PROFIL DE L EMPLOI. Secrétaire générale. Titre du service : Titre du responsable fonctionnel: Subordonné(s):

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1 PROFIL DE L EMPLOI Titre de l emploi : Catégorie de l'emploi : Numéro du plan d'effectif : Soutien technique 912-TECDOC001 Titre de la direction : Direction des affaires corporatives et le secrétariat général Titre du service : Titre du supérieur immédiat: Titre du responsable fonctionnel: Subordonné(s): Secrétaire générale S/O S/O Clientèle / Relation(s) professionnelle(s): Directions Traitement / Rémunération: Convention collective Date de mise à jour: Février 2014 Page 1 de 6

2 NATURE DU TRAVAIL En référence au plan de classification: Relevant du secrétaire générale, la personne occupant l'emploi de technicien en documentation accomplit des travaux techniques ayant trait à l organisation et au fonctionnement du système de gestion intégrée des documents analogiques et numériques du collège. Elle fournit une assistance technique aux usagers. Spécifique au poste: Notamment, elle effectue des activités reliées au fonctionnement et au maintien du système de gestion intégrée pour les documents actifs, semi-actifs et d archives en respect des pratiques établies. Elle participe à l élaboration des procédures, à la mise en place et à la révision du système de gestion intégrée des documents en collaboration avec le service de l informatique. Elle accueille et informe la clientèle, prend connaissance des besoins, l'assiste dans ses recherches, la guide dans l'utilisation du système de gestion documentaire et l'informe sur le fonctionnement du centre d archivage. Elle initie la clientèle à l utilisation du système ainsi qu aux différentes activités techniques de gestion documentaire tout en assurant un service de dépannage. Elle peut être appelée à organiser le travail du personnel de soutien impliqué dans la réalisation de programmes ou d opérations techniques dont elle est responsable et à initier au travail ce personnel. Elle utilise les outils technologiques de l information et des communications mis à sa disposition en lien avec les travaux à réaliser. Date de mise à jour: Février 2014 Page 2 de 6

3 RESPONSABILITÉS - ACTIVITÉS 1. Effectuer des activités reliées au développement, au fonctionnement et au maintien du système de gestion intégrée des documents (documents actifs, semi-actifs et inactifs). 1.1 Collaborer à l élaboration et la mise à jour des politiques, des procédures et des outils de gestion documentaire et de protection des renseignements personnels (schéma de classification, calendrier de conservation, catalogues et outils de gestion, notamment des logiciels); 1.2 Participer à l organisation, à la mise en place et à l application des politiques, des procédures et des outils de gestion documentaire et de protection de renseignements personnels (schéma de classification, calendrier de conservation, instruments de repérage); 1.3 Effectuer les tâches techniques en lien avec la classification, le classement, le déclassement et l'indexation; 1.4 Proposer les développements jugés nécessaires pour répondre aux besoins de l'institution et de la clientèle en matière de gestion intégrée des documents et participer à certains comités ou groupes de travail et à l'élaboration de nouveaux projets documentaires; 1.5 Coordonner et exécuter des opérations de vérifications du système de gestion intégrée des documents; 1.6 Effectuer des recherches en lien à la documentation spécialisée et entretenir des relations avec les pairs externes; 1.7 Assurer une veille informationnelle en ce qui a trait, notamment, aux exigences de Bibliothèque et Archives nationales du Québec en matière de gestion documentaire; 1.8 Évaluer les séries documentaires pouvant être converties au format numérique en collaboration avec les services administratifs concernés et identifier les étapes devant conduire à cette conversion et à l'intégration dans le système de gestion intégrée des documents tout en assurant l'intégrité et la valeur juridique des documents; 1.9 Réaliser, pour les collections ciblées, la numérisation des documents ou s'assurer de la conformité des documents numériques fournis par les services ou les départements; 1.10 Évaluer, en collaboration avec le service informatique, la durée de vie des supports technologiques et assurer, lorsque nécessaire, la migration des documents vers des supports approuvés par Bibliothèque et Archives nationales du Québec; 1.11 Indexer les documents et les intégrer dans le système de gestion documentaire conformément au plan de classification en vigueur; 1.12 Organiser l'entreposage sécuritaire des documents semi-actifs et d'archives versés par les services du Collège; 1.13 Veiller à la protection des documents confidentiels; 1.14 Assurer et contrôler l'accès aux documents entreposés dans le local des archives en tenant compte des restrictions d'accès prévues par la Loi sur l'accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels; 1.15 Organiser et superviser le déclassement des documents selon les prescriptions du calendrier de conservation du collège, en collaboration avec les services, et assurer la destruction sécuritaire des documents; 1.16 Rédiger la correspondance et les rapports relatifs à son travail, comprenant des rapports statistiques; 1.17 Participer à l'évaluation et à l'initiation des stagiaires en gestion documentaire. Date de mise à jour: Février 2014 Page 3 de 6

4 2. Agir à titre de personne ressource auprès de la clientèle. 2.1 Initier et soutenir la clientèle, par des formations en groupe ou individuelles, pour l'utilisation du système de gestion intégré des documents ainsi qu aux différentes activités techniques de gestion documentaire, dont l'application de la Politique et des procédures, la classification et le déclassement; 2.2 Mettre en place, en collaboration avec la Direction des communications, des activités d'information concernant des sujets en lien à la gestion documentaire des documents, à l'historique du Collège, à la protection des renseignements personnels, etc.; 2.3 Assister la clientèle interne au traitement de documents numériques aux fins d'archivage; 2.4 Fournir un support à la clientèle interne et externe dans leurs recherches documentaires. 3. Toute autre activité connexe sans être limitatif. ESTIMATION DE LA RÉPARTITION DES RESPONSABILITÉS 1. Effectuer des activités reliées au fonctionnement et 65% au maintien du système de gestion documentaire. 2. Agir à titre de personne ressource auprès de la 30% clientèle. 3. Toute autre activité connexe sans être limitatif. 5% Date de mise à jour: Février 2014 Page 4 de 6

5 CRITÈRES D'ADMISSIBILITÉ Qualifications requises Scolarité/Expérience: Diplôme d études collégiales (DEC) avec champ de spécialisation approprié notamment en technique de la documentation ou détenir un diplôme ou une attestation d études dont l équivalence est reconnue par l autorité compétente. Autres conditions exigées: Niveau intermédiaire de la langue française orale et écrite; Connaissance d'un environnement informatique et d'outils en bureautique: Microsoft Office : Word niveau intermédiaire; Excel niveau de base. Qualifications souhaitées Expérience pertinente de deux (2) à cinq (5) ans; Connaissance d'un environnement informatique et d'outils en bureautique: Microsoft Office: PowerPoint; Access; Outlook (agenda et courrier électronique). Logiciel de gestion documentaire. Orientation service à la clientèle; Autonomie, initiative, sens de la planification, de l'organisation, de l'établissement des priorités et des responsabilités; Esprit d'équipe et excellentes habiletés de relations interpersonnelles. Date de mise à jour: Février 2014 Page 5 de 6

6 INFORMATIONS ADDITIONNELLES Particularité du poste/ Environnement de travail: Grande autonomie requise. Dans le cadre du programme de santé et sécurité au travail, nous avons besoin de connaître certaines informations en lien avec l'emploi à savoir: L'emploi nécessite-t-il une certification (ex: SIMDUT ou autres)? NON OUI L'emploi nécessite-t-il un permis particulier (ex: permis de conduire, permis d'exercice ou autres)? NON OUI L'emploi comporte-t-il un ou des facteurs de risque inhérent(s) à la tâche de par la nature des activités exécutées (ne visent pas les aspects entre autres, liés aux situations personnelles, aux caractéristiques individuelles, aux pratiques organisationnelles et de gestion, aux relations interpersonnelles): Types de risque: OUI NON Risque associé à (s'il y a lieu): Physiques: Risques associés soit au bruit, vibrations, éclairage, contraintes thermiques (chaud ou froid) de façon excessive pouvant occasionner surdité, engourdissement, nausée, autres. Radioexposition: Risques associés à l'exposition même occasionnelle avec des substances nucléaires, d'appareils à rayonnement ou de sites d'entreposage (D-15). Ergonomiques: Risques associés à une posture contraignante, l'utilisation d'une force excessive, la répétition de mouvements, autres, pouvant occasionner des lésions musculosquelettiques. Mécaniques: Risques associés aux mouvements mécaniques ou pièces mobiles d'une machine pouvant occasionner coupure, écrasement, amputation, autres. Électriques: Risques associés à l'exposition à un agent électrique pouvant occasionner brûlure, électrocution, autres. Chimiques: Risques associés à l'exposition à un agent chimique tel qu'un gaz, une vapeur, un liquide, un brouillard de fines gouttelettes liquides vaporisées ou pulvérisées, une fumée provenant de fusion ou de combustion pouvant occasionner irritation, allergie, asphyxie, autres. Biologiques: Risques d'exposition à un agent biologique tel qu'un virus, une bactérie, un champignon ou autres, pouvant occasionner une infection, une réaction allergique, une infestation parasitaire, autres. Transport de boîtes lourdes et à leur soulèvement en hauteur. Date de mise à jour: Février 2014 Page 6 de 6