un lieu équipé du matériel audiovisuel nécessaire et offrant un accès facile à des services d alimentation et de boisson sera peut-être plus cher au départ mais qu il vous permettra en définitive d économiser du temps et de l argent en payant pour l agrément de tout avoir sur place. Faites une étude comparative des coûts des locaux disponibles pour déterminer ce qui est le plus faisable ainsi que la solution la plus rentable en ce qui concerne le temps et les fonds à consacrer à votre événement. Fixer une date Afin de planifier et d organiser un événement efficace avec une bonne médiatisation, il est conseillé de se donner au moins trois ou quatre mois pour prendre les dispositions qui conviennent. En réflechissant aux dates du colloque, n oubliez pas les autres manifestations communautaires et jours fériés. C est le moment de fixer une date idéale et une seconde date éventuelle, afin de faciliter la sélection du site. Programme de colloques Lions sur les familles et les femmes 5

6 Solliciter le financement Dès que le côte logistique essentiel aura été mis au point, vous pourrez solliciter un financement en vous adressant au Lions Clubs International. Un maximum de $US est disponible pour chaque colloque, cependant, la plupart des subventions approuvées s élèvent à entre 500 $US à $US. Le programme prévoit une aide financière allant jusqu à $US par région constitutionnnelle pour chaque année d exercice. Les fonds sont versés selon le principe du premier venu, premier servi. Pour solliciter des fonds, il est nécessaire de remplir le formulaire de demande (page 21), de fournir un budget détaillé (page 22), un ordre du jour préliminaire, des renseignements sur l organisation qui sera votre partenaire et la signature du gouverneur de district. La demande de financement sera évaluée et une réponse sera donnée dans les 30 jours à compter de sa réception dans le Service des programmes pour effectifs et du marketing des nouveau clubs au Lions Clubs International. Le formulaire de candidature de colloque Lions sur les familles et les femmes, le budget et l ordre du jour peuvent être adressés par fax, par la poste ou par courriel, suivant les indications sur le formulaire. Les fonds approuvés seront remboursés après l événement, à condition que le Service des programmes des effectifs et nouveaux clubs reçoivent la documentation requise par les règles de l apurement des comptes (page 24) et un rapport sur l événement (page 23). Veuillez utiliser le formulaire de rapport / remboursement et l état de frais standard dans ce guide pour demander le remboursement de vos frais (pages 23 et 26). Veuillez noter : Vous devez solliciter les fonds avant votre événement. Seul un colloque approuvé au préalable sera remboursé, dès que la documentation pertinente aura été adressée au siège international. Aucun état de frais et aucune dépense ne sera pris en considération après le déroulement de l événement. Planifier la présentation Un colloque peut prendre plusieurs formes. Cela peut être un libre échange informel d idées, un événement plus officiel comprenant surtout des exposés ou un mélange des deux. Le format retenu dépendra du temps disponible pour l événement, de l importance de l événement, du thème et des préférences des membres du comité de planification. Chaque solution exige des personnes expérimentées pour aider à animer la séance. En voici des exemples : Echange informel d idées : modérateur, chefs de petits groupes Exposé formel : moderateur, conférenciers Mélange d exposé formel / échange d idées : modérateur, conférenciers et chefs de petits groupes Le fait de fournir aux participants du colloque l occasion de participer activement pendant l événement peut les aider à se sentir plus liés au thème et plus disposés à participer au projet de la communauté qui sera planifié suite au colloque. Même si votre événement est plus officiel, ne manquez pas d inclure un moment interactif en organisant des séances de questions et réponses, des occasions de créer un réseau de connaissances pendant les pauses ou des discussions en grand groupe. CONSEIL : Vers la fin de cet ouvrage vous trouverez deux emplois du temps à titre d exemple (page 15) pour vous aider à planifier le format de votre colloque. Ceux-ci peuvent être adaptés à la structure de votre événement, au temps qui y sera consacré et d autres considérations. 6

7 Inviter les conférenciers Dès que vous aurez choisi le format du colloque, invitez les conférenciers appropriés à y participer. Vous aurez besoin d un représentant Lions et un représentant de votre organisme partenaire (le cas échéant) pour accueillir le groupe, et vous aurez également besoin d un modérateur. Pensez à demander au président de commission de district ou de district multiple chargé du développement des effectifs familiaux et féminins de servir de modérateur/ formateur pendant cet événement. Si votre colloque donne aux participants la possibilité de tenir une séance de brainstorming et de partager des idées, vous aurez besoin d un certain nombre de responsables de petits groupes afin de faciliter la discussion. Pour un événement plus officiel orienté vers les communications orales, identifiez des experts régionaux capables de donner aux participants un aperçu global du/des thème(s) du colloque. Les meilleurs conférenciers pour votre manifestation peuvent être les responsables des organismes participants, les autorités locales, les professeurs d écoles techniques ou d universités, etc. Recherchez des personnes qui connaissent à fond le sujet, ont l habitude de prendre la parole en public et souhaitent améliorer votre communauté. Dès que vous aurez retenu les conférenciers, il faudra confirmer leur participation par écrit. Ne manquez pas d inclure tous les détails sur l événement, aussi bien que des renseignements génériques sur le Lions Clubs International, votre club et les organisations qui seront vos partenaires. Inclure des éléments supplémentaires Plusieurs éléments supplémentaires peuvent être ajoutés à l événement afin de présenter les Lions clubs aux participants et d offrir aux participants l occasion de mettre en valeur leurs objectifs, produits ou services. Envisagez d utiliser les idées suivantes : Organisez une exposition sur la communauté : Installer des tables autour du périmètre de la pièce ou dans le couloir. Ces tables peuvent être louées aux différents groupes pour une somme modeste et utilisées pour promouvoir leurs organisations. Les participants peuvent rendre visite aux tables avant ou après le colloque et pendant les pauses. CONSEIL : Les conférenciers éminents rehaussent le standing de votre événement et servent d attraction qu il est bon de mentionner lorsque vous faites une publicité en faveur du colloque auprès des médias. CONSEIL : N oubliez pas d inclure une table pour les Lions clubs! Ayez à portée de main des documents sur les projets de votre club, des brochures de renseignements généraux et des invitations/demandes d adhésion. D excellentes brochures dans ce cas pourraient inclure : Je suis Lion (ME-37) met en valeur l affiliation des femmes aux Lions clubs La brochure sur l affiliation familiale (MPFM-8) traite en particulier la participation de la famille Les Lions font la différence (ME-40) un imprimé qui donne des renseignements d ordre général Formulaire de demande de membre fondateur (TK-188) le cas échéant Formulaire de demande d affiliation (ME-6B) Créer un programme pour la manifestation : Pour une somme modeste, les participants peuvent faire inclure des renseignements sur leurs organismes à la fin du programme. Programme de colloques Lions sur les familles et les femmes 7

8 Inclure un exposé sur les Lions pendant l événement : Cet exposé peut être bref et faire partie des paroles de bienvenue. Précisez pourquoi les Lions parrainent le colloques et quels projets peuvent être entrepris activement par les Lions clubs locaux. Identifiez un projet communautaire : A la fin du colloque, il faudra identifier un nouveau projet à réaliser dans la communauté. Utilisez ce projet comme moyen de faire démarrer un nouveau club ou une branche de club. CONSEIL : Une table de présentation gratuite ou une publicité dans le programme de l événement peut servir d outil d échange pour obtenir des services gratuitement ou à tarif réduit pendant l événement. Les imprimeurs, restaurateurs, diffuseurs de média, etc. peuvent être abordés pour cette offre. Inviter les participants Il est possible que vous ayez identifié un seul co-parrain pour cet événement mais il ne faut pas manquer d inviter des membres d autres groupes à y participer. Il est bon d avoir un vaste échantillon de groupes présents pour favoriser le libre échange d idées pendant le colloque. Consultez votre liste d organisations partenaires potentielles pour commencer à dresser une liste d invités. Envoyez des invitations écrites aux groupes que vous souhaitez faire participer au colloque. Faites suivre cette invitation écrite par un appel téléphonique au responsable de l organisme pour inviter personnellement les membres à se joindre au colloque et en expliquer les objectifs. Les invitations devraient comporter le titre du colloque, les organismes parrains, l emploi du temps, la date, le lieu, une brève description de l événement et le nom d une personne à interroger ainsi que son numéro de téléphone pour avior de plus amples renseignements ou des réponses (si vous souhaitez évaluer combien de personnes vont participer). CONSEIL : Encouragez vos invités à emmener un ami! Les invitations doivent être mises à la poste un mois environ avant l événement. CONSEIL : Rappelez-vous que le nombre de Lions présents ne doit pas dépasser un tiers des auditeurs, pour vous permettre de vous concentrer sur les membres potentiels et garder les coûts au minimum. Annoncer l événement En plus des invitations personnelles aux groupes importants de la communauté, vous devriez faire la promotion de l événement auprès du grand public. Travaillez avec le président de commission de district chargé des relations publiques pour élaborer un plan de communication pour l événement. Voici quelques idées sur les manières de faire une publicité en faveur de votre colloque : Editez un dépliant qui peut être affiché dans les entreprises de la région. Ne manquez pas de faire apparaître très visiblement l identité du district parrain, le nom du club ou des clubs et l emblème Lions. Envoyez une liste de dates au rédacteur du calendrier communautaire qui travaille aux journaux et aux stations de radio et de télévision. Une liste de dates à titre d échantillon se trouve dans ce guide (page 16). Affichez des renseignements concernant le colloque sur le site Internet du Lions club et du district parrains. Demandez à vos associés d afficher ces informations sur leur site Internet ou d y afficher un lien vers votre site. 8

9 Renseignez-vous sur le coût d une annonce publiée dans un journal local. Les journaux offrent souvent des prix avantageux aux groupes sans but lucratif. (Faites cela avant de présenter votre demande de financement.) Renseignez-vous sur le coût des spots publicitaires à la radio locale. Comme dans le cas des journaux, il est possible qu ils offrent des tarifs avantageux aux groupes à but non lucratif. (Faites cela avant de présenter votre demande de financement.) Invitez la presse parlée et écrite à couvrir l événement en adressant un communiqué de presse aux journaux locaux et aux stations de radio et de télévision. Un texte modèle de communiqué de presse à titre d échantillon se trouve dans ce guide (page 17). Prenez contact avec les entreprises locales qui ont des enseignes ou panneaux d affichage électroniques et demandez-leur d y afficher des informations sur le colloque. Participez à d autres manifestations dans la communauté avant le colloque et profitez de l occasion pour diffuser des renseignements sur votre colloque. Ne manquez pas de faire une publicité interne sur l événement. Communiquez avec d autres Lions du district au moyen de bulletins d information, sites Internet etc. Mettre au point les détails Lorsque vous planifiez un événement réussi, il faut surtout se rappeler de confirmer tous les arrangements par écrit. Ne manquez pas de vérifier soigneusement les dates, heures etc. sur toute correspondance écrite. Vous trouverez dans ce guide une liste de vérification chronologique pratique pour vous aider à planifier votre événement et à suivre le progrès des personnes auxquelles vous avez délégué des responsabilités. CONSEIL : Préparez une trousse d urgence contenant du cellophane et du ruban-cache, des ciseaux, des feutres, des stylos, une agrafeuse, un cordon de rallonge, etc., que vous emmènerez sur le site de l événement pour l installation. Le fait d avoir ces articles sous la main vous fera économiser un temps précieux pendant la mise en place. Essayez de simplifier au moment d évaluer les besoins en alimentation et en boissons pendant l événement. Si l événement doit durer toute la journée, les participants peuvent déjeuner indépendemment. Offrez de l eau fraîche pendant la journée. Si le groupe n est pas trop important, vous pourrez envisager d offrir des biscuits sucrés ou d autres friandises pendant les pauses et prévoir un service de thé et de café. CONSEIL : Demandez à une entreprise de la région de parrainer le service d alimentation et les boissons lors de l événement et en échange engagez-vous à mentionner son nom sur le matériel publicitaire et sur place lors de l événement. De nombreuses entreprises seraient honorées de participer à un événement important de la communauté comme ce colloque. Transformer les idées en actions... et en nouveaux membres Le jour du colloque, profitez de l enthousiasme et de l intérêt des participants en encourageant fortement l engagement au sein des Lions clubs et en parlant de la nouvelle action communautaire qui sera planifiée puis inaugurée à la suite de cet événement. Les participants ont déjà montré qu ils s intéressent au thème ; saisissez l occasion d exploiter leur intérêt et de les faire participer encore plus. Munissez-vous d une quantité suffisante de documents concernant l affiliation sur place afin qu ils puissent être recrutés sur le champ. Voici quelques idées pour le recrutement des membres pendant l événement : Créez un nouveau club ou une branche de club déjà fondé, qui serait chargée précisément de mener à bien les actions suggérées pendant le colloque. Demandez aux Lions présents d inviter les personnes qui participent à l événement à devenir des Lions. Le colloque donnera aux participants une bonne impression des Lions à l oeuvre profitez de l occasion! Faites la promotion de l affiliation au club aux stands des Lions pendant l exposition sur la communauté. Créez un étalage qui cite de manière précise les avantages de l affiliation au club. Programme de colloques Lions sur les familles et les femmes 9

10 Demandez au modérateur du colloque de parler de l affiliation au Lions club et de la possibilité de solliciter cette affiliation. Créez une commission chargée de prendre contact avec les personnes qui ont répondu peut-être ou pas pour le moment lorsqu elles ont été invitées à s affilier le jour de l événement. Demandez à chaque nouvelle recrue au colloque de vous donner le nom d au moins trois autres personnes qui, à leur avis, aimeraient participer au nouveau projet en devenant membre du Lions club. Prenez contact ensuite avec ces personnes! Utilisez le formulaire fourni dans ce guide pour vous aider à créer un plan d action (page 19) afin de vous aider à réaliser vos objectifs et à planifier la nouvelle initiative de la communauté. Commencez rapidement la planification afin de capitaliser sur la bonne volonté et l enthousiasme générés lors du colloque : et pour montrer aux membres de la communauté que les Lions clubs font preuve d initiative. En outre, adressez un communiqué de presse par la suite en présentant les résultats du colloque aux média régionaux (page 17), puis adressez des lettres de remerciements personnels à tous les orateurs. Veuillez noter : La croissance des effectifs est un aspect indispensable de la planification de votre colloque. Cet élément est requis pour pouvoir solliciter un financement de la part du Lions Clubs International. CONSEIL : Une feuille de présences / inscription est un excellent moyen d obtenir une liste complète des participants et de leurs coordonnées, que vous pourrez utiliser après le colloque. 10

11 Pour plus d informations : Pour avoir d autres informations, poser des questions ou commander des documents, veuillez vous adresser au : Service des programmes des effectifs et nouveaux clubs du marketing des nouveaux clubs Lions Clubs International Téléphone : (630) Courriel : memberprog@lionsclubs.org Programme de colloques Lions sur les familles et les femmes 11

12 Colloque Lions sur les familles et les femmes Liste de vérification pour la planification Vous pouvez utiliser cette liste pour vous guider au moment de planifier et d animer votre événement. Vous pouvez ajouter ou supprimer des éléments selon vos besoins. Au moins trois mois à l avance Retenir un thème Identifier une organisation qui peut être votre partenaire Mettre en place un comité d organisation Fixer la date Trouver un lieu / le confirmer par écrit Déterminer le format du colloque Inviter les conférenciers / confirmer par écrit Solliciter une subvention au profit du colloque (présenter la demande de financement du colloque, page 21) Solliciter des fonds de sources locales Créer un plan de communications avec le président de commission chargé des relations publiques Deux mois à l avance Créer des invitations / les faire imprimer Créer un matériel publicitaire (dépliants, affiches, publicités, etc.) et les faire imprimer Rédigez une liste d adresses pour les invitations Créer une liste des médias pour les documents publicitaires Rechercher / acheter de l espace publicitaire (le cas échéant) Rechercher / réserver un service de restauration et de boissons si l établissement ne l offre pas Rechercher / réserver l équipement audiovisuel, si l établissement ne l offre pas Prenez contact avec les organisations concernant l exposition sur la communauté et / ou la publicité en faveur du programme Réserver de l espace d affichage sur les enseignes des entreprises de la région Six semaines à l avance Mettre les invitations à la poste Afficher les dépliants, affiches etc. Diffuser la liste des dates aux médias locaux (page 16) Commencer à créer le programme Commander les brochures de recrutement et les invitations dont vous aurez besoin du LCI Préparer l étalage des Lions pour l exposition sur la communauté (s il y a lieu) Un mois à l avance Relancer individuellement les organisations clés / particuliers que vous aviez invités Acheter les fournitures nécessaires : de grands tableaux de papier pour les séances de brainstorming, des feutres, stylos, bloc-notes, étiquettes, markers, badges nominatifs, etc. Relancer les participants éventuels à l exposition sur la communauté et les annonceurs du programme pour confirmer leur participation Commander des tables, chaises et nappes pour l exposition sur la communauté (si possible, de l établissement même) 13

13 Trois semaines à l avance Relancer les conférenciers pour confirmer les arrangements, répondre aux questions, etc. Préparer les feuilles de présences / inscription Mettre au point le programme définitif toutes les publicités doivent être rendues Deux semaines à l avance Reconfirmer tous les arrangements logistiques Rencontrer le modérateur pour revoir l emploi du temps de l événement, discuter des objectifs, répondre aux questions etc. Créer un emploi du temps / liste de responsabilités pour chaque jour de l événement Envoyer le programme à l imprimeur Une semaine à l avance Tenir une réunion stratégique avec votre comité et les autres bénévoles de l événement pour examiner les responsabilités et l emploi du temps de l événement Relancer les médias par téléphone pour confirmer leur présence et l heure, le lieu, les noms des conférenciers prééminents etc. Rassembler tous les documents que vous devez apporter avec vous au colloque Le jour du colloque Arriver de bonne heure pour tout mettre en place Faire en sorte que l événement soit un vif succès! Après l événement Créer un plan d action pour de nouveaux projets Ecrire / envoyer les mots de remerciements aux conférenciers Prendre contact avec les participants qui s intéressent à l affiliation au Lions club Envoyer le communiqué de presse (page 17), pour annoncer les résultats aux médias Présenter le rapport / le formulaire de remboursement et l état de frais au LCI (pages 23 et 27) 14

14 Exemples d emplois du temps pour les exposés Les emplois du temps suivants peuvent vous guider pendant la planification de votre colloque. Cet événement peut durer une demi-journée ou une journée entière, selon le nombre de conférenciers, le nombre de thèmes à traiter et les éléments supplémentaires que vous voudrez y ajouter. Exemple d événement d une demi-journée avec deux conférenciers 1. Paroles de bienvenue Responsables des organismes parrains (5 minutes chacun) 2. Remarques d ouverture / Présentations Modérateur (15 minutes) 3. Premier conférencier (30 minutes) 4. Séances de questions et réponses (15 minutes) 5. Second conférencier (30 minutes) 6. Séances de questions et réponses (15 minutes) 7. Pause (15 minutes) 8. Thèmes du jour Modérateur (15 minutes) 9. Discussion en petits groupes (30-45 minutes) 10. Discussion en grand groupe / Résultats (30 minutes) 11. Conclusion / Fermeture (15 minutes) Exemple d événement d une journée entière avec quatre conférenciers 1. Paroles de bienvenue Responsables des organismes parrains (5 minutes chacun) 2. Remarques d ouverture / Présentations Modérateur (15 minutes) 3. Premier conférencier (30 minutes) 4. Séances de questions et réponses (15 minutes) 5. Deuxième conférencier (30 minutes) 6. Séances de questions et réponses (15 minutes) 7. Pause (15 minutes) 8. Thèmes de la première séance Modérateur (15 minutes) 9. Discussion en petits groupes Chefs des petits groupes (30-45 minutes) 10. Discussion en grand groupe / Résultats Modérateur (30 minutes) 11. Conclusion de la première séance (15 minutes) 12. Pause pour le déjeuner (45 minutes) 13. Troisième conférencier (30 minutes) 14. Séances de questions et réponses (15 minutes) 15. Quatrième conférencier (30 minutes) 16. Séances de questions et réponses (15 minutes) 17. Pause (15 minutes) 18. Discussion en petits groupes Chefs des petits groupes (30-45 minutes) 19. Discussion en grand groupe / Résultats Modérateur (30 minutes) 20. Conclusion / Prochaines étapes - Modérateur (15 minutes) 21. Fermeture / Remerciements Modérateur (5 minutes) Programme de colloques Lions sur les familles et les femmes 15

15 Exemple de texte d agenda Vous pourrez utiliser le texte suivant pour vous aider à créer un message à insérer dans l agenda, en remplissant les espaces vides et l adaptant à votre manifestation. Imprimez votre texte sur le papier à en-tête de votre club. Ne manquez pas de relire soigneusement votre texte avant de le diffuser. Pour diffusion immédiate Pour plus d informations : (Nom de la personne à qui s adresser) (No. de téléphone) UN COLLOQUE LIONS REPOND AUX BESOINS DE LA COMMUNAUTE (NOM DE VOTRE COMMUNAUTE) (Titre du colloque), un colloque sur le thème de (insérer l objectif du colloque) se tiendra le (date, heure, lieu). Cet événement sera parrainé par (nom de votre Lions club et de l organisme partenaire). Le colloque est gratuit et le grand public est cordialement invité. Les événements prévus sont notamment (citer brièvement les événements tels que les conférences des orateurs de renommée, les séances de brainstorming, l exposition sur la communauté etc.) (Titre du colloque) se tient dans le cadre du programme de colloques Lions sur les familles et les femmes. Ce programme permet aux Lions clubs du monde entier de rassembler les habitants de la communauté afin de discuter des sujets qui concernent les familles et les femmes. Le Lions club de (nom) est un club service qui mène à bien des actions humanitaires dans la communauté depuis (nombre) années. Ses programmes comprennent notamment (citer 2-4 programmes importants du club). ### 16

16 Modèle de communiqué de presse Vous pourrez utiliser le communiqué de presse suivant comme modèle pour rédiger le vôtre. Imprimez-le sur le papier à en-tête de votre club et n oubliez pas de le relire avant de le diffuser. Pour diffusion immédiate Pour plus d informations : (Nom de la personne à qui s adresser) (No. de téléphone) UN COLLOQUE LIONS REPOND AUX BESOINS DE LA COMMUNAUTE (NOM DE VOTRE COMMUNAUTE) (Titre du colloque), un colloque qui traite le thème de (objectif du colloque) aura lieu le (date, heure et lieu). Cet événement sera parrainé par (nom de votre Lions club et de l organisme partenaire). Le colloque est gratuit et le grand public est cordialement invité. Les conférenciers sont notamment (citer les noms des conférenciers éminents). Pendant le colloque, les participants sont invités à discuter des sujets tels que (objectif des séances de brainstorming ). L événement comprend aussi (autres activités au colloque, comme par exemple l exposition sur la communauté). 4e paragraphe à titre d échantillon (Citation d un responsable de Lions club sur la raison pour laquelle le club parraine le colloque), a dit (nom, poste et club). (Citation sur l importance de l événement de la part d un responsable de l organisme partenaire ou d un officiel de la communauté), a affirmé (nom, poste et organisation). Aider nos enfants se tient dans le cadre du programme de colloques Lions sur les familles et les femmes. Ce programme permet aux Lions clubs du monde entier de rassembler les habitants de la communauté afin de discuter des sujets qui concernent les familles et les femmes. A la suite du colloque, le Lions club de (nom) espère mener à bien une oeuvre pour répondre à l un des besoins pressants de la communauté évoqués par les participants à l événement. Le Lions club de (nom) est un club service humanitaire qui oeuvre dans la communauté depuis (nombre) années. Ses programmes comprennent notamment (citer 2-4 programmes importants du club). ### Programme de colloques Lions sur les familles et les femmes 17

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18 Colloque Lions sur les familles et les femmes Plan d action suivant le colloque (Veuillez écrire en lettres capitales d imprimerie) Club / District : Titre du colloque / Date : Conclusions principales du colloque : Idées sur le programme : Plan d action : But Priorité : Délais à respecter : Démarche Qui est responsable Date d achèvement de la tâche Programme de colloques Lions sur les familles et les femmes 19

19 Plan d action : But Priorité : Délais à respecter : Démarche Qui est responsable Date d achèvement de la tâche Plan d action : But Priorité : Délais à respecter : Démarche Qui est responsable Date d achèvement de la tâche Plan d action : But Priorité : Délais à respecter : Démarche Qui est responsable Date d achèvement de la tâche 20

20 Colloque Lions sur les familles et les femmes Demande de financement (Veuillez écrire en lettres capitales d imprimerie) Nom : Titre : Nom du club : District : Adresse : Ville : État / Province : Code postal : Pays : No. de téléphone Courriel : Date du colloque : Montants des fonds sollicités : Lieu : Thème du colloque : Organisme partenaire : Veuillez décrire les besoins de la communauté qui seront abordés au colloque. Combien de familles et de femmes sont touchées par ces besoins? Est-ce que le colloque se tiendra en conjonction avec un autre événement consacré aux familles? Dans l affirmative, veuillez le décrire. Veuillez décrire les différents éléments du colloque, en particulier le format, les conférenciers, le recrutement des effectifs, les activités supplémentaires etc. : Expliquer en détail les buts du colloque. Comment les activités du colloque seront-elles orientées vers l accomplissement de ces buts? Décrivez les nouvelles ou meilleures capacités de service dont la communauté bénéficiera à la suite du colloque. Combien d habitants de la communauté bénéficieront de ces services? Veuillez décrire comment les non Lions seront invités à rejoindre un nouveau club ou une branche de club. Joindre un ordre du jour avec une liste d activités et de conférenciers. Si nécessaire, veuillez utiliser des pages supplémentaires. Programme de colloques Lions sur les familles et les femmes 21

21 Proposition de budget : Location de la salle : Repas / boissons : Impression (invitations, affiches, dépliants, etc.) : Affranchissement : Publicité / Promotion : Frais des conférenciers : Fournitures de bureau : Autre (veuillez préciser) : Total : Nombre prévu de participants : Non-Lions, Lions Signature du gouverneur de district : Date : Veuillez adresser le formulaire rempli et signé par la poste ou par fax au : Service des programmes des effectifs et nouveaux clubs, Lions Clubs International 300 W. 22nd Street, Oak Brook, IL , Etats-Unis Courriel : memberprog@lionsclubs.org Fax : (630)

22 Colloque Lions sur les familles et les femmes Formulaire de rapport / remboursement pour le colloque (Veuillez écrire en lettres capitales d imprimerie) Nom : Titre : Nom du club : District : Adresse : Ville : État / Province : Code postal : Pays : Numéro de téléphone pendant la journée : Adresse électronique : Date du colloque : Lieu : Thème du colloque : Organisme partenaire : Nombre de participants : Noms des conférenciers : Thème(s) traités : Résultats importants : Proposition de projet dans la communauté : Nombre de nouveaux membres de Lions club Nouveaux clubs ou nouvelles branches fondé(e)s : Signature : Date : Veuillez retourner ce formulaire rempli en entier avec l état de frais : Service des programmes des effectifs et nouveaux clubs, Lions Clubs International, 300 W. 22nd Street, Oak Brook, IL , Etats-Unis Les formulaires doivent être reçus au siège international dans un délai de 30 jours suivant l événement. Un remboursement sera effectué seulement si le colloque avait été approuvé à l avance. Programme de colloques Lions sur les familles et les femmes 23

23 Programme de colloques Lions sur les familles et les femmes Règles de l apurement des comptes (révisées en juin 2007) PREFACE Le conseil d administration international a approuvé le programme de colloques sur les familles et les femmes. Ces fonds ont été approuvées pour les activités qui favorisent la croissance des effectifs Lions en recrutant et sauvegardant les membres des familles et féminins. Dans les cas où un remboursement est sollicité, toutes les dépenses devraient être présentées au siège international, à l intention du Service des programmes pour effectifs et du marketing des nouveaux clubs, et inscrites sur le formulaire de demande de remboursement des colloques Lions sur les familles et les femmes. Les particuliers qui engagent des frais au nom du programme doivent être approuvés à l avance. Les états de frais doivent être signés par les personnes autorisées dans les espaces fournis à ce dessein sur l état de frais. Le LCI ne remboursera que les états de frais qui portent la signature du gouverneur de district, du président de conseil ou du secrétaire du district multiple et des personnes autorisées au préalable. Les dépenses autorisées comprennent la location des salles, l équipement requis pour les exposés et les présentations audiovisuelles, les repas et boissons pendant le colloque, la publicité et la promotion, les fournitures de bureau, le coût de l impression et les diverses fournitures. Les frais de conférencier suivants sont également permis : Les honoraires de conférencier : Le prix des services rendus. Veuillez noter qu un exemplaire de la facture et du versement sont requis. Les honoraires ne seront pas remboursés si les deux sortes de documentation ne sont pas fournies. Don monétaire / cadeau : Ceux-ci peuvent être présentés aux conférenciers s ils ne sont pas payés pour leurs services. Ils ne doivent pas dépasser la somme de 100 $US. (Une preuve du paiement est requise.) Transport du conférencier : Le Lions Clubs International prendra en charge le prix du transport terrestre au colloque. Le transport terrestre inclut les kilomètres parcourus en voiture (19c. US par kilomètre) ou le prix réel du train, bus etc. Les trajets locaux en taxi sont aussi pris en charge. Voyages par avion : Le prix du transport aérien sera pris en considération pour le conférencier d honneur seulement si plus de 250 personnes venant de plusieurs districts assistent au colloque. Le Lions Clubs International doit approuver à l avance les demandes de remboursement du prix des billets d avion et cette dépense doit être mentionnée séparément dans la demande de remboursement et le budget. Le prix du billet d avion ne doit pas dépasser le prix d un voyage aller retour en classe économique (par conférencier), par la voie la plus directe, sans compter les escales. Remarque : Le billet d avion original qui a été utilisé (pas une photocopie) et un reçu prouvant l achat (chèque encaissé, reçu de la carte bancaire etc.) sont requis. Le prix du billet d avion ne sera pas remboursé si les deux sortes de documentation ne sont pas fournies. Logement des conférenciers : Le remboursement sera effectué pour une chambre d hôtel à tarif standard pour une personne. Repas des conférenciers : Le prix des repas (le cas échéant) en arrivant au colloque et jusqu au départ du colloque. Pourboires donnés par les conférenciers : Les pourboires d un dollar US au maximum par bagage et 10% du prix du taxi. Les dépenses suivantes ne sont pas remboursées : dépenses personnelles, boissons alcooliques, assurance médicale, frais divers des conférenciers tels que les apéritifs, le téléphone, la blanchisserie / le pressing, la location de vidéos, l assurance de voyage etc., les dépenses qui ne sont pas correctement documentées et celles qui dépassent les limites du budget. Toute dépense excédentaire qui dépasse l allocation autorisée est à la charge de la personne et ne sera pas remboursée par le Lions Clubs International. Programme de colloques Lions sur les familles et les femmes 24

24 N.B. : Le budget est limité. 1. Toutes les dépenses, pour chaque jour, doivent être mentionnées sur le formulaire et attestées par des reçus originaux. 2. Veuillez préciser le montant pour chaque article en utilisant les devises nationales que vous avez utilisées. Le remboursement sera effectué en devises locales si l association les utilise ou en dollars US, au taux de change en vigueur au moment de la dépense. 3. Dès l achèvement du colloque, envoyez votre état de frais, la documentation à l appui et le rapport définitif, dans un délai de 30 jour au maximum, au Service des programmes des effectifs et nouveaux clubs. Si les états de frais sont reçus 120 jours après le colloque ou plus tard, AUCUN remboursement ne sera pris en considération. 4. Veuillez adresser toute question concernant le remboursement au Service des programmes des effectifs et nouveaux clubs. Le Lions Clubs International n offre aucune assurance médicale à ses effectifs, qu ils voyagent pour les affaires de l association ou pas. Pour cette raison, lorsque vous voyagez pour vos affaires personnelles ou pour l association, il est prudent de vous munir d une assurance médicale adéquate. De nombreux contrats d assurance en groupe pour les particuliers ne couvrent pas l assuré en dehors de son pays, ni même parfois à l extérieur de sa ville ou de sa province. Cela est le cas de l assurance américaine Medicare, qui ne s applique qu aux Etats-Unis, et il fort probable que de nombreux contrats d assurance médicale individuelle ou fournie par le gouvernement aient des restrictions semblables. Il s agit d une question personnelle qui varie selon les cas particuliers, donc veuillez vous assurer d examiner soigneusement votre situation et celle de votre famille et de vos amis. 25

25 Formulaire d état de frais du programme de colloques Lions sur les familles et les femmes (Les reçus doivent être joints à l état de frais, ainsi que les billets poinçonnés & la preuve du paiement)* Date Mission / Evénement Repas Logement (HOTEL) Transport* (aérien, stationnement, taxi, péages, etc.) Automobile 50c. US/mile 31c. US / km Divers** Total Mile/km Montant **Veuillez expliquer les éléments DIVERS (internet, téléphone, impression, fournitures, pourboires) Veuillez renvoyer au : Nom (Veuillez écrire en lettres capitales d imprimerie) : LIONS CLUBS INTERNATIONAL SERVICE DES PROGRAMMES DES EFFECTIFS Adresse : ET NOUVEAUX CLUBS 300 W. 22ND ST. Je déclare qu à ma connaissance toutes les dépenses mentionnées ont été engagées en réalité et sont conformes aux règles de l apurement des comptes de l association. OAK BROOK IL ETATS-UNIS Fax : (630) Courriel : memberprog@lionsclubs.org Je comprends que le fait de signer cet état de frais signifie qu il fait désormais partie des dossiers officiels de l association et peut être examiné par les personnes qui ordinairement ont le droit d effectuer de telles inspections. Signature : Date : Approbation : Date :

26 Service des programmes des effectifs et nouveaux clubs Lions Clubs International 300 W 22nd St. Oak Brook, IL États-Unis Courriel : memberprog@lionsclubs.org Téléphone : MP-101.FR 11/11